Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System) Evada El Ummah Khoiro, S.AB., M.AB Hajar Cherry Puspalillah, S.AB., M.AB

Transkripsi

1 Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System) Evada El Ummah Khoiro, S.AB., M.AB Hajar Cherry Puspalillah, S.AB., M.AB

2 Pengertian Sistem subjek adalah kode penyimpanan berdasarkan pokok isi atau masalah. Dalam penyelenggaraan sistem perihal (pokok masalah) ini maka petugas kearsipan harus menentukan terlebih dahulu hal-hal apa yang pada umumnya dipermasalahkan dengan surat yang bersangkutan. Misalnya, subyek Keuangan, Kepegawaian, dan seterusnya.

3 Merancang klasifikasi masalah Dalam menerapkan filing sistem masalah yang diutamakan adalah menyusun Daftar Klasifikasi.

4 Kelebihan & Kekurangan Pokok masalah mudah diingat, dapat diterapkan untuk semua jenis organisasi, fleksibel. Dibutuhkan SDM yang berpengetahuan tinggi dalam menentukan pokok permasalahan

5 DAFTAR KLASIFIKASI MASALAH SUBMASALAH (LAJUR PEMBANTU) DAFTAR KLASIFIKASI MASALAH SAMPAI PADA SUB- SUBMASALAH (LAJUR KELOMPOK KECIL)

6 PENEMPATAN ARSIP MENURUT KLASIFIKASI SUBJEK Tingkat I : masalah utama (masalah yang paling luas). Tingkat II : sub masalah (masalah yang lebih kecil dari masalah utama). Tingkat III : subsub masalah (masalah yang lebih kecil dari sub masalah).

7 Tugas: Inventarisasi secara digital dg Sistem Subjek Departemen Umum Buatlah inventarisasi Perlengkapan & Peralatan kantor di Google Spreadsheet. A. Umum A. Buku induk barang inventaris A.1 Peralatan A.2 Alat Tulis A.1.1 Buku golongan barang inventaris A.2.1 Buku catatan barang non inventaris A.3 Mesin kantor

8 Klasifikasi Peralatan & Perlengkapan Kantor Perlengkapan Kantor Bergerak Tidak Bergerak habis pakai tidak habis pakai misalnya tanah, gedung, dsb Digunakan satu kali pakai, dimana barang ini habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya Digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya Contoh : kertas, tinta, karbon, pensil, map Misalnya : mesin tik, perforator, gunting, lemari arsip, pesawat telepon

9 Pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam: Buku induk barang inventaris Buku golongan barang inventaris Buku catatan barang non inventaris

10 a. Buku induk barang inventaris Adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor dan sekaligus merupakan sumber informasi yang diandalkan mengenai segala macam data yang diperlukan tentang barang-barang inventaris kantor. BUKU INDUK BARANG INVENTARIS Alamat No. Urut Tanggal Pembukuan Kode Ket. (merk, ukuran dsb) Jumlah Satuan Tahun Pembuatan Asal Kelengkapan dokumen dan tanggal penyerahan barang Keadaan Harga Ket.

11 b. Buku golongan barang inventaris Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi dan kode barang yang telah ditentukan di dalam lingkungannya. (barang tidak habis pakai) BUKU GOLONGAN BARANG INVENTARIS Alamat Golongan Kode No. Urut No. Urut Buku Induk Kode Ket. (Merk, Nomor, Ukuran) Jumlah Satuan Tahun Pembuatan Keadaan Harga Lokasi Ket.

12 c. Buku catatan barang non inventaris adalah buku yang digunakan mencatat semua barang non inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor. (barang-barang habis pakai). BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS Alamat No. Urut No. Kartu Stock Ket. (Merk, Nomor, Ukuran) Jumlah Satuan Tahun Pembuatan Asal Kelengkapan dokumen dan tanggal penyerahan dokumen Keadaan barang Satuan Harga Jumlah Ket.

13 TUGAS Buat folder dg judul DEPARTEMEN UMUM

14 Inventarisasi peralatan & perlengkapan di laboratorium SIMBIS Setelah diinventarisasi, catat / buat dalam Google Spreadsheet Lengkapi dg foto barang (untuk melihat kelayakan/keadaan barang) Simpan Spreadsheet dengan judul: Buku induk barang inventaris Buku golongan barang inventaris Buku catatan barang non inventaris

15 THANK YOU, Mercy, & Gracias Any Questions? See You Next Week