ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU DAN PEMBAYARAN SPP MENGGUNAKAN ZACHMAN FRAMEWORK

Transkripsi

1 Seinar Nasional Inforatika 205 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU DAN PEMBAYARAN SPP MENGGUNAKAN ZACHMAN FRAMEWORK Mentari Adhani, Leon Andretti Abdillah 2, Qoriani Widayati 3,2 Progra Studi Siste Inforasi, Fakultas Ilu Koputer, Universitas Bina Dara 3 Progra Studi Siste Inforasi Akuntansi, Fakultas Ilu Koputer, Universitas Bina Dara Jalan Ahad Yani No.2, Plaju, Palebang entari.adhani@yahoo.co, 2 leon.abdillah@yahoo.co, 3 qoriani.ubd@gail.co Abstract Vocational High School Ethika Palebang is one of the foundations of foral education for children that teach Vocational High School level. Currently the new adissions process and payent SPP (Payent order) perfored by conventional ethods. Constraints diaali by SMK Etikha Palebang is the Adission process still takes a long tie because it is still done anually and rotating line up for new student registration and for the Fee Payent (Payent Order) still use the old way of recording in the books so frequent errors in calculation in writing the books. With the design of inforation systes can help speed up the process of new adissions and reduce calculation errors in the process of payent of fees (Payent Order). Zachan fraework is one of the ethods to help design the odeling of inforation systes that can help all parties to define the overall anageent that has the basic structure of the coplete organization.the result of this research is an analysis of inforation systes adissions and payent based on zachan fraework. Keywords : Inforation systes, Etikha Vocational High School of Palebang, Zachan Fraework.. Pendahuluan Perkebangan teknologi inforasi (TI) dan ilu pengetahuan pada asa globalisasi telah berkolaborasi dengan banyak bidang ilu lainnya [2] dan erabah ke segala bidang. TI ebawa perubahan yang sangat endasar bagi orgaasi baik swasta aupun publik [3]. Dikarenakan hasil dari peikiran anusia yang seakin aju dan berkebang dengan pesat. Siste yang baik adalah siste yang udah digunakan dan sangat beranfaat. Dala pengebangan sebuah siste diperlukan sebuah rancangan yang nantinya dikebangkan untuk ebuat sebuah siste. Gabar. Kerangka Zachan Zachan Fraework adalah salah satu etode untuk ebantu erancang odel arsitektur enterprise yang dapat ebantu seua pihak anajeen endefiikan secara enyeluruh sehingga eiliki struktur dasar orgaasi yang endukung akses, integrasi interpeksi, pengebangan, pengolahan dan perubahan. Zachan Fraework eungkinkan anajer bis senior dan profesional TI untuk eahai iplikasi dari strategi bis dan TI kunci yang harus ditetapkan untuk asa bergolak [8]. SMK Ethika Palebang erupakan salah satu yayasan pendidikan foral untuk edidik anak-anak setingkat Sekolah Menengah Kejuruan (SMK). Saat ini proses peneriaan siswa baru dan pebayaran Surat Perintah Pebayaran (SPP) dilakukan dengan etode konvensional diana proses seleksi dilakukan dengan cara yaitu referensi sekolah enengah pertaa diana langsung diteria tanpa dilakukan tes tertulis, dan pebayaran yang dilakukan secara bergilir dan seringkali elebihi target waktu yang ditentukan dikarenakan tidak adanya siste yang apu ebantu proses peneriaan dan pebayaran pada sekolah tersebut. Sejulah penelitian terkait Zachan faework yang dijadikan rujukan, antara lain: ) Peodelan Custoer Relationship Manageent pada Perusahaan Petrokiia [4], 2) Perancangan Siste Inforasi Laboratoriu [5], dan 3) Perancangan Arsitektur Siste Manajeen Penyusunan Anggaran Keuangan Daerah [6]. 64

2 Seinar Nasional Inforatika 205 Berdasarkan uraiaan dan latar belakang diatas aka penulis tertarik untuk ebuat sebuah perancangan engenai peneriaan siswa baru dan pebayaran SPP (Surat Perintah Pebayaran) sehingga penulis eberi judul pada proposal ini Analisa dan Perancangan Siste Inforasi Peneriaan Siswa Baru dan Pebayaran SPP (Surat Perintah Pebayaran) pada Sekolah SMK Ethika Palebang Menggunakan Zachan Fraework. 2. Metode Penelitian Penelitian ini enggunakan pendekatan studi kasus yang fokus pada penerapan zachan fraework untuk enganalisis siste inforasi peneriaan siswa baru dan pebayaran SPP-nya. Metode pengupulan data yang digunakan dala penelitian ini adalah: ) Wawancara: Dala etode ini penulis engupulkan data penelitian dengan bertanya langsung kepada pihak yang bersangkutan yang dapat eberikan inforasi yang dibutuhkan, 2 Observasi: Metode ini dilakukan dengan cara engaati langsung keadaan dan kegiatan pada SMK Ethika Palebang sebagai objek guna endapatkan yang akurat, dan 3) Kepustakaan: Mengupulkan data dengan cara encari dan epelajari data-data dari buku-buku ataupun dari referensi lain yang berhubungan dengan penulisan laporan penelitian proposal. Buku yang digunakan penulis sebagai referensi, adapun etode yang digunakan penulis dala erancang dan engebangkan dapat dilihat pada daftar pustaka. Kerangka kerja yang digunakan adalah zachan fraework [7], yang terdiri atas: ) Perspektif perencana (Objective/ Scope): enetapkan konteks, latar belakang, dan tujuan, 2) Perspektif peilik (Business Model/ Owner s View): enetapkan odel konseptual dari enterprise, 3) Perspektif perancang (Syste Model/ Designer s View): enetapkan odel siste inforasi sekaligus enjebatani hal yang diinginkan peilik dan hal yang dapat direalisasikan secara tek dan fisik, 4) Perspektif pebangun (Technology Model/ Builder s View): enetapkan digunakan dala engawasi ipleentasi tek dan fisik, 5) Perspektif subkontraktor (Detailed Representations/Out of Context View): enetapkan peran dan rujukan bagi pihak yang bertanggung jawab untuk elakukan pebangunan syste inforasi, dan 6) Perspektif fungsional (Functioning Enterprise/Functioning Syste): erepresentasikan perspektif pengguna dan wujud nyata hasil ipleentasi. 3. Hasil dan Pebahasan Berdasarkan hasil pengupulan data aka selanjutnya akan dilakukan proses peetaan asalah kedala kerangka Zachan untuk enghasilkan rancangan siste yang dibutuhkan. Setelah peta asalah didapatkan aka selanjutnya asalah-asalah tersebut akan disusun dala kerangka atrik Zachan. Setelah atrik Zachan diperoleh aka asing-asing baris dan kolo pada atrik tersebut akan diuraikan satu per satu. Hasil ini enyajikan atrik Zachan dari hasil peetaan asalah yang sudah dilakukan. 3. Perspektif Planner Pada bagian pertaa dari perspektif planner yang juga sering disebut dengan arsitektur kontekstual yang enjelaskan proses peneriaan siswa baru dan pebayaran secara uu.. What (Data) Kolo ini enjelaskan tentang data yang disajikan dari sudut pandang planner. Dari anaisis data-data tersebut terdiri dari: a) Data Registrasi adalah data identitas dari calon siswa, b) Data Berkas adalah data persyaratan peneriaan siswa baru, c) Data Upload Registrasi adalah pebayaran registrasi dari calon siswa, d) Pebayaran Registrasi adalah data pebayaran yang sudah diteria dari Tata Usaha, e) Penguuan adalah inforasi penguuan peneriaan siswa baru, f) Siswa adalah data siswa yang sudah enjadi siswa SMK Ethika Palebang, g) Pebayaran SPP (Surat Peintah Pebayaran), adalah data yang di uploud yang sudah elakukan pebayaran SPP (Surat Perintah Pebayaran), h) Data Pebayaran adalah data pebayaran siswa yang diteria Bendahara, dan i) How (Proses). Kolo ini enjelaskan tentang proses dari peneriaan siswa baru dan pebayaran SPP (Surat Perintah Pebayaran) yang ada pada SMK Ethika Palebang. Kolo ini enjelaskan tentang proses dari peneriaan siswa baru dan pebayaran SPP (Surat Perintah Pebayaran) yang ada pada SMK Ethika Palebang. Kolo ini enjelaskan lokasi dari SMK Etika Palebang yang berada di Jalan Sei Seputih di kelurahan Pakjo Kecaatan Ilir Barat I Palebang. 642

3 Seinar Nasional Inforatika 205 Kolo ini enjelaskan tentang suber daya anusia yang berperan penting dala proses peneriaan dan pebayaran SPP (Surat Perintah Pebayaran) yaitu: a) Kepala Sekolah eneria laporan, b) Tata Usaha engelola data calon siswa, c) Bendahara engolah keuangan data pebayaran, d) Calon Siswa elakukan pendaftaran, dan e) Siswa elakukan pebayaran SPP. Kolo ini ebahas kejadian atau jadwal dari peneriaan siswa baru dan pebayaran SPP akan dilakukan atau dilaksanakan pada SMK Etika Palebang eliputi: ) Peneriaan siswa baru dibuka awal bulan Juli di setiap tahunnya, 2) Pebayaran SPP dilakukan paling labat tanggal 0 setiap bulannya. Kolo ini enjabarkan visi dan isi, SMK Ethika Palebang yang tertuang dala pernyataan-pernyataan berikut: ) Visi SMK Ethika Palebang yaitu Menciptakan Tenaga Terapil Yang Berilu, Berian, Dan Berakhlaqul Kariah Menuju Era Global, dan 2) Misi yang ingin dicapai oleh SMK Ethika Palebang adalah sebagai berikut: a) Meningkatkan kopetensi sesuai dengan progra keahliannya, b) Mebentuk Manusia yang berilu, berian dan berbudi pekerti luhur, c) Menanakan prinsip ibadah dala setiap kegiatan dan usaha, d) Menghasilkan lulusan yang bersaing dala lapangan kerja, dan e) Meningkatkan keandirian, kesiapan dala enghadapi globalisasi. 3.2 Perspektif Owner Dari sudut pandang owner akan dijabarkan tentang usulan sebuah siste inforasi dan bagaiana siste itu nanti berjalan secara sederhana dengan siste inforasi dan teknologi yang ada saat ini.. What (Data) Kolo ini enjelaskan tentang konsep odel bis sederhana yang terbatas hanya pada entitas-entitas yang berkaitan dengan proses peneriaan siswa baru dan pebayaran SPP. Entitas tersebut antara lain: ) Registrasi, 2) Berkas, 3) Upload_Reg, 4) Pebayaran_Reg, 5) Penguuan, 6) Siswa, 7) Pebayaran_SPP, dan 8) Pebayaran. terdiri atas: ) Flowchart peneriaan siswa baru, dan 2) Flowchart pebayaran SPP. Kolo ini enjelaskan unit lokasi denah dari proses peneriaan siswa baru dan pebayaran SPP-nya. Kolo ini akan enjelaskan siapa saja suber daya anusia yang terlibat atau ditugaskan saat peneriaan siswa baru dan pebayaran SPP. Kolo ini akan enjelaskan siapa saja suber daya anusia yang terlibat atau ditugaskan saat peneriaan siswa baru dan pebayaran SPP. Pada kolo ini akan enjelaskan tujuan yang ini dicapai terkait dengan perancangan siste inforasi yang dibuat, yaitu: a) Mebuat aditrasi yang baik dala engelola dan enyipan data, b) ebangun, engoperasikan, engipleentasikan teknologi aupun aplikasi di bidang teknologi inforasi, serta apu enganalisis dan eecahkan asalah-asalah didala pelaksanaannya, dan c) apu eneria julah calon siswa dengan julah besar. 3.3 Prespektif Designer Pada sudut pandang ini ebahas engenai odel logic berserta kebutuhannya terhadap siste inforasi sebagai bentuk dasar dari rancangan siste yang nantinya akan berjalan.. What (Data) Kolo ini enggabarkan relasi antar tabel secara lebih detail. Model ini berupa Entity Relation Diagra (ERD). ERD digunakan untuk enggabarkan hubungan secara logika antar entitas yang terlibat pada suatu siste database []. Kolo ini enjelaskan tentang proses peneriaan siswa baru dan pebayaran SPP yang digabarkan dengan Flow Chart Diagra yang 643

4 Seinar Nasional Inforatika 205 naa Periode Tgl_lahir Id_pebayaran gender alaat tlp Id_berkas Forulir Registrasi eiliki Berkas elakukan Upload_Reg Pebayaran_S PP enghasilk an Id_pebay aran spp Diteria_dari Kwitansi enghasilkan Tanggal Tanggal elakukan elihat Diteria_dari Pebayaran _Registrasi No_penguuan No_penguuan julah naa Judul Penguuan endapatkan Siswa Pass_foto Tanggal lahir ijazah alaat Jurusan naa_ayah Naa_ibu Kolo ini ebahas jadwal kegiatan untuk analisis dan perancangan pada siste inforasi yang akan dibuat. Kolo ini akan enjelaskan aturan yang akan dipakai dala pebuatan odel, yaitu: a) Penentuan Entity dan Priery Key bahwa disetiap tabel epunyai Priery Key, jika ada yang berelasi eiliki Foreign Key, dan b) Hak akses dari setiap User berbeda. No_pebayaran julah Data_Peba yaran Gabar 2. Rancangan ERD Kolo ini enggabarkan rancangan diagra aliran data yang akan berjalan dengan enggunakan Data Flow Diagra (DFD) pada proses peneriaan siswa baru dan pebayaran SPP (Surat Perintah Pebayaran). Kolo ini akan erancang jaringan internet yang akan berjalan pada SMK Etika Palebang yang akan diletakkan pada ruang TU (Tata Usaha) dan Bendahara. internet 3.4 Prespektif Builder (Teknologi) Bagian ini endefiikan teknologi dengan enyusun odel data fisik yang endukung perancangan awal dari siste inforasi.. What (Data) Kolo ini akan ebahas rancangan dari relasi antar tabel yang saling berkaitan dan disesuaikan dengan teknologi basisdata yang digunakan (gabar 4). Kolo ini akan endefiikan rancangan proses tek dengan enggabarkan kebutuhan enggunakan kaus data yang terdiri dari: a) Data_registrasi, b) Upload_Berkas, c) Upload_Pebayaran, d) Penguuan, e) Data_Siswa, dan e) Pebayaran_SPP. Registrasi PK id_reg naa tgl_lahir gender alaat tlp periode Berkas PK id_berkas id_reg forulir pass_foto ijazah Uploud_Reg PK id_reg id_pebayaran kwitansi Pebayaran_Registrasi PK id_reg tanggal diteria_dari julah Penguuan PK no_penguuan judul id_reg jurusan Bendahara Tata Usaha Gabar 3. Jaringan SMK Ethika Kolo ini akan erancang anual antaruka aplikasi siste inforasi peneriaan siswa baru dan pebayaran SPP (Surat Perintah Pebayaran) yang akan di rancag. Pebayaran PK no_pebayaran diteria_dari julah Pebayaran_SPP PK id_pebayaran spp tanggal PK Gabar 4. Relasi antar tabel siswa no_penguuan naa tanggal_lahir alaat naa_ayah naa_ibu Pada kolo ini akan enggabarkan ruang diana siste inforasi akan diletakkan serta 644

5 Seinar Nasional Inforatika 205 lokasi penyipanan aster data dan transaction data pada koputer. Dala kolo ini akan enggabarkan gabaran antaruka dari siste inforasi dan pebayaran SPP (Surat Perintah Pebayaran) pada SMK Ethika Palebang. Hal ini engacu kepada siapa saja peakai atau pengguna siste. Pada kolo ini akan dibahas jadwal dari perancangan aplikasi yang diulai dari ebuat database hingga pebuatan kode progra. Kolo ini ebahas keapuan perangkat teknologi dala penyelesaian siste yang diusulkan antarai lain berupa bahasa perograan yang akan digunakan bersifat open source, sehingga yang dikeluarkan tidak terlalu besar: a) adapun bahasa perograannya yaitu PHP dan HTML, b) database yang akan digunakan adalah MY SQL, c) tapilannya enggunakan CSS, dan d) aplikasi web server yang digunakan Apache. 3.5 Prespektif Detailed Representation Pada bagian sudut pandang ini akan enggabarkan detail dari bagian yang bertanggung jawab dala engolah siste inforasi peneriaan siswa baru da pebayaran SPP untuk enjadi produk akhir dan skea basis data yang digunakan oleh pengebang untuk ebangun siste.. What (Data) Pada kolo ini enghasilkan deskripsi rancangan detail dari tabel data yang saling berelasi, yaitu: a) Registrasi, b) Berkas, c) Uploud_Reg, d) Pebayaran_Reg, e) Penguuan, f) Siswa, g) Pebayaran_SPP, dan h) Pebayaran. Gabar 5. Forulir Pendaftaran Gabar 6. Kartu SPP Kolo ini akan engasilkan rancangan proses detail berupa odel odul pada siste inforasi peneriaan siswa baru dan pebayaran SPP. Pada Kolo ini akan dibahas engenai konfigurasi jaringan dari siste inforasi peneriaan siswa baru dan pebayaran SPP di SMK Ethika Palebang. Pada kolo ini akan enjelaskan hak akses dari siste inforasi peneriaan siswa baru dan pebayaran SPP pada SMK Ethika Palebang sebagai berikut: a) Kepala Sekolah yang dapat elihat laporan dari Peneriaan Siswa Baru dan Pebayaran SPP (Surat Perintah Pebayaran), b) Tata Usaha yang engelola data calon siswa sapai enjadi siswa SMK Ethika Palebang, c) Bendahara yang engelola keuangan Pebayaran SPP (Surat Perintah Pebayaran) dan pebayaran lainnya, d) Calon Siswa yang elakukan pendaftaran pada SMK Ethika Palebang, dan e) Siswa yang wajib ebayar iuran sekolah setiap bulan. Kolo ini ebahas tantang waktu yang digunkan dala proses perancangan ini selaa 4 bulan. Pada kolo ini penulis akan ebahas tentang aturan dala proses coding, yaitu: a) Proses login harus aan dari berbagai gangguan keaanan yang dapat enyebabkan kerusakan baik pada siste ataupun pada data, dan b) User yang eiliki hak akses, tidak diperkenankan atau diperbolehkan untuk eberikan hak akses kepada user lain. 645

6 Seinar Nasional Inforatika Prespektif Function Enterprise Pada sudut pandang ini akan enggabarkan detail dari fungsi-fungsi dan penjelasan detil engenai siste inforasi peneriaan siswa baru da pebayaran SPP sehingga eudahkan user dan pengelola dala enjalankan siste.. What (Data) Pada kolo ini enghasilkan rancangan dari data peneriaan siswa baru dan pebayaran SPP pada SMK Etika Palebang, isalnya: a) Forulir Pendaftaran, dan b) Kartu SPP. Pada kolo ini akan enapilkan contoh hasil print out dari aplikasi yang akan dibuat dari siste inforasi peneriaan siswa baru dan pebayaran SPP pada SMK Ethika Palebang. Pada Kolo ini enjelaskan akan kebutuhan dari insfrastruktur jaringan yang akan digunakan dala siste inforasi peneriaan siswa baru dan pebayaran SPP pada SMK Etika Palebang. Pada kolo ini ebahas user yang akan enggunakan siste dari peneriaan siswa baru dan pebayaran SPP. Tabel. Daftar User No Naa User Jabatan Hafis, S.Ag Kepala Sekolah 2 Mursyidah, BA Bendahara 3 Lendra Suharag, SE Tata Usaha 4 Rika Fransiska Tata Usaha 5 Wiratsih Tata Usaha Pada kolo ini ebahas tentang jadwal proses perancangan, desain dan ipleentasi siste. Jadwal kegiatan dapat dilengkapi dengan Gant Chart, dll. Gabar 6 Jadwal Perancangan, Desain dan Ipleentasi Kolo ini ebahas engenai standard operation procedures (SOP) dala enggunakan siste inforasi peneriaan siswa baru dan pebayaran SPP (Surat Perintah Pebayaran) pada SMK Ethika Palebang. Diharapkan dengan SPO yang baik, aka aktivitas pengebangan siste dapat berjalan dengan optial. 4. Kesipulan dan Saran Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, aka dapat diabil kesipulan bahwa : ) Penelitian ini enghasilkan analisa dan perancangan siste inforasi yang dapat engolah data pada saat peneriaan siswa baru dan data pebayaran Surat Perintah Pebayaran (SPP) pada SMK Ethika Palebang dengan enggunakan Zachan Fraework, dan 2) Analisa dan perancangan ini dapat digunakan sebagai landasan pengebangan siste inforasi di sekolah khususnya Peneriaan Siswa Baru dan Pebayaran SPP agar pengebangan yang dilakukan sesuai dari Sekolah. Daftar Pustaka []. Abdillah, L. A., 2006, Perancangan basisdata siste inforasi penggajian, Jurnal Iliah MATRIK, vol. 8, pp [2]. Abdillah, L. A., et al., 2007, Pengaruh kopensasi dan teknologi inforasi terhadap kinerja dosen (KIDO) tetap pada Universitas Bina Dara, Jurnal Iliah MATRIK, vol. 9, pp [3]. Abdillah, L. A.; Rahardi, D. R., 2007, Optialisasi peanfaatan teknologi inforasi dala enubuhkan inat ahasiswa enggunakan siste inforasi, Jurnal Iliah MATRIK, vol. 9, pp [4]. Rosalian, V., 203, Peodelan Custoer Relationship Manageent pada Perusahaan Petrokiia enggunakan Zachan 646

7 Seinar Nasional Inforatika 205 Fraework, ELECTRANS, vol. 2, pp [5]. Slaeto, A. A., et al., 202, Penerapan 36 Sel Zachan Fraework dala Perancangan Siste Inforasi Laboratoriu, Teleatika, vol. 5. [6]. Sudrajat, A. W., 204, Penerapan Fraework Zachan Dala Perancangan Arsitektur Siste Manajeen Penyusunan Anggaran Keuangan Daerah (Studi Kasus UPTD Graha Teknologi Sriwijaya), Creative Inforation Technology Journal, vol. 2, pp [7]. Surendro, K., 2007, Peanfaatan Enterprise Architecture Planning untuk Perencanaan Strategis Siste Inforasi, Jurnal Inforatika, vol. 8, pp. pp. -9. [8]. Zachan, J. A., 996, Concepts of the fraework for enterprise architecture, Los Angels, CA. 647