Analisa dan Perancangan Sistem Data Warehouse untuk Inventori Material, Inventori Barang Keluar, dan Penjualan pada PT. XYZ

Transkripsi

1 Analisa dan Perancangan Sistem Data Warehouse untuk Inventori Material, Inventori Barang, dan Penjualan pada PT. XYZ Christian Binus University, Jakarta, DKI Jakarta Indonesia Danny Setiawan Binus University, Jakarta, DKI Jakarta Indonesia Robert Binus University, Jakarta, DKI Jakarta Indonesia ABSTRAK Tujuan Penelitian ini adalah untuk menganalisis kebutuhan informasi yang dibutuhkan suatu instansi tertentu dalam menemukan permasalahan yang sedang dihadapi serta mengusulkan pemecahan masalah dengan merancang aplikasi Data Warehouse pada PT. XYZ. Penelitian ini dibatasi pada proses produksi, pengawasan barang yang keluar dari gudang, dan penjualan. Metodologi penelitian yang digunakan adalah berdasarkan pada Sembilan tahap perancangan Data Warehouse. Hasil yang dicapai adalah berupa sebuah rancangan Data Warehouse dan aplikasi pendukung yang dapat menampilkan laporan inventori material, inventori barang keluar, dan penjualan yang berguna bagi para eksekutif untuk memudahkan melakukan proses pengambilan keputusan. Simpulan dari pembuatan tugas akhir ini adalah dengan adanya Data Warehouse dapat memudahkan para eksekutif dalam pengambilan keputusan, dan penyediaan data histori yang dipakai untuk menganalisis masalah perusahaan. Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Data Warehouse, Data Histori, Inventori, Penjualan. 1. Pendahuluan Memasuki era globalisasi ini, perusahaan menghadapi begitu banyak pesaing. Cakupan perusahaan yang semakin luas, serta semakin banyaknya persaingan merupakan tantangan yang dihadapi perusahaan saat ini, para pimpinan perusahaan dituntut untuk membuat keputusan yang efektif dan cepat. Oleh karena itu penguasaan informasi yang strategis, tepat guna, dan efisien diperlukan untuk memenangkan persaingan. Informasi yang memberikan pengetahuan mendalam dan menyeluruh pada tiap dimensi dimensi perusahaan,dapat mendukung kemajuan perusahaan. Data Warehouse merupakan suatu paradigma yang telah dikembangkan dalam beberapa dekade terakhir ini yang secara spesifik dimaksudkan untuk menjawab masalah penyediaan informasi di berbagai perusahaan. Data Warehouse dikembangkan untuk menjawab masalah penyediaan informasi yang diperlukan para pemimpin organisasi untuk membuat keputusan. Yang paling pokok dari pemanfaatan teknologi data warehoushe ini adalah kemampuannya mengintegrasi semua data yang dimiliki oleh perusahaan yang selanjutnya diolah menjadi sebuah informasi terpadu sebagai alat bantu dalam penggambilan keputusan yang tepat guna. Perusahaan yang secara efektif dan efisien memanfaatkan teknologi ni akan mampu bertahan di badai persaingan bisnis.

2 2. Metodologi Metodologi perancangan dalam penulisan penelitian ini adalah : 1. Metode pengumpulan data Pengumpulan data dilakukan dengan studi kepustakaan yang dilakukan dengan cara membaca artikel artikel yang berkaitan dengan teori data warehouse baik dari berbagai buku maupun jurnal. Studi pustaka ini ditujukan untuk memberikan pengetahuan dasar bagi penulis dalam merancang data warehouse pada penelitian ini. Buku utama yang kami pakai adalah Introduction of Data Warehouse ( Inmon,2005 ), Database Systems (Connolly, 2005), juga melakukan survey langsung ke perusahaan, serta wawancara dengan manajer IT. 2. Analisis kebutuhan sistem Analisis kebutuhan sistem dilakukan melalui beberapa tahapan tahapan yaitu: Mempelajari profil PT. XYZ Analisis sistem yang berjalan Wawancara dengan staff PT.XYZ Identifikasi kebutuhan analisis 3. Bahasan Rancangan Data Warehouse Dalam perancangan Data Warehouse terdapat sembilan langkah yang harus dipenuhi, yaitu menggunakan nine-step methodology. Berikut ini adalah rancangan sistem untuk PT. XYZ 1. Pemilihan Proses Proses yang dimaksud adalah proses bisnis yang akan terlibat dalam percancangan Data Warehouse. Pada kasus ini akan diambil proses sebagai berikut : Proses inventori material Proses ini meliputi hasil produksi barang setengah jadi yang dibuat oleh bagian produksi yang kemudian disimpan sementara di gudang sampai nanti dipesan oleh pelanggan. Hasil produksi disini masih berbentuk roll jumbo, dimana pada proses ini mencatat nama supplier yang memberikan stok bahan baku. Proses Barang Proses ini berkaitan dengan proses keluarnya barang siap jual dari inventori material yang sudah dilakukan cutting sesuai dengan permintaan pelanggan untuk distribusikan ke pelanggan. Proses Penjualan Proses ini berkaitan dengan proses penjualan barang siap jual ke regional tertentu menggunakan jasa ekspedisi. Proses ini dipengaruhi oleh proses barang keluar. 2 Pemilihan grain Langkah selanjutnya adalah memilih grain dari proses di atas yang nantinya akan menjadi tabel fakta. Grain yang terdapat pada kasus ini antara lain:

3 Tabel 1 Tabel Grain Grain Tabel Deskripsi Inventori Material Bahan Baku, barang Jadi, Pada proses inventori material data Supplier, Bill Of Material yang dianalisis antara lain banyaknya produksi, banyaknya produksi setiap tipe, dan supplier yang men- supply bahan baku Inventori Barang Penjualan Master Item, Master Customer, Shipping Header Master Item, Shipping Header, Regional, Ekspedisi, Order Contract untuk produksi tersebut. Pada proses inventori barang keluar data yang dianalisis antara lain banyaknya barang yang keluar dari gudang, dan banyak barang tipe tertentu yang keluar dari gudang, customer yang paling sering menerima barang Pada proses penjualan data yang dianalisis antara lain banyaknya barang yang dijual ke regional tertentu dan agen ekspedisi yang mengantarkan barang ke regional tersebut. 3. Identifikasi dan Memeriksa Kesesuaian Dimensi Setelah memilih grain, akan diidentifikasi dimensi apa saja yang sesuai dengan calon fakta yang ada. Berikut ini adalah dimensi yang diidentifikasi: Fakta Fakta Inventori Material Fakta Inventori Barang Fakta Penjualan Tabel 2 Identifikasi Dimensi Dimensi Dimensi Supplier Dimensi Pelanggan Dimensi Regional Dimensi Ekspedisi Gambar 1 Fakta Inventori Material Fakta Inventori Material Dimensi Supplier SupplierId

4 Pada fakta ini akan menampilkan data produksi barang dan supplier yang men-supply bahan baku produksi tersebut. Fakta inventori Material berasal dari tabel produksi, sedangkan dimensi produk dari Master Item dan dimensi supplier berasal dari tabel Supplier. Khusus dimensi waktu semua diambill dari tabel shipping karena penentuan time variant selama 1 bulan. Gambar 2 Fakta Inventori Barang Fakta Inventori Barang PelangganId Dimensi Pelanggan PelangganId Pada fakta ini akan menampilkan data barang yang keluar dari gudang perusahaan menuju pelanggan. Fakta Inventori barang keluar berasal dari Shipping Header, dimensi produk berasal dari tabel master item, dimensi pelanggan berasal dari tabel master customer. Khusus dimensi waktu semua diambill dari tabel shipping karena penentuan time variant selama 1 bulan. Gambar 3 Fakta Penjualan Fakta Penjualan RegionalId Dimensi Ekspedisi EkspedisiId Dimensi Regional RegionalId

5 Pada fakta ini akan menampilkan data penjualan barang yang dibagi per-region dan bagian ekspedisi yang mengantarkan barang ke regional tersebut. Fakta penjualan berasal dari tabel Shipping Header, dimensi produk berasal dari Master Item, dimensi ekspedisi berasal dari tabel ekspedition, dimensi regional berasal dari tabel regional. Khusus dimensi waktu semua diambill dari tabel shipping karena penentuan time variant selama 1 bulan. 4 Pemilihan Fakta Setelah menentukan dimensi, langkah selanjutnya adalah menentukan fakta yang ada digunakan. Fakta ini selanjutnya akan digunakan sebagai dasar dalam pembuatan laporan dan grafik yang merepresentasikan data perusahaan yaitu : Fakta inventori material : Pada fakta ini akan menampilkan data produksi barang dan supplier yang men-supply bahan baku produksi tersebut. Fakta inventori barang keluar : Pada fakta ini akan menampilkan data barang yang keluar dari gudang perusahaan menuju pelanggan Fakta penjualan : Pada fakta ini akan menampilkan data penjualan barang yang dibagi per-region dan bagian ekspedisi yang mengantarkan barang ke regional tersebut. 5 Penyimpanan Prekalkulasi dalam tabel fakta Prekalkulasi yang dilakukan pada Data Warehouse antara lain : Tabel 3 Tabel Prekalkulasi Fakta Fakta Atribut Prekalkulasi Inventori Material Total Produksi Tipe Barang Tertentu Inventori Barang Penjualan Total Pengiriman Barang tipe barang tertentu Per Customer Total Penjualan ke Regional Tertentu Jumlah produksi tipe barang tertentu Jumlah tipe barang tertentu yang dikirim ke Customer Jumlah seluruh penjualan barang di regional tertentu 6 Melengkapi Dimensi Pada tahap ini dimensi yang telah ditentukan sebelumnya dideskripsikan lebih lengkap agar lebih mudah dipahami oleh pengguna. Tabel 4 Melengkapi Dimensi Dimensi Atribut Deskripsi WaktuID Waktu terjadinya transaksi pada setiap proses bisnis Dimensi Pelanggan PelangganId Pelanggan yang terlibat dalam STRCUSTID proses bisnis STRNAME Jenis produk yang diproduksi STRRESOURCE dan dijual oleh perusahaan Dimesi Regional RegionalId Daerah tempat perusahaan STRREGIONONALCODE menjual barang STRREGION Dimensi Supplier SupplierId Nama supplier yang men- STRSUPPLIERCODE STRSUPPLIER supply bahan baku untuk produksi Dimensi Ekspedisi EkspedisiId STREKSPEDITIONCODE Nama agen ekspedisi yang mengirimkan barang. STRKSPEDITION

6 Gambar 4 Tabel Lengkap Fakta Inventori Material Fakta Inventory Material STRRESOUCE Total Produksi Kg Jumbo Dimensi Supplier SupplierId STRSUPPLIERCODE STRSUPPLIER Gambar 5 Tabel Lengkap Fakta Inventori Barang Fakta Inventory Barang STRRESOUCE PelangganId Total Barang Kg Total Barang Roll Dimensi Planggan PelangganId STRCUSTID STRNAME

7 Gambar 6 Tabel Lengkap Fakta Penjualan Dimensi Ekspedisi EkspedisiId STREKSPEDITIONCODE STRKSPEDITION Fakta Penjualan STRRESOUCE RegionalId Total Penjualan Kg Total Penjualan Roll Dimensi Regional RegionalId STREGIONALID STRREGION 7 Penentuan Durasi Database Pada tahap ini akan menentukan tahap durasi dari database atau periode waktu dari data-data yang akan disimpan di dalam Data Warehouse. Berdasarkan kebutuhan para executive pada PT. XYZ dalam pembuatan keputusan yang bersifat kritis dalam menjawab tantangan globalisasi, maka durasi database yang dipakai mulai dari bulan Januari tahun 2007 sampai dengan bulan Desember Nama Aplikasi Aplikasi DWH PT. XYZ Tabel 5 Tabel Penentuan Durasi Database Database ada sejak tahun Database Perusahaan Oracle Finance Waktu yang masuk kedalam Data Warehouse Lama data dalam Data Warehouse Tracking Slowly Changing Dimension Slowly Changing Dimension (SCD) dibagi menjadi 3 jenis, yaitu SCD tipe 1 yaitu apabila ada data yang berubah, maka data sebelumnya akan diubah sesuai dengan data yang baru, SCD tipe 2 yaitu data yang lama tetap disimpan, tetapi diberi batasan waktu (expired date), SCD tipe 3 data yang diubah tetap disimpan pada kolom yang berbeda sehingga terdapat 2 nama.

8 Seiring dengan berjalannya waktu, maka akan terdapat atribut dari tabel dimensi yang akan berubah. Untuk menghadapi perubahan pada dimensi yang sudah ada, maka akan dipilih SCD tipe 2. 9 Memutuskan Prioritas Query Pada Tahap ini akan dibahas mengenai proses ETL (Extraction, Transformation, Loading), backup secara berkala dan analisis kapasistas media penyimpanan. 1. Proses ETL (Extraction, Transformation, Loading) Proses ETL akan dilakukan setiap satu bulan sekali, yaitu 7 hari sebelum bulan berakhir yang dilakukan oleh divisi IT pada kantor pusat PT. XYZ. Pemilihan waktu ETL ini berdasarkan time variant yang kami tentukan, berdasarkan proses bisnis dan kebutuhan dari pengguna. 2. Proses Backup Proses backup akan dilakukan oleh staff divisi IT sebelum proses ETL dilakukan. Hal ini bertujuan untuk mengantisipasi proses ETL yang gagal. 3. Report Query Rancangan query dari setiap tampilan yang akan dibuat adalah sebagai berikut : 1. Query Inventori Material Pada query inventori material ini, pengguna dapat melihat laporan hasil produksi yang terjadi selama satu bulan. Tabel 6 Rancangan Query Inventori Material Nama Laporan Field Tabel Inventori Material Total Produksi Kg Jumbo Fakta Inventori Material Dimensi Supplier STRSUPPLIER 2. Query Inventori Barang Pada query inventori barang keluar ini, pengguna dapat melihat laporan barang keluar yang terjadi selama satu bulan. Tabel 7 Rancangan Query Inventori Barang Nama Laporan Field Tabel Inventori Barang Total Barang Kg Fakta Inventori Barang Total Barang Roll Fakta Inventori Barang STRNAME Dimensi Pelanggan Barang Total Barang Kg Fakta Inventori Barang Total Barang Roll Fakta Inventori Barang 3. Query Penjualan Pada query penjualan ini, pengguna dapat melihat laporan penjualan per regional yang terjadi selama satu bulan

9 Tabel 8 Rancangan Query Penjualan Nama Laporan Field Tabel Penjualan (Regional) Total Barang Kg Fakta Inventori Barang Total Barang Roll Fakta Inventori Barang STRREGION Dimensi Regional Penjualan (Ekspedisi) Jumlah Pengiriman Fakta Inventori Barang STREKSPEDITION Dimensi Ekspedisi 4. Simpulan dan Saran Kesimpulan Dari hasil analisis pada PT. XYZ, maka dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Dengan dibuatnya Data Warehouse, menghasilkan informasi yang ringkas atau bersifat summary sehingga membuat pihak eksekutif terutama bagian marketing dan warehouse production dengan mudah dan cepat mengambil keputusan. 2. Data Warehouse menghasilkan laporan yang dapat dilihat dari berbagai dimensi dan periode waktu tertentu sehingga mempermudah untuk melakukan analisa lebih detil. 3. Dengan adanya Data Warehouse, data historis dapat lebih mudah diakses. 4. Penggunaan Data Warehouse arsitektur terpusat mengurangi redundasi data karena dikelola dalam satu tempat penyimpanan. Saran Terdapat beberapa saran yang dapat digunakan sebagai masukan dalam pengembangan Data Warehouse ini agar dapat berjalan dengan baik, diantaranya adalah : 1. Pertimbangan untuk pengembangan sistem Data Warehouse menjadi Bussiness Inteligence untuk menampilkan Dash Board yang membantu para direktur dalam menganalisis sekelompok data. 2. Pengembangan sistem Data Warehouse menjadi Data Mining, yang bertujuan untuk menemukan pola tertentu dari data yang dimiliki oleh perusahaan. 3. Pengembangan Sistem Data Warehouse lebih lanjut sesuai dengan perubahan perubahan yang terjadi di masa yang akan datang. 5. Refrensi Kimball, Ralph., & Ross, Margy. ( 2002). The Data Warehouse Toolkit The Complete Guide to Dimentional Modeling. 2nd Edition. New Jersey : John Wiley & Sons, Inc Inmon, William H.(2005). Building The Data Warehouse.4rd Edition. Canada : John Wiley & Sons, Inc Hall, James A. (2007). Sistem Informasi Akuntansi.4th Edition. Jakarta : Salemba Empat O Brien, James A., & Marakas,George M. (2009).Management System Information. 9th Edition. New York : McGraw Hill Mcleod, Raymond.(2007). Management Information Systems. 10th Edition. New Jersey : Prentice Hall, Inc Porter,. Turban R. (2005). Introduction To Information Technology. New Jersey : Prentice Hall, Inc

10 Skousen & Stice. (2010). Intermediate Accounting. Stamford : Cengange Learning Render.& Barry. (2011). Operation Management. New York : Sine Nomine Turban, E., Sharda, R., Delen, D., King, D., Aronson, J.E. (2011). Business Intelligence: A Managerial Approach. 2nd Edition. New Jersey : Prentice Hall, Inc Deliana,H., Cahya, L.M., Dan Kaisariza, K.S. (2009). DataBase Dengan SQL Server st Edition. Jakarta : Mitra Wacana Media Whitten, J.L., Bentley, L.D., Dittman, K.C.(2004). Systems analysis design and methods. 6th Edition. New York : McGraw Hill Yamit, Zulian.(2008).Manajemen Kualitas Produk & Jasa. Yogyakarta : Ekonisia Assauri, Sofjan.(2008).Manajemen Pemasaran: Dasar, Konsep, dan Strategi. Jakarta : Rajawali Pers Prabhu, S., & Venkatesan,. (2007). Data Mining and Data Warehousing Kotler, Philip,.& Armstrong, Gary,.(2008). Principles of Marketing. New Jersey : Prentice Hall, Inc Kurtz & David L. (2008). Principles of Contempory Marketing. New York : South-Western Educational Publishing 6. Riwayat Hidup 1. Nama : Christian Tempat / Tanggal Lahir : Jakarta, 18 Juli 1991 Menamatkan Pendidikan : S1 / Universitas Binus University / Nama : Danny Setiawan Tempat / Tanggal Lahir : Jakarta, 15 Desember 1990 Menamatkan Pendidikan : S1 / Universitas Binus University / Nama : Robert Tempat / Tanggal Lahir : Jakarta, 30 Maret 1991 Menamatkan Pendidikan : S1 / Universitas Binus University / 2013