BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan Setiap kegiatan pada sebuah organisasi memiliki bukti dari hasil kegiatan tersebut. Buktibukti tersebut terkenal dengan istilah arsip. Berikut akan dibahas beberapa pengertian arsip dan kearsipan yang dikemukakan oleh para ahli Pengertian Arsip M yang merupakan setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengeni suatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan. Sedangkan menurut Sedarmayanti (2008) mengatakan bahwa arsip adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk suatu keperluan. Sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi, prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya. Dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan warkat dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang disimpan secara sistematis dengan tujuan agar dapat ditemukan dengan cepat pada saat dibutuhkan Pengertian Kearsipan Menurut Setiawardani (2007), Kearsipan adalah kegiatan penyimpanan arsip dalam suatu tempat secara tertib, menurut sistem, susunan dan tata cata yang telah ditentukan sehingga pertumbuhan arsip tersebut dapat dikendalikan dan bila diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat. Menurut Terry (dalam Moekijat, 2002) dalam bukunya! "#$#%!&!$' #$( )*$'+*,- menjelaskan bahwa :.,$% / '0! 1,# $% * 1#1!+/ $ #!1'#2,! *$'#$!+/ according to some predetermined arrangement so that any paper, when required, can be located 34 5,6 #$( *$7!$!$',6-8 Sedangkan menurut Barthos (2007), Kearsipan adalah kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan, dan pemeliharaan surat-surat atau warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.

2 Dapat disimpulkan bahwa kearsipan adalah kegiatan penyimpanan sebuah dokumen atau arsip agar tersusun dengan baik dan dapat ditemukan dengan cepat apabila dibutuhkan. 2.2 Peranan Arsip Menurut Barthos (2007), arsip mempunyai beberapa peranan adalah sebagai berikut: 1. Arsip sebagai sumber ingatan Arsip yang disimpan dapat dijadikan acuan pencarian informasi apabila diperlukan yang dapat membantu daya ingatan manusia. 2. Arsip sebagai sumber informasi Arsip mempunyai peranan penting dalam penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. 3. Arsip sebagai alat pengawasan Arsip yang berfungsi sebagai alat pembuktian apabila diperlukan yang memiliki pertanggungjawaban bagi kegiatan di suatu organisasi. 2.3 Fungsi Arsip Menurut Barthos (2007), fungsi arsip dapat dibedakan sebagai berikut: 1. Arsip Dinamis Arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelengaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi Negara. 2. Arsip Statis Arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelengaraan kehidupan kebangasaan pada umumnya maupun untuk penyelengaraan sehari-hari administrasi Negara.

3 2.4 Azas Penyimpanan Arsip Menurut Amsyah (2005) dalam penyimpanan arsip terdapat tiga azas pengorganisasian yaitu meliputi azas sentralisasi, azas desentralisasi, dan campuran. Berikut keterangan dari ketiganya: 1. Azas Sentralisasi Penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit khusus (unit kearsipan/sentral arsip) yaitu pusat penyimpanan arsip sebagai sentral arsip. Azas ini lebih efektif dan efisien jika digunakan oleh organisasi atau kantor yang kecil atau tidak terlalu besar. Kelebihan: a. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat. b. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan. c. Kantor dapat menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan. d. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan. Kekurangan: a. Hanya efisien dan efektif untuk organisasi kecil. b. Tidak semua arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan arsip yang seragam. c. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memerlukan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan. 2. Azas Desentralisasi Pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan masing-masing unit kerja tergantung pada ketentuan kantor yang bersangkutan. Azas ini lebih cocok digunakan untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah-pisah. Kelebihan: a. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing. b. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi karena berada pada unit kerja sendiri. c. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsipnya sudah dikenal dengan baik.

4 Kelemahan: a. Memerlukan ruang dan peralatan arsip yang lebih banyak. b. Dana untuk pemeliharaan dan penyusutan arsip lebih banyak. c. Memerlukan pelatihan untuk pegawainya. d. Adanya duplikasi arsip. 3. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi Penyimpanan arsip dilakukan di unit kearsipan dan juga di unit kerja masing-masing. Arsip-arsip aktif dikelola oleh unit kerja masing-masing, sedangkan arsip inaktif dikelola oleh unit kearsipan. Azas ini dipergunakan untuk mengatasi kelemahan kedua azas diatas. Menurut Amsyah (2005) di dalam pengorganisasian yang dilakukan dengan azas campuran, maka arsip yang masih aktif digunakan dikelola di unit kerja masing-masing pengolah. Sedangkan arsip yang sudah jarang dipergunakan akan dikelola di sentral arsip. Dengan demikian pengorganisasian arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsiparsip inaktif secara sentralisasi. 2.5 Sistem Penyimpanan Arsip Setiap perusahaan yang memiliki arsip, akan menyimpan arsip tersebut sesuai dengan sistem penyimpanan arsip yang telah ditentukan sebelumnya oleh perusahaan. Sistem penyimpanan arsip adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahanbahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan (Barthos, 2007). Sedangkan menurut Sedarmayanti (2005) sistem penyimpanan arsip adalah pengaturan dan penyusunan berkas atau arsip secara tertib dan sistematis, sehingga arsip tersebut dapat digunakan secara aman dan ekonomis serta memudahkan penemuan kembali arsip sewaktu-waktu diperlukan. Menurut Sugiarto (2005), ada enam sistem penyimpanan arsip yaitu sistem abjad, sistem geografis, sistem subyek, sistem nomor, sistem tanggal dan sistem warna. Sistem warna dalam penyimpanan dokumen yaitu sebagai identitas atau ciri khas tertentu. Sistem warna dapat dikombinasikan dengan sistem penyimpanan yang lain. Misalkan penggunaan warna untuk guide-guide dalam folder, atau penggunaan warna dalam perlengkapan arsip yang dapat membantu kegiatan kearsipan. Dengan demikian, penggunaan warna bukan sebagai sesuatu yang utama melainkan hanya membantu dalam penataan dokumen.

5 Sedangkan sistem penyimpanan arsip menurut Sedarmayanti (2005) dan Barthos (2007) terbagi menjadi lima jenis, yaitu: sistem abjad (alphabetical filing system), sistem masalah/perihal (subject filing system), sistem nomor (numerical filing system), sistem tanggal/urutan waktu (chronological filing system) dan sistem wilayah/daerah (geographical filing system). Berikut penjelasan dari kelima sistem penyimpanan arsip : 1. Sistem Abjad Sistem abjad adalah suatu sistem untuk menyusun nama-nama orang. Baik perihal dari surat maupun instansi pengirim dapat disusun menurut abjad, yaitu menyusun subyek itu dalam urutan A sampai Z. Untuk dapat menyusun itu maka nama-nama atau kata-kata dibagi menjadi 4 golongan yaitu nama perorangan, nama perusahaan, nama instansi pemerintahan, dan nama organisasi sosial atau perhimpunan-perhimpunan. Untuk dapat menyusun nama-nama ini maka diperlukan sekali adanya peraturan-peraturan filing yang merupakan standar peraturan-peraturan ini dapat ditentukan oleh organisasi, sehingga semua anggota organisasi harus mengikuti prosedur yang ditentukan. Standar tentang peraturan-peraturan dimaksud telah ada, sehingga setiap organisasi tidak perlu bersusah payah menetukan lagi peraturan-peraturan yang diperlukan. Keuntungan dari sistem abjad adalah sebagai berikut : a) Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu. b) Surat masuk dan pertanggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map. c) Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim yang mendapat surat, tanpa menpergunakan indeks. d) Susunan guide dan folder sederhana. e) Mudah dikerjakan dan cepat dalam penemuan. Adapun kerugian dari sistem abjad adalah sebagai berikut: a) Pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui bagian nama yang lain seperti nama depan atau panggilan, tetapi harus melalui nama belakang.

6 b) Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya akan berbeda letak di dalam penyimpanan. c) Ejaan huruf yang selalu salah berubah seperti oe-u, dj-j, ch-kh sedangkan nama orang ditulis berdasarkan keinginan ejaan masing-masing. d) Harus menggunakan peraturan mengindeks sehingga diperlukan pemahaman tentang peraturan mengindeks. Berikut gambar berdasarkan sistem abjad dapat dilihat pada gambar Sumber: Gambar 2.1 Sistem Abjad Penataan Arsip Berdasarkan Sistem Abjad 2. Sistem Perihal/Subyek Sistem perihal atau subyek adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat. Untuk dapat melakukan penataan arsip berdasarkan subyek atau pokok masalah ini, maka harus ditentukan dahulu masalahmasalah yang pada umumnya terjadi dalam surat-surat yang ditangani setiap harinya (Sedarmayanti, 2005).

7 Keuntungan dalam penggunaan penyimpanan arsip dengan sistem perihal/subyek adalah sebagai berikut: a) Penghematan waktu pencarian dokumen karena semua hal yang menyangkut sebuah permasalahan terdapat dalam satu tempat penyimpanan. b) Dokumen subyek dapat diperluas secara mudah dengan cara menyisipkan subyek baru ataupun menambah sub subyek pada subyek utama. Adapun kerugian dari sistem subyek adalah sebagai berikut : a) Ada kecenderungan daftar subyek atau daftar klasifikasi tumbuh tak terkendali. b) Penyimpanan berdasarkan subyek tidak akan efektif apabila istilah yang digunakan tidak dibatasi. c) Pengembangan atau perluasan daftar klasifikasi, memerlukan bantuan analis arsip yang berpengalaman. d) Diperlukan petunjuk silang yang memadai untuk menyatukan berbagai subyek dan informasi yang terkait. e) Sering terjadi penggunaan nama seorang untuk daftar subyek, sehingga dapat memperlambat penemuan arsip. Hal yang perlu dipersiapkan untuk sistem subyek adalah : a) Daftar Indeks b) Perlengkapan menyimpan surat c) Pemberian kode surat d) Penyimpanan surat atau dokumen dengan cara Membaca surat untuk mengetahui isi surat. Memberi kode surat. Mencatat surat dalam kartu kendali. Menyimpan kartu kendali.

8 Masalah Utama Sub Masalah Sub-Sub Masalah Kepegawaian 1. Kenaikan Pangkat 2. Lamaran 3. Cuti 1. Cuti Besar 2. Cuti Sakit 3. Cuti Tahunan Sumber: Sugiarto (2005, hal 70) Tabel 2.1 Daftar Indeks Gambar sistem subyek dapat dilihat pada gambar berikut: Gambar 2.2

9 Penataan Arsip Berdasarkan Sistem Subyek 3. Sistem Nomor Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan. Ada empat macam sistem nomor di dalam penyimpanan arsip, yaitu: Sistem nomor menurut Dewey (sistem desimal/klasifikasi) Dalam klasifikasi, nomor yaitu daftar yang memuat semua masalah yang terdapat dalam kantor atau organisasi. Setiap permasalahan diberi nomor tertentu. Terdapat tiga pembagian dalam klasifikasi, yaitu: a) Pembagian utama, memuat kegiatan atau masalah pokok dari kantor organisasi. b) Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama. c) Pembagian kecil, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu. Contoh dari sistem nomor menurut Dewey adalah 000 Kesejahteraan 500 Kepegawaian 100 Keuangan 600 Hubungan Masyarakat 200 Pembangunan 700 Logistik 300 Pendidikan 800 Research 400 Umum 900 Produksi Pembagian utama dibagi lagi kedalam pembagian pembantu : Contoh: 500 Kepegawaian 500 Asuransi Pegawai 510 Kenaikan Pangkat 520 Mutasi 530 Riwayat Hidup Pembagian pembantu dibagi lagi kedalam pembagian kecil : Contoh: 580 Cuti 580 Cuti Sakit 581 Cuti Melahirkan 582 Cuti Tahunan

10 583 Cuti Besar 584 Cuti di Luar Tanggungan 585 Permohonan Cuti 586 Cuti Karena Kematian 587 Cuti Kawin 588 Cuti Ujian Dinas Sistem nomor menurut terminal digit Sistem nomor menurut terminal digit adalah sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip yang mempunyai unsur-unsur sebagai berikut: a) Nomor urut b) Tanggal Penyimpanan c) Judul Surat d) Tanggal Surat e) Nomor Surat f) Perihal g) Keterangan Sistem nomor middle digit Sistem ini merupakan kombinasi dari sistem nomor decimal Dewey dan sisterm nomor terminal digit yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di belakangnya menunjukan kode map, kemudian dua angka yang berada di belakangnya menunjukan urutan surat yang ke sekian dalam map. Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam sehingga terdapat dua angka di tengah, dua angka di depan dan dua angka di belakang. Apabila angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol. Cara penyimpanan suratnya sama dengan sistem nomor terminal digit.

11 Sistem nomor soundex (phonetic system) Sistem nomor soundex adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan pengelompokan nama yang tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode yang terdiri dari satu huruf dan tiga angka. Susunan penyimpanan adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor. Sumber: Sedarmayanti (2008, hal 99) Gambar 2.3 Penataan Arsip Berdasarkan Sistem Nomor 4. Sistem Geografis atau Wilayah Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah tertentu (Sedarmayanti, 2005). Keuntungan dari penggunaan penyimpanan arsip sistem geografis ini adalah sebagai berikut : a) Mudah dan cepat dalam penemuan apabila nama tempat telah diketahui. b) Merupakan suatu tindakan penyimpanan secara langsung, tanpa rujukan atau bantuan indeks. Adapun kerugian dari sistem ini adalah : a) Kemungkinan terdapat kesalahan apabila tidak mempunyai pengetahuan yang cukup tentang pembagian wilayah.

12 b) Diperlukan indeks yang tepat dan teliti. c) Apabila terjadi alamat ganda diperlukan petunjuk silang. Berikut gambar penataan arsip berdasarkan sistem geografis/wilayah. Sumber: Sedarmayanti (2008, hal 101) Gambar 2.4 Penataan Arsip Berdasarkan Sistem Geografis/Wilayah 5. Sistem Tanggal/Kronologis Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada urutan tanggal, dilihat dari tanggal surat yang diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar). Surat yang datang paling akhir ditempatkan di bagian paling akhir pula tanpa memperhatikan masalah surat tersebut (Sedarmayanti, 2005). Keuntungan dari sistem tanggal adalah sebagai berikut : a) Mudah dilaksanakan. b) Susunan dan urutan guide sederhana. c) Cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan. Adapun kerugian sistem tanggal adalah sebagai berikut : a) Hanya bermanfaat untuk organisasi yang relatif kecil dengan jumlah dokumen yang tidak banyak. b) Tidak akan digunakan apabila tanggal, bulan dan tahun sebuah dokumen tidak diketahui c) Surat masuk dan surat keluar akan terpisah penyimpanannya.

13 Berikut gambar penataan arsip berdasarkan sistem kronologis. Gambar 2.5 Penataan Arsip Berdasarkan Sistem Kronologis 2.6 Faktor-faktor Dalam Menentukan Sistem Penyimpanan Arsip Dalam menciptakan suatu sistem penataan arsip yang baik, hendaknya memperhatikan beberapa faktor. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menurut Sedarmayanti (2008) antara lain adalah: 1. Kesederhanaan: Sistem penataan arsip yang dipilih dan diterapkan harus mudah, supaya bukan hanya dimengerti oleh sekretaris saja, melainkan juga dapat dimengerti oleh orang atau petugas/pegawai lain. 2. Kecepatan menyimpan dan mengambil kembali arsip, berdasarkan sistem yang digunakan, harus memungkinkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat. 3. Memenuhi persyaratan ekonomis: Memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada, serta biaya yang tidak terlalu tinggi. 4. Menjamin keamanan: Arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian/kemusnahan dan harus aman dari bahaya api, air, gangguan binatang, udara yang lembab dan lain-lain, sehingga menyimpannya harus ditempat yang benar-benar aman dari segala gangguan.

14 5. Penempatannya harus strategis: Tempat penyimpanan mudah dicapai oleh setiap unit atau yang memerlukannya tanpa membuang banyak waktu. 6. Sistem yang digunakan harus fleksibel: Harus memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka penyempurnaan dan peningkatan efisiensi. 7. Memahami pengetahuan di bidang kearsipan. 8. Menggandakan dan melayani peminjaman arsip. 9. Mencatat dan menyimpan pidato serta peristiwa penting yang terjadi setiap hari, lengkap dengan tanggal kejadiannya, agar dapat menemukan atau mempertimbangkan kembali bila diperlukan. 10.Mengadakan pengontrolan arsip secara periodik agar dapat memahami seluruh media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan penyusutan serta pemusnahan bila perlu. 2.7 Prosedur Penyimpanan Arsip Prosedur penyimpanan arsip adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada dua macam penyimpanan (Amsyah, 2005), yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai diproses (pending file) dan penyimpanan warkat yang sudah diproses (permanent file). 1. Penyimpanan Sementara (pending file) Penyimpanan sementara adalah file yang digunakan untuk menyimpan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan. Arsip yang pending sampai waktu tertentu dapat dimasukkan kedalam map yang dikehendaki. Setelah selesai diproses warkat dapat disimpan pada file penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari lemari arsip yang digunakan. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan sedang berlangsung, 31 map bulan berikutnya, dan 31 map bulan berikutnya lagi. Pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian guide bulan yang berjumlah 12. Penyimpanan sementara ini juga dapat dilakukan dengan menyediakan beberapa kotak file. Setiap kotak memuat 31 map harian, yang diberi label tanggal 1 sampai dengan 31 (sesuai dengan jumlah tanggal pada bulan yang bersangkutan).

15 2. Penyimpanan Tetap (permanent file) Penyimpanan arsip yang dilakukan oleh setiap organisasi/perusahaan akan berbeda-beda disesuaikan dengan sistem yang berlaku pada organisasi tersebut. Penyimpanan tetap merupakan kelanjutan dari penyimpanan sementara arsip, dimana warkat yang telah selesai diproses disimpan dalam penyimpanan tetap tersebut. Terdapat beberapa langkah dalam menyimpan arsip: Pemeriksaan (Inspecting) Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan warkat dengan cara memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian bahwa warkat-warkat bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan. Apabila terdapat warkat yang belum ditandai dengan tanda tertentu yang menyatakan bahwa warkat siap untuk diarsipkan maka perlu diminta kejelasannya terlebih dahulu. Apabila dokumen sudah dipastikan siap untuk disimpan, maka kita dapat memberikan suatu tanda siap simpan (release mark). Tanda atau symbol yang digunakan dapat berupa tulisan File, Arsip, tanda centang dan lain-lain. Penentuan Kata Tangkap (Indexing) Kegiatan menentukan kata tangkap atau biasa disebut mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa, atau kata tangkap lainnya warkat akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung kepada sistem penyimpanan yang digunakan. Apabila organisasi/ perusahaan menggunakan sistem nomor maka kata tangkapnya adalah nomor yang dianggap penting, sedangkan pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim, baik nama badan atau nama individu yang tertera dalam warkat tersebut. Pemberian Kode (Coding) Pemberian kode dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda atau kode tertentu seperti garis atau lingkaran pada kata tangkap yang akan digunakan. Hal ini akan mempermudah dalam langkah penyortiran dan penyimpanan. Penyortiran (Sorting)

16 Menyortir adalah mengelompokan warkat-warkat untuk persiapan penyimpanan. Langkah ini digunakan khusus untuk volume warkat yang banyak, sehingga memudahkan dalam penyimpanan tetapi perlu dikelompokan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokan sistem penyimpanan yang dipergunakan. Penyimpanan (Placing) Penyimpanan sebagai langkah terakhir adalah menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan. Sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efisien apabila didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai. Hal ini dimaksudkan agar dokumen dapat tetap terpelihara, terawat, aman, mudah, dan cepat ditemukan kembali apabila diperlukan. 2.8 Prosedur Penemuan kembali Arsip Kecepatan dan ketepatan pencarian kembali arsip yang dibutuhkan tergantung pada sistem arsip yang digunakan serta kecekatan dari pegawai dalam mengolah sistem penyimpanan arsip. Menurut Amsyah (2005) secara sederhana dapat diperkirakan bahwa apabila arsip dapat ditemukan dalam satu menit berarti kecepatan penemuan arsip sudah relatif bagus. Artinya manajemen arsip atau pengelola arsip sudah baik, ditinjau secara keseluruhan termasuk sistem, peralatan dan personil. Sedangkan langkah-langkah dalam penemuan kembali arsip menurut Wursanto (2002) adalah sebagai berikut: a) Permintaan Arsip Bagian yang membutuhkan arsip, meminta kepada bagian kearsipan dengan mengisi formulir peminjaman. b) Penemuan Kata Tangkap Menentukan kata tangkap dari arsip yang akan dicari. Kata tangkap berupa nama orang, nama badan, organisasi, pokok masalah, nama tempat dan waktu. c) Penentuan Kode Penyimpanan

17 Setelah mengetahui kata tangkap dari arsip yang akan dicari, maka langkah selanjutnya yaitu menentukan kode penyimpanan dari arsip tersebut. Kode penyimpanan dapat berupa huruf dan tanda-tanda lainnya yang mengandung suatu pengertian tertentu. d) Pencarian Tempat Penyimpanan Arsip Setelah kode arsip diketahui, maka langkah terakhir adalah menuju tempat penyimpanan sesuai dengan kode penyimpanan tersebut untuk menemukan arsip yang dimaksud. 2.9 Peralatan dan Perlengkapan Penunjang Kearsipan Menurut Sedarmayanti (2008) peralatan untuk menyimpan dan menemukan arsip antara lain: 1) Letter Tray (Baki Surat) Adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk menyimpan surat yang biasanya disimpan di atas meja. Gambar 2.6 Letter Tray 2) Safe keeping Document (Brangkas) Adalah lemari besi dengan ukuran yang bermacam-macam dan dilengkapi dengan kunci pengaman biasanya digunakan untuk menyimpan arsip penting atau rahasia. Gambar 2.7

18 Safe Keeping Document 3) Rak Buku (Lemari Terbuka) Adalah rak seperti di perpustakaan untuk menyimpan buku-buku atau untuk menyimpan ordner dan sejenisnya. Gambar 2.8 Rak Buku 4) Lemari Arsip Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal berfungsi untuk menyimpan bermacammacam bentuk arsip.

19 Gambar 2.9 Lemari Arsip 5) Visible Record Cabinet Adalah tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan kantong-kantong kartu yang tersusun disimpan dan dijepit di dalam laci atau baki kemudian tersusun dalam suatu cabinet. Gambar 2.10 Visible Record Cabinet 6) Compact Rolling Shelving (Roll-O-pact) Adalah lemari penyimpangan arsip yang disusun sejajar di atas rel dan dapat digerakan dengan bantuan roda, sehingga dapat dirapatkan satu sama lain dengan ringan dan mudah. Gambar 2.11 Compact Rolling Shelving 7) Rotary Filing System

20 Adalah sistem bertingkat yang dilengkapi dengan sistem kode, angka, abjad dan warna, serta berpola tingkatan bentuknya bundar dan dapat berputar serta dapat mendeteksi lebih awal bila terjadi kekeliruan. Gambar 2.12 Rotary Filing System 8) Compact Rotary Filing Adalah sistem file bertingkat semacam Rotary Filing System hanya berada atau dimasukan dalam lemari. Gambar 2.13 Compact Rotary Filing 9) Mobiplan Filing System

21 Adalah alat untuk menyimpan gambar, kartu-kartu, map cetakan dan lain-lain secara vertical. Mobilplan mudah dipindahkan karena ringan dan dilengkapi dengan roda sehingga dapat mempercepat dan mempermudah pelaksanaan tugas. Gambar 2.14 Mobiplan Filing System 10) Vertical Plan Filing System Adalah lemari untuk menyimpan gambar dengan sistem penyimpanan yang vertical (digantungkan). 11) Dataplan Tray Filing System Gambar 2.15 Vertical Plan Filing System

22 Adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk menyimpan arsip secara horizontal, vertical, ataupun kombinasi antara keduanya. Penggunaan alat ini mudah disesuaikan dengan ruangan yang tersedia. Gambar 2.16 Dataplan tray Filing Sytem 12) Memory Writer (Mesin Tik Elektronik) Adalah mesin tik yang menyediakan tempat untuk menyimpan data dengan kapasitas terbuka. Untuk menyimpan dan menemukan kembali data, dilakukan dengan menekan kunci tertentu. Gambar 2.17 Memory Writer 13) Microfilm

23 Adalah suatu alat untuk memproses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan kembali data, dilakukan dengan menekan kunci tertentu. Gambar 2.18 Microfilm 14) Computer Adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi atau program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan. Gambar 2.19 Computer 15) Desk Tray Adalah tempat untuk menyimpan arsip yang dapat diletakan diatas meja atau diatas peralatan lainnya.

24 Gambar 2.20 Desk Tray 16) Rollafile Trolley Adalah tempat untuk menyimpan map arsip yang dapat dengan mudah dipindahkan karena mempunyai roda bawah. Gambar 2.21 Rollafile Trolley 17) Filling Cabinet Adalah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk menyimpan arsip vertical. Pada umumnya filing cabinet mempunyai dua hingga lima laci dengan ukuran setiap laci (standard) yaitu tinggi 26cm, lebar 35-36cm, dalam 65cm, kapasitas kurang lebih 5000 lembar kertas HVS.

25 Gambar 2.22 Filling Cabinet Menurut Sedarmayanti (2008), perlengkapan untuk menyimpan dan menemukan arsip antara lain: 1) Ordner Adalah semacam map dari karton tebal, dapat menampung banyak arsip dan didalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah dilubangi pinggirnya. Gambar 2.23 Ordner 2) Tab Adalah bagian yang menonjol disebelah atas guide atau map dengan ukuran lebih kurang: lebar 1,15cm, panjang 10cm berguna untuk mencantumkan pokok masalah, kode dan tandatanda penunjuk file lainnya.

26 Gambar 2.24 Tab 3) Sekat atau guide Adalah petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah yang lain sesuai dengan pengelompokan masalah pada klasifikasi arsip. Gambar 2.25 Guide 4) Hang Map Adalah sejenis map yang dilengkapi dengan tembaga pada bagian atasnya, guna menggantungkan di dalam laci filing cabinet dan berfungsi untuk meletakan tab. 5) Schnelhecter Map Gambar 2.26 Hang Map

27 Adalah map untuk menyimpan berkas yang telah dilubangi terlebih dahulu, sehingga berkas tersebut tidak dapat lepas dari kaitan. Gambar 2.27 Schnelhecter Map 6) Map (Folder) kode arsip. Adalah map tanpa daun penutup pada sisinya dan dilengkapi tab untuk menempatkan Gambar 2.28 Map 7) Tickler File

28 Adalah alat atau kotak kecil berukuran lebih kurang 10x15cm yang digunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali, yang cara penyusutan penyimpanan arsip berdasarkan sistem tanggal atau sistem lainnya. Gambar 2.29 Tickler File 8) Perforator Adalah alat yang berfungsi untuk melubangi dokumen agar dapat dimasukan ke dalam besi yang ada di dalam ordner. 9) Stamp File Gambar 2.30 Perforator

29 Alat yang digunakan untuk memberikan tanda pada dokumen yang sudah siap untuk diarsipkan atau disimpan. Berikut contoh stamp file yang akan digunakan dalam perancangan, dapat dilihat pada Gambar Gambar 2.31 Stamp File 2.10 Prosedur Perancangan Sistem Kearsipan Sugiarto Agus dan Teguh Wahyono (2005) mengemukakan bahwa dalam membuat sistem kearsipan ada enam prosedur perancangan yang harus dilakukan. Berikut adalah gambar prosedur perancangan sistem kearsipan:

30 Sumber: Olah Data Penulis, 2012 Gambar 2.32 Prosedur Perancangan Sistem Kearsipan Penjelasan dari gambar prosedur perancangan sistem kearsipan adalah sebagai berikut: 1. Identifikasi Masalah Sebelum merancang suatu sistem kearsipan, terlebih dahulu harus melakukan identifikasi masalah kearsipan yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi yang akan dijadikan sebagai dasar dalam menentukan sistem kearsipan. 2. Menentukan Sistem Kearsipan Setelah mengidentifikasi masalah, tahap kedua yaitu menentukan sistem kearsipan. Pada tahap ini dilakukan pemilihan sistem kearsipan yang tepat dan sesuai bagi perusahaan atau instansi. 3. Menganalisis Sistem Tahap analisis suatu sistem adalah menentukan sasaran organisasional sistem yang disesuaikan dengan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai oleh perusahaan atau instansi, menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem dan persoalan-persoalan yang berkenaan dalam sistem dan ruang lingkup mengenai studi-studi tertentu, mulai dari mengumpulkan data-data dan selanjutnya diberikan kepada manajemen puncak untuk mendapatkan persetujuan. 4. Perancangan Sistem Pada tahap ini semua aspek dari sistem yang sedang berjalan dievaluasi untuk dipadukan dengan kebutuhan sistem yang direncanakan. Hal yang harus diperhatikan dalam tahap ini adalah pengevaluasian terhadap kelemaham-kelemahan yang terdapat

31 pada sistem yang dijalankan dan pencarian alternatif perbaikannya yang sesuai dengan sasaran perusahaan yang hendak dicapai. 5. Memilih dan Mengimplementasikan Tahap ini mencakup tugas-tugas seperti penggantian sistem kearsipan, pemilihan peralatan dan perlengkapan, serta pengujian terhadap sistem yang baru. 6. Penerapan Sistem Kearsipan Setelah melakukan uji coba terhadap sistem kearsipan yang baru, maka tahap selanjutnya adalah menerapkan sistem kearsipan tersebut. Pada tahap ini harus selalu dilakukan monitoring untuk mengetahui dan melihat adanya perubahan-perubahan yang mungkin terjadi karena sifat sistem itu sendiri yang fleksibel.