Mengelola Pertemuan atau Rapat

Transkripsi

1 Mengelola Pertemuan atau Rapat 1. Lima fungsi rapat: 1. Untuk memecahkan masalah. 2. Untuk menyampaikan informasi. 3. Sebagai forum demokrasi. 4. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi. 5. Sebagai sarana bernegoisasi. 2. Perbedaan rapat pemecahan masalah dengan rapat perundingan: 1. Rapat pemecahan masalah, yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi. 2. Rapat perundingan, yaitu rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak. 3. Jenis-jenis rapat menurut sifatnya: 1. Rapat resmi, yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalahmasalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. 2. Rapat tidak resmi, yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. 3. Rapat terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat rahasia. 4. Rapat tertutup, yaitu rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia. 4. Tujuh persyaratan pelaksanaan rapat yang baik: 1. Suasana terbuka 2. Tidak ada monopoli 3. Partisipasi aktif dari peserta rapat

2 4. Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan 5. Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi 6. Pertanyaan singkat dan jelas 7. Disiplin waktu 5. Tiga tipe pemimpin rapat: 1. Tipe otoriter, yaitu tipe pemimpin yang suka memaksakan kehendak, merasa paling berkuasa, dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya. 2. Tipe demokratis, yaitu tipe pemimpin rapat yang bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai pembimbing, pengarah, pemberi petunjuk dan terlibat langsung dalam interaksi kelompok. 3. Tipe laizess-faire, yaitu tipe pemimpin rapat yang memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin tipe ini bersifat pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif, dan cenderung bersikap sebagai penonton saja. 6. Tipe peserta rapat: 1. Tipe pemberi semangat, yaitu tipe peserta rapat yang memiliki kemauandan kemampuan kerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang lain. 2. Tipe penyerang, yaitu tipe peserta rapat yang selalu menentang pendapat atau tidak setuju dengan pendapat peserta yang lain. 3. Tipe pendengar, yaitu tipe peserta rapat yang biasanya bersifat pasif. Peserta rapat tipe ini hanya berperan sebagai pendengar yang baik dan hanya mendengarkan informasi-informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lainnya. Ia tidak suka mengeluarkan pendapat, kritik atau saran, dan lebih bersifat pendiam. 7. Fungsi pemimpin rapat: 1. Sebagai pengarah, yaitu seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai. 2. Sebagai penggerak, yaitu seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan para peserta rapat untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada rapat.

3 8. Fungsi peserta rapat: 1. Sebagai penyumbang data, yaitu dimana pendapat-pendapat yang disampaikan oleh para peserta rapat haruslah berdasarkan data-data yang benar dan rasional. Peranan para peserta rapat sebagai penyumbang data sangat penting dalam membantu pimpinan rapat untuk menentukan langkah-langkah yang diambil dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dibahas dalam rapat. 2. Sebagai perumus kesimpulan, yaitu dimana semua saran, pendapat, ide, gagasan dari seluruh peserta rapat tentunya perlu dipertimbangkan dan didiskusikan bersama-sama, agar menghasilkan kesimpulan yang diharapkan semua pihak. 3. Sebagai penerima hasil rapat, yaitu dengan diadakannya suatu rapat diharapkan dapat dicapai suatu kesimpulan/keputusan yang merupakan hasil kesepakatan bersama dari peserta rapat, terhadap suatu permasalahan yang dihadapi. Oleh karena itu, hasil keputusan rapat ini harus diterima dan dijalankan oleh seluruh peserta rapat dengan senang hati, walaupun mungkin saja itu bukan merupakan saran/pendapatnya. 9. Tiga teknik pengendalian rapat: 1. Pengendalian rapat bebas terbatas adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan secara bebas kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara bergantian. Peserta rapat diperbolehkan beradu argumentasi atau berdebat tanpa harus melalui pemimpin rapat. Pemimpin rapat hanya bertugas mengawasi jalannya pembicaraan. Jika pembicaraan dirasa sudah cukup, pemimpin dapat menghentikan perdebatan dan menyimpulkannya menjadi sebuah keputusan rapat. 2. Pengendalian rapat secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak memberikan kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya. Para peserta rapat boleh mengeluarkan pendapat hanya seizin pemimpin rapat dengan waktu dan jumlah penanya yang sudah ditentukan. 3. Pengendalian gabungan bebas terbatas dengan ketat adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada para peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sudah mulai kurang terkendali, pemimpin rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembali. Jika situasi rapat sudah dianggap lancar kembali, pemimpin rapat dapat menggunakan cara pengendalian bebas terbatas. 10. Perbedaan teknik bertanya dalam rapat, pertanyaan langsung dengan pertanyaan tidak langsung: 1. Pertanyaan langsung adalah pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin rapat kepada seorang peserta rapat dengan tujuan untuk memberikan motivasi atau dorongan kepada peserta rapat yang mempunyai sifat pemalu/penakut, agar aktif dalam kegiatan rapat. Pertanyaan model langsung dapat juga digunakan

4 untuk memberikan terapi kepada para peserta rapat yang asyik dengan percakapan pribadi. 2. Pertanyaan tidak langsung adalah pertanyaan yang diajukan oleh salah seorang peserta rapat kepada pemimpin rapat dan pemimpin rapat mengoperkan kembali pertanyaan tersebut kepada peserta rapat lainnya. Pertanyaan model ini bertujuan untuk memotivasi keaktifan para peserta dalam kegiatan rapat dan menghindari monopoli dari pemimpin rapat. Kegiatan Belajar 2 1. Perbedaan agenda rapat dengan susunan acara rapat: Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran dari rencana jalannya rapat (agenda rapat). 1. Tiga bahan rapat: 1. Agenda rapat/susunan acara rapat. 2. Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporanlaporan, dan sebagainya). 3. Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya). 2. Delapan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan: 1. White board lengkap dengan spidol dan penghapus. 2. Flip chart lengkap dengan spidolnya. 3. LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya. 4. Sound system lengkap dengan mikroponnya. 5. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat. 6. Block note dengan bolpointnya. 7. Name tag untuk peserta. 8. Komputer atau laptop. 3. Enam persyaratan undangan rapat formal yang baik: 1. Menggunakan kop atau kepala surat.

5 2. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatannya. 3. Mencantumkan perihal undangan rapat. 4. Mencantumkan nama dan jabatan orang yang diundang rapat. 5. Mencantumkan hari, tanggal, waktu, dan tempat rapat tersebut diselenggarakan. 6. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut. 4. Empat model pengaturan (layout) ruang rapat dan berikan contohnya: 1. Gaya klasikal/kelas, gaya ini cocok untuk jumlah peserta yang banyak dan digunakan untuk rapat pemberian informasi. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya klasikal/kelas. 2. Gaya konferensi, gaya ini dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work. Pengaturan tempat duduk gaya konferensi biasa digunakan untuk rapat pemecah masalah. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya konferensi. 3. Gaya huruf U, pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U cocok untuk rapat informal dan juga biasa digunakan untuk rapat pemecahan masalah. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U. 4. Gaya round table, pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya round table untuk diskusi kelompok. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya round table Perbedaan notula resume dengan notula verbatim: 1. Notula resume, yaitu catatan yang berisi kesimpulan-kesimpulan dari jalannya rapat. 2. Notula verbatim, yaitu catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat tanpa ditambahi ataupun dikurangi. 2. Empat fungsi catatan rapat: 1. Sebagai dokumen dan alat pembuktian. 2. Sebagai sumber informasi bagi peserta rapat yang absen/tidak hadir.

6 3. Sebagai dasar untuk pertemuan selanjutnya. 4. Sebagai alat pengingat untuk para peserta rapat. 3. Urutan susunan notula: 1. Judul notula 2. Tanggal, bulan, dan tahun notula dibuat 3. Tempat dan waktu diselenggarakannya rapat 4. Nama pimpinan dan sekretaris rapat 5. Jumlah peserta rapat yang diundang 6. Jumlah peserta rapat yang hadir (nama-nama peserta rapat disebutkan apabila peserta rapat yang hadir kurang dari 10 orang, tapi bila peserta rapat lebih dari 10 orang, nama-nama peserta rapat yang hadir terlampir dalam daftar hadir) 7. Jumlah peserta yang tidak hadir 8. Acara atau agenda rapat 9. Jalannya rapat atau risalah rapat (dari acara pertama sampai dengan penutup) 10. Tanda tangan pembuat notula 11. Pengesahan oleh pimpinan rapat 4. Pengertian istilah: 1. Adjournment adalah Atas persetujuan hadirin, ketua memutuskan untuk menghentikan rapat dan menunda diskusi lebih lanjut, karena terbatasnya waktu. Untuk itu harus ditentukan kapan rapat dibuka kembali. 2. Addendum adalah tambahan yang disampaikan pada sebuah mosi. 3. Point of order adalah pertanyaan yang diajukan oleh anggota selama rapat berlangsung mengenai prosedur rapat, tetapi pertanyaan dapat pula membicarakan peraturan organisasi atau peraturan kerja. 4. Right of reply adalah hak dari pemrakarsa suatu mosi untuk memberikan jawaban pada penutupan diskusi.

7 5. Subcommittee adalah salah satu bagian yang ditunjuk untuk melakukan suatu tugas khusus atau menangani aspek khusus dari pekerjaan utama komite. 5. Lima istilah yang biasa digunakan dalam suatu rapat beserta pengertiannya. 1. Teller adalah orang yang ditugaskan menghitung suara pada rapat. 2. Unanimous adalah resolusi yang disetujui anggotanya. 3. Voting adalah pemungutan suara anggota rapat 4. Standing orders adalah pedoman yang disusun sebagai acuan kegiatan 5. Out of order adalah suatu pendapat atau pernyataan yang bertentangan dengan peraturan rapat Lima cara pendistribusian hasil pertemuan/rapat: 1. Pendistribusian melalui jasa perusahaan pos/kiriman kilat 2. Pendistribusian melalui faksimile 3. Pendistribusian melalui 4. Pendistribusian melalui jasa perusahaan pos/kiriman kilat 5. Pendistribusian langsung 2. Cara pendistribusian hasil pertemuan/rapat melalui jasa petugas/kurir perusahaan, yaitu dengan dibagikan langsung oleh petugas/kurir perusahaan kepada pihak-pihak yang memerlukan dengan menggunakan buku ekspedisi intern sebagai bukti bahwa yang bersangkutan telah menerima hasil pertemuan/rapat. 3. Cara pendistribusian hasil pertemuan/rapat melalui facsimile 1. Siapkan dokumen (hasil pertemuan/rapat) yang akan dikirim. Dokumen ini dapat ditulis tangan atau diketik (dengan mesin tik atau komputer) pada kertas biasa. 2. Letakkan dokumen yang akan dikirim pada papan tempat pengiriman dokumen dengan posisi tulisan menghadap ke bawah dan bagian atas dokumen berada di bawah.

8 3. Tekan tombol quality sampai pada layar tertulis standard, fine, atau half-tone. Pilihlah kualitas hasil pengiriman dokumen yang diinginkan. 4. Tekan tombol monitor. 5. Tekan nomor faksimile yang dituju. 6. Tekan tombol start/copy. 7. Secara otomatis mesin faksimile akan memutar sendiri dan akan terdengar melalui speaker monitor hubungan tersambung atau tidak. 8. Apabila pengiriman sedang berlangsung tetapi hendak dibatalkan atau hanya sebagian dokumen saja yang akan dikirim, tekan tombol eject/reset. 4. Cara pengiriman hasil rapat melalui 1. Buka situs website, misalnya 2. Klik menu mail. 3. Isikan Yahoo!ID dan Password, kemudian klik Sign In. 4. Klik menu New, kemudian pilih Message. 5. Selanjutnya akan muncul lembar kerja. 1) Ketik alamat yang dituju pada kolom To. 2) Ketik topik mengenai hasil pertemuan pada kolom Subject. 3) Tulis berita/surat pengantar pada lembar kerja yang kosong. 4) Klik attach Files untuk melampirkan dokumen hasil rapat. 5) Cari file dokumen hasil rapat. 6) Setelah proses attachment selesai, klik menu send. 1. Cara pengiriman hasil rapat melalui jasa perusahaan pos/kiriman kilat: 1. Masukkan hasil rapat yang akan dikirimkan ke dalam amplop dengan dilampiri surat pengantar. 2. Pilih jenis pengiriman berdasarkan cepat/lambatnya hasil rapat tersebut harus diketahui oleh peserta rapat atau pihak-pihak yang memerlukan. 3. Serahkan semua berkas yang akan dikirimkan ke petugas pos dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern untuk meminta cap pos setempat sebagai bukti bahwa berkas hasil rapat telah dikirim melalui pos. Buku ekspedisi ekstern dapat Anda lihat kembali di halamn Pengiriman hasil pertemuan/rapat sebaiknya dilakukan melalui pengiriman kilat tercatat atau perusahaan jasa pengiriman yang mempunyai tanda terima.

9 1. 1. Perbedaan rapat resmi dan rapat tidak resmi: 1. Rapat resmi, yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat formal akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat. 2. Rapat tidak resmi, yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya dijadikan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba-tiba dan harus diselesaikan segera. Para peserta rapat umumnya mendapat pemberitahuan secara langsung. 2. Jenis-jenis rapat menurut jangka waktunya: 1. Rapat mingguan, yaitu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin. 2. Rapat bulanan, yaitu rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu. 3. Rapat semesteran, yaitu rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan ke depan. 4. Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan setahun sekali. Contohnya rapat pemegang saham, rapat dewan komisaris, dan sebagainya. 3. Tipe-tipe pemimpin rapat: 1. Tipe otoriter adalah pemimpin yang suka memaksakan kehendak, merasa paling berkuasa, dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya. 2. Tipe demokratis adalah pemimpin rapat yang mempunyai tipe kepemimpinan bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai pembimbing, pengarah, pemberi petunjuk dan terlibat langsung dalam interaksi kelompok. 3. Tipe laizess faire adalah pemimpin rapat yang mempunyai tipe kepemimpinan memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin tipe ini bersifat pasif dan

10 cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif, dan cenderung bersikap sebagai penonton saja. 4. Tipe-tipe peserta rapat: 1. Tipe pemberi informasi adalah peserta rapat yang memiliki ilmu pengetahuan dan wawasan yang sangat luas serta ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu, sehingga sering dijuluki dengan kamus berjalan. 2. Tipe inisiatif adalah peserta rapat yang akan memberikan jalan keluar untuk penyelesaian masalah yang dihadapi. 3. Tipe perantara adalah peserta rapat yang akan bertindak sebagai perantara atau menjembatani antara orang/kelompok yang berbeda. Peserta rapat tipe ini membantu memperjelas pendapat peserta rapat lain yang masih kurang jelas, sehingga seluruh peserta menjadi jelas. 5. Empat fungsi pemimpin rapat: 1. Sebagai pengarah, yaitu seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai. Arahan dari pimpinan ini diperlukan agar topik/masalah yang dibahas dalam rapat tetap dalam konteksnya, fokus, dan tidak menyebar ke topik/masalah lainnya. 2. Sebagai penengah, yaitu seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi pertentangan atau perbedaan pendapat di antara para peserta rapat. Seorang pemimpin rapat harus mampu bersikap adil kepada semua peserta rapat, tidak memihak kepada seseorang/kelompok tertentu, dan tidak mencari-cari siapa yang salah dan yang benar. 3. Sebagai penggerak, yaitu seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan para peserta rapat untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada rapat. Hal ini diperlukan, agar hasil yang diperoleh dalam rapat sesuai dengan harapan semua peserta rapat. 4. Sebagai pencari solusi, yaitu seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan. Seorang pemimpin rapat dituntut harus lebih memahami masalah yang dibahas dalam rapat, dengan demikian pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan, wawasan, dan pengalaman yang luas. 6. Lima fungsi peserta rapat: 1. Sebagai penyumbang pendapat, yaitu peserta rapat harus dapat menyumbangkan pendapat/ide agar masalah yang dihadapi dapat diselesaikan secara bersama-sama. Semakin banyak peserta rapat yang

11 menyumbangkan pendapatnya, semakin banyak masukan yang didapat untuk menyelesaikan masalah. Agar pendapat seorang peserta rapat dapat diterima oleh peserta rapat yang lain, hendaklah pendapat yang disampaikan berdasarkan atas pemikiran yang saksama. 2. Sebagai penyumbang data, yaitu pendapat-pendapat yang disampaikan oleh para peserta rapat haruslah berdasarkan data-data yang benar dan rasional. Sebagai penyumbang data, peranan para peserta rapat sangat penting dalam membantu pimpinan rapat untuk menentukan langkahlangkah yang diambil dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dibahas dalam rapat. 3. Sebagai perumus kesimpulan, semua saran, pendapat, ide, gagasan dari seluruh peserta rapat tentunya perlu dipertimbangkan dan didiskusikan bersama-sama, agar menghasilkan kesimpulan yang diharapkan semua pihak. Oleh karena itu, setiap peserta rapat harus ikut berperan aktif dalam perumusan kesimpulan. 4. Sebagai pembantu pimpinan, yaitu setiap peserta rapat harus mampu membantu pimpinan rapat, agar dapat menjalankan rapat dengan baik dan diperoleh keputusan rapat yang memuaskan semua pihak. Peserta rapat dapat memberikan informasi sebanyak-banyaknya yang dapat membantu pimpinan rapat dalam pengambilan keputusan. 5. Sebagai penerima hasil keputusan, yaitu dengan diadakannya suatu rapat diharapkan dapat dicapai suatu kesimpulan/keputusan yang merupakan hasil kesepakatan bersama dari peserta rapat, terhadap suatu permasalahan yang dihadapi. Oleh karena itu, hasil keputusan rapat ini harus diterima dan dijalankan oleh seluruh peserta rapat dengan senang hati, walaupun mungkin saja itu bukan merupakan saran/pendapatnya. 7. Pengendalian rapat gabungan antara bebas terbatas dengan ketat adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada para peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sudah mulai kurang terkendali, pemimpin rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembali. Jika situasi rapat sudah dianggap lancar kembali, pemimpin rapat dapat menggunakan cara pengendalian bebas terbatas. Begitu seterusnya hingga rapat selesai. 8. Tiga teknik bertanya dalam rapat: 1. Pertanyaan umum adalah pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin rapat kepada seluruh peserta rapat dengan tujuan agar setiap peserta turut aktif untuk berpikir mencari jawabannya. 2. Pertanyaan langsung adalah pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin rapat kepada seorang peserta rapat dengan tujuan untuk memberikan motivasi atau dorongan kepada peserta rapat yang mempunyai sifat pemalu/penakut, agar aktif dalam kegiatan rapat. Pertanyaan model

12 langsung dapat juga digunakan untuk memberikan terapi kepada para peserta rapat yang asyik dengan percakapan pribadi. 3. Pertanyaan tidak langsung/dioperkan adalah pertanyaan yang diajukan oleh salah seorang peserta rapat kepada pemimpin rapat dan pemimpin rapat mengoperkan kembali pertanyaan tersebut kepada peserta rapat lainnya. Pertanyaan model ini bertujuan untuk memotivasi keaktifan para peserta dalam kegiatan rapat dan menghindari monopoli dari pemimpin rapat. 9. Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam penyelenggaraan rapat formal: 1. Membuat Agenda Rapat dan Susunan Acara Rapat 2. Menentukan Peserta Rapat 3. Membuat Undangan Rapat 4. Membuat Daftar Hadir Rapat 5. Mempersiapkan Bahan Rapat 6. Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan Rapat 7. Mempersiapkan Ruang Rapat 8. Mempersiapkan Akomodasi/Penginapan 9. Mempersiapkan Transportasi 10. Mempersiapkan Konsumsi 11. Mempersiapkan Unit Kesehatan 12. Pengecekan Persiapan Terakhir 10. Pendistribusian hasil rapat secara langsung dilakukan, apabila notula dibuat langsung dengan diketik pada komputer/laptop, maka ketika rapat selesai dan notula selesai disusun, notula dapat diedarkan kepada semua peserta rapat yang hadir melalui media penyimpanan (Flashdisk/harddisk external) atau melalui bagi peserta rapat yang tidak hadir. Sumber : Penerbit Erlangga Sumber 2 : Perbedaan antara agenda rapat dengan susunan acara yaitu sebagai berikut:

13 Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat, sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda. Berikut ini contoh agenda rapat. PT DUNIA GEMILANG JAYA Jalan Raya Pasar Minggu Kav. 15 Jakarta Selatan Telp. (021) Faks. (021) AGENDA RAPAT INOVASI PRODUK 1. Pembukaan 2. Pengarahan Pimpinan Rapat 3. Laporan Bagian Produksi 4. Laporan Bagian Keuangan 5. Laporan Bagian Pemasaran 6. Pembahasan dan Tanya Jawab 7. Penutup Berikut ini contoh susunan acara rapat. PT. DUNIA GEMILANG JAYA Jalan Raya Pasar Minggu Kav. 15 Jakarta Selatan Telp. (021) Faks. (021) SUSUNAN ACARA RAPAT INOVASI PRODUK Registrasi Pembukaan

14 Pengarahan Pimpinan Rapat Laporan Bagian Produksi Laporan Bagian Keuangan Laporan Bagian Pemasaran Pembahasan dan Tanya Jawab Penutup 1. Tiga bahan-bahan rapat yaitu sebagai berikut: 1. Agenda rapat. 2. Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya). 3. Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan, dan sebagainya) (delapan) peralatan/perlengkapan yang dibutuhkan dalam kegiatan rapat sehingga rapat dapat terselenggara dengan baik yaitu sebagai berikut. 1. White board lengkap dengan spidol dan penghapus. 2. Flip chart lengkap dengan spidolnya. 3. LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya. 4. Sound System lengkap dengan mikroponnya. 5. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat. 6. Block note dengan bolpointnya. 7. Name tag untuk peserta. 8. Komputer atau laptop 1. Persyaratan undangan rapat yang baik yaitu sebagai berikut. 1. Menggunakan kop atau kepala surat.

15 2. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatannya. 3. Mencantumkan perihal undangan rapat. 4. Mencantumkan nama orang-orang yang diundang rapat. 5. Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan. 6. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut. Berikut contoh surat undangan rapat. PT. DUNIA GEMILANG JAYA Jalan Raya Pasar Minggu Kav. 15 Jakarta Selatan Telp. (021) Faks. (021) Nomor : 100/U/II/ Februari 2009 Lampiran : - Perihal : Undangan Rapat Yth. Bapak/Ibu Manager PT. DUNIA GEMILANG JAYA Dengan hormat, Menindaklanjuti hasil Rapat Evaluasi Bagian Pemasaran Semester II Tahun 2008, kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu pada: Hari/Tanggal : Rabu, 11 Februari 2009 Waktu : Pukul WIB Tempat : Meeting Room 202 Acara : Inovasi Produk Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mohon kehadiran Bapak/Ibu tepat pada waktunya. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, Ir. Budiono Utomo

16 Direktur Utama