SOKONGAN KEWANGAN. PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN-BJT/P001 PROSEDUR AGIHAN PERUNTUKAN MENGURUS TAHUNAN

Transkripsi

1 Halaman: 1/9 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara menyediakan agihan peruntukan belanja mengurus tahunan. Skop prosedur ini meliputi pengagihan peruntukan belanja mengurus yang telah diluluskan oleh Agensi Pusat. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Seksyen II SOK/KEW/DP001/BJT OPR/BEN/AK001/BJT OPR/BEN/AK003/BJT Tajuk Dokumen Peraturan Kewangan Dan Perakaunan, UPM Garis Panduan Penyediaan Buku Belanjawan Arahan Kerja Menginput Agihan Peruntukan Arahan Kerja Menyemak Baki Peruntukan 4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN ABM Anggaran Belanja Mengurus AGENSI PUSAT Kementerian Kewangan, Kementerian Pendidikan Malaysia JKB Jawatankuasa Belanjawan TB Timbalan iaitu Pegawai Kewangan bergred W48, W52 dan W54 di bawah Skim Perkhidmatan SSM Penolong iaitu Pegawai Kewangan bergred W41 dan W44 di bawah Skim Perkhidmatan SSM PA Penolong Akauntan Pusat Tanggungjawab PTK Pembantu Tadbir Kewangan

2 Halaman: 2/9 SAGA SSM Standard Accounting For Government Agencies Sistem Saraan Malaysia 5.0 TANGGUNGJAWAB dan Bursar bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan dalam pengagihan belanja mengurus tahunan. Sesiapa yang terlibat di dalam proses ini perlu mematuhi dan menjalankan prosedur ini.

3 Halaman: 3/9 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Terima Kelulusan Peruntukan Daripada Agensi Pusat 7.2 Agihan Peruntukan Kepada 7.3 Sediakan Kertas Belanjawan Tahun Semasa 7.4 Penyediaan Buku Belanjawan Tahunan 7.5 Kemaskini Peruntukan Dalam Sistem SAGA 7.6 Penyediaan Proforma Perjanjian Program 7.7 Kemukakan Proforma Perjanjian Program kepada 7.8 Kawalan Dan Pemantauan 7.9 Penyediaan Laporan 7.10 Tamat 7.11

4 Halaman: 4/9 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Terima Kelulusan Peruntukan Daripada Agensi Pusat Kelulusan peruntukan Belanja Mengurus diterima daripada Agensi Pusat melalui surat/faks/emel. /TB/ Cop tarikh terima pada surat/faks/emel tersebut. PTK 7.3 Agihan Peruntukan Kepada Agihan peruntukan kepada dibuat berdasarkan asas dan format yang telah ditetapkan oleh Pihak Berkuasa Universiti /TB/ 7.4 Sediakan Kertas Belanjawan Tahun Semasa Sediakan kertas cadangan untuk memaklumkan kelulusan Peruntukan Belanja Mengurus dan agihan peruntukan kepada Pihak Berkuasa Universiti Dapatkan perakuan dan kelulusan Pihak Berkuasa Universiti. TB/ TB/ 7.5 Penyediaan Buku Belanjawan Tahunan Sediakan Buku Belanjawan Tahunan mengikut format yang telah ditetapkan. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Buku Belanjawan (SOK/KEW/DP001/BJT) Kemukakan Buku Belanjawan Tahunan kepada pihak Agensi Pusat dan pegawai-pegawai yang terlibat dalan urusan belanjawan. TB//PA/PTK PTK

5 Halaman: 5/ Dapatkan perakuan penerimaan Buku Belanjawan Tahunan pada surat/senarai nama yang dilampirkan. PTK 7.6 Kemaskini Peruntukan Dalam Sistem SAGA Kemaskini peruntukan tahunan mengikut objek am yang telah di luluskan ke dalam modul Budget SAGA selewat-lewatnya 10/01/2014 setiap tahun. Rujuk Arahan Kerja Menginput Agihan Peruntukan (OPR/BEN/AK001/BJT). /PA/PTK 7.7 Penyediaan Proforma Perjanjian Program Sediakan Proforma Perjanjian program mengikut format Proforma Perjanjian Program (SOK/KEW/DF001/BJT) sebanyak empat (4) salinan dalam tempoh tiga puluh (30) hari bekerja selepas kelulusan oleh pihak berkuasa universiti untuk ditandatangani oleh ketua dan VC. /PA/PTK 7.8 Kemukakan Proforma Perjanjian Program Kepada Dapatkan perakuan penerimaan Proforma Perjanjian Program Semak maklumat berikut:- a) enrolmen pelajar b) agihan mengikut objek am dengan Sistem SAGA. Rujuk Arahan Kerja Menyemak Baki Peruntukan (SOK/KEW/AK001/BJT) Tandatangan Proforma Perjanjian Program

6 Halaman: 6/ Proforma Perjanjian program yang telah ditandatangani oleh ketua hendaklah dikemukakan sebanyak dua (2) salinan kepada Bursar. Dapatkan tandatangan Naib Canselor pada Proforma Perjanjian Program. Kemukakan Proforma Perjanjian Program yang telah ditandatangani kepada : i. ii. Zon/Seksyen Kewangan berkaitan PTK 7.9 Kawalan Dan Pemantauan Sekiranya terdapat pindaan terhadap maklumat perbelanjaan, komitmen atau liabiliti, pelarasan akan dibuat berdasarkan Arahan Kerja Pindaan Dalam Modul Budget Control (Budget Adjusment) (OPR/BEN/AK003/BJT) Sediakan Laporan Prestasi Perbelanjaan mengikut suku tahunan. Hantar surat makluman dan penjelasan pihak sekiranya perbelanjaan melebihi/kurang dari varian 5%. Sediakan Laporan Prestasi Perbelanjaan bulanan untuk makluman di bawah seliaan zon kewangan/seksyen kewangan. /PA/Zon Kewangan/Seksyen Kewangan

7 Halaman: 7/ Penyediaan Laporan Laporan-laporan berikut disediakan dan dikemukakan kepada pihak Agensi Pusat untuk tujuan pemantauan: a) Laporan Penilaian Program dan prestasi; b) Laporan Pengecualian; c) Laporan Status One-Off dan Dasar Baru setiap suku tahun; dan d) Laporan Perbelanjaan Perjalanan Ke Luar Negara setiap suku tahun. /PA/PTK 7.11 Tamat

8 Halaman: 8/9 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan 1. Buku Belanjawan Tahunan /PA/PTK PTK Kabinet Fail Kuasa Melupus 2 UPM/BEN/SB/02/003 Fail Proforma Perjanjian Program 3 Tahun /PA/PTK PTK Kabinet Fail 3 UPM/BEN/SB/02/002 Fail Peruntukan Mengurus Tahunan a) Surat Kelulusan Peruntukan b) Kertas Cadangan c) Minit-Minit Pihak Berkuasa Universiti d) Perakuan Penerimaan Buku Belanjawan Tahunan 4 UPM/BEN/SB/02/004 Fail Kemaskini Peruntukan Dalam Sistem Saga a) Data Open Budget atau Transaction Detail 5 UPM/BEN/SB/02/005 Fail (Budget Adjusment) a) Jernal Adjusment b) Dokumen Sokongan 6 UPM/BEN/SB/02/006 Fail Laporan a) Surat Kepada Kementerian b) Laporan-laporan /PA/PTK PTK Kabinet Fail /PA/PTK PTK Kabinet Fail /PA/PTK PTK Kabinet Fail /PA/PTK PTK Kabinet Fail

9 Halaman: 9/9 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD OPR (10032) 01/2014 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Pengurusan kali ke-5/2014 Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011 Bursar WP 18/07/2014