TRANSAKSI. Anda mengisi transaksi sehari-hari di bagian Transaksi. Hal. 2

Transkripsi

1 Hal. 1

2 TRANSAKSI Anda mengisi transaksi sehari-hari di bagian Transaksi. Hal. 2

3 Purchase Order PO adalah nota pesanan ke Supplier. PO ini adalah optional, tidak semua perusahaan menggunakan PO Contoh PO: Bila pesanan tsb. telah diterima, maka pada Faktur Pembelian, panggil No.PO, program otomatis akan isi itemnya sehingga tidak perlu input ulang. Ada kemungkinan barangnya tidak diterima sekaligus, mis Anda memesan 20 Harddisk namun Supplier tidak punya stock cukup dan hanya kirim 15 Harddisk saja, maka sisa 5 Harddisk adalah back order. Hal. 3

4 Contoh pada Faktur Pembelian Pada Nota PO, akan tampil Qty yang telah diterima Hal. 4

5 Tombol [? ] akan menampilkan Faktur Pembelian yang terima barang tsb. Bila pada saat pesan barang, harus membayar uang muka (Down Payment), Anda bisa isikan DP ini. Ada pilihan Tunai / Bank Transfer / Credit Card / Debit Card / Voucher Untuk pesanan yang belum dikirim penuh, maka nota ini akan selalu tampil dalam perhitungan back order. Bila Anda ingin menganggap nota ini sudah selesai, Anda dapat tutup nota ini. Ada perusahaan yang mempunyai policy, untuk sisa barang terbitkan nota PO yang baru, dan nota PO lama ditutup. Hal. 5

6 Pada Nota PO, ada tombol Saran Order. Saran Order akan otomatis mengisi barang2 yang harus dipesan dari Supplier ini, sesuai dengan Minimum stock yang ditentukan. Contoh: CDROM (Supplier BEN) Min Stock = 100 Pcs Stock sekarang = 10 Pcs Back Order = 20 Pcs (sudah dipesan tapi belum diterima) maka Saran Order = 70 Pcs Daftar Saran Order bisa dilihat di Laporan -> Stock -> Min/Max Stock -> Saran Order Hal. 6

7 Pembelian Contoh Faktur Pembelian Untuk faktur Kontan, cukup centang Kontan Hal. 7

8 Bila ada nota PO, isikan No.PO kemudian klik tombol [ ] Program akan otomatis mengisi barang2 dari PO tsb. Anda bisa mengubah Qty sesuai dengan yang diterima. mis. Anda memesan 20 Harddisk, namun yang diterima hanya 15 Harddisk. Anda bisa mengeser nota untuk mengisi Batch No. dan Expire Date Fitur ini biasanya digunakan PBF (Perusahaan Besar Farmasi). Laporan Expire Date ada di Laporan -> Stock -> Daftar Stock Expire Hal. 8

9 Retur Pembelian Retur adalah pengembalian barang. Ada dua skenario: Retur barang dan minta uang kembali. Retur barang tapi tidak terima uang, melainkan potong ke faktur lain yang belum lunas. Bila retur ini memotong faktur lain, maka pilih Retur ke Program otomatis tampilkan faktur2 yang belum lunas. Untuk retur barang, Anda tidak harus selalu mencari faktur asli, karena kenyataan sangat tidak praktis. bisa karena notanya sudah lunas, atau ada banyak barang yang diretur, yang berasal dari nota yang berbeda-beda, sehingga tidak tahu harus pilih nota yang mana. Tujuan Retur Ke adalah untuk memotong nilai faktur yang belum lunas. Bila Anda ingin koreksi, klik tombol [ X ] untuk membatalkan Retur ke Hal. 9

10 Pelunasan Contoh Nota Pelunasan Klik Tombol Cari Faktur, program akan menampilkan faktur2 yang belum lunas sesuai dengan Supplier dan mata uang yang dipilih. Anda dapat memilih faktur yang akan dibayar, dan bisa bayar sebagian atau seluruhnya. Hal. 10

11 Jenis pembayaran bisa berupa Tunai, Bank Transfer, Credit Card, Debit Card, Voucher, Giro gantung. Anda bisa membayar dengan segala kombinasi, misalnya sebagian Tunai + Giro Gantung. Tombol Bayar Cepat akan mengisi sendiri nilainya sehingga Anda tidak perlu mengetik lagi. Pada Faktur Pembelian, klik tombol [? ] akan menampilkan informasi pembayaran ini. Hal. 11

12 Untuk valas, Anda dapat mengeser kolom untuk menampilkan nilai Kurs asli pada saat transaksi. Debit Nota mis. biaya kirim, yang dibebankan pada faktur Kredit Nota mis. discount tambahan Cetak Kwitansi Mencetak kwitansi Penerimaan Penerimaan barang, ini akan menambah stock Pemakaian Pemakaian barang, ini akan mengurangi stock Pemindahan Memindahkan barang dari satu lokasi ke lokasi lain Hal. 12

13 Produksi Program akan mengurangi stock Bahan Baku dan menambah stock Barang Jadi. Tombol Hitung akan menghitung Harga Pokok barang jadi tsb. Tombol ini berlaku untuk satu barang jadi, banyak bahan baku. Contoh Nota Produksi Warna merah adalah bahan baku Harga yang tampil adalah Harga Beli. Tombol Ganti Harga akan menggantikan semua harga ke Harga Pokok Tombol Hitung Modal akan menghitung modal barang jadi. Hal. 13

14 Hal. 14

15 Opname Stock POSX menyediakan banyak fitur untuk opname stock, karena merupakan bagian penting dari kontrol stock. Opname Sementara Anda dapat mengisi hasil opname dalam segala macam satuan (mis. 10 Pcs + 20 Box) atau pisah2 (mis. Satu item isi beberapa kali : 20 Pcs, 30 Pcs, 15 Pcs). Opname ini akan ditampung dan belum diposting. Pada saat diposting ke Opname Stock, program akan menghitung ke dalam satuan terkecil, termasuk menjumlahkan hasil opanme yang ter-pisah2. Anda tidak boleh melakukan transaksi sebelum hasilnya diposting. Opname Stock Opname Stock langsung Anda harus mengisi dengan satuan terkecil. Satu barang hanya boleh mengisi satu kali. Anda juga dapat tarik dari Opname Sementara, program akan menghitung ke dalam satuan terkecil, termasuk menjumlahkan hasil opname yang ter-pisah2. Anda tidak boleh melakukan transaksi sebelum hasilnya diposting. Opname Selektif Anda dapat memilih sebagian barang untuk di opname, misalnya golongan elektronik, atau rak tertentu Anda boleh melakukan transaksi sebelum hasilnya diposting. Isi Hasil Opname Mengisi hasil Opname Selektif Hal. 15

16 Selain fasilitas opname di atas, Anda juga bisa gunakan PDT / BHT, yaitu mesin kecil untuk melakukan opname di lapangan, sesudah selesai langsung ditransfer ke ISX, sehingga tidak perlu mengetik ulang. Hal. 16

17 Opname Sementara Pada Opname Sementara, program akan menampung hasil opname dan belum diposting. Anda dapat mengisi hasil opname dalam segala macam satuan, misalnya CDROM 10 Pcs + 30 Box, Harddisk ada di rak atas sebanyak 20 Pcs, di rak belakang sebanyak 30 Pcs. Pada saat diposting ke Opname Stock, program akan menghitung ke dalam satuan terkecil, menjadi: CDROM = 10 Pcs Pcs (30 Box) = 110 Pcs, Harddisk 50 Pcs, karena hasil seperti ini baru bisa diposting. Hal. 17

18 Opname Stock Anda harus mengisi dengan satuan terkecil. Satu barang hanya boleh mengisi satu kali. Bila tarik dari Opname Sementara, isikan tarik s/d tanggal dan klik [ ] Bila hasil Opname Sementara sangat banyak (ribuan item) maka bagi beberapa kali tarik (bedakan tanggal) ini agar satu nota tidak sampai isinya ribuan item. Sesudah selesai isi, harus klik tombol Posting. Bila ada kesalahan isi, koreksi dan sesudahnya klik Posting kembali. Hal. 18

19 Opname Selektif Contoh Opname Selektif Pada Opname Selektif, Anda bisa opname sebagian barang misalnya hanya Golongan tertentu, atau Rak tertentu. Hal. 19

20 Anda dapat mencetak worksheet ini ke staff, untuk melakukan opname di lapangan. Isi Hasil Opname Sesudah lakukan Opname Selektif, namun belum input hasilnya, Anda bisa langsung membuka toko untuk transaksi. Hasil opname bisa diisi kemudian. Ini karena Opname Selektif mencatat posisi stock, sehingga program bisa bandingkan selisih stock hasil opname. Sesudah selesai isi, klik Posting untuk posting hasil opname. Hal. 20

21 POS Anda bisa menggunakan model Touch Screen dan Keyboard. Anda juga bisa menggunakan ke dua model sekaligus, mis. bagian bakery menggunakan touch screen karena itemnya tidak banyak, bagian supermarket menggunakan keyboard. Hal. 21

22 Tombol2 yang digunakan: F4 = Pembayaran, otomatis cetak struk F5 = Cetak Ulang Struk F6 = Pending, mis. Pelanggan balik ke dalam toko untuk cari barang, maka barang yang sudah diisi bisa dipending dulu, atau pada Restoran, tamu bisa pesan dulu, sesudah selesai makan baru bayar bill Panggil kembali F3 = Copy, untuk barang yang sama, tombol ini akan copy barangnya. F8 = Timbangan, bila Anda menggunakan mesin timbangan. Mesin timbangan akan mencetak barcode, dengan scan barcode ini program langsung menghitung qty dan harga. Biasa dipakai untuk buah2an, daging. V = Validasi, untuk cetak validasi. Biasanya digunakan untuk barang2 counter. mis. counter untuk pulpen mahal. Sesudah pelanggan memilih pulpen, SPG akan membuka nota ke pelanggan, pada saat membayar ke kasir. Kasir akan mencetak validasi pada nota sebagai bukti pembayaran untuk pegangan SPG S = Stock, mencari kode stock dengan nama depan, tengah atau belakang F10 = Exit, selesai F11 = Struk baru Hal. 22

23 F12 = No Sale, kasir bisa membuka drawer tanpa ada penjualan, mis. untuk tukar uang kecil L = Batal, membatalkan transaksi Anda bisa memasang password, sehingga supervisor harus mengisi password untuk membatalkan transaksi. Ada tombol khusus yang bisa disetting di Setup Sistem: E = Extra, Ada toko yang mencetak struk maupun nota, tergantung permintaan pelanggan. mis. pelanggan biasa mencetak struk, sedangkan pelanggan dari perusahaan meminta mencetak dalam bentuk nota. Pada POS Restoran, akan muncul tombol: Checker C = Checker, mencetak daftar pesanan tamu, untuk ditaruh di meja tamu. Pada saat makanan diantarkan, waiter akan mencoret menu tsb. sehingga bisa mengetahui menu apa yang sudah diantar dan yang belum diantar. No Tax, ada Pemda yang membebaskan pajak (PB 1) bila ini adalah Take Out Pada POS Apotik, akan muncul tombol: Update Menghitung harga obat resep, khusus untuk obat resep / racikan. Hrg Resep Hrg Umum Apotik umumnya mempunyai dua harga yaitu harga resep dan harga umum. Anda bisa mengubah dengan pilih klik tombol Harga Resep / Umum Harga Resep adalah Harga #3 pada Master Stock ½ Resep = Bila pasien meminta ½ resep, bisa klik tombol ½ Resep Hal. 23

24 Pada Setup Sistem, Anda bisa non-aktifkan tombol2 tertentu. mis. Anda tidak ingin Kasir buka drawer (F12), tidak menggunakan mesin timbangan (F8) Hal. 24

25 Pada menu, ada pilihan: Order POS POS Retur Order Touch Screen POS Touch Screen POS Touch Screen Retur Dengan demikian Anda bebas memilih apakah menggunakan model Keyboard ataupun Touch Screen. Order Untuk order menu. Biasanya digunakan di Restoran, sebagai Captain Order Waiter mengambil pesanan tamu langsung dari program, misalnya menggunakan tablet. Pada Order ini, tidak ada tombol Bayar, hanya bisa untuk take order. POS Retur Untuk Retur Hal. 25

26 Contoh Struk Member (mendapatkan point) Contoh Struk bukan Member (tidak mendapatkan point) Hal. 26

27 Pada layar icon, ada tombol untuk POS (F4) Anda bisa memilih agar icon POS (F4) langsung menjalankan POS Keyboard ataupun POS Touch Screen, tergantung model yang Anda gunakan. Hal. 27

28 POS Touch Screen POS Touch Screen dapat dijalankan sepenuhnya dengan sentuhan / tap ke monitor. Bila ingin mengubah Qty, cukup tap item ybs, akan muncul pop-up windows. Untuk mengisi angka, program akan tampilkan keypad Hal. 28

29 Tampilan Touch Screen bisa disetting di Utility -> Setup Touch Screen Layar Touch Screen terdiri atas 13 group dengan masing2 18 menu, sehingga totalnya 234 menu Untuk setting Touch Screen, kami sarankan agar semua item yang popular ditaruh di layar utama, baru layar berikutnya menurut golongan masing2. Anda dapat melihat hasil tampilan dengan tombol Refresh Hal. 29

30 POS Keyboard Tombol Stock akan menampilkan saldo stock Tambahkan memo : Hal. 30

31 Memilih Satuan Bila Anda menjual dalam berbagai jenis satuan. Setiap satuan sudah mempunyai Kode masing2, sehingga begitu kasir scan langsung munculkan satuannya. Namun terkadang barangnya cukup besar / berat untuk dibawa ke meja kasir, kasir bisa mengambil salah satu barang dan scan kodenya, kemudian pilih satuannya. Anda juga dapat mengeser pilihan Satuan tsb. ke samping Qty, bila ini bisa memudahkan kasir Settingnya di Setup Sistem -> Pilih Satuan sesudah Qty Hal. 31

32 Bila Anda tidak ingin kasir mengetahui Saldo Stock, atau tidak menggunakan multi-satuan, Anda bisa disable fitur2 tsb. di Setup Sistem. Sehingga walaupun kasir klik tombolnya tidak akan ada respon. Hal. 32

33 Fitur pada POS Otomatis gabungkan barang yang sama, dengan demikian Kasir tinggal scan saja barang yang ada, tidak perlu input qty. Hal. 33

34 Tekan F4 untuk Pembayaran. Bila uang pas, Anda bisa klik tombol Uang Pas atau F5 (Uang Pas) juga bisa pembayaran kombinasi, mis. sebagian Tunai sebagian Credit Card. Bila ada MCR (Magnetic Card Reader) tinggal gesekkan kartu kredit, program akan isikan sendiri detailnya. Catatan: hanya untuk kartu kredit intenasional seperti: Visa, MC, Diners, Amex, JBC, Discovery Hal. 34

35 Untuk Down Payment, ada pilihan Kirim Barang. Biasanya pada DP, barangnya baru dikirim bila lunas. Pada saat pelanggan datang membayar, maka barangnya baru dilepas. Bila pelanggan sudah membayar DP 100%, maka bisa jalankan Kirim Barang untuk lepaskan barangnya. mis. pada toko kue, pelanggan memesan kue ulang tahun untuk minggu depan, sudah bayar DP 100% Hal. 35

36 Kode Pelanggan (Member), SPG, Disc adalah optional. Bisa dipakai bisa tidak. Anda bisa non-aktifkan pilihan tsb. di Setup Sistem Hal. 36

37 ejournal Anda bisa mencetak ulang struk lama. Anda bisa memilih mencetak satu struk saja, ataupun dari tgl. s/d Anda juga dapat mencetak struk yang ada disc saja, ini untuk kontrol kasir apakah benar dalam memberikan discount. Hal. 37

38 Rekap Anda dapat mencetak Rekap penjualan pada miniprinter Hal. 38

39 Contoh print-out Hal. 39

40 Anda juga dapat mencetak rekap untuk golongan tertentu saja. Termasuk apakah mencetak atau tidak mencetak rincian cash drawer Hal. 40

41 Cash Drawer Kas Awal Pada awal hari, biasanya Kasir diberikan uang recehan untuk uang kembalian. Anda dapat mencetak bukti terima Kas Awal. Hal. 41

42 Pengambilan Bila uang Cash Drawer sudah cukup banyak, Anda dapat mengambil sebagian melalui Pengambilan. Anda dapat mencetak bukti Pengambilan. Hal. 42

43 Anda juga dapat mencetak cash drawer lengkap : Pembayaran Piutang Pembayaran untuk struk yang belum lunas Lain-lain Point Awal Untuk mengisi saldo point yang sudah ada sebelum pemakaian program Pengambilan Point Pelanggan menukarkan point untuk hadiah Cari Struk Menampilkan struk lama Cetak Kwitansi Mencetak Kwitansi Hal. 43