DOKUMEN TIDAK TERKONTROL SEDUR UNIT

Transkripsi

1 MANUAL PROS SEDUR UNIT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI UNIVERSITASS BRAWIJAYA MALANG 2011

2 MANUAL PROSED DUR UNIT TEKNOLOGI INFORMASI DANN KOMUNIKASI UNIVERSITASS BRAWIJAYA Kode Dokumen Revisi Tanggal Diajukan oleh : : 0 : : Management Representative Dikendalikan oleh R. Arief Setyawan, ST.., MT. : Management Representative Disetujui oleh : Kepala Unit TIK DR. Ir. Harry Soekotjoo Dachlan, M.Sc. ii

3 DAFTAR ISI 1. Tujuan Ruang Lingkup Definisi Rujukan Garis Besar Prosedur Bagan Alir Pengendalian Dokumen Pengendalian Rekaman Lampiran Daftar Nomor Dokumen ( ) Borang Daftar Distribusi Dokumen ( ) Borang Daftar Revisi Dokumen ( ) Borang Daftar Rekaman Mutu ( ) iii

4 1. Tujuan 1. Menetapkan dan memeliharaa sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan sistem mutuu organisasi. 2. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui secara s memadai. 2. Ruang Lingkup Pengendalian Dokumen dan Rekamann harus diterapkan pada semua dokumen mutu, seperti s Manual Mutu (MM), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), Struktur Organisasi, Deskripsi Tugas, Rencana Mutu, Spesifikasi Produk dan semua dokumen standar eksternal yang berkaitan dengann mutu. Halaman 1 dari 10

5 3. Definisi 1. Manual Mutu (MM) adalah pedoman mendokumentasikann sistem mutu organisasi TIK UBB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku. 2. Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen akademik, digunakann sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMA. Dokumen Mutu untuk Unitt TIK UB meliputi Manual Mutu, Manual Prosedur, Dokumen Pendukung dan Borang. Semua dokumen harus memenuhi standar sistem mutu. 3. Instruksi Kerja (IK)) adalah uruturutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untukk menjamin pekerjaan berjalan berjalan sesuai standar. 4. Rujukan : Manual Mutu Unit TIK UB ( ) Dokumen Mutu Unitt TIK UB Halaman 2 dari 10

6 5. Garis Besar Prosedur : 1. Pengendalian Dokumen. Dokumen yang baru atau dokumen yang direvisi harus disahkan pada Kepala Unitt TIK. Setelah diterapkan Kepalaa Sub Unit, dikaji ulang oleh MR. Dengan menandatang gani kolom tanda tangan yang disiapkan. 2. Management Representativee menerbitkan dan menggandakan dokumen. 3. Pendistribusian dokumen dilakukan masingmasing Kepala Sub Unit dengan mengacu pada Daftar Distribusi Dokumen ( ) dan Daftar Perubahan Dokumen ( ). 4. Penerima dokumen bertanggung jawab untukk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu. Setiapp pemegang MM dan MP harus bertanggung jawab untukk memperbarui dokumen tersebut apabila terjadi perubahan. 5. Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan, ditinjau untuk disetujui oleh Kepala Sub Unit. Jika dalam penerapannya mengkaitkan bidang lain, dokumen Halaman 3 dari 10

7 tersebutt harus dikaji oleh MR, bila perlu dengan bagian pengguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan (lihatt ). Apabila pembuatan dokumen telah selesai, MR mengesahkan dokumen tersebut dengan stempel Dokumen Terkendali. 6. Dokumen level I dan level II dibuat oleh MR dan sebelum diterbitkan harus disetujui oleh Kepala Unitt TIK. Dokumen Level I ialah Manual Mutu. Dokumen Level III ialah Dokumen Manuall Prosedur dan Instruksi Kerja 7. Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya. 8. Setiap dokumen mutu harus diberi identitas sebagai berikut: 1. Judul/Nama 2. Nomor 3. Tanggal penerbitan 4. Persetujuan yang berwenang 5. Status perubahan (Revisi)) Halaman 4 dari 10

8 9. Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan warna sampul sebagai berikut : 1. Revisi 00 (establishme( ent) atau kelipatan 5 dengan sampul warna putih 2. Revisi 01 atau kelipatan 5 plus 1 dengan sampul warna coklat muda 3. Revisi 02 atau kelipatan 5 plus 2 dengan sampul warna biru muda 4. Revisi 03 atau kelipatan 5 plus 3 dengan sampul warna merah muda 5. Revisi 04 atau kelipatan 5 plus 4 dengan sampul warna hijau 10. Masingmasindata dengan cara sebagai berikut : Kepala Sub Unit harus mengendalikan 1. Peta lokasi file dokumen (site map) 2. Peta lokasi file dokumen yang ada pada masing masing bidang. Halaman 5 dari 10

9 11. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi dokumen terbaru guna mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi. 12. Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan data terkait diperbarui. 13. Dokumen Terkendali/Tidak Terkendali Semua Dokumen Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel tinta merah atau dicetak dengan tinta berwarna. Jika Dokumen Terkendali di foto kopi maka dokumen tersebut dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (foto kopi) dari dokumen terkendali tidak diijinkan. 14. Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan masing Bagan Alirr Pengendalian Rekaman. Masing daftarr Kepala Sub Unit harus menyimpan distribusi dokumen yang ada di bagiannya dan secara periodik akan ditinjau oleh MR. 15. Dalam pengendalian rekaman, masingmasing Kepala Sub Unit harus memberi identitas sebagai berikut: 1. Judul/Nama 2. Nomor Halaman 6 dari 10

10 3. Tanggal penerbitan 4. Persetujuan yang berwenang 5. Status perubahan (Revisi)) 16. Masingmasinrekaman Kepala Sub Unit harus mengendalikan dengan cara sebagai berikut: 1. Peta lokasi file (site map) Rekaman atau Borang 2. Peta lokasi file Rekaman atau Borang yang ada pada masingmasing bidang 17. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi Rekaman atau Borang terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi. 18. Tiap enam bulan sekali Tenaga Administrasi melakukan tinjauann rekaman/ /catatan kadaluarsa pada Daftarr Rekaman/Catatan Mutu ( ) sesuai waktu retensinya. Apabila ditemukan rekaman/catatan kadaluarsa Tenaga Administrasi melakukan pemusnahan dengan disaksikann salah satu Kepala Subb Unit sesuai dengan metode pemusnahannya. Halaman 7 dari 10

11 6. Bagan Alir 6.1 Pengendalian Dokumen Mulai Mengesahkan Dokumen Daftar Nama Dokumen tidak Dokumen Disahkan ya Menerbitkan Dokumen Menggandakan Dokumen Mendistribusikan Dokumen Daftar Distribusi Dokumen Mengganti Dokumen Lama dengan Dokumen yang Baru Mengendalikan Data Daftar Revisi Dokumen Selesai Halaman 8 dari 10

12 6.2 Pengendalian Rekaman Mulai Menyimpan daftar distribusi dan memberi Identitas Melaksanakan kegiatan dan pengendalian rekaman Daftar Rekaman Mutu Melakukan tabulasi data Men ganalisa data Data Terolah Menyusun laporan dan tinjauan manajeman Laporan Selesai Halaman 9 dari 10

13 7. Lampiran 7.1 Daftar Nomor Dokumen ( ) No Dokumen Tingkat Kode 1. Manual Mutu TIK 2. MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman TIK TIK TIK MP Pengendalian Produk yang Sesuai TIK Tidak TIK MP Tindakan Korektif dan Pencegahan TIK 5. MP Pengaduan Layanan TIK 6. Instruksi Kerja 7. Dokumen Pendukung TIK TIK TIK TIK Halaman 10 dari 10

14 7.2 Borang Daftar Distribusi Dokumen ( ) Nama Dokumen/Borang Nomor/Kode Revisi ke : : : Copy ke Penerima Tanggal Tanda Tangan Halaman 11 dari 10

15 7.3 Borang Daftar Revisi Dokumen ( ) No. Nama/Jenis Dokumen Revisi Tanggal Keterangan ke 1. Visi, Misi dan Tujuan TIK 2. Program Kerja TIK 3. Manual Mutu TIK (termasuk Rencana Mutu) 4. MP Pengendalian Dokumen dann Rekaman TIK 5. MP Pengendalian Produk yangg Tidak Sesuai TIK 6. MP Tindakan Korektif dann Pencegahan TIK 7. MP Penanganan Keluhan Layanann TIK 8. Instruksi Kerja 9. Dokumen Pendukung Halaman 12 dari 10

16 7.4 Borang Daftar Rekaman Mutu ( ) Metode Nama/Judul Kode Revisi Filing Retensi Pemusna han Visi, Misi dan Tujuan TIK Program Kerja TIK Manual Mutu TIK (termasuk Rencanaa Mutu) MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman TIK MP Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai TIK MP Tindakan Korektif dan Pencegahan TIK MP Penanganan Layanan TIK Instruksi Kerja Keluhan Dokumen Pendukung Halaman 13 dari 10