Panduan Ringkas Pengoperasian SmartPOS

Transkripsi

1 Panduan Ringkas Pengoperasian SmartPOS Author : Agus Ridani SmartPOS version : Doc.Modified : 08-Feb-2015 Satunet-Informatics Terima Kasih anda telah memilih SmartPOS untuk membantu anda melakukan pengontrolan dan pencatatan administrasi kegiatan usaha anda. Secara umum tahapan yang akan anda lakukan dengan SmartPOS adalah sebagai berikut: 1. Mengisi data Master: 1. Master Kategori 2. Master Merek 3. Master Rak 4. Master Barang 5. Master Badan Usaha 6. Master Customer/Supplier 7. Master Gudang 2. Meng-entry-kan stok awal sistem (hanya satu kali yaitu pada saat awal pengoperasian sistem) 3. Meng-entry-kan transaksi barang masuk, yaitu: 1. Pembelian barang dari supplier (Pembelian), atau 2. Pengembalian barang dari toko (Gudang-In) 4. Meng-entry-kan transaksi barang keluar, yaitu: 1. Pengeluaran barang dari gudang (Gudang-Out), atau 2. Penjualan barang ke customer (Penjualan) 5. Melihat Laporan : 1. Laporan keadaan stok barang dan pergerakannya 2. Laporan Penjualan / Pembelian barang dan rekapitulasinya 3. Laporan Lainnya Data Master adalah data-data yang akan menjadi acuan pada saat melakukan transaksi seperti nama barang dan harganya, merek dan ketegori barang, nama customer dan alamatnya, nama Dokter & Perawat, ataupun jenis-jenis pembayaran. Sedangkan Transaksi akan mencatat semua hal yang dapat mengakibatkan perubahan terhadap kuantitas barang, berikut nilai uang yang menyertai transaksi tersebut. Pada umumnya pengisian data master relatif lebih jarang dilakukan dibandingkan data transaksi. Tombol Sebelum anda mulai mengoperasikan SmartPOS di bawah ini digambarkan fungsi dari tombol-tombol yang akan sering anda jumpai yaitu: [#] Untuk TAMBAH data / [ F1 ] [#] Untuk CARI nota / [ F3 ] [#] Untuk EDIT data / [ F2 ] [#] Untuk SIMPAN data / [ F4 ] Hal.1 dari 16

2 [#] Untuk HAPUS data [#] Untuk BATAL SIMPAN [#] Menginputkan NAMA barang [#] Untuk KELUAR form ybs sebagai alternatif terhadap Barcode [#] Refresh Data Grid / [ F5] Short Cut Untuk kemudahan dan kecepatan dalam pengoperasian SmartPOS telah disediakan beberapa shortcut untuk operasioperasi yang sering dijalankan. Berikut adalah daftar shortcut yang bisa anda gunakan untuk meningkatkan kecepatan kerja anda : F1 : Buat Nota Baru / Tambah Barang Baru F2 : Edit Nota / Edit Quantity atau Harga barang F3 : Cari/Lihat Nomer Nota lain F4 : Simpan Data F5 : Refresh tampilan layar [Ctrl-D] : Mengarahkan Focus ke Data Grid [Shift-Del] : Menghapus Data pada baris yang aktif Navigasi Data Grid Pada banyak form anda juga akan sering mendapati data ditampilkan dalam bentuk tabel atau juga disebut Data Grid. Anda bisa menggunakan short cut [Ctrl-D] agar cursor/pointer aktif pada Data Grid. Gambar di bawah menjelaskan tombol-tombol navigasi yang dapat anda gunakan untuk melakukan browsing terhadap data anda. Klik header untuk mengurutkan data ascending (A -> Z), atau decending ( Z -> A), berdasarkan kolom ybs Lompat ke awal Baris ke-3 dari 3 Lompat ke akhir Gambar 1. Navigasi Data Grid Panah Atas / Bawah : Naikkan / turunkan focus satu baris PgUp : Scroll satu halaman ke atas PgDn : Scroll satu halaman ke bawah Hal.2 dari 16

3 Home : Focul ke cell paling kiri End : Focul ke cell paling kanan Ctrl-Home : Focus ke baris paling atas Ctrl-End : Focus ke baris paling bawah Setelah penjelasan umum di atas, berikut akan dijelaskan detail dari tahapan-tahapan yang akan anda lakukan dalam pengoperasian SmartPOS. Login ke SmartPOS Untuk login ke SmartPOS silahkan double-click (klik-ganda) icon SmartPOS yang ada pada layar Desktop: Setelah itu akan muncul dialog otorisasi pengguna. Silahkan anda isi nama dan password anda. Isian nama tidak membedakan huruf besar dan kecil sedangkan pada isian password, huruf besar dan kecil dibedakan (case sensitive). Menu SmartPOS yang tampil akan berbeda-beda tergantung dari hak akses user yang sedang login. Bagaimana mengatur hak akses user ke SmartPOS bisa anda baca pada bagian Pengaturan Hak Akses User. Untuk pengoperasian SmartPOS pertama kali silahkan anda ketik ADMIN pada isian nama lalu tekan [ENTER]. Kemudian ketik password standard lalu tekan [ENTER], maka SmartPOS sudah siap untuk anda gunakan. Untuk mengubah password standard silahkan masuk ke menu File Ganti Password. 1. Mengisi Data-data Awal (Master Barang) Sebelum anda melakukan pengisian data Master Barang harap terlebih dahulu melakukan pengisian data Master Kategori dan Master Merek karena ini akan diacu oleh Master Barang. Untuk menambah data barang tekan tombol [Tambah], atau tekan tombol [F1], sehingga muncul tampilan seperti Gambar-2 : Hal.3 dari 16

4 Lakukan pengisian data-data seperti uraian di bawah : Nama Kategori Merek Hrg. Jual Hrg. Grosir Hrg.Pokok Gambar 2. Dialog Master Barang : Ketikan nama barang, kemudian tekan [ENTER] : Pilih jenis / kelompok barang (isi lewat Master Kategori). Untuk mencari kategori, misal Bebas, ketik beb kemudian tekan tombol [Panah-Bawah]. Jika sudah ketemu tekan tombol [ENTER] : Pilih merek barang (isi lewat Master Merek). Untuk mencari merek, misal Dexa Medica, ketik dexa kemudian tekan tombol [Panah-Bawah]. Jika sudah ketemu tekan tombol [ENTER] : Harga jual barang (akan diacu oleh transaksi Penjualan). Untuk penjualan Retail, jika penanda Bisa diubah disamping kanannya dicontreng, maka kasir akan bisa mengubah harga jual saat penjualan selama tidak di bawah harga modal/pokok. Titik sebagai penandaan ribuan tidak perlu diketikkan : Untuk penjualan Retail, jika di form Penjualan penanda Penjualan Grosir di contreng, maka SmartPOS akan mengambil harga grosir ini sebagai harga jual. : Tidak perlu di-isi (tekan [Enter] saja). Program akan menghitung secara otomatis dari form Entry Stock Awal atau transaksi Pembelian berdasarkan rata-rata harga barang atau harga terakhir (Average / Last Price). Kolom ini bisa digunakan untuk mengubah Harga Pokok/Modal secara manual Disc.Jual (%) : Jika kolom ini diisi maka pada setiap penjualan item barang ybs., akan selalu disertai diskon % senilai isi dari kolom ini. Aktif (*) Brg. Non Stok Brg. Konsinyasi : Jika contrengan pada kolom ini dihilangkan, maka barang ini tidak akan muncul lagi pada popup window pencarian barang. Hilangkan contrengan ini untuk barang-barang yang sudah tidak aktif lagi (tidak dijual lagi) : Contreng penanda ini untuk jenis yang tidak dihitung stoknya, yaitu Jasa misalnya Jasa Perbaikan atau Ongkos Periksa Dokter : Contreng penanda ini untuk jenis Barang Konsinyasi Hal.4 dari 16

5 Barcode Stok Minimal Satuan Packing Isi (packing) Rak Supplier Keterangan : Untuk barang yang tidak memiliki barcode dari supplier, tekan tombol [Ctrl-D] atau klik tombol [ ]. Adapun jika barang tsb sudah mempunyai barcode sendiri silahkan scan dengan barcode scanner pada barcode barang tersebut. Kolom ini tidak boleh kosong : Stok minimal dari barang ini. Jika stok barang ybs kurang dari stok minimal maka ia akan muncul pada Laporan Barang di Bawah Minimal (Laporan Inventory). Juga nilai dari kolom ini akan diacu oleh proses order barang otomatis pada Form Order Pembelian sebagai acuan angka Buffer Stock (meng-order kekurangan stok agar selalu tersedia sejumlah isi dari kolom ini) : Isikan satuan barang, misal pcs. : Isikan namaa packing. Hanya aktif untuk mode Penjualan Grosir dengan unit penjualan dalam packing/ball ( misalnya dijual dalam packing/karung sedangkan harga dalam kilogram seperti pada usahaa penjualan beras) : Ketik isi satuan dari packing, misal karungnya berisi 49,8 kg makaa diisi 49,8 : Pilih rak dimana barang ditempatkan (isi lewat Master Rak) : Pilih nama dari supplier barang ini (isi lewat Master Customer-Supplier dan pilih tipenya sebagai Supplier). Isi kolom ini juga akan diacu oleh proses orderr barang otomatis pada Form Order Pembelian untuk menghasilkan order semua barang yang kita beli dari supplier ini, yang stoknya sudah dibawah stok minimal) : Jika diperlukan keterangan tambahan bisa diisi pada kolom ini. Kolom ini juga akan ditampilkan pada print-out Label Barcode sebelah kanan vertikal sehingga bisa diisi misalkan untuk kode harga pokok/modal. Dapat anda perhatikan bahwa setelah di-save, baik dengan meng-klik tombol, atau menekan tombol [F4], maka pada kolom Stok (dilingkari merah) nilainya tertulis 0. Ini menandakan bahwa stoknya masih belum ada. Dapat anda ketahui bahwa form Master Barang tidak untuk memasukkan ataupun merubah stok suatu barang melainkan hanya untuk menampilkannya saja. Stok barang hanya akan berubah jika ada transaksi dari Entry Stok Awal, Pembelian, Penjualan, Retur Penjualan/Pembelian, Gudang In/ /Out, ataupun setelah dilakukan penerimaan hasil Stock Opname. Klik tombol [Find], atau tekan tombol [F3] untuk mencari data. Anda bisa mengetikkan misalnya betadine pada kolom Nama lalu tekan tombol [Enter], atau klik tombol [GO], maka program akan menampilkan semua barang yang namanya memuat kata betadine (huruf besar dan kecil tidak dibedakan). Tekan tombol [Show-All] untuk menampilkan kembali semua data. 2. Memasukkan stok awal ke sistem Entry stok awal merupakan langkah awal anda dalam memasukkan stok yang anda miliki. Sebelum meng-entry-kannya tentu terlebih dahulu anda harus melakukan stock-opname terhadap semua barang yang ada. Selain mengetahui dengan pasti jumlah stok fisik barang, dengan stock-opname biasanya penempatan barang anda juga menjadi lebih rapi. Masuk ke Menu Inventory Entry Stok Awal Sistem kemudian klik tombol [Tambah], atau tekan tombol [F1], maka akan terlihat tampilan seperti Gambar-3 : Scan dengan barcode scanner, atau ketik barcode dari barang yang anda entry-kan jika menggunakan nomer barcode. Anda juga bisa memasukkan dengan nama barang dengan langsung menekan tombol [Enter], atau meng-klik tombol untuk memasukkan data berdasarkan nama barang. Silahkan anda ketik sebagian dari nama barang yang anda cari lalu tekan tombol [Enter], maka SmartPOSS akan mengeluarkan semua barang yang namanya memuat kata yang anda ketik tadi. Gunakan tombol [Panah-Bawah] atau [Panah-Atas], sampai pada barang yang anda maksud kemudian tekan [Enter]. Anda juga bisa melakukan klik-ganda pada barang tersebut untuk memilihnya (lihat Gambar-4). melihat hasil stock-opname anda lalu tekan [Enter] maka data stok awal akan Isikan kuantitas dari barang tersebut dengan tersimpan. Jika barang ini sudah pernah anda entry-kan maka SmartPOS akan meminta anda untuk meng-edit data yang sudah ada dan bukan meng-entry-kan lagi agar tidak terjadi duplikasi. Ulangi langkah di atas sehingga semua barang anda stoknya telah direkam ke dalam sistem. Perlu anda ketahui bahwa Hal.5 dari 16

6 proses entry stok awal ini hanya perlu anda lakukan satu kali saja selama pemakaian sistem. Untuk selanjutnya perubahan stok dilakukan melalui transaksi lainnya dan anda tidak perlu lagi masuk ke form ini. Gambar 3. Dialog Entry Stok Awal Hal.6 dari 16

7 Gambar 4. Dialog Pilih Barang Berdasarkan Nama 3. PENJUALAN Ada tiga tahapan yang harus dilakukan kasir dalam melakukan penjualan yaitu : 1. Buka Kassa 2. Transaksi Penjualan 3. Tutup Kassa Masing-masing tahapan tersebut adalah sebagai berikut : Buka Kassa Transaksi Buka Kassa harus dilakukan agar kasir bisa melakukan penjualan. Pada form Buka/Tutup Kassa isikan jumlah uang modal kasir yang bersangkutan saat akan memulai penjualan, kemudian tekan [ENTER]. Uang modal awal ini akan dipakai oleh kasir sebagai uang kembalian sehingga biasanya terdiri dari beberapa macam nominal uang logam dan kertas (lihat Gambar-5). Setelah konfirmasi maka nilai nominal uang modal dan jam mulai kasir bekerja akan dicatat oleh SmartPOS. Transaksi Penjualan Transaksi penjualan dilakukan melalui Form Penjualan. Langkah-langkah standard saat melakukan transaksi penjualan adalah sebagai berikut : 1. Tekan [F1] setiap ada pembeli Jika setelah print nota tekan [F1] tidak ada respon maka tekan [Alt-Tab] agar focus kembali SmartPOS 2. Scan semua barang yang dijual dengan barcode scanner. Pastikan cursor ada pada isian barcode (lihat Gambar-8). Barang juga bisa dipilih secara manual dengan langsung menekan tombol [Enter] pada kolom barcode, maka akan muncul popup-window Cari Nama Barang seperti Gambar-6. Pilih barang yang dicari dengan tombol panah kemudian tekan tombol [Enter] 3. Tekan [ESC] jika semua barang telah di-scan (pastikan cursor ada pada isian barcode, maka setelah itu cursor akan pindah ke isian jumlah bayar) 4. Ketik nilai uang yang diserahkan pembeli lalu tekan [ENTER] (jika ada kembalian nilainya akan ditampilkan pada layar) 5. Saat muncul layar konfirmasi Print Invoice tekan [ENTER] 6. Saat muncul pilihan printer tekan [ENTER] Laci kasir (Cash-Drawer) akan terbuka secara otomatis pada saat print nota. Jika default printer belum di-set ke printer mini maka pilih Epson TM-U220, Epson TM-T88 atau printer mini kompatibel. Quantitas lebih dari satu Gambar 5. Dialog Buka Kassa Hal.7 dari 16

8 Jika barang yang dijual quantitasnya lebih dari 1 maka bisa di-scan berulang kali sesuai quantitasnya, atau dengan menekan tombol [Q] langsung setelah scan barang (pastikan cursor ada pada isian barcode). Ketikkan quantitasnya pada kolom Qnt kemudian tekan [ENTER]. Entry Barcode Manual / Gagal Scan Gambar 6. Form Penjualan Pada beberapa kasus bisa terjadi gagal scan terhadap suatu barang, atau barang belum ditempeli barcode. Jika terjadi demikian maka anda bisa mengetikkan secara manual angka yang terdapat dibawah barcode persis (misal ) kemudian tekan [ENTER]. Atau andapun juga bisa mencari nama barang tersebut pada popup window Cari Barang Berdasarkan Nama dengan cara menekan [ENTER] pada isian barcode (pastikan isinya masih kosong, lihat Gambar-8), maka akan muncul layar seperti Gambar-7. Hal.8 dari 16

9 Gambar 7. Popup window Cari Barang Berdasarkan Nama Misalkan anda ingin mencari BETADINE SOL 30 ML, maka langkahnya adalah sbb.: 1. Ketik BETADINE lalu tekan [ENTER], maka akan tampil semua barang yang mengandung kata BETADINE 2. Tekan tombol [Panah-Bwh] sampai pointer berada pada baris berisi barang dimaksud 3. Tekan tombol [ENTER] untuk memilihnya Langkah diatas memiliki efek yang sama seperti scan barcode lewat barcode scanner. Membuka Nota Sebelumnya Untuk membuka nota yang telah dibuat sebelumnya bisa anda lakukan dengan cara menekan tombol [F3] atau meng-klik tombol [FIND] (gambar kaca pembesar). Ketikkan nomer invoicenya dan pastikan panjangnya 6 digit, lalu tekan [ENTER]. Kemudian pilih tanggalnya dengan tombol [Panah-Bwh] lalu tekan [ENTER], maka nota dimaksud beserta isinya akan tampil. Bertanya Harga Saat Transaksi Penjualan / Cari barang cepat Pada saat kita berada dalam menu Penjualan, kadang-kadang ada customer yang bertanya tentang harga, atau tentang stok suatu barang. Untuk menjawabnya secara cepat maka tekan [F-12] agar muncul dialog Cari Barang Cepat tanpa menutup menu Penjualan. Scan barcode barang dimaksud, atau tekan [ENTER] sehingga muncul popup windows Cari Barang Berdasarkan Nama seperti Gambar-7. Misalkan yang ditanyakan adalah kopi kapal api spesial mix, ketik kopi lalu tekan [ENTER] maka akan muncul semua barang yang ada kata kopi-nya. Setelah anda pilih barang dimaksud maka akan tampil layar seperti Gambar-8, menampilkan harga dan posisi stoknya. Tekan tombol [Esc] jika sudah selesai maka form penjualan akan kembali aktif. Hal.9 dari 16

10 Gambar 8. Dialog Cari Barang Cepat Default Printer Bukan Pada Printer POS/Mini Jika default printer bukan pada printer mini maka anda harus memilih printer terlebih dahulu sebelum mencetak nota. Agar printer langsung menunjuk ke printer mini, maka harap anda ubah setting default printer dengan cara sbb.: Windows-XP/Vista : Klik Start Control Panel Printers Windows-7 : Klik Start Control Panel Printers & Devices Kemudian arahkan mouse pada printer Epson TM-U220 atau TM-T88 atau printer kompatibel lainnya, lalu Klik-Kanan dan pilih Set as Default Printer (Klik Kiri). Lihat Gambar-9. Jika pada saat melihat laporan tampilan laporan menjadi terpotong, maka kembalikan Default Printer pada printer dengan format lebar atau pilih Microsoft XPS Document Writer. Gambar 9. Device and Printers dari Windows-7 Hal.10 dari 16

11 Diskon Penjualan Jika ada diskon nota maka bisa anda masukkan lewat isian diskon persen atau diskon rupiah yang berada pada kiri bawah Form Penjualan. Sifat dari kedua diskon ini adalah diskon per nota bukan per barang. Diskon per barang bisa anda masukkan setelah scan barang kemudian tekan [Tombol-Q]. Tekan tombol [Tab] pada isian Qnt maka pointer akan berpindah ke kolom Disc-%. Misalkan diskonnya 10%, maka ketikkan 10 kemudian tekan [ENTER] (tanpa mengetikkan %) maka harga barang tersebut akan terdiskon 10%. Untuk barang yang sifat dikonnya permanen, masukkan lewat Master Barang. Pada transaksi penjualan setiap nota yang sudah di-print tidak bisa di-edit lagi kecuali oleh SuperUser. Jika anda hanya ingin preview saja tapi belum akan mencetak nota maka gunakan tombol [Print-Preview] atau menggunakan short cut [Ctrl-Shift-P]. Setiap nota yang sudah di-print maka tombol [Print] akan berubah warnanya dari hijau menjadi merah menandakan bahwa nota sudah tidak bisa di-edit lagi. Nota bisa di-print berulang kali tapi tidak bisa di-edit lagi. Nota yang sudah di-print hanya bisa di-edit oleh user dengan level hak akses sebagai SuperUser. Tutup Kassa Jika kasir telah selesai bertugas atau akan melakukan pergantian shift, maka lakukan Tutup Kassa (Menu: Penjualan Buka/Tutup Kassa). Isikan total uang yang ada di laci kasir (Cash Drawer), termasuk uang modal awal, pada isian Total Setoran kemudian tekan [ENTER] (Lihat Gambar-10). Ketik ulang nilai tersebut pada isian Ketik Ulang kemudian tekan [ENTER]. Ini untuk memastikan bahwa angka yang dimasukkan sudah benar. Setelah konfirmasi maka nilai nominal total uang setoran, selisih uang setoran dengan data yang ada di transaksi penjualan, dan jam kasir selesai bekerja akan dicatat oleh SmartPOS. Klik tombol [Print] agar struk Tutup Kassa tercetak pada printer mini (Gambar-11). Jika kasir yang bersangkutan ternyata masih melanjutkan pada shift berikutnya, maka dia harus melakukan buka kassa lagi. Gambar 10. Dialog Tutup Kassa Hal.11 dari 16

12 Gambar 11. Struk Tutup Kassa Per Kasir 4. Pembelian Transaksi pembelian barang dari supplier akan menambah data stok barang yang bersangkutan. Sebelumnya tentu anda harus mengisi dahulu data-data suplier melalui menu Master Customer/Supplier. Untuk mulai mencatat suatu transaksi pembelian masuk ke Menu Pembelian kemudian klik tombol [F1] atau klik tombol [Tambah] maka akan terlihat dialog seperti Gambar-12. Perhatikan bahwa nomer Nota Pembelian telah bertambah secara otomatis. Jika tanggal sudah sesuai tekan tombol [Enter] maka pointer berpindah ke isian supplier. Untuk mencari, misalkan supplier Pismatex Pekalongan, maka ketik pisma kemudian tekan [Panah-Bawah] maka SmartPOS akan menampilkan supplier yang berawalan kata pisma (huruf besar dan kecil tidak dibedakan). Jika nama supplier sudah benar tekan tombol [Enter] lalu isikan nomer nota penjualan supplier dan tekan [Enter] maka pointer akan menunjuk ke tombol [Add-Item]. Sistem siap untuk meng-entry-kan daftar barang yang dibeli dari supplier ybs. Saat pointer berada pada tombol [Add-Item] tekan tombol [Enter] kemudian ketikkan barcode dari barang yang anda beli. Jika barang dengan barcode tersebut belum ada maka tambahkan dulu melalui Master-Barang. Sebagai alternatif dari barcode anda juga bisa langsung menekan tombol [Enter] untuk memunculkan popup windows Pencarian dengan nama barang. Setelah barang sudah dipilih kemudian isikan Harga Beli-nya lalu tekan [Enter]. Jika ini bukan harga satuan tetapi harga beli gabungan maka jangan centang penanda Harga-Pcs. Sistem secara otomatis akan membaginya dengan kuantitas sehingga harga beli gabungan diubah oleh SmartPOS menjadi harga beli satuan. Setelah itu isikan kuantitasnya lalu tekan [Enter]. Jika ada diskon item isikan pada kolom diskon. Ulangi lagi langkah pada paragraf ini untuk setiap barang yang dibeli pada nota pembelian ini. Untuk mengakhiri pengisian item barang tekan tombol [Escape] pada saat pointer berada pada kolom Barcode, maka pointer akan berpindah ke jumlah uang yang dibayarkan. Isi dengan angka nol jika ini merupakan tersanksi berhutang, maka akan langsung menambah data hutang untuk supplier yang bersangkutan. Hal.12 dari 16

13 Gambar 12. Dialog Transaksi Pembelian Barang Untuk membuka nota yang telah dibuat sebelumnya bisa anda lakukan dengan cara menekan tombol [F3] atau meng-klik tombol [FIND] (gambar kaca pembesar). Ketikkan nomer invoicenya dan pastikan panjangnya 6 digit, lalu tekan [ENTER]. Kemudian pilih tanggalnya dengan tombol [Panah-Bwh] lalu tekan [ENTER], maka nota dimaksud beserta isinya akan tampil. Jika anda lupa nomer notanya tetapi tahu supplier-nya serta ingat perkiraan tanggal transaksinya maka gunakan Laporan Pembelian Detail Per Supplier untuk mencari nomer nota dimaksud. Anda juga bisa mencetak nota ini sebagai dokumen pendamping untuk pengecekan ulang barang masuk dengan meng-klik tombol [Print]. 5. Gudang-In & Gudang-Out Ada beberapa keadaan yang dapat menyebabkan berkurangnya atau bertambahnya stok tetapi bukan merupakan transaksi penjualan ataupun pembelian. Contoh dari hal ini adalah untuk mengeluarkan stok barang yang rusak atau ada barang yang langsung diberikan oleh pemilik dan bukan dari pembelian ke supplier. Untuk keadaan seperti ini kita bisa menggunakan transaksi Gudang-In atau Gudang-Out. Transaksi Gudang-Out Pencatatan transaksi gudang-out dilakukan melalui menu Inventory-Transaksi Gudang Out. Untuk memulai pencatatan tekan tombol [F1] atau klik tombol [Tambah] maka akan terlihat tampilan seperti Gambar-12 di bawah. Perhatikan bahwa nomer nota transaksi gudang-out telah bertambah secara otomatis. Hal.13 dari 16

14 Gambar 12. Dialog Transaksi Gudang-Out Jika tanggal sudah sesuai tekan tombol [Enter] maka pointer akan berpindah ke pilihan toko. Jika ini bukan pengiriman ke toko maka pilih jenis transaksi gudang-out lainnya. Ada empat jenis transaksi gudang-out yaitu: Kirim barang ke toko : mengirim barang dari gudang pusat ke toko anda (data toko diisi dari menu Master-Toko) Barang Hilang : memasukkan data barang yang hilang sehingga stok di sistem juga akan berkurang Barang Rusak : barang telah rusak sehingga tidak bisa dijual lagi. Tarik Modal : barang diambil oleh pemilik untuk keperluan sendiri. Setelah memilih jenis transaksi, klik tombol [Simpan] maka data header akan tersimpan. Data barang-barang yang dikirim/dikeluarkan dari gudang hanya bisa dimasukkan setelah data header telah disimpan. Klik tombol [Add-Item], lalu masukkan barcode barang dimaksud atau cari dengan nama barang lalu masukkan kuantitasnya dan tekan [Enter]. Ulangi langkah ini untuk setiap barang yang dikirim/dikeluarkan dari gudang. Setiap barang yang dikirim/dikeluarkan akan tercatat dalam Laporan Mutasi Stok dari barang tersebut. Transaksi Gudang-In Transaksi Gudang-In dapat dilakukan dengan cara yang semisal dengan yang telah diterangkan pada transaksi Gudang- Out. Hal.14 dari 16

15 6. Laporan Terdapat lebih dari 50 Laporan yang disediakan oleh SmartPOS untuk memonitor keadaan usaha anda secara akurat. Beberapa contoh laporan yang mungkin akan sering anda gunakan antara lain adalah sebagai berikut : Laporan Stok Per Kategori Menampilkan stok barang per Kategori berikut nilai nominalnya (berdasarkan harga pokok). Menu : Laporan Inventory Laporan Stok Laporan Mutasi Stok (Kartu Stok) Menampilkan pergerakan stok dari suatu barang dalam periode tertentu. Kronologis sehingga didapat stok seperti sekarang akan ditampilkan secara detail oleh laporan ini. Menu : Laporan Inventory Laporan Mutasi Stok Laporan Rekap Penjualan Per Nota Menampilkan rekapitulasi penjualan per nota pada tanggal tertentu. Informasi yang ditampilkan antara lain total kuantitas, nilai penjualan, discount, serta jumlah uang yang telah dibayarkan oleh customer. Menu : Laporan Laporan Penjualan Rekap Per Nota Laporan Penjualan Per Kategori Per Merek Menampilkan rekapitulasi penjualan per Kategori per merek barang dalam periode tertentu. Laporan ini memberikan gambaran kuantitas dan nilai (omzet) penjualan per Kategori per merek barang. Menu : Laporan Laporan Penjualan Penjualan Per Kategori Laporan Detail Pembelian Per Supplier Menampilkan detail nama barang, kuantitas dan harga beli dari setiap nota pembelian barang dari suatu supplier dalam periode tertentu. Menu : Laporan Laporan Pembelian Detail Per Supplier 6. Pengaturan Hak Akses User Pengaturan hak akses ke sistem dilakukan pada level grup pengguna. Masing-masing grup pengguna memiliki hak yang berbeda terhadap menu-menu yang ada. Pada satu transaksi yang sama juga bisa terdapat perbedaan hak akses antar grup pengguna. Hak akses ke sistem diatur melalui menu Master-Users (Gambar-13). Hanya grup pengguna SuperUser yang dapat melakukan pengaturan hak akses. Ada empat grup pengguna yang disediakan oleh SmartPOS. Secara umum hak akses dari masing-masing grup pengguna tersebut adalah sebagai berikut: SuperUser : berhak masuk ke semua menu dengan hak akses penuh pada semua transaksi AppAdmin : sama seperti SuperUser tapi tidak bisa melakukan pengaturan akses ke sistem, mengedit nota penjualan yang sudah di-print, atau melihat laporan keuntungan kasar (Lap. Penjualan vs Pokok) Cashier : hak akses ke menu-menu yang berhubungan dengan transaksi penjualan dan laporannya Inventory : mengatur pengkodean barang serta melakukan penerimaan barang dari pembelian Finance : memasukkan transaksi pelunasan piutang dan hutang (jika fiturnya tersedia) Jika seorang pengguna sudah tidak diberi akses ke sistem lagi, edit dan buat statusnya menjadi tidak aktif. Maka yang bersangkutan sudah tidak dapat login ke sistem lagi. Hal.15 dari 16

16 Gambar 13. Master Users Demikian penjelasan ringkas mengenai langkah-langkah dalam pengoperasian software SmartPOS. Terima Kasih anda telah memilih SmartPOS untuk membantu pengelolaan usaha anda. Customer Support Jika ada permasalahan dalam pengoperasian SmartPOS silahkan anda menghubungi kami pada : Mobile : / Local : Website : agusridani@gmail.com Hal.16 dari 16