Manajemen Operasional PENJADWALAN DAN PENGAWASAN PROYEK

Transkripsi

1 Manajemen Operasional PENJADWALAN DAN PENGAWASAN PROYEK Putri Irene Kanny

2 Sub Pokok bahasan pertemuan ke-11 Membuat network proyek: simpul event, anak panah aktifitas, aturan pembuatan network Penjadwalan proyek : Menggunakan metode PERT, Estimasi durasi kegiatan dalam proyek, Probabilitas waktu penyelesaian proyek Penjadwalan proyek : Menggunakan metode CPM Penentuan Jalur kritis kegiatan proyek. Bagan Gant-chart untuk menentukan jadwal kegiatan yang dapat dijadwalkan secara fleksibel menurut Ketersediaan biaya. waktu, sumber daya manusia atau mesin

3 PERENCANAAN DAN PENJADWALAN PROYEK Proyek dapat diartikan sebagai sederetan aktifitas yang diarahkan pada suatu hasil dimana jangka waktu penyelesaiannya ditentukan. Suatu proyek dengan proyek yang lain mempunyai keunikan masing-masing, sehingga untuk menanganinya perlu dibentuk suatu organisasi proyek. Manajemen Proyek menggambarkan suatu komitmen sumberdayasumberdaya untuk melakukan suatu aktivitas yang penting pada jangka waktu yang relatif singkat di mana setelah selesai manajemen akan dibubarkan. Salah satu penggunaan jaringan yang paling populer adalah untuk analisis proyek. Proyek-proyek yang dianalisis tersebut misalnya : konstruksi sebuah bangunan, pembuatan obat-obatan, atau pemasangan sistem komputer yang dapat digambarkan sebagai jaringan. Contoh Teknik jaringan yang digunakan untuk analisis proyek : PERT dan CPM

4 Tujuan dari Penjadwalan ü Ketika tanggal jatuh tempo pelanggan ü Minimalkan keterlambatan pekerjaan ü Meminimalkan waktu respon ü Meminimalkan waktu penyelesaian ü Meminimalkan waktu dalam sistem ü Minimalkan lembur ü Memaksimalkan mesin atau penggunaan tenaga kerja ü Meminimalkan waktu menganggur ü Meminimalkan persediaan barang dalam proses

5 Tahapan Dalam Manajemen Proyek Ada tiga tahap yang harus dilakukan dalam manajemen proyek yaitu: l Perencanaan (Planning) Mencakup penetapan sasaran, pendefinisian proyek dan organisasi tim. l Penjadwalan (Schedulling) Menghubungkan antara tenaga kerja, uang, bahan yang digunakan dalam proyek. l Pengendalian (Controlling) Pengawasan sumber daya, biaya, kualitas dan budget, jika perlu merevisi, ubah rencan, menggeser atau mengelola ulang sehingga tepat waktu dan biaya.

6 Perencanaan Proyek Untuk mengerjakan beberapa proyek sekaligus, seperti yang terjadi di beberapa perusahaan besar, maka cara yang efektif untuk menugaskan tenaga kerja dan sumber daya secara fisik adalah melalui organisasi proyek. Maka organisasi akan bekerja secara baik apabila: 1. Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan target waktu khusus. 2. Pekerjaaan unik atau tidak biasa dalam organisasi yang ada. 3. Pekerjaan terdiri dari tugas yang kompleks dan saling berhubungan serta memerlukan ketrampilan khusus. 4. Proyek bersifat sementara tetapi penting bagi organisasi 5. Proyek meliputi hamper semua lini organisasi.

7 Organisasi proyek dipimpin oleh seorang manajer proyek yang mengkoordinasikan kegiatan proyek dengan departemen lain maupun membuat laporan kepada manajemen puncak. l Tanggung jawab manajer proyek adalah memastikan : l Seluruh kegiatan yang diperlukan diselesaikan dalam urutan yang tepat dan waktu yang tepat. l Proyek selesai sesuai budget. l Proyek memenuhi sasaran kualitas. l Tenaga kerja yang ditugaskan dalam proyek mendapat motivasi arahan dan informasi yang diperlukan dalam pekerjaan mereka.

8 Penjadwalan Proyek Penjadwalan Proyek adalah kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang harus diselesaikan, bahan baku, tenaga kerja serta waktu yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas. Manfaat Penjadwalan Proyek : l l l l Menunjukkan hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek. Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan di antara kegiatan. Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap kegiatan. Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya dengan cara hal-hal kritis pada proyek.

9 l Pengendalian Proyek Pengendalian proyek melibatkan pengawasan ketat pada sumber daya, biaya, kualitas dan budget. Pengendalian juga berarti penggunaan loop umpan balik untuk merevisis rencana proyek dan pengaturan sumber daya kemana diperlukan. l Untuk saat ini telah banyak software yang dapat dipergunakan diantaranya Primavera, MacProject, Pertmaster, Visischedule, Timeline, MS Project.

10 1. GRAFIK GANTT l l l l Metode Penjadwalan Merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas (kegiatan) dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan panjang relatif tugas-tugas yang dikerjakan. Gantt chart adalah diagram batang yang menggambarkan jadwal proyek. Grafik ini sangat berguna karena termasuk tonggak, sumber daya individu dan kendala waktu dan jadwal. Berbagai warna pada grafik menunjukkan kegiatan inti proyek dan dapat menunjukkan ketergantungan antara kegiatan tersebut. Melihat Gantt chart, Anda dapat menghilangkan periode idle, menghemat biaya dan waktu dalam proses serta melihat gambaran dari seluruh proyek dan kegiatan apa yang menyertainya. Ini adalah cara yang bagus untuk memusatkan semua informasi yang Anda butuhkan tentang proyek.

11 Contoh Grafik Gantt

12 Contoh Grafik Gantt

13 2. DIAGRAM/JARINGAN PERT (PROGRAM EVALUATION AND REVIEW TECHNIQUES) l Suatu program (proyek) diwakili dengan jaringan simpul dan tanda panah yang kemudian dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan jadwal yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telah dijalankan. l Diagram PERT lebih baik dari Gantt, karena : Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas. Mudah mengidentifikasi jalur kritis dan kegiatankegiatan kritis. Mudah menentukan waktu kendur.

14 Sejarah PERT dan CPM Program Evalution Review Technique adalah suatu metodologi yang dikembangkan oleh Angkatan Laut Amerika Serikat pada tahun 1950 untuk mengatur program misil. Sedangkan terdapat metodologi yang sama pada waktu bersamaan yang dikembangkan oleh sektor swasta yang dinamakan CPM atau Critical Path Method.

15 Metode PERT dan CPM adalah metode yang dapat digunakan untuk membuat perencanaan, menjadwalkan, dan proses pengendalian suatu proyek. Untuk dapat menerapkan kedua metode ini, perlu ditetapkan terlebih dahulu kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dalam suatu proyek danmenyusunnya dalam bentuk jaringan. Jaringan menunjukkan saling hubunganantara satu kegiatan dengan kegiatan lain. Walaupun prinsip penyusunan jaringan pada kedua metode adalah sama, namun terdapat perbedaan mendasar antara kedua metode ini. Perbedaan ini terletak pada konsep biaya yang dikandung CPM yang tidak ada di dalam metode PERT.

16 Program Evalution Review Technique/PERT Ø Pengertian tentang PERT adalah alat manajemen proyek untuk melakukan suatu penjadwalan, mengatur dan mengkoordinasi bagian-bagian pekerjaan yang ada didalam suatu proyek Ø PERT pada awalnya didesain untuk industri yang menghasilkan produk tidak standar dan mengalami perubahan teknologi yang cepat sekali, seperti industri pertahanan dan ruang angkasa, sehingga masalah ketidakpastian dalam penyelesaian Ø Program Evaluation and Review Technique (PERT) adalah suatu model jaringan yang mampu memetakan waktu penyelesaian kegiatan yang acak.

17 Ø Ø Ø Metodologi PERT divisualisasikan dengan suatu grafik atau bagan yang melambangkan ilustrasi dari sebuah proyek. Diagram jaringan ini terdiri dari beberapa titik (nodes) yang merepresentasikan kejadian (event) atau suatu titik tempuh (milestone). Titik-titik tersebut dihubungkan oleh suatu panah (garis yang memiliki arah) yang merepresentasikan suatu pekerjaan (task) dalam sebuah proyek. Arah dari vektor atau garis menunjukan suatu urutan pekerjaan.

18 Gambar Analogi Diagram PERT/CPM

19 Langkah Langkah Dalam Melakukan Perencanaan Dengan PERT 1) Mengidentifikasi aktivitas (activity) dan titik tempuhnya (milestone) : Titik tempuh (milestone) adalah penanda kejadian pada awal dan akhir satu atau lebih aktivitas. Untuk mengidentifikasi aktivitas dan titik tempuh dapat menggunakan suatu tabel agar lebih mudah dalam memahami dan menambahkan informasi lain seperti urutan dan durasi. 2) Menetapkan urutan pengerjaan dari aktivitas-aktivitas yang telah direncanakan 3) Membuat suatu diagram jaringan (network diagram) 4) Memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas 5) Menetapkan suatu jalur kritis (critical path) : Dengan menggunakan empat komponen penanda waktu bisa didapatkan suatu jalur kritis sesuai dengan diagram 1) ES Early Start 2) EF Early Finish 3) LS Latest Start 4) LF Latest Finish 6) Melakukan pembaharuan diagram PERT sesuai dengan kemajuan proyek

20 Komponen jaringan (network component) Jaringan PERT dikenal istilah Dummy yaitu dua atau lebih kegiatan yang mulai dan berakhir pada titik yang sama. Kegiatan dummy timbul semata-mata untuk tujuan membentuk hubungan preseden sehingga memungkinkan kita menggambarkan jaringan dengan hubungan preseden yang baik. Ada dua pendekatan untuk menggambarkan jaringan proyek yakni kegiatan pada titik/lingkaran (activity on node AON) dan kegiatan pada panah (activity on arrow AOA). Pada konvensi AON, titik menunjukan kegiatan, sedangkan pada AOA panah menunjukan kegiatan.

21 Perbandingan antara konvensi jaringan AON dan AOA

22 C dan D tidak dapat dimulai hingga A dan B keduanya selesai C tidak dapat dimulai sebelum A dan B selesai, D tidak dapat dimulai sebelum B selesai, kegiatan Dummy diitunjukan pada kegaitan AOA B dan C tidak dapat dimulai sebelum A selesai, D tidak dapat dimulai sebelum B dan C selesai

23 CONTOH Soal Pemerintah akan membangun rumah sakit berstandar internasional, rumah sakit tersebut akan di bangun dan harus melalui delapan kegiatan yakni: membangun komponen internal, memodifikasi atap dan lantai, membangun tumpukan, menuangkan beton dan memasang rangka, membangun pembakar temperatur tinggi, memasang sistem kendali polusi, membangun alat pencegah polusi udara, dan kegiatan terakhir yaitu pemerikasaan dan pengujian. Kegiatan tersebut dapat dilihat pada tabel di bawah ini berikut penjelasan susunan kegiatannya:

24

25

26

27 Critical Path Method (CPM) v adalah teknik menganalisis jaringan kegiatan/aktivitas-aktivitas ketika menjalankan proyek dalam rangka memprediksi durasi total. v Critical path sebuah proyek adalah deretan aktivitas yang menentukan waktu tercepat yang mungkin agar proyek dapat diselesaikan. v Critical path adalah jalur terpanjang dalam network diagram dan mempunyai kesalahan paling sedikit.

28 Istilah Dalam CPM Ø E (earliest event occurence time): Saat tercepat terjadinya suatu peristiwa. Ø L (Latest event occurence time): Saat paling lambat yang masih diperbolehkan bagi suatu peristiwa terjadi. Ø ES (earliest activity start time): Waktu Mulai paling awal suatu kegiatan. Bila waktu mulai dinyatakan dalam jam, maka waktu ini adalah jam paling awal kegiatan dimulai. Ø EF (earliest activity finish time): Waktu Selesai paling awal suatu kegiatan. EF suatu kegiatan terdahulu= ES kegiatan berikutnya. Ø LS (latest activity start time): Waktu paling lambat kegiatan boleh dimulai tanpa memperlambat proyek.

29 Jadwal aktivitas (activity scheduling)/cpm Menentukan jadwal proyek atau jadwal aktivitas artinya kita perlu mengidentifikasi waktu mulai dan waktu selesai untuk setiap kegiatan. Kita menggunakan proses two-pass, terdiri atas forward pass/hitungan maju dan backward pass/hitungan mundur untuk menentukan jadwal waktu untuk tiap kegiatan. forward pass : ES (earlist start) dan EF (earlist finish) backward pass : LS (latest start) dan LF (latest finish)

30 Lamanya Kegiatan/Forward pass, merupakan indentifikasi waktu-waktu terdahulu. Aturan waktu mulai terdahulu: 1. Sebelum suatu kegiatan dapat dimulai, kegiatan pendahulu langsungnya harus selesai. 2. Jika suatu kegiatan hanya mempunyai satu pendahulu langsung, ES nya sama dengan EF pendahulunya. 3. Jika satu kegiatan mempunyai satu pendahulu langsung, ES nya adalah nilai maximum dari semua EF pendahulunya, yaitu ES = max [EF semua pendahulu langsung]

31 Contoh soal CMP Jaringan kerja

32 Hitungan Maju (Forward Pass) Dimulai dari Start (initial event) menuju Finish (terminal event) untuk menghitung waktu penyelesaian tercepat suatu kegiatan (EF), waktu tercepat terjadinya kegiatan (ES) dan saat paling cepat dimulainya suatu peristiwa (E).

33 Hitungan Mundur (Backward Pass) Dimulai dari Finish menuju Start untuk mengidentifikasi saat paling lambat terjadinya suatu kegiatan (LF), waktu paling lambat terjadinya suatu kegiatan (LS) dan saat paling lambat suatu peristiwa terjadi (L).

34 Penentuan Jalur

35 Selisih Forward Dan Backward Pass: ü Kegiatan Kritis adalah kegiatan yang memiliki selisih nol (0) yaitu: A, F, I, J ü Jalur Kritis adalah jalur yang melalui kegiatan yang memiliki selisih 0:

36 Hambatan aktivitas (slack activity) dan jalur krirtis (critical path) Waktu slack (slack time) yaitu waktu bebas yang dimiliki oleh setiap kegiatan untuk bisa diundur tanpa menyebabkan keterlambatan proyek keseluruhan. Secara matematis waktu slack dapat dirumuskan sebagai berikut: Slack = LS ES atau Slack = LF EF Menentukan jalur kritis untuk waktu mulai terlama dan waktu selesai terlama untuk setiap kegiatan. Hal ini dilakukan dengan cara memulainya dari titik finish. Jalur kritis adalah kegiatan yang tidak mempunyai waktu tenggang (S=0), artinya kegiatan tersebut harus dimulai tepat pada ES agar tidak mengakibatkan bertambahnya waktu penyelesaian proyek. Jalur kritis adalah jalur waktu terpanjang yang melalui jaringan.

37 Contoh: Hitunglah slack dan jalur kritis untuk kegiatan-kegiatan pada proyek rumah sakit pemerintah yang berstandar internasional.

38 Kemungkinan waktu penyelesaian aktivitas (probabilistic activity times): waktu optimis (otimistic time), waktu pesimis (pessimistic time) dan waktu realistis (most likely time) Dalam PERT, kita menggunakan distribusi peluang berdasarkan tiga perkiraan waktu untuk setiap kegiatan, yaitu: a. Waktu optimis (optimistic time) [a] Waktu optimis yaitu waktu yang dibutuhkan oleh sebuah kegiatan jika semua hal berlangsung sesuai rencana. Atau juga dapat di sebut waktu minimum dari suatu kegiatan, dimana segala sesuatu akan berjalan baik, sangat kecil kemungkinan kegiatan selesai sebelum waktu ini.

39 b. Waktu pesimis (pessimistic time) [b] Waktu pesimis yaitu waktu yang dibutuhkan suatu kegiatan dengan asumsi kondisi yang ada sangat tidak diharapkan. Atau juga dapat di sebut adalah waktu maksimal yang diperlukan suatu kegiatan, situasi ini terjadi bila nasib buruk terjadi. c. Waktu realistis (most likely time) [m] Waktu realistis yaitu perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan yang paling realistis. Atau juga dapat di sebut adalah waktu normal untuk menyelesaikan kegiatan.

40 Untuk menemukan waktu kegiatan yang diharapkan (expected activity time) [t] distribusi beta memberikan bobot perkiraan waktu sebagai berikut: I,6 Hal ini berarti waktu realistis (m) diberikan bobot empat kali lipat dari pada waktu optimis (a) dan waktu pesimis (b). Waktu perkiraan t dihitung menggunakan persamaan diatas untuk setiap kegiatan yang digunakan pada jaringan proyek untuk menghitung waktu terdahulu dan terakhir.

41 Tantangan/Isu Strategis dalam CPM/PERT Kelebihan CPM/PERT v Sangat bermanfaat untuk menjadwalkan dan mengendalikan proyek besar v Konsep yang lugas (secara langsung) dan tidak memerlukan perhitungan matematis yang rumit. v Network dapat untuk melihat hubungan antar kegiatan proyek secara cepat. v Analisa jalur kritis dan slack membantu menunjukkan kegiatan yang perlu diperhatikan lebh dekat. v Dokumentasi proyek dan gambar menunjukkan siapa yang bertanggung jawab untuk berbagai kegiatan. v Dapat diterapkan untuk proyek yang bervariasi v Berguna dalam pengawasan biaya dan jadwal.

42 Keterbatasan CPM/PERT v Kegiatan harus jelas dan hubungan harus bebas dan stabil. v Hubungan pendahulu harus dijelaskan dan dijaringkan bersama-sama. v Perkiraan waktu cenderung subyektif dan tergantung manajer. v Ada bahaya terselubung dengan terlalu banyaknya penekanan pada jalur kritis, maka yang nyaris kritis perlu diawasi.

43 PERBEDAAN CPM DAN PERT Ø PERT menggunakan activity oriented, sedangkan dalam CPM menggunakan event oriented. Pada activity oriented anak-panah menunjukkan activity atau pekerjaan dengan beberapa keterangan aktivitasnya, sedang event oriented pada peristiwalah yang merupakan pokok perhatian dari suatu aktivitas. Ø CPM menggunakan satu jenis waktu untuk taksiran waktu kegiatan sedangkan PERT menggunakan tiga jenis waktu,yaitu: prakiraan waktu teroptimis, termungkin, dan terpesimis.

44 Chapter 12 PENJADWALAN PRODUKSI