BAB 2 LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 8 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi (SI) Pengertian Sistem Informasi Sistem adalah sekelompok elemen yang berintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan. Definisi tersebut berdasarkan pengertian sistem informasi yang dikemukakan McLeod (2001, p11). Berdasarkan pendapat O Brien dalam buku Introduction to Information System (2005, p29) Sistem kebanyakan dapat didefinisikan secara sederhana sebagai sekelompok elemen yang saling berhubungan atau berinteraksi hingga membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Sedangkan pengertian sistem menurut Wikipedia indonesia adalah sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.

2 9 ( ) Jadi, sistem merupakan sekumpulan elemen-elemen atau komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan yang menghasilkan input dan output. Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. Definisi tersebut berdasarkan pengertian sistem informasi menurut McLeod (2001, p15). Selain itu berdasarkan menurut Turban (2003, p15) Informasi adalah kumpulan dari fakta (data) yang diorganisasikan ke dalam beberapa cara supaya dapat dimengerti oleh penerima informasi. Definisi informasi menurut O Brien (2005, p38), informasi sebagai data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai akhir (end user) tertentu. Jelaslah bahwa agar informasi itu menjadi berguna harus disampaikan kepada orang yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam bentuk yang tepat pula. ( Jadi, secara umum informasi adalah data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk lain yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan yang ditujukan bagi penerima dalam pengambilan keputusan, baik masa sekarang atau yang akan datang. Sistem Informasi merupakan kombinasi teratur apa pun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya

3 10 data, yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisas, menurut O Brien. Sistem informasi adalah mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk sebuah tujuan yang spesifik. Definisi tersebut berdasarkan pengertian sistem informasi menurut Turban (2003, p15). Sistem informasi menurut Jeffrey, Lonnie, dan Kevin (2004, p10) merupakan pengaturan orang, data, proses, dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi. Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien (

4 Komponen-Komponen Sistem Informasi Sistem informasi bergantung pada sumber daya manusia (pemakai akhir dan pakar sistem informasi), hardware (mesin dan media), software (program dan prosedur), data (dasar data dan pengetahuan), serta jaringan (media komunikasi dan dukungan jaringan) dalam rangkaian input, pemrosesan, output, penyimpanan, dan aktivitas pengendalian yang mengubah sumber daya data menjadi produk informasi. Jadi, sumber daya dasar sistem informasi adalah manusia, hardware, software, data, jaringan, dan infrastruktur sebagai berikut (O Brien, 2003, p34): a. Sumber Daya Manusia Manusia dibutuhkan untuk mengoperasikan semua sistem informasi. Sumber daya manusia ini meliputi pemakai akhir dan pakar sistem informasi: 1). Pemakai akhir (juga disebut sebagai pemakai atau klien) adalah orang Orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan sistem tersebut. 2). Pakar sistem informasi adalah orang-orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi.

5 12 b. Sumber Daya Jaringan Teknologi telekomunikasi dan jaringan seperti internet, intranet, dan eksternet telah menjadi hal mendasar bagi operasi e- business dan e-commerce yang berhasil, untuk semua jenis organisasi dan dalam sistem informasi berbasis komputer. Jaringan telekomunikasi terdiri dari komputer, pemrosesan komunikasi, dan peralatan lainnya yang dihubungkan satu sama lain melalui media komunikasi serta dikendalikan melalui software komunikasi. Orang-orang dan organisasi menggunakan jaringan dengan berbagai alasan, beberapa alasan yang paling penting yaitu (Sawyer, 2005, p319): 1). Dapat berbagi alat Alat-alat seperti printer, laser, disk drivers, dan scanner dapat mencapai harga yang mahal. Maka dari itu, untuk memaksimalkan dari biaya yang dikeluarkan perusahaan tersebut, mereka menggunakan jaringan untuk menghubungkan alat-alat tersebut dari beberapa pengguna komputer.

6 13 2). Dapat berbagi program dan data Di dalam organisasi, orang menggunakan sotware yang sama dan membutuhkan akses terhadap informasi yang sama pula. Dengan membeli program komputer dapat digunakan oleh banyak karyawan akan lebih menghemat pengeluaran perusahaan. Akses yang sama terhadap data informasi yang dibutuhkan karyawan akan membuat para karyawan dapat bekerja lebih cepat karena data yang dibutuhkan mudah untuk didapatkan. 3). Dapat berkomunikasi lebih baik Salah satu bentuk jaringan yang digunakan adalah electronic mail. Dengan , setiap orang akan dengan mudah berkomunikasi tentang informasi-informasi yang terpenting. 4). Keamanan informasi Sebelum jaringan dikenal secara umum, seorang karyawan biasanya hanya memiliki sedikit informasi yang disimpan di dalam komputer mereka masing-masing. Apabila karyawan tersebut sudah tidak ada, atau kebakaran dan bencana lainnya, maka perusahaan akan kehilangan informasi tersebut. Dengan adanya jaringan, data informasi akan di back up ke dalam alat penyimpanan yang terdapat dalam jaringan.

7 14 5). Akses ke database Dengan adanya jaringan, memungkinkan pengguna untuk dapat mengakses banyak database, database khusus karyawan ataupun database umum yang tersedia online di internet. c. Sumber Daya Hardware Konsep sumber daya pemprosesan informasi. Secara khusus, sumber daya ini meliputi tidak hanya mesin, seperti komputer dan perlengkapan lainnya, tetapi juga semua media data, yaitu objek berwujud tempat data dicatat, dari lembaran kertas hingga disk magnetis atau optical. Contoh-contoh sumber daya hardware dalam sistem informasi berbasis komputer adalah: 1). Sistem komputer, yang terdiri dari unit pemprosesan pusat yang berisi pemrosesan mikro, dan berbagai peripheral yang saling berhubungan. Contohnya adalah sistem komputer palmtop, dan desktop. Sistem komputer berskala menengah, dan sistem komputer mainframe besar. 2). Peripheral komputer, yang berupa peralatan keyboard atau mouse elektronik untuk input data dan perintah, layar, video, atau printer untuk output informasi, dan disk magnetik atau optikal untuk menyimpan sumber daya data.

8 15 d. Sumber Daya Software Konsep sumber daya software meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi. Konsep umum software ini meliputi tidak hanya rangkaian perintah operasi yang disebut program, dengan hardware komputer pengendalian dan langsung, tetapi juga rangkaian perintah pemprosesan informasi yang disebut prosedur yang dibutuhkan orang-orang. Contoh-contoh sumber daya software adalah: 1). Software sistem, seperti program sistem operasi, yang mengendalikan serta mendukung operasi sistem komputer. 2). Software aplikasi, yang memprogram pemprosesan langsung bagi kegunaan komputer tertentu oleh pemakai akhir. Contohnya adalah program analisis penjualan, program penggajian, dan program pengolahan kata (word processing). 3). Prosedur, yang mengoperasikan perintah bagi orang-orang yang akan menggunakan sistem informasi. Contohnya perintah untuk mengisi formulir kertas atau menggunakan software.

9 16 e. Sumber Daya Data Data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lainnya harus ditangkap dan disiapkan untuk pemrosesan melalui aktivitas input. Input biasanya berbentuk aktivitas entri data seperti pencatatan dan pengeditan.sumber informasi umumnya diatur, disimpan, dan diakses oleh berbagai teknologi pengelolaan sumber data ke dalam: 1). Database yang menyimpan data yang telah diproses dan diatur. 2). Dasar pengetahuan yang menyimpan pengetahuan dalam berbagai bentuknya, seperti fakta, peraturan, dan contoh kasus mengenai praktik bisnis yang berhasil baik. 2.2 Investasi Teknologi Informasi Alasan utama mengapa sangat banyak perusahaan baru-baru ini tertarik dalam melakukan evaluasi TI menurut Remenyi (2001), adalah karena adanya keraguan yang pantas dipertimbangkan di dalam banyak area dimana investasi dalam bidang teknologi informasi telah terbukti berhasil secara ekonomi. Alasan lainnya adalah dengan melakukan evaluasi TI, perusahaan akan mempelajari bagaimana cara menggunakan dananya dengan baik. Ini akan memberikan kesempatan untuk perusahaan mengerti bagaimana suatu teknologi informasi

10 17 dapat dilakukan lebih baik dalam proses bisnis perusahaan, dan sebuah proses timbal balik yang dapat ditempatkan dalam posisi dimana diharapkan perusahaan dapat membuat keputusan-keputusan yang baik di lain waktu Alasan Perlunya Evaluasi Investasi IT Setidaknya ada tiga alasan mengapa manajemen perlu mempertimbangkan tentang biaya sampingan dari suatu investasi di bidang teknologi informasi: a. Pengeluaran untuk teknologi informasi bersifat substansial. b. Pertumbuhan seberapa besar sebuah investasi teknologi informasi itu tidak jelas. c. Pertumbuhan dari sebuah pengeluaran teknologi informasi itu adalah invisible dan juga tidak diatur oleh manajemen tingkat atas Tujuan dan Manfaat Investasi Teknologi Informasi Tujuan dilakukan investasi dalam bidang teknologi informasi adalah sebagai berikut (Richardus Eko Indrajit, 2004, p30): a. Adanya alasan kelangsungan hidup perusahaan atau bisnis itu sendiri dalam arti kata perusahaan melihat bahwa keberadaan teknologi informasi dalam bisnis terkait sifatnya adalah mutlak. b. Untuk memperbaiki efesiensi dan efektivitas perusahaan.

11 18 c. Keinginan perusahaan untuk mendapatkan suatu loncatan keunggulan kompetitif agar dapat meninggalkan para pesaing bisnisnya dengan pengembangan teknologi yang belum dimiliki perusahaan lain. Manfaat dilakukannya investasi dalam bidang teknologi informasi adalah sebagai berikut (Richardus Eko Indrajit, 2004, p30): a. Mereduksi biaya yang harus dikeluarkan b. Menghindari biaya yang harus dikeluarkan c. Memperbaiki kualitas yang diambil d. Menghasilkan dampak positif yang diperoleh perusahaan Karakteristik khusus Investasi Teknologi Informasi Karakteristik khusus Investasi TI menurut Remenyi (2000) dalam bidang teknologi adalah sebagai berikut: a. Teknologi informasi membawa resiko yang tinggi, biaya yang tinggi, tetapi memungkinkan membawa keuntungan yang besar, jadi kita tidak dapat mengesampingkannya. b. Pengeluarkan dalam teknologi informasi merupakan sebuah proporsi yang signikan terhadap pengeluaran modal organisasi. c. Laju dari perubahan teknologi, dan macam-macam penggunaannya, mendatangkan kesulitan bagi manager untuk mengenalnya dengan semua aspek dalam pengambilan keputusan.

12 19 d. Dalam kebanyakan organisasi tidak ada kepercayaan terhadap pencatatan dalam anggaran belanja, ukuran biaya, dan keuntungan Metode-Metode Evaluasi Investasi TI Metode-Metode Evaluasi Investasi TI dari berbagai sumber, antara lain adalah sebagai berikut: a) Return-On-Investment (ROI) Pendekatan ROI ini terdiri dari sejumlah teknik pendekatan formal. Contoh yang paling sederhana dari ROI adalah payback method dimana dicoba dihitung durasi waktu yang diperlukan untuk mengembalikan investasi yang telah dialokasikan). Metode yang paling banyak dipilih adalah dengan menggunakan Internal Rate of Return (IRR) yang biasanya digunakan bersama dengan Net Present Value (NPV). Salah satu kekuatan metode IRR terletak pada kemudahan bagi para pengambil keputusan dalam menentukan apakah investasi terhadap proyek teknologi informasi perlu dilakukan atau tidak.

13 20 Namun kelemahan terbesar dan dinilai cukup mendasar dari metode ROI ini adalah banyaknya hambatan dalam menentukan nilai atau parameter dari beberapa variabel yang dibutuhkan untuk menghitung IRR misalnya, karena karakteristik dari proyek teknologi informasi. Karena IRR membutuhkan nilai perkiraan besaran manfaat yang akan didapat dari implementasi teknologi informasi di kemudian hari, paling tidak ada dua faktor utama yang sangat sulit untuk ditentukan, yaitu: 1. Banyak sekali elemen ketidakpastiaan di kemudian hari terkait dengan manfaat yang akan diperoleh melalui implementasi teknologi informasi. Hal ini selain disebabkan karena banyaknya manfaat yang bersifat kualitatif dan intangible, perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat (eksponensial) dan kompetisi yang sedemikian tajam, akan sangat sulit dalam menentukan nilai atau manfaat yang akan diperoleh di kemudian hari (sifatnya teramat sangat relatif). 2 Adalah merupakan suatu kenyataan bahwa dalam pelaksanaannya, banyak sekali proyek teknologi informasi yang tidak berhasil diselesaikan tepat pada waktunya, terutama proyek dengan ruang lingkup besar dan kompleksitas tinggi.

14 21 b) Cost-Benefit Analysis (CBA) Metode CBA adalah pendekatan yang mencoba untuk menentukan atau menghitung nilai dari setiap elemen teknologi informasi yang memiliki kontribusi terhadap biaya yang di keluarkan dan manfaat yang di peroleh. Kekuatan utama dari metode ini adalah karena telah berhasilnya manajemen dalam mengkuantifikasikan biaya dan manfaat yang bersifat kualitatif maupun intangible. Sementara kelemahan utama dari metode ini menurut kejadian yang sudah-sudah adalah sering terjadi perselisihan atau perdebatan dalam menentukan teknik yang sesuai dalam mencari value elemen yang nilainya tidak jelas tersebut. c) Multi-Objective, Multi-Criteria Methods (MOMC) Metode ini berkembang berpijak pada kenyataan bahwa di dalam sebuah perusahaan terdapat sejumlah stakeholders yang masing-masing memiliki pandangan berbeda mengenai value dari biaya maupun manfaat dari sejumlah aspek atau elemen teknologi informasi. Kelebihan lain adalah dimungkinkannya pula dipergunakan metode MOMC ini jika ternyata terdapat lebih dari satu jenis proyek investasi dengan ragam obyektif maupun biaya/manfaat terkait. Untuk membantu manajemen

15 22 dalam melakukan perhitungan ini, banyak sekali dijual di pasaran berbagai jenis perangkat lunak (software) yang dapat dipergunakan. Selain sebagai alat bantu pengambilan keputusan, perangkat lunak tersebut dapat pula melakukan kajian terkait dengan metode ini seperti contohnya analisa sensitivitas dan uji coba kehandalan (robustness). d) Boundary Values Metode ini merupakan salah satu cara heuristik yang cukup banyak digemari karena kemudahan dan kesederhanaannya (Martin, 1989). Prinsip yang dipergunakan adalah melakukan komparasi atau perbandingan antara rasio perusahaan dengan rasio rata-rata industri yang diperoleh dengan cara menghitung biaya total yang harus dikeluarkan untuk investasi teknologi informasi dibandingkan dengan sebuah ukuran agregrat tertentu, seperti total pendapatan (revenue) atau total pengeluaran operasional (operating expenses).

16 23 e) Return-On-Investment (ROM) Metode ROM terkait dengan penghitungan nilai manfaat terkait dengan terjadinya perubahan kenaikan tingkat produktivitas manajemen. ROM didefinisikan sebagai hasil perhitungan dari total pendapatan perusahaan dikurangi dengan seluruh biaya dan nilai tambah dari masing-masing sumber daya termasuk modal (capital) kecuali biaya manajemen dan hal terkait dengan manajemen. Sehingga value dari sebuah sistem baru adalah selisih antara ROM sebelum sistem tersebut diimplementasikan dengan ROM setelah sistem tersebut diimplementasikan. f) Information Economics (IE) Dari semua metode yang ada, information economics dinilai sebagai satu-satunya cara yang paling komprehensif dan dinilai dapat menjawab sejumlah faktor dan karakteristik unik - serta berbagai isu dan tantangan yang dihadapi - dalam mengevaluasi proyek investasi teknologi informasi (Parker, 1987). Singkatnya, metode ini bertujuan untuk mengidentifikasikan, mengukur, dan me-ranking dampak ekonomis yang timbul akibat diimplementasikannya sistem

17 24 baru (perubahan kinerja organisasi). Metode ini dikatakan merupakan sebuah teknik CBA yang diperluas karena adanya tiga proses tambahan yang diberlakukan, yaitu: a. Value Linking yang membahas dampak konsekuensi dari perubahan utama di berbagai fungsi organisasi akibat diterapkannya sebuah sistem baru. b. Value Acceleration - yang mencoba untuk mendefinisikan nilai tambah yang akan dinikmati oleh perusahaan seandainya sistem baru dipergunakan. Secara ringkas, IE bertujuan untuk menjembatani aspek kuantitatif dan kualitatif dari manfaat teknologi informasi, isu tangible dan intangible, hal-hal yang penuh ketidakpastiaan baik secara strategi maupun operasional, dan terutama yang berkaitan dengan resiko yang dihadapi. Kelemahannya adalah bahwa untuk menggunakan metode ini diperlukan keahlian spesifik karena sifatnya yang kompleks dan cukup memakan waktu.

18 25 g) Critical Success Factors (CSF) Metode ini bersifat sangat strategis dan generik, namun diminati oleh para pimpinan perusahaan karena relevansinya terhadap bisnis. Misalnya salah satu CSF adalah: pelayanan prima kepada pelanggan di seluruh dunia dimana investasi untuk membangun sebuah sistem Customer Relationship Management (CRM) menjadi suatu keharusan. h) Value Analysis (VA) Seperti halnya IE, VA diperuntukkan untuk teknologi informasi yang memberikan sprektrum manfaat yang cukup luas, termasuk hal-hal intangible. Metode ini dibangun dengan pemikiran atau prinsip bahwa lebih baik memfokuskan diri pada value atau nilai yang didapat perusahaan dibandingkan dengan usaha untuk mengurangi atau mereduksi biaya.

19 26 i) Experimental Methods Membayangkan atau memperkirakan apa yang akan terjadi seandainya sistem telah selesai dibangun sangat sulit dilakukan oleh para pengambil keputusan, terutama mereka yang belum memiliki pengalaman atau pengetahuan cukup mengenai dampak teknologi informasi bagi bisnis. Penjelasan ringkas mengenai ketiga pendekatan adalah sebagai berikut: a. Protoytping adalah merupakan cara untuk membangun sebuah prototip dari sebuah sistem besar secara cepat. b. Simulation adalah sebuah proses pemetaan terhadap situasi bisnis yang akan terjadi di kemudian hari dengan menggunakan perangkat lunak tertentu (software) untuk kemudian disimulasikan c. Gameplaying adalah sebuah pendekatan dimana dicoba dilakukan role play terhadap skenario tertentu yang akan terjadi di kemudian hari seandainya sebuah sistem teknologi informasi diterapkan.

20 Metode Evaluasi Investasi SI dan TI dengan Metode Information Economics (IE) Pengertian Information Economics Menurut Parker (1996, p5) Information Economics is collection of computational tools for quantifying benefit and cost for information tecnology projects. Jadi, yang dimaksud dengan pengertian IE adalah sekumpukan metode untuk menghitung keuntungan dann biaya dari proyek teknologi informasi. IE merupakan dasar dari cost-benefit analysis (CBA) yang dapat membantu mengatasi masalah pada, dan strategi bisnis perusahaan. Selain itu, IE adalah metode yang membantu dalam proses pembuatan keputusan. IE dapat pula membantu dalam penghitungan investasi teknologi informasi dalam perusahaan. Information economics yang digunakan dalam pengambilan keputusan, yaitu melakukan persetujuan terhadap setiap investasi yang diusulkan (pemprograman, aplikasi, hardware) harus dijustifikasi, tetapi setiap investasi yang potensial mempunyai karakteristik yang berbeda terhadap nilai, biaya resikonya. Didalam IE terdapat tiga jenis manfaat menurut Parker (1996, p92) yaitu: a. Tangible Benefit adalah manfaat yang mempunyai dampak langsung kepada keuntungan. b. Quasi Tangible adalah manfaat yang berfokus pada peningkatan efesiensi perusahaan.

21 28 c. Intangible Benefit adalah manfaat yang berfokus kepada peningkatan efektivitas perusahaan. Dalam pengukuran Information Economics terdapat empat tahapan, yaitu (Parker, 1996, p11): a. Identifikasi nilai dan total biaya dari setiap proyek. b. Menerapkan kriteria ekonomi sementara dalam proses pembuatan keputusan. c. Memperkirakan alternatif-alternatif yang mungkin terjadi. d. Alokasi sumber daya yang berharga untuk proyek yang penting. Konsep dasar IE menurut Parker (1996) adalah: a. Konsep manfaat diperluas dengan memperluas konsep value atau nilai. Konsep manfaat adalah sebuah ukuran ekonomi seperti penurunan biaya atau pendapatan langsung produksi dan sudah tentu hal ini akan memberikan manfaat pada bisnis. Konsep value berdasarkan efek dari investasi teknologi informasi yang ditujukan pada kinerja bisnis perusahaan. b. Konsep cost atau biaya dapat diartikan sebagai cara dimana investasi teknologi informasi dapat secara negatif mempengaruhi perusahaan.

22 Faktor Penilaian dalam IE Dalam penilaian Information Economics, digunakan penilaian terhadap tiga faktor seperti yang ditunjukan pada Tabel 2.1 Weighted Weighted Weighted PROJECT Simple ROI (Quanctification) + Business Domain + Technology Domain = SCORE Tabel 2.1 Tiga Faktor Penilaian dalam IE Sumber : Parker (1996, p102) Penilaian Domain Keuangan Metode yang digunakan dalam menilai atau mengukur domain keuangan adalah metode Return On Investment (ROI). Return On investastment (ROI) merupakan pengukuran terhadap tingkat pengembalian suatu investasi kepada perusahaan. perhitungan ROI didasarkan pada perhitungan Traditional costbenefit, value linking, Value.

23 30 Traditional + Value + Value + Value + Innovation = input to Cost benefit Linking Acceleration Restructuring Valuation simple RO I Tabel 2.2 Teknik Informational Ecomonics untuk mengembangkan perhitungan ROI sederhana Sumber : Parker, 1996, p102 Untuk menghitung ROI sederhana menggunakan 3 jenis lembar kerja (Parker, 1996, p96-97), yaitu : 1. Development Cost Worksheet (Lembar biaya pembangunan) Berupa daftar seluruh komponen atau biaya pada tahun pertama yang dibutuhkan untuk mengawali dan membangun sebuah proyek.

24 31 Development Cost Worksheet Tahun ke- 1 A. Usaha pengembangan 1. Peningkatan sistem dan pemograman ( contoh: perkiraan jumlah hari pada $ xxx / hari) 2. Peningkatan staff support ( contoh : data administrasi pada $ xxx / hari ) B. Perangkat keras baru 1. Terminal, printer, komunikasi 2. Lainnya C. Pembelian piranti lunak baru, jika ada 1. Paket software aplikasi 2. Lainnya D. Pelatihan pengguna E. Lainnya TOTAL Gambar 2.1 Development Cost Worksheet Sumber : Parker, 1996, p96 2. Ongoing Expenses Worksheet (Lembar biaya berjalan) Berisi daftar seluruh komponen atau biaya yang dibutuhkan untuk memelihara proyek dari tahun pertama hingga tahun terakhir proyek tersebut.

25 32 Ongoing Expenses Worksheet Tahun ke 1- x A. Pemeliharan aplikasi software Jumlah hari usaha pengembangan Rasio pemeliharaan terhadap pengembangan ( berdasarkan pengalaman, contoh 10-1 ) Jumlah pemeliharan tahunan Tarif pemeliharaan harian Total pemeliharaan aplikasi software B. Pertambahan media penyimpanan data yg dibuthkan MBX ( contoh estimasi MB pada $ xxx ) C. Pertambangan media komunikasi ( lines, messages dan lain-lain) D. Software maupun hardware baru E. Peralatan F.Lainnya Total Biaya Tetap Gambar 2.2 Ongoing Expenses Worksheet Sumber : Parker (1996, p96) 3. Economic Impact Worksheet (Lembar dampak ekonomis) Merupakan lembar perhitungan biaya dan manfaat ekonomis yang telah dikuantifikasikan (Value linking, value acceleration, value rectructuring, dan innovation valuation) yang menunjukan perhitungan arus kas tahunan

26 33 untuk menghasilkan ROI (Tabel 2.3). Manfaat nilai ekonomis dijumlah dengan mengurangi biaya untuk mendapatkan nilai perolehan. Arus kas netto didapatkan dari nilai perolehan dikurangi biaya pemeliharaan. Sedangkan ROI sederhana diperoleh dari total arus kas lima tahun dibagi dengan lima tahun (periode lima tahun) dan dibagi dengan biaya investasi pembangunan. Nilai ROI ini akan mencerminkan besanya skor proyek.

27 34 Economic Impact Worksheet A. Net Invesment Required ( from Development Cost Worksheet ) B. Yearly Cash Flows : based on five 12 month periods follow ing implementation of proposed system : YEAR TOTAL Net Economicsbenefit Xxx xxx xxx xxx xxx xxxxx Operating Cost Reduction Xxx xxx xxx xxx xxx xxxxx (-) On Going Expense ( From w orksheet C ) Xxx xxx xxx xxx xxx xxxxx Net Cash Flow Xxx xxx xxx xxx xxx xxxx C. Simple Return On Invesment xx % D. Scoring Economics impact Score simple ROI 0 Zero to Less 1 1 % % 2 300% % % % % % 5 Over Gambar 2.3 Economic Impact Worksheet Sumber : Parker (1996, p97)

28 Cost Benefit Analysis (CBA) Remenyi (2001, p296) mendefinisikan CBA sebagai the process of comparing the various costs associated with an investment with the benefit and profit that it returns. Definisi tersebut diterjemahkan sebagai proses membandingkan bermacam-macam biaya yang berhubungan dengan investasi dengan manfaat dan keuntungan yang dikembalkan. Keen (2003, p273) mendifinisikan CBA sebagai an analysis describing the bisiness reasons why or why not specific investment options should be selected. Definisi tersebut diterjemahkan sebagai analisis yang menjabarkan alasan bisnis, kenapa atau kenapa tidak pilihan spesifik suatu investasi harus dipilih. Menurut Parker (1996, p90) CBA merupakan teknik yang paling umum yang digunakan dalam melakukan perhitungan finansial dari suatu proyek. Dalam CBA, dilakukan perhitungan atas biaya pengembangan proyek (seperti: biaya hardware, biaya software, biaya training, dll), biaya berjalan, dan penghematan/pengurangan biaya yang mungkin terjadi.

29 36 Tujuan dilakukannya Analisis Cost and Benefit adalah untuk mengevaluasi apakah efektivitas dari fungsi TI sudah mencukupi (Remenyi, 2000, p152). Pengaplikasian Cost- Benefit Analysis (CBA) berkaitan erat dengan tiga hal penting dan saling berhubungan yaitu: 1. Manfaat (benefit) domain bisnis adalah berwujud penurunan biaya dan atau peningkatan kinerja atau revenue. 2. Biaya (cost) domain teknologi adalah berupa biaya tetap dan biaya variabel yang diperlukan untuk membangun sistem. 3. Nilai (value) adalah manfaat yang diperoleh atas pembangunan TI, yang tercermin pada peningkatan kinerja organisasi pada saat sekarang maupun masa yang akan datang Value Linking dan Value Acceleration Value Linking dan Value Acceleration adalah teknik dan konsep yang saling berkaitan. Kedua teknik ini membantu dalam mengidentifikasi efek samping dari perubahan taknologi di organisasi. Menurut Parker (1996,

30 37 p111) menyatakan bahwa value linking is used to evaluate financially the combain effects of improving performance of function and any consequential result from a separate function. Value linking digunakan untuk mengevaluasi secara financial dampak kombinasi dari peningkatan performa suatu fungsi terhadap suatu fungsi yang lain. Value acceleration digunakan untuk mengevaluasi secara financial percepatan waktu yang terjadi dari manfaat karena mengaitkan (linking) dua departemen atau fungsi dalam hubungan sebab- akibat Value Restructuring Parker (1996, p111) menyatakan bahwa value restructing ties the effect of information technology to result measured throught increased producttivity. It asseses the movement of job activities from lower value funtions to higher value functions. Value restructuring merupakan suatu teknik yang digunakan untuk mengukur nilai suatu peningkatan produktifitas sebagai pengaruh akibat terjadinya restukturisasi atau perubahan fungsi suatu pekerjaan atau fungsi suatu departemen sebagai

31 38 dampak dari penerapan suatu TI. Contohnya: berkurangnya pekerjaan yang bersifat operasional Innovation Valuating Parker (1996, p134) menyatakan bahwa innovation creates new functions within the business domain, it changes the way the enterprise conducts its business. Inovasi menghasilkan fungsi baru yang dapat mengubah cara suatu perusahaan dalam melakukan bisnis. Inovasi dalam pemakaian TI menyediakan wahana untuk perubahan terhadap strategi bisnis, produk dan jasa bisnis inti. Teknik innovation valuation lebih berfokus pada organisasi dibandingkan kepada biaya dan resiko teknologi. Teknik ini sangat berguna untuk melakukan evaluasi terhadap suatu teknologi baru yang belum pernah diterapkan.

32 Business Domain Business domain adalah variabel yang ditambahkan dalam menghitung nilai total dari sebuah proyek TI dalam membuat rangking keseluruhan dari proyek menjadi lebih realistis. Variabel ini ditambahan untuk menghitung faktor-faktor yang tidak dapat secara langsung dihitung oleh ROI sederhana dengan kata lain untuk menghitung manfaat- manfaat yang bersifat intangible. Di samping domain bisnis juga ada domain teknologi yang akan dibahas berikunya. Menurut Parker (1996, p317), faktor - faktor unik dalam business domain antara lain: Strategic Match (SM) SM menfokuskan diri pada keterkaitan antara TI dalam mencapai tujuan strategi perusahaan. Nilai ini menyediakan sebuah jalan dalam meningkatkan nilai/skor dari aplikasi inovatif yang menjadi pendukung langsung dalam pencapaian tujuan bisnis.

33 Competitive Advantage (CA) CA termasuk strategi utama yang diikuti oleh bisnis dan termasuk sebuah implementasi dari cost leadership, differentiation atau focus. Gradasi penilaian sangat berbeda untuk setiap tipe strategi. Ada tiga tujuan dasar yang harus dicapai perusahaan, jika perusahaan menginginkan peningkatan CA: 1. Perusahaan harus memposisikan diri untuk mengubah struktur industri. Contoh: mengubah kapasitas industri. 2. Perusahaan harus memperbaiki posisi perusahaan dalam bisnis yang dijalani. Perusahaan harus mendukung inisiatif yang dapat membedakan produk perusahaan atau pelayanannya bahkan mengubah lingkup persaingan bisnis. Contoh : menciptakan suatu produk yang unik dan keunikan tersebut harus menjadi nilai utama di mata pelanggan. 3. Perusahaan harus menciptakan kesempatan bisnis yang baru. Ada beberapa cara yang dapat dikontribusikan oleh sebuah inisiatif untuk CA,

34 41 termasuk inisiatif TI untuk menjual atau menggunakan informasi sebagai by-product (hasil tambahan) dari bisnis sekarang ini Competitive Response ( CR ) CR mengukur akibat atau kerugian dari ditundahnya implementasi proyek TI terhadap posisi kompetitif perusahaan. Hal ini dapat muncul dikarenakan persaingan telah lebih dulu penyediakan perlayanaan, produk, pertukaran data, kapasitas yang dibutuhkan oleh industri, serta beberapa otoritas dalam menjalankan sistem sebagai kondisi dari jalannya suatu aktivitas bisnis Management Information (MI) Faktor ketiga yang diukur dalam domain bisnis yaitu Management Information dimana faktor ini tergantung dari tingkat proyek dalam menyediakan informasi manajemen dalam aktivitas inti perusahaan maupun bagi bidang bisnis. Contoh informasi manajemen untuk aktivitas inti, meliputi :

35 42 a) Perencanaan Strategis: pelayanan, pemasaran, kapasitas perencanaan produk, penaksiran fasilitas. b) Kontrol manajemen: budget, target penjualan, kinerja pelayanan, fasilitas penjadwalan c) Kontrol Operasi: Customer service, information, claims, capacity. Aktivitas inti perusahaan yang spesifik harus ditentukan terlebih dahulu. Faktor ini akan memberikan kesempatan untuk mempengaruhi aplikasi secara positif dengan menyediakan informasi manajemen yang lebih baik dan sistem untuk mendukung strategi bisnis Project Or Organizational Risk ( OR ) Project Or Organizational Risk berfokus pada tingkat dimana organisasi mampu membawa perubahan yang dibutuhkan oleh proyek. Evaluasi berfokus pada pemakai (user) atau domain bisnis organisasi, bukan pada organisasi teknikal. Komponen dari kapasitas organisasi meliputi dukungan manajemen untuk berubah, kedewasaan

36 43 dalam komputerisasi di dalam organisasi, penelitian realistis atas tugas-tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek melalui pemahaman atas proses dan fungsi bisnis yang penting Technology Domain Variabel yang terdapat dalam domain teknologi lebih membahas pada resiko dan keuntungan yang ditimbulkan dari penggunaan teknologi pada sebuah proyek. Menurut Parker (1996, p158) terdapat empat variabel dalam domain teknologi yang digunakan untuk menghitung manfaat-manfaat maupun resiko yang bersifat intangible yaitu : Strategic IS Architecture ( SA ) SA berfokus pada keterkaitan antara implementasi TI yang sudah dilakukan dengan perencaanan strategi TI perusahaan secara keseluruhan. Aliansi ini direfleksikan dalam perencanan TI (blueprint) yang menyediakan struktur kedalam data masa depan, sistem, kecocokan inisiatif dan mengidentifikasi prioritas. Suatu implementasi TI yang baik harus menunjang strategi

37 44 sistem informasi secara keseluruhan untuk mereflesikan rencana TI yang sudah diterapkan oleh perusahan Definitional Uncertainty( DU ) DU berfokus pada resiko yang mungkin timbul akibat adanya ketidakpastian akan kebutuhan. Umumnya, DU mendefinisikan ketidakpastian yang membebani spesifikasi dari tujuan perusahaan (user atau bisnis) yang dikomunikasikan pada staff proyek TI. Ketika user tidak dapat mendeskripsikan masalah secara baik, atau masalah terus berubah secara konstan, kelompok TI ditekan untuk menjawab dengan jawaban yang benar dan layak. Jika kebutuhan sudah ditetapkan dengan ditetapkan dengan tepat tanpa terjadi perubahan lagi, maka akan lebih mudah bagi staff TI untuk menyediakan sistem yang sesuai dengan kebutuhan para user.

38 Technical Uncertainty ( TU ) Identifikasi lain dari resiko dalam domain teknologi adalah technical Uncertainty, yang menilai kesiapan dari domain teknologi untuk menjalankan proyek. Empat penilaian yang terpisah meliputi: pengetahuan yang diinginkan, ketergantungan hardware, ketergantungan software, dan aplikasi software. Tujuan dari penilaian ini tidak dapat menegaskan resiko penolakan perencanaan. Maksudnya, mengakui resiko dan menegaskan persiapan dan kesiapan yang dibutuhkan untuk kesuksesan proyek. Ketidakpastian adalah sesuatu yang negatif. Technical Uncertainty yang tertinggi, yang paling negatif dari hasil evaluasi IS Infrastucture Risk ( IR ) IS Infrastucture Risk (IR) menilai tingkatan dari yang bukan proyek kebutuhan investasi untuk membiayai proyek ini. Lingkupan yang dinilai termasuk faktor-faktor seperti data administrasi (seperti permintaan kamus data baru), komunikasi (contohnya bentuk dari kemampuan komunikasi yang diinginkan), dan sistem distribusi (seperti metode baru dari penilaian data yang diinginkan).

39 Information Economics Scorecard Economics scorecard digunakan untuk mengkombinasikan bobot dari perhitungan sederhana dengan perhitungan domain bisnis dan domain teknologi. Proyek dapat diurutkan atau ditingkatkan dengan skor yang ada, menyediakan penilaian yang lebih seimbang dari economic value yang sebenarnya dari perusahaan. Hasil dari penilaian dan evaluasi terhadap kedua domain tersebut dapat dilihat pada Tabel 2.5.

40 47 The Information Economics Scorecard Evaluator ROI Business Domain Technology domain Weighted Score Factor ROI SM CA MI CR OR SA DU TU IR Business Domain Technology domain Weighted Score Where : ROI : Return On Investement Business Domain Assemement SM : Strategic Match CA : Competitive Advantage MI : Management Information CR : Competitive Advantage OR : Project Or Organizational Risk Technology Domain SA : Strategic IS Architecture DU : Definitional Uncertainly TU : Technology Uncertainly IR : IS Infrastructure Risk Gambar 2.4 The Information Economics Scorecard Sumber : Parker (1988, p145)

41 Corporate Value /Dasar Nilai Korporasi ROI sederhana, business domain dan tehnology domain mempunyai nilai atau bobot yang berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lain. Untuk itu perlu dihitung suatu bobot umum sebagai patokan (faktor pengali) untuk semua proyek TI pada perusahaan tersebut. Faktor pengali tersebut di nilai korporat. Ada beberapa cara untuk menentukan nilai korporat. Salah satu cara yang dapat digunakan adalah dengan melihat tingkat hubungan antara kondisi line of business dengan tingkat dukungan computer terhadap bisnis tersebut (Parker, 1996, p186). Untuk menentukan nilai korporat adalah dapat digunakan Gambar 2.3 sebagai alat bantu. caranya adalah dengan menempatkan posisi perusahaan pada kuadran yang sesuai dengan bisnis dengan bisnis perusahaan tersebut (Parker, 1996, p187).

42 49 LINE OF Kuadran A Investasi Kuadran B St rat egis Kuat BUSINE SS Derajat dimana bisnis Menguntungkan, Kuadran C Infrastruktur Kuadran D Breakthrough Management Lemah Bersaing, sehat, kuat Lemah Kuat Computer Support Derajat dimana usaha Komputer yang ada cukup Kuat dan efektif Gambar 2.5 Nilai Korporasi (line of business) Sumber : Parker (1996, p187) Kuadran A: Investasi The line of business is strong; the computer support however, is weak (Parker, 1996, p187). Kuadran ini mempunyai line of business kuat, tetapi dukungan komputer lemah. Artinya dengan fundamental bisnis yang kuat, mempunyai waktu dan kesempatan untuk melakukan investasi untuk keperluan dimasa mendatang. Berfokus pada pertumbungan perusahaan dimasa

43 50 yang akan datang, investasi pembangunan infrastruktur yang dilakukan saat ini adalah layak dan sesuai. LIKELY COMMENT RESULTING WEIGHT BUSINESS DOMAIN A. Return On Invesment Medium 2 B. Strategic Match Low 0 C. Competitive Advantage Low 0 D. Management Information Medium 2 E. Competitive Response Hightest 8 F. Project Organization Risk Medium -2 TECHNOLOGY DOMAIN A. definitional Uncertainty Medium -4 B. Technical Uncertainty Medium -4 C. Strategic IS Architecture High 8 D. IS Infrastructure Low 0 Total Value 20 Total Risk and Uncertainty -10 Tabel 2.3 Kuadran A (Investasi) (Sumber : Parker, 1996, p188) Kuadran B: Strategis The line of business is strong; the computer support is also strong (Parker, 1996,p188). Kuadran ini mempunyai line of business kuat dan dukungan komputer juga kuat karena

44 51 tersedianya infrastuktur dan pendukung utama TI. Pengembangan TI akan berperan meningkatkan kemampuan dan kekuatan perusahaan dalam menghadapi persaingan bisnis. Investasi dalam TI akan meningkatkan kesehatan perusahaan tersebut. LIKELY COMMENT RES ULTING WEIGHT BUSINESS DOMAIN A. Return On Invesment Medium 2 B. Strategic M atch High 4 C. Competitive Advantage Hightest 6 D. Management Information Medium 2 E. Competitive Response High 4 F. Project Organization Risk Low -1 TECHNOLOGY DOMAIN A. definitional Uncertainty Medium -2 B. Technical Uncertainty Low -1 C. Strategic IS Architecture Low 1 D. IS Infrastructure Low -1 Total Value 20 Total Risk and Uncertainty -5 Tabel 2.4 Kuadran B (Strategis) Sumber : Parker, 1996, p Kuadran C : Infrastruktur The line of business is weak; the computer support is also weak (Parker, 1996, p.189). Kuadran ini mempunyai line

45 52 business lemah, dukungan komputer yang lemah. Kondisi bisnis tidak begitu baik, tetapi terdapat kesempatan untuk memperbaiki kondisi bisnis dengan meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan. peningkatan efektivitas dan efesiensi dapat ditingkatkan dengan melakukan investasi tersebut diperlukan dengan membangun infrastruktur terlebih dahulu. LIKELY CO MMENT RESULTING WEIGHT BUSINESS DOMAIN A. Return On Invesment Medium 2 B. Strategic Match High 4 C. Competitive Advantage Low 0 D. Management Information High 4 E. Competitive Response Medium 2 F. Project Organization Risk High -4 TECHNOLOGY DOMAIN A. definitional Uncertainty High -4 B. Technical Uncertainty Medium -2 C. Strategic IS Architecture Hightest 6 D. IS Infrastructure Low -2 Total Value 20 Total Risk an d Unce rtain ty -12 Tabel 2.5 Kuadran C (Infrastruktur) Sumber : Parker, 1996, p189

46 Kuadran D : Breakthrought or Management The line of business is wak, the computer support is strong (Parker, 1996, p189). Kuadran ini memiliki line of business lemah, tetapi dukungan komputer sangat kuat. Perusahaan dalam kondisi berusaha untuk bertahan hidup, namun dengan adanya kemampuan komputer yang kuat investasi dan pengembangan TI akan membuka kesempatan bagi perusahaan untuk meningkatkan potensinya dengan cepat. LIKELY CO MMENT RESULTING WEIGHT BUSINESS DOMAIN A. Return On Invesment High 4 B. Strategic Match Hightest 6 C. Competitive Advantage Low 0 D. Management Information High 4 E. Compet it ive Response Low 0 F. Project Organization Risk High -4 TECHNOLOGY DOMAIN A. definitional Uncertainty Medium -2 B. Technical Uncertainty Medium -2 C. Strategic IS Architecture Hightest 6 D. IS Infrastructure Medium -2 Total Value 20 Total Risk an d Unce rtain ty -10 Tabel 2.6 Kuadran D (Breakthrought of Management) Sumber : Parker, 1996, p190