BAB III PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK. dalam strategy map dengan pendekatan balanced scorecard yang salah satunya

Transkripsi

1 BAB III PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK 3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek Selama melakukan kerja praktek, penulis ditempatkan di bagian Sumber Daya Manusia dan Umum unit tata kerja kearsipan. Untuk mencapai visi yang telah ditetapkan, perusahaan telah menetapkan beberapa strategi yang tertuang dalam strategy map dengan pendekatan balanced scorecard yang salah satunya adalah menciptakan pegawai yang termotivasi melalui peningkatan kompetensi Sumber Daya Manusia. Sumber Daya Manusia merupakan salah satu sumber daya internal yang sangat penting dan memegang peranan sentral yang menentukan pencapaian sasaran perusahaan, sehingga seringkali SDM disebut sebagai aset yang sangat berharga, bahkan dalam istilah manajemen mutakhir disebut sebagai modal (human capital) yang menentukan kemajuan perusahaan. Hal tersebut dimungkinkan apabila pengelolaan perusahaan dilakukan oleh SDM yang memiliki kompetensi yaitu perilaku SDM yang merupakan manifestasi dari pengetahuan, keterampilan, sikap dan motif (personal qualities) yang berperan besar dalam keberhasilan melaksanakan tugas, pekerjaan yang selaras dengan nilai-nilai universal sehingga dapat mengeksekusi strategi dan programprogram dengan efektif dan berkinerja tinggi. 42

2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek Kegiatan kearsipan yang dilakukan selama penulis melakukan kerja praktek di PT. Askes (Persero) Kantor Regional V adalah: 1. Menerima surat dari Kantor Pusat, Kantor Cabang Utama (KCU), Kantor Cabang (KC) dan instansi lain serta menerima Laporan. 2. Mencatat surat masuk dengan menggunakan Kartu Kendali (KK) dan Lembar Disposisi (LD). 3. Merekap surat masuk ke dalam buku agenda surat masuk. 4. Menyerahkan surat masuk yang sudah diberi KK dan LD ke ruangan Kabid SDM dan Umum. 5. Menyerahkan surat masuk dan LD ke unit pengolah atau orang yang dituju. 6. Membuat Surat Keterangan Perjalanan Dinas (SKPD). 7. Membuat surat permintaan dan perhitungan SKPD. 8. Mencetak SKPD dan meminta tanda tangan pada Kabid SDM dan Umum. 9. Mencetak amplop dan tujuan surat yang akan dikirim. 1. Memasukkan surat keluar ke dalam amplop berdasarkan tujuan masingmasing. 11. Mencatat surat keluar dalam Buku Pos Ekspedisi Eksternal.

3 Mengarsipkan file Konsep Verbal (KV). 13. Merekap Kartu Kendali dan mengarsipkan ke filing cabinet. 14. Menggandakan dokumen. 15. Membuat konsep surat. 16. Mengetik surat. Selain kegiatan kearsipan, penulis juga kegiatan administrasi antara lain: 1. Menerima telepon. 2. Menerima tamu. 3. Mengirim faks. 4. Menerima faks. 5. Menghitung persediaan barang. 6. Menginput data persediaan barang. 7. Menerima barang. 3.3 Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek Tata Cara Pengarsipan Yang Dilakukan Di Bidang SDM Dan Umum PT Askes (Persero) Kantor Regional V Bandung 1. Pengurusan Surat Pengurusan surat meliputi surat masuk dan surat keluar. 1. Surat Masuk

4 45 Langkah-langkah penanganan surat masuk adalah: a. Setelah surat masuk dipilah-pilah, kemudian dicatat pada kartu kendali (KK) yang ditempelkan pada surat dan diserahkan ke Kepala Bidang SDM dan Umum untuk diketahui / diparaf serta diarahkan ke unit pengolah sesuai perihal surat. b. Pelaksana unit pengolah tujuan, memberi paraf pada kartu kendali, kemudian menyerahkan kartu kendali lembar 1 ke unit kearsipan / pelaksana bidang SDM dan Umum, sebagai bukti surat sudah diterima. c. Selanjutnya unit pengolah menempelkan lembar disposisi pada surat tersebut dan menyerahkannya pada Kepala unit pengolah untuk diketahui dan memberikan disposisi. d. Pelaksana unit pengolah menindaklanjuti surat yang telah didisposisi apabila surat tersebut perlu diketahui Kepala Regional, maka Kepala unit pengolah menulis disposisi untuk Kepala Regional. 2. Surat Keluar a. Penyusunan Konsep Verbal (KV) Konsep surat dibuat pada lembar Konsep Verbal, atas dasar disposisi Kepala unit pengolah dan diserahkan ke Kepala unit pengolah untuk diperiksa / diparaf, kemudian diserahkan ke

5 46 Kepala Bidang SDM dan Umum untuk diperiksa redaksionalnya / diparaf kemudian diserahkan ke pejabat setingkat di bawah pejabat penandatanganan surat / Kepala Regional yang mengetahui materi isi surat tersebut. b. Prosedur Penandatanganan Surat Setelah surat di net, dimintakan paraf ke Kepala unit pengolah dan ke Kepala Bidang SDM dan Umum, baru kemudian diserahkan ke pejabat penandatanganan surat untuk ditandatangani. c. Pengiriman Surat dapat menggunakan pos biasa, pos kilat khusus, pos patas, melalui caraka / kurir dan fax. 2. Penataan Berkas Penataan berkas diawali dengan kegiatan pengelompokkan dokumen. Langkah-langkah penataan adalah sebagai berikut: a. Penataan Kartu Kendali (KK) Penataan kartu kendali lembar 1 di unit kearsipan dan lembar 2 di unit pengolah. b. Penataan Lembar Disposisi Penataan Lembar Disposisi (LD) hanya untuk LD lembar 2, karena lembar I sudah melekat pada dokumen yang perlu diberi lembar

6 47 disposisi. Sarana yang digunakan antara lain: filing cabinet, sekat dan map gantung (latto map). c. Penataan Arsip Sarana yang dipergunakan antara lain berupa folder, sekat, filing cabinet, boks arsip, lemari arsip atau rak arsip. 3. Penyusutan Arsip Penyusutan arsip meliputi: a. Pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan b. Pemusnahan arsip yang telah habis jangka waktu penyimpanannya c. Penyerahan arsip ke ANRI, yang telah habis jangka waktu penyimpanannya tetapi masih memiliki nilai guna sebagai pertanggungjawaban nasional / pelestarian budaya bangsa. 4. Perawatan Arsip Perawatan arsip dapat dilakukan sebagai berikut: a. Mendaftar arsip-arsip yang diketahui rusak dari hasil pemeriksaan atas permintaan unit kearsipan. b. Melakukan perbaikan terhadap arsip yang rusak yang secara teknis dapat dipertanggungjawabkan. Dalam hal ini dapat dipertimbangkan perawatan dengan deasidifikasi (penghilangan asam), laminasi, mikrofilmisasi, dan lain-lain sesuai ketentuan.

7 48 c. Mengembalikan dengan segera arsip-arsip yang telah diperbaiki dalam berkasnya setelah diberikan tanda yang menyatakan tanggal tahun perbaikan. 5. Pengamanan Arsip Pengamanan mencakup pengertian pengamanan dalam arti safety dan dalam arti security ini berarti pengamanan mencakup menghindari aspek pencurian, perusakan secara fisik dan pencurian informasi atau pemanfaatan orang yang tidak berhak. 6. Pelayanan Arsip Untuk arsip yang dipinjamkan harus diidentifikasikan dengan lembar peminjaman yang mencantumkan: a. Nomor KK b. Nomor berkas c. Lokasi penyimpanan d. Tanggal peminjaman dan tanggal kembali e. Tandatangan dan nama peminjam f. Tandatangan dan nama petugas yang meminjamkan 7. Memberikan Kode Klasifikasi Dan Indeks Arsip Kode klasifikasi arsip dan indeks arsip dimaksudkan untuk membantu / memudahkan penyimpanan serta menemukan kembali arsip. Klasifikasi pokok arsip PT. Askes (Persero) disusun berdasarkan pengelompokkan masing-masing pokok masalah. Masing-masing

8 49 kelompok pokok masalah diberikan kode dengan huruf (alfabet) sedangkan kelompok masalah dan sub masalah diberikan kode dengan angka (numerik). Ada 9 pokok masalah, yaitu: 1. Kepesertaan : PS 2. Pelayanan Kesehatan : PK 3. Keuangan dan Akuntansi : KU 4. Humas : HM 5. Kesekretariatan : KS 6. Sarana dan Prasarana : SP 7. Ortal dan Hukum : OH 8. Pengawasan dan Pemeriksaan : PP Kode klasifikasi terdiri dari 6 huruf dan angka yang terdiri dari 2 huruf untuk pokok masalah, 2 angka untuk masalah dan 2 angka untuk sub masalah. Indeks adalah alat bantu dalam pengurusan arsip yang berfungsi untuk mempercepat pencarian arsip, petugas perlu mengikuti langkah-langkah sebagai berikut: 1. Membaca surat yang diterima 2. Menentukan kata yang dijadikan indeks arsip, misalnya berdasarkan nama orang, badan hukum, asal surat, dan lain-lain.

9 5 Cara Pemberian Kode Klasifikasi: 1. Kode Klasifikasi Arsip Misalnya: arsip yang berkaitan dengan bukti pembayaran klaim rawat inap rumah sakit: a. Lihat pokok masalah dalam pokok masalah Keuangan dan Investasi (KU) b. Kemudian cari masalah pembayaran (2) c. Selanjutnya dalam masalah pembayaran / pembebanan dicari yang lebih sesuai. Ternyata ditemukan masalah pembayaran klaim rawat inap di rumah sakit (2). Jadi kode klasifikasi arsip yang berkaitan dengan bukti pembayaran kalim rawat inap rumah sakit adalah sebagai berikut: KU Indeks Arsip Misalnya arsip yang berkaitan dengan bukti pembayaran klaim rawat inap Rumah Sakit Dr. Sutomo. Kode klasifikasinya KU.2.2. Untuk memudahkan, dapat ditambahkan RS Dr. Sutomo sebagai indeks atau kata lain sebagai alat bantu. Daftar Kode Klasifikasi Tabel 3.1 Kode PS (Kepesertaan)

10 51 1 Pemasaran Registrasi / Administrasi Peserta 1.1 Data Peserta wajib: Pegawai Negeri Sipil, Penerima Pensiun, Veteran dan Perintis Kemerdekaan 1.2 Data peserta sukarela 1.3 Data badan usaha yang menjadi peserta sukarela 2 Kewajiban dan hak peserta 2.1 Identitas / kartu peserta 2.2 Keluhan peserta 2.3 Naskah-naskah yang berkaitan dengan batasan dalam kepesertaan seperti batasan jumlah / usia anak yang menjadi tanggungan 2.4 Penyuluhan 3 Mutasi 3.1 Mutasi tempat tinggal (domisili) 3.2 Mutasi anggota keluarga 3.3 Mutasi golongan kepangkatan 3.4 Mutasi Puskesmas / dokter keluarga 3.5 Mutasi paket santunan Sumber: PT. Askes (Persero) Program Tabel 3.2 Kode PK (Pelayanan Kesehatan)

11 52 1 Pelaksanaan Pelayanan Kesehatan Naskah-naskah yang berkaitan dengan penunjukkan pelaksanaan pelayanan kesehatan. Naskah-naskah yang berkaitan dengan pengendalian pelayanan di PKK (pemerintah, ABRI dan Swasta). 2 Tarif 2.1 PKK Pemerintah 2.2 PKK ABRI 2.3 PKK Swasta 3 Pemanfaatan Pelayanan 3.1 Rawat jalan tingkat pertama 3.2 Rawat jalan lanjutan 3.3 Rawat inap 3.4 Pelayanan khusus / canggih 3.5 Pelayanan obat 4 5 Paket santunan Naskah-naskah yang berkaitan dengan sistem pembiayaan pelayanan kesehatan mulai saat perencanaan sampai pelaporan 5.1 Sistem kapitasi total 5.2 Sistem buget 5.3 Lain-lain Sumber: PT. Askes (Persero)

12 53 Tabel 3.3 Kode KU (Keuangan Dan Investasi)

13 Anggaran.1 Penyusunan Anggaran.2 Pelaksanaan Anggaran Pendapatan 1.1 Iuran wajib / premi peserta sukarela 1.2 Pinjaman 1.3 Sumber Dana lainnya 1.4 Tagihan Pembayaran / Pembebanan 2.1 Pembayaran klaim Puskesmas / kapitasi / dokter keluarga 2.2 Pembayaran klaim Rumah Sakit 2.3 Pembayaran klaim obat 2.4 Pembayaran klaim lainnya 2.5 Pembayaran lainnya / non pelayanan kesehatan Rekening Koran Perpajakan Asuransi Akuntansi 6.1 Buku harian 6.2 Jurnal 6.3 Buku Besar 6.4 Buku tambahan 6.5 Neraca saldo 6.6 Buku register Rekonsiliasi Laporan Keuangan Investasi 54

14 55 Sumber: PT. Askes (Persero) Tabel 3.4 Kode KP (Kepegawaian Dan Diklat)

15 56 Pengadaan.1 Kebutuhan tenaga kerja.2 Penerimaan Sumber: PT. Askes (Persero).3 Pengangkatan.4 Penempatan 1 Mutasi 1.1 Kepangkatan 1.2 Penyesuaian masa kerja 1.3 Pengalihan tugas 1.4 Jabatan 2 Penggajian 2.1 Gaji / lembur 2.2 Jasa produksi 3 Kesejahteraan 3.1 Cuti 3.2 Kesehatan 3.3 Perumahan dinas 3.4 Tunjangan sosial 3.5 Penghargaan 3.6 Asuransi karyawan 4 Pendidikan dan Latihan 4.1 Penjenjangan 4.2 Latihan, kursus dan penataran 4.3 Tugas belajar 4.4 Seminar, Lokakarya, Simposium 5 Penilaian dan hukuman 5.1 Penilaian 5.2 Hukuman 6 Pembinaan mental 7 Pemutusan hubungan kerja 7.1 Pensiun 7.2 Pemberhentian

16 57 Tabel 3.5 Kode HM (HUMAS) Sumber: PT. Askes (Persero) Keprotokolan 1 Pemberitaan 1.1 Radio 1.2 Pers 1.3 Televisi 2 Promosi usaha 2.1 Pameran 2.2 Media cetak 3 Bakohumas / Perhumas 4 Temu wartawan 5 Dengar pendapat 6 Dokumentasi 7 Perpustakaan Tabel 3.6 Kode KS (Kesekretariatan) Sumber: PT. Askes (Persero) Ketatausahaan.1 Tata persuratan.2 Tata kearsipan.3 Penggandaan 1 Kerumahtanggaan 1.1 Perjalanan dinas 1.2 Pelayanan rapat 1.3 Pelayanan faslitas kantor 1.4 Keamanan

17 58 Tabel 3.7 Kode SP (Sarana Dan Prasarana) Sumber: PT. Askes (Persero) Perencanaan 1 Pengadaan 1.1 Tanah 1.2 Bangunan (termasuk sewa gedung) 1.3 Perabotan (meubelair) 1.4 Mesin kantor 1.5 Alat angkutan (roda empat dan roda dua) 1.6 Peralatan lain (OHP, kamera, wireles dan sebagainya) 1.7 Alat tulis dan cetakan 2 Pengiriman barang 3 Inventarisasi 3.1 Barang bergerak 3.2 Barang tidak bergerak 4 Pemeliharaan 5 Penghapusan 5.1 Barang bergerak 5.2 Barang tidak bergerak Tabel 3.8 Kode OH (Ortal Dan Hukum)

18 59 Sumber: PT. Askes (Persero) Organisasi.1 Pembentukan.2 Perubahan 1 Tatalaksana 1.1 Sistem dan prosedur kerja 1.2 Standardisasi 2 Laporan / Evaluasi 2.1 Laporan periodik bulanan, triwulan dan tahunan 2.2 Laporan proyek-proyek khusus atau laporan insidentil 2.3 Laporan manajemen 2.4 Laporan hasil survey / penelitian dan lain-lain 3 Peraturan Perundangan 4 Peraturan perusahaan 4.1 Direksi 4.2 Pejabat lainnya 5 Kasus Hukum 5.1 Tindak pidana 5.2 Perdata 5.3 Tata Usaha Negara (TUN) 6 Sertifikat 7 Akte Otentik 8 Surat kuasa Tabel 3.9 Kode PP (Pengawasan Dan Pemeriksaan)

19 6 Sumber: PT. Askes (Persero) Keuangan.1 Intern.2 Ekstern 1 Program Askes 1.1 Pelayanan kesehatan 1.2 Perencanaan dan Pengembangan 1.3 Kepesertaan dan pemasaran 1.4 Laporan 2 Kepegawaian 2.1 Kasus 2.2 Sistem 2.3 Disiplin 3 Perlengkapan 3.1 Inventaris 3.2 Pengadaan barang Dokumen Yang Diarsipkan Di Bidang SDM Dan Umum PT. Askes (Persero) Kantor Regional V Bandung Dokumen yang diarsipkan di bidang SDM dan Umum meliputi arsip aktif (arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi) dan arsip inaktif (arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah turun).

20 Hambatan-Hambatan Yang Dihadapi Dalam Pengelolaan Arsip Pada PT. Askes (Persero) Kantor Regional V Bandung 1. Kurangnya pengertian tentang pentingnya arsip yang mengakibatkan tidak berfungsinya arsip dengan baiksebagai pusat kegiatan organisasi dan akhirnya tugas di bidang kearsipan dipandang rendah. 2. Bertambahnya volume arsip secara terus menerus mengakibatkan tempat dan peralatan yang tersedia tidak dapat menampung arsip lagi. 3. Penggunaan arsip oleh unit pengolah atau pihak lainnya yang membutuhkan jangka waktu yang lama dan bahkan kadangkadang tidak dikembalikan. Hal ini akan menghambat pihak lain yang juga membutuhkan arsip tersebut. 4. Tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat dan tepat bila diperlukan. 5. Seringnya terjadi keterlambatan pengiriman surat dikarenakan petugas (kurir) surat terlambat datang atau tidak datang sama sekali. 6. Penggandaan dokumen dengan cara memfotocopy di luar sering menghamburkan banyak waktu karena seringkali tempat fotocopy

21 62 tersebut penuh dan tidak bisa mendapatkan pelayanan khusus. Pekerjaan juga dapat terhambat jika tempat fotocopy tutup. Selain itu cuaca turut mempengaruhi cepat atau lambatnya proses penggandaan. Solusi untuk mengatasi hambatan tersebut: 1. Memahami pentingnya fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah dengan upaya pengelolaan arsip secara baik dan benar serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai informasi. 2. Dengan menyewa gedung untuk menyimpan arsip tersebut dan memusnahkan arsip inaktif. 3. Jangka waktu peminjaman arsip dibatasi, maksimal 3 hari. 4. Mengarsipkan dokumen berdasarkan kode klasifikasinya agar setiap kali dibutuhkan arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. 5. Mengganti rekanan / kurir pengantar surat agar proses pengiriman surat menjadi lancar. 6. Membeli mesin fotocopy untuk ditempatkan di PT. Askes (Persero) Regional V Bandung agar proses penggandaan dokumen menjadi lebih lancar.