ANALISA KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK DI SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI NURUL JADID PAITON PROBOLINGGO

Transkripsi

1 ANALISA KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK DI SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI NURUL JADID PAITON PROBOLINGGO ANALYSIS REQUIREMENT OF INFORMATION SYSTEM of AKADEMIK IN TECHNOLOGICAL COLLEGE of NURUL JADID PAITON PROBOLINGGO Anis Yusrotun Nadhiroh dan Febriliyan Samopa Program Studi Magister Manajemen Teknologi ITS Bidang Keahlian Manajemen Teknologi Informasi nyusrotun@yahoo.co.id ABSTRAK STT Nurul Jadid merupakan salah satu perguruan tinggi swasta di Probolinggo, saat ini memiliki sistem informasi akademik yang belum mencukupi kebutuhan operasional seharihari, seperti administrasi perlengkapan untuk mengikuti Praktek Kerja Lapangan (PKL), seminar maupun sidang masih berupa pengisian formulir secara manual, dll. Dan aplikasi SI yang ada saat ini masih berlandaskan Platfrom dos-based. Analisa Kebutuhan diawali dengan pengumpulan data dan infprmasi melalui studi dokumen, wawancara,observasi dan browsing. Selanjutnya akan dilakukan analisa kondisi eksisiting untuk mengetahui secara detail proses akademik yang ada di STT-NJ saat ini, dan untuk mengetahui fitur dan fungsi-fungsi apa saja yang ada dalam sistem informasi akademik STT-NJ eksisting. Tahap berikutnya dilakukan interpretasi kondisi mendatang untuk mengetahui kebutuhan akademik, dan potensi aplikasi yang bisa mendukung kebutuhan tersebut, kemudian dilanjutkan dengan melakukan analisa kebutuhan sistem informasi akademik STT-NJ eksisting dengan potensi aplikasi sistem informasi akademik STT-NJ mendatang sebagai dasar membuat rekomendasi sistem informasi akademik dimasa mendatang. Tesis ini menganalisa Kebutuhan Sistem Informasi Akademik, dengan menghasilkan rekomendasi untuk mengembangkan sistem informasi akademik STT-NJ. Kata kunci : Analisa Kebutuhan, Rekomendasi, Informasi Akademik. ABSTRACT STT Nurul Jadid represent one of the college of private sector in Probolinggo, in this time have information system of academic which not yet answered the demand of requirement of everyday operational, like administration of[is peripheral to following Practice Work Field( PKL), conference and also seminar still in the form of admission filling of form manually, etc. And application the existing in this time still have base to of Platform dos-based. Business strategy of new STT-NJ can according to period to come. Analysis Requirement early with data collecting and of information through document study, and interview, observes of browsing. Here in after will to analyze the condition of existing to know in detail process academic exist in STT-NJ in this time, and to know functions and future any kind of existing in information system of academic STT-NJ existing. Conducted by Next phase of interpretation of is condition of coming to know requirement of academic, and application potency which can support the requirement, is later; then continued by analyze C-52-1

2 requirement of information system of academic STT-NJ existing with information system application potency of academic STT-NJ come as base make information system recommendation of academic period to come. This thesis analyzes Requirement of Information System of Academic, reductively recommend to develop information system of academic STT-NJ. Keyword : Analysis Requirement, Recommendation, Information of Academic. PENDAHULUAN Pendahuluan Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid merupakan salah satu perguruan tinggi swasta yang terdapat dikota Probolinggo telah berjalan relatif baik selama 12 tahun. Tantangan utama yang dihadapi STT Nurul Jadid adalah kenyataan bahwa jumlah calon mahasiswa dari tahun ke tahun menurun jumlahnya. Pada tahun pertama didirikan, ada 150 siswa yang mendaftar pada 2 program studi yaitu Jurusan Teknik Informatika dan Jurusan Teknik Elektronika. Salah satu penyebab menurunnya minat masyarakat pada pendidikan yang ditawarkan oleh Perguruan Tinggi karena faktor bertambah mahalnya pendidikan saat ini, dan juga faktor kulitas yang dihasilkan oleh Perguruan Tinggi di Indonesia. Selama ini sistem informasi akademik STT-NJ belum mencukupi kebutuhan operasional sehari-hari, seperti administrasi perlengkapan untuk mengikuti Praktek Kerja Lapangan (PKL), seminar maupun sidang masih berupa pengisian formulir secara manual, dll. Dan aplikasi SI yang ada saat ini masih berlandaskan Platfrom dos-based. Untuk itu ada keinginan untuk meng-upgrade SI yang ada agar lebih bisa menangani kegiatan-kegiatan yang ada di STT-NJ dengan memperhatikan strategi bisnis dari STT-NJ yang baru bisa sesuai dimasa mendatang. Oleh karena itu penelitian ini merupakan upaya untuk memberikan informasi kepada manajemen STT-NJ mengenai Analisis Kebutuhan Sistem Informasi Akademik, serta memberikan arahan bagi manajemen STT-NJ yang berupa rekomendasi Sistem Informasi Akademik untuk masa mendatang. Rekomendasi tersebut diharapakan bisa dijadikan acuan dalam pengambilan kebijakan : apakah Sistem Informasi Akademik STT-NJ yang ada masih layak untuk dipertahankan, perlu dikembangkan dengan menambahkan fungsi-fungsi baru. Pembatasan Masalah Agar permasalahan lebih fokus dan tidak meluas, maka perlu adanya pembatasan masalah sebagai berikut : 1. Tesis ini membahas Restra STT Nurul Jadid untuk tahun 2006 sampai tahun Pembahasan difokuskan pada hal-hal/ fungsi-fungsi yang mendukung proses akademik. Akademik yang dimaksud adalah pendidikan yang diarahkan terutama pada pengusaan ilmu pengetahuan, teknologi, atau kesenian dan diselenggarakan oleh sekolah tinggi, institut, dan universitas. Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menghasilkan rekomendasi sistem informasi akademik Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid untuk masa mendatang agar sesuai atau selaras dengan kebutuhan akademik, dan manfaat yang akan didapatkan oleh STT-NJ sebagai berikut : 1. Manajemen memperoleh gambaran secara detail mengenai kondisi proses akademik STT-NJ saat ini dan mendatang. C-52-2

3 2. Manajemen memperoleh gambaran secara detail mengenai kondisi sistem informasi akademik STT-NJ yang dimiliki saat ini. 3. Memberikan acaun bagi manajemen STT-NJ dalam pengambilan kebijakan informasi mengenai : apakah sistem informasi akademik yang ada masih layak untuk dipertahankan, perlu dikembangkan dengan hanya menambah fitur dan fungsi-fungsi baru, atau harus diganti dengan sistem yang baru. KAJIAN Pendidikan Akademik Definisi Pendidikan Akademik menurut KEPMEN 232/U/2000 adalah : Pendidikan yang diarahkan terutama pada penguasaan ilmu pengetahuan, teknologi, dan/kesenian dan diselenggarakan oleh sekolah tinggi, institut, dan universitas. Sistem Akademik Sistem akademik adalah suatu sistem yang mengelola kegiatan akademik pada suatu lembaga pendidikan. Di dalam sistem akademik terdapat sistem lain yang saling mendukung dalam rangka mencapai tujuan akademik. Sistem akademik dirancang menyesuaikan dengan visi dan misi agar mampu mendukung dalam pencapaian goal lembaga pendidikan. Sistem lain di dalam sistem akademik, diantaranya : a. Sistem Pembelajaran Adalah sistem yang menangani segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan belajar mengajar dan perkuliahan. Sistem ini berjalan berdasrkan ketentuan akademik yang harus dipatuhi oleh setiap pihak yang berkaitan langsung dengan kegiatan akademik. b. Sistem Pengendalian Akademik Adalah suatu sistem yang bertujuan mengendalikan kegiatan akademik yang sedang berjalan. Pengendalian dilakukan dengan tujuan untuk memberikan tindak lanjut terhadap suatu kondisi akademik jika tidak sesuai dengan ketentuan akademik yang telah ditetapkan. c. Sistem Perwalian Adalah sistem yang menangani studi mahasiswa. Sistem ini dapat memberikan keterangan berapa banyak beban SKS dan matakuliah yang diambil oleh mahasiswa. d. Sistem Pemantauan Akademik Adalah sistem yang bertugas memantau seluruh kegiatan akademik. Sistem ini akan memberikan kontribusi yang besar untuk kebutuhan sistem informasi akademik, karena adata awal yang didapat dari sistem pemantauan akan menjadi trigger kegiatan kebutuhan sistem informasi akademik. e. Sistem Kurikuler Adalah sistem yang menangani dan menentukan rancangan rencana perkuliahan yang akan digunakan pada suatu lembaga pendidikan untuk membantu menentukan matakuliah yang akan diberikan pada setiap semester perkuliahan. f. Sistem Evaluasi Akademik Adalah suatu sistem yang melakukan evaluasi pada seluruh kegiatan akademik yang telah berjalan. Hasil evaluasi akan menghasilkan gambaran kinerja sistem akademik persemesternya. Selain itu, pada umumnya hasil evaluasi juga dapat digunakan oleh lembaga pendidikan untukmeningkatkan kualitas akademiknya Tujuan Akademik Menurut KEPMEN 232/U/2000 pendidikan akademik bertujuan menyiapkan peserta didik untuk menjadi anggota masyarakat yang memiliki kemampuan akademik dalam C-52-3

4 menerapkan, mengembangkan, dan/atau memperkaya khasanah ilmu pengetahuan, teknologi dan/kesenian serta menyebarluaskan dan mengupayakan penggunaannya untuk meningkatkan taraf kehidupan masyarakat dan memperkaya kebudayaan nasioanl. Dalam lingkup perguruan tinggi, tujuan akademik diwujudkan melalui tridharma perguruan tinggi, yang meliputi : 1. Pendidikan dan pengajaran 2. Penelitian, dan 3. Pengabdian masyarakat Perencanaan Strategis Sistem Informasi Perencanaan Strategis Sistem Informasi ( Strategic Information System Planning) digunakan untuk mendukung strategi bisnis organisasi agar mampu mencapai tujuan bisnisnya dengan lebih cepat (Ward, 2003). Kemampuan tersebut terkait langsung dengan bagaimana organisasi memilih strategi, aplikasi dan kebijakan organisasi yang tepat dengan berfokus pada Sistem Informasi/Teknologi Informasi ( SI/TI). Dengan Pere ncanaan Strategis SI/TI yang tepat, akan membantu organisasi dalam mengembangkan kompetensi intinya untuk mampu bersaing dengan kompetitor-kompetitor lain. Hubungan Stategis Bisnis, Strategi SI dan strategi TI Menurut Ward ( 2003) : Keterkaitan (Relations hip) antara strategi bisnis dan perencanaan strategis SI/TI dapat digambarkan pada Gambar 1 : Gambar 1 Relationship Strategi Bisnis dan Perencanaan Strategis SI/TI (Ward 2003) Seperti Gambar 1 diatas nampak bahwa terlebih dahulu perlu diidentifikasi dampak potensial, kemudian mengevaluasi informasi dan sistem apa yang dibutuhkan untuk mendapatkan strategi selanjutnya menentukan bagaimana sistem informasi tersebut melalui sisi teknologi. Model Strategis SI/TI Model strategis SI/TI yang digunakan dalam hal ini diharapkan akan menghasilkan perencanaan portfolio aplikasi mendatang yang dapat memberikan kontribusi yang nyata bagi portfolio yang ada sekarang. Model ini terdiri dari beberapa input dan output (Ward,2002), seperti pada Gambar 2, yaitu : Input yang dibutuhkan : C-52-4

5 1. Lingkungan bisnis internal, yaitu : strategi bisnis sekarang, tujuan (objective), sumber daya, proses, serta kebudayaan dan nilai dari suatu bisnis. 2. Lingkungan bisnis eksternal, yaitu : factor politik, ekonomi, social dan teknologi. 3. Lingkungan SI/TI internal, yaitu : perspektif SI/TI bisnis sekarang, kematangannya, ruang lingkup dan kontribusi bisnis, skill, sumber daya dan infrastruktur teknologi. Portfolio aplikasi dari sistem yang ada sekarang dan sistem yang sedang dikembangkan, atau yang sudah dianggarkan tapi belum selesai dikerjakan juga termasuk bagian dari lingkungan SI/TI internet. 4. Lingkungan SI/TI eksternal, yaitu : tren teknologi, kesempatan dan kegunaan yang dihasilkan oleh SI/TI pihak lain, terutama customer, pesaing dan supplier. Gambar 2. Model Strategi SI/TI (Ward,2002) Output yang dihasilkan: 1. Strategi bisnis SI, yaitu : bagaimana setiap unit atau fungsi akan mengembangkan SI/TI dalam mencapai tujuan (objective)bisnisnya. 2. Strategi manajemen SI/TI, yaitu : elemen-elemen yang lazim dari strategi yang diterapkan organisasi secara keseluruhan, manajemen kebijakan konsisten yang dibutuhkan. 3. Strategi TI, yaitu kebijakan dan strategi untuk manajemen teknologi dan ahli sumber daya. Kerangka Kerja Perencanaan Strategis SI/TI Ward menjelaskan kerngka kerja untuk proses perencanaan SI seperti terlihat pada Gambar 3. Perencanaan yang baik akan menghasilkan produk yang dapat dijadikan masukan pada siklus proses berikutnya. C-52-5

6 Lingkungan bisnis dan teknik Mulai proses perencanaan Mendefinisikan/ memperbarui arsitektur sistem dan informasi Mengetahui situasi saat ini dan interpretasi kebutuhan bisnis Menentukan bisnis SI strategi Aktifitas perencanaan lainnya Strategi SI/TI sebelumnya Mem-formulasikan Menyiapkan migration plan dan kasus bisnis strategi TI Strategi bisnis dan pembangunan program yang diajukan Strategi SI/TI dan rencana yang diajukan Gambar 3. Kerangka Kerja Perencanaan Strategis SI/TI ( Ward 2002) Kerangka kerja untuk perencanaan strategi SI/TI tersebut dipengaruhi oleh aspekaspek : a. Lingkungan bisnis dan teknologi b. Strategi SI/TI sebelumnya c. Strategi bisnis dan program pengembangan yang dituju d. Strategi SI/TI dan rencana- rencana yang dituju e. Aktivitas perencanaan lainnya METODE ANALISIS Analisa Kondisi Eksisting Keadaan STT Nurul Jadid akan dianalisis mengenai 2 hal yaitu: Analisa lingkungan internal / eksternal SI/TI. 1. Analisa Lingkungan Internal bisnis meliputi analisa terhadap strategi bisnis yang dirumuskan oleh STT Nurul Jadid, analisa lingkungan organisasional dan analisa terhadap proses bisnis STT Nurul Jadid. 2. Analisa lingkungan eksternal bisnis meliputi analisa faktor politik,ekonomi, sosial dan teknologi, serta analisa strategis STT Nurul Jadid. 3. Analisa lingkungan internal SI/TI, terdiri dari : Review terhadap investasi infrastruktur teknologi informasi yang telah dilakukan dan dimanfaatkan sampai dengan saat ini dan Analisa terhadap pengunaan sistem informasi dalam aktivitas sehari-hari. Pada tahap ini analisa difokuskan pada analisa terhadap fungsi-fungsi Sistem Informasi Akademik STT Nurul Jadid teknik eksisting. 4. Analisa lingkungan eksternal SI/TI, ditekankan pada perkembangan dan kecenderungan pemanfaatan sistem informasi dan teknologi informasi oleh industri atau lembagalembaga yang memiliki core competence sejenis dengan STT Nurul Jadid. C-52-6

7 5. Analisa SWOT bertujuan untuk mengetahui kekuatan,kelemahan, kesempatan dan ancaman yang dimiliki oleh STT Nurul Jadid, untuk selanjutnya digunakan sebagai dasar dari isu strategis yang mendasari pengembangan sistem informasi dan teknologi informasi STT Nurul Jadid dimasa mendatang. Interpretasi Kondisi Mendatang Keadaan STT Nurul Jadid akan dianalisa berdasarkan keadaan eksternal dan internalnya yaitu : 1. Analisa formulasi strategi, digunakan untuk mengidentifikasi dan menentukan strategi yang tepat yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan strategis, berdasarkan hasil analisa SWOT STT-NJ. 2. Analisa Value Chain, dimana tahap ini mendeskripsikan kondisi yang akan datang meliputi analisa terhadap kondisi internal dan eksternal STT Nurul Jadid. 3. Analisa Balanced Scorecard, untuk mengidentifikasi sasaran strategis dilihat dari empat prespektif BSC yaitu perspektif keuangan, perspektif bisnis internal organisasi, perspektif pelanggan dan perspektif inovasi dan pembelajaran. Dari hasil identifikasi sasaran strategis tersebut kemudian dilakukan identifikasi inisiatif untuk dapat memenuhi sasaran strategis tersebut. 4. Analisa Critical Sucess Factor yaitu memformasikan kondisi yang diinginkan oleh STT Nurul Jadid di masa mendatang, baik aspek bisnis maupun sistem informasi. Kebutuhan bisnis STT Nurul Jadid dimasa mendatang (future requirement) menj adi dasar bagi pengembangan sistem informasi ke depan. Analisa Kesenjangan Sistem Informasi Akademik STT-NJ Mendatang Analisa Kesenjangan, yakni analisa untuk melihat kesenjangan antara kondisi SI/TI yang sedang berjalan dan kondisi SI/TI yang akan dicapai dimasa mendatang, penting dilakukan guna menentukan aktifitas SI/TI yang diprioritaskan. Oleh karena itu dari hasil analisa kondisi eksisting dan interpretasi kondisi mendatang akan dilakukan analisa kesenjangan untuk mengetahui kesenjangan antara sistem informasi akademik STT-NJ eksisting dengan rekomendasi sistem informasi akademik berdasarkan interpretasi kondisi mendatang. Rekomendasi Sistem Informasi Akademik STT-NJ Mendatang Dari hasil analisa kesenjangan antara Sistem informasi akademik STT-NJ eksisting dengan potensi aplikasi sistem informasi akademik yang akan dicapai dimasa mendatang, selanjutnya akan dibuat rekomendasi sistem informasi akademik STT-NJ untuk masa mendatang, agar memiliki kontribusi yang lebih maksimal tehadap sitem informasi akademik STT-NJ. HASIL DAN PEMBAHASAN Analisa Kondisi Eksisting Sub bab ini akan menjelaskan situasi bisnis saat ini dan analisa kondisi eksisting SI/TI yang saat ini diimplementasikan di STT Nurul Jadid Paiton Probolinggo, yang dibagi menjadi beberapa sub bab yang membahas mengenai analisa lingkungan internal/eksternal bisnis saat ini (eksisting), analisa lingkungan internal/eksternal SI/TI saat ini (eksisting), dan analisa SWOT. C-52-7

8 Analisa Lingkungan Internal/ Eksternal Bisnis Sub bab ini berisikan hasil analisa lingkungan internal dan eksternal bisnis untuk mengidentifikasi inovasi yang sesuai dengan bisnis STT Nurul Jadid dan didukung oleh aplikasi-aplikasi SI/TI yang potensial bagi STT Nurul Jadid. Analisa Sekolah Tinggi Teknologi Dengan visi, misi dan objektif ini tampak jelas ke mana arah tujuan STT Nurul Jadid. STT NJ bercita-cita menjadi market leader pada bidang pendidikan yang berbasis profesioanal. Outputnya dirancang untuk mampu bersaing secara global untuk mampu bersaing memerlukan srana dan prasarana yang terkini.. Demikian juga kualitas dosen dan kurikulumnya, oleh karena itu persiapan sarana dan prasarana juga harus mampu mendukung ke arah market leader tadi. Oleh karena itu jelas infrastruktur, kompensasi dosen, kualitas akademis dan lainnya dirancang untuk bersaing. Dengan menyatakan mampu berkembang dan mandiri, STT-NJ menargetkan pangsa pasar pada calon mahasiswa dengan kualitas ekonomi keluarga menengah ke bawah, terutama dimasa ekonomi sulit seperti ini. Analisa Organisasi Setiap perusahaan dapat bekerja dengan baik secara efektif dan efisien bila semua unsur dalam organisasi tersebut dapat berfungsi dan mempunyai tugas serta tanggungjawab yang jelas sesuai dengan struktur organisasi yang telah ditetapkan. Organisasi adalah sekelompok orang yang mempunyai hubungan dan bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Struktur organisasiadalah merupakan wadah kerjasama yang dapat mencerminkan pengaturan wewenang dan tanggungjawab diantara orang-orang didalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Berdasarkan analisa terhadap dokumen-dokumen organisasi STT Nurul Jadid paiton probolinggo, dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut: Sebagian besar dosen STT Nurul Jadid masih berpendidikan S1, hal ini merupakan kelemahan yang harus segera diatasi. STT-NJ masih memiliki dua jurusan dan belum terakreditasi (terdaftar), hal ini merupakan kelemahan yang harus segera diatasi. Biaya perkuliahan relatif terjangkau untuk kalangan menengah ke bawah, hal ini merupakan kekuatan tersendiri bagi STT Nurul jadid, terutama dimasa ekonomi sulit seperti saat ini. Memiliki kelas khusus ( Sabtu & Minggu) yang memberikan kesempatan kuliah bagi para pegawai/ karyawan, hal ini merupakan kekuatan bagi STT Nurul Jadid sehingga menjadi peluang pasar tersendiri bagi STT Nurul Jadid dalam rangka menambah jumlah mahasiswa. Secara umum jumlah mahasiswa baru di STT Nurul Jadid dari tahun ketahun menurun, hal ini merupakan kelemahan yang harus segera dicari akar masalah dan solusinya. Sumber keuangan utama berasal dari SPP mahasiswa, hal ini merupakan kelemahan bagi STT Nurul Jadid, karena dengan jumlah mahasiswa yang terus menurun akan berakibat buruk bagi keberlangsungan STT Nurul Jadid dimasa mendatang, sehingga perlu dicari sumber-sumber keuangan lain selain dari SPP mahasiswa. Penelitian dan pengabdian masyarakat belum terjadwal dan terkelola dengan baik,hal ini merupakan kelemahan bagi STT Nurul Jadid, karena bila penelitian dan pengabdian masyarakat bisa dikelola dengan baik akan bisa dijadikan sumber penghasilan alternatif bagi STT Nurul Jadid. C-52-8

9 Informasi mengenai data alumni belum terjaring dan terkelola dengan baik. Ini merupakan kelemahan yang perlu juga diatasi, karena dengan informasi alumni yang terkelola dengan baik akan memberikan banyak manfaat. Secara kualitas dan kuantitas fasilitas perkuliahan belum mencukupi, hal ini merupakan kelemahan yang harus segera diatasi untuk menjamin keberlangsungan kegiatan akademik di STT Nurul Jadid aga bisa berjalan dengan baik, sehingga bisa memberikan kepuasan bagi mahasiswa. Analisa Proses Bisnis Proses bisnis atau alur kerja (work/flow) memberikan gambaran aktifitas yang dilakukan oleh setiap bagian/jabatan dalam menyelesaikan pekerjaan. Proses bisnis di STT-NJ berlandaskan Platfrom dos-based seperti menangani administrasi perlengkapan untuk mengikuti Praktek Kerja Lapangan (PKL), seminar maupun sidang. Proses pembuatan transkip sementara dll. Analisa Lingkungan Eksternal Bisnis Analisa PETS Berdasarkan analisa PEST (Politik, Ekonomi, Teknologi, Sosial) dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut: Dengan kondisi politik yang kondusif akan memberikan kesempatan bagi perguruan tinggi pada umumnya dan STT Nurul Jadid pada khususnya untuk berkembang. Dengan adanya kebijakan pemerintah meningkatkan anggaran biaya pendidikan dan banyaknya beasiswa yang disediakan pemerintah untuk mahasiswa,memperluas kesempatan dan pasar bagi perguruan tinggi pada umumnya dan STT Nurul Jadidpada khususnya. Dengan kondisi perekonomian yang masih belum stabil, daya beli masyarakat turun, secara umum akan merubah pandangan masyarakat, masayarakat lebih memilih perguruan tinggi yang menawarkan biaya kuliah yang terjangkau dibanding dengan tawaran fasilitas yang lengkap namun biaya yang dipatok jauh lebih tinggi, hal ini memberikan peluang yang baik bagi STT Nurul Jadid, yang menawarkan biaya pendidikan yang terjangkau untuk kalangan menengah kebawah. Secara teknologi, kesetaraan dalam kesempatan penguasaan teknologi, mengakibatkan tumbuhnya pesaing, hal ini bisa menjadi ancaman bagi keberadaan STT Nurul Jadid, sehingga penerapan dan pengembangan teknologi perlu mendapat perhatian yang lebih baik dari pihak manajemen. Berdasarkan kondisi sosial, saat ini masyarakat luas semakin mengerti pentingnya teknologi dalam berbagai bidang, sehingga membuka peluang bagi STT Nurul Jadid khususnya untuk memperluas pangsa pasar. Analisa RENSTRA STT-NJ Berdasarkan analisa terhadap dokumen RENSTRA STT-NJ, dengan kondisi STT-NJ saat ini, sulit rasanya untuk bisa mewujudkan visi dan misi STT-NJ, sehingga perlu untuk mengevaluasi kembali visi dan misi tersebut, agar menjadi visi dan misi yang lebih riil untuk bisa diwujudkan. Analisa Lingkungan Internal SI/TI Penerapan dan Penggunaan Sistem Informasi dan Database Eksisting Berikut aplikasi-aplikasi dan sistem pengelolaan informasi yang digunakan oeh STT-NJ : a. Aplikasi Kantor C-52-9

10 Hampir semua komputer yang digunakan di STT-NJ berjalan dengan aplikasi platfrom dos-based. b. Aplikasi Database Akademik Aplikasi ini berupa sistem informasi back office yang dibuat dengan menggunakan MS. Visual Basic 5.0 dengan database Ms Access 97, dimana berfungsi menyimpan data yang berkaitan dengan proses akademik STT-NJ. c. Aplikasi Reporting Proses data collecting, comparing, dan refining dilakukan secara manual oleh masingmasing bagian dan kemudian laporan diserahkan kepada ketua. Analisa Fitur dan Fungsi-Fungsi Dalam Sistem Informasi Akademik STT- NJ Teknik Eksisting. Difokuskan pada fitur-fitur, fungsi-fungsi, dan pengguna sistem informasi akademik STT- NJ berdasarkan hasil analisa terhadap sistem informasi akademik STT-NJ eksisting. Analisa Lingkungan Eksternal SI/TI Berdasarkan analisa kondisi lingkungan internal/eksternal SI/TI, dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut: Aplikasi SI yang ada di STT-NJ masih menggunakan platform DOS hal ini merupakan kelemahan yang perlu diatasi karena umumnya para pengguna maupun pembuat terbiasa menggunakan windows, tetapi ada baiknya untuk mulai dibiasakan juga alternatif penggunaan Linux, karean sistem operasi ini tidak berbayar atau free/open source. Database Sistem Informasi Akademik yang belum terhubung secara online dengan bagian lain diluar STT-NJ hal ini merupakan kelemahan yang perlu diatasi dengan media Wireless Lan diharapkan tidak lagi ada masalah kerumitan pengkabelan ataupun karena adanya penambahan unit komputer baru. Sistem Informasi Akademik belum terintegrasi dengan sistem keuangan, sehingga menyulitkan bagian akademik untuk melakukan cross check data keuangan/ pembayaran mahasiswa, halini meruapakan kelemahan yang perlu untuk diatasi, agar proses perwalian menjadi lebih cepat dan valid. Dokumentasi dari Sitem Informasi Akademik tidak ada, hal ini meruapakan kelemahan, karena sulit untuk mengembangkan sitem tersebut dimasa mendatang. Sebagai perguruan tinggi yang memiliki visi untuk bersaing (menjadi perguruan tinggi unggulan), STT Nurul Jadid dikategorikan masih lambat dalam menghadapi perkembangan teknologi SI/TI, STT Nurul Jadid saat ini membutuhkan upaya lebih keras apabila ingin menjadi fakultas unggulan, baik dari segi infrastruktur SI/TI. Analisa SWOT Secara umum, SWOT akan lebih diarahkan ke hal-hal yang berkaitan dengan sistem informasi. Adapun poin-poin yang terdapat pada SWOT STT-NJ dapat dilihat pada tabel 4.1. Dari analisa SWOT dan analisa lingkungan yang telah dilakukan kemudian ditentukan isu-isu strategis yang dapat dilakukan oleh manajemen seperti stategi Strength-Opportunity (SO), Weakness-Opportunity (WO), Strength-Threat (ST), dan Weakness-Threat (WT) yang dapat dilihat pada tabel 1 C-52-10

11 Tabel 1 Analisa SWOT Kekuatan (Strength) 1. SI yang ada pada saat ini tidak membutuhkan persyaratan hardware khusus yang baru dan modern. 2. SI telah menggunakan jaringan LAN. 3. Sebagian besar proses bisnis sudah ter-cover oleh Sistem Informasi dan aplikasi yang sudah terintegrasi. Kesempatan (Opportunity) Kelemahan (Weakness) 1. Aplikasi SI masih menggunakan Platform DOS. 2. Database Sistem Informasi Akademik yang belum terhubung secara online dengan bagian lain diluar STT-NJ. 3. Kurangnya tata kelola IT di STT-NJ 4. SI yang digunakan belum berbasis open source/free. Ancaman (Threat) 1. Pemanfaatan teknologi internet sebagai media promosi dan pemberian informasi mengenai STT-NJ. 2. Penggunaan aplikasi SI dengan model visual dan menggunakan platform yang lebih murah. OPPORTUNITY 1. Pemanfaatan teknologi internet sebagai media promosi dan pemberian informasi mengenai STT-NJ. 2. Penggunaan aplikasi SI dengan model visual dan menggunakan platform yang lebih murah. THREAT 1. Perubahan teknologi khususnya di bidang SI/TI yang sangat cepat Tabel 2 Isu-isu Strategis pada SWOT STRENGTH 1. SI yang ada pada saat ini tidak WEAKNESS 1. Aplikasi SI masih menggunakan membutuhkan persyaratan Platform DOS. hardware khusus yang baru dan 2. Database Sistem Informasi modern. 2. SI telah menggunakan jaringan LAN. 3. Sebagian besar proses bisnis sudah ter-cover oleh Sistem Informasi dan aplikasi yang Akademik yang belum terhubung secara online dengan bagian lain diluar STT-NJ. 3. Kurangnya tata kelola IT di STT-NJ 4. SI yang digunakan belum berbasis open source/free. sudah terintegrasi. 1. Peningkatan fasilitas website 1. Perbaikan operasional dan pengelolaan SI/TI. Penyesuaian kebutuhan aplikasi yang akan diterapkan dengan teknologi yang akan dipergunakan. 3. Perubahan teknologi khususnya di bidang SI/TI yang sangat cepat akan mempengaruhi aplikasi maupun teknologi yang akan digunakan. Pembuatan rencana kebutuhan untuk jangka panjang. Interpretasi Kondisi Mendatang A. Formulasi strategi berdasarkan analisa SWOT Berdasarkan Gambar 4.1 analisa berdasarkan SWOT, menunjukkan bahwa STT-NJ saat ini memiliki banyak kelemahan, namun masih terbuka kesempatan dan pasar untuk bisa diraih. Dari kondisi tersebut, strategi yang bisa diterapkan distt-nj adalah dengan cara mengurangi/ menghilangkan kelemahan yang dimiliki, untuk dapat meraih kesempatan dan pasar yang ada, yang dapat diformulasikan sebagai Isu-isu strategis sebagai berikut : 1. Peningkatan fasilitas website. 2. Perbaikan operasional dan pengelolaan SI/TI. 3. Pembuatan rencana kebutuhan untuk jangka waktu tertentu C-52-11

12 B. Analisa Value Chain Setelah menentukan aktivitas-aktivitasyang harus dilaksanakan untuk menjamin terlaksananya rencana strategis, selanjutnya aktivitas-aktivitas tersebut ditempatkan dalam sebuah rantai proses yang mendeskripsikan urutan dan langkah-langkah yang mendukung tercapainya tujuan strategis tersebut. Skema analisa value chain dari aktivitas-aktivitas yang telah teridentifikasi melalui analisa balance score card dan analisa critical success factor sebagai aktivitas-aktivitas yang mendukung kebutuhan sistem informasi di STT-NJ, ditampilkan pada gambar 2 Analisa Value Chain Pendaftaran Tugas Akhir dan PKL : Pembayaran biaya Validasi slip Penjadwalan Persetujuan Koordinator Kegiaatan Kurikuler : Perkuliahan tugas,praktik um Tugas,Quis, UTS, UAS Evaluasi Keberhasilan dan Kelulusan : Monitoring dan penilaian proses belajar mengajar Evaluasi keberhasilan Kelulusan Sosialisasi Jurusan : Papan pengumuman Briefing Pelayanan : Informasi lowongan kerja Informasi beasiswa Permintaan surat keterangan Keuangan Pengadaan dan perawatan Komunikasi Internal/Ekternal Sumber Daya Manusia Gambar 4.2 Diagram Activity Chain di STT Nurul Jadid Gambar 2 Analisa Value Chain C. Analisa Balanced ScoreCard (BSC) Analisa BSC terdiri dari empat faktor yaitu: Financial, Customer, Internal & Innovation, empat hal tersebut merupakan parameter ukur yang nantinya akan ditetapkan pada setiap isu strategis.adapun isu-isu strategis tersebut adalah : Peningkatan fasilitas website. Perbaikan operasional dan pengelolaan SI/TI. Pembuatan rencana kebutuhan untuk jangka waktu tertentu Adapun penjelasan tentang BSC masing-masing isu dapat dilihat sebagai berikut : BSC Peningkatan Fasilitas Website Isu strategis ini dipetakan menurut empat parameter yang sudah disebut diatas, akan membuat suatu Tabel 3 seperti di bawah ini: C-52-12

13 Financ ial objectives Activities Measures SI / Records Custo mer Internal Peningkatan fasilitas website Pembuatan fasilitas website Pembuatan fasilitas forum Pembuatan fasilitas kritik dan saran Pembuatan fasilitas counter jumlah pengunjung Jumlah anggota forum setiap bulan Jumlah saran dan kritik setiap bulan Jumlah pengakses setiap bulan Data forum member Data saran dan kritik Data jumlah pengaksesan Learnin g & Growth BSC Perbaikan operasional dan pengelolaan SI/TI. Isu strategis ini dipetakan menurut empat parameter yang sudah disebut diatas, akan membuat suatu Tabel 4 seperti di bawah ini: Tabel 4. Tabel Pemetaan Isu Strategis Perbaikan operasioanal dan pengelolaan SI/TI objectives Activities Measures SI / Records Financial Customer Internal Perbaikan operasioanal dan pengelolaan SI/ Pembuatan fasilitas kotak saran dan kritik Pembuatan SOP untuk pengelolaan SI/TI Perawatan dan perbaikan SI/TI Jumlah saran dan kritik setiap bulan Jumlah SOP Kondisi SI/TI Data saran dan kritik Data SOP Data Inventaris SI/TI Learning & Growth BSC Pembuatan kebutuhan untuk jangka waktu tertentu Isu strategis ini dipetakan menurut empat parameter yang sudah disebut diatas, akan membuat suatu Tabel 5 seperti di bawah ini: C-52-13

14 Tabel 5 Tabel Pemetaan Isu Strategis Pembuatan kebutuhan untuk jangka waktu tertentu objectives Activities Measures SI / Records Financial Customer Internal Learning & Growth Pembuatan rencana kebutuhan untuk jangka waktu tertentu Pembuatan perencanaan dana Penambahan aplikasi baru Jumlah pemasukan dan pengeluaran Jumlah aplikasi baru tiap periode Data cash flow STT-NJ Data aplikasi D. Analisa Critical Sucess Factor Dari hasil analisa balance score card kemudian dilanjutkan dengan melakukan analisa Critical Sucess Factors. Setelah mengidentifikasi langkah-langkah yang akan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan STT-NJ yang diwakili oleh isu-isu strategis dan parameter-parameter yang dijadikan acuan dalam menilai kesuksesan langkah tersebut, maka pada analisa Critical Sucess Factors ini akan ditentukan mengenai faktor-faktor yang harus dipenuhi dan aktifitas yang harus dilakukan untuk menjamin kesuksesan isu-isu strategis tersebut. Analisa Kesenjangan Sistem Informasi Akademik STT-NJ Mendatang Bedasarkan hasil analisa yang diinterpretasikan kebutuhan aktivitas-aktivitas STT-NJ untuk mencapai tujuan strategisnya, bila dikaitkan dengan pokok permasalahan yang membahas mengenai kebutuhan sistem informasi akademik, melalui aplikasi sistem informasi potensial yang mendukung sistem informasi akademik yang mestinya dikembangkan oleh STT-NJ. Rekomendasi Sistem Informasi Akademik STT-NJ Mendatang Dari hasl analisa kesenjangan antara fitur/fungsi-fungsi sistem informasi akademik teknik eksisting dengan sistem informasi akademik STT-NJ yang baru. Untuk itu sistem informasi akademik STT-NJ bisa memberikan kontribusi yang lebih maksimal terhadap kebutuhan akademik STT-NJ, dengan direkomendasikan untuk mengembangkan sistem informasi akademik STT-NJ teknik eksisting sesuai dengan fitur/fungsi-fungsi yang ada dalam sistem informasi akademik STT-NJ yang baru. Namun demikian, karena tidak ada dokumentasi dari sistem informasi akademik teknik eksisting, sehingga tidak memungkinkan untuk melakukan pengembangan hanya dengan memodifikasiakn sistem informasi akademik teknik eksisting tersebut, untuk itu direkomendasikan unutk membangun sistem informasi akademik STT-NJ yang baru mulai dari awal. C-52-14

15 KESIMPULAN 1. Dari analisa SWOT, dapat disimpulkan bahawa STT-NJ saat ini memiliki banyak kelemahan yaitu kurang melakukan promosi keluar sehingga masyarakat calon mahasiswa baru/orang tua calon mahasiswa baru kurang mengetahui pa dan bagaimana STT-NJ tersebut, terutama ditinjau dari segi prestasi yang telah dihasilkan oleh mahasiswa maupun alumninya. 2. Dalam analisa keadaan sekarang atau kondisi eksisting STT-NJ sudah melakukan penataan yang cukup baik, hal ini dapat dilihat dari sistem informasi yang sudah dpat menangani sebagian kegiatan utama di STT-Nj, yang walaupun bersifat lokal, tetapi cuup informatif dlam menghasilkan laporan-laporan yang representatif. DAFTAR PUSTAKA Cassidy, Anita Pratical Guide to Information System Strategic Planning, Florida CRC Press LLC. Data Profile Lulusan Berdasarkan Tahun Lulus dan lpk Mahasiswa STT Nurul Jadid, BAAK, Probolinggo. Data Profile Lulusan Berdasarkan Tahun Lulus dan Lama Studi Mahasiswa STT Nurul Jadid, BAAK, Probolinggo. Data Mahasiswa Her-Regristrasi (Aktif) , BAAK, Probolinggo. Kotler, Philip, 2003, Marketing Management, 11 nd Edition, Prentice Hall Kaplan R. And D. Norton, 1996, Translanting Strategic Into Action- The Balanced Scorecard, Harvad Business School Press, Boston. O Brian James A Management Information System 6 th Edition McGraw Hill. Pedoman Akademik Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid, 2010, Probolinggo. Rekapitulasi Mahasiswa STT Nurul Jadid , BAAK, Probolinggo. Tozer, E. Edwin Strategic IS/IT Planning, Butterworth Heinemann Turban, 1999, Management Information Systems, Prentice Hall Ward, John and Pat Griffiths Strategic Planning for Information System 2 nd Edition. West Sussex; John Wiley & Sons Ltd. Ward. John. And Peppard. (2003), Strategic Planning For Information System, Third Edition. John Willey & Son s Ltd, Cranfied, Bedfordshire. C-52-15