BAB 2 LANDASAN TEORI Pengertian Sistem Informasi dan Teknologi Informasi.

Transkripsi

1 8 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi dan Teknologi Informasi Pengertian Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Menurut O Brien (2003,p29) sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Menurut Turban (2003, p51) information is a collection of facts (data) organized in some manner so that they are meaningful to a recipient. Definisi tersebut dapat dijelaskan sebagai informasi adalah kumpulan dari fakta (data) yang diorganisasikan ke dalam beberapa cara supaya dapat dimengerti oleh penerima informasi. Sedangkan menurut Thompson dan Cat-Baril (2003, p202), sebuah sistem informasi adalah sebuah sistem yang terintegrasi, berbasiskan teknologi informasi yang dirancang untuk mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pembuatan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem Informasi adalah gabungan yang terorganisasi dan terintergrasi dari orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi dan sumber-sumber data yang dirancang mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pembuatan keputusan dalam sebuah organisasi. 8

2 9 Menurut Whitten (2004,p11) information technology a contemporary term that describes the combination of computer technology (hardware and software) with the telecommunications technology (data, image, and voice networks). Teknologi informasi adalah sebuah istilah yang menjelaskan kombinasi dari teknologi komputer (hardware dan software) dengan teknologi telekomunikasi (data, gambar, dan jaringan suara). Menurut Sawyer (2005,p3) information technology is a general term that describes any technology that helps to produce, manipulate, store, communicate, and/or disseminate information. Definisi tersebut dapat diartikan sebagai teknologi informasi adalah istilah yang umum untuk mendeskripsikan teknologi yang membantu menghasilkan, memanipulasi, menyimpan, mengkomunikasikan dan atau menyebarkan informasi. Menurut Turban (2003,p15) information system (IS) collects, processes, stores, analyzes and disseminates information for a spesific purpose. Definisi tersebut dapat dijelaskan sebagai sistem informasi yaitu mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis dan menyebarkan informasi untuk sebuah tujuan spesifik. Menurut Alter (1999,p42) adalah perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan oleh sistem informasi. Perangkat keras merupakan sekumpulan fisik yang terlibat dalam pemrosesan informasi, seperti komputer, workstation, peralatan jaringan, tempat penyimpanan jaringan (data storage) dan peralatan transmisi (transmission Devices).

3 10 Sedangkan perangkat lunak (software) merupakan program komputer yang menginterpretasikan masukkan (input) oleh user dan memberitahukan kepada komputer tentang apa yang harus dilakukan. Menurut Thompson dan Cat-Baril (2003,p3), Teknologi Informasi adalah perangkat keras dan perangkat lunak yang dikemas sebagai sebuah alat untuk menangkap, menyimpan, memproses, dan menghasilkan digital. Menurut O Brien (2005,p7) adalah hardware, software, telekomunikasi, manajemen database, dan teknologi pemrosesan informasi lainnya yang digunakan dalam sistem informasi berbasis komputer. Sedangkan data yang diperoleh dari ( teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari bagian pengiriman ke penerima, sehingga pengiriman informasi tersebut akan lebih cepat, lebih luas penyebarannya, dan lebih lama penyimpanannya. Dari definisi teori-teori diatas dapat kita simpulkan bahwa sistem informasi adalah sistem kerja yang terdiri dari hardware, software, jaringan komputer, sumber data yang mengumpulkan, menyimpan, menampilkan informasi yang mendukung satu atau lebih sistem kerja yang lain di dalam suatu perusahaan, sedangkan teknologi informasi (TI) adalah komponenkomponen seperti hardware, software serta jaringan yang merupakan bagian dari sistem informasi (SI).

4 Komponen Sistem Informasi Model sistem informasi menurut James A. O Brien (2005, p35) yang menunjukkan kerangka konsep dasar untuk berbagai komponen dan aktivitas sistem informasi. Komponen sistem informasi bergantungan pada sumber daya manusia, hardware, software, data, serta jaringan yang untuk melakukan input, pemrosesan, output, penyimpanan, dan aktivitas pengendalian yang mengubah sumber daya data menjadi produk informasi. Model sistem informasi memperlihatkan hubungan dan memberikan kerangka kerja yang menekankan pada empat konsep utama yang dapat diaplikasikan ke semua jenis sistem informasi, yaitu : Manusia, hardware, software, data, dan jaringan adalah lima sumber data dasar sistem informasi. Komponen - komponen dasar dari sistem informasi terdiri dari : Sumber Daya Manusia Manusia dibutuhkan untuk pengoperasian semua sistem informasi. Sumber daya manusia ini meliputi pemakai akhir dan pakar sistem informasi. 1. Pemakai akhir (juga disebut sebagai pemakai atau klien) adalah orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan sistem tersebut. Sebagian besar pemakai akhir dalam dunia bisnis adalah pekerja ahli, yaitu orang-orang yang menghabiskan sebagian besar

5 12 waktunya untuk berkomunikasi dan bekerja sama dalam tim serta kelompok kerja, dan membuat, menggunakan, serta menyebarkan informasi. 2. Pakar sistem informasi adalah orang-orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi Sumber Daya Hardware Hardware meliputi semua peralatan dan bahan fisik yang dalam pemprosesan informasi. Secara khusus, sumber daya ini tidak hanya mesin, komputer dan perlengkapan lainnya. Contohcontoh sumber daya hardware dalam sistem informasi berbasis komputer adalah : 1. Sistem komputer, terdiri dari unit pemprosesan pusat yang berisi pemprosesan mikro, dan berbagai periferal yang saling berhubungan. 2. Periferal komputer, berupa peralatan seperti keyboard atau elektronik mouse untuk menginput data dan perintah, layar video, atau printer untuk output informasi, dan disk magnetis atau optical untuk menyimpan sumber daya data.

6 Sumber Daya Software Software meliputi semua rangkaian perintah pemprosesan informasi. Konsep umum sumber daya software ini merupakan rangkaian perintah pemprosesan informasi yang disebut prosedur yang dibutuhkan orang-orang. Contoh-contoh sumber daya software adalah : 1. Sistem, seperti program sistem operasi, yang mengendalikan serta mendukung seluruh operasi sistem. 2. Software aplikasi, yang digunakan langsung bagi penggunaan komputer tertentu oleh pemakai akhir. Contohnya adalah program analisis penjualan, program penggajian. 3. Prosedur, yang mengoperasikan perintah bagi orang-orang yang akan menggunakan sistem informasi bagi penggunaan software Sumber Daya Data Data dapat berupa banyak bentuk, yang terbagi atas data teks, data gambar, data video, data audio, dan juga termasuk data alfanumerik tradisional, yang terdiri dari angka dan karakter lainnya yang menjelaskan transaksi. Sumber daya informasi

7 14 umumnya diatur, disimpan, dan diakses oleh berbagai teknologi pengelolaan sumber daya data ke dalam database Sumber Daya Jaringan Teknologi telekomunikasi dan jaringan seperti internet, intranet, eksternet telah menjadi hal mendasar bagi operasi e- business dan e-commerce yang berhasil, untuk semua jenis organisasi dan dalam sistem informasi berbasis komputer. Alasan yang paling penting bagi organisasi menggunakan jaringan yaitu (Sawyer,2005, p319) : 1. Dapat berbagi program dan data Organisasi menggunakan software yang sama dan membutuhkan akses terhadap informasi yang sama. Akses yang sama terhadap data informasi yang dibutuhkan karyawan akan membuat para karyawan dapat berkerja lebih cepat karena data yang dibutuhkan mudah untuk didapatkan. 2. Dapat berbagi alat Alat-alat seperti printer, laser, disk drivers, dan scanner dapat mencapai harga yang tinggi. Maka dari itu, perusahaan dengan efektifitas menggunakan jaringan untuk

8 15 menghubungkan alat-alat tersebut dari beberapa pengguna komputer. 3. Dapat berkomunikasi lebih baik Salah satu bentuk jaringan yang digunakan adalah elektronic mail, yang digunakan untuk mempermudah komunikasi tentang informasi-informasi yang penting. 4. Akses ke Database Dengan adanya jaringan, memungkinkan pengguna untuk dapat mengakses banyak database, database khusus karyawan ataupun database umun yang tersedia online di internet. 5. Keamanan informasi Sebelum jaringan dikenal secara umum, karyawan memiliki sedikit informasi. Apabila karyawan sudah tidak ada atau terjadi bencana lainnya maka perusahaan akan kehilangan informasi tersebut. Dengan adanya jaringan, data informasi akan di back up dan di copy kedalam alat penyimpanan dalam jaringan.

9 16 Selain peralatan-peralatan yang telah disebutkan diatas, dalam implementasi IT lainnya juga menggunakan berbagai peralatan pendukung lainnya misalnya AC, UPS, Stabilizer, dan sebagainya. 2.2 Investasi Teknologi Informasi dan Evaluasi Investasi Teknologi Informasi Konsep Investasi Teknologi Informasi Menurut Remenyi (1995, p40) teknologi informasi adalah suatu keuntungan atau kebalikan yang diperoleh dengan teknologi informasi terhadap suatu perusahaan yang bersedia membayar atas penggunaan teknologi informasi tersebut. Investasi adalah suatu kata dengan beberapa pengertian yang berhubungan dengan keuangan dan ekonomi. Kata investasi berkaitan dengan akumulasi suatu aktiva dengan suatu harapan mendapat keuntungan dimasa yang akan datang. Berdasarkan teori ekonomi, investasi berarti pembeli (dan berarti juga produksi) dari capital atau modal barang-barang yang tidak dikonsumsi tetapi digunakan untuk produk yang akan datang atau dapat disebut juga sebagai barang produksi. Pada dasarnya peranan teknologi informasi bagi setiap perusahaan bersifat unik dan spesifik. Hal ini desebabkan karena masing-masing perusahaan memiliki strategi yang berbeda satu dengan lainnya. Ditinjau dari segi peranan strategi teknologi informasi, paling tidak dapat ditemukan lima jenis tujuan dari dilakukannya investasi tehadap perangkat teknologi tersebut, yaitu:

10 17 1. Kategori pertama, adalah karena alasan kelangsungan hidup perusahaan atau bisnis itu sendiri, dalam arti kata adalah bahwa perusahaan melihat keberadaan teknologi informasi didalam bisnis terkait sifatnya adalah mutlak. Contohnya adalah perusahaan semacam bank retail, hotel kelas atas (bintang lima), transportasi penerbangan. 2. Kategori kedua, adalah perusahaan yang hendak melakukan investasi karena alasan ingin memperbaiki efisiensi. Diharapkan dengan diimplementasikan teknologi informasi dalam sejumlah bidang atau aktivitas tertentu, maka akan dilakukan proses optimalisasi terhadap alokasi beragam sumber daya perusahaan, seperti manusia, waktu, biaya, material, dan aset. 3. Kategori ketiga, adalah tujuan investasi untuk memperbaiki efektivitas usaha. Contoh penerapan aplikasi teknologi informasi terkaitan dengan hal ini adalah menerapkan sistem pengambilan keputusan (Decition support system), mengembangkan situs electronic commerce. 4. Kategori keempat, adalah keinginan perusahaan untuk mendapatkan sesuatu loncatan keunggulan kompetitif (competitive advantage leap) agar dapat meninggalkan para pesaing bisnisnya dengan mengembangkan teknologi yang perusahaan lain belum memiliki.

11 18 5. Kategori yang terakhir adalah suatu bentuk investasi yang dilatarbelakangi oleh peranan teknologi informasi sebagai salah satu perangkat infrastruktur yang tidak dapat dihindari keberadaannya bagi sebuah perusahaan. Ini merupakan suatu standar bagi perusahaan dewasa ini untuk memiliki coorporate website yang dapat diakses oleh para calon pelanggan di seluruh dunia dan lain sebagainya. Setidaknya ada dua alasan mengapa manajemen perlu mempertimbangkan tentang biaya sampingan dari suatu investasi dibidang teknologi informasi adalah : 1. Pengeluaran untuk teknologi informasi bersifat subtantial. 2. Pertumbuhan seberapa besar sebuah investasi teknologi informasi itu tidak jelas Alasan perlunya Evaluasi Investasi Teknologi Informasi Menurut Remenyi (2005), alasan utama mengapa begitu banyak perusahaan baru-baru ini tertarik di bidang IT, dikarenakan adanya keraguan yang terjadi di banyak kalangan bahwa investasi di IT telah berhasil membuktikan keekonomisan pada perusahaan yang menginvestasikan IT. Sangat jelas bahwa investasi IT yang tinggi dan di banyak organisasi mewakili sebagai investasi tertinggi belanja modal di perusahaan yang sedang berlangsung. Kenyataannya banyak pengamat menyatakan bahwa

12 19 baik secara langsung atau tidak langsung lebih dari 50% dari semua perusahaan mengeluarkan biaya untuk investasi IT, oleh karena itu penting bagi manajemen senior untuk memastikan bahwa investasi IT ini secara ekonomis dapat dibenarkan dan dilakukan pada dana tersebut Manfaat Teknologi Informasi Definisi Manfaat Teknologi Informasi Menurut Remenyi (1995, p40) manfaat dari teknologi informasi adalah suatu keuntungan atau kebalikan yang diperoleh dari teknologi informasi terhadap suatu perusahaan yang bersedia membayar atas penggunaan teknologi informasi tersebut Kategori Manfaat Teknologi Informasi Terdapat tiga jenis manfaat menurut Parker (1988, p92) yaitu: 1. Tangible Tangible artinya dapat dihitung dari segi manfaat dalam menginvestasikan teknologi informasi, sehingga organisasi atau perusahaan dapat menghitung dengan berbagai rasio yang diinginkan karena perhitungan variabelvariabel jelas atau berapa tahun investasi akan kembali (Pay Back Period).

13 20 2. Quasi-tangible Merupakan keuntungan yang lebih mengacu pada peningkatan efisiensi proses kerja yang sudah diterapkan dalam perusahaan. 3. Intangible Intangible artinya tidak dapat dihitung secara akurat manfaat dari penginvestasian dibidang teknologi informasi, karena bersifat kualitatif. Contohnya: kepuasan pelanggan dengan adanya sistem baru yang berbasis teknologi informasi ini Metode - Metode Evaluasi Investasi Teknologi Informasi Komputer dan teknologi informasi memegang peranan penting di dalam dunia bisnis, banyak sekali literatur yang membahas bagaimana caranya menjustifikasi kelayakan investasi untuk membangun dan mengembangkan teknologi tersebut. Berikut adalah beberapa teknik evaluasi investasi teknologi informasi yang cukup banyak dikenal dan telah dipergunakan secara luas di kalangan praktisi bisnis, yaitu : 1. Return On Investment ( ROI ) Pendekatan ROI ini terdiri dari sejumlah teknik pendekatan formal. Contoh yang paling sederhana dari ROI adalah payback method dimana dicoba dihitung durasi waktu

14 21 yang diperlukan untuk mengembalikan investasi yang telah dialokasikan. 2. Cost Benefit Analisis ( CBA ) Metode CBA adalah pendekatan yang mencoba untuk menentukan atau menghitung nilai dari setiap elemen teknologi informasi yang memiliki kontribusi terhadap biaya yang dikeluarkan dan manfaat yang diperoleh. 3. Bondary Values Metode ini merupakan salah satu cara heuristik yang cukup banyak digemari karena kemudahan dan kesederhanaannya. Prinsip yang dipergunakan adalah melakukan komparasi atau perbandingan antara rasio perusahaan dengan rasio rata-rata industri yang diperoleh dengan cara menghitung biaya total yang harus dikeluarkan untuk investasi teknologi informasi dibandingkan dengan sebuah ukuran agregrat tertentu, seperti total pendapatan (revenue) atau total pengeluaran operasional (operating expenses). 4. Information Economics ( IE ) Dari semua metode yang ada, information economics dinilai sebagai satu-satunya cara yang paling komprehensif dan dinilai dapat menjawab sejumlah faktor dan karakteristik unik

15 22 serta berbagai isu dan tantangan yang dihadapi dalam mengevaluasi proyek investasi teknologi informasi. 5. Cristical Success Factors ( CSF ) Metode ini bersifat sangat strategis dan generik, namun diminati oleh para pimpinan perusahaan karena relevansinya terhadap bisnis. Setelah menentukan visi, misi, dan obyektif bisnisnya, biasanya para pimpinan perusahaan berusaha untuk mengidentifikasikan critical success factors atau faktor-faktor apa saja yang dipandang sebagai kunci keberhasilan bisnis perusahaan. 6. Values Analysis ( VA ) Metode ini dibangun dengan pemikiran atau prinsip bahwa lebih baik memfokuskan diri pada value atau nilai yang didapat perusahaan dibandingkan dengan usaha untuk mengurangi atau mereduksi biaya. 7. Emperimental Methods Membayangkan atau memperkirakan apa yang akan terjadi seandainya sistem telah selesai dibangun sangat sulit dilakukan oleh para pengambil keputusan, terutama mereka yang belum memiliki pengalaman atau pengetahuan cukup mengenai dampak teknologi informasi bagi bisnis. Beberapa cara eksperimental yang dapat dipergunakan dalam rangka

16 23 menjembatani hal tersebut, yaitu masing-masing adalah: prototyping, simulation, dan gameplaying. A. Protoytping adalah merupakan cara untuk membangun sebuah prototip dari sebuah sistem besar secara cepat. B. Simulation adalah sebuah proses pemetaan terhadap situasi bisnis yang akan terjadi di kemudian hari dengan menggunakan perangkat lunak tertentu (software) untuk kemudian disimulasikan. C. Gameplaying adalah sebuah pendekatan dimana dicoba dilakukan role play terhadap skenario tertentu yang akan terjadi di kemudian hari seandainya sebuah sistem teknologi informasi diterapkan. 8. Return on Management ( ROM ) Metode ROM terkait dengan penghitungan nilai manfaat dan dengan terjadinya perubahan kenaikan tingkat produktivitas manajemen. Cara ini bertujuan untuk melihat dampak implementasi sebuah sistem baru terhadap nilai tambah di kalangan manajemen perusahaan. 9. Multi-Objective Multi-Criteria Method (MOMCM) Metode ini berkembang berpijak pada kenyataan bahwa di dalam sebuah perusahaan terdapat sejumlah stakeholders yang

17 24 masing-masing memiliki pandangan berbeda mengenai value dari biaya maupun manfaat dari sejumlah aspek atau elemen teknologi informasi. 2.3 Metode Evaluasi Teknologi Informasi dengan Information Economics Pengertian Information Economics Menurut Parker (1988, p91), Information Economics digunakan untuk menganalisis biaya dan manfaat, mengkuantifikasi biaya proyek teknologi informasi yang hasilnya diharapkan dapat memberikan manfaat kepada perusahaan. Dasar dari Information Economics adalah nilai (value) yang dapat dikatakan sebagai suatu ukuran dan biaya (cost) yang dikeluarkan oleh perusahaan, yang dikaitkan dengan kemajuan bisnis perusahaan. Pada titik awal, menurut Parker (1988,p5) information economics is a collection of computational tools for quantifying benefit and cost for information technology project. Jadi yang di maksud dengan pengertian information Economics adalah sekumpulan metode untuk menghitung keuntungan dan biaya dari proyek teknologi informasi. Information Economics merupakan dasar dari Cost Benefit Analisis (CBA) yang dapat membantu mengatasi masalah pada strategi bisnis perusahaan. information economics dapat membantu dalam menghitung investasi teknologi informasi dalam perusahaan.

18 25 Pada tingkat lebih lanjut, Information Economics yang digunakan dalam pengambilan keputusan, yaitu melakukan persetujuan terhadap setiap investasi yang diusulkan (pemograman, aplikasi, hardware) harus di justifikasi, tetapi setiap investasi yang potensial mempunyai karakteristik yang berbeda terhadap nilai, biaya, dan resikonya. Parker (1988,p103), lingkup dari Information Economics terdiri dari biaya-biaya dan alat-alat menilai dan ukuran-ukuran. Hal tersebut berhubungan dengan evaluasi resiko dan isu-isu investasi lainnya dalam pembangunan persetujuan, proses pengambilan keputusan. Investasi Information Economics berbicara keputusan-keputusan investasi mengenai proyek-proyek aplikasi spesifik dan arsitektur Sistem Informasi. Menyediakan sumber daya adalah membuat keputusan diantara alternatif investasi lainnya, seperti menginstal database yang berhubungan dengan sistem manajeman, membeli sistem laporan keuangan atau mengganti laporan adalah salah pendukung untuk mendukung profesionalisme perusahaan, jadi manajer haruslah membuat keputusan untuk prioritas jangka panjang. Nilai suatu informasi berhubungan langsung terhadap bagaimana nilai tersebut membantu seseorang dalam mengambil keputusan. Menurut Parker (1988,p11) dalam pengukuran Information Economics terdapat empat tahapan, yaitu : 1. Identifikasi nilai dan total biaya dari setiap proyek.

19 26 2. Menerapkan kriteria ekonomi sementara dalam proses pembuatan keputusan. 3. Memperkirakan alternatif - alternatif yang mungkin terjadi. 4. Alokasi sumber daya yang berharga untuk proyek yang penting Bidang yang Di Evaluasi Domain Keuangan Menurut parker (1988,p93) ada beberapa pendekatan untuk mengembangkan cost benefit, pendekatan tersebut dapat digunakan untuk proses pembuatan keputusan, dibawah ini merupakan beberapa metode yang digunakan dalam menghitung cost benefit, yaitu : Analisis Biaya Manfaat (Cost Benefit Analysis) Cost Benefit Analysis merupakan teknik yang paling umum untuk mengkuantifikasi biaya dan manfaat suatu proyek Teknologi Informasi. Untuk melakukan Cost Benefit Analysis, kita harus terlebih dahulu menentukan biaya dan manfaat apakah layak untuk diperhitungkan, bagaimana biaya dan manfaat dibobot, dan untuk mencapai itu semua, hambatan apa saja yang kiranya muncul. Dalam Cost Benefit Analysis (CBA), dilakukan perhitungan atas biaya pengembangan proyek (seperti: biaya hardware, biaya software, biaya training, dan

20 27 lain-lain), biaya berjalan, dan penghematan atau pengurangan biaya yang mungkin terjadi. Pengaplikasian Cost-Benefit Analysis (CBA) adalah berkaitan erat dengan 3 hal penting yang saling berhubungan yaitu : 1. Manfaat (benefit) Domain Bisnis adalah berwujud penurunan biaya dan peningkatan kinerja revenue. 2. Biaya (cost) Domain Teknologi adalah berwujud penurunan biaya tetap dan biaya variable. 3. Nilai (value) adalah manfaat yang diperoleh atas pembangunan Teknologi Informasi, yang tercermin pada peningkatan kinerja organisasi pada saat sekarang maupun yang akan datang. Biaya (cost) merupakan sejumlah sumber daya yang dikeluarkan/ dihabiskan untuk membiayai proyek yang dibangun. Manfaat lebih berupa suatu bentuk penghematan, pengurangan biaya, perolehan keuntungan, peningkatan efektivitas atau produktivitas kerja para karyawan. Setelah menentukan manfaat-manfaat dan biaya-biaya yang diperkirakan dari implementasi proyek, hubungan antara manfaat-manfaat dengan biaya-biaya membutuhkan definisi (Parker, 1988, p93-94). Ada beberapa pendekatan yang

21 28 digunakan untuk mengembangkan hubungan antara biaya dan manfaat, diantaranya : 1. Simple Return on Investment (Simple ROI) Teknik ini disebut juga dengan Accounting Rate of Return. Simple ROI adalah rasio pendapatan bersih ratarata proyek terhadap investasi internal proyek itu. Metode ini sangat baik untuk proyek pemrosesan data atau sistem informasi. Biaya implementasi dan operasional serta manfaat yang diharapkan akan ditentukan untuk tahun-tahun mendatang. Titik ketika manfaat akumulatif melebihi akumulatif biaya adalah titik dimana dasar ROI diperoleh. Dalam perhitungan ROI dapat digunakan 3 jenis lembar kerja (Parker, 1988, p95) yaitu : A. Development Cost Worksheet Development Cost Worksheet (Lembar Biaya Pengembangan) merupakan keseluruhan data komponen atau biaya pada tahun yang dibutuhkan untuk mengawali dan membangun sebuah proyek (Parker, 1988, p96).

22 29 A B C D E Usaha pengembangan 1. Peningkatan sistem dan pemrograman (Contoh: perkiraaan jumlah hari pada $ xxx/hari) 2. Peningkatan staff support (Contoh: Data administration pada $xxx/hari) Perangkat keras baru 1. Terminal, printer, komunikasi 2. Lainnya Pembelian piranti lunak baru, jika ada 1. Paket software aplikasi 2. Lainnya Pelatihan user Lainnya TOTAL Tahun ke-1 Gambar 2.1 Development Cost Worksheet Sumber : Parker ( 1988, p96 ) B. On going Expense Worksheet On going Expense Worksheet (Lembar Biaya Berjalan) merupakan daftar seluruh komponen atau biaya berjalan yang dibutuhkan untuk memelihara proyek dari tahun pertama hingga tahun proyek tersebut (Parker, 1988, p96).

23 30 A Pemeliharaan aplikasi software Jumlah hari usaha pengembangan Rasio pemeliharaan terhadap pengembangan (berdasarkan pengalaman, contoh 10-1) Jumlah pemeliharaan tahunan Tarif pemeliharaan harian TOTAL pemeliharaan aplikasi software Pertambahan media penyimpanan daya yang B dibutuhkan MBx (contoh estimasi MB pada $xx.xx) C Pertambahan media komunikasi (lines, messages, dan lain-lain) D Software maupun hardware baru E Peralatan F Lainnya TOTAL biaya berjalan Tahun 1-x Gambar 2.2 Ongoing Expense Worksheet Sumber : Parker, (1988, p96) C. Economic Impact Worksheet Economics Impact Worksheet (Lembar Dampak Ekonomis) merupakan lembar perhitungan biaya dan manfaat ekonomis yang telah dikuantifikasikan (Value Linking, Value Acceleration, Value Restructuring dan Innovation Valuation) yang menunjukkan perhitungan arus kas

24 31 tahunan untuk menghasilkan ROI (Parker, 1988, p97). A. Net Invesment Required (from development cost worksheet) B. Yearly Cash Flow : based on five 12-month periods following implementation of proposed system,cash flow can be negative YEARS TOTAL YEAR 1 YEAR 2 YEAR 3 YEAR 4 YEAR 5 Net economic Benefit Operating Cost Reduction 0 xxxxx 0 xxxxx 0 xxxxx 0 xxxxx 0 xxxxx - Pre-tax income xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx (-) Ongoing expense from xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx Worksheet = net cash flow xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxx% C. Simple ROI, calculated as B / # YRS / A D. Scoring economic impact Score Simple Return On Invesment 0 zero or less 1 1% to 299% 2 300% to 499% 3 500% to 699% 4 700% to 899% 5 over Gambar 2.3 Economic Impact Worksheet Sumber : Parker (1988, p97) 2. Internal Rate of Return (IRR) IRR disebut juga dengan Discounted Cash Flow Method or Discounted Rate of Return. IRR adalah metode yang paling banyak dipakai dalam semua teknik analisis. Metode ini menentukan tingkat diskon dimana

25 32 nilai waktu sekarang dari penerimaan kas sama dengan nilai waktu sekarang dari pengeluaran kas. 3. Net Present Value (NPV) Metode ini menggunakan tingkat diskon yang ditentukan oleh biaya modal perusahaan untuk membentuk nilai waktu sekarang dari sebuah proyek. Tingkat diskon kemudian digunakan untuk menetapkan nilai waktu sekarang untuk penerimaan dan pengeluaran kas. Tingkat diskon bisa disesuaikan untuk mencerminkan kriteria lain dari manajemen, seperti penyesuaian terhadap resiko yang mungkin terjadi. 4. Profitability Index (PI) Metode ini disebut juga dengan Present Value Index. Profitability Index menciptakan sebuah rasio, yang hasilnya didapatkan dari pembagian antara nilai waktu sekarang penerimaan kas dengan nilai waktu sekarang pengeluaran kas. Tingkat diskon lalu digunakan untuk menetapkan nilai waktu sekarang untuk penerimaan dan pengeluaran kas. Metode ini tidak dipakai sebanyak IRR atau NPV.

26 33 5. Payback Period Metode ini paling umum digunakan tetapi secara teknis tidak cukup. Payback Period menentukan jumlah waktu yang diperlukan bagi penerimaan kas kumulatif untuk menutupi investasi awal Value Linking Value Linking digunakan untuk mengevaluasi secara finansial dampak gabungan dari peningkatan kinerja suatu fungsi dan hasil yang timbul dari fungsi terpisah lainnya. Cara ini mewakili dampak berganda dari sebuah perubahan atau peningkatan dalam fungsi atau proses. Value Linking juga tidak tergantung pada waktu Value Acceleration Value Acceleration digunakan untuk mengevaluasi secara finansial setiap percepatan waktu dari manfaat dan biaya karena hubungan sebab akibat yang terjadi pada dua departemen atau fungsi yang terkait. Teknik ini berorientasikan atau tergantung waktu, misalnya: menyebabkan pencapaian yang lebih cepat dari suatu manfaat.

27 Value Restructuring Menurut Parker (2000,p ) value restructuring adalah mengukur peningkatan yang dihasilkan dari perubahan organisasi yang berkaitan dengan dampak teknologi informasi. Teknik ini mengukur nilai kenaikan produktivitas akibat perubahan tradisional. Salah satu contoh dari Value Restructuring adalah produktivitas akibat perubahan sebuah departemen atau fungsi karena penerapan otomatisasi kantor. Kenaikan produktivitas dicapai dengan memindahkan usaha departemen dari kegiatan bernilai rendah ke yang lebih bernilai tinggi Innovation Value Menurut parker (1988,p134) inovasi menciptakan fungsi-fungsi baru di dalam domain. Inovasi mengubah cara perusahaan membawa bisnisnya. Aplikasi teknologi informasi yang inovatif menyediakan dasar perubahan terhadap strategi bisnis, produk dan jasa, dan domain bisnis perusahaan. Dan sebagai hasilnya, teknik Innovation Value berfokus pada biaya dan resiko organisasional daripada biaya dan resiko dalam penerapan teknologi.

28 Domain Bisnis Domain bisnis adalah variabel yang ditambahkan dalam menghitung nilai total dari sebuah proyek Teknologi Informasi, dalam membuat ranking keseluruhan dari proyek menjadi lebih realistis. Variabel ini ditambahkan untuk menghitung faktor-faktor yang tidak dapat dihitung secara langsung oleh ROI sederhana, atau dengan kata lain digunakan untuk menghitung manfaat intangible. Terdapat 5 faktor yang dinilai dalam domain bisnis, yaitu : strategic match, competitive advantage, management information, competitive response, project or organizational risk. Keempat elemen pertama bernilai positif sedangkan project or organizational risk bernilai negatif Strategic Match Strategic match merupakan evaluasi atau penilaian terhadap keterkaitan antara investasi terhadap teknologi informasi. Dalam pencapaian strategis perusahaan, organisasi berfokus pada tingkat dari sebuah teknologi informasi atau dukungan proyek management information system (MIS) atau saluran dari bagian bisnis untuk mencapai tujuan yang strategis. Ini menyediakan kesempatan untuk meningkatkan nilai dari inovasi atau aplikasi yang berjalan dalam dukungan langsung dari tujuan bisnis yang dicapai.

29 Competitive Advantage Penilaian untuk competitive advantage ini mempertimbangkan strategi yang dilakukan oleh bisnis. Ini dapat dijadikan sebagai implementasi dari biaya kepemimpinan, perbedaan, atau fokusnya. Pengaturan dari jarak penilaian jelas berbeda dari setiap tipe strategi. Mekanisme penilaian untuk mendukung biaya kepemimpinan dikumpulkan dari sekitar biaya dihindarkan, pengurangan biaya, identifikasi, dan eksploitasi dari banyaknya semua sumber dari keuntungan biaya Management Information Faktor yang diukur dalam domain bisnis ini tergantung dari tingkat proyek dalam menyediakan informasi manajemen dalam aktivitas inti perusahaan maupun bagi bidang bisnis. Contoh dari informasi manajemen tentang kegiatan inti yaitu termasuk : A. Perencanaan Strategis : pelayanan, pemasaran, kapasitas perencanaan produk, perkiraan fasilitas. B. Pengendalian Manajemen : anggaran, target penjualan, kinerja pelayanan, kapasitas, fasilitas, peralatan.

30 37 C. Pengendalian Operasi : pelayanan pelanggan, informasi, pengaduan, kapasitas, jadwal fasilitas Competitive Response Competitive Response memastikan tingkat kegagalan ketika dilakukan oleh sistem, akan menyebabkan kerusakan persaingan oleh perusahaan atau mengukur kerugian atau akibat karena adanya penundaan implementasi proyek Teknologi Informasi terhadap posisi kompetitif perusahaan. Competitive Response meliputi resiko kehilangan pasar karena para pesaing telah menyediakan jasa, produk, atau pertukaran data (Data Exchange) maupun kemampuan yang dibutuhkan industri serta otoritas yang diberikan sebagai kondisi aktivitas bisnis yang berkelanjutan Project or Organizational Risk Project or Organizational Risk berfokus pada tingkatan untuk organisasi yang memiliki kemampuan membawa perubahan yang diinginkan dari sebuah proyek. Evaluasi penggunaan atau organisasi domain bisnis, bukan organisasi secara teknik. Bagian komponen dari kapasitas organisasi termasuk dukungan manajemen untuk perubahan kematangan dalam penggunaan komputer dalam organisasi, dan penilaian

31 38 yang nyata dari kebutuhan tugas untuk melengakapi proyek yang dimengerti dari proses bisnis bawah dan fungsinya Domain Teknologi Dalam domain teknologi lebih membahas pada resiko dan keuntungan yang ditimbulkan dari pengguna teknologi pada sebuah proyek. Kebanyakkan mengandung nilai-nilai penting dan resiko yang tidak di gambarkan secara jelas dalam perhitungan keuangan seperti simple ROI. Variabel yang terdapat dalam domain teknologi lebih membahas pada resiko dan keuntungan yang ditimbulkan dari penggunaan teknologi pada sebuah proyek. Faktor-faktor ini menyediakan suatu konteks strategi tekologi dengan alternatif investasi teknologi informasi. Dalam domain teknologi faktor yang dinilai terdiri dari: Strategic IS Architecture, Definitional Uncertainty, Technical Uncertainty, dan IS Infrastructure Risk. Hanya terdapat satu elemen yang bernilai positif yaitu Strategic IS Architecture sedangkan yang lainnya bernilai negatif Strategic IS architecture Sampai sekarang implementasi proyek telah dihilangkan dan di evaluasi secara bebas. Bagaimanapun, domain teknologi sangat natural, dapat menentukan sebuah permintaan dan kepentingan untuk proyek melewati dampak ekonomi domain bisnis. Sistem database, hubungan database,

32 39 sistem pendistribusian akan dapat mengumpulkan atau menghubungkan penyedia oleh lingkungan teknologi itu sendiri Definitional Uncertainty Definitional Uncertainty berfokus pada resiko yang mungkin timbul akibat adanya ketidakpastian akan kebutuhan. Umumnya, Definitional Uncertainty mendefinisikan ketidakpastian yang membebani spesifikasi dari tujuan perusahaan (User atau Bisnis) yang dikomunikasikan pada staff proyek Teknologi Informasi. Ketika User tidak dapat mendeskripsikan masalah secara baik, atau masalah terus berubah secara konstan, kelompok Teknologi Informasi ditekan untuk menjawab dengan jawaban yang benar dan layak. Jika kebutuhan sudah ditetapkan dengan tepat tanpa terjadi perubahan lagi, maka akan lebih mudah bagi staff Teknologi Informasi untuk menyediakan sistem yang sesuai dengan para User Technical Uncertainty Identifikasi lain dari resiko dalam domain teknologi adalah technical uncertainty, Penilaian terbagi menjadi 4 bagian yang terpisah, Teknologi Informasi itu dibutuhkan keahlian, ketergantungan perangkat keras, ketergantungan

33 40 perangkat lunak, dan aplikasi perangkat lunak. Tujuan dari penilaian ini tidak dapat menegaskan resiko penolakan perencanaan, tetapi mengakui resiko dan menegaskan persiapan dan kesiapan yang dibutuhkan untuk kesukseskan proyek IS infrastructure Risk IS infrastructure Risk menilai tingkatan dari yang bukan proyek kebutuhan investasi untuk membiayai proyek ini. Lingkupan yang dinilai termasuk faktor-faktor seperti data administrasi (seperti permintaan kamus data baru), komunikasi (contohnya bentuk dari kemampuan komunikasi yang diinginkan), dan sistem distribusi (seperti metode baru dari penilaian data yang diinginkan). Penekanan dalam hal ini adalah keseluruhan organisasi sistem informasi, termasuk hardware, software, dan staff dalam bentuk investasi penting yang diperlukan untuk mengakomodasi proyek yang diusulkan. 2.4 Membangun Nilai Organisasi Menurut Parker (1988,p186) metode digunakan untuk mendapatkan nilai organisasi adalah dengan menentukan seberapa besaran dan pentingnya dari setiap kategori nilai dan resiko. Sebelum melakukan pembobotan atas beberapa faktor yang telah dievaluasi di atas, perlu terlebih dahulu mengidentifikasi keterkaitan antara tingkat kesehatan organisasi dan dengan dukungan sistem informasi yang dimiliki. Yang dimaksud organisasi sehat adalah organisasi yang kuat,

34 41 menguntungkan, kompetitif dan tidak mudah terpengaruh oleh adanya krisis ekonomi, gejolak perilaku konsumen, maupun adanya deregulasi dari pemerintah. Sedangkan yang dimaksud dengan dukungan SI adalah seberapa kuat pengaruh SI dalam menunjang bahkan menentukan arah kegiatan organisasi. Untuk menggambarkan dari hubungan antara batas dari kegiatan bisnis dan dukungan sistem atau teknologi informasi dibuatlah menjadi empat kuadran yang masing-masing akan menerangkan seberapa besar ketergantungan suatu organisasi terhadap sistem informsi yang mereka gunakan. LINE OF BUSINESS Degree to which The business Strong Quadrant A Quadrant B is P rofit able, Compet it ive Healthy, Strong Investment Strategic Weak Quadrant C Infrastructure Weak Quadrant D Breakthrough Manegement Strong COMPUTER SUPPORT Degree to which the cuurent computer effor is strong, effeective Gambar 2.4 Nilai korporat organisasi Sumber : Parker (1988, p187)

35 42 Karena keempat perbedaan inilah maka masing-masing kuadran pada gambar 2.4 memiliki relatif yang berbeda-beda. Kuadran A : Investment Sebuah organisasi atau perusahaan dapat dikategorikan pada posisi kuadran A, jika organisasi tersebut memiliki kekuatan bisnis yang kuat, namun memiliki ketergantungan pada sistem informasi dan aplikasi masih yang lemah. Biasanya organisasi ini baru menginvestasikan sistem informasi pada bisnis mereka, sehingga masih harus terus meningkatkan sistem informasi yang mereka miliki seiring dengan meningkatkan kekuatan bisnis yang berjalan. Dengan kekuatan bisnis yang ada, mereka memiliki kesempatan untuk meningkatkan investasi yang mereka miliki di masa mendatang, dengan konsekuensi mereka harus terus berfokus pada pembangunan infrastrukturnya.

36 43 Nilai korporat pada kuadran investasi LIKELY COMMENT RESULTING BUSINESS DOMAIN VALUE WEIGHT A. Return on investment(roi) Medium 2 B. Strategic match Low 0 C. Competitive advantage Low 0 D. Management information Medium Strengthen Management 2 E. Competitive response Highest 8 F. Project organitation risk Medium -2 TECHNOLOGY DOMAIN A. Definitional uncertainty Medium -4 B. Technical uncertainty Medium -4 C. Strategic IS architecture Highest 8 D. IS infrastructure risk Low 0 Total Value 20 Total Rsik and Uncertainty -10 Tabel 2.1 Nilai koporat pada kuadran investasi Sumber : Parker(1988, p188) Kuadran B : Strategic Sebuah organisasi atau perusahaan dapat dikategorikan pada posisi kuadran B menggambarkan adanya kekuatan bisnis yang kuat dengan dukungan sistem informasi yang kuat pula, karena tersedianya infrastruktur dan pendukung utama Teknologi Informasi. Organisasi sangat bergantung pada sistem informasi untuk menjalankan bisnis yang mereka jalankan. Pengembangan Teknologi Informasi akan berperan meningkatkan kemampuan dan kekuatan perusahan dalam menghadapi persaingan bisnis.

37 44 Nilai korporat pada kuadran strategic LIKELY COMMENT RESULT IN G BUSINESS DO MAIN VALUE WEIGHT A. Return on investment(roi) Medium 2 B. Strategic match High 4 C. Competitive advantage High 6 D. Management information Medium 2 E. Competitive response High 4 F. Project organitation risk Low -1 TECHNOLOGY DOMAIN A. Definitional uncertainty Medium -2 B. Technical uncertainty Low -1 C. Strategic IS architecture Low 1 D. IS infrastructure risk Low 1 Total Value 20 Total Rsik and Uncertainty -4 Tabel 2.2 Nilai korporat pada kuadran stategic Sumber : Parker (1988, p188) Kuadran C : Infrastructure Sebuah organisasi atau perusahaan dapat dikategorikan pada posisi kuadran C digambarkan memiliki kekuatan bisnis yang lemah dan diikuti pula dengan dukungan sistem informasi yang lemah pula. Tingkat ketergantungan organisasi pada sistem informasi dinilai sangat lemah.

38 45 Nilai korporat pada kuadran insfrakturktur LIKELY COMMENT RESULTING BUSINESS DOMAIN VALUE WEIGHT A. Return on investment(roi) Medium 2 B. Strategic match High Assume Management Goals 4 C. Competitive advantage Low 6 D. Management information High Strengthen Management 2 E. Competitive response Medium 4 F. Project organitation risk High Cannot Afford risk -1 TEC HNO LO GY DOMAIN A. Definitional uncertainty High Cannot Afford risk -2 B. Technical uncertainty Medium Cannot Afford risk -1 C. Strategic IS architecture Highest A crucial element 1 D. IS infrastructure risk Low 1 Total Value 20 Total Rsik and Uncertainty -4 Tabel 2.3 Nilai korporat pada kuadran insfrakturktur Sumber : Parker (1988, p189) Kuadran D : Breakthrough Management Sebuah organisasi atau perusahaan dapat dikategorikan pada posisi kuadran D organisasi memiliki kekuatan bisnis yang lemah, namun dukungan dari sistem informasi yang ada dinilai kuat. Perusahaan dalam kondisi berusaha untuk hidup, dengan adanya dukungan dari sistem informasi yang kuat, investasi dan pengembangan Teknologi Informasi akan memungkinkan terciptanya kekuatan pada potensial bisnis yang ada.

39 46 Nilai Korporat pada kuadran BM LIKELY COMMENT RESULTING BUSINESS DOMAIN VALUE WEIGHT A. Return on investment(roi) High 4 B. Strategic match Highest 6 C. Competitive advantage Low 0 D. Management information High 4 E. Competitive response Low 0 F. Project organitation risk High -4 TEC HNO LO GY DOMAIN A. Definitional uncertainty Medium -2 B. Technical uncertainty Medium Cannot Afford risk -2 C. Strategic IS architecture Highest A crucial element 6 D. IS infrastructure risk Medium -2 Total Value 20 Total Rsik and Uncertainty -10 Tabel 2.4 Nilai korporat pada kuadran BM Sumber : Parker (1988, p190) Information Economics Scorecard Setelah score perhitungan ROI sederhara diperoleh, score pembobotan kelima faktor domain bisnis dan keempat faktor domain teknologi juga diperoleh, lalu masing-masing score tersebut dimasukkan kedalam scorecard (lembar penilaian) seperti ditujukkan pada gambar 2.2, seluruh score dimasukkan ke masing-masing kolom yang telah disediakan. Score ini kemudian dikalikan dengan nilai relatif korporat untuk memperoleh bobot score. Masing-masing bobot score ini lebih lanjut dijumlahkan (nilai positif maupun nilai negatif) untuk mendapatkan total score proyek.

40 47 Evaluator ROI BUSINESS DOMAIN TECHNOLOGY DOMAIN Weight Score ROI* SM* CA* MI* CR* OR* SA* DU* TU * IR* Factor Business Domain Technology Domain Weighted Score Gambar 2.5 Information Economics Scorecard ( parker 1988, p145 ) Where ROI = Enhanced Simple Return in Invesment Score Bussiness Domain Assessment SM = Strategic Match CA = Competitive Advantage MI = Management Information CR = Competitive Response OR = Project Orzanization Risk Technology Domain Assessment SA = Strategic IS Architecture DU = Definitional Uncertainty TU = Technical Uncertainty IR = IS Infrastructure Risk

41 Teori Analisis SWOT Menurut Rangkuti (2004,p18) analisi SWOT adalah indentifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (strengths) dan peluang (Oppourtunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weakness) dan ancaman (Threats). Proses pengambilan keputusan strategis selalu berkaitan dengan perkembangan misi, tujuan, strategis, dan kebijakan perusahaan. Dengan demikian perencanaan strategis (Strategic planner) harus menganalisis faktor-faktor strategis perusahaan (strengths, Oppourtunities, Threats, and Weakness,) dalam kondisi yang ada saat ini. Proses penyusunan perencanaan strategis melalui tiga tahap analisis, Rangkuti (2004,p21) yaitu : 1. Tahap Pengumpulan Data Tahap ini pada dasarnya tidak semua hanya sekedar kegiatan pengumpulan data, tetapi juga merupakan suatu kegiatan pengklasifikasian dan pra-analisis. Pada tahap ini data dapat dibedakan menjadi dua, yaitu data eksternal dan data internal. Data eksternal dapat diperoleh dari lingkungan diluar perusahaan, seperti: analisis pasar, analisis kompetitor, analisis komunikasi, analisis pemasok, analisis pemerintah dan analisis kelompok kepentingan tertentu. Data internal dapat diperoreh di dalam perusahaan itu

42 49 sendiri, sepert: laporan keuangan (neraca, laba-rugi, cash-flow, struktur pendanaan), laporan kegiatan sumber daya manusia (jumlah karyawan, pendidikan, keahlian, pengalaman, gaji, turn-over), laporan kegiatan operasional, dan laporan kegiatan pemasaran. Model yang dipakai pada tahap pengumpulan data ini terdiri dari tiga, yaitu matrik faktor strategi eksternal, matrik faktor strategi internal, matrik profil kompetitif. A. Matrik Faktor Strategi Eksternal Sebelum membuat matrik faktor strategi eksternal, kita perlu mengetahui terlebih dahulu faktor strategi eksternal (EFAS). Berikut ini adalah cara-cara penentuan faktor strategi eksternal (EFAS) : a. Susunlah dalam kolom 1 (5 sampai dengan 10 peluang dan ancaman). b. Beri bobot masing-masing faktor dalam kolom 2, mulai dari 1,0 (sangat penting) sampai dengan 0,0 (tidak penting). Faktor-faktor tersebut memungkinkan dapat memberikan dampak terhadap faktor strategis. c. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor) berdasarkan pengaruh faktor

43 50 tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Pemberian nilai rating untuk faktor peluang bersifat positif (peluang yang semakin besar diberi rating +4, tetapi jika peluangnya kecil, diberi rating +1). Pemberian nilai rating ancaman adalah kebalikannya. Misalnya, jika nilai ancamannya besar, ratingnya adalah 1. Sebaliknya, jika nilai ancamannya sedikit ratingnya 4. d. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4. Hasilnya berupa skor pembobotan untuk masing-masing faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan 1,0 (poor). e. Gunakan kolom 5 untuk memberikan komentar atau catatan mengapa faktor-faktor tertentu dipilih dan bagaimana skor pembobotan dihitung. f. Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total skor pembobotan bagi perusahaan yang bersangkutan. B. Matrik Faktor Strategi Internal Setelah faktor-faktor strategi internal suatu perusahaan diidentifikasi, suatu tabel IFAS (internal strategic factors

44 51 analysis summary) disusun untuk merumuskan faktor-faktor strategi internal tersebut dalam kerangka Strength and Weakness perusahaan. Tahapannya adalah : a. Tentukan faktor-faktor yang menjadi kekuatan serta kelemahan perusahaan dalam kolom 1. b. Berikan bobot masing-masing factor tersebut dengan skala mulai dari 1,0 (paling penting) sampai 0,0 (tidak penting), berdasarkan pengaruh faktor-faktor tersebut terhadap posisi strategi perusahaan. (semua bobot tersebut jumlahnya tidak boleh melebihi skor total 1,00). c. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan meberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor), berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadapa kondisi perusahaan yang bersangkutan. 2. Tahap Analisis Setelah mengumpulkan semua informasi yang berpengaruh terhadap kelangsungan perusahaan, tahap selanjutnya adalah memanfaatkan semua informasi tersebut dalam model -model kuantitatif perumusan strategis. Model yang digunakan adalah matriks SWOT. Matriks ini dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya.

45 52 Matrik ini dapat meghasilkan empat set kemungkinan alternatif strategis. IFAS EFAS OPPORTUNIES (O) Tentukan 5-10 faktor peluang eksternal TREATHS ( T ) Tentukan 5-10 faktor ancaman eksternal STRENGTHS (S) Tentukan 5-10 kekuatan faktor - faktor kekuatan internal. STRATEGI SO Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang STRATEGI ST Ciptakan strategi yang menguunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman WEAKNESSES ( W) Tentukan 5-10 faktor - faktor kelemahan internal STRATEGI WO Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan pelunang STRATEGI WT Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan dan menghindari ancaman Tabel 2.5 Matrik Tabel Analysis SWO T Sumber : Rangtuti (2003, p31) Keterangan : A. Strategi SO : Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya. B. Strategi ST : Ini adalah strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk mengatasi ancaman.

46 53 C. Strategi WO : Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaat peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada. D. Strategi WT : Stategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defentif dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman. 2. Tahap Pengambilan Keputusan