POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Transkripsi

1 KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA PROSES KERJA SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015 Disediakan oleh: Diluluskan oleh: NAMA : ZAIHAN BINTI HARON Jawatan: Ketua Unit Jaminan Kualiti Tarikh : 08 September 2017 NAMA : HILMUN BINTI MOHAMED Jawatan : Timbalan Pengarah Akademik Tarikh : 08 September 2017

2 Mukasurat 1 /8 MAKLUMAT TERKAWAL KANDUNGAN HALAMAN 1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES Maklumat Umum Proses Rujukan Sumber-Sumber Yang Diperlukan Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi Definisi Singkatan SIPOC DIAGRAM Proses Sedia Rancangan Mengajar SWIMLANE Proses Sedia Rancangan Mengajar PROSES KERJA Sedia Rancangan Mengajar P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) 6 6. RISIKO DAN PELUANG KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) LAMPIRAN KAWALAN DAN PINDAAN

3 Mukasurat 2 /8 1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES 1.1 Maklumat Umum Proses MAKLUMAT PENERANGAN 1) Objektif Memastikan tatacara penyediaan Rancangan Mengajar dilaksanakan secara terancang dan berkesan. 2) Skop (key activities) a. Perancangan Rancangan Mengajar b. Penyediaan Rancangan Mengajar 3) Indikator kecemerlangan proses a. Rancangan Mengajar disediakan setiap semester b. Rancangan Mengajar disediakan berdasarkan dokumen yang tepat dan betul c. Rancangan Mengajar disahkan oleh Timbalan Pengarah Akademik/Ketua Jabatan d. Rancangan Mengajar disimpan dalan FRP dan dikemaskini 4) Pemilik proses a. Ketua Unit Jaminan Kualiti 5) Pelanggan proses 5.2 a. Timbalan Pengarah Akademik b. Ketua Jabatan c. Ketua Program/Ketua Kursus d. Pensyarah 6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Jabatan Pendidikan Politeknik b. Politeknik Melaka c. Jabatan Akademik d. Badan Persijilan 1.2 Rujukan RUJUKAN MAKLUMAT Rujukan 7.5 (external references) a. Standard ISO 9001:2015 Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Kurikulum Kursus b. Takwim P&P c. Jadual Waktu 1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 SUMBER-SUMBER PENERANGAN Manusia Ketua Jabatan Ketua program/ketua kursus Penyelaras Jadual Waktu Jabatan Penyelaras Kualiti Jabatan Pensyarah Pemilik proses Infrastruktur Bangunan dan utility 7.1.3(a) Pejabat dan Ruang Kerja

4 Mukasurat 3 /8 Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b) Komputer dan printer Pengangkutan (c) - Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d) Kemudahan internet Peralatan perlu dikaliberasi Bahan 7 Alat tulis Persekitaran Selamat & kondusif Pengetahuan Memahami kehendak kurikulum Kompetensi kakitangan 7.2 Pernah mendapat penerangan berkaitan kehendak kurikulum dari Ketua program Pernah mengikuti taklimat penyediaan FRP Lain-lain Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima 1. Kurikulum Kursus Penyelaras Kualiti Jabatan Seminggu sebelum kuliah Serahan Tangan Semua Pensyarah 2. Takwim P&P Penyelaras Kualiti Jabatan 3. Jadual Waktu Penyelaras Jadual Waktu Jabatan 1.5 Definisi bermula Seminggu sebelum kuliah bermula Seminggu sebelum kuliah bermula Emel Serahan Tangan Semua Pensyarah Semua Pensyarah PERKATAAN Rancangan Mengajar Timbalan Pengarah Akademik Ketua Jabatan Ketua Program Ketua Kursus Kurikulum PENERANGAN Dokumen aktiviti perancangan Pembelajaran & Pengajaran (P&P) untuk satu semester bagi setiap kursus yang ditawarkan bagi semester tersebut. Individu yang bertanggungjawab dan mengetuai aktiviti akademik di organisasi. Individu yang bertanggungjawag dan mengetuai Jabatan Akademik tertentu di organisasi. Individu yang bertanggungjawab dan mengetuai program tertentu di Jabatan Akademik Induk. Individu yang bertanggungjawab dan mengetuai kursus tertentu di Jabatan Akademik Sokongan. Dokumen rujukan utama bagi setiap kursus yang ditawarkan di politeknik yang diselaraskan penggunaan oleh Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej Komuniti.

5 Mukasurat 4 /8 Takwim P&P Jadual Waktu Peyelaras Jadual Waktu Penyelaras Kualiti Jabatan Pensyarah Kalendar P&P untuk semester semasa yang disediakan oleh Pegawai Pengurusan Kualiti untuk kegunaan kumpulan akademik. Jadual P&P untuk setiap pensyarah bagi semester tersebut yang lengkap mengandungi masa, kursus diajar, program terlibat, tempat P&P, jam kredit mengajar dan tugas-tugas sampingan pensyarah. Pihak yang terlibat menyelaraskan dan menyediakan Jadual Waktu bagi pensyarah. Pihak yang terlibat menyelaraskan hal ehwal kualiti di jabatan dan menguruskan perkara-perkara berkaitan pengedaran dan pengumpulan balik kurikulum. Individu yang bertanggungjawab merancang, menyedia, menyenggara Rancangan Mengajar dan seterusnya melaksanakan kuliah berdasarkan Rancangan Menagajar yang telah disahkan. 1.6 Singkatan SINGKATAN TPA KJ KP KK PQJ PJWJ RM FRP PENERANGAN Timbalan Pengarah Akademik Ketua Jabatan Ketua Program Ketua Kursus Penyelaras Kualiti Jabatan Penyelaras Jadual Waktu Jabatan Rancangan Mengajar Fail Rekod Pensyarah 2. SIPOC DIAGRAM Proses Sedia Rancangan Mengajar SOURCE OF INPUTS KJ/KP/KK PJWJ PQJ Pensyarah kursus INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF OUTPUTS Kurikulum kursus Takwim P&P Jadual waktu SEDIA RANCANGAN Rancangan Mengajar yang diluluskan TPA/KJ/KP/KK Pensyarah Kursus Pensyarah kursus Jadual Waktu Takwim P&P KEMASKINI RANCANGAN Rancangan Mengajar yang dikemaskini TPA/KJ/KP/KK Pensyarah Kursus

6 Mukasurat 5 /8 3. SWIMLANE Proses Sedia Rancangan Mengajar TPA/KJ PJWJ PQJ PENSYARAH KURSUS EDAR JADUAL WAKTU EDAR KURIKULUM SEDIA RANCANGAN TIDAK LULUS YA TANDATANGAN RANCANGAN SIMPAN DALAM FRP KEMASKINI RANCANGAN

7 Mukasurat 6 /8 4. PROSES KERJA Sedia Rancangan Mengajar Bil Tanggung jawab Tindakan 1. PJWJ Edar Jadual Waktu kepada Pensyarah Kursus 2. PQJ Edar Takwim P&P dan Kurikulum kepada Pensyarah kursus 3. Pensyarah Kursus Rancang dan sediakan Rancangan Mengajar 4. TPA/KJ Semak dan sahkan Rancangan Menagajar 5. Pensyarah Kursus 6. Pensyarah Kursus Betulkan Rancangan Mengajar jika tidak disahkan Kemaskini Rancangan Menagajar 5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) Perancangan 8.1 (P) Output perancangan Rancangan Mengajar Kelulusan perancangan Timbalan Pengarah Akademik Ketua Jabatan Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL) Kaedah kawalan 8.5 Rujuk dan akur kepada Kurikulum Rujuk dan akur kepada Jadual Waktu Rujuk dan akur kepada proses kerja Penggunaan borang-borang seperti di lampiran Pemantauan Penyelaras Kialiti Jabatan & Ketua Jabatan Kawalan Proses yang Juruaudit luar disumber luar 8.4 Identifikasi dan Nama Pensyarah kemudahkesanan Kod Kursus Harta hak milik pelanggan Data dan markah pelajar Pemuliharaan Peralatan di dalam dewan dan bilik kuliah Data dan markah pelajar Khidmat selepas Kelas tambahan (jika perlu) perkhidmatan Konsultansi Kawalan Perubahan Jadual waktu Kurikulum Tindakan 10 (ACTION) Penilaian keberkesanan Tindakan pembetulan 10.2 Penambahbaikan 10.3 Penilaian Audit Dalaman & Luaran Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan Semakan Rancangan Mengajar oleh Ketua Jabatan

8 Mukasurat 7 /8 6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang 7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR 1. Rancangan Mengajar 2. Rancangan Mengajar yang dikemaskini Jam kredit yang dirancang tidak selari dengan bilangan jam kredit dalam kurikulum Rancangan Mengajar tidak dikemaskini selari dengan perancangan TINDAKAN PENCEGAHAN (sebelum berlaku) Semakan oleh TPA/KJ Semakan FRP dua kali setiap semester Bengkel Semakan FRP TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku) Pinda dan buat pembetulan hingga selari dengan jumlah jam kredit dalam kurikulum Tindakan Pembetulan dengan mengemaskini RM mengikut perancangan 8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 REKOD 1. Rancangan Mengajar TEMPOH TEMPAT SIMPANAN SIMPANAN 6 semester Fail FRP di Pejabat Pensyarah KATEGORI Am 9. LAMPIRAN 8.5 RUJUKAN 1) PPP-04(1)( ) Rancangan Mengajar NAMA LAMPIRAN

9 Mukasurat 8 /8 10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 KAWALAN MAKLUMAT i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan organizational knowledge organisasi ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa kesemasa iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran v. Semua maklumat diedar melalui samaada: a. Hardcopy b. Laman web vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; Maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang darin50 % KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES: KELUARAN TARIKH KUATKUASA PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN P01. P02. P03.

10 RANCANGAN Nama Pensyarah Kursus: Sesi Pengajian : Jabatan : Kod dan Nama Kursus : Kelas : Topik, Subtopik Dan Objektif / CLO / Kuliah / Amali / Kerja Kursus Tarikh Rancang (Minggu / Tempoh) Tarikh Laksana (Tempoh) Catatan Delivery Modes/ Students Activities : Reflection (by topic) : Diluluskan: Tandatangan Pensyarah Kursus Tarikh : Tandatangan Timbalan Pengarah/ Ketua Jabatan Tarikh :

11 PPP-04 (1) ( ) Mukasurat 10 /8 MAKLUMAT TERKAWAL MAKLUMAT TERKAWAL

12