ANALISIS DAN PENERAPAN SISTEM PRESENSI PART TIME UNTUK PENGGAJIAN KARYAWAN DI WARNET SENTRA NET NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PENERAPAN SISTEM PRESENSI PART TIME UNTUK PENGGAJIAN KARYAWAN DI WARNET SENTRA NET NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Joko Adi Purnomo kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2016

2

3 ANALISIS DAN PENERAPAN SISTEM PRESENSI PART TIME UNTUK PENGGAJIAN KARYAWAN DI WARNET SENTRA NET Joko Adi Purnomo 1), Ali Mustopa 2) 1,2) Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia joko.purnomo@students.amikom.ac.id 1), ali.m@amikom.ac.id 2) Abstract Sentra Net using manual systems to handle employee payroll calculation process, making payroll processing prolonged, ineffective and inefficient. One solution is, the system is analyzed using SDLC information system development. Designing the process models using a model DFD, ERD modeling, flowchart, database design and interface design. Programs produced in the form of a webbased application "Payroll Information System", which is intended to give an overview to the SentraNet neighbor computer system that is capable of automatically calculating employee salaries. Keywords - Information Systems, SDLC, Payroll, part-time Presence, Webite. 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Proses perhitungan penggajian yang masih diterapkan di Sentra-Net masih dibilang rumit dan cukup menghabiskan banyak waktu untuk di kerjakan oleh SDM, karena terdapat berbagai elemen yang harus di perhitungkan, seperti perhitungan gaji per Shift (lamanya jam kerja jaga karyawan) yaitu 6 jam kerja yang terbagi dari 4 Part time dari 24 jam kerja per-hari, perhitungan potongan gaji untuk Keterlambatan maupun tambahan gaji untuk Lemburan, serta perhitungan kenaikan gaji berdasarkan pencapaian jumlah Shift yang berbeda beda, tepatnya setiap karyawan memiliki gaji per-shift yang berbeda beda sesuai dengan akumulasi banyaknya Shift yang telah dicapai, juga pada perhitungan kebijakan bonus yang nominalnya tidak tentu sesuai kebijakan manager, yaitu bonus bagi karyawan yang sudah tidak memiliki orang tua, bonus jaga malam dan juga bonus bagi karyawan yang dinilai manager sebagai Operator terbaik setiap bulanya. Atas dasar latar belakang tersebut maka penulis melakukan analisis dan membuat sebuah sistem presensi untuk mengatasi masalah yang ada, di mana sistem baru akan mampu menangani masalah yang ada di Sentra Net. 1.2 Rumusan Masalah Sesuai dengan latar belakang masalah yang telah penulis sampaikan, maka terdapat rumusan masalah yang akan diselesaikan yaitu bagaimana analisis dan penerapan Sistem presensi untuk penggajian karyawan di SENTRA-NET yang proses penghitungan dan pengolahan datanya efektif dan efisien?. Tujuan dilakukannya penelitian dan perancangan sistem informasi ini antara lain : 1. Sebagai solusi pemecahan masalah untuk rekapitulasi presensi dan perhitungan penggajian bulanan karyawan di Sentra-Net. 2. Memenuhi kebutuhan dari perusahaan dalam pemanfaatan teknologi untuk mempermudah pekerjaan dan menyelesaikan suatu masalah yang ada di Sentra-Net Internet Multimedia. 1.4 Metode Penelitian 1. Pengumpulan data. 2. Analisis Data 3. Perancangan dan desain sistem 4. Pembuatan aplikasi. 5. Uji coba dan evaluasi 6. Penyusunan naskah skripsi. 1.5 Tinjauan Pustaka Tabel 1. Tinjauan Pustaka Judul Pengarang Tahun Hasil Perbedaan Penelitian Penelitian Pembuatan Sofiani 2014 Sistem Objek Sistem Fadillah informasi penelitian penggajian, aplikasi Penggajian di PT.Adri Utama Karya [1] bebasis desktop pada PT. Adri Utama web, output. Karya Analisis dan Salokan 2014 Sistem Objek Perancangan Widyastono informasi penelitian Sistem penggajian, aplikasi Penggajian Karyawan Milky Milk Yogyakarta [2] desktop pada Milky Milk YK web, output. Analisis dan Perancangan Sistem Penggajian Karyawan pada Firma Hukum Nurhadi Susmartono dan Rekan di Yogyakrta [3] Angga Nugraha 2014 Sistem informasi penggajian desktop pada firma hukum Nurhadi Susmartono dan rekan di YK Objek penelitian, aplikasi web, output, bahasa pemrograman. 1.3 Tujuan Penelitian 1

4 Rancang Bangun Sistem Penggajian Guru Berbasis Web pada SMA N 6 Tangerang [6] Perancangan Sistem Penggajian Pegawai Honorer pada PT Nur Hasta Utama Berbasis Web [5] Lanjutan Tabel 1. Tinjauan Pustaka - Nur Azizah - Rahman Mulyandi - Monica Suci Afrida 2013 Sistem informasi penggajian guru pada SMA N 6 Tangerang 2013 Sistem informasi penggajian pegawai honorer pada PT NHU Objek penelitian, output, struktur sistem. Objek penelitia n, output, struktur sistem. 1.6 Landasan Teori 1, Sistem Menurut Kristanto (2003) Sistem informasi memiliki beberapa pengertian sebagai berikut : a. Suatu sistem yang berada didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi serta menyediakan pihak luar tertentu dengan - yang diperlukan. b. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan suatu bentuk informasi. c. Sekumpulan dari prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambilan keputusan atau untuk mengendalikan organisasi. 2. Penggajian Menurut Mulyadi (2001:377), gaji adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan baik yang mempunyai jabatan maupun karyawan pelaksana. Penghasilan yang didapat oleh seorang karyawan terdiri atas: a. Gaji pokok b. Insentive c. Uang makan dan transport d. Uang lembur 3. SDLC Menurut Susanto (2004) Systems Development Life Cycle (SDLC) adalah salah satu metode pengembangan sistem informasi yang popular pada saat sistem informasi pertama kali dikembangkan. Pengembangan sistem diperlukan untuk menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang ada, hal ini dikarenakan adanya permasalahan pada sistem lama, pertumbuhan organisasi, meraih kesempatan, dan adanya intruksi. Gambar 1. System Development Life Cycle 2. Pembahasan 2.1 Analisis PIECES 1. Performance Tabel 2. Daftar Analisis Kinerja 1 Throughput Untuk membuat slip penggajian bulann masih dibutuhkan tambahan SDM untuk menangani masalah accounting manual serta hasil rekapitulasi yang kurang rapi. 2 Respons time Beban kerja dalam proses penggajian masih memerlukan waktu menit untuk setiap karyawan. 2. Information Tabel 3. Daftar Analisis 1 Akurat Proses Input presensi pada sistem lama masih rawan terjadi duplikasi dan manipulasi data. Data-data penggajian masih berbentuk hard copy dan penuh dengan coretan manual sehingga kejelasan dari informasi penggajian yang ingin disampaikan kurang efektif. 2 Relevan Slip penggajian yang di kerjakan manual oleh SDM juga masih rentan terjadi kesalahan Perhitungan. 3 Tepat waktu Proses pengerjaan slip penggajian yang dilakukan oleh SDM masih membutuhkan waktu yang lama dan tidak jarang menyebabkan kemunduran tanggal penggajian. 3. Efficiency Tabel 4. Daftar Analisis Efisiensi 1 Sumber Daya Proses penghitungan gaji karyawan dilakukan dengan mengambil data daftar kehadiran presensi yang kemudian diolah secara manual oleh pihak accounting. Proses yang seperti ini tidak efisien, karena di butuhkan staf tambahan mengakibatkan biaya tambahan setiap pengerjaanya. 2 Perhitungan Perhitungan penggajian sistem lama masih dilakukan secara manual, waktu yang lama serta memerlukan print out tambahan dari data presensi karyawan untuk perhitungan dan akumulasi gaji dari setiap karyawan. 2

5 4. Control Tabel 5. Daftar Analisis Kontrol 1 Hak Akses Pada kasus ini keamanan hak akses pada sistem sudah bisa di katakan baik, karena system sudah menerapkan pembatasan akses melalui Login ke sistem. 2 Keamanan Proteksi terhadap data masih kurang karena data penggajian diolah dalam bentuk hard copy yang rentan terjadi kerusakan dan kehilangan karena faktor SDM dan juga Lingkungan. 5. Economy Tabel 6. Daftar Analisis Ekonomi 1 Biaya Pencatatan sistem lama masih menggunakan kertas, tinta, dan alat tulis manual lainnya. Berbeda dengan sistem baru yang akan mampu melakukan perhitungan secara otomatis dan penggunaan sumber daya yang lebih minimal. 6. Services Tabel 7. Daftar Analisis Layanan 1 Pelayanan Sistem manual yang ada belum memberikan solusi untuk memudahkan pekerjaan user. Dan peng-hematan biaya. Gambar 3. Relasi Antar Tabel 2.4 Flowchart Berikut ini adalah gambaran flowchart dari sistem yang akan dikembangkan. 2.2 ERD Sistem penggajian ini menggunakan 8 entity. Yaitu : data bon, data gaji pershift, data jaga malam, data karyawan, data penggajian, data presensi, data telat lembur dan data value gaji, Berikut ini adalah rancangan ERD dari sistem informasi penggajian yang dibuat : Gambar 4. Flowchart System Gambar 2. Entity Relationship Diagram 2.3 Relasi Tabel Berdasarkan ERD yang telah dibuat, relasi antar entity digambarkan dalam relasi table sebagai berikut : 3

6 2.5 Diagram Konteks Berikut ini adalah rancangan yang menggambarkan bagaimana data mengalir dalam system. 2.7 Database Sistem ini menggunakan database MySQL dan web servernya adalah apache. Nama database dari pembuatan sistem ini adalah penggajiansentra. Database yang dimaksud memiliki 8 tabel, yaitu tabel databon yang berfungsi untuk menyimpan data permohonan bon karyawan, datagajipershift untuk menyimpan nilai nominal gaji per shift karyawan dari akumulasi data presensi kehadiran, datajagamalam untuk menyimpan nilai data jaga malam setiap bulanya dari masingmasing karyawan, datakaryawan sebagai register karyawan, datapenggajian disimpan untuk menyimpan akumulasi dan total penggajian bulanan, datapresensi untuk menampung presensi kehadiran karyawan, datavaluegaji sebagai parameter nominal kebijakan gaji dari perusahaan. Berikut ini adalah gambar daftar table dalam database penggajiansentra. Gambar 7. Daftar Tabel Database Penggajian 2.6 DFD Lvl.0 Gambar 5. Diagram Konteks 2.8 Uji Coba Sistem 1. White Box Testing Hasil algoritma perhitungan program yang ditampilkan pada slip gaji karyawan sudah sesuai dengan formula perhitungan gaji berdasarkan kebijakan perusahaan. Total Gaji = Presensi + Lembur + Bonus + Tunjangan Presensi Jml Lembur Jml Telat Tunjangan Bon Telat Bon Klaim Alpha Denda Inventaris = JumlahPresensi * Gaji per-shift Operator = akumulasikan tiap menit ke 15 dari jam keluar = akumulasi setiap menit ke 15 dari jam masuk = (untuk OP yang tidak punya ayah) = Bon Karyawan di potong saat penggajian Bonus malam = Jumlah Jaga Shift-4 * Bonus Best = Gaji per-shift * 4 Gambar 8. Formula Perhitungan Gaji Gambar 6. DFD Level. 0 Gambar 9. Slip Gaji Karyawan 4

7 2. Black Box Testing a. Pengujian Halaman Tabel 8. Pengujian Halaman No. Nama Menu Jenis unit yang dites Hasil 1. Login Login menggunakan Berhasil username dan password yang sudah terdaftar. 2. Kelola Melihat data karyawan Berhasil Karyawan Mengubah data karyawan Berhasil Menghapus data Berhasil karyawan 3. Bon Menginputkan data bon Berhasil Melihat data bon Berhasil Mengubah data bon Berhasil Menghapus data bon Berhasil 4. Presensi Melihat data presensi Berhasil Mengubah data presensi Berhasil 5. Gaji Menginputkan data gaji Berhasil Melihat data gaji Berhasil Melihat data gaji per ID Berhasil Mencetak gaji Berhasil Gambar 13. Tampilan Input Permohonan Bon Gambar 14. Tampilan Input Presensi 2.9 Interface Program Gambar 10. Tampilan Halaman Login Gambar 15. Tampilan Edit Data Karyawan Gambar 11. Tampilan Data Karyawan Gambar 16. Kelola Gaji Karyawan Step 1 Gambar 12. Tampilan Data Presensi Gambar 17. Kelola Gaji Karyawan Step 2 5

8 Daftar Pustaka [1] Fadillah, Sofiani. Pembuatan Sistem Penggajian di PT. Adri Utama Karya. (Teknik Informatika, STMIK AMIKOM YOGYAKARTA, 2014). Gambar 18. Data Gaji Bulanan Karyawan [2] Widyastono, Saloka. Analisis dan Perancangan Sistem Penggajian Karyawan pada Firma Hukum Nurhadi Susmartono dan Rekan di Yogyakarta. (Teknik Informatika, STMIK AMIKOM YOGYAKARTA, 2014). [3] Nugraha, Angga. Analisis dan Perancangan Sistem Penggajian Karyawan pada Firma Hukum Nurhadi Susmartono dan Rekan di Yogyakarta. (Teknik Informatika, STMIK AMIKOM YOGYAKARTA, 2014) [4] Azizah, Nur, Rahman Mulyandi, dan Monica. Rancang Bangun Sistem Penggajian Guru Berbasis Web pada SMA N 6 Tangerang. (Teknik Informatika, UNIVERSITAS GUNADARMA, 2013) Gambar 19. Cetak Slip Gaji dan Lampiran Presensi Bulanan 3. Kesimpulan dan Saran Kesimpulan : 1. Berdasarkan analisis sistem menggunakan metode PIECES, sistem penggajian yang lama dinilai kurang efektif dan efisien. 2. Sistem informasi penggajian ini dirancang hanya untuk manajemen Sentra Net, yaitu karyawan dan manager. 3. Pembuatan program penggajian ini didasarkan pada proses penghitungan gaji yang dilakukan oleh manager secara manual. 4. Hasil dari uji coba sistem menggunakan white & black box testing terhadap sistem penggajian ini adalah baik dan benar. [7] Saran : 1. Sistem penggajian ini belum terintegrasi dengan sistem penjadwalan kerja karyawan, penulis menyarankan dalam pembuatan sistem penggajian ini akan lebih baik jika digabungkan dengan sistem penjadwalan. [5] Afrida, Suci. Perancangan Sistem Penggajian Pegawai Honorer pada PT Nur Hasta Utama Berbasis Web. (Teknik Informatika, STMIK RAHARJA TANGERANG, 2013) [6] Al Fatta, Hanif Analisis & Perancangan Sistem. Yogyakarta : Penerbit Andi. Biodata Penulis Joko Adi Purnomo, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Ali Mustopa, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta lulus tahun 2008, memperoleh gelar Magister Komputer (M.Kom) Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta lulus tahun 2014, saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 2. Pembuatan sistem ini masih jauh dari kata sempurna, disebabkan keterbatasan penulis tentang bahan pembuatan program, seperti bahasa pemrograman dan lainnya. Akan lebih baik jika sistem ini dibuat dengan menggunakan framework dan dibuat lebih user friendly. 3. Ketika memilih obyek penilitian, penulis memberi saran kepada pembaca agar lebih cermat dalam memilih. Pilihlah obyek penelitian yang bisa diajak bekerja sama untuk mensukseskan penelitian pembaca. 6