PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH. PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P016

Transkripsi

1 Halaman: 1/8 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara pengurusan Majlis UPM dilaksanakan. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua tatacara pengurusan Majlis iaitu perancangan, persediaan, pelaksanaan, penilaian semula dan penambahbaikan Majlis UPM. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen UPM/PU/PS/AK030 Arahan Kerja Jawatankuasa Hadiah Universiti UPM/PU/PS/AK031 Arahan Kerja Pemilihan Penerima Ijazah Kehormat/Profesor Emeritus. Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Pindaan 2010) Buku Gerak Cara Majlis Manual Pengurusan Acara Kalendar Akademik UPM sesi pengajian semasa dan sesi pengajian tahun konvokesyen Minit Mesyuarat JK Tetap Ijazah Kehormat berkaitan penganugerahan Ijazah Kehormat/Profesor Emeritus Minit Mesyuarat JPU berkaitan kebenaran terhadap cadangan tarikh majlis konvokesyen Minit Mesyuarat Senat mengesahkan mengambil maklum tarikh majlis konvokesyen Minit Mesyuarat Senat berkaitan pengesahan Penerima Anugerah Ijazah Kehormat/Profesor Emeritus Minit Mesyuarat Senat berkaitan perakuan pemenang Hadiah Universiti Minit Mesyuarat JPU berkaitan pindaan

2 Halaman: 2/8 Kod Dokumen Tajuk Dokumen peruntukan kewangan Majlis (jika berkenaan) Minit Mesyuarat JPU berkaitan kelulusan peruntukan kewangan Majlis (jika berkenaan) Minit Mesyuarat PostMortem Majlis 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN AKD FBMK FEP JK Induk JPU KBA KPPP (P/O) SPS SPSP TNC(A&A) TWP UPM UPMET UPMKB Urus Setia WP : Bahagian Akademik : Fakulti Bahasa Moden dan Komunikasi ( Unit Pendidikan Luar) : Fakulti Ekonomi dan Pengurusan ( Unit Program Eksekutif) : Jawatankuasa Induk Majlis : Jawatankuasa Pengurusan Universiti : Ketua Bahagian Akademik : Ketua Pentadbiran Pengajian Prasiswazah : Penolong Pendaftar Bahagian Akademik : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) : Sekolah Pengajian Siswazah : Sekolah Pengajian Siswazah Pengurusan : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) : Timbalan Wakil Pengurusan : Universiti Putra Malaysia UPM Training and Education Sdn.Bhd : Fakulti Sains Pertanian dan Makanan, Universiti Putra Malaysia Kampus Bintulu : Bahagian Akademik selaku Urus Setia Majlis : Wakil Pengurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), Ketua J dan KPPP bertanggungjawab memastikan prosedur Pengurusan Majlis ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini.

3 Halaman: 3/8 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Rancang Majlis 7.2 Lantik Ahli Jawatankuasa Induk 7.3 Adakan Mesyuarat 7.4 Buat Persediaan Majlis 7.5 Laksana Majlis 7.6 Nilai semula dan Tambah Baik Perlaksanaan Majlis 7.7 Tamat 7.8

4 Halaman: 4/8 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula Tanggungjawab 7.2 Rancang Majlis Sediakan tarikh cadangan Majlis dan Jadual Kerja Majlis dan dapatkan kelulusan Mesyuarat JPU selewatlewatnya pada akhir November tahun sebelum konvokesyen dengan mengambil kira perkara berikut: a) Anggaran bilangan pelajar bergraduat daripada SPS, SPSP, FEP, FBMK, UPMET dan UPMKB b) Kalendar Akademik UPM sesi pengajian semasa dan sesi pengajian tahun konvokesyen termasuk tarikh minggu peperiksaan dan minggu pendaftaran pelajar; c) Cuti umum; d) Majlis Khas (jika berkaitan) Dapatkan kebenaran JPU terhadap cadangan tarikh majlis konvokesyen; Mohon kelulusan/ perkenan Canselor terhadap tarikh majlis konvokesyen selewatlewatnya pada Disember tahun sebelum konvokesyen Buat perubahan tarikh majlis konvokesyen pada Takwim Majlis berdasarkan kepada kelulusan/perkenan Canselor (jika berkenaan) Maklumkan Senat terhadap tarikh Majlis yang telah diluluskan/diperkenankan Canselor Sediakan kertas permohonan mendapatkan peruntukan kewangan kepada JPU (jika berkenaan).

5 Halaman: 5/ Buat pindaan pada kertas permohonan (jika perlu) dan majukan semula kepada JPU. 7.3 Lantik Ahli Jawatankuasa Induk Cadangkan nama ahli jawatankuasa dan kemukakan kepada TNC (A&A) untuk kelulusan Keluarkan surat lantikan ahli jawatankuasa induk Lantik Pengerusi JK Kecil dikalangan ahli jawatankuasa induk Uruskan persediaan dan perjalanan Mesyuarat JK Induk sekurangkurangnya lima (5) kali sebelum Majlis konvokesyen Urus persediaan dan perjalanan Mesyuarat JK Induk Minta Pengerusi Jawatankuasa Kecil mengemukakan senarai nama ahli jawatankuasa dan anggaran peruntukan perbelanjaan kepada JK Induk. 7.4 Adakan Mesyuarat Adakan Mesyuarat berikut: a) Mesyuarat JK Induk b) Mesyuarat Jawatankuasa Hadiah Universiti (Rujuk: Arahan Kerja Jawatankuasa Hadiah Universiti (UPM/PU/PS/AK030)) c) Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Ijazah Kehormat (Rujuk: Arahan Kerja Pemilihan Penerima Ijazah Kehormat/Profesor Emeritus (UPM/PU/PS/AK031)) Adakan Mesyuarat JK Induk pertama selewatlewatnya pada bulan Februari sebelum majlis konvokesyen setiap tahun Adakan Mesyuarat JK Induk terakhir selewatlewatnya

6 Halaman: 6/8 dua (2) minggu sebelum Majlis berlangsung untuk memastikan persiapan akhir dilaksanakan seperti dirancang. 7.5 Buat Persediaan Majlis Sediakan Jadual Kerja Majlis Buat persiapan Majlis (Rujuk: Senarai Semak Persediaan dan Pelaksanaan Majlis (PU/PS/SS01/KNV)) 7.6 Laksana Majlis Laksana Majlis pada tarikh, masa, tempat dan tatacara yang telah ditetapkan. (Rujuk: Senarai Semak Persediaan dan Pelaksanaan Majlis (PU/PS/SS01/KNV)) Urus Setia 7.7 Nilai Semula dan Tambah Baik Perlaksanaan Majlis Adakan Mesyuarat PostMortem untuk tujuan penambahbaikan selewatlewatnya satu (1) bulan dari tarikh akhir Majlis Buat tindakan penambahbaikan dan sahkan keberkesanan penambahbaikan. (Rujuk : Minit mesyuarat PostMortem dan Laporan Tindakan Penambahbaikan Majlis ) 7.8 Tamat

7 Halaman: 7/8 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/100/31/1/1 Takwim Majlis Takwim Majlis Jadual Kerja Majlis Suratsurat berkaitan 2. UPM/100/31/1/3 Surat Menyurat Surat kepada SPS, SPSP, FEP, FBMK, UPMET dan UPMKB mendapatkan anggaran pelajar bergraduat Surat jawapan anggaran pelajar bergraduat daripada SPS, SPSP, FEP, FBMK, UPMET dan UPMKB Surat kelulusan/perkenan Canselor terhadap cadangan tarikh Majlis Suratmenyurat berkaitan UPM/100/31/1/2 Jawatankuasa Induk Surat panggilan Mesyuarat JK Induk Minit Mesyuarat JK Induk Surat lantikan Pengerusi JK Kecil Senarai Semak Persediaan dan Pelaksanaan Majlis Surat panggilan mesyuarat Post Mortem Minit mesyuarat PostMortem Laporan Tindakan Penambahbaikan Majlis Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan (P/O) Pusat Dokumen dan Rekod 3 Tahun (P/O) Pusat Dokumen dan Rekod 3 Tahun (P/O) Pusat Dokumen dan Rekod 3 Tahun Kuasa Melupus KPPP KPPP KPPP

8 Halaman: 8/8 Suratmenyurat berkaitan 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD / /2012 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Pengurusan Akademik 4/2011 (Khas) Mesyuarat Pengurusan Akademik 4/2012 (Khas) Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa TNCAA WP 03/01/2011 TNCAA WP 08/08/2011 TNCAA WP 09/05/2012