CM-10 = Sistem Manajemen Pengadaan Barang & Jasa Proyek (Project Procurement Management) Mempresentasikan Kode / Judul Unit Kompetensi

Transkripsi

1 CM-10 = Sistem Manajemen Pengadaan Barang & Jasa Proyek (Project Mempresentasikan Kode / Judul Unit Kompetensi Kode : INA Judul : Sistem Manajemen Pengadaan Barang & Jasa Proyek (Project PELATIHAN AHLI MANAJEMEN KONSTRUKSI (AHLI MUDA) (CONSTRUCTION MANAGEMENT) 2007 DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI DAN SUMBER DAYA MANUSIA PUSAT PEMBINAAN KOMPETENSI DAN PELATIHAN KONSTRUKSI

2 KATA PENGANTAR Memperhatikan laporan UNDP (Human Development Report, 2004) yang mencantumkan Indeks Pengembangan SDM (Human Development Index HDI), Indonesia pada urutan 111, satu tingkat diatas Vietnam urutan 112, jauh dibawah negara-negara ASEAN terutama Malaysia urutan 59, Singapura urutan 25 dan Australia urutan 3. Bagi para pemerhati dan khususnya bagi yang terlibat langsung pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM), kondisi tersebut merupakan tantangan sekaligus sebagai modal untuk berpacu mengejar ketinggalan dan obsesi dalam meningkatkan kemampuan SDM paling tidak setara dengan negara tetangga ASEAN, terutama menghadapi era globalisasi. Untuk mengejar ketinggalan telah banyak daya upaya yang dilakukan termasuk perangkat pengaturan melalui penetapan undang-undang antara lain : - UU. No 18 Tahun 1999, tentang : Jasa Konstruksi beserta peraturan pelaksanaannya, mengamanatkan bahwa per orang tenaga : perencana, pelaksana dan pengawas harus memiliki sertifikat, dengan pengertian sertifikat kompetensi keahlian atau ketrampilan, dan perlunya Bakuan Kompetensi untuk semua tingkatan kualifikasi dalam setiap klasifikasi dibidang Jasa Konstruksi - UU. No 13 Tahun 2003, tentang : Ketenagakerjaan, mengamantakan (pasal 10 ayat 2). Pelatihan kerja diselenggarakan berdasarkan program pelatihan yang mengacu pada standar kompetensi kerja - UU. No 20 Tahun 2003, tentang : Sistem Pendidikan Nasional, dan peraturan pelaksanaannya, mengamanatkan Standar Nasional Pendidikan sebagai acuan pengembangan KBK (Kurikulum Berbasis Kompetensi). - PP. No 31 Tahun 2006, tentang : Sistem Pendidikan Nasional, dan peraturan pelaksanaannya, mengamanatkan Standar Nasional Pendidikan sebagai acuan pengembangan KBK (Kurikulum Berbasis Kompetensi). Mengacu pada amanat undang-undang tersebut diatas, diimplementasikan kedalam konsep Pengembangan Sistem Pelatihan Jasa Konstruksi yang oleh PUSBIN KPK (Pusat Pembinaan Kompetensi dan Pelatihan Konstruksi) pelaksanaan programnya didahului dengan mengembangkan SKKNI (Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia), SLK (Standar Latih Kompetensi), dimana keduanya disusun melalui analisis struktur kompetensi sektor/sub-sektor konstruksi sampai mendetail, kemudian dituangkan dalam jabatan-jabatan kerja yang selanjutnya dimasukkan kedalam Katalog Jabatan Kerja. i

3 Modul pelatihan adalah salah satu unsur paket pelatihan sangat pnting karena menyentuh langsung dan menentukan keberhasilan peningkatan kualitas SDM untuk mencapai tingkat kompetensi yang ditetapkan, disusun dari hasil inventarsisasi jabatan kerja yang kemudian dikembangkan berdasarkan SKKNI dan SLK yang sudah disepakati dalam suatu Konvensi Nasional, dimana modul-modulnya maupun materi uji kompetensinya disusun oleh Tim Penyusun/Tenaga Profesional dalam bidangnya masing-masing, merupakan suatu produk yang akan dipergunakan untuk melatih dan meningkatkan pengetahuan dan kecakapan agar dapat mencapai tingkat kompetensi yang dipersyaratkan dalam SKKNI, sehingga dapat menyentuh langsung sasaran pembinaan dan peningkatan kualiatas tenaga kerja konstruksi agar menjadi lebih berkompeten dalam melaksanakan tugas pada jabatan kerjanya. Dengan penuh harapan modul pelatihan ini dapat dimanfaatkan dengan baik, sehingga cita-cita peningkatan kualitas SDM khususnya dibidang jasa konstruksi dapat terwujud. Jakarta, November 2007 Kepala Pusat Pembinaan Kompetensi Pelatihan Konstruksi Ir. Djoko Subarkah, Dipl. HE NIP ii

4 PRAKATA Usaha dibidang Jasa Konstruksi merupakan salah satu bidang usaha yang telah berkembang pesat di Indonesia, baik dalam bentuk usaha perorangan maupun sebagai badan usaha skala kecil, menengah dan besar. Untuk itu perlu diimbangi dengan kualitas pelayanannya. Pada kenyataannya saat ini mutu produk, ketepatan waktu penyelesaian, dan efisiensi pemanfaatan sumber daya relatif masih jauh dari yang diharapkan. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor antara lain adalah kesediaan tenaga ahli / terampil dan penguasaan manajemen yang efisien, kecukupan permodalan serta penguasaan teknologi. Masyarakat sebagai pemakai produk jasa konstruksi semakin sadar akan kebutuhan terhadap produk dengan kualitas yang memenuhi standar mutu yang dipersyaratkan. Untuk memenuhi kebutuhan produk sesuai kualitas standar tersebut SDM, standar mutu, metode kerja dan lain-lain. Salah satu upaya untuk memperoleh produk konstruksi dengan kualitas yang diinginkan adalah dengan cara meningkatkan kualitas sumberdaya manusia yang menggeluti pekerjaan konstruksi baik itu pekerjaan jalan dan jembatan, hidro mekanik pekerjaan sumber daya air maupun untuk pekerjaan di bidang bangunan gedung. Kegiatan inventarisasi dan analisa jabatan kerja di bidang Cipta Karya telah menghasilkan sekitar 9 (sembilan) Jabatan Kerja, dimana Jabatan Kerja Ahli Muda Manajemen Konstruksi Bangunan Gedung (Construction Management Of Buildings) merupakan salah satu jabatan kerja yang diprioritaskan untuk disusun materi pelatihannya mengingat kebutuhan yang sangat mendesak dalam pembinaan tenaga kerja yang berkiprah dalam Ahli Muda Manajemen Konstruksi Bangunan Gedung bidang cipta karya. Materi pelatihan pada jabatan kerja Ahli Muda Manajemen Konstruksi Bangunan Gedung (Construction Management Of Buildings) ini terdiri dari 3 (tiga) modul kompetensi umum 7 (tujuh) modul kompetensi inti dan 2 (modul) kompetensi khusus, yang merupakan satu kesatuan yang utuh yang diperlukan dalam melatih tenaga kerja yang menggeluti Ahli Muda Manajemen Konstruksi Bangunan Gedung (Construction Management Of Buildings). Untuk itu dengan segala kerendahan hati, kami mengharapkan kritik, saran dan masukan guna perbaikan dan penyempurnaan modul ini. Jakarta, November 2007 Tim Penyusun iii

5 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... PRAKATA... DAFTAR ISI... SPESIFIKASI PELATIHAN... PANDUAN PEMBELAJARAN... Halaman BAB I : PENDAHULUAN... I Umum... I Ringkasan Modul... I Batasan Dan Rentang Variabel... I Panduan Penilaian... I Kualifikasi penilaian... I Pengetahuan, keterampilan dan sikap perilaku untuk mendemonstrasikan kompetensi... I Konteks penilaian... I Aspek penting penilaian... I Sumber Daya Pembelajaran... I-7 i iii iv vi vii BAB II : PERENCANAAN PENGADAAN BARANG DAN JASA... II Umum... II Pemilihan Pengadaan Barang Dan Jasa... II Masukan/input untuk rencana pengadaan barang & jasa proyek... II Pnggunaan teknik dan cara untuk rencana pengadaan Barang dan jasa proyek... II Output/keluaran dari rencana pengadaan barang dan Jasa proyek... II Proses Pengadaan Barang Dan Jasa.... II-9 RANGKUMAN... II-11 PELATIHAN / PENILAIAN MANDIRI... II-12 BAB III: PROSES PEMILIHAN PENYEDIA JASA / KONTRAKTOR... III Umum... III Rencana Mengikat Dengan Kontrak... III Input/masukan untuk rencana mengikat dengan kontrak... III Penggunaan teknik dan cara untuk rencana mengikat Dengan kontrak... III-2 iv

6 3.2.3 Output/keluaran dari rencana mengikat dengan kontrak... III Penetapan Pemenang Lelang... III Input/masukan untuk permintaan penawaran penyedia Barang & jasa Penggunaan teknik dan cara untuk permintaan penawaran penyedia Barang & jasa Output/keluaran dari permintaan penawaran penyedia Barang & jasa... III-6 III-6 III Seleksi penyedia barang /jasa... III Input/masukan untuk seleksi penyedia Barang & jasa... III Penggunaan teknik dan cara untuk seleksi penyedia Barang & jasa III Output/keluaran dari seleksi penyedia barang & jasa... III-12 RANGKUMAN... III-17 PELATIHAN / PENILAIAN MANDIRI... III-18 BAB IV: PENGELOLAAN KONTRAK/ADMINISTRASI KONTRAK... IV Umum... IV Bentuk Klausul-Klausul... IV Memonitor Dan Mengendalikan Pelaksanaan Kontrak Barang Dan Jasa... IV Input/masukan untuk kontrak administrasi IV Penggunaan teknik dan cara untuk kontrak administrasi.. IV Output/keluaran dari kontrak administrasi... IV Kontrak Sebagai Pedoman Pelaksanaan Dan Mengakhiri Kontrak.. IV Input/masukan untuk mengakhiri kontrak IV Penggunaan teknik dan cara mengakhiri kontrak... IV Output/keluaran dari mengakhiri kontrak... IV-14 RANGKUMAN... IV-16 PELATIHAN / PENILAIAN MANDIRI... IV-17 DAFTAR PUSTAKA... DP-1 v

7 A. TUJUAN UMUM SPESIFIKASI PELATIHAN Tujuan Umum Pelatihan Pada akhir pelatihan ini peserta diharapkan mampu mengelola pelaksanaan proyek konstruksi bangunan gedung. Tujuan Khusus Pelatihan Pada akhir pelatihan ini peserta diharapkan mampu: 1. Menerapkan Sistem Manajemen Keselamatan Kesehatan Kerja Proyek / SMK3 (Project Safety & Health Management). 2. Menerapkan Sistem Manajemen Lingkungan Proyek (Project Environmental Management) 3. Menerapkan Sistem Manajemen Keuangan Proyek (Project Financing Management) 4. Menerapkan Sistem Manajemen Ruang Lingkup Proyek (Project Scope Management) 5. Menerapkan Sistem Manajemen Waktu Proyek (Project Time Management) 6. Menerapkan Sistem Manajemen Biaya Proyek (Project Cost Management) 7. Menerapkan Sistem Manajemen Mutu Proyek (Project Quality Management) 8. Menerapkan Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek (Project Human Resources Management) 9. Menerapkan Sistem Manajemen Komunikasi Proyek (Project Communication Management) 10. Menerapkan Procurement Management) 11. Menerapkan Sistem Manajemen Risiko Proyek (Project Risk Management) 12. Menerapkan Sistem Manajemen Klaim Proyek (Project Claim Management) B. TUJUAN PEMBELAJARAN Kode / Judul Modul : mempresentasikan unit kompetensi : Menerapkan. Tujuan Pembelajaran Setelah mempelajari modul, peserta mampu Menerapkan Sistem Manajemen vi

8 Pengadaan Proyek (Project. Kriteria Penilaian Pada akhir pelatihan peserta mampu : 1. Menyiapkan perencanaan pengadaan barang dan jasa 2. Menyiapkan proses pemilihan Penyedia jasa / kontraktor. 3. Memberikan kontribusi dalam pengelolaan kontrak / administrasi kontrak PANDUAN PEMBELAJARAN A. KUALIFIKASI PENGAJAR / INSTRUKTUR Instruktur harus mampu mengajar, dibuktikan dengan serfitikat TOT (Training of Trainer) atau sejenisnya. Menguasai substansi teknis yang diajarkan secara mendalam. Konsisten mengacu SKKNI dan SLK Pembelajaran modul-modulnya disertai dengan inovasi dan improvisasi yang relevan dengan metodologi yang tepat. B. PENJELASAN SINGKAT MODUL B.1 Modul-modul yang diajarkan di program pelatihan ini : Nomor Modul Kode 1 CMB 01 2 CMB 02 3 CMB 03 4 CMB 04 5 CMB 05 6 CMB 06 7 CMB 07 8 CMB 08 9 CMB CMB 10 Judul Modul Sistem Manajemen Keselamatan Kesehatan Kerja Proyek / SMK3 (Project Safety & Health Management) Sistem Manajemen Lingkungan Proyek (Project Environmental Management). Sistem Manajemen Keuangan Proyek (Project Financing Management) Sistem Manajemen Ruang Lingkup Proyek (Project Scope Management). Sistem Manajemen Waktu Proyek (Project Time Management). Sistem Manajemen Biaya Proyek (Project Cost Management). Sistem Manajemen Mutu Proyek (Project Quality Management) Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek (Project HR Management) Sistem Manajemen Komunikasi Proyek (Project Communication Management) vii

9 11 CMB CMB 12 Sistem Manajemen Risiko Proyek (Project Risk Management) Sistem Manajemen Klim Proyek (Project Claim Management) B.2 Uraian Modul Seri / Judul : CMB-10 / Deskripsi Modul merupakan salah satu modul untuk membekali seorang Ahli Muda Manajemen Konstruksi Bangunan Gedung (Construction Management Of Buildings) dengan harapan dapat : menyiapkan perencanaan pengadaan barang dan jasa, menyiapkan proses pemilihan Penyedia jasa / kontraktor, memberikan kontribusi dalam pengelolaan kontrak / administrasi kontrak. C. PROSES PEMBELAJARAN KEGIATAN INSTRUKTUR KEGIATAN PESERTA PENDUKUNG 1. Ceramah : Pembukaan/ Bab I, Pendahuluan Menjelaskan tujuan instruksional umum(tiu) dan Tujuan instruksional khusus (TIK) Menjelaskan maksud dan tujuan melakukan sistem manajemen pengadaan Menjelaskan pengertian melakukan sistem manajemen pengadaan. Waktu : 5 menit Mengikuti penjelasan TIU dan TIK dengan tekun dan aktif Mengikuti penjelasan maksud dan tujuan melakukan sistem manajemen pengadaan. Mengikuti penjelasan pengertian melakukan sistem manajemen pengadaan. Mengajukan pertanyaan apabila ada yang kurang jelas. OHT LCD 2. Ceramah / Demonstrasi : Bab II, Perencanaan pengadaan barang dan jasa Memberikan penjelasan, uraian atau-pun bahasan mengenai : Pemilihan pengadaan barang Mengikuti penjelasan, uraian atau bahasan instruktur dengan tekun dan aktif. OHT LCD viii

10 KEGIATAN INSTRUKTUR KEGIATAN PESERTA PENDUKUNG dan jasa Pengadaan barang dan jasa Waktu :.60 menit Mengajukan pertanyaan apabila ada yang kurang jelas. 3. Ceramah / Demonstrasi : Bab III, Proses pemilihan penyedia jasa / kontraktor Memberikan penjelasan, uraian atau-pun bahasan mengenai : Kriteria evaluasi sebelum pelaksanaan tender Penetapan pemenang lelang Waktu :.60 menit 4. Ceramah / Demonstrasi : Bab IV, Pengelolaan kontrak/administrasi kontrak Memberikan penjelasan, uraian atau-pun bahasan mengenai : Bentuk Klausula-Klausula Memonitor Dan Mengendalikan Pelaksanaan Kontrak Barang Dan Jasa Kontrak Sebagai Pedoman Pelaksanaan Dan Pedoman Pengendalian Waktu : 60 menit Mengikuti penjelasan, uraian atau bahasan instruktur dengan tekun dan aktif. Mengajukan pertanyaan apabila ada yang kurang jelas. Mengikuti penjelasan, uraian atau bahasan instruktur dengan tekun dan aktif. Mengajukan pertanyaan apabila ada yang kurang jelas. OHT LCD OHT LCD ix

11 BAB I Pendahuluan BAB I PENDAHULUAN 1.1. Umum Modul CMB-10: Procurement Management) mempresentasikan salah satu unit kompetensi dari program pelatihan Ahli Muda Manajemen Konstruksi Bangunan Gedung (Construction Management Of Buildings) Sebagai salah satu unsur, maka pembahasannya selalu memperhatikan unsurunsur lainnya, sehingga terjamin keterpaduan dan saling mengisi tetapi tidak terjadi tumpang tindih (overlapping) terhadap unit-unit kompetensi lainnya yang dipresentasikan sebagai modul-modul relevan, Pilihan untuk pengadaan barang dan jasa ditetapkan, Rencana kontrak dikembangkan dari keputusan pengadaan barang dan jasa serta project management plan dengan menggunakan standar kontrak yang akan menghasilkan dokumen pengadaan dan kriteria evaluasi, Kriteria evaluasi ditetapkan sebelum pelaksanaan tender yang memuat : pengertian kebutuhan, life cycle cost, kapabilitas secara teknik, pendekatan manajemen, pendekatan secara teknik, kemampuan keuangan, kapasitas produksi dan interes, besaran & jenis usaha, Referensi, memiliki hak paten), Permintaan penawaran melalui advertensi, surat undangan, Bider conferences, dan pengembangan daftar penyedia jasa mampu, dokumen lelang, Proposal dan pemilihan sebagai pemenang ditetapkan, Kesepakatan yang dituangkan dalam bentuk klausula-klausula untuk mewadahi kepentingan kedua belah pihak secara adil sesuai dengan standar kontrak yang ada, Pelaksanaan kontrak barang dan jasa yang dipesan dimonitor dan dikendalikan sesuai kontrak, Kontrak sebagai pedoman pelaksanaan dan pedoman pengendalian digunakan untuk mencapai tujuan proyek Adapun unit-unit kompetensi untuk mendukung kinerja efektif yang diperlukan kualifikasi Ahli Muda Manajemen Konstruksi Bangunan Gedung (Construction Management Of Buildings). I - 1

12 BAB I Pendahuluan KELOMPOK KOMPETENSI UMUM : NO. KODE UNIT JUDUL UNIT KOMPETENSI Menerapkan Sistem Manajemen 1. INA Keselamatan Kesehatan Kerja Proyek /SMK3 (Project Safety & Health Management) 2. INA Menerapkan Sistem Manajemen Lingkungan Proyek (Project Environmental Management) 3. INA Menerapkan Sistem Manajemen Keuangan Proyek (Project Financing Management) KELOMPOK KOMPETENSI INTI : NO. Kode Unit Judul Unit Kompetensi Menerapkan Sistem Manajemen Ruang 4. INA Lingkup Proyek (Project Scope Management) 5. INA INA INA Menerapkan Sistem Manajemen Waktu Proyek (Project Time Management) Menerapkan Sistem Manajemen Biaya Proyek (Project Cost Management) Menerapkan Sistem Manajemen Mutu Proyek (Project Quality Management) Menerapkan Sistem Manajemen 8. INA Sumber Daya Manusia Proyek (Project Human Resources Management) Menerapkan Sistem Manajemen 9. INA Komunikasi Proyek Communication Management) (Project Menerapkan Sistem Manajemen 10. INA Pengadaan Proyek (Project I - 2

13 BAB I Pendahuluan KELOMPOK KOMPETENSI KHUSUS : NO. Kode Unit Judul Unit Kompetensi 11. INA Menerapkan Sistem Manajemen Risiko Proyek (Project Risk Management) 12. INA Menerapkan Sistem Manajemen Klim Proyek (project Claim Management) 1.2. Ringkasan Modul Ringkasan modul ini disusun konsisten dengan tuntunan atau isi unit kompetensi ada judul unit, elemen kompetensi dan KUK (Kriteria Unjuk Kerja) dengan uraian sebagai berikut: a. Judul unit : Sebuah unit mengacu kepada kebutuhan kompetensi yang apabila digunakan dalam suatu situasi kerja secara logika dapat berdiri sendiri, judul / title unit dapat diungkapkan dalam istilah hasil yang harus dicapai (biasanya menggunakan kata kerja operasional) b. Deskripsi unit : Merupakan informasi tambahan terhadap judul unit yang menjelaskan atau mendeskripsikan pengetahuan, ketrampilan, dan sikap perilaku kerja yang dibutuhkan dalam rangka mencapai standar kompetensi seperti yang diungkapkan dalam judul unit. c. Elemen kompetensi : Mengidentifikasikan tugas-tugas yang harus dikerjakan untuk mencapai kompetensi berupa pernyataan yang menunjukkan komponen-komponen pendukung unit kompetensi. d. Kriteria unjuk kerja : Menggambarkan kegiatan yang harus dikerjakan untuk memperagakan kompetensi secara jelas dan terukur disetiap elemen, apa yang harus dikerjakan pada waktu dinilai dan apakah syarat-syarat dari elemen dipenuhi (berbentuk kalimat pasif dan berfungsi alat penilaian) Adapun unit kompetensi yang dipresentasikan dalam modul ini sebagai berikut: I - 3

14 BAB I Pendahuluan 1. KODE UNIT : INA JUDUL UNIT : Menerapkan Sistem Manajemen Pengadaan Proyek (Project 3. DESKRIPSI UNIT : Unit kompetensi ini mencakup pengetahuan, keterampilan dan sikap perilaku yang diperlukan untuk mampu menerapkan Keahlian dalam Manajemen Pengadaan Proyek (Project ELEMEN KOMPETENSI 1. Menyiapkan perencanaan pengadaan barang dan jasa 2. Menyiapkan proses pemilihan Penyedia jasa / kontraktor 3. Memberikan kontribusi dalam pengelolaan kontrak / administrasi kontrak KRITERIA UNJUK KERJA 1.1 Pilihan untuk pengadaan barang dan jasa ditetapkan 1.2 Rencana kontrak dikembangkan dari keputusan pengadaan barang dan jasa serta project management plan dengan menggunakan standar kontrak yang akan menghasilkan dokumen pengadaan dan kriteria evaluasi. 2.1 Kriteria evaluasi ditetapkan sebelum pelaksanaan tender yang memuat : pengertian kebutuhan, life cycle cost, kapabilitas secara teknik, pendekatan manajemen, pendekatan secara teknik, kemampuan keuangan, kapasitas produksi dan interes, besaran & jenis usaha, Referensi, memiliki hak paten) 2.2 Permintaan penawaran melalui advertensi, surat undangan, Bider conferences, dan pengembangan daftar penyedia jasa mampu, dokumen lelang, Proposal dan pemilihan sebagai pemenang ditetapkan. 3.1 Kesepakatan yang dituangkan dalam bentuk klausula-klausula untuk mewadahi kepentingan kedua belah pihak secara adil sesuai dengan standar kontrak yang ada. I - 4

15 ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA BAB I Pendahuluan 3.2 Pelaksanaan kontrak barang dan jasa yang dipesan dimonitor dan dikendalikan sesuai kontrak 3.3 Kontrak sebagai pedoman pelaksanaan dan pedoman pengendalian digunakan untuk mencapai tujuan proyek. 3.4 Informasi mengenai pengadaan dipelihara dan diatur untuk memastikan bahwa persyaratan bagi pelaporan, kerahasiaan dan audit tersedia. Sewaktu menulis dan menguraikan isi modul secara detail betul-betul konsisten mengacu tuntutan elemen kompetensi dan masing-masing KUK (Kriteria Unjuk kerja) yang sudah dianalisis indikator kinerja / keberhasilan (IUK) Berangkat dari IUK (Indikator Unjuk kerja/keberhasilan) yang pada dasarnya sebagai tolok ukur alat penilaian, diharapkan uraian detail setiap modul pelatihan berbasis kompetensi betul-betul menguraikan pengetahuan keterampilan dan sikap kerja yang mendukung terwujudnya IUK sehingga, dapat dipergunakan untuk melatih tenaga kerja yang hasilnya jelas, lugas dan terukur Batasan / Rentang Variabel Adapun batasan atau rentang variable untuk unit kompetensi ini adalah : 1. Kompetensi ini diterapkan dalam tim proyek kerja pelaksana pekerjaan 2. Dokumen kontrak secara lengkap harus tersedia 3. Ketentuan dan peraturan daerah setempat yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan dapat dikumpulkan 4. Perlengkapan dan pengolahan data proyek dengan komputer diaplikasikan 1.4. Panduan Penilaian Untuk membantu menginterpresentasikan dan menilai unit kompetensi dengan mengkhususkan petunjuk nyata yang perlu dikumpulkan untuk memperagakan kompetensi sesuai tingkat kecakapan yang digambarkan dalam sikap kriteria unjuk kerja yang meliputi : - Pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja yang dibutuhkan untuk seseorang dinyatakan kompeten pada tingkatan tertetu. I - 5

16 BAB I Pendahuluan - Ruang lingkup pengujian menyatakan dimana, bagaimana dan dengan metode apa pengujian seharusnya dilakukan. - Aspek penting dari pengujian menjelaskan hal-hal pokok dari pengujian dan kunci pokok yang perlu dilihat pada waktu pengujian Kualifikasi Penilaian a. Penilaian harus kompeten paling tidak tentang unit-unit kompetensi sebagai assesor (penilai) antara lain : Merencanakan penilaian, termasuk mengembangkan MUK (Materi Uji Kompetensi) Melaksankan penilaian dan Mereview Penilaian. b. Penilaian juga harus kompeten tentang teknis substansi dari unit-unit yang akan didemonstrasi dan bila ada syarat-syarat industri perusahaannya lainnya muncul bias disyartkan untuk : Mengetahui praktek-praktek / kebiasaan industri / perusahaan yang ada sekarang dalam pekerjaan atau peranan yang kinerjanya sedang dinilai. Memperaktekkan kecakapan inter-personal seperlunya yang diperukan dalam proses penilaian. c. Rincian Opsi-opsi untuk menggunakan penilai yang memenuhi syarat dalam berbagai konteks tempat kerja dan institusi. Opsi-opsi tersebut termasuk : Penilai di tempat kerja yang kompeten substansi yang relevan dan dituntut memiliki pengetahuan tentang praktek-praktek/ kebiasaan industri / perusahaan yang ada sekarang Suatu panel penilai yang didalmnya termasuk paling sedikit satu orang yang kompeten dalam kompetensi subtansial yang relevan Pengawas tempat kerja dengan kompetensi dan pengalaman subtansial yang relevan yang disarankan oleh penilai eksternal yang kompeten menurut standar penilai Ikhtisar (gambaran umum) tentang proses untuk mengembangkan sumber daya penilaian berdasar pada Standar Kompetensi Kerja (SKK) perlu dipertimbangkan untuk memasukan sebuah flowchart pada proses tersebut I - 6

17 BAB I Pendahuluan Sumber daya penilaian harus divalidasi untuk menjamin bahwa penilaian dapat mengumpulkan informasi yang cukup valid dan terpercaya untuk membuat keputusan penilaian berdasar standar kompetensi. Adapun acuan untuk melakukan penilaian yang tertuang dalam SKKNI adalah sebagai berikut : Pengetahuan, keterampilan dan sikap perilaku untuk mendemonstrasikan kompetensi terdiri dari : 1. Perencanaan pengadaan. 2. Pelaksanaan tender 3. Perencanaan kontrak 4. Pelaksanaan kontrak 5. Pengendalian kontrak 6. Administrasi kontrak dan penutupan kontrak Konteks Penilaian 1. Penilaian harus mencakup melakukan peragaan memperagakan dan mempraktekkan dalam pekerjaan sebenarnya 2. Unit ini dapat dinilai di dalam maupun di luar tempat kerja yang menyangkut pengetahuan teori 3. Unit ini harus didukung oleh serangkaian metode untuk menilai pengetahuan dan ketrampilan yang ditetapkan dalam Materi Uji Kompetensi (MUK) Aspek Penting Penilaian 1. Ketelitian dan kecermatan alam tugas pekerjaan dilokasi dan lingkungan pekerjaan dijalankan. 2. Kemampuan melakukan pemecahan persoalan mengacu dan ditetapkan sesuai ketentuan dokumen kontrak Sumber Daya Pembelajaran Sumber daya pembelajaran di kelompokkan menjadi 3 (tiga) yaitu : a. Sumber daya pembelajaran teori : - OHT dan OHP (Over Head Projector) atau LCD dan Lap top. - Ruang kelas lengkap dengan fasilitasnya. - Materi pembelajaran. - Fasilitator I - 7

18 BAB I Pendahuluan b. Sumber daya pembelajaran praktek : - PC/ Lap top bagi yang familiar dengan komputer atau kalkulator bagi yang tidak familiar dengan computer. - Alat tulis, kertas dan lain-lain yang diperlukan untuk membantu peserta pelatihan dalam menghitung dan merencanakan manajemen konstruksi bangunan gedung. c. Sumber daya manusia/ kualifikasi Pengajar/ Instruktur : seperti yang dijelaskan pada Panduan Pembelajaran halaman vii - Kualifikasi Instruktur harus mampu mengajar, dibuktikan dengan serfitikat TOT (Training of Trainer) atau sertifikat keahlian atau sejenisnya. Menguasai substansi teknis yang diajarkan secara mendalam I - 8

19 BAB II Perencanaan Pengadaan Barang dan Jasa BAB II PERENCANAAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PROYEK 2.1 UMUM Mengelola pengadaan proyek adalah proses untuk membeli atau memperoleh produk, jasa, atau hasil yang diperlukan dari luar proyek untuk melaksanakan pekerjaan Pengadaan barang/jasa pemerintah adalah kegiatan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang/jasa. Pengguna barang/jasa adalah kepala kantor/satuan kerja/pemimpin proyek/ pemimpin bagian proyek/pengguna anggaran Daerah/pejabat yang disamakan sebagai pemilik pekerjaan yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa dalam ligkungan unit kerja/proyek tertentu. Penyedia barang/jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan yang kegiatan usahanya menyediakan barang/layanan jasa. Proses merencanakan pembelian dan cara memperolehnya. Memenuhi kebutuhan proyek dengan memelih cara yang terbaik. Dengan menyesuaikan Apa, bagaimana, berapa jumlahnya dan kapan harus dibeli atau diadakan. Memperhitungkan potensi penyedia jasa. Shedule juga sangat mempengaruhinya. Risiko apa saja yang akan timbul didalam setiap pilihan keputusan untuk membuat atau membeli. Juga jenis kontrak apa yang cocok dalam mengurangi atau memindahkan risiko kepada penyedia jasa. 2.2 PEMILIHAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PROYEK MASUKAN / INPUT UNTUK RENCANA PENGADAAN BARANG & JASA PROYEK Faktor Lingkungan Perusahaan Penyesuaian: meliputi produk dan kondisi pasar, jasa dan hasil apa yang tersedia di pasaran, dari siapa dan kondisi persyaratan apa?. II-1

20 BAB II Perencanaan Pengadaan Barang dan Jasa Jika perusahaan/institusi tidak memiliki bagian pembelian atau bagian kontrak, maka tim proyek akan membantu menyediakan sumberdaya dan tenaga ahli untuk melaksanakan aktivitas pengadaan proyek Proses Yang Dimiliki Perusahaan/Instansi Menyediakan kebijakan yang terkait dengan pengadaan, prosedur, panduan dan sistim pengelolaan, yang disesuaikan dengan pengembangan Rencana Manajemen Pengadaan/ procurement manangement plan dan pemilihan jenis kontrak yang akan digunakan. Kebijakan perusahaan/institusi sering memberikan batasan-batasan pada keputusan pengadaan. Contoh : keterbatasan penggunaan bentuk kontrak, kesederhanaan PO (purchase order), keterbatasan kemampuan dalam menetapkan keputusan untuk membuat atau membeli, kapasitas dan kemampuan Penyedia Jasa Pernyataan Cakupan/Lingkup Proyek Menjelaskan batas batas, persyaratan, keterbatasan, dan asumsi yang terkait dengan Lingkup Proyek/ project scope. Menyediakan informasi penting tentang kebutuhan proyek dan strategi yang disesuaikan selama proses Rencana Pengadan dan Pembelian. Contoh: Pembatasan/Constraint atau Faktor yang membatasi pilihan Pembeli/pengguna dan penyedia/penjual: Ketersediaan pendanaan, keterbatasan tanggal penyerahan, keterbatasan kemampuan sumberdaya, kebijakan organisasi. Contoh: Asumsi/Assumptions atau Faktor yang sementara dianggap betul yang akan diperlukan dalam penyesuaian penyesuaian : Ketersedianya dari berbagai para penjual/penyedia atau penjual sebagai agent tunggal. Persyaratan dengan implikasi kontrak sesuai dengan undang-undang yang meliputi kesehatan, keselamatan, keamanan, pencapaian, ramah lingkungan, asuransi, hak paten, pemerataan kesempatan kerja, lisensi, dan surat ijin. Juga menyajikan daftar Serahan/deliverable dan kriteria keterimaan proyek dan yang dihasilkannya. II-2

21 BAB II Perencanaan Pengadaan Barang dan Jasa Struktur Uraian Pekerjaan (Wbs) WBS (Work Breakdown Structure) menyajikan hubungan diantara semua komponen proyek dan Serahan proyek/deliverable proyek. Lihat WBS dan kaitannya dengan Manajemen Pengadaan Proyek (Create WBS: Outputs) PMBOK ed Kamus struktur uraian pekerjaan (wbs. Dictionary) WBS dictionary menyajikan Pernyataan Pekerjaan/ statement of work secara rinci yang mengidentifikasikan Serahan/deliverable dan penjelasan pekerjaan disetiap komponen WBS yang diperlukan untuk menghasilkan setiap deliverable. Lihat WBS (WBS Dictionary) PMBOK ed Rencana Manajemen Proyek: Rencana Manajemen Proyek/Project management plan menyajikan semua perencanaan untuk pengelolaan proyek termasuk sub sub perencanaan seperti Rencana Manajemen Lingkup/scope management plan, Rencana Manajemen Pengadaan/ procurement management plan, Rencana Manajemen Mutu/quality management plan, dan Rencana Manajemen Kontrak/ contract management plans yang mana memberikan petunjuk dan arahan pada Perencanaan Manajemen Pengadaan/procurement management planning. Output dari perencanaan lain yang sering disesuaikan termasuk : Daftar Risiko, Berisi informasi yang terkait dengan identifikasi risiko, Risiko Owner, dan Penanganan Risiko. Risiko yang ada relevansinya dengan perjanjian kontrak, meliputi perjanjian untuk asuransi, jasa dan item lain yang cocok, yang menjelaskan tanggungjawab para pihak untuk risiko khusus yang akan terjadi. Persyaratan sumberdaya, jenis dan jumlah sumberdaya yang diperlukan pada setiap schedule kegiatan dalam paket pekerjaan. Jadwal/Schedule Proyek, meliputi minimum suatu perencanaan tanggal mulai dan tanggal selesai pada setiap schedule kegiatan. Estimasi biaya kegiatan, penilaian secara kuantitatif dari biaya untuk sumberdaya yang mungkin diperlukan dalam menyelesaikan kegiatan. II-3

22 BAB II Perencanaan Pengadaan Barang dan Jasa Acuan biaya, Anggaran berbasis waktu dipakai sebagai acuan dalam mengukur, memonitor, dan mengendalikan seluruh kinerja biaya PENGGUNAAN TEKNIK DAN CARA UNTUK RENCANA PENGADAAN BARANG & JASA PROYEK Analisis Pilihan Membuat Sendiri Atau Membeli Menetapkan apakah produk yang dibutuhkan dapat diproduksi dengan biaya yang efektif oleh perusahaan/institusi sendiri? Suatu evaluasi dari manfaat/keuntungan antara dikerjakan/dibuat sendiri atau menggunakan sumberdaya dari luar organisasi seperti: tenaga ahli, kapasitas, biaya, kompetensi utama, kerahasiaan usaha. dll. Besar pengaruhnya terhadap tujuan yang lebih luas dan kompleks yang dibutuhkan dengan waktu segera. Penyesuaian terhadap keamanan juga diperlukan untuk menggambarkan cara cara atau metode seperti pilihan untuk membuat sendiri ketika data sangat rahasia Kebijakan Pakar Tenaga ahli yang sering diperlukan untuk keahlian dalam bidang pembelian juga dapat digunakan untuk mengembangkan atau memodifikasi kriteria yang akan dipakai untuk mengevaluasi penawaran atau proposal yang dibuat oleh penyedia jasa/ penjual. Membantu dalam pembelian/pengadaan dengan persyaratan dan kondisi yang tidak standar Jenis-Jenis Kontrak Perbedaan pada jenis kontrak ada yang memiliki manfaat dan kekurangan, sesuai sudut pandang apakah dari Pihak Pembeli/Pengguna atau dari Penjual/ Penyedia Jasa. Berikut adalah jenis kontrak yang umumnya digunakan dalam pekerjaan jasa pemborongan : (Menurut Keppres 80, 3 Nop.2003). II-4

23 BAB II Perencanaan Pengadaan Barang dan Jasa 1) Berdasarkan bentuk imbalan; a. Kontrak Lump-sum Kontrak lump-sum pada pekerjaan jasa pemborongan adalah kontrak yang berdasarkan total biaya yang disepakati oleh para pihak pada waktu dilakukan negosiasi. Kontrak lump-sum dipilih untuk pekerjaan jasa pemborongan yang sifat pekerjaannya tidak rumit serta jenis pekerjaannya dan volumenya dapat ditentukan dan dihitung secara akurat. Dalam kontrak lumpsum semua risiko yang mungkin terjadi dalam proses pengadaan jasa pemborongan tersebut, sepenuhnya menjadi tanggung jawab penyedia jasa pemborongan kecuali dalam hal terjadi keadaan kahar (force majeure). Pembayaran dilakukan secara bertahap berdasarkan tahap penyelesaian pekerjaan jasa pemborongan. Keuntungan dan kerugian dengan kontrak lump-sum : Dari Sudut pandang Pemilik/Owner/Pengguna jasa o Keuntunganya Mendapatkan harga rendah Anggaran dapat dikendalikan Staff/Owner tidak banyak Mendapatkan personel kontraktor yang lebih baik. o Kerugiannya Keterlibatanya kurang Membandingkan biaya pertama dengan mutu. Mendapat kejutan diawal Dari Sudut pandang Kontraktor/Penyedia Jasa o Keuntunganya Berpotensi mendapat keuntungan tinggi Partisipasi dari Pemilik proyek sedikit o Kerugiannya Berpotensi akan rugi tinggi Ada biaya penawaran Ada probabilitas untuk mendapatkan proyek. II-5

24 BAB II Perencanaan Pengadaan Barang dan Jasa b. Harga Satuan Kontrak Harga satuan adalah kontrak pengadaan barang/jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu, berdasarkan harga satuan yang pasti dan tetap untuk setiap satuan/unsur pekerjaan dengan spesifikasi teknis tertentu, yang volume pekerjaannya masih bersifat perkiraan sementara, sedangkan pembayarannya didasarkan pada hasil pengukuran bersama atas volume pekerjaan yang benar-benar telah dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa. c. Gabungan Lump-sum dan Harga Satuan Kontrak Gabungan Lump-sum dan Harga Satuan adalah kontrak yang merupakan gabungan lump-sum dan harga satuan dalam satu pekerjaan yang diperjanjikan. d. Terima Jadi (Turn Key) Kontrak Terima Jadi adalah kontrak pengadaan barang/jasa pemborongan atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu dengan jumlah harga pasti dan tetap sampai seluruh bangunan/konstruksi, peralatan dan jaringan utama maupun penunjangnya berfungsi dengan baik sesuai dengan kriteria kinerja yang telah ditetapkan. e. Persentase Kontrak Persentase adalah kontrak pelaksanaan jasa konsultansi di bidang konstruksi atau pekerjaan pemborongan tertentu, dimana konsultan yang bersangkutan menerima imbalan jasa berdasarkan persentase tertentu dari nilai pekerjaan fisik konstruksi/pemborongan tersebut, 2) Berdasarkan jangka waktu pelaksanaan a. Tahun Tunggal Kontrak Tahun Tunggal adalah kontrak pelaksanaan pekerjaan yang mengikat dana anggaran untuk masa 1 (satu) tahun anggaran. b. Tahun Jamak (multi years) Kontrak Tahun Jamak adalah kontrak pelaksanaan pekerjaan yang mengikat dana anggaran untuk masa lebih dari 1 (satu) tahun anggaran yang dilakukan atas persetujuan Menteri Keuangan untuk pengadaan II-6

25 BAB II Perencanaan Pengadaan Barang dan Jasa yang dibiayai APBN, Gubernur untuk pengadaan yang dibiayai APBD Propinsi, Bupati/Walikota untuk pengadaan yang dibiayai APBD Kabupaten/Kota. 3) Berdasarkan jumlah pengguna barang/jasa a. Kontrak Pengadaan Tunggal Kontrak Pengadaan Tunggal adalah kontrak antara satu unit kerja atau satu proyek dengan penyedia barang/jasa tertentu untuk menyelesaikan pekerjaan terentu dalam waktu tertentu b. Kontrak Pengadaan Bersama Kontrak Pengadaan Bersama adalah kontrak antara beberapa unit kerja atau beberapa proyek dengan penyedia barang/jasa tertentu untuk menyelesaikan. Menurut PMBOK ed 2004 : Jenis jenis Kontrak : 1) Fixed Price or Lump-Sum Contract terdiri dari : Fixed Firm Price (FFP) dan Fixed Price Incentive Fee (FPIF). 2) Cost Reimbursable contract terdiri dari : Cost Plus Fee (CPF) or Cost Plus Percentage of Cost (CPPC), Cost Plus Fixed Fee (CPFF), dan Cost Plus Incentive Fee (CPIF). 3) Time & Material (T&M) Contracts OUTPUT/KELUARAN DARI RENCANA PENGADAAN BARANG & JASA PROYEK Rencana Manajemen Pengadaan 1) Jenis kontrak yang akan digunakan 2) Siapa yang menyiapkan Harga Perkiraan Sendiri... 3) Diperlukan kriteria evaluasi? 4) Jika perusahaan memiliki organisasi Pengadaan,... 5) Standard dokumen pengadaan jika diperlukan 6) Pengelolaan beberapa penyedia jasa 7) Koordinasi pengadaan dengan aspek lain seperti scheduling dan pelaporan progress. 8) Adanya pembatasan dan asumsi yang akan berdampak pada perencanaan pembelian dan cara mendapatkannya. II-7

26 BAB II Perencanaan Pengadaan Barang dan Jasa 9) Penanganan perjalanan waktu yang diperlukan untuk membeli atau mengadakan jenis barang dari penyedia jasa dan mengkoordinasikan dengan pengembangan schedule proyek. 10) Penanganan keputusan membuat atau membeli dan hubungkan kedalam estimasi sumberdaya kegiatan dan proses pengembangan schedule. 11) Pengaturan tanggal setiap kontrak serahan dan koordinasi dengan pengembangan jadwal dan proses pengendalian. 12) Mengidentifikasi beberapa jaminan atau kontrak asuransi untuk megurangi bentuk risiko proyek. 13) Menetapkan arah untuk disajikan ke para penyedia jasa dalam mengembangkan dan memelihara kontrak WBS 14) Menetapkan format yang akan digunakan untuk kontrak pekerjaan/pemborongan 15) Mengidentifikasi dengan pra-kualifikasi atau pasca-kualifikasi terhadap para penyedia jasa bila ada, untuk digunakan. 16) Acuan standar Matriks pengadaan untuk digunakan mengelola kontrak dan mengevaluasi para kontraktor/penyedia barang & jasa. Bisa lihat juga: Keppres No.: 80, tanggal 3 Nop 2003, tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah, pada Penjelasan Bab 1, Persiapan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Pernyataan Kontrak Pekerjaan Masing-masing kontrak pekerjaan menggambarkan, Items mana yang dibeli/diadakan atau diperoleh. Dikembangkan dari lingkup proyek, WBS proyek, dan WBS kamus. Menguraikan materi pengadaan secara detail dan jelas untuk mengijinkan calon para penyedia jasa menentukan pilihan apakah mereka mampu menyediakannya. Suatu Kontrak Pekerjaan menguraikan produk, jasa, atau hasil untuk disediakan oleh penyedia jasa (meliputi spesifikasi, kuantitas yang diinginkan, tingkatan mutu, kinerja, periode dari kinerja, tempat pekerjaan, dan persyaratan yang lain). Kontrak Pekerjaan ditulis dengan jelas, bersih, lengkap, dan ringkas. Dapat ditinjau kembali dan diperbaharui sesuai keperluan sampai proses pengadaan disepakati dengan penandatanganan kontrak II-8

27 BAB II Perencanaan Pengadaan Barang dan Jasa Keputusan Membuat Sendiri Atau Membeli Dokumen yang memuat keputusan produk, jasa,atau hasil apa yang akan didapat atau yang akan dikembangkan oleh tim proyek. Hal ini termasuk keputusan untuk membeli polis asuransi atau jaminan pelaksanaan yang ditujukan pada beberapa yang teridentifikasi berisiko. Dokumen ini bisa dibuat sederhana sebagai suatu daftar pendek yang mempertimbangkan keputusan yang akan diambil Permintaan Perubahan Yaitu permintaan adanya perubahan pada Rencana Manajemen Proyek dan bagiannya dan komponen lain yang mungkin hasil dari Proses Pembelian dan Rencana Memperolehnya. Perubahan yang diminta diproses untuk didisposisikan dan di-tinjau ulang melalui proses Pengendalian Perubahan yang Ter-integrasi (Integrated Change Control) 2.3 PROSES PENGADAAN BARANG DAN JASA PROYEK Pengadaan barang/jasa wajib menerapkan prinsip-prinsip seperti: efisien, efektif, terbuka dan bersaing, transparan, adil tidak diskriminatif dan akuntabel. Memahami kebijakan umum, para pihak harus mematuhi etika dan mentaati Metode Pengadaan Barang/Jasa Pemborongan/Jasa Lainnya seperti berikut : PELELANGAN/SELEKSI UMUM 1. Diumumkan secara luas 2. Untuk menciptakan persaingan sehat 3. Semua prinsipnya harus dilelang PELELANGAN/SELEKSI TERBATAS 1. Lelang sulit dilaksanaan karena penyedia yang mampu mengerjakan diyakini terbatas. 2. Diumumkan secara luas dengan mencantumkan penyedia barang/jasa yang diyakini mampu melaksanakan pekerjaan Kriteria Pelelangan terbatas : 1. Penyedia yang mampu mengerjakan diyakini terbatas. 2. Pekerjaan kompleks II-9

28 BAB II Perencanaan Pengadaan Barang dan Jasa PELELANGAN LANGSUNG 1. Lelang sulit dilaksanaan/tidak akan mencapai sasaran. 2. Membandingkan penawaran dari beberapa penyedia yang memenuhi syarat 3. dilakukan negosiasi teknis dan harga secara bersaing Kriteria Pelelangan Langsung : 1. Pekerjaan dengan nilai < 100 juta rupiah PENUNJUKAN LANGSUNG 1. Tunjuk langsung ke 1 penyedia barang/jasa 2. Dilakukan nogosiasi teknis dan harga Kriteria Penunjukan Langsung : 1. Keadaan Tertentu a. Darurat yang tidak bisa ditunda b. Pekerjaan Rahasia seijin Presiden c. Pekerjaa dengan nilai < 50 juta rupiah 2. Keadaan Khusus a. Tarif resmi Pemerintah. b. Pekerjaan spesifik (penyedia tunggal, pabrikan dan pemegang hak paten) c. Pekerjaa kompleks, penyedia yang mampu mengerjakan hanya satu. d. Merupakan hasil produksi usaha kecil yang mempunyai pasar dan harga yang stabil II-10

29 BAB II Perencanaan Pengadaan Barang dan Jasa RANGKUMAN Mengelola pengadaan proyek adalah proses untuk membeli atau memperoleh produk, jasa, atau hasil yang diperlukan dari luar proyek untuk melaksanakan pekerjaan Diantaranya : Proses merencanakan pembelian dan cara memperolehnya. Memenuhi kebutuhan proyek dengan memilih cara yang terbaik. Dengan menyesuaikan Apa, bagaimana, berapa jumlahnya dan kapan harus dibeli atau diadakan. Memperhitungkan potensi penyedia jasa. Shedule juga sangat mempengaruhinya. Risiko apa saja yang akan timbul didalam setiap pilihan keputusan untuk membuat atau membeli. Juga jenis kontrak apa yang cocok dalam mengurangi atau memindahkan risiko kepada penyedia jasa. Didalam merencanakan pengadaan barang dan jasa proyek diperlukan masukan dari : (a) Faktor Lingkungan Perusahaan, (b) Proses Yang Dimiliki Perusahaan/Instansi, (c) Pernyataan Cakupan/Lingkup Proyek, (d) Struktur Uraian Pekerjaan (WBS), (e) Kamus struktur uraian pekerjaan (WBS. Dictionary), (f) Rencana Manajemen Proyek. Kemudian dengan menggunakan teknik dan cara untuk merencanakan pengadaan barang dan jasa proyek yaitu : (a) Analisis Pilihan Membuat Sendiri Atau Membeli, (b) Kebijakan Pakar, (c) Jenis-Jenis Kontrak. Dan keluaran dari perencanaan pengadaan barang dan jasa proyek adalah : (a) Rencana Manajemen Pengadaan, (b) Pernyataan Kontrak Pekerjaan, (c) Keputusan Membuat Sendiri Atau Membeli, (d) Permintaan Perubahan. Setelah perencanaan tersedia kemudian dilakukan proses pengadaan melalui pelelangan sesuai persyaratan. II-11

30 BAB II Perencanaan Pengadaan Barang dan Jasa LATIHAN/PENILAIAN MANDIRI Latihan atau penilaian mandiri menjadi sangat penting untuk mengukur diri atas tercapainya tujuan pembelajaran yang disampaikan oleh para pengajar/instruktur, maka pertanyaan dibawah ini perlu dijawab secara cermat, tepat dan terukur. Kode/Judul Unit Kompetensi : INA : Menerapkan Sistim Manajemen Pengadaan Barang & Jasa Proyek (Project Soal : 1. No. Elemen Kompetensi/ KUK (Kriteria Unjuk Kerja) Berperan dalam perencanaan pengadaan dan pembelian 1.1 Pilihan untuk membeli atau membuat sendiri ditetapkan dengan mempertimbangkan kekuatan interen dan eksternal dan menjaga kerahasiaan atau strategi lain. 1.2 Rencana kontrak dikembangkan dari keputusan membuat atau membeli dan project management plan dengan menggunakan standar kontrak yang akan menghasikan dokumen pengadaan dan pembelian dan kriteria evaluasi. Daftar Pertanyaan Untuk Latihan/ Penilaian Mandiri Kapan memberikan keputusan membuat sendiri atau membeli? Apa salah satu pertimbangan jika harus membeli? Apa salah satu pertimbangan jika membuat sendiri Sebutkan jenis jenis kontrak yang akan di kembangkan didalam merencanakan berdasarkan imbalan? kontrak Sebutkan jenis jenis kontrak yang akan di kembangkan didalam merencanakan kontrak berdasarkan Waktu pelaksanaan? Ada berapa macam jenis pelelangan? II-12

31 BAB III Proses Pemilihan Penyedia Jasa/Kontraktor BAB III PROSES PEMILIHAN PENYEDIA JASA / KONTRAKTOR 3.1. UMUM Proses seleksi penyedia barang/jasa adalah setelah menerima proposal/penawaran kemudian dievaluasi sesuai dengan kriteria, dan untuk memilih satu atau lebih penyedia barang/jasa yang mampu dan diterima sebagai penyedia barang/jasa. Penilaian dimulai dari cara penyampaian dokumen penawaran/proposal, pembukaan doumen penawaran/proposal, evaluasi secara administrasi, evaluasi teknis, evaluasi kewajaran harga, penilaian kualifikasi, pembuatan berita acara hasil pelelangan hingga penetapan pemenang lelang RENCANA MENGIKAT DENGAN KONTRAK INPUT/ MASUKAN UNTUK RENCANA MENGIKAT DENGAN KONTRAK Rencana Menejemen Pengadaan Seperti yang dijelaskan pada output dari rencana pengadaan barang dan jasa proyek ( Bab II) Pernyataan Kontrak Pekerjaan Seperti yang dijelaskan pada output rencana pengadaan barang dan jasa proyek ( Bab II) Keputusan Membuat Sendiri Atau Membeli Seperti yang dijelaskan pada output rencana pengadaan barang dan jasa proyek ( Bab II) Rencana Manajemen Proyek : Dokumen output dari perencanaan yang lain, yang mungkin telah dimodifikasi dan perlu untuk ditinjau lagi sebagai bagian dari pengembangan dokumentasi pengadaan. Khususnya, pengembangan dari III-1

32 BAB III Proses Pemilihan Penyedia Jasa/Kontraktor dokumentasi pengadaan yang sesuai dengan tanggal penyerahan yang dijadwalkan proyek PENGGUNAAN TEKNIK DAN CARA UNTUK RENCANA MENGIKAT DENGAN KONTRAK Standar Form/Borang Standar Form termasuk standar kontrak, standar uraian item pengadaan, draf perjanjian, daftar kriteria evaluasi proposal/penawaran, atau standar standar yang memiliki versi dari semua bagian-bagian dari dokumen penawaran yang diperlukan, termasuk standar form dari International Kebijakan Pakar Seperti yang dijelaskan pada Bab.II OUTPUT/ KELUARAN DARI RENCANA MENGIKAT DENGAN KONTRAK Dokumen Pengadaan 1) Jenis Dokumen Pengadaan a. Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Pemborongan/Jasa Lainnya. - Dokumen Pemilihan Penyedia Jasa. - Dokumen Pasca/Prakualifikasi b. Dokumen Pengadaan Konsultansi - Dokumen Pemilihan Penyedia Jasa - Dokumen Prakualifikasi 2) Informasi yang diperlukan dalam penyusunan Dokumen a. Peraturan perundang-undangan yang diterapkan b. Jenis Kontrak c. Sumber Dana d. Metode Pengadaan e. Nilai Kontrak f. Standar-standar Nasional Indonesia dll. 3) Ketentuan Pokok a. Dokumen Pengadaan disiapkan oleh Panitia/pejabat pengadaan dan disyahkan Pengguna barang/jasa. III-2

33 BAB III Proses Pemilihan Penyedia Jasa/Kontraktor b. Isi harus lengkap dan jelas, serta tidak menimbulkan penafsiran jamak (multi tafsir) c. Perubahan (adendum) dokumen diperkenankan sepanjang tidak bertentangan dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. 4) Isi Dokumen Pemilihan Penyedia Jasa Format isian dokumen disesuaikan dengan kebutuhan, dapat dituangkan dalam bentuk Bab-bab atau Pasal-pasal) a. Pengumuman : Pengumuman memuat: Lingkup Pekerjaan, Persyaratan peserta, waktu dan tempat pengambilan dan pemasukan dokumen, serta penanggung jawab kegiatan pengadaan. b. Undangan kepada penyedia barang/jasa : Tempat, tanggal, hari, dan waktu untuk memperoleh dokumen dan keterangan lainya. Tempat, hari, tanggal, dan waktu pemberian penjelasan; Tempat, hari, tanggal, dan waktu penyampaian dokumen penawaran; Alamat tujuan pengiriman dokumen penawaran; Jadwal pelaksanaan pengadaan sampai dengan penunukan pemenang. c. Instruksi kepada peserta pengadaan Instruksi umum : Lingkup Pekerjaan Sumber Dana Persyaratan dan Kualifikasi penyedia barang/jasa Jumlah dokumen penawaran Peninjauan Lokasi (kalau diperlukan) Uraian Dokumen : Isi dokumen Penjelasan isi dokumen Perubahan isi dokumen (batas akhir waktu adendum, pernyataan bahwa dokumen addendum bagian dari dokumen pemilihan penyedia, serta kewajiban menyampaikan dokumen adendum) III-3

34 BAB III Proses Pemilihan Penyedia Jasa/Kontraktor Penyiapan penawaran : Persyaratan bahasa yng digunakan Penulisan harga penawaran (penawaran untuk seluruh pekerjaa, kewajiban untuk mengisi harga satuan, perlakuan terhadap harga yang dicantumkan nol, mata uang penawaran dan cara pembayaran, masa berlaku penawaran, surat jaminan penawaran, serta bentuk penawaran alternatif). Ketentuan Surat Jaminan Penawaran : Nilai jaminan ditentukan secara nominal antara 1% s.d 3% dari HPS; d. Bentuk penawaran: Dokumen penawaran terdiri dari: 1 (satu) asli dan beberapa copy dimana setiap halaman/ dikoreksi atas kesalahan harus diparaf oleh orang yang sama dengan yang menandatangani surat penawaran. Surat penawaran ditandatangani oleh Direktur Utama/penerima kuasa yang namanya tercantum dalam akte pendirian atau perubahannya/kepala cabang/wakil dari konsursium utama. e. Pemasukan Penawaran : Tatacara penyegelan dan penyampulan. Penandaan sampul asli, copy, data administrasi dan teknis, data harga penawaran Batas akhir pemasukan, memuat tanggal, hari dan waktu pemasukan terkhir Perlakuan terhadap penawaran yang terlambat; Larangan post bidding f. Pembukaan Penawaran dan Evaluasi Prosedur pembukaan penawaran termasuk pembuatan berita acara; Kerahasiaan proses Klarifikasi dokumen penawaran Pemeriksaan kelengkapan dokumen penawaran Koreksi aritmatik Konversi kedalam mata uang tunggal III-4

35 BAB III Proses Pemilihan Penyedia Jasa/Kontraktor Sistem evaluasi penawaran: kriteria, formulasi, dan tatacara evaluasi, serta penilaian preferensi harga. g. Penetapan pemenang pengadaan Kriteria pemenang Wewenang pengguna barang/jasa untuk menerima dan menolak penawaran Pengumuman pemenang Syarat penandatanganan kontrak Surat jaminan pelaksanaan h. Syarat-syarat kontrak i. Data kontrak j. Spesifikasi teknik k. Daftar kuantitas dan harga Kriteria Evaluasi Memahami kebutuhan Overall or life-cycle cost Kemampuan teknis Pendekatan secara manajemen Pendekatan secara teknis Kapasitas keuangan Kapasitas produksi dan peminatan dalam pemenuhan persyaratan Besar dan jenis usaha Referensi Hak paten Dapat juga dilihat pada: Standar Pelelangan Nasional dan Pedoman Pengadaan Jasa Konstruksi dan Konsultansi. (Pedoman Evaluasi Penawaran Jasa Pemborongan, Konsultansi, Pemasok Barang dan Jasa Lainnya). (hal.175) Pernyataan Kontrak Pekerjaan (Di Perbaharui) Memperbaharui diantara satu atau lebih pernyataan kontrak pekerjaan bisa teridentifikasi sepanjang dokumen pengadaan dikembangkan. Pernyataan kontrak pekerjaan dapat diperbaharui berdasarkan adanya perubahan yang mendapaatkan persetujuan. III-5