Mengelola Rapat (Handling Meeting) By: Evada El ummah Khoiro, S.AB., M.AB Prodi Administrasi Niaga 2

Transkripsi

1 Mengelola Rapat (Handling Meeting) By: Evada El ummah Khoiro, S.AB., M.AB Prodi Administrasi Niaga 2

2 Apa itu komunikasi kelompok? Adalah proses penyampaian informasi dari 1 pihak ke pihak lain untuk maksud maksud tertentu sesuai dengan kepentingan bersama, dan biasanya berlangsung secara tatap muka. Apa itu pertemuan/meeting? Adalah bentuk komunikasi jamak yang terdiri dari sekolompok / sejumlah orang yang berkumpul di suatu tempat tertentu dan pada waktu yang telah ditentukan untuk membahas, memecahkan, / merundingkan sesuatu hal untuk kepentingan bersama.

3 PENGERTIAN dan FUNGSI RAPAT Pengertian Rapat merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah Fungsi Rapat Forum silaturahmi Forum negosiasi Forum demokrasi: dengar pendapat dan menerima pertanggungjawaban Sarana konsultasi

4 Macam Macam Rapat RAPAT Tujuannya R. Penjelasan R. Pemecahan R. Perundingan Sifatnya Jangka Waktunya Saluran Hubungan Organisasi R. Formal R. Informal R. Terbuka R. Tertutup R. Mingguan R. Bulanan R. Semesteran R. Berkala R. Insidentil R. Vertikal R. Horizontal Pelaksanaannya R. Kerja Terpimpin R. Kerja Terbuka

5 MACAM RAPAT Rapat Formal: Pertemuan yang diselenggarakan setelah peserta rapat mendapat pemberitahuan sebelumnya (melalui undangan). Pada umumnya pemberitahuan disertai dengan agenda rapat. Rapat Informal: Pertemuan yang diselenggarakan setelah peserta rapat mendapat panggilan / pemberitahuan secara langsung. Rapat ini dilaksanakan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara mendadak. Rapat ini tidak mempunyai agenda dan tidak memerlukan catatan tentang apa yang telah dibicarakan.

6 RAPAT BERDASARKAN TUJUAN Rapat Penjelasan Rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para anggota tentang kebijak sanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi. Misalnya: Prosedur Kerja atau tata cara kerja baru untuk mendapatkan keseragaman kerja Rapat Pemecahan Masalah Rapat yang bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu masalah yang sedang dihadapi Suatu masalah dikatakan sebagai problem solving apabila masalah itu pemecahannya berhubungan dengan masalah masalah yang saling terkait. Rapat Perundingan Rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan kedua belah pihak

7 RAPAT BERDASARKAN SIFATNYA Rapat Formal: yaitu Rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, menurut ketentuan yang berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat undangan Rapat Informal: yaitu Rapat informal dapat terjadi setiap saat, dengan siapa saja, kapan saja, dimana saja, dan kemudian membicarakan suatu masalah yang mempunyai kepentingan bersama. Rapat Terbuka: yaitu Rapat yang dapat dihadiri oleh setiap anggota. Materi yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia Rapat Tertutup: yaitu Rapat yang hanya dihadiri oleh peserta tertentu, dan biasanya yang dibahas menyangkut masalah masalah yang masih bersifat rahasia

8 RAPAT MINGGUAN RAPAT BULANAN RAPAT SEMESTERAN RAPAT TAHUNAN RAPAT BERDASARKAN JANGKA WAKTUNYA Rapat yang diadakan sekali seminggu untuk membahas masalah masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing masing manajer. Rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap akhir bulan, untuk membahas hal hal atau peristiwa yang terjadi pada bulan yang lalu. Misalnya: membahas rugi laba bulan lalu. Rapat yang diadakan setiap 6 bulan sekali yang bertujuan untuk mengadakan evaluasi hasil kerja sama selama 6 bulan, mengambil langkah langkah selanjutnya dalam jangka waktu 6 bulan. Rapat yang diadakan sekali setahunan. Misalnya rapat dewan komisaris, rapat umum pemegang saham.

9 RAPAT BERDASARKAN FREKUENSINYA Rapat Rutin Rapat yang sudah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan, dan tahunan) Rapat Insidental Rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung pada masalah yang dihadapi. Biasanya dalam keadaan urgent, yang harus segera dipecahkan bersama.

10 RAPAT BERDASARKAN PERIODISASINYA Rapat Berkala (Regular Meeting) Rapat yang diadakan menurut jangka waktu tertentu, misalnya satu minggu sekali, satu bulan sekali, atau tiga bulan sekali pada waktu dan tempat tertentu. Rapat Khusus (Temporary Meeting) Rapat yang diselenggarakan untuk mengatasi permasalahan yang sifatnya mendadak atau untuk mengatasi pertentangan atau kesalahpahaman dan dipandang harus diselesaikan secepatnya, tidak dapat ditunda menunggu rapat rutin / berkala.

11 RAPAT BERDASARKAN PESERTANYA Rapat Vertikal Rapat yang berlangsung antara atasan dan bawahan. Ide-ide bawahan untuk menyelesaikan suatu masalah, sehingga dapat bermanfaat dalam pengambilan keputusan. Rapat Horizontal Rapat yang diadakan antar pejabat yang sederajat. Membicarakan masalah masalah yang memerlukan koordinasi antar bagian dalam organisasi dan pengembangan organisasi.

12 PRINSIP DASAR Dalam menyelenggarakan rapat hendaknya berdasarkan prinsip dasar dengan menjawab enam pertanyaan pokok yang disebut dengan 5 W dan 1 H: WHY : Mengapa rapat ini perlu diselenggarakan. WHAT : Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat. WHO: Siapa yang akan diundang WHERE: Dimana sebaiknya rapat diselenggarakan WHEN: Kapan sebaiknya rapat diselenggarakan HOW: Bagaimana rapat akan diselenggarakan. Apakah rapat akan diselenggarakan: 1) Secara berkala atau cukup sekali 2) Tertutup atau terbuka 3) Bahan rapat akan dibagi terlebih dahulu atau tidak 4) Memerlukan overhead projector atau lainnya

13 Syarat-Syarat Rapat Persiapan Rapat Pelaksanaan Rapat

14 Persiapan Rapat Penentuan Tujuan Rapat dan Acara Rapat Penentuan Waktu, hari, tanggal, dan tahun Penentuan Tempat Akomodasi Konsumsi Media/Peralatan

15 Pelaksanaan Rapat 1. Ada masalah yang harus dipecahkan bersama 2. Ada partisipasi aktif dari peserta rapat 3. Ada pimpinan dan ketua rapat 4. Ada notulis 5. Ada media tulis

16 1. Ada masalah yang harus dipecahkan bersama - Unsur rapat adalah ada permasalahan yang harus dipecahkan bersama, tapi tidak semua masalah harus melalui rapat. - Rapat tanpa memecahkan suatu masalah hanyalah obrolan - Permasalahan harus jelas dan dapat dimengerti oleh semua peserta, sehingga harus dirumuskan dengan jelas. - Rumusan masalah harus mendorong kebebasan berpikir - Menimbulkan pertukaran pikiran, bukan pertarungan pendapat - Perumusan masalah yang jelas akan mencapai hasil yang diharapkan.

17 2. Ada partisipasi aktif dari peserta rapat - Peserta rapat adalah pihak yang menerima dan mendiskusikan permasalahan, memberikan sumbangan pemikiran, dan aktif terlibat dalam pemecahan masalah. - Sifat atau karakter peserta rapat: 1) Tipe pemersatu 2) Tipe perantara 3) Tipe pendengar 4) Tipe pemberi semangat 5) TIpe inisiatif 6) Tipe pemberi informasi 7) Tipe penyerangan

18 3. Adanya pimpinan atau ketua rapat - Merupakan poros gerak suatu rapat & menjamin ketertiban pelaksanaan rapat. Sebagai pengendali jalannya rapat dan bertanggung jawab agar jalannya rapat menghasilkan keputusan dalam batas waktu yang telah ditentukan. - Pimpinan rapat harus mampu membangkitkan keberanian peserta, terutama yang kesulitan dan tidak punya keberanian berpendapat. Mereka yang diam belum tentu tidak tahu, kadang karena malu/takut salah.

19 4. Ada Notulis - Adalah orang yang mencatat hasil keputusan rapat. Hasilnya adalah notulen. - Notulen berisi: 1) Tanggal & tempat rapat dilaksanakan 2) Nama peseta yang hadir 3) Nama pejabat yang memimpin rapat 4) Waktu dimulai dan diakhirinya rapat Syarat notulen: 1) Benar & objektif 2) Jelas, tidak ambigu, & dapat dimengerti bagi yang membaca. 3) Dibuat secara ringkas 4) Sebelum rapat dtutup, notulen dibacakan, agar peserta dapat memberi masukan guna penyempurnaan notulen.

20 5. Media rapat a.ruangan, meja, dan kursi, papan tulis/white board b.lampu penerangan c.flip chart d.sound system e.alat tulis f. OHP, komputer dll,.

21 Tata Ruang Rapat

22 Undangan rapat sebaiknya dibuat dan diedarkan tidak terlalu jauh atau terlalu dekat/mepet dari waktu rapat akan berlangsung. Undangan rapat harus memuat: 1. Hari 2. Tanggal 3. Tempat rapat Undangan Rapat 4. Acara rapat (bila diperlukan daftar acara ikut dilampirkan)

23 Akomodasi Akomodasi meliputi tempat menginap dan konsumsi peserta rapat. Tempat menginap tergantung pada tempat dimana rapat diadakan, bisa di asrama / hotel. Bila di asrama artinya tidak ada perbedaan fasilitas bagi peserta. Bila di hotel, biasanya ada perbedaan fasilitas, tergantung kedudukan/ jabatan dalam instansi. contoh: 1) Dewan komisaris & dewan direksi President Suite 2) Branch Manager Eexecutive Suite 3) Manager Junior Suite, dsb.

24 Agenda Rapat Acara disusun sesuai dengan pokok permasalahan Urutan acara rapat terdiri dari: 1. Pembukaan 2. Pengarahan dari pemimpin rapat 3. Pelaksanaan rapat 4. Pembawa acara membacakan hasil rapat 5. Penutup

25 Contoh Susunan Acara Rapat Judul Rapat Pemimpin Rapat : Pemasaran Produk Terbaru Perusahaan : Direktur Utama Bapak Susilo, S.E. Acara : 1. Pembukaan diawali dengan doa 2. Laporan dari rapat sebelumnya oleh ketua Penyelenggara rapat 3. Pengarahan Rapat 4. Perkenalan produk baru 5. Tanggapan dan tanya jawab 6. Pembagian kelompok kerja 7. Rapat pleno mengenai hasil kerja kelompok 8. Cara pemasaran produk/promosi 9. Pembagian wilayah pemasaran 10. Persiapan promosi 11. Pembacaan keputusan-keputusan hasil rapat 12. Kesimpulan rapat 13. Penutup diakhiri dengan doa 14. Pemberitahuan rapat selanjutnya

26 Contoh lain: NO. WAKTU ACARA PENYAJI PENANGGUNG JAWAB SUSUNAN ACARA RAPAT TAHUNAN PT. INDOKARYA QUALITY HOTEL YOGYAKARTA, 8 APRIL 2017

27 Teknik Membuka dan Menutup rapat Kalimat pembuka harus menarik Kalimat Pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar secara cermat Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang akan dibahas Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaraan Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi menarik perhatian para pendengar Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik : - Penggunaan data - Anekdot - Membuat Pertanyaan - Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa - Menggunakan Peribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab suci

28 Teknik Menutup Rapat Menyusun ringkasan atau kesimpulan Pada akhir pembicaraan, pembicara harus mengulangi garis besar isi atau topik yang telah dibahas. Kalimat Penutup Beberapa cara untuk membuat kalimat penutup pembicaraan, yaitu : 1. Mengulangi inti pembicaraan dengan penjelasan yang singkat 2. Berisi anjuran kepada pendengar 3. Berisi Pujian/sanjungan kepada pendengar 4. Usahakan agar pendengar merasa senang, tersenyum, bahkan tertawa 5. Penutup dapat diakhiri dengan peribahasa, syair, kutipan dari kitab suci, atau kata bijak.

29 Teknik Menyusun Notula dan Resume Rapat Pengertian Notula Notula adalah catatan singkat mengenai jalannya rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Macam-macam notula 1. Notula Harfiah, yaitu laporan atau pencatatan secara kata demi kata dari seluruh pembicaraan dalam rapat tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain. 2. Notula Rangkuman, yaitu laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat

30 Fungsi Notula Sebagai dokumen dan alat bukti Sebagai sumber informasi untuk peserta yang tidak hadir Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat Sebagai dokumen Sebagai alat untuk rapat semu

31 Isi notula Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi atau yang menyelenggarakan rapat. Hari, tanggal, tempat, dan waktu di mulai dan berakhirnya rapat Sifat rapat misalnya rutin, tahunan, luar biasa Pemimpin dan notulis rapat Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir Penyempurnaan rapat sebelumnya dan pengesahan dari pemimpin rapat Susunan acara rapat Ringkasan jalanya rapat Hasil rapat Hal-hal lain yang ikut di bicarakan rapat Catatan khusus Nama dan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat

32 CONTOH PENYUSUNAN NOTULA Hari : Senin Tanggal : 24 April 2006 Jam : WIB Tempat : Ruang Serba Guna NOTULA Rapat Pemilihan Calon Ketua Jurusan Sekretaris Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen Bandung 2006 Ketua Sekretaris Hadir Tidak Hadir : Ketua Jurusan : Sekretaris Jurusan : 24 peserta : 4 peserta Acara : Pembukaan Penjelasam tentang tata cara pemilihan calon ketua Jurusan Pemilihan Calon Ketua Jurusan Tanya jawab dan lain-lain Penutup

33 Risalah Pembicaraan Acara ke-1: Jam WIB Rapat dibuka oleh Sekretaris Jurusan Sekretaris membacakan peserta yang hadir dan tidak hadir Sekretaris membacakan jadwal pemilihan Ketua Jurusan Acara ke-2: Penjelasan dari Ketua Jurusan Syarat-syarat calon Ketua Jurusan prosedur pencalonan Prosedur pertimbangan Prosedur penetapan Pemilihan Acara ke-3: Pemilihan calon Ketua Jurusan Berdasarkan SK Dekan Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen No. 24/IV/06 Pasal 4, terdapat 3 orang dosen yang dicalonkan, yaitu: Dra. Hana Hasana Dra. Nina Karmil Drs. Pujo Hartono a. Dra. Hana Hasanah, tidak bersedia di calonkan b. Dra. Nina Karmila, dan c. Drs. Pujo Hartono, bersedia dicalonkan

34 Acara ke-4: Tanya jawab dan lain-lain Dra. Nina Karmila, prosedur pertimbangan dan penetapan ketua jurusan Drs. Puji Hartono, menayakan kemungkinan di masa mendatang. Acara ke-5: Penutup Tepat pada jam WIB rapat ditutup oleh ketua jurusan dengan ucapan terima kasih. Mengetahui dan mengesahkan Bandung, 24 April 2006 K e t u a Sekretaris Drs. Yudiferi Dra.Shadana NIP NIP

35 THANK YOU ANY QUESTIONS??