Mempresentasikan Kode / Judul Unit Kompetensi. Kode : INA Judul : Sistem Waktu Proyek (Project Time Management) PELATIHAN

Transkripsi

1 CM-04 = Sistem Manajemen Waktu Proyek (Project Time Mempresentasikan Kode / Judul Unit Kompetensi Kode : INA Judul : Sistem Waktu Proyek (Project Time PELATIHAN AHLI MANAJEMEN KONSTRUKSI (AHLI MUDA) (CONSTRUCTION MANAGEMENT) 2007 DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI DAN SUMBER DAYA MANUSIA PUSAT PEMBINAAN KOMPETENSI DAN PELATIHAN KONSTRUKSI

2 Sistem Manajemen Waktu Proyek (Project Time KATA PENGANTAR Memperhatikan laporan UNDP (Human Development Report, 2004) yang mencantumkan Indeks Pengembangan SDM (Human Development Index HDI), Indonesia pada urutan 111, satu tingkat diatas Vietnam urutan 112, jauh dibawah negara-negara ASEAN terutama Malaysia urutan 59, Singapura urutan 25 dan Australia urutan 3. Bagi para pemerhati dan khususnya bagi yang terlibat langsung pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM), kondisi tersebut merupakan tantangan sekaligus sebagai modal untuk berpacu mengejar ketinggalan dan obsesi dalam meningkatkan kemampuan SDM paling tidak setara dengan negara tetangga ASEAN, terutama menghadapi era globalisasi. Untuk mengejar ketinggalan telah banyak daya upaya yang dilakukan termasuk perangkat pengaturan melalui penetapan undang-undang antara lain : - UU. No 18 Tahun 1999, tentang : Jasa Konstruksi beserta peraturan pelaksanaannya, mengamanatkan bahwa per orang tenaga : perencana, pelaksana dan pengawas harus memiliki sertifikat, dengan pengertian sertifikat kompetensi keahlian atau ketrampilan, dan perlunya Bakuan Kompetensi untuk semua tingkatan kualifikasi dalam setiap klasifikasi dibidang Jasa Konstruksi - UU. No 13 Tahun 2003, tentang : Ketenagakerjaan, mengamanatkan (pasal 10 ayat 2). Pelatihan kerja diselenggarakan berdasarkan program pelatihan yang mengacu pada standar kompetensi kerja - UU. No 20 Tahun 2003, tentang : Sistem Pendidikan Nasional, dan peraturan pelaksanaannya, mengamanatkan Standar Nasional Pendidikan sebagai acuan pengembangan KBK (Kurikulum Berbasis Kompetensi). - PP. No 31 Tahun 2006, tentang : Sistem Pendidikan Nasional, dan peraturan pelaksanaannya, mengamanatkan Standar Nasional Pendidikan sebagai acuan pengembangan KBK (Kurikulum Berbasis Kompetensi). Mengacu pada amanat undang-undang tersebut diatas, diimplementasikan kedalam konsep Pengembangan Sistem Pelatihan Jasa Konstruksi yang oleh PUSBIN KPK (Pusat Pembinaan Kompetensi dan Pelatihan Konstruksi) pelaksanaan programnya didahului dengan mengembangkan SKKNI (Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia), SLK (Standar Latih Kompetensi), dimana keduanya disusun melalui analisis struktur kompetensi sektor/sub-sektor konstruksi sampai mendetail, kemudian dituangkan dalam jabatan-jabatan kerja yang selanjutnya dimasukkan kedalam Katalog Jabatan Kerja. i

3 Sistem Manajemen Waktu Proyek (Project Time Modul pelatihan adalah salah satu unsur paket pelatihan sangat pnting karena menyentuh langsung dan menentukan keberhasilan peningkatan kualitas SDM untuk mencapai tingkat kompetensi yang ditetapkan, disusun dari hasil inventarsisasi jabatan kerja yang kemudian dikembangkan berdasarkan SKKNI dan SLK yang sudah disepakati dalam suatu Konvensi Nasional, dimana modul-modulnya maupun materi uji kompetensinya disusun oleh Tim Penyusun/Tenaga Profesional dalam bidangnya masing-masing, merupakan suatu produk yang akan dipergunakan untuk melatih dan meningkatkan pengetahuan dan kecakapan agar dapat mencapai tingkat kompetensi yang dipersyaratkan dalam SKKNI, sehingga dapat menyentuh langsung sasaran pembinaan dan peningkatan kualiatas tenaga kerja konstruksi agar menjadi lebih berkompeten dalam melaksanakan tugas pada jabatan kerjanya. Dengan penuh harapan modul pelatihan ini dapat dimanfaatkan dengan baik, sehingga cita-cita peningkatan kualitas SDM khususnya dibidang jasa konstruksi dapat terwujud. Jakarta, November 2007 Kepala Pusat Pembinaan Kompetensi Pelatihan Konstruksi Ir. Djoko Subarkah, Dipl. HE NIP ii

4 Sistem Manajemen Waktu Proyek (Project Time PRAKATA Usaha dibidang Jasa Konstruksi merupakan salah satu bidang usaha yang telah berkembang pesat di Indonesia, baik dalam bentuk usaha perorangan maupun sebagai badan usaha skala kecil, menengah dan besar. Untuk itu perlu diimbangi dengan kualitas pelayanannya. Pada kenyataannya saat ini mutu produk, ketepatan waktu penyelesaian, dan efisiensi pemanfaatan sumber daya relatif masih jauh dari yang diharapkan. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor antara lain adalah kesediaan tenaga ahli / terampil dan penguasaan manajemen yang efisien, kecukupan permodalan serta penguasaan teknologi. Masyarakat sebagai pemakai produk jasa konstruksi semakin sadar akan kebutuhan terhadap produk dengan kualitas yang memenuhi standar mutu yang dipersyaratkan. Untuk memenuhi kebutuhan produk sesuai kualitas standar tersebut SDM, standar mutu, metode kerja dan lain-lain. Salah satu upaya untuk memperoleh produk konstruksi dengan kualitas yang diinginkan adalah dengan cara meningkatkan kualitas sumberdaya manusia yang menggeluti pekerjaan konstruksi baik itu desain pekerjaan jalan dan jembatan, desain hidro mekanik pekerjaan sumber daya air maupun untuk desain pekerjaan di bidang bangunan gedung. Kegiatan inventarisasi dan analisa jabatan kerja di bidang Cipta Karya telah menghasilkan sekitar 9 (sembilan) Jabatan Kerja, dimana Jabatan Kerja Ahli Muda Manajemen Konstruksi Bangunan Gedung (Construction Management Of Buildings) merupakan salah satu jabatan kerja yang diprioritaskan untuk disusun materi pelatihannya mengingat kebutuhan yang sangat mendesak dalam pembinaan tenaga kerja yang berkiprah dalam Ahli Muda Manajemen Konstruksi Bangunan Gedung gambar arsitektur bidang cipta karya. Materi pelatihan pada jabatan kerja Ahli Muda Manajemen Konstruksi Bangunan Gedung (Construction Management Of Buildings) ini terdiri dari 3 (tiga) modul kompetensi umum 7 (tujuh) modul kompetensi inti dan 2 (modul) kompetensi khusus, yang merupakan satu kesatuan yang utuh yang diperlukan dalam melatih tenaga kerja yang menggeluti Ahli Muda Manajemen Konstruksi Bangunan Gedung (Construction Management Of Buildings). Untuk itu dengan segala kerendahan hati, kami mengharapkan kritik, saran dan masukan guna perbaikan dan penyempurnaan modul ini. Jakarta, November 2007 Tim Penyusun iii

5 Sistem Manajemen Waktu Proyek (Project Time DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR... i PRAKATA... iii DAFTAR ISI... iv DAFTAR TABEL... vii DAFTAR BAGAN... vii DAFTAR DIAGRAM... vii SPESIFIKASI PELATIHAN... viii PANDUAN PEMBELAJARAN... ix BAB I : PENDAHULUAN... I Umum... I Ringkasan Modul... I Batasan Dan Rentang Variabel... I Panduan Penilaian... I Kualifikasi penilaian... I Pengetahuan, keterampilan dan sikap perilaku untuk mendemonstrasikan kompetensi... I Konteks penilaian... I Aspek penting penilaian... I Sumber Daya Pembelajaran... I-8 BAB II : PERENCANAAN JADWAL WAKTU PROYEK... II Umum... II Definisi Dan Karakteristik Pekerjaan... II Input/masukan untuk Mendefinisikan Kegiatan... II Penggunaan Teknik Dan Cara Mendefinisikan Kegiatan.... II Decomposition/ Mengurai... II Templates/ bentuk/ formulir... II Rolling Wave Planning (Detail Pekerjaan Secara Bertahap)... II Kebijakan Pakar (Seorang Ahli/Konsultan)... II Planning Component (Komponen Perencanaan)... II Output/ Keluaran Dari Definisi Kegiatan... II-3 iv

6 Sistem Manajemen Waktu Proyek (Project Time RANGKUMAN Daftar Kegiatan... II Atributes Kegiatan... II Milestone List... II Permintaan Perubahan... II Penggunaan Teknik & Cara Menghubungkan Kegiatan... II Precedence Diagramming Method (PDM)... II Arrow Diagramming Method (ADM)... II Schedule network tamplates... II Dependency determination (Ketergantungan)... II Applying leads and lags... II Alokasi Sumber Daya... II-8 LATIHAN / PENILAIAN MANDIRI BAB III: PENERAPAN DAN PENGENDALIAN JADWAL WAKTU PROYEK... III Umum... III Penggunaan Teknik Dan Cara Dalam Menetapan Durasi... III Kebijakan Pakar... III Analogous estimating... III Parametric estimating... III Three-point Estimates... III Reserve Analysis... III Penetapan Jadwal... III Masukan/ input didalam menetapkan jadwal... III Proses yang dimiliki Perusahaan/Instansi... III Pernyataan Lingkup Proyek... III Menggunakan Teknik dan Cara dalam menetapkan jadwal. III Schedule network analysis... III Output/keluaran dari Pengembangan Jadwal adalah... III Project Schedule... III Pengendalian Jadwal... III Penggunaan Teknik dan cara dalam mengendalikan jadwal... III Progress reporting/ laporan progres... III Schedule change control system/sistem pengendalian perubahan jadwal... III-8 v

7 Sistem Manajemen Waktu Proyek (Project Time RANGKUMAN LATIHAN / PENILAIAN MANDIRI Performance measurement... III Project management software... III Variance analysis... III Schedule comparison bar chart... III-9 BAB IV: PENILAIAN HASIL/PROGRESS JADWAL WAKTU PELAKSANAAN PROYEK... IV Umum 4.2. Pengukuran Dan Penilaian Kinerja Secara Berkala... IV Status Schedule Proyek... IV Mekanisme Yang Digunakan... IV-3 RANGKUMAN LATIHAN / PENILAIAN MANDIRI KUNCI JAWABAN DAFTAR PUSTAKA vi

8 Sistem Manajemen Waktu Proyek (Project Time DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1 Contoh Daftar Kegiatan Dengan Hasil Dari Program Software Tertentu... II-4 Tabel 2.2 Contoh Atribut Yang Digunakan Pada Software Tertentu... II-4 Tabel 2.3 Contoh Milestone Chart... II-5 DAFTAR BAGAN Halaman Bagan 4.1 Variance Analysis... IV-3 Bagan 4.2 Corrective Action... IV-4 Bagan 4.3 Schedule Control Flow... IV-4 Bagan 4.4 Progress Monitoring... IV-5 Bagan 4.5 Schedule Assessment... IV-5 DAFTAR DIAGRAM Halaman Diagram 2.1 Precedence diagramming method (PDM)... II-6 Diagram 2.2 Arrow Diagramming Method (ADM)... II-7 Diagram 3.1 Critical Path Methode/ Lintasan Jalur Kritis... III-5 Diagram 3.2 PERT Chart... III-6 Diagram 3.3 Bar Chart/Gant Chart/ Diagram Batang... III-7 Diagram 3.4 Milestone Chart... III-8 Diagram 4.1 Earned Value Analysis... IV-1 Diagram 4.2 Contoh Pert Chart... IV-2 Diagram 4.3 Contoh Bar Chart... IV-3 vii

9 Sistem Manajemen Waktu Proyek (Project Time A. TUJUAN UMUM SPESIFIKASI PELATIHAN Tujuan Umum Pelatihan Pada akhir pelatihan ini peserta diharapkan mampu mengelola pelaksanaan proyek konstruksi bangunan gedung. Tujuan Khusus Pelatihan Pada akhir pelatihan ini peserta diharapkan mampu: 1. Menerapkan Sistem Manajemen Keselamatan Kesehatan Kerja / SMK3 (Safety& Health. 2. Menerapkan Sistem Manajemen Lingkungan (Environmental 3. Menerapkan Sistem Manajemen Keuangan (Financing 4. Menerapkan Sistem Manajemen Ruang Lingkup (Scope 5. Menerapkan Sistem Manajemen Waktu (Time 6. Menerapkan Sistem Manajemen Biaya (Cost 7. Menerapkan Sistem Manajemen Mutu (Quality 8. Menerapkan Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (Human Resources 9. Menerapkan Sistem Manajemen Komunikasi (Communication 10. Menerapkan Sistem Manajemen Pengadaan (Procurement 11. Menerapkan Sistem Manajemen Risiko (Risk 12. Menerapkan Sistem Manajemen Klaim (Claim B. TUJUAN PEMBELAJARAN Kode / Judul Modul : Sistem Manajemen Waktu (Time mempresentasikan unit kompetensi : Menerapkan Sistem Manajemen Waktu (Time. Tujuan Pembelajaran Setelah mempelajari modul, peserta mampu Menerapkan Sistem Manajemen Waktu (Time. Kriteria Penilaian Pada akhir pelatihan peserta mampu : 1. Memberikan kontribusi terhadap penetapan jadwal waktu pelaksanaan proyek 2. Menerapkan dan mengendalikan jadwal waktu pelaksanaan proyek. 3. Menilai hasil / progress jadwal waktu pelaksanaan proyek viii

10 Sistem Manajemen Waktu Proyek (Project Time PANDUAN PEMBELAJARAN A. KUALIFIKASI PENGAJAR / INSTRUKTUR Instruktur harus mampu mengajar, dibuktikan dengan serfitikat TOT (Training of Trainer) atau sejenisnya. Menguasai substansi teknis yang diajarkan secara mendalam. Konsisten mengacu SKKNI dan SLK Pembelajaran modul-modulnya disertai dengan inovasi dan improvisasi yang relevan dengan metodologi yang tepat. B. PENJELASAN SINGKAT MODUL B.1 Modul-modul yang diajarkan di program pelatihan ini : Nomor Modul Kode 1 CMB 01 2 CMB 02 3 CMB 03 4 CMB 04 5 CMB 05 Judul Modul Sistem Manajemen Keselamatan Kesehatan Kerja / SMK3 (Safety & Health Sistem Manajemen Lingkungan (Environmental. Sistem Manajemen Keuangan (Financing Sistem Manajemen Ruang Lingkup (Scope. Sistem Manajemen Waktu (Time. 6 CMB 06 Sistem Manajemen Biaya (Cost. 7 CMB 07 Sistem Manajemen Mutu (Quality 8 CMB 08 9 CMB CMB 10 Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (HR Sistem Manajemen Komunikasi (Communication Sistem Manajemen Pengadaan (Procurement 11 CMB 11 Sistem Manajemen Risiko (Risk 12 CMB 12 Sistem Manajemen Klaim (Claim ix

11 Sistem Manajemen Waktu Proyek (Project Time B.2 Uraian Modul Seri / Judul : CMB-05 / Sistem Manajemen Waktu (Time Deskripsi Modul Sistem Manajemen Waktu (Time merupakan salah satu modul untuk membekali seorang Ahli Muda Manajemen Konstruksi Bangunan Gedung (Construction Management Of Buildings) dengan harapan dapat : Memberikan kontribusi terhadap penetapan jadwal waktu pelaksanaan proyek, Menerapkan dan mengendalikan jadwal waktu pelaksanaan proyek, Menilai hasil / progress jadwal waktu pelaksanaan proyek. C. PROSES PEMBELAJARAN KEGIATAN INSTRUKTUR KEGIATAN PESERTA PENDUKUNG 1. Ceramah : Pembukaan/ Bab I, Pendahuluan Menjelaskan tujuan instruksional umum(tiu) dan Tujuan instruksional khusus (TIK) Menjelaskan maksud dan tujuan menerapkan sistem manajemen waktu. Menjelaskan pengertian menerapkan sistem manajemen waktu. Waktu : 5 menit 2. Ceramah / Demonstrasi : Bab II, Penetapan jadwal waktu pelaksanaan proyek Memberikan penjelasan, uraian atau-pun bahasan mengenai : Definisi, Karakteristik & Jenis Kegiatan Dari Works Breakdown Structure (WBS) Penggunaan Peralatan Dan Teknik-Teknik Alokasi Sumber Daya Mengikuti penjelasan TIU dan TIK dengan tekun dan aktif Mengikuti penjelasan maksud dan tujuan menerapkan sistem manajemen waktu. Mengikuti penjelasan pengertian menerapkan sistem manajemen waktu. Mengajukan pertanyaan apabila ada yang kurang jelas. Mengikuti penjelasan, uraian atau bahasan instruktur dengan tekun dan aktif. Mengajukan pertanyaan apabila ada yang kurang jelas. OHT LCD OHT LCD Waktu : 70 menit x

12 Sistem Manajemen Waktu Proyek (Project Time 3. Ceramah / Demonstrasi : Bab III, Penerapan dan pengendalian jadwal waktu pelaksanaan proyek Memberikan penjelasan, uraian atau-pun bahasan mengenai : Penetapan Durasi Penetapan Jadwal Monitor dan Pengendalian jadwal Waktu : 75 menit 4. Ceramah / Demonstrasi : Bab IV, Penilaian hasil/progress jadwal waktu pelaksanaan proyek Memberikan penjelasan, uraian atau-pun bahasan mengenai : Pengukuran Dan Penilaian Kinerja Secara Periodik Status schedule proyek Mekanisme-mekanisme yang digunakan Waktu : 80 menit Mengikuti penjelasan, uraian atau bahasan instruktur dengan tekun dan aktif. Mengajukan pertanyaan apabila ada yang kurang jelas. Mengikuti penjelasan, uraian atau bahasan instruktur dengan tekun dan aktif. Mengajukan pertanyaan apabila ada yang kurang jelas. OHT LCD OHT LCD xi

13 Sistem Manajemen Waktu Proyek (Project Time BAB I Pendahuluan BAB I PENDAHULUAN 1.1. UMUM Modul CMB-05: Sistem Manajemen Waktu (Time mempresentasikan salah satu unit kompetensi dari program pelatihan Ahli Muda Manajemen Konstruksi Bangunan Gedung (Construction Management Of Buildings) Sebagai salah satu unsur, maka pembahasannya selalu memperhatikan unsurunsur lainnya, sehingga terjamin keterpaduan dan saling mengisi tetapi tidak terjadi tumpang tindih (overlapping) terhadap unit-unit kompetensi lainnya yang dipresentasikan sebagai modul-modul relevan, Definisi, Karakteristik & jenis kegiatan termasuk besaran dan prioritasnya dapat diketahui dari work breakdown structure (WBS), Penggunaan peralatan dan teknik-teknik dapat membantu menentukan dan meng-integrasikan kegiatan yang ada pada daftar kegiatan menjadi berurutan sesuai dengan karakteristik dan prioritas kegiatan, Bersama tim menetapkan alokasi sumberdaya sesuai dengan kebutuhan & persyaratan kegiatan (besaran kegiatan, produktivitas dan ketersediaan sumberdaya) yang akan mempengaruhi durasi kegiatan, Durasi yang ditetapkan oleh strategi proyek dan ketersediaan sumberdaya proyek akan menjadi acuan sebagai schedule baseline, Jadwal yang telah ditetapkan akan menjadi acuan sebagai schedule baseline dan dilaksanakan sesuai rencana, Jadwal dimonitor dan dikendalikan sesuai target rencana (schedule baseline). Adanya perubahan diusahakan tetap pada kerangka Baseline, Kinerja diukur dan dinilai secara periodik dengan membedakan & membandingkan antara realisasi kemajuan pekerjaan (EV) terhadap Rencana pekerjaan (PV) yang menghasilkan Schedule Variance (SV =0) dan Schedule Performance Index (SPI=1), Status shedule proyek saat ini, dan faktor yang mempengaruhi adanya perubahan jadwal ditetapkan, Mekanisme-mekanisme yang digunakan untuk merekam, dan melaporkan kemajuan pekerjaan yang berkaitan dengan jadwal ditetapkan Adapun unit-unit kompetensi untuk mendukung kinerja efektif yang diperlukan kualifikasi Ahli Muda Manajemen Konstruksi Bangunan Gedung (Construction Management Of Buildings) sebagai berikut : I - 1

14 Sistem Manajemen Waktu Proyek (Project Time BAB I Pendahuluan KELOMPOK KOMPETENSI UMUM : NO. KODE UNIT JUDUL UNIT KOMPETENSI Menerapkan Sistem Manajemen 1. INA Keselamatan Kesehatan Kerja Proyek /SMK3 (Project Safety & Health 2. INA Menerapkan Sistem Manajemen Lingkungan Proyek (Project Environmental 3. INA Menerapkan Sistem Manajemen Keuangan Proyek (Project Financing KELOMPOK KOMPETENSI INTI : NO. Kode Unit Judul Unit Kompetensi Menerapkan Sistem Manajemen Ruang 4. INA Lingkup Proyek (Project Scope Menerapkan Sistem Manajemen 5. INA Waktu Proyek (Project Time 6. INA INA Menerapkan Sistem Manajemen Biaya Proyek (Project Cost Menerapkan Sistem Manajemen Mutu Proyek (Project Quality Menerapkan Sistem Manajemen 8. INA Sumber Daya Manusia Proyek (Project Human Resources Menerapkan Sistem Manajemen 9. INA Komunikasi Proyek Communication (Project Menerapkan Sistem Manajemen 10. INA Pengadaan Proyek Procurement (Project I - 2

15 Sistem Manajemen Waktu Proyek (Project Time BAB I Pendahuluan KELOMPOK KOMPETENSI KHUSUS : NO. Kode Unit Judul Unit Kompetensi 11. INA Menerapkan Sistem Manajemen Risiko Proyek (Project Risk 12. INA Menerapkan Sistem Manajemen Klim Proyek (project Claim 1.2. RINGKASAN MODUL Ringkasan modul ini disusun konsisten dengan tuntunan atau isi unit kompetensi ada judul unit, elemen kompetensi dan KUK (Kriteria Unjuk Kerja) dengan uraian sebagai berikut: a. Judul unit : Sebuah unit mengacu kepada kebutuhan kompetensi yang apabila digunakan dalam suatu situasi kerja secara logika dapat berdiri sendiri, judul / title unit dapat diungkapkan dalam istilah hasil yang harus dicapai (biasanya menggunakan kata kerja operasional) b. Deskripsi unit : Merupakan informasi tambahan terhadap judul unit yang menjelaskan atau mendeskripsikan pengetahuan, ketrampilan, dan sikap perilaku kerja yang dibutuhkan dalam rangka mencapai standar kompetensi seperti yang diungkapkan dalam judul unit. c. Elemen kompetensi : Mengidentifikasikan tugas-tugas yang harus dikerjakan untuk mencapai kompetensi berupa pernyataan yang menunjukkan komponen-komponen pendukung unit kompetensi. d. Kriteria unjuk kerja : Menggambarkan kegiatan yang harus dikerjakan untuk memperagakan kompetensi secara jelas dan terukur disetiap elemen, apa yang harus dikerjakan pada waktu dinilai dan apakah syarat-syarat dari elemen dipenuhi (berbentuk kalimat pasif dan berfungsi alat penilaian) Adapun unit kompetensi yang dipresentasikan dalam modul ini sebagai berikut: I - 3

16 Sistem Manajemen Waktu Proyek (Project Time BAB I Pendahuluan 1. KODE UNIT : INA JUDUL UNIT : Menerapkan Sistem Manajemen Waktu Proyek (Project Time 3. DESKRIPSI UNIT : Unit kompetensi ini mencakup pengetahuan, keterampilan dan sikap perilaku yang diperlukan untuk mampu menerapkan Keahlian dalam Manajemen Waktu Proyek (Project Time. ELEMEN KOMPETENSI 1. Memberikan kontribusi terhadap penetapan jadwal waktu pelaksanaan proyek 2. Menerapkan dan mengendalikan jadwal waktu pelaksanaan proyek KRITERIA UNJUK KERJA 1.1 Definisi, Karakteristik & jenis kegiatan termasuk besaran dan prioritasnya dapat diketahui dari work breakdown structure (WBS) 1.2 Penggunaan peralatan dan teknikteknik dapat membantu menentukan dan meng-integrasikan kegiatan yang ada pada daftar kegiatan menjadi berurutan sesuai dengan karakteristik dan prioritas kegiatan. 1.3 Bersama tim menetapkan alokasi sumberdaya sesuai dengan kebutuhan & persyaratan kegiatan (besaran kegiatan, produktivitas dan ketersediaan sumberdaya) yang akan mempengaruhi durasi kegiatan. 2.1 Durasi yang ditetapkan oleh strategi proyek dan ketersediaan sumberdaya proyek akan menjadi acuan sebagai schedule baseline. 2.2 Jadwal yang telah ditetapkan akan menjadi acuan sebagai schedule baseline dan dilaksanakan sesuai rencana. I - 4

17 Sistem Manajemen Waktu Proyek (Project Time ELEMEN KOMPETENSI 3. Menilai hasil / progress jadwal waktu pelaksanaan proyek KRITERIA UNJUK KERJA BAB I Pendahuluan 2.3 Jadwal dimonitor dan dikendalikan sesuai target rencana (schedule baseline) Adanya perubahan diusahakan tetap pada kerangka Baseline. 3.1 Kinerja diukur dan dinilai secara periodik dengan membedakan & membandingkan antara realisasi kemajuan pekerjaan (EV) terhadap Rencana pekerjaan (PV) yang menghasilkan Schedule Variance (SV =0) dan Schedule Performance Index (SPI=1). 3.2 Status shedule proyek saat ini, dan faktor yang mempengaruhi adanya perubahan jadwal ditetapkan 3.3 Mekanisme-mekanisme yang digunakan untuk merekam, dan melaporkan kemajuan pekerjaan yang berkaitan dengan jadwal ditetapkan. Sewaktu menulis dan menguraikan isi modul secara detail betul-betul konsisten mengacu tuntutan elemen kompetensi dan masing-masing KUK (Kriteria Unjuk kerja) yang sudah dianalisis indikator kinerja / keberhasilan (IUK) Berangkat dari IUK (Indikator Unjuk kerja/keberhasilan) yang pada dasarnya sebagai tolok ukur alat penilaian, diharapkan uraian detail setiap modul pelatihan berbasis kompetensi betul-betul menguraikan pengetahuan keterampilan dan sikap kerja yang mendukung terwujudnya IUK sehingga, dapat dipergunakan untuk melatih tenaga kerja yang hasilnya jelas, lugas dan terukur BATASAN / RENTANG VARIABEL Adapun batasan atau rentang variable untuk unit kompetensi ini adalah : 1. Kompetensi ini diterapkan dalam tim kerja pelaksana pekerjaan 2. Dokumen kontrak harus tersedia secara lengkap 3. Daftar kegiatan tersedia I - 5

18 Sistem Manajemen Waktu Proyek (Project Time BAB I Pendahuluan 4. Menggunakan perangkat lunak setara / software (Microsoft project 2007/Primavera 6/Artemis 7) 1.4. PANDUAN PENILAIAN Untuk membantu menginterpresentasikan dan menilai unit kompetensi dengan mengkhususkan petunjuk nyata yang perlu dikumpulkan untuk memperagakan kompetensi sesuai tingkat kecakapan yang digambarkan dalam sikap kriteria unjuk kerja yang meliputi : - Pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja yang dibutuhkan untuk seseorang dinyatakan kompeten pada tingkatan tertetu. - Ruang lingkup pengujian menyatakan dimana, bagaimana dan dengan metode apa pengujian seharusnya dilakukan. - Aspek penting dari pengujian menjelaskan hal-hal pokok dari pengujian dan kunci pokok yang perlu dilihat pada waktu pengujian Kualifikasi Penilaian a. Penilaian harus kompeten paling tidak tentang unit-unit kompetensi sebagai assesor (penilai) antara lain : Merencanakan penilaian, termasuk mengembangkan MUK (Materi Uji Kompetensi) Melaksankan penilaian dan Mereview Penilaian. b. Penilaian juga harus kompeten tentang teknis substansi dari unit-unit yang akan didemonstrasi dan bila ada syarat-syarat industri perusahaannya lainnya muncul bias disyartkan untuk : Mengetahui praktek-praktek / kebiasaan industri / perusahaan yang ada sekarang dalam pekerjaan atau peranan yang kinerjanya sedang dinilai. Memperaktekkan kecakapan inter-personal seperlunya yang diperukan dalam proses penilaian. c. Rincian Opsi-opsi untuk menggunakan penilai yang memenuhi syarat dalam berbagai konteks tempat kerja dan institusi. Opsi-opsi tersebut termasuk : I - 6

19 Sistem Manajemen Waktu Proyek (Project Time BAB I Pendahuluan Penilai di tempat kerja yang kompeten substansi yang relevan dan dituntut memiliki pengetahuan tentang praktek-praktek / kebiasaan industri / perusahaan yang ada sekarang Suatu panel penilai yang didalmnya termasuk paling sedikit satu orang yang kompeten dalam kompetensi subtansial yang relevan Pengawas tempat kerja dengan kompetensi dan pengalaman subtansial yang relevan yang disarankan oleh penilai eksternal yang kompeten menurut standar penilai Ikhtisar (gambaran umum) tentang proses untuk mengembangkan sumber daya penilaian berdasar pada Standar Kompetensi Kerja (SKK) perlu dipertimbangkan untuk memasukan sebuah flowchart padapross tersebut Sumber daya penilaian harus divalidasi untuk menjamin bahwa penilaian dapat mengumpulkan informasi yang cukup valid dan terpercaya untuk membuat keputusan penilaian berdasar standar kompetensi. Adapun acuan untuk melakukan penilaian yang tertuang dalam SKKNI adalah sebagai berikut : Pengetahuan, keterampilan dan sikap perilaku untuk mendemonstrasikan kompetensi terdiri dari : 1. Dokumen kontrak. 2. Barchart/gant chart. 3. Network analisis 4. Compresi (Crashing/Fast tracking). 5. Estimasi sumberdaya dan produktifitasnya 6. Metode kerja dan pelaksanaannya Konteks Penilaian 1. Penilaian harus mencakup melakukan peragaan memperagakan dan mempraktekkan dalam pekerjaan sebenarnya. 2. Unit ini dapat dinilai di dalam maupun di luar tempat kerja yang menyangkut pengetahuan teori. 3. Unit ini harus didukung oleh serangkaian metode untuk menilai pengetahuan dan ketrampilan yang ditetapkan dalam Materi Uji Kompetensi (MUK). I - 7

20 Sistem Manajemen Waktu Proyek (Project Time BAB I Pendahuluan Aspek Penting Penilaian 1. Ketelitian dan kecermatan dalam pengendalian jadwal. 2. Menilai hasil progres 3. Kemampuan menerapkan klausul dan ketentuan yang tertuang dalam dokumen kontrak untuk diterapkan dalam pelaksanaan pekerjaan SUMBER DAYA PEMBELAJARAN Sumber daya pembelajaran di kelompokkan menjadi 3 (tiga) yaitu : a. Sumber daya pembelajaran teori : - OHT dan OHP (Over Head Projector) atau LCD dan Lap top. - Ruang kelas lengkap dengan fasilitasnya. - Materi pembelajaran. - Fasilitator. b. Sumber daya pembelajaran praktek : - PC/ Lap top bagi yang familiar dengan komputer atau kalkulator bagi yang tidak familiar dengan computer. - Alat tulis, kertas dan lain-lain yang diperlukan untuk membantu peserta pelatihan dalam menghitung dan merencanakan manajemen konstruksi bangunan gedung. c. Sumber daya manusia/kualifikasi Pengajar/Instruktur : seperti yang dijelaskan pada Panduan Pembelajaran halaman viii. - Kualifikasi Instruktur harus mampu mengajar, dibuktikan dengan serfitikat TOT (Training of Trainer) atau sertifikat keahlian atau sejenisnya. - Menguasai substansi teknis yang diajarkan secara mendalam. I - 8

21 BAB II Perencanaan Jadwal Waktu Proyek BAB II PERENCANAAN JADWAL WAKTU PROYEK 2.1. UMUM Setiap proyek memiliki target waktu yang harus dicapai, dimana pada saat saat tertentu sasaran tersebut diharapkan dapat diperoleh oleh sponsor yang membiayainya, menurut PMBOK A Guide to the Project Management Body of Knowledge manajemen waktu mencakup Activity Definition/definisi kegiatan, Activity Sequencing/urutan kegiatan, Activity Duration Estimating/ estimasi durasi kegiatan, Schedule Development/ pengembangan jadwal, dan Schedule control/pengendalian jadwal. Untuk dapat memperkirakan durasi pengerjaan sebuat proyek, biasanya didefinisikan terlebih dahulu langkah langkah atau task apa saja yang harus dilakukan. Kemudian terhadap masing masing langkah tersebut dapat diperkirakan berapa lama durasi waktu yang diperlukan secara normal dengan melihat keterbatasan sumber daya yang dimiliki. Kemudian ditentukan interdepensi atau hubungan keterkaitan diantaranya, untuk melihat langkah langkah apa saja yang harus dilakukan lebih dahulu, hal hal apa yang dapat dilakukan secara simultan, hal hal apa yang harus menunggu tersedianya input tertentu dan lain sebagainya DEFINISI DAN KARAKTERISTIK PEKERJAAN Melibatkan pengidentifikasian dan dokumentasi pekerjaan yang telah direncanakan untuk dilaksanakan. Prosesnya meng identifikasi deliverables pada level paling bawah dalam WBS, juga disebut work package. Work package direncanakan kedalam komponen yang lebih kecil yang disebut Jadwal kegiatan sebagai dasar estimating, scheduling, executing, monitoring & controling pekerjaan proyek. Terkandung di dalam proses ini adalah pentingnya menggambarkan suatu kegiatan seperti yang dimaksud bahwa sasaran hasil proyek akan tercapai Input/masukan untuk Mendefinisikan Kegiatan : a. Faktor lingkungan perusahaann yang lebih luas, b. Proses yang dimiliki Perusahaan/Instansi. c. Pernyataan Lingkup Proyek. d. WBS. e. WBS Dictionary. f. Rencana Manajemen Proyek. II-1

22 BAB II Perencanaan Jadwal Waktu Proyek 2.3. PENGGUNAAN TEKNIK DAN CARA MENDEFINISIKAN KEGIATAN Decomposition/ Mengurai Cara decomposition/mengurai, seperti yang telah diaplikasikan pada activity definition/definisi kegiatan, melibatkan pembagian paket pekerjaan menjadi lebih kecil, mudah dikelola juga disebut schedule activities/jadwal kegiatan. Daftar kegiatan, WBS, WBS dictionary bisa dikembangkan secara berurutan atau bersamaan, dengan WBS dan WBS dictionary yang dipakai sebagai dasar pengembangan akhir daftar kegiatan. Activity definition sering dilaksanakan oleh anggota tim proyek yang bertanggung jawab terhadap paket pekerjaan Templates/ bentuk/ formulir Standar daftar kegiatan atau porsi dari suatu daftar kegiatan proyek sebelumnya sering digunakan sebagai tamplate untuk proyek baru. Terkait dengan informasi atribut kegiatan didalam tamplate bisa juga berisi daftar kemampuan sumberdaya dan jam yang dibutuhkannya, mengenali risiko, perkiraan deliverable/hasil serahan, dan rincian informasi lain. Tamplate juga bisa digunakan untuk mengidentifikasi jenis schedule milestones Rolling Wave Planning (detail pekerjaan secara bertahap) WBS dan WBS dictionary mencerminkan evolusi project scope menjadi lebih detail hingga ketingkat pencapaian paket pekerjaan. Rolling wave planning adalah format dari rencana pengembangan yang progresif dimana pekerjaan yang diselesaikan dalam waktu dekat direncanakan secara detail pada WBS tingkat bawah, sementara pekerjaan yang masih jauh/yang akan datang direncanakan pada WBS komponen tingkat diatas. Pekerjaan dilaksanakan dengan satu atau dua periode laporan Kebijakan Pakar (seorang ahli/konsultan) Anggota tim proyek atau ahli lain yang berpengalaman dan memiliki kemampuan didalam pengembangan project scope statement secara rinci, mengerti WBS, schedule proyek dapat menyediakan keahliannya dalam menggambarkan kegiatan. II-2

23 BAB II Perencanaan Jadwal Waktu Proyek Planning Component (Komponen perencanaan) Tersedia pembagian suatu pencabangan WBS kebawah hingga ketingkat paket pekerjaan ketika adanya ketidak cukupan definisi project scope. Ada dua komponen perencanaan : Control account : Komponen khusus pada tingkatan tertentu. Pengendalianya digunakan sebagai dasar perencanaan ketika yang terkait dengan paket pekerjaan belum direncanakan. Semua pekerjaan yang dilaksanakan pada control account didokumentasikan dalam control account plan Planning Package : Adalah komponen WBS dibawah control account, tetapi diatas paket pekerjaan. Komponen ini digunakan untuk perencanaan pekerjaan yang dikenal schedule kegiatan yang belum rinci OUTPUT/ KELUARAN DARI DEFINISI KEGIATAN Daftar Kegiatan Adalah daftar aktivitas menyeluruh termasuk semua schedule aktivitas yang direncanakan dan dilaksanakan pada proyek. Daftar aktivitas tidak termasuk schedule aktivitas yang tidak diperlukan pada bagian dari scope proyek. Daftar aktivitas lihat Tabel 2.1 meliputi kegiatan dari hasil identifikasi dan scope yang diuraikan pada setiap schedule aktivitas yang kurang detail untuk memastikan bahwa anggota tim memahami pekerjaan yang harus dilakukan. Schedule aktivitas adalah komponen terpisah dari schedule proyek tetapi bukan komponen WBS II-3

24 BAB II Perencanaan Jadwal Waktu Proyek Tabel 2.1 Contoh Daftar Kegiatan dengan hasil dari program Software tertentu Atributes Kegiatan Adalah mengindikasikan beberapa attribute yang terkait dengan setiap schedule aktivitas. Termasuk meng-identifikasi aktivitas, kode aktivitas, deskripsi aktivitas, aktivitas yang mendahului, aktivitas yang mengikutinya, hubungan secara logik, jeda waktu didepan dan dibelakang, persyaratan sumberdaya, penetapan tanggal, batasan, asumsi asumsi, penanggung jawab, lokasi proyek, jenis schedule aktivitas dan lain lain. Digunakan untuk pengembangan schedule proyek dan memilih, memerintah, menyingkat perencanaan schedule aktivitas diberbagai cara untuk tujuan kecepatan dan ketepatan laporan sesuai modelnya. Tabel 2.2 Contoh Atribut yang digunakan pada Software tertentu II-4

25 BAB II Perencanaan Jadwal Waktu Proyek Milestone List Daftar schedule milestone yang mengidentifikasikan semua milestone dan apakah milestone wajib (diperlukan oleh kontrak) atau pilihan ( berdasarkan informasi proyek lama). Daftar milestone adalah komponen project management plan dan milestone digunakan pada schedule model. Milestone adalah Peristiwa yang diperlukan untuk bagian dari urutan aktivitas, untuk memastikan bahwa kebutuhan dalam memenuhi milstone(s) terpenuhi dengan tidak memiliki durasi (nol) lihat table 2.3 Tabel 2.3 Contoh Milestone Chart MILESTONE LIST & CHART Contract Award EVENT JAN FEB MAR APR MAY JUN JUL AUG Specification Review Design Review Value Engineering Site Preparation Quality Planning DATA DATE Permintaan Perubahan Proses activity definition dapat menimbulkan permintaan perubahan yang akan berdampak pada project scope statement dan WBS. Permintaan perubahan diproses untuk meriview dan mendisposisi melaui proses Integrated Change Control. II-5

26 BAB II Perencanaan Jadwal Waktu Proyek 2.5. PENGGUNAAN TEKNIK & CARA MENGHUBUNGKAN KEGIATAN Precedence diagramming method (PDM) Metode yang menggunakan kotak atau rectangel sebagai Node dan sebagai aktivitas kemudian dihubungkannya dengan anak panah yang menunjukkan ketergantungan lihat diagram 2.1. Diagram 2.1 Precedence diagramming method (PDM) ES EF ES LS Activity Name EF LF LS ES Activity Name Activity Name LF EF ES Activity Name EF ES LS Activity Name EF LF LS LF LS LF AON : Activity On Node Arrow Diagramming Method (ADM) Metode yang menggunakan Anak panah sebagai aktivitas dan menghubungkannya dengan panah yang menunjukkan ketergantungan lihat diagram 2.2. Meskipun kurang lazim dibanding dengan PDM akan tetapi teorinya masih digunakan dalam mengajarkan schedule network di beberapa aplikasi areas. ADM hanya menggunakan jenis ketergantungan finish to start dan dapat dipakai untuk Dummy atau yang disebut aktivitas dummy, yang biasanya digambarkan dengan garis strip. Pada kegiatan dummy tidak menggambarkan schedule aktivitas, maka tidak ada isinya dan nilainya durasi Zero. II-6

27 BAB II Perencanaan Jadwal Waktu Proyek Diagram 2.2 Arrow Diagramming Method (ADM) Start A B C D E F Finish AOA : Activity On Arrow Schedule network tamplates Project schedule network diagram template bisa digunakan untuk mempercepat persiapan network dari aktivitas schedule proyek. Bisa termasuk seluruh proyek atau hanya bagian tertentu. Bagian Schedule diagram network proyek sering digunakan sebagai sub network atau fragment network. Contohnya: lantai pada high rise office building Dependency determination (Ketergantungan) Ada tiga jenis ketergantungan yang digunakan untuk menggambarkan urutan kegiatan : Mandatory dependencies Ketergantungan Wajib yang tidak bisa dipisahkan dari wujud pekerjaan yang telah dilakukan. Ketergantungan wajib adalah juga dinamakan Hard Logic. Discretionary dependencies Ketergantungan tidak wajib, biasanya ditentukan oleh tim proyek. Mempunyai kepedulian (dan secara penuh di-dokumentasikan), Pada umumnya digambarkan berdasar pada pengetahuan : Best practise, dan yang tidak umum, dan biasanya dinamakan Prefered logic, Preferential logic, atau shoft logic. II-7

28 BAB II Perencanaan Jadwal Waktu Proyek External dependencies Ketergantungan eksternal yang melibatkan suatu hubungan antar aktivitas proyek dan yang bukan aktivitas proyek Applying leads and lags Tim manajemen proyek menetapkan ketergantungan mungkin memerlukan lead atau lag dalam mengakuratkan hubungan secara logic. Yang terkait dengan asumsi selalu didokumentasikan. Lead membolehkan percepatan kegiatan yang mengikutinya (-lag). Sedangkan Lag diarahkan pada perlambatan kegiatan yang mengikutinya. (+lag) ALOKASI SUMBER DAYA Estimasi Sumberdaya (Tenaga kerja, Peralatan, material) dan Quantity, kapan dan berapa jumlah yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan. Dikoordinasikan dengan proses Cost Estimating Dengan masukan : Daftar Kegiatan dan atribut kegiatan, Ketersediaan sumberdaya, Rencana Manajemen Proyek dengan Keluaran : Persyaratan sumberdaya kegiatan, Uraian Sumberdaya, Kalender sumberdaya. II-8

29 BAB II Perencanaan Jadwal Waktu Proyek RANGKUMAN Merencanakan waktu/jadwal proyek berarti harus mendefinisikan kegaitan dahulu yang keluarannya adalah Daftar Kegiatan, kemudian dihubungkan sesuai dengan ketergantungannya, dan dibebankan sumberdaya yang memiliki produktifitas / kapasitas dan alokasi waktu. Sebagai masukan/input dari mendefinisikan kegiatan adalah : a. Faktor lingkungan perusahaann yang lebih luas, b. Proses yang dimiliki Perusahaan/Instansi. c. Pernyataan Lingkup Proyek. d. WBS. e. WBS Dictionary. f. Rencana Manajemen Proyek. Diproses menggunakan Teknik dan Cara sebagai berikut : a. Mengurai kegiatan/decomposisi. b. Menggunakan Format/tamplate. c. Dengan alternatif Rolling wave planning. d. Menggunakan kebijakan pakar/konsultan. e. Dengan planning komponen. Output/keluaran dari mendefinisikan Kegiatan adalah : a. Daftar Kegiatan. b. Atribut kegiatan. c. Milestone list. d. Permintaan perubahan. Dilanjutkan dengan menghubungkan antar kegiatan dengan menggunakan Teknik dan Cara sebagai berikut : a. Menggunakan model Precedence diagram method (PDM). b. Menggunakan Arrow diagram method (ADM). c. Schedule network tamplates. d. Penetapan Ketergantungan. e. Menerapkan Leads dan lags. II-9

30 BAB II Perencanaan Jadwal Waktu Proyek Menetapkan sumberdaya dengan masukan /input (a) daftar kegiatan, (b) atribut kegiatan, (c) ketersediaan sumberdaya, (d) rencana manajemen proyek, dan keluaran/outputnya adalah (a) persyaratan sumberdaya kegiatan, (b) Uraian sumberdaya, (c) kelender sumbsrdaya. II-10

31 BAB II Perencanaan Jadwal Waktu Proyek ELEMEN KOMPETENSI & KRITERIA UNJUK KERJA (KUK) 1. Memberikan kontribusi terhadap penetapan jadwal waktu pelaksanaan proyek 1 Definisi, Karakteristik & jenis kegiatan termasuk besaran dan prioritasnya dapat diketahui dari work breakdown structure (WBS) 2 Penggunaan peralatan dan teknik-teknik dapat membantu menentukan dan meng-integrasikan kegiatan yang ada pada daftar kegiatan menjadi berurutan sesuai dengan karakteristik dan prioritas kegiatan. 3 Bersama tim menetapkan alokasi sumberdaya sesuai dengan kebutuhan & persyaratan kegiatan (besaran kegiatan, produktivitas dan ketersediaan sumberdaya) yang akan mempengaruhi durasi kegiatan. LATIHAN / PENILAIAN MANDIRI 1. Mengapa kegiatan perlu didefinisikan? 2. Apa manfaat WBS terhadap kegiatan Proyek? 3. Apa tindakan anda bila secara hirarqi harusnya ada kegiatan tetapi tidak termasuk pada lingkup anda. 1. Apa tugas selanjutnya setelah membuat daftar kegiatan? 2. Persyaratan apa didalam menghubungan kegiatan? 3. Apa yang dimaksud dengan Hard logic dan soft logic? 1. Ada berapa sumberdaya yang akan dibebankan pada kegiatan? 2. Apa pengaruh Ketersediaan sumberdaya terhadap jadwal? 3. Bagaimana akibatnya bila pelaksanaan sumberdaya tidak sesuai dengan rencana sumberdaya? II-11

32 BAB III Penerapan dan Pengendalian Jadwal Waktu Proyek BAB III PENERAPAN DAN PENGENDALIAN JADWAL WAKTU PROYEK 3.1. UMUM Proses mengestimasi jumlah durasi schedule activitas menggunakan informasi jadwal aktivitas sesuai scope of work, jenis & jumlah sumberdaya, penanggalan ketersediaan sumberdaya dan kemudian pengembangan jangka waktu/durasi sebagai masukan terhadap jadwal/ schedule. Masukan untuk perkiraan dari jangka waktu proyek secara khas didapat dari seseorang atau group didalam tim proyek yang telah familiar/ahli terhadap sifat dari kegiatan khusus tersebut. Estimasi jangka waktu/durasi bisa di diasumsikan semakin lebih akurat dan kualitasnya lebih baik. Proses mengestimasi jumlah durasi schedule aktivitas membutuhkan estimasi productivity, jumlah sumberdaya yang digunakan untuk menyelesaikannya, dan jumlah waktu pelaksanaan yang ditetapkan. Dan semua asumsi untuk menunjang estimasi jangka waktu/durasi di dokumentasikan pada setiap estimasi durasi aktivitas. Mengestimasi jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan schedule aktivitas dapat menggunakan pertimbangan waktu yang lalu sebagai persyaratan pada jenis pekerjaan khusus PENGGUNAAN TEKNIK DAN CARA DALAM MENETAPAN DURASI Kebijakan Pakar Activity duration sulit di estimate sebab banyak factor yang mempengaruhinya, seperti tingkat dan productifity sumberdaya. Expert judgment/ kebijakan pakar, seperti informasi terdahulu bila memungkinkan dapat digunakan sebagai acuan. Secara individu dari anggota tim proyek bisa memberikan informasi estimasi jangka waktu/durasi atau memberikan rekomendasi pengalaman proyek terdahulu. Jika keahlian ini tidak didapat maka estimasi jangka waktu akan tidak ada kepastian dan berisko. III-1

33 BAB III Penerapan dan Pengendalian Jadwal Waktu Proyek Analogous estimating Analogous duration estimating artinya menggunakan durasi yang ada pada proyek sebelumnya, karena schedule activity yang mirip bisa digunakan untuk mengestimasi durasi pada schedule aktivitas yang akan datang. Biasanya sering dipakai ketika informasi kurang rinci. Dan Analogous Estimating menggunakan historical information dan Expert Judgment Parametric estimating Sebagai dasar untuk mengestimasi jangka waktu bisa ditetapkan secara kuantitatif yaitu dengan mengalikan kuantitas pekerjaan yang akan dikerjakan dengan productivity rate. Contoh : productivity rate bisa diestimasikan pada project design dengan jumlah lembar gambar yang diselesaikan dikalikan berapa jam Drafter per lembar gambar. Atau hasil pemasangan kabel dalam meter dikalikan jam kerja orang per meter Three-point Estimates Akurasi dari activity duration estimate dapat ditingkatkan dengan penyesuaian banyaknya risiko dalam estimasi yang sebenarnya. Dengan cara Three-point Estimate dapat digunakan sebagai dasar dalam menetapkan tiga jenis estimasi yaitu : Most likely. Durasi dari schedule activity diberikan sumberdaya hampir sesuai dengan penempatan, productivitynya, harapan ketersediaan untuk schedule activity cukup realistik, ketergantungan pada para pihak dan biasanya sudah ada di database perusahaannya. Optimistic. Activity duration berdasarkan best-case scenario apa yang telah dijelaskan pada most likely estimate. Pissimistic. Activity duration berdasarkan pada worst-case scenario dari apa yang telah dijelaskan pada most likely estimate. III-2

34 BAB III Penerapan dan Pengendalian Jadwal Waktu Proyek Reserve Analysis Tim proyek bisa memilih untuk menyatukan waktu tambahan yang dikenal sebagai cadangan ketidaktentuan, cadangan waktu atau penunjang kedalam semua schedule proyek sebagai risiko schedule. Bisa berbentuk prosentase dari estimated activity duration, jumlah waktu yang sudah pasti, atau yang dikembangkan dengan quantitative schedule risk analysis Bisa digunakan sebagian atau secara lengkap, atau nantinya dapat dikurangi atau tidak digunakan akibat dari ketersediaan informasi yang menjadi pasti. Contingency reserve di dokumentasikan sepanjang terkait dengan asumsi dan data lain PENETAPAN JADWAL Proses berulang didalam menentukan tanggal start dan finish dari suatu aktivitas/kegiatan proyek. Jika tanggal start dan finish tidaklah realistis, maka proyek tidak mungkin akan selesai sesuai jadwal yang diharapkan. Didalam Schedule development, duration estimates dan resource estimates selalu direview dan direvisi untuk menciptakan approved project schedule yang berguna untuk mengendalikan progress. Schedule development dilakukan terus menerus selama proyek berjalan sebagai kemajuan pekerjaan, perubahan project management plan, dan mengantisipasi terjadinya risiko atau munculnya risiko baru Masukan/ input didalam menetapkan jadwal Proses yang dimiliki Perusahaan/Instansi Mungkin memiliki beberapa item aset yang dapat dipakai dalam schedule development, seperti project calendar ( suatu kalendar hari kerja atau shift yang menetapkan tanggal schedule activity dikerjakan, dan hari tidak kerja yang mana schedule activities are idle) Pernyataan Lingkup Proyek Terdiri dari asumsi dan constraint yang bisa berdampak pada pengembangan project schedule. III-3

35 BAB III Penerapan dan Pengendalian Jadwal Waktu Proyek Assumptions : adalah faktor yang terkait dengan schedule, di dokumentasikan, dipakai untuk tujuan pengembangan schedule, disesuaikan menjadi lebih benar, nyata atau pasti. Constraint : adalah faktor yang akan membatasi pilihan dari project management team pada waktu melakukan schedule network analysis. Ada 2 kategori time constraint untuk disesuaikan pada waktu pengembangan schedule : 1) Start No Ealier than dan Finish No Later Than Date constraint termasuk harus sesuai dengan tanggal ditetapkan pada kontrak, suatu market window pada technology project, batasan suaca pada kegiatan diluar, pemenuhan pemerintah yang diamanatkan dengan penyelesaian sengketa dengan penengahan kembali, pengiriman material dari para pihak tidak sesuai project schedule. 2) Project Sponsor, Project customer, atau stakeholder lain sering mendikte atas peristiwa kunci atau major milestone yang berdampak pada penyelesaian sesuai tanggal yang ditetapkan Menggunakan Teknik dan Cara dalam menetapkan jadwal Schedule network analysis Adalah suatu cara /teknik yang menghasilkan project schedule. Dengan membuat schedule model dan berbagai teknik analysis, seperti Critical Path Method lihat digram 3.1, Critical Chain Method, What ifanalysis, Resource leveling untuk menghitung early dan late start dan finish dates. Kemudian start dan finish date dischedulekan untuk porsi schedule activity yang belum selesai. Beberapa network paths mungkin memiliki penyimpangan alur atau pemusatan alur yang bisa diidentifikasi dan dipakai dalam schedule compression analysis atau analysis lain. III-4

36 BAB III Penerapan dan Pengendalian Jadwal Waktu Proyek Diagram 3.1 Critical Path Methode/ Lintasan Jalur Kritis SS + 5 Activity D Duration= 8 Activity E Duration=2 TF 1 5 Activity A Duration= Activity G Activity B Duration=5 Duration= Activity F 6 20 Activity C Duration= Duration=5 FF Critical Path Rumus mencari Jalur Kritis : TF = Total Float = ES suc EF pred 1 = Zero = Critical = LS ES; LF EF FF = Free Float = LF OD ES ; FF is defined as the amount of time an activity can be delayed without delaying the early start of any immediately following activities Float = Float or slack is a measure of scheduling flexibility. CPM (Critical Path Method) : Determine the group of activities that cannot be delayed without delaying the completion date for the entire project. Sumber : Primavera Inc. III-5

37 BAB III Penerapan dan Pengendalian Jadwal Waktu Proyek Output/keluaran dari Pengembangan Jadwal adalah Project Schedule Diagram 3.2 PERT Chart PERT chart dari tampilan lain hasil pengembangan jadwal bisa menggunakan rumus rumus sebagai berikut : ES = Early Start = EF pred terbesar + 1 EF = Early Finish = ES + OD 1 LF = Late Finish = ES suc 1 LS = Late Start = LF OD + 1 TF = Total Float = ES suc EF pred 1 = Zero = Critical = LS ES; LF EF FF = Free Float = LF OD ES ; FF is defined as the amount of time an activity can be delayed without delayingthe early start of any immediately following activities. Float = Float or slack is a measure of scheduling flexibility. OD = Original Duration Pred = Predecessor (yang mendahului) III-6

38 BAB III Penerapan dan Pengendalian Jadwal Waktu Proyek Suc = Successor (yang mengikuti) Bwpas = LF(1) akhir = EF akhir LF(2) = LS suc terbesar 1 Bwpas = LF(1) require = EF akhir LF(2) = LS suc terbesar 1 In order to find : 1. Early Dates: By forward Pass Calculation 2. Late Dates : By Backward Pass Calculation 3. Total Float : By substract early dates from late dates 4. Total float is belong to entire string of activities Not to an individual activity Sumber : dari primavera inc. Diagram 3.3 Bar Chart/Gant Chart/ Diagram Batang Bar Chart = Gantt Charts Memperlihatkan kapan kegiatan mulai dan kapan berakhir, terlihat perkiraan durasi dan biasanya tidak memperlihatkan ketergantungan. Tanggal mulai dan akhir mudah dibaca dan memperlihatkan progress. Hampir cocok untuk manajemen. III-7

39 BAB III Penerapan dan Pengendalian Jadwal Waktu Proyek Diagram 3.4 Milestone Chart Contract Award Specification Review Design Review DATA DATE EVENT JAN FEB MAR APR MAY JUN JUL AUG Value Engineering Site Preparation Quality Planning Milestone adalah Peristiwa yang diperlukan untuk bagian dari urutan aktivitas, untuk memastikan bahwa kebutuhan dalam memenuhi milstone(s) terpenuhi dengan tidak memiliki durasi (nol) 3.4. PENGENDALIAN JADWAL Pengendalian jadwal sangat perhatian terhadap : Penetapan status progress schedule saat ini. Faktor yang mempengaruhi timbulnya perubahan schedule. Adanya perubahan pada schedule proyek Mengelola perubahan yang terjadi saat ini Penggunaan Teknik dan cara dalam mengendalikan jadwal Progress reporting/ laporan progres Progress reporting dan status schedule saat ini meliputi informasi seperti actual start dan finish dates, dan sisa durasi terhadap schedule aktivitas yang belum selesai. Pengukuran progres menggunakan Earned Value. Tamplate bisa dengan paper base atau electronic Schedule change control system/sistem pengendalian perubahan jadwal Schedule change control system menggambarkan prosedur yang mana schedule proyek bisa dirubah. Meliputi paper work, tracking system, tingkat kebutuhan persetujuan untuk otorisasi perubahan. III-8

40 BAB III Penerapan dan Pengendalian Jadwal Waktu Proyek Schedule change control system adalah dioperasikan sebagai bagian dari proses Integrated Change Control Performance measurement Performance measurement techniques, menghasilkan Schedule Variance (SV) dan Schedule Performance Index (SPI) yang mana digunakan untuk menilai kepentingan perbedaan schedule proyek yang terjadi. Bagian yang terpenting dari pengendalian schedule adalah untuk memutuskan jika perbedaan schedule memerlukan tindakan perbaikan Project management software Project Management Software untuk scheduling menyediakan kemampuan untuk membandingkan tanggal aktual terhadap tanggal rencana. Dan memperkirakan dampak perubahan schedule proyek yang berpotensi, yang mana membuatnya alat tersebut berguna untuk mengendalikan schedule Variance analysis Dengan schedule variance analysis selama proses monitoring adalah fungsi kunci dari pengendalian schedule. Membandingkan target schedule dates dengan aktual/perkiraan start dan finish dates memberikan informasi penting untuk mendeteksi adanya deviasi, dan untuk melakukan tindakan koreksi bila terjadi keterlambatan Schedule comparison bar chart Untuk memberikan fasilitas schedule progress, cocok membandingkan bar chart, yang di tunjukkan dengan dua bar untuk setiap schedule aktivitas. Bar yang satu menunjukkan status saat ini, dan yang lain menunjukkan schedule baseline yang telah disetujui. Secara grapis akan terlihat mana yang telah diprogress dan rencana atau mana yang terjadi keterlambatan. III-9

41 BAB III Penerapan dan Pengendalian Jadwal Waktu Proyek RANGKUMAN Penerapan jadwal harus sesuai dengan rencana yang telah disetujui, namun apabila didalam perjalanan ada yang diperlukan penyesuaian maka akan dilakukan pengembangan sesuai dengan standar, perilaku dan etika. Setelah jadwal di berikan beban sumberdaya, maka durasi akan dihitung oleh computer dengan sendirinya bila tidak ditetapkan lain. Durasi juga bisa tergantung ketersediaan sumberdaya. Proses mengestimasi jumlah durasi schedule activitas menggunakan informasi jadwal aktivitas sesuai scope of work, jenis & jumlah sumberdaya, penanggalan ketersediaan sumberdaya dan kemudian pengembangan jangka waktu/durasi sebagai masukan terhadap jadwal/ schedule. Mengestimasi jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan schedule aktivitas dapat menggunakan : a. Kebijakan pakar, b. Analogous estimating, c. Parametric estimating, d. Tree-point estimate, e. Reserve analysis, Penetapan jadwal dengan masukan dari proses proses yang dimiliki perusahaan/instansi, pernyataan lingkup proyek, dengan menggunakan teknik dan cara analisis network schedule, yang mengeluarkan hasil schedule proyek. Yang akan digunakan sebagai baseline dalam pengendalian waktu dengan menggunakan teknik dan cara seperti laporan progres, sistem pengendalian perubahan, pengukuran kinerja, menggunakan software, analisis perbedaan, membedakan pada hasil bar chart, yang menghasilkan keluaran Model schedule sebagai acuan/baseline. III-10

42 BAB III Penerapan dan Pengendalian Jadwal Waktu Proyek ELEMEN KOMPETENSI & KRITERIA UNJUK KERJA (KUK) 1. Menerapkan dan mengendalikan jadwal waktu pelaksanaan proyek 1 Durasi yang ditetapkan oleh strategi proyek dan ketersediaan sumber daya proyek akan menjadi acuan sebagai schedule basline 2 Jadwal yang telah ditetapkan akan menjadi acuan sebagai schadule baseline dan dilaksanakan sesuai rencana 3 Jadwal dimonitor dan dikendalikan sesuai target rencana (Schedule basline) adanya perubahan diusahakan tetap pada kerangka basline LATIHAN / PENILAIAN MANDIRI 1. Sebutkan salah satu cara menetapkan perkiraan durasi kegiatan? 2. Apa yang diperhatikan didalam menetapkan sumber daya? 3. Apa yang terjadi bila durasi menjadi batasan constraint? 1. Apa yang disebut dengan scedule basline 2. Apa yang terjadi bila sumber daya berkurang dari rencana 3. Sumber daya apa yang volumenya tetap didalam menghitung produktivitas 1. Bagaimana mengendalikan jadwal terhadap rencana 2. Apa yang dimaksud memonitor dan mengendalikan jadwal 3. Bagaimana kalau ada tambahan lingkup III-11

43 BAB IV Penilaian hasil/progress jadwal Waktu Pelaksanaan Proyek BAB IV PENILAIAN HASIL/PROGRESS JADWAL WAKTU PELAKSANAAN PROYEK 4.1. UMUM Menilai/ mengukur hasil pelaksanaan jadwal proyek pada waktu tertentu secara berkala biasanya setiap minggu sebagai waktu pelaporan dan hasilnya secara komulatif akan membentuk suatu trend yang menggambarkan kinerja jadwal yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan/tindakan agar trend tetap terkendali sesuai baseline. Cara menilai bisa secara manual atau dengan bantuan computer, dan criteria ini harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu kepada stakeholder PENGUKURAN DAN PENILAIAN KINERJA SECARA BERKALA Diagram 4.1 Earned Value Analysis Juta IDR % Projected Budget Completed Cost Overrun Actual Cost (AC) (ACWP) Planned Value (PV) (BCWS) Projected Time Completed C o s t Work Performed (EV) (BCWP) Schedule Over % Data Date Month IV-1

44 BAB IV Penilaian hasil/progress jadwal Waktu Pelaksanaan Proyek Penilaian pada waktu tertentu seperti data date (cut off) akan menggambarkan kondisi kinerja saat ini dan perkiraan kondisi sampai proyek selesai sebagai peringatan dini STATUS SCHEDULE PROYEK Status dan model dapat ditetapkan seperlunya sesuai dengan kepentingan laporan proyek Status selalu diperbaharui secara proaktif sepanjang umur proyek. Bisa ditampilkan berbentuk PERT seperti diagram 4.1 juga bisa ditampilkan Bar Chart seperti diagram 4.2. Diagram 4.2 CONTOH PERT CHART Network Diagram Program Evaluation and Riview Technique IV-2

45 BAB IV Penilaian hasil/progress jadwal Waktu Pelaksanaan Proyek Diagram 4.3 CONTOH BAR CHART 4.4. MEKANISME YANG DIGUNAKAN Mekanisme yang dipakai didalam proses penilaian/pengukuran juga harus mendapakan persetujuan terlebih dahulu dari stakeholder dan dapat dilihat bagan alir 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, dan 4.5. Bagan alir 4.1 Variance Analysis Variance report Delay? No Forecasting Yes Corective Action IV-3