ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SANTRI BARU PADA PONPES AL-MU MIN TEMBARAK TEMANGGUNG NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SANTRI BARU PADA PONPES AL-MU MIN TEMBARAK TEMANGGUNG NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Muhammad Syaifa Rosyad kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014

2

3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SANTRI BARU PADA PONPES AL-MU MIN TEMBARAK TEMANGGUNG Muhammad Syaifa Rosyad, Bambang Sudaryatno, Mahasiswa Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Ketua Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia wheels.fr@gmail.com, bambang_s@amikom.ac.id Abstract - Boarding school of Al-Mu'min Tembarak Temanggung is one of the schools that are still using manual systems to process information for new students. Information processing activity is still using a special new admissions book, where it slows down the process of delivering information, and increase the likelihood of human error. Based on the background of the problem, the research and preparation of this thesis study and design a new student information system is computerized using PHP as the programming language and Dreamweaver to design its interface, as well as data storage media XAMPP. were collected by conducting interviews, direct observation to new admissions committee Boarding school of Al-Mu'min Tembarak Temanggung and through the study of literature, then from the research and preparation of this paper will result in an application that is able to create reports the information required by the user rapid, precise and accurate. Keywords: PHP MySQL, XAMPP, Informasi, Boarding school of Al- Mu'min Temanggung, Dreamweaver 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Semakin bertambahnya tahun masyarakat akan membutuhkan media informasi, Karena media informasi merupakan salah satu kebutuhan yang utama bagi perkembangan dunia yang serba terkomputerisasi. Teknologi komputer merupakan suatu teknologi yang sudah dianggap kebutuhan pokok bagi masyarakat hampir semua instansi pendidikan, kesehatan, ekonomi, tenaga kerja, politik, sosial dan budaya, industri dan hiburan sudah terkomputerisasi. Ponpes Al-Mu min Muhammadiyah Tembarak salah satu instansi pendidikan umum yang secara teknis dibawah naungan Dinas Pendidikan Agama, ada aktivitas administrasi yang masih menggunakan sistem manual yaitu pada bagian tata usaha (TU) dalam pengolahan penerimaan santri baru, dengan pengelolaan sistem yang masih manual tersebut akan menimbulkan berbagai kelemahan, antara lain: 1. Pengaturan/ pengelompokkan/ pengorganisasian data tidak efesien, 2. Segi keamanan yang minim, 3. Membutuhkan buku cukup banyak dalam proses pengolahan penerimaan santri baru, 4. Membutuhkan cukup waktu dalam kinerja, Dengan beberapa hal tersebut diperlukan penelitian tentang Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Santri Baru pada Ponpes Al- Mu min Muhammadiyah Tembarak Temanggung Pengertian Sistem Sistem adalah sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan. Elemen dan komponen yang ada dalam sistem mencakup tujuan, masukan, keluaran, proses, mekanisme pengendalian, dan umpan balik. Sumber daya yang mengalir dari elemen output dan dapat menjamin prosesnya berjalan dengan baik maka dihubungkan dengan mekanisme control. 1

4 2.1.2 Karakteristik Sistem Mengembangkan dan memahami suatu sistem alangkah baiknya jika kita dapat membeda-bedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Karakteristik sistem yaitu batasan, lingkungan, masukan, keluaran, komponen, penghubung dan penyimpanan Teori Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service) 2.5 Konsep Pemodelan Sistem Flowchart Sistem Flowchart adalah penyajian yang sistematis tentang proses dan logika dari kegiatan penanganan informasi atau penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urut-urutan prosedur dari suatu program. Flowchart sistem adalah urutan proses dalam system dengan menunjukkan alat media input, output serta jenis media penyimpanan dalam proses pengolahan data Diagram Arus Diagram arus data (data flow diagram) atau yang sering disebut DFD adalah suatu gambaran grafis dari suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk-bentuk simbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang saling berkaitan Normalisasi normalisasi adalah dalam pengelompokan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji dalam beberapa kondisi. 2.7 Perangkat Lunak Yang Digunakan Hypertext Markup Language(HTML) Hypertext Markup Language (HTML) adalah bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat halaman web, serta menampilkan berbagai informasi di dalam sebuah penjelajah web internet dan formatting hypertext sederhana dan ditulis dengan format ASCII agar dapat menampilkan tampilan yang terintegrasi MySQL MySQL adalah implementasi dari sistem manajemen basis data relasional yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public License). MySQL sebenarnya turunan salah satu konsep utama dalam basis data yang telah ada sebelumnya yaitu SQL (Structured Query Language), SQL merupakan konsep pengoperasian basis data, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian secara otomatis Adobe Dreamweaver Adobe Dreamweaver CS3 adalah sebuah HTML editor professional untuk mendesain web secara visual dan mengelola halaman sistem Sejarah Ponpes Al-Mu min Tembarak Temanggung Pondok Pesantren Al-Mu min Muhammadiyah Tembarak Temanggung berdiri pada tanggal 11 Muharrom 1403 / 01 November 1982 yang didirikan oleh Muhammadiyah Cabang Tembarak di Desa Purwodadi Kec. Tembarak Kab. Temanggung Propinsi Jawa Tengah. Alasan Muhammadiyah Cabang Tembarak mendidrikan lembaga pendidikan berbentuk Pondok Pesantren Modern ini adalah karena melihat sedikitnya generasi Muhammadiyah khususnya di Tembarak yang mengenal dienul islam secara kaffah (sempurna). Disisi lain ulama Muhammadiyah yang menguasai ilmu alat dan kitab kuning perlu ditingkatkan terutama di Tembarak, dengan kondisi tersebut Muhammadiyah cabang Tembarak berharap Ponpes Al-Mu min dapat menjadi Kawah Candradimuka. Sampai tahun 2014 ini Ponpes Al-Mu min telah berkembang dengan memiliki 3 unit tingkat pendidikan yaitu Mts Al-Mu min, MA Al-Mu min, SMK Al- Mu min dengan jumlah santri keseluruhan mencapai 530 Santri, yang di dampingi 97 Ustadz atau Guru. 2

5 3.2 Analisis Sistem Analisis dapat di identifikasi sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian atau komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatankesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhankebutuhan yang dihadapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya Mengidentifikasi masalah Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan penulis pada Ponpes Al-Mu min Tembarak Temanggung, mengidentifikasi bahwa sistem kerja yang dijalankan masih kurang efektif. Hal ini dapat terlihat dari proses pengolahan data penerimaan Santri baru yang masih secara manual dan penyimpanan data tersebut cukup memakan tempat karena disimpan dalam bentuk hardcopy. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari pelayanan tidak tercapai, adapun permasalahan yang muncul pada sistem penerimaan Santri baru adalah lambat nya proses pembuatan laporan, Daftar Ulang dan Nilai Tes karena petugas harus membuat laporan dengan cara manual Perancangan Sistem Secara Umum Perancangan sistem secara umum digunakan untuk mengetahui keseluruhan hasil atau gambaran dari sistem yang akan dibuat serta menginformasikan kepada pengguna mengenai alur dari sistem. Sehingga diharapkan pada saat digunakan pengguna dapat dengan mudah memakai sistem informasi penjualan ini Perancangan Model Perancangan model merupakan suatu gambaran secara umum tentang tahap-tahap yang dilakukan dalam pembutan sistem. Model sistem informasi yang akan diusulkan dalam dua bentuk. Bentuk pertama yaitu Physical Model, bentuk ini digambarkan dengan bagan alir sistem (system flowchart) yang akan menunjukan pada pengguna bagaimana sistem yang diusulkan bekerja secara fisik. Bentuk yang kedua yaitu Logical Model, model ini menggambarkan diagram arus data ( Flow Diagram) Sistem Flowchart Sistem Flowchart merupakan bagian yang menujukkan apa yang dikerjakan dalam dalam sistem dan menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang dalam sistem tersebut. Admin TATA USAHA Admin Calon Nilai Tes Kls Santri Daftar Kelas Ulang Admin Calon_ Nilai_Tes Kelas Daftar_Ulang Calon_Pendaftar Daftar Kelas Daftar_ulang Olah Olah Olah Olah Daftar Calon Kelas Ulang Kls Santri Daftar Ulang Calon Nilai Tes Daftar Pendaftar Kls santri Nilai Tes Ulang D1 Login D2 Calon D3 Daftar Ulang D6 Nilai Tes D4 Kelas D5 Kelas Santri Calon Daftar Pendaftar Daftar Ulang Tes Daftar Kelas Daftar Ulang Nilai Tes Kelas_Santri Gambar 3.2 Flowchart Sistem Yang Diusulkan Flow Diagram Flow Diagram digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada maupun sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau dimanapun data itu disimpan. Gambar 3.3 Flow Diagram ( DFD ) Level 0 3

6 _Admin Calon_ Daftar_Ulang Nilai_Tes Kelas Input Admin Input Calon_ Input Daftar_Ulang Input Nilai_Tes Input Kelas Input Admin Calon_ Daftar_Ulang Nilai_Tes Kelas Admin Calon_ Daftar_Ulang Nilai_Tes Kelas Daftar_Ulang Nilai_Tes Gambar 4.14 Tampilan Daftar_Ulang Nilai_Tes 2. Buka browser dan buka aplikasi phpmyadmin, Gambar 3.4 Flow Diagram (DFD) Level Instalasi Hardware Hardware yang digunakan dalam perancangan sistem informasi Penerimaan Santri Baru seperti yang telah dicantumkan pada bab sebelumnya memanfaatkan komputer yang sudah ada Instalasi Software dan Pelatihan Persoil aplikasi ini berbasis desktop dengan bahasa pemrograman php dan sudah termasuk dalam aplikasi XAMPP karena aplikasi ini berfungsi untuk mengelola MySQL sebagai database kemudian untuk menjalankan aplikasi phpmyadmin dengan mengetikkan pada browser Software dalam hal ini adalah program aplikasi hasil pengkodean yang merupakan sebuah sistem yang baru yaitu sistem Informasi Penerimaan Santri Baru yang ditempatkan pada sistem komputer. Berikut cara penginstalan: 1. Install terlebih dahulu aplikasi web server dan database MySQL, dalam sistem ini Gambar 4.15 Tampilan input phpmyadmin 3. Setelah aplikasi phpmyadmin dibuka, selanjutnya adalah membuat database. menggunakan XAMPP. Kemudian ikuti petunjuk penginstalan, apabila aplikasi web server dan MySQL tidak di setting run sebagai service, maka dilakukan pengaktifan terlebih dahulu. Gambar 4.16 Tampilan membuat base 4

7 4. Langkah selanjutnya adalah melakukan import tabel-tabel yang akan digunakan oleh sistem PSB. Gambar 4.17 Tampilan import 5. Kemudian salin atau copy file-file sistem yang telah dibuat ke dalam folder c:\xampp\htdocs\ Gambar 4.18 Tampilan Tempat Meletakan File Pelatihan Personil Pelatihan personil ini ditujukan untuk mempermudah penggunaan dan mengurangi resiko terjadinya human error. Pelatihan personil ini dibagi menjadi dua yaitu : 1. Pelatihan Tutorial Dengan mengadakan pelatihan kepada pengguna/panitia secara tatap muka agar tidak terjadi kesalahpahaman. 2. Latihan langsung di Pekerjaan Menjelaskan dan memberi instruksi mengenai sistem yang akan diterapkan sehingga pengguna/panitia tidak bingung dengan sistem yang baru Pengujian Sistem Pengetesan sistem adalah pengujian yang dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar komponen sistem yang diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemenelemen atau komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengujian perlu dilakukan untuk mencari mencari kesalahankesalahan yang mungkin masih terjadi. Ada dua metode untuk melakukan unit testing yaitu pengujian black box testing dan white box testing. 4.5 Konversi Sistem Konversi sistem ini dilakukan dalam jangka waktu 1 periode tahun pembukaan penerimaan santri baru. Pelaksanaan konversi ini dilakukan secara parallel, artinya konversi dilakukan dengan menjalankan sistem yang baru dan sistem lama secara bersamaan untuk meyakinkan bahwa sistem yang baru benar-benar beroperasi dengan sukses sebelum sistem yang lama dihentikan, walaupun terdapat kelemahan pada besarnya biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan dua sistem secara bersamaan, tetapi mempunyai keuntungan yaitu proteksi yang tinggi kepada organisasi terhadap kegagalan sistem yang baru. Tahap konversi sistem yang lama kedalam sistem yang baru dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Konversi document dasar Document dasar merupakan bukti proses pengolahan data sebagai input sistem penerimaan santri baru, data ini berisi data calon santri, data daftar ulang dan sebagainya. 2. Konversi file Semua dokumen dasar yang dibutuhkan sistem dipindahkan dari data manual ke sistem penerimaan santri baru yang diusulkan. Konversi ini masih menggunakan cara manual, yaitu memasukkan data melalui alat input. 3. Mengoperasikan sistem Setelah semua dokumen dasar siap digunakan dan semua data yang diperlukan sudah direkam pada file baru, sistem baru mulai dapat dioperasikan. 5

8 5.1 Kesimpulan Bedasarkan Dari hasil penelitian di Ponpes Al- Mu min Tembarak Temanggung dan mengacu pada rumusan masalah bagaimana merancang sistem informasi Penerimaan Santri Baru pada Ponpes Al- Mu min Muhammadiyah Tembarak Temanggung yang efektif dan efisien untuk menghasilkan informasi lebih baik dengan sistem yang terkomputerisasi, maka dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu: 1. Sistem yang digunakan disekolah ini masih menggunakan sistem manual bisa dilihat dari pencatatan dengan menggunakan pena dan buku penerimaan santri baru, sehingga memungkinkan akan terjadi keterlambatan dalam proses pengerjaan dan penyampaian informasi. Dengan adanya sistem terkomputerisasi ini dapat mencegah terjadinya keterlambatan informasi. 2. Aplikasi Penerimaan Santri Baru ini bisa membantu kinerja pihak yang bersangkutan untuk menyelsaikan pekerjaan dengan waktu yang lebih singkat dibandingkan dengan secara manual, serta dalam proses pembuatan laporan- laporan menjadi lebih ringkas. 3. Keuntungan yang diperoleh jika sistem terkomputerisasi ini digunakan di Ponpes Al- Mu min Muhammadiyah Tembarak Temanggung adalah: a. Menghemat waktu dan tenaga untuk melakukan pengolahan data penerimaan siswa baru. b. Semua data tersimpan dan terorganisir dengan rapi. c. Dapat menyajikan informasi yang efektif dan efisien. Daftar Pustaka [1] Fatta, Hanif Al Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta : Andi Offset. [2] H.M, Jogiyanto Analisis & Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. [3] Kusrini Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta: Andi Offset. [4] Kusrini Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis. Yogyakarta: Andi Offset. [5] Sunyoto, Andi Pemrograman base dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Andi Offset. [6] Suku Bunga SBI diakses ( pada tanggal 23/12/2013). [7] PC dan Peripheral ( diakses tanggal 26 desember 2013). Biodata Penulis Muhammad Syaifa Rosyad, telah menyelsaikan jenjang menengah atas (SMA) pada tahun 2009 yang akan memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, pada tahun Bambang Sudaryatno, memperoleh gelar Sarjana Stara 1(S1) di Universitas Pembangunan Nasional pada tahun 1986, kemudian melanjutkan stara 2 (S2) di STABI Surabaya dan memperoleh gelar pada tahun 2004, Saat ini dipercaya menjadi Ketua Jurusan S1 Sistem Informasi beserta Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 6