Buku Panduan Project Management Institute-USA

Transkripsi

1 Buku Panduan Project Management Institute-USA 1

2 PROJECT TIME MANAGEMENT 2

3 PMBOK PMI ed 2004 Section 3: Capter 6 : Project Time Management 6.1 Activity Definition 6.2 Activity Sequencing 6.3 Activity Resource Estimating 6.4 Activity Duration Estimating 6.5 Schedule Development 6.6 Schedule Control PMBOK p PMBOK p PMBOK p PMBOK p PMBOK p PMBOK p PMBOK p

4 PROJECT TIME MANAGEMENT Overview 6.1 Activity Definition 1 Inputs.1. Enterprise environmental factors.2. Organizational process assets 3. Project scope statement 4. WBS.5. WBS dictionary.6. Project Management plan 2 Tools and Technniques.1. Decomposition.2. Templates.3. Rolling wave planning.4. Expert judgment.5. Planning component 3 Outputs.1. Activity list.2. Activity atributes.3. Milestone list.4. Requested changes 6.4 Activity Duration Estimating 1 Inputs.1. Enterprise environmental factors.2. Organizational process assets.3. Project scope statement.4. Activity list.5. Activity atributes.6. Activity resource requirements.7. Resource calendars.8. Project management plan. Risk register. Activity cost estimates 2 Tools and Technniques.1. Expert judgment.2. Analogous estimating.3. Parametric estimating.4. Three-point estimates.5. Reserve analysis 3 Outputs.1. Activity duration estimates.2. Activity atributes (updates) (PMBOK Guide p. 125) 6.2 Activity Sequencing 1 Inputs.1. Project scope statement.2. Activity list.3. Activity atributes.4. Milestone list.5. Approved change request 2 Tools and Technniques 1. Precedence diagramming method (PDM) 2. Arrow diagramming method (ADM) 3. Schedule network tamplates 4. Dependaency determination 5. Applying leads and lags 3 Outputs 1. Project schedule network diagrams 2. Activity list (updates) 3. Activity atributes (updates) 4. Requested changes 6.5 Schedule Development 1 Inputs.1. Organizational process assets 2. Project scope statement.3. Activity list.4. Activity atributes.5. Project schedule network diagrams.6. Activity resource requirements 7. Resource calendars.8. Activity duration estimates.9. Project management plan. Risk register 2 Tools and Technniques.1. Schedule network analysis.2. Critical path methode.3. Schedule compression.4. What if-scenario analysis.5. Resource leveling.6. Critical chain method.7. Project management sofware.8. Applying calendars.9. Adjusting leads and lags 10. Schedule model 3 Outputs.1. Project schedule.2. Schedule model data.3. Schedule baseline.4. Resource requirement (updates).5. Activity atributes (updates).6. Project calendars (updates).7. Requested changes.8. Project management plan (updates). Schedule management plan (updates) 6.3 Activity Resource Estimating 1 Inputs.1. Enterprise environmental factors.2. Organizational process assets.3. Activity list.4. Activity atributes.5. Resource availability.6. Project management plan 2 Tools and Technniques.1. Expert judgment.2. Alternative analysis.3. Published estimating data.4. Project management sofware.5. Bottom-up estimating 3 Outputs.1. Activity resource requirements.2. Activity atributes (updates).3. Resource breakdown structure.4. Resource calendars (updates).5. Requested changes 6.6 Schedule Control 1 Inputs.1. Schedule management plan.2. Schedule baseline.3. Performance reports.4. Approved changes request 2 Tools and Technniques.1. Progress reporting.2. Schedule change control system.3. Performance measurement.4. Project management software.5. Variance analysis.6. Schedule comparison bar chart 3 Outputs.1. Schedule model data (updates).2. Schedule baseline (updates).3. Performance measurements.4. Request changes.5. Recommended corrective actions.6. Organizational process assets (updates).7. Activity list (updates).8. Activity atributes (updates) 4.9. Project management plan (updates)

5 Project Time Management Process Flow Diagram Scope Definition 5.2 ( ) Create WBS 5.3 ( ) Enterprise Environmental Factors Organizational Process Assets Project Scope Statement WBS WBS Dictionary Resource Availability Organizational Policies Historical Information Project Calendar Activity Definition 6.1 ( ) Activity Sequencing 6.2 ( ) Project Management Plan Scope Management Plan Activity List,Activity Atributs. Milestone List Requested Changes Requested Changes Project Management Plan (updates) Project Schedule Network Diagram Develop Project Management Plan 4.3 ( ) Approved Changes Requests Approved Corrective Actions Select Seller 5.2 ( ) Acquire Project Team 9..2 ( ) Resource Availability Resource Availability Activity Resource Estimating 6.3 ( ) Requested Changes Activity Resource Requirements RBS Resource Calendard (updates) Cost Estimating 7.1 ( ) Risk Management Planning ( ) Performance Reporting 10.3 ( ) Direct & Manage Project Execution 4.4 ( ) Close Project 4.7 ( ) Activity Cost Estimates Risk Register Performance Reports Work Performance Information Organizational Process Assets (updates) Activity Duration Estimating 6.4 ( ) Schedule Development 6.5 ( ) Schedule Control 6.6 ( ) Activity Duration Estimates (PMBOK Guide p. 126) Requested Changes Project Management Plan (updates) Requested Changes Performance Measurements Activity List (updates) Activity Atributes (updates) Project Management Plan (updates) Schedule Baseline (updates) Schedule Model data (updates) Project Schedule Requested Changes, Recommended Corrective Actions Project Schedule, Sch.Model Data, Sch.Baseline, Resource Requirement (updates), Project Calendar (updates) Integrated Change Control ( )

6 6. 1. ACTIVITY DEFINITION INPUTS Melibatkan pengidentifikasian dan dokumentasi pekerjaan yang telah direncanakan untuk dilaksanakan. Prosesnya meng identifikasi deliverables pada level paling bawah dalam WBS, juga disebut work package. Work package direncanakan kedalam komponen yang lebih kecil yang disebut Jadwal kegiatan sebagai dasar estimating, scheduling, executing, monitoring & controling pekerjaan proyek. Terkandung di dalam proses ini adalah pentingnya menggambarkan suatu kegiatan seperti yang dimaksud bahwa sasaran hasil proyek akan tercapai..1. Enterprise environmental factors ( ) Pada ( ) dapat disesuaikan termaksuk tersedianya project management system dan scheduling sofware tools.2. Organizational process assets ( ) ( ) berisi kebijakan, baik formal maupun non formal, prosedur, panduan untuk mengembangkan Activity definitions. Inputs :.1. Enterprise environmental factors.2. Organizational process assets 3. Project scope statement 4. WBS.5. WBS dictionary.6. Project Management plan Pembelajaran dari Historical information sehubungan dengan daftar kegiatan pada proyek serupa sebelumnya dapat disesuaikan ketika menggambarkan project schedule activities. 6 (PMBOK Guide p. 127)

7 6. 1. ACTIVITY DEFINITION INPUTS 3. Project scope statement ( ) Deliverable proyek, constraint dan assumsi yang ada pada project scope statement ( ) dapat disesuaikan sepanjang activity definitions. Constraint adalah factor yang akan membatasi pilihan dari tim proyek. Seperti penyesuaian schedule milestone terhadap tanggal penyelesaian sangat diperlukan bagi manajemen maupun kontrak. Asumsi adalah faktor yang mendekatkan kesesuaian pada project schedule planning, seperti jam kerja per minggu atau waktu pada tahun pekerjaan konstruksi dilaksanakan. 4. WBS ( ) WBS ( ) sebagai masukan schedule activity definition. 5. WBS Dictionary ( ) WBS ( ) sebagai masukan schedule activity definition. Inputs :.1. Enterprise environmental factors.2. Organizational process assets 3. Project scope statement 4. WBS.5. WBS dictionary.6. Project Management plan.6. Project Management Plan ( ) Berisi Schedule management plan (chapter 6) memandu mengembangkan dan merencanakan Schedule activities dan project scope management plan. 7 (PMBOK Guide p. 128)

8 6. 1. ACTIVITY DEFINITION TOOLS & TECHNIQUES.1. Decomposition ( ) Cara Mendecomposisi, seperti yang telah diaplikasikan pada activity definition, melibatkan pembagian paket pekerjaan menjadi lebih kecil, mudah dikelola juga disebut schedule activities. Daftar kegiatan, WBS, WBS dictionary bisa dikembangkan secara berurutan atau bersamaan, dengan WBS dan WBS dictionary yang dipakai sebagai dasar pengembangan akhir daftar kegiatan. Activity definition sering dilaksanakan oleh anggota tim proyek yang bertanggung jawab terhadap paket pekerjaan. Tools & Techniques.1. Decomposition.2. Templates.3. Rolling wave planning.4. Expert judgment.5. Planning component.2. Templates ( ) Standar daftar kegiatan atau porsi dari suatu daftar kegiatan proyek sebelumnya sering digunakan sebagai tamplate ( ) untuk proyek baru. Terkait dengan informasi atribut kegiatan didalam tamplate bisa juga berisi daftar kemampuan sumberdaya dan jam yang dibutuhkannya, mengenali risiko, perkiraan deliverable, dan rincian informasi lain. Tamplate juga bisa digunakan untuk mengidentifikasi jenis schedule milestones. (PMBOK Guide p. 128) 8

9 6. 1. ACTIVITY DEFINITION TOOLS & TECHNIQUES.3. Rolling Wave Planning ( ) WBS dan WBS dictionary mencerminkan evolusi project scope menjadi lebih detail hingga ketingkat pencapaian paket pekerjaan. Rolling wave planning adalah format dari rencana pengembangan yang progresif dimana pekerjaan yang diselesaikan dalam waktu dekat direncanakan secara detail pada WBS tingkat bawah, sementara pekerjaan yang masih jauh/yang akan datang direncanakan pada WBS komponen tingkat diatas. Pekerjaan dilaksanakan dengan satu atau dua periode laporan. Tools & Techniques.1. Decomposition.2. Templates.3. Rolling wave planning.4. Expert judgment.5. Planning component.4. Expert Judgment ( ) Anggota tim proyek atau ahli lain yang berpengalaman dan memiliki kemampuan didalam pengembangan project scope statement secara rinci, mengerti WBS, schedule proyek dapat menyediakan keahliannya dalam menggambarkan kegiatan. (PMBOK Guide p. 128) 9

10 6. 1. ACTIVITY DEFINITION TOOLS & TECHNIQUES Tools & Techniques.1. Decomposition.2. Templates.3. Rolling wave planning.4. Expert judgment.5. Planning component.5. Planning Component ( ) Tersedia pembagian suatu pencabangan WBS kebawah hingga ketingkat paket pekerjaan ketika adanya ketidak cukupan definisi project scope. Ada dua komponen perencanaan : Control account : Komponen khusus pada tingkatan tertentu. Pengendalianya digunakan sebagai dasar perencanaan ketika yang terkait dengan paket pekerjaan belum direncanakan. Semua pekerjaan yang dilaksanakan pada control account didokumentasikan dalam control account plan Planning Package: Adalah komponen WBS dibawah control account, tetapi diatas paket pekerjaan. Koponen ini digunakan untuk perencanaan pekerjaan yang dikenal schedule kegiatan yang belum rinci. 10 (PMBOK Guide p. 129)

11 WORK PACKAGE Menggambarkan unit pekerjaan pada tingkat dimana pekerjaan dilaksanakan. Memberi tanda dengan jelas satu paket pekerjaan dari semua yang telah ditempatkan menjadi kelompok yang berfungsi tunggal. Digambarkan dengan jelas tanggal mulai dan selesainya yang mewakili penyelesaian secara fisik. Menetapkan suatu anggaran dalam bentuk dolar/rupiah, jam kerja atau lain unit yang yang terukur. Pemberian batas pekerjaan yang harus dilaksanakan dengan waktu yang relatif pendek untuk mempersingkat proses pekerjaan. 11

12 Contoh : WBS GEDUNG KANTOR 01. LEVEL 1 BANGUNAN MEKANIKAL & ELEKTRIKAL UMUM & PENDUKUNG LEVEL 2 SUBSTRUKTUR STRUKTUR ATAS FINISHING ELEKTRIKAL ARUS KUAT ELEKTRIKAL ARUS LEMAH MEKANIKAL UMUM SITE SAFETY LEVEL 3 GALIAN & DEWATERING KOLOM LT DINDING LT EL.STD LT TLP.LT PLUMBING LT SITE CLEARING ACC.ROAD PONDASI BLK & PLAT LT PLAFOND LT EL.N0NSTD LT T.SUARA LT HVAC LT SITE FACILITIES GEDUNG LEVEL 4 URUGAN KEMBALI TANGGA LT LANTAI LT EL.KUSUS LT MATVCCTV LT LIFT/ESC LT EQUIP DIAFR.WLL FW.BLK&PL LT PL.ACUS LT COND LT COND LT AIR BERSIH LT TC STRT BS.BLK&PL LT PL.GYP LT KABEL LT KABEL LT AIR KOTOR LT LIFT ORG LEVEL 5 BALANC PR.BLK&PL LT PL.MET LT ARMATUR LT PABX&UNIT LT HYDRAN LT SCHAFF WBS SAMPLE 12

13 WBS - LEVEL Dipengaruhi oleh : Tingkat rincian Tingkat Risiko Tingkat Kendali Ketepatan meng estimate Nilai paket pekerjaan Paket pekerjaan dengan man hour 13

14 WBS Numbering System Dihubungkan dengan account proyek, account perusahan, account pelanggan. Dihubungkan dengan penanggung jawab yang menyelesaikan pekerjaan. Penggunaan dalam mengurutkan susunan proyek secara hirarki untuk kepentingan pelaporan, tujuan perencanaan dan Dapat disusun menurut abjad, dengan huruf atau angka atau gabungan hurup dan angka. 14

15 Calendars Menguraikan kapan ketersediaan waktu untuk pekerjaan yang harus dilaksanakan Menggambarkan satuan waktu, lamanya pekerjaan dalam mingguan, dan periode tidak bekerja : Day(S) dalam seminggu Hours dalam sehari Holidays atau periode tidak bekerja Semua aktivitas harus ditetapkan dengan kalender dari jenis proyek memerlukan beberapa kalendar untuk menunjukkan perbedaan pola pekerjaan ( unit waktu harus sama) 15

16 6. 1. ACTIVITY DEFINITION OUTPUTS.1. Activity List Adalah daftar aktivitas menyeluruh termasuk semua schedule aktivitas yang direncanakan dan dilaksanakan pada proyek. Daftar aktivitas tidak termasuk schedule aktivitas yang tidak diperlukan pada bagian dari scope proyek. Outputs.1. Activity list.2. Activity atributes.3. Milestone list.4. Requested changes Daftar aktivitas meliputi kegiatan dari hasil identifikasi dan scope yang diuraikan pada setiap schedule aktivitas yang kurang detail untuk memastikan bahwa anggota tim memahami pekerjaan yang harus dilakukan. Schedule aktivitas adalah komponen terpisah dari schedule proyek tetapi bukan komponen WBS (PMBOK Guide p. 129) 16

17 6. 1. ACTIVITY DEFINITION OUTPUTS.2. Activity Atributes Adalah mengindikasikan beberapa attribute yang terkait dengan setiap schedule aktivitas. Outputs.1. Activity list.2. Activity atributes.3. Milestone list.4. Requested changes Termasuk meng-identifikasi aktivitas, kode aktivitas, deskripsi aktivitas, aktivitas yang mendahului, aktivitas yang mengikutinya, hubungan secara logik, jeda waktu didepan dan dibelakang, persyaratan sumberdaya, penetapan tanggal, batasan, asumsi asumsi, penanggung jawab, lokasi proyek, jenis schedule aktivitas dan lain lain. Digunakan untuk pengembangan schedule proyek dan memilih, memerintah, menyingkat perencanaan schedule aktivitas diberbagai cara untuk tujuan kecepatan dan ketepatan laporan sesuai modelnya. 17

18 6. 1. ACTIVITY DEFINITION OUTPUTS.3. Milestone List Daftar schedule milestone yang mengidentifikasikan semua milestone dan apakah milestone wajib (diperlukan oleh kontrak) atau pilihan ( berdasarkan informasi proyek lama). Daftar milestone adalah komponen project management plan (4.3) dan milestone digunakan pada schedule model. MILESTONE LIST & CHART DATA DATE Outputs.1. Activity list.2. Activity atributes.3. Milestone list.4. Requested changes Milestone adalah Peristiwa yang diperlukan untuk bagian dari urutan aktivitas, untuk memastikan bahwa kebutuhan dalam memenuhi milstone(s) terpenuhi dengan tidak memiliki durasi (nol) EVENT JAN FEB MAR APR MAY JUN JUL AUG Contract Award Specification Review Design Review Value Engineering Site Preparation Quality Planning (PMBOK Guide p. 130) 18

19 6. 1. ACTIVITY DEFINITION OUTPUTS Outputs.1. Activity list.2. Activity atributes.3. Milestone list.4. Requested changes.4. Requested Changes Proses activity definition dapat menimbulkan permintaan perubahan ( ) yang akan berdampak pada project scope statement dan WBS. Permintaan perubahan diproses untuk meriview dan mendisposisi melaui proses Integrated Change Control. (PMBOK Guide p. 130) 19

20 6. 2. ACTIVITY SEQUENCING INPUTS Melibatkan identifikasi dan dokumentasi hubungan antaraktivitas secara logic. Aktivitas harus dihubungkan dengan teliti untuk mendukung pengembangan berikutnya/yang akan datang dari suatu jadwal yang realistis. Peruntutan dapat dilakukan dengan bantuan dari suatu komputer..1. Project scope statement.2. Activity list p Activity atributes p Milestone list p. 130 Inputs :.1. Project scope statement.2. Activity list.3. Activity atributes.4. Milestone list.5. Approved change request Project scope statement ( ) berisi deskripsi product scope, yang mana termasuk karakteristik produk, yang sering berdampak pada waktu meng urutkan aktivitas. Product scope biasanya di review untuk memastikan keakuratanya..5. Approved change requests p (PMBOK Guide p. 131)

21 6. 2. ACTIVITY SEQUENCING TOOLS & TECHNIQUES 1. Precedence diagramming method (PDM) Metode yang menggunakan kotak atau rectangel sebagai Node dan sebagai aktivitas kemudian dihubungkannya dengan anak panah yang menunjukkan ketergantungan. Tools & Techniques 1. Precedence diagramming method (PDM) 2. Arrow diagramming method (ADM) 3. Schedule network tamplates 4. Dependency determination 5. Applying leads and lags Precedence diagramming method (PDM) ES EF ES EF Activity Name Duration LS LF Activity Name Duration LS LF ES EF Activity Name ES EF Activity Name ES EF Activity Name Duration LS LF Duration Duration LS LF LS LF AON : Activity On Node 21 (PMBOK Guide p. 132)

22 6. 2. ACTIVITY SEQUENCING TOOLS & TECHNIQUES 2. Arrow diagramming method (ADM) Metode yang menggunakan Anak panah sebagai aktivitas dan menghubungkannya dengan panah yang menunjukkan ketergantungan. Arrow diagramming method (ADM) Tools & Techniques 1. Precedence diagramming method (PDM) 2. Arrow diagramming method (ADM) 3. Schedule network tamplates 4. Dependency determination 5. Applying leads and lags Meskipun kurang lazim dibanding dengan PDM akan tetapi teorinya masih digunakan dalam mengajarkan schedule network di beberapa aplikasi areas. ADM hanya menggunakan jenis ketergantungan finish to start dan dapat dipakai untuk Dummy atau yang disebut aktivitas dummy, yang biasanya digambarkan dengan garis strip. Pada kegiatan dummy tidak menggambarkan schedule aktivitas, maka tidak ada isinya dan nilainya durasi Zero. Start A B C D F Finish E AOA : Activity On Arrow 22 (PMBOK Guide p. 133)

23 6. 2. ACTIVITY SEQUENCING TOOLS & TECHNIQUES 3. Schedule network tamplates Project schedule network diagram template bisa digunakan untuk mempercepat persiapan network dari aktivitas schedule proyek. Bisa termasuk seluruh proyek atau hanya bagian tertentu. Tools & Techniques 1. Precedence diagramming method (PDM) 2. Arrow diagramming method (ADM) 3. Schedule network tamplates 4. Dependency determination 5. Applying leads and lags Bagian Schedule diagram network proyek sering digunakan sebagai sub network atau fragment network. Contohnya: lantai pada high rise office building. (PMBOK Guide p. 133) 23

24 6. 2. ACTIVITY SEQUENCING TOOLS & TECHNIQUES 4. Dependency determination Ada tiga jenis ketergantungan yang digunakan untuk menggambarkan urutan kegiatan : Mandatory dependencies Ketergantungan Wajib yang tidak bisa dipisahkan dari yang telah dilakukan. Ketergantungan wajib adalah juga dinamakan Hard Logic. Tools & Techniques 1. Precedence diagramming method (PDM) 2. Arrow diagramming method (ADM) 3. Schedule network tamplates 4. Dependency determination 5. Applying leads and lags wujud pekerjaan Discretionary dependencies Ketergantungan tidak wajib, biasanya ditentukan oleh tim proyek. Mempunyai kepedulian ( dan secara penuh di-dokumentasikan), Pada umumnya digambarkan berdasar pada pengetahuan : Best practise, dan yang tidak umum, dan biasanya dinamakan Prefered logic, Preferential logic, atau shoft logic. External dependencies Ketergantungan eksternal yang melibatkan suatu hubungan antar aktivitas proyek dan yang bukan aktivitas proyek. (PMBOK Guide p. 133) 24

25 6. 2. ACTIVITY SEQUENCING TOOLS & TECHNIQUES Tools & Techniques 1. Precedence diagramming method (PDM) 2. Arrow diagramming method (ADM) 3. Schedule network tamplates 4. Dependency determination 5. Applying leads and lags 5. Applying leads and lags Tim manajemen proyek menetapkan ketergantungan ( ) mungkin memerlukan lead atau lag dalam mengakuratkan hubungan secara logic. Yang terkait dengan asumsi selalu didokumentasikan. Lead membolehkan percepatan kegiatan yang mengikutinya (-lag). Sedangkan Lag diarahkan pada perlambatan kegiatan yang mengikutinya. (+lag) (PMBOK Guide p. 134) 25

26 Activity Relationships Types Finish To Start Activity A Activity B Start To Start Activity A Activity B Start To Start With Lag Activity A SS + 5 Activity B Finish To Finish Activity A Activity B Finish To Finish With Lag Activity A FF + 3 Activity B Start To Finish Finish To Start With Lag Activity A Activity B Activity A FS + 7 Start To Finish With Lead = - Lag Activity B Activity A FF + 0 Activity B 26

27 6. 2. ACTIVITY SEQUENCING OUTPUTS 1. Project schedule network diagrams ES Activity Name LS Precedence diagramming method (PDM) Duration EF LF AON : Activity On Node ES Activity Name LS ES Duration EF LF Activity Name LS Duration EF LF ES Activity Name LS Duration EF LF ES Activity Name LS Duration EF LF Outputs 1. Project schedule network diagrams 2. Activity list (updates) 3. Activity atributes (updates) 4. Requested changes Bisa dibuat dengan menual atau dengan Project Management software Arrow diagramming method (ADM) Start A B C D F Finish E AOA : Activity On Arrow 27 (PMBOK Guide p. 135)

28 6. 2. ACTIVITY SEQUENCING OUTPUTS 2. Activity list (updates) Jika permintaan perubahan disetujui ( ) dari proses activity sequencing, maka Activity List ( ) di update termasuk persetujuan perubahannya. 3. Activity atributes (updates) Activity attributes ( ) di update meliputi penjelasan hubungan secara logic dan yang terkait dengan lead dan lag. Jika permintaan perubahan disetujui ( ) hasil dari proses activity sequencing akan berdampak pada activity list, maka yang terkait dalam activity attribute di updates meliputi persetujuan perubahan. Outputs 1. Project schedule network diagrams 2. Activity list (updates) 3. Activity atributes (updates) 4. Requested changes 4. Requested changes Persiapan menghubungkan secara logic proyek, lead dan lag yang mungkin mengungkapkan kejadian, bisa timbul permintaan perubahan ( ) terhadap daftar kegiatan atau activity attributes (PMBOK Guide p. 135) 28

29 6. 3. ACTIVITY RESOURCE ESTIMATING INPUTS Estimasi Sumberdaya (Tenaga kerja, Peralatan, material) dan Quantity, kapan dan berapa jumlah yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan. Dikoordinasikan dengan proses Cost Estimating (7.1).1. Enterprise Environmental Factors.2. Organizational Process Assets.3. Activity List.4. Activity Attributes Inputs :.1. Enterprise environmental factors.2. Organizational process assets.3. Activity list.4. Activity atributes.5. Resource availability.6. Project management plan Suatu proses yang berguna untuk mengetahui ketersediaan infrastructure sumberdaya. Termasuk ( ) ( ) memberikan kebijakan kepada organisasi terkait dengan Staffing, dan sewa atau beli apa yang dibutuhkan termasuk alat. Jika tersedia, informasi proyek lama yang hampir mirip yang terkait dengan jenis kebutuhan sumberdaya yang dubutuhkan direview. ( ) mengidentifikasikan schedule kegiatan untuk sumberdaya yang dilakukan estimasi. ( ) dikembangkan sepanjang proses activity definition, memberikan data sebagai masukan utama untuk mengestimasi sumberdaya yang dibutuhkan pada setiap shedule kegiatan yang ada di daftar kegiatan. 29 (PMBOK Guide p. 136)

30 6. 3. ACTIVITY RESOURCE ESTIMATING INPUTS.5. Resource Availability Informasi sumberdaya yang berpotensi ketersediaanya seperti (Tenaga kerja, peralatan, dan material) dan yang digunakan untuk meng estimasi jenis sumberdaya. Pengetahuan ini termasuk menyesuaikan berbagai letak geograpis dimana sumber awal dan kapan keberadaanya..6. Project Management plan Inputs :.1. Enterprise environmental factors.2. Organizational process assets.3. Activity list.4. Activity atributes.5. Resource availability.6. Project management plan Schedule Management plan adalah bagian komponen dari Project Management Plan. (4.3) dipakai dalam activity resources estimating. (PMBOK Guide p. 137) 30

31 6. 3. ACTIVITY RESOURCE ESTIMATING TOOLS & TECHNIQUES.1. Expert judgment Sering diperlukan untuk menilai sumberdaya yang terkait sebagai masukan pada proses ini. Individu atau kelompok orang dengan spesialisasi pengetahuan dalam perencanaan sumberdaya dan estimating dapat disiapkan sebagai tenaga ahli..2. Alternative analysis.3. Published estimating data Tools & Techniques.1. Expert judgment.2. Alternative analysis.3. Published estimating data.4. Project management sofware.5. Bottom-up estimating Banyak schedule activities mempunyai beberapa alternatif metode dalam memenuhi persyaratan proyek. Termasuk dalam menggunakan berbagai tingkat kemampuan/keandalan sumberdaya, berbagai ukuran atau jenis mesin peralatan, berbagai peralatan (manual atau automatis), dan keputusan untuk membeli atau membuat terkait dengan sumberdaya ( ) Beberapa perusahaan secara rutin mengeluarkan kepada publik suatu informasi terbaru dari harga satuan produksi dan satuan biaya sumberdaya untuk tenaga kerja, material dan peralatan di berbagai letak geograpis suatu negara. 31 (PMBOK Guide p. 137)

32 6. 3. ACTIVITY RESOURCE ESTIMATING TOOLS & TECHNIQUES.4. Project management software Memiliki kemampuan untuk membantu dalam perencanaan, pengorganisasian, dan mengelola penyatuan sumberdaya, pengembangan estimasi sumberdaya..5. Bottom-up estimating Tools & Techniques.1. Expert judgment.2. Alternative analysis.3. Published estimating data.4. Project management sofware.5. Bottom-up estimating Tergantung kerumitan dari perangkat lunaknya, resource breakdown structures, ketersediaan sumberdaya dan satuan sumberdaya yang bisa digambarkan seperti juga berbagai resource calendars. Ketika suatu schedule activity tidak bisa diestimate dengan tingkat yang masuk akal, pekerjaan pada schedule activity dibagi lebih rinci. Sumberdaya yang diperlukan pada tingkat paling bawah diestimate dan estimasi tersebut kemudian dikumpulkan kedalam total quantity disetiap schedule activity resources (dari bawah keatas). Diantara schedule activity mungkin tidak atau belum memiliki ketergantungan yang bisa berdampak pada penerapan dan penggunaan sumberdaya. Jika ada ketergantungan, pola penggunaan sumberdaya tercermin dalam persyaratan estimasi schedule activity dan didokumentasikan. 32 (PMBOK Guide p. 137)

33 (PMBOK Guide p. 138) ACTIVITY RESOURCE ESTIMATING.1. Activity resource requirements Keluaran dari activity resource requirement adalah suatu identifikasi dan uraian jenis dan kuantitas dari sumberdaya yang dibutuhkan pada setiap schedule activity didalam paket pekerjaan. OUTPUTS PMBOK Guide page 136 Persyaratan ini kemudian bisa dikumpulkan untuk menetapkan estimasi sumberdaya pada paket pekerjaan. Outputs.1. Activity resource requirements.2. Activity atributes (updates).3. Resource breakdown structure.4. Resource calendars (updates).5. Requested changes Jumlah rincian dan tingkat ketegasan dari persyaratan sumberdaya bisa berubah sesuai dengan pengetrapannya. Dokumen persyaratan sumberdaya setiap schedule activity termasuk dasar estimasi setiap sumberdaya sepanjang asumsi dapat dipakai dalam menetapkan jenis sumberdaya yang diterapkan, kemampuannya, dan jumlah yang dipakai. Proses schedule development (6.5) menetapkan kapan sumberdaya diperlukan. 33

34 (PMBOK Guide p. 138) ACTIVITY RESOURCE ESTIMATING.2. Activity atributes (updates) Jenis dan kuantitas dari sumberdaya yang diperlukan untuk setiap schedule activity itu dikumpulkan kedalam activity attribute. Jika permintaan perubahan disetujui ( ) hasil dari proses Activity Resources Estimating, maka activity list ( ) dan activity atrribute ( ) diupdate termasuk perubahan yang telah disetujui..3. Resource breakdown structure OUTPUTS PMBOK Guide page 136 Outputs.1. Activity resource requirements.2. Activity atributes (updates).3. Resource breakdown structure.4. Resource calendars (updates).5. Requested changes Adalah struktur secara hirarki dari sumberdaya yang teridentifikasi berdasarkan kategori dan jenisnya. 34

35 6. 3. ACTIVITY RESOURCE ESTIMATING.4. Resource calendars (updates) Kalendar/penanggalan sumberdaya gabungan untuk dokumen proyek secara harian dan hari tidak bekerja ditetapkan tanggalnya, baik material atau personel yang aktif maupun yang idle. Project resource calendar biasanya mengidentifikasikan sumberdaya khusus yang digunakan pada hari libur dan periode ketersediaanya. Juga mengidentifikasi jumlah/kuantitas dari masing masing ketersediannya sumberdaya selama periode ketersediaan..5. Requested changes OUTPUTS PMBOK Guide page 136 Outputs.1. Activity resource requirements.2. Activity atributes (updates).3. Resource breakdown structure.4. Resource calendars (updates).5. Requested changes Proses Activity resources Estimating bisa menghasilkan permintaan perubahan ( ) untuk menambah atau mengurangi schedule activity yang telah direncanakan sesuai daftar aktifitas. Permintaan perubahan diproses untuk mereview dan mendisposisikan melalui proses Integrated Change Control (4.6) 35 (PMBOK Guide p. 138)

36 6. 4. ACTIVITY DURATION ESTIMATING INPUTS Proses mengestimasi jumlah durasi schedule activitas menggunakan informasi jadwal aktivitas sesuai scope of work, jenis & jumlah sumberdaya, penanggalan ketersediaan sumberdaya dan kemudian pengembangan jangka waktu/durasi sebagai masukan terhadap jadwal/ schedule. Masukan untuk perkiraan dari jangka waktu proyek secara khas didapat dari seseorang atau group didalam tim proyek yang telah familiar/ahli terhadap sifat dari kegiatan khusus tersebut. Inputs :.1. Enterprise environmental factors.2. Organizational process assets.3. Project scope statement.4. Activity list.5. Activity atributes.6. Activity resource requirements.7. Resource calendars.8. Project management plan. Risk register. Activity cost estimates Estimasi jangka waktu/durasi bisa di diasumsikan semakin lebih akurat dan kualitasnya lebih baik. Proses mengestimasi jumlah durasi schedule aktivitas membutuhkan estimasi productivity, jumlah sumberdaya yang digunakan untuk menyelesaikannya, dan jumlah waktu pelaksanaan yang ditetapkan. Dan semua asumsi untuk menunjang estimasi jangka waktu/durasi di dokumentasikan pada setiap estimasi durasi aktivitas. Mengestimasi jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan schedule aktivitas dapat menggunakan pertimbangan waktu yang lalu sebagai persyaratan pada jenis pekerjaan khusus. (PMBOK Guide p. 139) 36

37 6. 4. ACTIVITY DURATION ESTIMATING INPUTS.1. Enterprise environmental factors ( p. 140) Banyak organisasi/perusahaan yang dilibatkan dalam proyek mungkin memelihara hasil estimasi durasi pada database dan referensi data yang lalu. Jenis informasi yang dipakai sebagai referensi juga tersedia secara komersial dan bermaksud diperlukan untuk penyesuaian. Inputs :.1. Enterprise environmental factors.2. Organizational process assets.3. Project scope statement.4. Activity list.5. Activity atributes.6. Activity resource requirements.7. Resource calendars.8. Project management plan. Risk register. Activity cost estimates.2. Organizational process assets ( p. 140) Historical Information ( ) tentang durasi diberbagai kategori aktivitas sering tersedia pada perusahaan/ organisasi untuk dikembangkan. Biasanya sebagai database perusahaan. (PMBOK Guide p. 140) 37

38 6. 4. ACTIVITY DURATION ESTIMATING INPUTS.3. Project scope statement ( p. 140) Constraints dan assumption dari project scope statement ( ) dapat disesuaikan ketika meng estimate schedule activity duration. Contoh Asumsi : Sesuatu asumsi yang akan memperpanjang periode pelaporan proyek bisa mengakibatkan schedule activity duration maksimum. Inputs :.1. Enterprise environmental factors.2. Organizational process assets.3. Project scope statement.4. Activity list.5. Activity atributes.6. Activity resource requirements.7. Resource calendars.8. Project management plan. Risk register. Activity cost estimates Contoh Constraint : Submittal dokumen, reviews, non deliverable schedule activities, durasi yang dibatasi kontrak, dan kebijakan perusahaan.4. Activity list ( p. 140) Seperti dijelaskan pada halaman p Activity atributes ( p. 140) Seperti dijelaskan pada halaman p. 130 (PMBOK Guide p. 140) 38

39 6. 4. ACTIVITY DURATION ESTIMATING INPUTS.6. Activity resource requirements ( p. 140) Activity resource requirement yang diestimasi ( ) akan berdampak pada durasi dari schedule aktivitas, sepanjang penempatan sumberdaya pada schedule aktivitas, dan ketersediaan sumberdaya mempengaruhi jangka waktu/durasi aktivitas..7. Resource calendars ( p. 141) Inputs :.1. Enterprise environmental factors.2. Organizational process assets.3. Project scope statement.4. Activity list.5. Activity atributes.6. Activity resource requirements.7. Resource calendars.8. Project management plan. Risk register. Activity cost estimates Gabungan dari resource calendar (6.3) dikembangkan sebagai bagian dari proses activity resource estimating, termasuk ketersediaan, kemampuan dan keahlian sumberdaya manusia (9.2). Jenis, kuantitas, ketersediaan dan kemampuan ketika diaplikasikan pada sumberdaya peralatan dan material (12.4) yang akan mempengaruhi jangka waktu juga disesuaikan. (PMBOK Guide p. 140) 39

40 6. 4. ACTIVITY DURATION ESTIMATING INPUTS.8. Project management plan. Risk register ( ) Daftar risiko proyek yang informasinya dapat digunakan oleh tim proyek dalam mempertimbangkan estimasi jangka waktu/ durasi. Dan biasanya memberikan rating dan dampak yang ter identifikasi tinggi. Inputs :.1. Enterprise environmental factors.2. Organizational process assets.3. Project scope statement.4. Activity list.5. Activity atributes.6. Activity resource requirements.7. Resource calendars.8. Project management plan. Risk register. Activity cost estimates. Activity cost estimates (7.1) Activity cost estimate, jika sudah selesai dapat dikembangkan secara cukup rinci untuk memberikan kuantitas sumberdaya yang diestimasi pada setiap schedule activity didalam project activity list. (PMBOK Guide p. 141) 40

41 6. 4. ACTIVITY DURATION ESTIMATING TOOLS & TECHNIQUES.1. Expert judgment ( p. 141) Activity duration sulit di estimate sebab banyak factor yang mempengaruhinya, seperti tingkat dan productifity sumberdaya. Expert judgment, seperti informasi terdahulu bila memungkinkan dapat digunakan sebagai acuan..2. Analogous estimating ( p. 141) Tools & Techniques.1. Expert judgment.2. Analogous estimating.3. Parametric estimating.4. Three-point estimates.5. Reserve analysis Secara individu dari anggota tim proyek bisa memberikan informasi estimasi jangka waktu/durasi atau memberikan rekomendasi pengalaman proyek terdahulu. Jika keahlian ini tidak didapat maka estimasi jangka waktu akan tidak ada kepastian dan berisko. Analogous duration estimating artinya menggunakan durasi yang ada pada proyek sebelumnya, karena schedule activity yang mirip bisa digunakan untuk mengestimasi durasi pada schedule aktivitas yang akan datang. Biasanya sering dipakai ketika informasi kurang rinci. Dan Analogous Estimating menggunakan historical information ( ) dan Expert Judgment. 41 (PMBOK Guide p. 141)

42 6. 4. ACTIVITY DURATION ESTIMATING TOOLS & TECHNIQUES.3. Parametric estimating ( p. 142) Sebagai dasar untuk mengestimasi jangka waktu bisa ditetapkan secara kuantitatif yaitu dengan mengalikan kuantitas pekerjaan yang akan dikerjakan dengan productivity rate. Tools & Techniques.1. Expert judgment.2. Analogous estimating.3. Parametric estimating.4. Three-point estimates.5. Reserve analysis Contoh : productivity rate bisa diestimasikan pada project design dengan jumlah lembar gambar yang diselesaikan dikalikan berapa jam Drafter per lembar gambar. Atau hasil pemasangan kabel dalam meter dikalikan jam kerja orang per meter. (PMBOK Guide p. 142) 42

43 6. 4. ACTIVITY DURATION ESTIMATING TOOLS & TECHNIQUES.4. Three-point Estimates Akurasi dari activity duration estimate dapat ditingkatkan dengan penyesuaian banyaknya risiko dalam estimasi yang sebenarnya. Dengan cara Three-point Estimate dapat digunakan sebagai dasar dalam menetapkan tiga jenis estimasi yaitu : Tools & Techniques.1. Expert judgment.2. Analogous estimating.3. Parametric estimating.4. Three-point estimates.5. Reserve analysis Most likely. Durasi dari schedule activity diberikan sumberdaya hampir sesuai dengan penempatan, productivitynya, harapan ketersediaan untuk schedule activity cukup realistik, ketergantungan pada para pihak dan biasanya sudah ada di database perusahaannya. Optimistic. Activity duration berdasarkan best-case scenario apa yang telah dijelaskan pada most likely estimate. Pissimistic. Activity duration berdasarkan pada worst-case scenario dari apa yang telah dijelaskan pada most likely estimate. (PMBOK Guide p. 142) 43

44 PERT Duration Calculation For a singgle Activity (Tree-Point Estimates) Higher Most Likely (Used in original CPM calculation) TE Probability of Occurrence PERT Weighted Average = Optimistic + 4 X Most Likely + Pessimistic 6 Beta Distribution Optimistic Pessimistic Lower Shorter Possible Durations Longer Jack R. Meredith, Samuel J. Mantel,JR, Project Management, p

45 Activity Duration Calculation Activity ID Activity Description Time Estimated Expected Time Variance Std.Dev Successor a m b (TE) A0 Start Kegiatan A A1 Kegiatan A Kegiatan B, C A2 Kegiatan B Kegiatan D,E,F A3 Kegiatan C Kegiatan H A4 Kegiatan D Kegiatan G A5 Kegiatan E Kegiatan G,H A6 Kegiatan F Kegiatan H A7 Kegiatan G Kegiatan I A8 Kegiatan H Kegiatan I A9 Kegiatan I Finish A10 Finish TE = a + 4m + b 6 = ((b a)/6) 2 = a = most optimistic time m = most likely time / waktu hampir bisa dipastikan b = most pessimistic time Man-hours Duration = Amount of worker 45

46 Probability Completion Time Completion Time for the probability 25 % (appendix E table) Z = Z = D TE / 2 CP = D 36 / 3.2 D (Desire Project completion time ) = X = 34.7 hari = 35 hari. Completion Time for the probability 50 % (appendix E table) Z = 0 D (Desire Project completion time ) = 36 hari Completion Time for the probability 75% (appendix E table) Z = 0.70 D (Desire Project completion time ) = 0.70 X = 37 hari 46

47 6. 4. ACTIVITY DURATION ESTIMATING TOOLS & TECHNIQUES.5. Reserve Analysis Tools & Techniques.1. Expert judgment.2. Analogous estimating.3. Parametric estimating.4. Three-point estimates.5. Reserve analysis Tim proyek bisa memilih untuk menyatukan waktu tambahan yang dikenal sebagai cadangan ketidaktentuan, cadangan waktu atau penunjang kedalam semua schedule proyek sebagai risiko schedule. Bisa berbentuk prosentase dari estimated activity duration, jumlah waktu yang sudah pasti, atau yang dikembangkan dengan quantitative schedule risk analysis ( ). Bisa digunakan sebagian atau secara lengkap, atau nantinya dapat dikurangi atau tidak digunakan akibat dari ketersediaan informasi yang menjadi pasti. Contingency reserve di dokumentasikan sepanjang terkait dengan asumsi dan data lain. (PMBOK Guide p. 142) 47

48 6. 4. ACTIVITY DURATION ESTIMATING OUTPUTS.1. Activity duration estimates Adalah penilaian secara kuantitatif dari jumlah jangka waktu yang hampir mendekati benar, yang akan dipakai untuk menyelesaikan schedule activity. Termasuk beberapa indikasi jangkauan (range) dari hasil yang memungkinkan. Contoh : 2 Minggu ± 2 hari mengindikasikan bahwa schedule activity akan memakan waktu menimum 8 hari dan tidak lebih dari 12 hari (diasumsikan bekerja 5 hari dalam seminggu) di Indonesia umumnya menggunakan hari kalender ( bekerja 7 hari dalam seminggu). Contoh : 15 % probability dari melebihi 3 minggu mengindikaskan suatu probability tinggi yaitu 85%, maka schedule activity akan memakan waktu 3 minggu atau kurang. Outputs.1. Activity duration estimates.2. Activity atributes (updates).2. Activity atributes (updates) Activity Attributes ( ) diupdate termasuk durasi setiap schedule activity, asumsi yang dibuat dalam pengembangan activity duration estimates dan contingency reserves. (PMBOK Guide p. 142) 48

49 6. 5. SCHEDULE DEVELOPMENT INPUTS Proses berulang didalam menentukan tanggal start dan finish dari suatu aktivitas/kegiatan proyek. Jika tanggal start dan finish tidaklah realistis, maka proyek tidak mungkin akan selesai sesuai jadwal yang diharapkan. Didalam Schedule development, duration estimates dan resource estimates selalu direview dan direvisi untuk menciptakan approved project schedule yang berguna untuk mengendalikan progress. Schedule development dilakukan terus menerus selama proyek berjalan sebagai kemajuan pekerjaan, perubahan project management plan, dan mengantisipasi terjadinya risiko atau munculnya risiko baru..1. Organizational process assets Inputs :.1. Organizational process assets 2. Project scope statement.3. Activity list.4. Activity atributes.5. Project schedule network diagrams.6. Activity resource requirements 7. Resource calendars.8. Activity duration estimates.9. Project management plan. Risk register Mungkin memiliki beberapa item aset yang dapat dipakai dalam schedule development, seperti project calendar ( suatu kalendar hari kerja atau shift yang menetapkan tanggal schedule activity dikerjakan, dan hari tidak kerja yang mana schedule activities are idle) (PMBOK Guide p. 143) 49

50 6. 5. SCHEDULE DEVELOPMENT INPUTS 2. Project scope statement Project Scope Statement ( ) terdiri dari asumsi dan constraint yang bisa berdampak pada pengembangan project schedule. Assumptions : adalah faktor yang terkait dengan schedule, di dokumentasikan, dipakai untuk tujuan pengembangan schedule, disesuaikan menjadi lebih benar, nyata atau pasti. Constraint : adalah faktor yang akan membatasi pilihan dari project management team pada waktu melakukan schedule network analysis. Inputs :.1. Organizational process assets 2. Project scope statement.3. Activity list.4. Activity atributes.5. Project schedule network diagrams.6. Activity resource requirements 7. Resource calendars.8. Activity duration estimates.9. Project management plan. Risk register Ada 2 kategori time constraint untuk disesuaikan pada waktu pengembangan schedule : 1). Start No Ealier than dan Finish No Later Than Date constraint termasuk harus sesuai dengan tanggal ditetapkan pada kontrak, suatu market window pada technology project, batasan suaca pada kegiatan diluar, pemenuhan pemerintah yang diamanatkan dengan penyelesaian sengketa dengan penengahan kembali, pengiriman material dari para pihak tidak sesuai project schedule. 2). Project Sponsor, Project customer, atau stakeholder lain sering mendikte atas peristiwa kunci atau major milestone yang berdampak pada penyelesaian sesuai tanggal yang ditetapkan. (PMBOK Guide p. 143) 50

51 Project Finish Constraint Required Completion Date Project Start Date Projected Lateness Negative Slack (a) ET1 ET2 ET3 ET4 ET5 ET6 ET7 ET8 Expected Completion (b) ET1 ET2 ET3 ET4 ET5 ET6 ET7 ET8 Expected Completion (c) ET1 ET2 ET3 ET4 ET5 ET6 ET7 ET8 Expected Completion Contingency Positive Slack 51

52 6. 5. SCHEDULE DEVELOPMENT INPUTS.3. Activity list Seperti sudah dijelaskan didalam ( p. 129).4. Activity atributes Seperti sudah dijelaskan didalam ( p. 130) Inputs :.1. Organizational process assets 2. Project scope statement.3. Activity list.4. Activity atributes.5. Project schedule network diagrams.6. Activity resource requirements 7. Resource calendars.8. Activity duration estimates.9. Project management plan. Risk register.5. Project schedule network diagrams Seperti sudah dijelaskan didalam ( p. 135).6. Activity resource requirements Seperti sudah dijelaskan didalam ( p. 138) (PMBOK Guide p. 144) 52

53 6. 5. SCHEDULE DEVELOPMENT INPUTS 7. Resource calendars Seperti sudah dijelaskan didalam ( p. 138).8. Activity duration estimates Seperti sudah dijelaskan didalam ( p. 142).9. Project management plan Inputs :.1. Organizational process assets 2. Project scope statement.3. Activity list.4. Activity atributes.5. Project schedule network diagrams.6. Activity resource requirements 7. Resource calendars.8. Activity duration estimates.9. Project management plan. Risk register Terdiri dari : Schedule Management Plan, Cost Management Plan, Project Scope Management Plan, dan Risk Management Plan. Perencanaan ini memandu pengembangan schedule, seperti komponen yang secara angsung mendukung proses schedule Development. Salah satunya adalah Daftar Risiko. Risk register ( ) Mengidentifikasikan risiko proyek dan berhubungan dengan risk response plan yang diperlukan untuk menunjang proses schedule Development. (PMBOK Guide p. 144) 53

54 6. 5. SCHEDULE DEVELOPMENT TOOLS & TECHNIQUES.1. Schedule network analysis Adalah suatu cara /teknik yang menghasilkan project schedule. Dengan membuat schedule model dan berbagai teknik analysis, seperti CPM, CCM, What if-analysis, Resource leveling untuk menghitung early dan late start dan finish dates. Kemudian start dan finish date dischedulekan untuk porsi schedule activity yang belum selesai. Beberapa network paths mungkin memiliki penyimpangan alur atau pemusatan alur yang bisa diidentifikasi dan dipakai dalam schedule compression analysis atau analysis lain. Tools & Techniques.1. Schedule network analysis.2. Critical path methode.3. Schedule compression.4. What if-scenario analysis.5. Resource leveling.6. Critical chain method.7. Project management sofware.8. Applying calendars.9. Adjusting leads and lags 10. Schedule model.2. Critical Path Methode (PMBOK Guide p. 145) 54

55 CONTOH CPM Calculation Early dates, Late dates and Total Float Identify Critical Path. SS + 5 Activity D Duration= 8 Activity E Duration=2 Activity A Duration= 5 Activity B Duration=10 Activity G Duration=5 Activity C Duration=15 Activity F Duration=5 FF

56 Calculation Early dates Foreward Pass CONTOH CPM SS + 5 Activity D Duration= 8 Activity E Duration=2 1 5 Activity A Duration= Activity B Duration= Activity F Activity G Duration= Activity C Duration=5 FF + 2 Duration=15 ES = Early Start = EF pred terbesar + 1 EF = Early Finish = ES + OD 1 56

57 CONTOH CPM Calculation Early dates, Late dates Backward Pass SS + 5 Activity D Duration= 8 Activity E Duration=2 1 5 Activity A Duration= Activity B Duration= Activity C Activity F Duration= Activity G Duration= FF + 2 Duration= LF = Late Finish = ES suc 1 LS = Late Start = LF OD

58 CONTOH CPM Calculation Early dates, Late dates, Total Float Foreward Pass Backward Pass SS Activity D Activity E Duration= 8 Duration=2 TF 1 5 Activity A Duration= Activity B Duration= Activity C Activity F Duration= Activity G Duration= FF + 2 Duration= Critical Path TF = Total Float = ES suc EF pred 1 = Zero = Critical = LS ES; LF EF FF = Free Float = LF OD ES ; FF is defined as the amount of time an activity can be delayed without delaying the early start of any immediately following activities Float = Float or slack is a measure of scheduling flexibility. 58

59 Program Cost ( $ / IDR ) SCHEDULE DEVELOPMENT TOOLS & TECHNIQUES.3. Schedule compression Compression (With Crashing) All Activity Crash Minimum Cost Total Crash Tools & Techniques.1. Schedule network analysis.2. Critical path methode.3. Schedule compression.4. What if-scenario analysis.5. Resource leveling.6. Critical chain method.7. Project management sofware.8. Applying calendars.9. Adjusting leads and lags 10. Schedule model Tools : Duration Compression Increase cost Crashing : Doing anything to reduce the schedule completion of the project. Normal Operation The rule in implementing Crashing are : a. Crash on Critical Path b. Crash Critical Activities whose have cheapest cost 0 Program completion Time, Weeks 59 (PMBOK Guide p. 145)

60 6. 5. SCHEDULE DEVELOPMENT TOOLS & TECHNIQUES Compression (With Fast Tracking) Star t Design Detail Check Purchase Material Start Mfg Design Detail Purchase Material Check Compression Tools : Duration Compression 2. Fast Tracking Activities that schedule sequence are scheduled to be done with some overlap. Hints : a. Leads, b. Logic relationship. 60

61 Formulas ES = Early Start = EF pred terbesar + 1 EF = Early Finish = ES + OD 1 LF = Late Finish = ES suc 1 LS = Late Start = LF OD + 1 TF = Total Float = ES suc EF pred 1 = Zero = Critical = LS ES; LF EF FF = Free Float = LF OD ES ; FF is defined as the amount of time an activity can be delayed without delayingthe early start of any immediately following activities. Float = Float or slack is a measure of scheduling flexibility. OD = Original Duration Pred = Predecessor (yang mendahului) Suc = Successor (yang mengikuti) Bwpas = LF(1) akhir = EF akhir LF(2) = LS suc terbesar 1 Bwpas = LF(1) require = EF akhir LF(2) = LS suc terbesar 1 Primavera Inc, summarized by Pito.S CPM (Critical Path Method) : Determine the group of activities that cannot be delayed without delaying the completion date for the entire project. In order to find : 1. Early Dates: By forward Pass Calculation 2. Late Dates : By Backward Pass Calculation 3. Total Float : By substract early dates from late dates 4. Total float is belong to entire string of activities Not to an individual activity 61

62 6. 5. SCHEDULE DEVELOPMENT TOOLS & TECHNIQUES.4. What if-scenario analysis Analysis dengan pertanyaan. What if the situation represented by scenario X happens? Suatu network analysis dilakukan menggunakan schedule model untuk menghitung scenario yang berbeda. Seperti keterlembatan pengiriman komponen, perpanjangan waktu pelaksanaan, atau memperkenalkan faktor luar, seperti serangan atau perubahan dalam proses perijinan. Tools & Techniques.1. Schedule network analysis.2. Critical path methode.3. Schedule compression.4. What if-scenario analysis.5. Resource leveling.6. Critical chain method.7. Project management sofware.8. Applying calendars.9. Adjusting leads and lags 10. Schedule model Hasil dari What-if scenario analysis bisa dipakai untuk menilai kelayakan project schedule pada kondisi kurang baik, dan dalam menyiapkan contingency dan response plan untuk mengalahkan atau meringankan dampak dari situasi yang tidak bisa diprediksi. Caranya adalah dengan Monte Carlo Analysis ( ), (PMBOK Guide p. 146) 62

63 activity Workers activity Workers SCHEDULE DEVELOPMENT TOOLS & TECHNIQUES a b c 1 b a 2 3 c 4 Sebelum Resource Leveling.5. Resource leveling Days c b a c b c Tools & Techniques.1. Schedule network analysis.2. Critical path methode.3. Schedule compression.4. What if-scenario analysis.5. Resource leveling.6. Critical chain method.7. Project management sofware.8. Applying calendars.9. Adjusting leads and lags 10. Schedule model Days a b c Setelah Resource Leveling a c b Days Days Jack R. Meredith, Samuel J. Mantel,JR, Project Management, p

64 6. 5. SCHEDULE DEVELOPMENT TOOLS & TECHNIQUES.6. Critical chain method Teknik lain dari schedule network analysis bahwa dengan memodifikasi project schedule ke account sumberdaya yang memiliki keterbatasan. Pendekatan dengan probabilistik. Setelah CPM diidentifikasi, ketersediaan sumberdaya dimasukkan dan hasil schedule dengan keterbatasan sumberdaya ditetapkan. Dan hasilnya sering merubah Critical path. Critical chain method fokus pada pengelolaan durasi aktivitas yang telah dibatasi dan diterapkannya sumberdaya untuk perencanaan schedule activities..7. Project management sofware Tools & Techniques.1. Schedule network analysis.2. Critical path methode.3. Schedule compression.4. What if-scenario analysis.5. Resource leveling.6. Critical chain method.7. Project management sofware.8. Applying calendars.9. Adjusting leads and lags 10. Schedule model Untuk membantu pengembangan schedule. Seperti Cost estimating by time period ( ) dan simulasi schedue dalam quantitative risk analysis ( ). Produk ini secara automatis bisa menghitung secara matematik Forward pass dan backward pass critical path analysis and resource leveling, bisa di print atau outputnya dari pengembangan schedule bisa di display. 64 (PMBOK Guide p. 147)

65 6. 5. SCHEDULE DEVELOPMENT TOOLS & TECHNIQUES.8. Applying calendars Project Calendars ( ) dan Resource Calendars ( ) mengidentifikasi periode ketika pekerjaan diijinkan. Project calendars berdampak pada semua aktivitas. Resource calendars berdampak pada suatu sumberdaya khusus atau kategori dari sumberdaya. Tools & Techniques.1. Schedule network analysis.2. Critical path methode.3. Schedule compression.4. What if-scenario analysis.5. Resource leveling.6. Critical chain method.7. Project management sofware.8. Applying calendars.9. Adjusting leads and lags 10. Schedule model Resource calendars mencerminkan bagaimana beberapa sumberdaya yang bekerja hanya pada jam kerja, sementara pekerjaan lainnya three full shifts, atau anggota tim proyek mungkin tidak ada, seperti sedang cuti, atau mengikuti trainning program, atau perjanjian kontrak dengan labor terbatas pekerja yang sudah pasti terhadap kepastian hari hari pada seminggu. (PMBOK Guide p. 148) 65

66 6. 5. SCHEDULE DEVELOPMENT TOOLS & TECHNIQUES 9. Adjusting leads and lags Selama penggunaan lead dan lag tidak tepat bisa membuat distorsi terhadap project schedule. Lead dan Lag dirubah sepanjang schedule network analysis untuk mengembangkan suatu schedule proyek yang sehat. Tools & Techniques.1. Schedule network analysis.2. Critical path methode.3. Schedule compression.4. What if-scenario analysis.5. Resource leveling.6. Critical chain method.7. Project management sofware.8. Applying calendars.9. Adjusting leads and lags 10. Schedule model 10. Schedule model Schedule data dan informasi dipumpulkan kedalam schedule model untuk proyek. Schedule model tool dan data pendukung schedule model digunakan bersama sama dengan manual methods atau project management software untuk melakukan schedule network analysis yang menghasilkan schedule proyek. (PMBOK Guide p. 148) 66

67 Activity Float (Basic Knowledge) X L = X Independence Float L = 7 X Free Float L = 7 Total Float SPAi SPA5 SPLi SPL5 SPAj SPA9 SPLj SPL9 67

68 6. 5. SCHEDULE DEVELOPMENT OUTPUTS.1. Project schedule Project schedule meliputi minimum merencanakan start date dan finish date pada setiap schedule activity. Jika resource planning ditempatkan pada paling awal, maka project schedule akan tinggal mengkonfirmasikan penempatan sumberdaya, dan penetapan schedule start dan finish date. Target project schedule juga dikembangkan dengan menggambarkan target start date dan target finish date pada setiap schedule activity. Outputs.1. Project schedule.2. Schedule model data.3. Schedule baseline.4. Resource requirement (updates).5. Activity attributes (updates).6. Project calendars (updates).7. Requested changes.8. Project management plan (updates). Schedule management plan (updates) Biasanya berbentuk summary schedule atau master schedule atau milestone schedule atau dibuat secara rinci. Dan bentuknya seperti berikut: 68 (PMBOK Guide p. 149)

69 Network Diagram CONTOH PERT CHART Program Evaluation and Riview Technique 69

70 CONTOH ARROW DIAGRAM D G A B E I C F H 9 11 Red color : Identified CPM (Critical Path Method) 70

71 CONTOH BAR CHART Bar Chart = Gantt Charts Show tasks relative to time (activity start and end dates), expected duration, usually not show dependencies. Relatively easy to read start/finish date and view progress Most proper for the Management 71

72 CONTOH MILESTONE CHART SCHEDULE DEVELOPMENT DATA DATE EVENT JAN FEB MAR APR MAY JUN JUL AUG Contract Award Specification Review Design Review Value Engineering Site Preparation Quality Planning 72

73 6. 5. SCHEDULE DEVELOPMENT OUTPUTS.2. Schedule model data Data penunjang untuk project schedule meliputi minimum schedule milestone, schedule activity, activity attributes dan dokumentasi dari semua aassumptions and constraint yang teridentifikasi. Jumlah tambahan data tergantung dari pengetrapannya. Informasi yang sering diberikan sebagai penunjang secara rinci meliputi tetapi tidak terbatas pada : Outputs.1. Project schedule.2. Schedule model data.3. Schedule baseline.4. Resource requirement (updates).5. Activity attributes (updates).6. Project calendars (updates).7. Requested changes.8. Project management plan (updates). Schedule management plan (updates) Persyaratan sumberdaya dengan jangka waktu, sering terlihat pada format yang disebut Histogram. Alternatif schedule, seperti best-case atau worst-case, bukan perataan sumberdaya, sumberdaya yang diratakan, tanpa atau dengan imposed dates. Schedule contingency reserves. Contohnya : Proyek perencanaan elektronik, schedule model data mungkin termasuk seperti item Human resource histograms, cash flow projections, dan order and delivery schedule. (PMBOK Guide p. 151) 73

74 6. 5. SCHEDULE DEVELOPMENT OUTPUTS.3. Schedule Baseline Schedule Baseline adalah versi khusus dari project schedule yang dikembangkan dari schedule network analysis of schedule model. Hal ini dapat diterima dan disetujui oleh tim manajemen proyek sebagai schedule baseline dengan baseline start dates dan baseline finish dates..4. Resource requirement (updates) 5. Activity atributes (updates) Outputs.1. Project schedule.2. Schedule model data.3. Schedule baseline.4. Resource requirement (updates).5. Activity attributes (updates).6. Project calendars (updates).7. Requested changes.8. Project management plan (updates). Schedule management plan (updates) Resource leveling/ perataan sumberdaya bisa berdampak yang berarti terhadap preliminary estimate dari jenis dan kuantitas sumberdaya yang diperlukan. Jika resource- leveling analysis merubah persyaratan sumberdaya proyek maka resource requirement diupdates. Activity attribute ( ) diupdate meliputi persyaratan sumberdaya yang direvisi dan yang terkait dengan persetujuan perubahan ( ) yang ditimbulkan oleh proses Schedule Development. 74 (PMBOK Guide p. 151)

75 6. 5. SCHEDULE DEVELOPMENT OUTPUTS.6. Project calendars (updates) Adalah calendar hari kerja atau shift yang menentukan tanggalnya dimana schedule activities dikerjakan. Juga menentukan hari tidak bekerja yang mana pada tanggal tersebut idle, seperti hari hari libur, akhir pekan atau non-shift hours. Calendar/ penanggalan setiap proyek mungkin dipakai dengan unit calendar yang berbeda sebagai dasar untuk scheduling the project..7. Requested changes 8. Project management plan (updates) Outputs.1. Project schedule.2. Schedule model data.3. Schedule baseline.4. Resource requirement (updates).5. Activity atributes (updates).6. Project calendars (updates).7. Requested changes.8. Project management plan (updates). Schedule management plan (updates) Proses schedule development bisa menciptakan permintaan perubahan ( ) yang diproses untuk meriview dan disposition melalui proses Integrated Change Control (4.6) Project Management Plan (4.3) diupdate untuk mencerminkan adanya persetujuan perubahan didalam bagaimana project schedule akan dikelola.. Schedule management plan (updates) Jika permintaan perubahan disetujui ( ) hasil dari proses Project Time Management, maka schedule management plan (chapter 6 introductory material) suatu komponen dari Project Management Plan (4.3) mungkin perlu diupdate meliputi persetujuan perubahannya. (PMBOK Guide p. 152) 75

76 6. 6. SCHEDULE CONTROL INPUTS Perhatian dengan : Progress schedule. Faktor yang mempengaruhi timbulnya perubahanschedule. Adanya perubahan pada schedule proyek Mengelola perubahan yang terjadi saat ini..1. Schedule management plan (4.3) berisi Schedule management plan (Chapter 6 ) bagaimana project schedule akan dikelola dan dikendalikan Inputs :.1. Schedule management plan.2. Schedule baseline.3. Performance reports.4. Approved changes request.3. Performance reports ( ) menyediakan informasi pada kinerja schedule, kesesuaian terhadap rencana,.2. Schedule baseline ( ) project schedule mengontrol approved project schedule. ( ) schedule baseline komponen project management plan (4.3). Menyediakan dasar pengukuran dan laporan kinerja schedule sebagai bagian dari kinerja pengukuran baseline..4. Approved changes requests Hanya approved change request ( ) yang telah diproses sebelumnya melalui proses Integrated Change Control (4.6) digunakan untuk mengupdate project schedule baseline. 76 (PMBOK Guide p. 153)

77 6. 6. SCHEDULE CONTROL TOOLS & TECHNIQUES.1. Progress reporting Progress reporting dan status schedule saat ini meliputi informasi seperti actual start dan finish dates, dan sisa durasi terhadap schedule aktivitas yang belum selesai. Pengukuran progres menggunakan Earned Value. Tamplate bisa dengan paper base atau electronic Tools & Techniques.1. Progress reporting.2. Schedule change control system.3. Performance measurement.4. Project management software.5. Variance analysis.6. Schedule comparison bar chart.2. Schedule change control system Schedule change control system menggambarkan prosedur yang mana schedule proyek bisa dirubah. Meliputi paper work, tracking system, tingkat kebutuhan persetujuan untuk otorisasi perubahan. Schedule change control system adalah dioperasikan sebagai bagian dari proses Integrated Change Control (4.6) 77 (PMBOK Guide p. 153)

78 6. 6. SCHEDULE CONTROL TOOLS & TECHNIQUES.3. Performance measurement Performance measurement techniques, menghasilkan Schedule Varian (SV) ( ) dan Schedule Performance Index (SPI) ( ) yang mana digunakan untuk menilai kepentingan perbedaan schedule proyek yang terjadi. Tools & Techniques.1. Progress reporting.2. Schedule change control system.3. Performance measurement.4. Project management software.5. Variance analysis.6. Schedule comparison bar chart Bagian yang terpenting dari pengendalian schedule adalah untuk memutuskan jika perbedaan schedule memerlukan tindakan perbaikan..4. Project management software Project Management Software untuk scheduling menyediakan kemampuan untuk membandingkan tanggal aktual terhadap tanggal rencana. Dan memperkirakan dampak perubahan schedule proyek yang berpotensi, yang mana membuatnya alat tersebut berguna untuk mengendalikan schedule. 78 (PMBOK Guide p. 154)

79 6. 6. SCHEDULE CONTROL TOOLS & TECHNIQUES.5. Variance analysis Dengan schedule variance analysis selama proses monitoring adalah fungsi kunci dari pengendalian schedule. Membandingkan target schedule dates dengan aktual/perkiraan start dan finish dates memberikan informasi penting untuk mendeteksi adanya deviasi, dan untuk melakukan tindakan koreksi bila terjadi keterlambatan..6. Schedule comparison bar chart Tools & Techniques.1. Progress reporting.2. Schedule change control system.3. Performance measurement.4. Project management software.5. Variance analysis.6. Schedule comparison bar chart Untuk memberikan fasilitas schedule progress, cocok membandingkan bar chart, yang di tunjukkan dengan dua bar untuk setiap schedule aktivitas. Bar yang satu menunjukkan status saat ini, dan yang lain menunjukkan schedule baseline yang telah disetujui. Secara grapis akan terlihat mana yang telah diprogress dan rencana atau mana yang terjadi keterlambatan. 79 (PMBOK Guide p. 154)

80 Variance Analysis Variance report Delay? No Forecasting Yes Corective Action 80

81 Corrective Action Any delay Propose Alternatives Determine Corrective Action To be Taken Issued Notice of Corrective Action to the Parties Involved Replanning 81

82 6. 6. SCHEDULE CONTROL OUTPUTS.1. Schedule model data (updates) Stakeholder terkait memberikan catatan yang berarti didalam mengupdate informasi pada project schedule model..2. Schedule baseline (updates) Revisi perubahan schedule stat date and finish date dalam approved schedule baseline..3. Performance measurements.4. Request changes Outputs.1. Schedule model data (updates).2. Schedule baseline (updates).3. Performance measurements.4. Request changes.5. Recommended corrective actions.6. Organizational process assets (updates).7. Activity list (updates).8. Activity atributes (updates).9. Project management plan (updates) Perhitungan (SV) dan (SPI) mempunyai nilai terhadap komponen.wbs. Yang didokumentasikan dan dikomunikasikan kepada stakeholder. Schedule variance analysis, review progress report, hasil pengukuran kinerja, modifikasi project schedule model dapat menghasilkan Requested changes. ( ) terhadap project schedule baseline. (PMBOK Guide p. 154) 82

83 6. 6. SCHEDULE CONTROL OUTPUTS.5. Recommended corrective actions.6. Organizational process assets (updates).7. Activity list (updates) Outputs.1. Schedule model data (updates).2. Schedule baseline (updates).3. Performance measurements.4. Request changes.5. Recommended corrective actions.6. Organizational process assets (updates).7. Activity list (updates).8. Activity atributes (updates).9. Project management plan (updates) Dokumentasi pembelajaran dari penyebab adanya Varian, alasan dipilihnya tindak lanjut koreksi, dan jenis lain pembelajaran dari pengendalian schedule didokumentasikan didalam organizational process assets ( ) sehingga menjadikan bagian dari historical database untuk proyek dan penyelenggaraan organisasi. Seperti yang sudah dijelaskan pada ( ) (PMBOK Guide p. 155) 83

84 6. 6. SCHEDULE CONTROL OUTPUTS.8. Activity atributes (updates) Seperti yang sudah dijelaskan pada ( ).9. Project management plan (updates) Schedule Management Plan (6. intro material) suatu komponen dari project management plan (4.3) diupdated untuk mencerminkan segala persetujuan perubahan yang dihasilkan dari proses pengendalian schedule dan bagaimana project schedule akan dikelola. Outputs.1. Schedule model data (updates).2. Schedule baseline (updates).3. Performance measurements.4. Request changes.5. Recommended corrective actions.6. Organizational process assets (updates).7. Activity list (updates).8. Activity atributes (updates).9. Project management plan (updates) (PMBOK Guide p. 156) 84

85 Schedule Control Flow Progress Monitoring Schedule Assessment Variance Analysis Corective Action Forecasting Replanning 85

86 Schedule Assessment Impact Completion Date Update Progress Review Critical & Next Critical Activities Variance Analysis Prepare Report Schedul e Variance report 86

87 Progress Monitoring Progress Progress Progress Progress Agregate Progress No Approved Yes Schedule Assessment 87

88 How to Improve Progress Tingkatkan Productivity Tingkatkan/tambah Manpower Kerja Overtime Kurangi Scope of Work bila memungkinkan Subcontracting sebagian dari pekerjaan Fast-Tracking 88

89 Cost Earned Value Analysis JutaIDR % Projected Budget Completed Cost Overrun Actual Cost (AC) (ACWP) Planned Value (PV) (BCWS) Work Performed (EV) (BCWP) Projected Time Completed Schedule Overrun % Data Date Month 89

90 PROJECT TIME MANAGEMENT Thank you 90