Komunikasi Bisnis. Rapat/Pertemuan Bisnis MODUL PERKULIAHAN. Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

Transkripsi

1 MODUL PERKULIAHAN Komunikasi Bisnis Rapat/Pertemuan Bisnis Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh FEB S1.Akuntansi 14 Dr.Ir.Arrisetyanto Nugroho,MM Erna Sofriana Imaningsih SE,M.Si Yeninda Parmariza S.Sos,MM Abstract Menjelaskan pengertian,membedakan rapat bisnis dan nonbisnis,menjelaskan tujuan rapat,bagaimana merencanakan Rapat dan melaksanakan,termasuk tindak lanjut rapat bisnis. Kompetensi Media komunikasi dan koordinasi yang digunakan dalam suatu organisasi bisnis dan nonbisnis untuk mendiskusikan suatu topik tertentu Dan bagaimana melakukan rapat secara efektif.

2 Pengertian Rapat Bisnis Rapat yang mereka selenggarakan pada umumnya melibatkan dua orang atau lebih untuk membahas sesuatu. Oleh karena itu, rapat bisnis (business meeting) dapat didefinisikan sebagai bentuk pertemuan dua orang atau lebih di suatu tempat, baik di dalam maupun di luar kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis. Rapat bisnis yang diselenggarakan di dalam perusahaan pada umumnya membahas hal-hal yang sifatnya rutin. Namun, manakala pertemuan yang diselenggarakan oleh pimpinan perusahaan menyangkut hal-hal yang sifatnya khusus dan bersifat strategis serta jumlah pesertanya cukup banyak, rapat bisnis dapat diselenggarakan di luar perusahaan, misalnya di Hotel. Dengan kata lain, pemilihan tempat penyelenggaraan sebuah pertemuan apakah di dalam atau di luar perusahaan dapat dilakukan berdasarkan urgensi atau tingkat kepentingnya, jumlah pesertanya, dan ketersediaan faktor finansial (dana) pendukungnya. Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Nonbisnis Apa yang membedakan antara rapat bisnis dengan rapat nonbisnis (nonbisnis meeting)? salah satu faktor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat nonbisnis adalah tujuan atau orientasi penyelenggaraan sebuah pertemuan. Dalam hal ini, rapat bisnis tentu orientasi atau tujuannya adalah bisnis. Berbicara tentang bisnis, pada akhirnya adalah bagaimana suatu perusahaan memperoleh keuntungan (laba). Sementara itu, rapat nonbisnis orientasi atau tujuannya bukan berorentasi pada bisnis, misalnya untuk tujuan sosial kemasyaratan, peningkatan, pelayanan kesehatan, dan pendidikan. Dilihat dari sisi formalitasnya, rapat nonbisnis sifatnya adalah normal (formal meeting) dan tidak formal (informal meeting). Rapat nonbisnis yang dilakukan oleh instansi pemerintah memiliki sifat yang normal. Sedangkan rapat nonbisnis yang dilakukan oleh warga masyarakat (rapat warga atau rapat kampung) untuk membahasa kebersihan dan peduli lingkungan sekitarnya termasuk tidak formal. Apa yang mereka bahas dalam rapat tersebut cenderung santai, luwes, dan mengalir begitu saja. Rapat yang mereka lakukan jauh dari kesan seremonial. Yang penting bagi mereka adalah kerukunan, keakraban, dan kebersamaan antarwarga dalam membangun daerah mereka. 2

3 Tujuan Rapat Menurut Locker dalam bukunya Business communication : Building Critical Skills menyatakan bahwa sebuah rapat pada umumnya mempunyai enam tujuan, antara lain : Berbagi informasi Penjajakan ide/gagasan (brainstorming) Evaluasi ide/gagasan Pengambilan keputusan Membuat dokumen Memotivasi peserta Dalam konteks bisnis, penyelenggaraan rapat bisnis tidak harus mencakup keenam tujuan tersebut. Rapat bisnis diselenggarakan oleh sebuah perusahaan bisa saja hanya dimaksudkan untuk menginformasikan berbagai informasi penting yang diketahui oleh peserta rapat, dikuti dengan sesi tanya jawab. Disamping itu, sebuah rapat bisnis juga dimasudkan untuk menghasilkan sebuah dokumen penting bagi perusahaan yang sangat bermanfaat bagi penyusunan strategi perusahaan ke depan. Misalnya, hasil-hasil keputusan yang telah disepakati dalam sebuah forum rapat bisnis yang dihadiri oleh para pengambil kebijakan perusahaan dan telah didokumentasikan, akan menjadi dokumen yang sangat berharga bagi perusahaan. Rapat bisnis juga dapat dimaksudkan untuk memotivasi para peserta rapat. Sebagai contoh, sebuah rapat bisnis diselenggarakan oleh departemen pemasaran dan dihadiri oleh semua karyawan departemen pemasaran. Jenis-jenis Rapat Oliver Serrat dalam Conducting Effective meetings dikelompokkan rapat ke dalam lima jenis, sebagai berikut : pengarahan (briefing), rapat konsultasi (advisory meeting), rapat komite (committee meeting), rapat dewan (council meetings) dan negoisasi (negotiation). Masing-masing jenis rapat tersebut dapat dijelaskan lebih rinci berikut ini : 1. Rapat konsultasi (advisory meeting) disebut juga sebagai suatu rapat berbagi informasi (sharing information) kepada pihak lain. Rapat ini dimaksudkan untuk membantu peserta rapat dalam mengatasi suatu masalah yang terjadi di suatu perusahaan. Di samping itu, rapat konsultasi juga dimaksudkan untuk mendengarkan ide, gagasan, atau pandangan dari para peserta rapat. 3

4 2. Rapat konsultasi (advisory meeting) disebut juga sebagai suatu rapat berbagi informasi (sharing information) kepada pihak lain. Rapat ini dimaksudkan untuk membantu peserta rapat dalam mengatasi suatu masalah yang terjadi di suatu perusahaan. Di samping itu, rapat konsultasi juga dimaksudkan untuk mendengarkan ide, gagasan atau pandangan dari para peserta rapat. 3. Rapat komite (committee meeting) merupakan suatu bentuk pertemuan sekelompok orang yang memiliki latar belakang profesi atau pekerjaan yang berbeda-beda untuk memutuskan suatu masalah tertentu berdasarkan keputusan suara terbanyak (voting). Kelompok yang ada dalam rapat ini memiliki otoritas, kompromi dan resolusi. 4. Rapat dewan (council meeting) merupakan pertemuan yang terdiri atas sekelompok orang dengan latar belakang minat yang berbeda-beda untuk memutuskan masalah tertentu dengan cara mencari konsensus bersama di antara mereka. Proses pengambilan keputusan selalu diupayakan dengan berbagai cara melalui consensus atau kepakatan bersama dan tetap menghindari proses pengambilan keputusan melalui voting. 5. Negoisasi (negotiation) dalam dunia bisnis yang selalu dinamis,tentu permasalahan negoisasi tak dapat dihindari. Negoisasi bukanlah monopoli perusahaan yang berskala menengah dan besar. Bahkan pada perusahaan berskala kecil dan menengah pun terjadi proses negoisasi dalam dunia bisnis mereka. 6. Rapat informasional (informational meeting) merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat yang dimaksudkan untuk menyampaikan informasi tertentu kepada para peserta rapat bisnis. Dalam hal ini yang perlu diperhatikan adalah cara menyampaikan informasi yang baik kepada para peserta rapat bisnis tersebut, sehingga dapat diterima dengan baik pula. 7. Rapat motivasional (motivational meeting) merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat untuk memotivasi para peserta dalam melakukan sesuatu. 8. Rapat partisipatif (participatory meeting) merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat untuk meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat bisnis. Partisipasi para peserta rapat bisnis sangat diharapkan demi efektivitas dan keberhasilan rapat bisnis tersebut. 4

5 Perencanaan Rapat Bisnis Perencanaan (planning) yang baik tentu dapat membantu mempermudah pencapaian tujuan yang dikehendaki. Begitu pula dalam rapat bisnis yang efektif sangat ditentukan oleh sejauh mana persiapan yang telah dilakukan, apakah sebuah rapat bisnis dipersiapkan sekadarnya (asal-asalan) atau dipersiapkan dengan sebaik-baiknya. Agenda rapat bisnis akan menjadi acuan bagi para peserta rapat bisnis agar rapat bisnis tersebut dapat berjalan dengan baik dan lancar. Ada beberapa ciri tentang bagaimana mendesain sebuah agenda rapat bisnis yang baik, antara lain : Cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai dan waktu selesai. Cantumkan rumusan, tujuan atau maksud rapat. Cantumkan siapa saja yang hadir. Alokasi waktu untuk setiap topik yang dibahas. Bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum rapat dimulai. Bahan-bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta bisnis selambat-lambatnya seminggu sebelum rapat bisnis diadakan. Ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan dengan baik, khususnya bagi Anda yang bertugas sebagai panitia penyelenggara rapat bisnis, antara lain : 1. Undangan rapat bisnis bagi peserta sebaliknya diedarkan beberapa hari sebelum rapat bisnis berlangsung, misalnya seminggu sebelumnya dan dilengkapi dengan bahan-bahan yang akan dibahas dalam rapat bisnis tersebut. 2. Waktu dan tempat pelaksanaan rapat perlu dipastikan terlebih dahulu sebelum undangan diedarkan ke seluruh peserta rapat. Dalam hal ini, waktu menunjukkan tanggal, bulan, tahun dan jam berapa rapat bisnis akan dilaksanakan. 3. Berapa lama waktu rapat bisnis dalam hal ini menunjuk pada waktu mulai dan berakhirnya rapat bisnis. Penetapan waktu akan dimulainya dan berakhirnya sebuah rapat tertentu sangat penting artinya bagi para peserta rapat bisnis. 4. Pembawa acara adakalanya diperlukan untuk memadu rapat bisnis agar dapat berjalan dengan lancar. 5. Ketua panitia penyelengggara memberikan laporan atas pelaksanaan rapat bisnis. 6. Jumlah peserta perlu dipastikan jumlah peserta rapat bisnis yang akan diundang dalam rapat bisnis tersebut. 7. Peserta yang diundang bisa berasal dari berbagai divisi,departemen atau bagian dalam dan luar perusahaan. 5

6 8. Orang yang membuka dan menutup rapat bisnis pada umumnya pimpinan perusahaan, departemen atau divisi fungsional diberi kesempatan untuk membuka dan menutup secara resmi agenda rapat bisnis. 9. Narasumber penunjukan siapa yang akan diminta menjadi narasumber (presenter) dalam rapat bisnis sangat tergantung pada keputusan pihak manajemen internal perusahaan, apakah narasumber atau berasal dari dalam atau luar perusahaan. 10. Alokasi waktu untuk narasumber pada umumnya dalam rancangan agenda rapat bisnis sudah dicantumkan dengan jelas berapa waktu untuk masing-masing narasumber yang akan menyampaikan materinya, dalam rapat bisnis tersebut, dan berapa waktu yang disediakan untuk sesi tanya jawab. 11. Waktu istirahat sangat diperlukan bagi para peserta untuk penyegaran kembali energi yang terkuras selama berjam-jam di dalam ruang rapat bisnis. 12. Presensi peserta yang diberi tugas mengecek presensi (kehadiran) peserta sudah selayaknya datang lebih awal daripada peserta bisnis. 13. Akomodasi petugas yang menangani bidang akomodasi rapat bisnis berperan penting dalam kesuksesan sebuah rapat bisnis. Dalam hal ini, bidang akomodasi mencakup penginapan dan konsumsi bagi para peserta rapat. 14. Sound system hal itu pastilah sangat menganggu. Sebelum kegiatan rapat bisnis berlangsung, pastikan semua komponen sound system berfungsi dengan baik dan tidak ada yang bermasalah. 15. Komputer portable, LCD projector dan Flip Charts di era teknologi informasi semakin pesat, ketersediaan komputer portable (laptop),lcd projector dan flip charts untuk penyelenggaraan rapat bisnis sudah menjadi kebutuhan bagi para pelaku bisnis. 16. Fasilitas pendukung lainnya yang sebaiknya perlu disiapkan oleh panitia rapat bisnis adalah ketersediaan kamar kecil (toilet) dan musholla. Pelaksanaan Rapat Bisnis Efektivitas sebuah rapat bisnis sangat ditentukan oleh tiga komponen penting, yaitu kesiapan panitia penyelenggara dalam mempersiapkan segala sesuatunya, kesiapan narasumber dalam mempersiapkan materi yang akan disampaikan dan kehadiran serta keaktifan peserta dalam mengikuti kegiatan rapat bisnis tersebut. Salah satu fasilitas pendukung yang perlu disiapkan panitia penyelenggara rapat bisnis adalah pengaturan posisi tempat duduk (layout) yang nyaman dan memungkinkan interaksi yang baik antara pimpinan dan peserta rapat bisnis. 6

7 Menurut Dobson, ada beberapa pengaturan tempat duduk yang dapat digunakan untuk penyelenggaraan rapat bisnis, antara lain boardroom style (gaya persegi empat), U shape style (bentuk huruf u), classroom style (gaya ruang kelas) dan circular style (gaya melingkar). Masing-masing layout tempat duduk tersebut dapat dijelaskan berikut ini : 1. Gaya persegi empat (boardroom style) susunan tempat duduk yang berbentuk gaya persegi empat (boardroom style) dapat digunakan untuk rapat bisnis dengan jumlah peserta rapat yang relative terbatas. Disamping itu, dengan jumlah peserta yang terbatas dimungkinkan interaksi yang lebih baik antarpeserta. 2. Bentuk huruf U ( U shape style) lebih sesuai digunakan untuk jumlah peserta yang lebih sesuai digunakan untuk jumlah peserta yang lebih banyak daripada bentuk persegi empat. Alat audio visual dapat diletakkan di depan. 7

8 3. Gaya ruang kelas (classroom style) dapat digunakan untuk rapat bisnis yang dihadiri oleh para peserta rapat bisnis dalam jumlah yang bisa mencapai ratusan orang. Dalam hal ini, pemanfaatan alat audio visual sebagai media presentasi menjadi sangat penting. 4. Gaya melingkar (circular style) suasana tempat duduk dengan gaya melingkar (circular style) memberikan peluang interaksi antarpeserta menjadi lebih baik dan jumlah yang relatif lebih sedikit. Gaya melingkar tersebut lebih sesuai digunakan manakala rapat bisnis dimaksudkan untuk melakukan 5. Gaya chevron (chevron style) layout tempat duduk dengan gaya chevron pada dasarnya memperikan keleluasaan bagi audiens untuk dapat lebih memusatkan perhatian atau focus pada pembicaraan yang berada di depan. 6. Gaya modifikasi (modified style) layout tempat duduk dengan gaya modifikasi hampir sama dengan layout gaya chevron, hanya perbedaannya gaya modifikasi menempatkan baris tempat duduk di sisi tengah antara sisi sebelah kiri dan sisi sebelah kanan. 8

9 7. Gaya setengah melingkar (semi-circular style) layout tempat duduk dengan gaya setengah melingkar semi-circular style pada dasarnya memberikan keleluasaan bagi pembicara untuk bisa berinteraksi dengan audiensnya lebih dekat. 8. Gaya kelompok (cluster style) layout tempat duduk gaya kelompok disususun berdasarkan kelompok-kelompok kecil dimana audiens duduk di kursi yang telah disusun secara melingkar. Tindak Lanjut Rapat Bisnis Apa yang dihasilkan dalam rapat bisnis hendaknya didokumentasikan dengan baik, terutama hasil kesepakatan selama penambahan topik, sesuai dengan agenda rapat yang perlu disetujui bersama. Semua bentuk dokumentasi selama rapat bisnis berlangsung perlu ditinjau ulang baik pidato pengarahan pimpinan perusahaan, pandangan narasumber, catatan hasil diskusi tanya jawab selama rapat bisnis berlangsung, serta dokumen lainnya yang berbentuk rekaman audio visual. Tim perumus yang telah disepakati dalam pelaksanaan bisnis tersebut perlu menindak lanjutia apa pun yang telah dirumuskan sementara selama rapat bisnis tersebut hingga menjelang usai. Selanjutnya, begitu rapat bisnis dinyatakan selesai, tim perumus segera melakukan kompilasi semua bahan selama rapat bisnis berlangsung, termasuk dokumentasi audio visual. Apabila rapat bisnis tersebut melibatkan mitra bisnis dari perusahaan lain, sudah selayaknya mitra bisnis tersebut memperoleh laporan hasil akhir bisnis. Hal ini karena mereka terlihat secara aktif bahkan menjadi sponsor penting dalam rapat bisnis tersebut. 9

10 Daftar Pustaka 1., Curtland L,Bovee John V Thill Edisi kedelapan , Djoko Purwanto, Edisi keempat, Drs. Muhammad Wahdi, MAB, Edisi pertama, Business Communications, Marry Ellen Guffey,Kathleen Rhodles, Patricia Rogin, Edisi Keempat,