ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU UNTUK MENINGKATKAN KINERJA PADA SMA BOPKRI 1 YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU UNTUK MENINGKATKAN KINERJA PADA SMA BOPKRI 1 YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Rosalia Diana Vicky Maharani kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015

2

3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU UNTUK MENINGKATKAN KINERJA PADA SMA BOPKRI 1 YOGYAKARTA Rosalia Diana Vicky Maharani 1), Kusnawi 2), 1) Sistem STMIK AMIKOM Yogyakarta 2) Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia rosalia.m@students.amikom.ac.id 1), kusnawi@amikom.ac.id 2) Abstract - In today's era of globalization, information and computer technology is growing rapidly, thus simplifying all the work be timely and accurate. The existence of computers can take advantage of an information system for data processing as a supporting school activities, assisting with the processing of data, especially the data admission of new students at the school in order to become more effective and efficient. In high school BOPKRI 1 Yogyakarta still using manual data processing system using paper and slow down the performance of new students Admissions committee Therfore,the authors created the data processing by using Visual Basic 6.0 as a tool accesories and Microsoft SQL Server 2000 as the database.the expectations with new admissions information system performance in school to be effective. Keywords - Information System, Admission, Visual Basic, SQL Server Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Kemajuan teknologi seperti sekarang ini,instansi pendidikan sangat dituntut untuk dapat mengikuti perkembangan arus informasi. Keberadaan komputer dalam dunia pendidikan dapat memanfaatkan sebuah sistem informasi untuk mengolah data yang berkaitan dengan pendidikan sebagai sebuah pendukung kegiatankegiatan sekolah, membantu proses pengolahan data khususnya data penerimaan siswa baru di sekolah agar menjadi lebih efektif dibanding menggunakan pengolahan data secara manual serta dapat meningkatkan kinerja panitia penerimaan siswa baru yang ada disekolah tersebut. mengenai penerimaan siswa baru dalam sebuah instansi pendidikan sangat penting karena dengan adanya informasi tersebut sebuah sekolah dapat dengan mudah untuk mengetahui kuota pendaftaran calon siswa selama berlangsungnya penerimaan siswa baru. Pada sistem lama di SMA BOPKRI 1 untuk proses pengolahan datanya masih manual yang dalam penggunaannya belum maksimal sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan dan kehilangan data yang diakibatkan oleh faktor manusia dan faktor lainnya. Disamping itu juga masih terdapat kesulitan melakukan pencarian data siswa baru yang lolos seleksi,jumlah data siswa baru seluruhnya dan data siswa baru yang mendaftar hanya untuk cadangan sekolah,data pada file induk terkadang kurang valid dengan data hasil belajar siswa sehingga terjadi kesalahan penulisan. Hal ini menyebabkan panitia penerimaan siswa baru tidak dapat mengelola semua data dengan baik dan kerepotan menangani hal tersebut dan berakibat pada proses penyeleksian siswa baru dan penyusunan laporannya memerlukan waktu yang lama. Melihat masalah yang terjadi pada pendataan penerimaan siswa baru di SMA BOPKRI 1,maka melatarbelakangi peneliti untuk memecahkan permasalahan tersebut dengan merancang dan membangun sebuah sistem informasi penerimaan siswa baru berbasis desktop yang dapat mempermudah, mempercepat proses pencatatan dan pengolahan data siswa baru serta untuk meningkatkan pengamanan data sistem penerimaan siswa baru pada SMA BOPKRI 1 Yogyakarta. Dengan adanya sistem penerimaan siswa baru ini diharapkan pihak sekolah dapat mengakses secara mudah data calon siswa baru yang mendaftar disekolah tersebut sekaligus membantu panitia penerimaan siswa baru dalam meminimalisir kemungkinan adanya kesalahankesalahan yang terjadi dan pada pembuatan laporan seharusnya dapat diselesaikan tepat waktu. 1

4 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut : Apakah dengan membangun sistem pengolahan data siswa baru berbasis desktop mampu memaksimalkan penggunaan komputer dan melakukan pencarian data siswa baru pada SMA BOPKRI 1 Yogyakarta? 1.3 Tujuan Penelitian Tujuan dilakukannya penelitian dan perancangan sistem informasi ini adalah sebagai alternatif baru bagi SMA Bopkri 1 untuk dapat memanfaatkan aplikasi penerimaan siswa baru ini sebagai sumber informasi yang cepat dan akurat 1.4 Metode Penelitian 1. Perencanaan 2. Analisis Data 3. Perancangan dan desain sistem 4. Implementasi 5. Testing 6. Penyusunan naskah skripsi,mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. 2. Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SDLC) Menurut Adi Nughroho (2011), Proses tradisional untuk melakukan pengembangan sistem informasi dinamakan siklus hidup pengembangan sistem yang memuat langkah-langkah yang semestinya diikuti oleh profesional di bidang sistem informasi. Proses SDLC sering digambarkan secara bertingkat yang digunakan untuk menggambarkan bahwa keluaran dari suatu tahap merupakan masukan untuk tahap berikutnya. 1.5 Tinjauan Pustaka Tabel 1.Tinjauan Pustaka Judul Pengarang Tahun Hasil Penelitia n Perancangan Sistem Penerimaan Siswa Baru pada SMK Muhammadi yah Pakem Sleman Yogyakarta Perancangan Sistem Penerimaan Siswa Baru di Balai Tenaga Kerja Riau Perancangan Sistem Pendaftaran Siswa Baru pada SMK Diponegoro Tulakan Denny Wiwit Andriyani 2010 Sistem Penerimaa n Siswa Baru pada SMK Muhamm adiyah Pakem Sleman Dewi Sartika 2014 Sistem Penerimaa n Siswa Baru di Balai Pelatihan Tenaga Kerja Riau Santoso 2014 Sistem Pendaftar an Siswa Baru pada SMK Diponego ro Tulakan Perbedaan Penelitian Objek penelitian, output laporan Objek penelitian, output laporan,stru -ktur sistem Objek penelitian, struktur sistem Gambar 1. System Development Life Cycle 2. Pembahasan 2.1 Analisis PIECES 1. Performance Tabel 2. Analisis Kinerja 1 Throughput Pengolahan data calon siswa baru,pencatatan dan pencarian data dan pembuatan laporannya secara manual yang dalam penggunaannya belum maksimal sehingga pengerjaannya memerlukan waktu 5-10 menit dan misalkan dalam waktu 1 jam berarti kita hanya dapat melakukan pengolahan data sebanyak nama calon siswa saja 1.6 Landasan Teori 1. Sistem Menurut O Brian dalam Yakub (2012), sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan 2 Response Time Untuk pembuatan laporan penerimaan siswa baru butuh waktu 2 jam untuk melakukan rekap pendaftaran satupersatu. 2

5 2. Information Tabel 3. Analisis 1 Akurat Penyimpanan data berbentuk file dokumen berekstensi.xls (excel) yang penggunaannya belum maksimal sehingga informasi yang diberikan tidak akurat jika terjadi kerusakan dokumen tersebut. 2 Relevan yang disajikan kadang kurang sesuai dengan pihak yang membutuhkan informasi karena adanya kesalahan pada pembuatan laporan 3 Tepat Waktu Pencatatan dan pencarian data calon siswa masih dilakukan manual,misal ketika ingin mencari data calon siswa yang lulus seleksi dan mencari jumlah kuota pendaftaran maka kita harus mencari satu persatu berdasar laporan yang ada yang jumlahnya tidak sedikit,padahal informasi tersebut dibutuhkan saat itu juga tetapi tidak dapat tepat waktu untuk disajikan. 4 Validasi data Data file induk dengan data rapor belajar siswa pada akhir semester tidak valid 3. Economic Tabel 4. Analisis Ekonomi 1 Biaya Pemborosan biaya dalam penggunaan alat tulis seperti kertas,karena jika terjadi kesalahan tidak dapat digunakan lagi 4. Control Tabel 4. Analisis Kontrol 1 Keamanan 1. Tidak ada proteksi data dan hak terhadap data akses sistem karena semua data disimpan dalam bentuk dokumen yang sewaktuwaktu dapat rusak dan hilang 2. Data dapat dibuka dan diolah setiap orang karena tidak ada pembatasan hak akses sistem 5. Efficiency Tabel 5. Analisis Efisiensi 1 Sumber daya Adanya pekerjaan ganda yang menyebabkan pekerjaan lain digunakan tertunda,seperti dalam pencarian data bisa digunakan untuk pekerjaan lain sehingga dalam waktu yang bersamaan menghasilkan pekerjaan yang lebih banyak 2 Penggunaan Penggunaan komputer yang komputer belum maksimal karena pengolahan data mengandalkan Microsoft Excel saja 6. Service Tabel 6. Analisis Pelayanan 1 Pelayanan Proses pendaftaran serta pencatatan data calon siswa baru yang lambat karena dalam satu pelayanan membutuhkan waktu lama sehingga terjadi antrian yang membuat pelayanan kurang memuaskan noaturan potongan nodaftarulang nokaryawan nopendaftaran tgldaftarulg totalbayar jurusanterpilih noaturan nojurusan namajurusan nokelas Tabel Aturan noaturan* potongan 2.2 Normalisasi Berikut adalah normalisasi database dari sistem penerimaan siswa baru yang akan dibuat : 1. Bentuk Normal Tahap Pertama Tabel 7. Bentuk Normal Tahap Pertama Nojurusan Nama_calonsiswa Namakelas Alamat Kuotakelas Notelp_orgtua Tahunajaran Jurusanterpilih Nodaftarulang Yang_harus_dibayar Nokelas Nopendaftaran Namakaryawan Alamat No_skhu Tgl_lahir No_ijazah Notelp Nopanitia tgl_daftar jenis_kelamin Pasword hakakses 2. Bentuk Normal Tahap Kedua Tabel 8. Bentuk Normal Tahap Kedua Tabel karyawan * Namakaryawan Tgl_lahir notelp Tabel Pembagian Nodaftarulang Nokelas 3

6 PANITIA Data Panitia Input Data Panitia Tabel Panitia Panitia PSB 2.KARYAWAN KARYAWAN Data Karyawan Data Calon Siswa Data Daftar Ulang Data Jurusan Data Input Data Karyawan Olah form karyawan Tabel Karyawan Karyawan Laporan Karyawan 3.PENDAFTA RAN SISWA PENDAFTARAN SISWA Input Data Calon Siswa Olah Form Calon Siswa Tabel Calon Siswa Calon Siswa Laporan calon siswa Kepala Sekolah 4. DAFTAR ULANG DAFTAR ULANG Input Data Daftar Ulang Olah Form Daftar Ulang Tabel Daftar Daftar Ulang Laporan Daftar Ulang Tata Usaha 5.JURUSAN JURUSAN 8.PROSES PEMBUATAN LAPORAN Input Data Jurusan Olah Form Jurusan Jurusan Laporan Jurusan 6.KELAS KELAS Input Data Olah Form 7.PEMBAGIAN KELAS PEMB.KELAS Laporan 8.ATURAN ATURAN Data Pembagian Input Data Pembagian Olah Form Pembagian Tabel Pembagian Pembagian Laporan Pembagian kelas Karyawan Data Aturan Input Data Aturan Olah Form Aturan Tabel Aturan Aturan Laporan Aturan Tabel Daftar Ulang Nodaftarulang* Nopendaftaran Noaturan Tgldaftarulg Totalbayar jurusanterpilih Tabel Jurusan Tabel Nokelas* Nojurusan Namakelas Kuotakelas tahunajaran Tabel Panitia Tabel Pendaftaran Siswa Nopendaftaran* No_skhu No_ijazah NilaiNEM Nama_calonsiswa Tgl_daftar Jenis_kelamin Alamat Notelp_orgtua Jurusanterpilih Yang_hrs_dibyr Gambar 2. Relasi Antar Tabel 2.4 Flowchart Berikut ini adalah gambaran flowchart dari sistem yang akan dikembangkan Ulang Tabel Jurusan Tabel Nojurusan* namajurusan Nopanitia* Pasword hakakses Gambar 3. Flowchart System Keterangan : Primary Key = * Tabel Aturan noaturan* potongan Tabel Daftar Ulang Nodaftarulang* ** Noaturan** Tgldaftarulg Totalbayar Jurusan terpilih** Tabel Jurusan Nojurusan* namajurusan 3. Bentuk Normal Tahap Ketiga Tabel 9. Bentuk Normal Tahap Ketiga Tabel Karyawan Tabel Pembg nokaryawan* nodaftarulang** namakaryawan nokelas** alamat tgl_lahir notelp Tabel Nokelas* Nojurusan** Namakelas Kuotakelas tahunajaran Tabel Panitia Nopanitia* ** Pasword hakakses Tabel Pendaftaran siswa Nopendaftaran* ** No_skhu No_ijazah nama_calonsiswa tgl_daftar jenis_kelamin alamat notelp_orgtua jurusanterpilih* yang_hrs_dibyr Keterangan : Primary Key = *, Foreign Key = ** 2.3 Relasi Tabel Berdasarkan normalisasi yang telah dibuat,relasi antar entity digambarkan dalam relasi tabel sebagai berikut : 2.5 Diagram Konteks Berikut ini adalah rancangan yang akan menggambarkan bagaimana data mengalir dalam sistem 2.6 DFD Level 0 Laporan Data Karyawan Laporan Data Laporan Data Jurusan Laporan Pembagian Laporan Data Aturan Laporan Pendaftaran Siswa Laporan Daftar Ulang Validasi Login Sistem Panitia PSB Laporan Data Laporan Data Jurusan Laporan Pembagian Laporan Data Aturan Validasi Login Sistem Karyawan 0 SISTEM INFORMASI SMA BOPKRI 1 Login Sistem Data Data Jurusan Data Pembagian Data Aturan Login Sistem Data Karyawan Data Data Jurusan Data Pembagian Data Aturan Data Pendaftaran Siswa Data Daftar Ulang Login Sistem Data Daftar Ulang Laporan Data Laporan Data Jurusan Laporan Data Pembagian Laporan Data Aturan Laporan Data Daftar Ulang Validasi Login Sistem Gambar 4. Diagram Konteks Gambar 5. DFD Level 0 Tata Usaha 2.7 Database Sistem ini menggunakan database SQL Server 2000.Nama database dari pembuatan sistem ini adalah psb. Database psb memliki 8 tabel yaitu tabel panitia, tabel karyawan, tabel pendaftaran siswa, tabel daftar ulang, tabel kelas, tabel jurusan, tabel pembagian kelas, tabel aturan 4

7 Gambar 6. Daftar Tabel Database psb 2.8 Uji Coba Sistem 1. White Box Testing a. Kesalahan Kode Program (Syntax Error) Gambar 7. Syntax Error b. Runtime Error 7. Data Mencoba fungsi 8. Master Transaksi PSB 9. Master Transaksi Daftar Ulang Mencoba fungsi Mencoba fungsi 10. Laporan Laporan yang Karyawan 11. Laporan Laporan yang 12. Laporan Jurusan Laporan yang 13. Laporan Aturan Laporan yang 14. Laporan Pemb Laporan yang 15. Laporan PSB Laporan yang 16. Laporan Daftar Laporan yang Ulang 2.9 Interface Program Gambar 8. Runtime Error c. Logical Error Gambar 10. Tampilan Menu Login Gambar 9. Runtime Error 2. Black Box Testing No. Bahan Uji Skenario Hasil Uji 1. Login Pengguna Input nokaryawan dan password 2. Logout Sistem menampilkan konfirmasi logout 3. Data Karyawan Mencoba fungsi 4. Data Jurusan Mencoba fungsi 5. Data Aturan Mencoba fungsi 6. Data Pembagian Mencoba fungsi selesai Gambar 11. Tampilan Menu Utama Gambar 12. Tampilan Data Karyawan Gambar 13. Tampilan Form Transaksi PSB 5

8 Gambar 14. Tampilan Form Daftar Ulang 3. Kesimpulan Kesimpulan : Gambar 15. Tampilan Form Jurusan 1. Sistem Penerimaan Siswa Baru dapat mempercepat proses pengambilan keputusan karena dengan proses seleksi secara komputerisasi. 2. Komputerusasi sistem penerimaan siswa baru dapat menghasilkan laporan data karyawan,laporan,laporan data kelas,laporan data jurusan,laporan data pembagian kelas,laporan aturan,laporan pendaftaran siswa dan laporan daftar ulang. 3. yang dihasilkan lebih akurat dan penyampaian hasil laporannya tepat waktu Saran : 1. Perlu diadakannya pelatihan agar karyawan dapat dengan benar mengoperasikan sistem penerimaan siswa baru yan telah diterapkan dan memiliki pengetahuan lebih jauh tentang komputer. 2. Masih dibutuhkan perbaikan dan penyempurnaan program yang telah ada,karena menyadari masih banyak kekurangan dalam pembuatan program sistem penerimaan siswa baru ini. 3. Sebaiknya dibuatkan file duplikasi untuk menghindari kerusakan atau hilangnya data. 4. Perlu dilakukannya proses perawatan dan pemelihaaan terhadap perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software) untuk menghindari kerusakan dan demi kelancaran proses transaksi. Daftar Pustaka [1] Denny Wiwit Andriyani. Perancangan Sistem Penerimaan Siswa Baru pada SMK Muhammadiyah Pakem Sleman (Sistem, STMIK AMIKOM Yogyakarta, 2010) [2] Dewi Sartika.Sistem Penerimaan Siswa Baru di Balai Pelatihan Tenaga Kerja Provinsi Riau (Teknik Informatika, Universitas Islam Sultan Syarif, 2014) [3] Santoso.Sistem Pendaftaran Siswa Baru pada SMK Diponegoro Tulakan (Teknologi Informatika, Universitas Surakarta, 2014) [4] Sutabri, T Analisis Sistem. Yogyakarta : Penerbit Andi. [5] Yakub.2012.Pengantar Sistem, Yogyakarta: Graha Ilmu [6] Nugroho, A.2011.Perancangan dan Implementasi Sistem Basis Data. Yogyakarta : Penerbit Andi Biodata Penulis Rosalia Diana Vicky Maharani, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Kusnawi, saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta, S1 Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM lulus tahun 2003, S2 Jurusan Teknik Elektro UGM lulus tahun