PERBAIKAN UNSTRUCTURED DATABASE SISTEM PEMBELIAN PT. X UNTUK PENGEMBANGAN SISTEM INTEGRASI PERUSAHAAN

Transkripsi

1 PERBAIKAN UNSTRUCTURED DATABASE SISTEM PEMBELIAN PT. X UNTUK PENGEMBANGAN SISTEM INTEGRASI PERUSAHAAN Bernardo Nugroho Yahya Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri Universitas Kristen Petra Siwalankerto Surabaya byahya@petra.ac.id ABSTRAK Kompleksitas bisnis memberi tuntutan lebih pada proses bisnis perusahaan manapun. Kecepatan dan ketepatan informasi menjadi hal utama yang harus ada dalam sistem perusahaan. PT. X telah mempunyai sistem pembelian. Namun, seiring perkembangan jaman, banyak tuntutan yang tidak dapat dilaksanakan dengan baik karena keterbatasan sistem, yang menggunakan sistem unstructured database. Sistem awal yang menggunakan unstructured database dirasa kurang efektif dari sisi fleksibilitas laporan dan integrasi dengan sistem lain. Penelitian ini diharapkan dapat memperbaiki sistem dengan identifikasi pada proses, data, dan software awal perusahaan. Penelitian yang dilakukan berdasarkan wawancara kepada penanggungjawab bagian pembelian, melakukan query data pada sistem awal perusahaan dan langsung memperbaiki sistem yang digunakan oleh PT. X dengan desain data menggunakan struktur Entity Relationship Diagram (ERD) untuk mempermudah pembuatan sistem terintegrasi di kemudian hari dengan divisi selain pembelian. Perbaikan sistem ini menghasilkan software baru yang sesuai subject area diagram dengan bantuan bahasa pemrograman Delphi 7.0 dan database Access yang telah distrukturisasi dengan kaidah ERD. Kata kunci : Sistem pembelian, manajemen Entity Relationship Diagram, sistem informasi PENDAHULUAN Perusahaan merupakan suatu lingkungan yang terdiri dari banyak elemen berupa individu maupun organisasi. Sumber daya mengalir antara perusahaan dan tiap elemen yang ada. Salah satu sumber daya yang merupakan bagian penting bagi perusahaan adalah sumber daya informasi. Pengelolaan sumber daya informasi yang efektif dan efisien akan memberikan daya kompetitif yang lebih tinggi bagi perusahaan yang bersangkutan. Sumber daya informasi bukan sekedar berbicara mengenai informasi. Sumber daya informasi mencakup perangkat lunak dan perangkat keras yang dipergunakan, data, spesialis informasi dan pengguna informasi. Perusahaan dengan jumlah item yang sangat banyak (lebih dari item) memiliki kompleksitas yang besar. Pada perusahaan semacam ini, sistem komputerisasi mutlak diperlukan untuk membantu pengelolaan informasi yang pada akhirnya dapat dipergunakan sebagai sumber daya strategis. Demikian pula dengan PT. X yang memiliki ribuan item telah dilengkapi dengan sistem pembelian yang terkomputerisasi. Namun karena sistem yang ada berupa unstructed database system, akibatnya banyak kekurangan yang dirasakan oleh PT. X. Sistem ini kurang efektif dari sisi fleksibilitas laporan dan integrasi dengan sistem lain. Oleh karena itu PT. X berinisiatif untuk

2 memperbaiki sistem lama yang telah ada menjadi sistem baru dengan structured database system. Tujuan dari penelitian ini adalah: Memperbaiki software pembelian PT. X dengan membuat database baru menggunakan struktur Entity Relationship Diagram. Memperbaiki sistem pembelian PT. X yang disesuaikan dengan software baru untuk efektivitas dan efisiensi data. Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen merupakan sebuah sistem yang mengintegrasikan keseluruhan sistem dalam perusahaan untuk menunjang proses manajemen. Sistem informasi itu sendiri meng-capture (mencatat/merekam dalam file yang permanen) dan mengelola data untuk menghasilkan informasi berguna yang mendukung sebuah organisasi beserta karyawan, pelanggan, pemasok barang dan rekanannya. [Whitten, 2004] Sistem informasi dalam perusahaan, dalam kasus pembelian di PT. X, dapat dikategorikan menjadi 3 bagian utama - yang belum tentu sama untuk sistem perusahaan lain - yaitu desain proses, desain software dan desain data. Desain proses merupakan desain aktivitas riil yang terjadi seperti transaksi pembelian, transaksi pengiriman aktual dengan menggunakan form, memo dan alat bantu lainnya. [Harrington, 1997]. Desain software merupakan desain sistem komputerisasi dimana data yang diperoleh dari transaksi diolah dalam software agar menghasilkan informasi yang berguna bagi pengguna. Dan, desain data merupakan desain sistem penyimpanan data agar mendukung software yang digunakan. Desain proses dapat digambarkan dengan CASE ( Computer Aided System Engineering) [McLeod, 1995] [Whitten, 2004]. Adapun CASE tools yang dapat digunakan dalam kasus ini adalah subject area diagram, yang mengidentifikasikan areaarea utama bisnis dan berbagai kaitannya [Jacka, 2002]. Desain software lebih diarahkan pada pembuatan process action diagram yang memberikan dasar bagi pembuatan kode selama tahap penerapan [McLeod, 1995]. Konsep dasar process action diagram ini didasarkan pada process dependency diagram. Alat ini tidak digunakan dalam penelitian ini karena peneliti lebih fokus pada proses dan data perusahaan. Desain data menjadi dasar untuk desain software. Tools yang digunakan adalah Entity Relationship Diagram (ERD) [McLeod, 1995] [Whitten, 2004]. ERD mendokumentasikan data perusahaan dengan mengidentifikasi jenis entitas, atribut dan hubungannya. Jenis entitas dapat berupa suatu elemen lingkungan, sumber daya, atau transaksi, yang begitu pentingnya bagi perusahaan sehingga didokumentasikan dengan data. Atribut dapat dikatakan sebagai sifat atau karakteristik deskriptif suatu entitas. Sinonimnya antara lain elemen, sifat dan bidang. Sedangkan hubungan ( relationship) adalah suatu asosiasi yang ada antara dua jenis entitas. Sistem Awal Perusahaan Desain proses merupakan langkah awal yang dapat dilakukan untuk menggambarkan sistem awal perusahaan (Gambar 1). Bagian pembelian (yang terdiri dari 10 divisi yang berbeda) melakukan order pada supplier. Selain melakukan order, bagian pembelian juga dapat melakukan penambahan ataupun pembatalan order yang A-18-2

3 telah dilakukan. Supplier bertanggungjawab mengirim barang yang telah di-order oleh bagian pembelian, yang akan diterima oleh bagian penerimaan. Supplier Order Pembatalan / Penambahan Order Pembelian (10 divisi) Pengiriman Order Penerimaan Gambar 1. Subject Area Diagram sistem pembelian PT. X Setiap garis yang menghubungkan antara bagian yang ada dalam sistem pembelian ini, memiliki entitas yang nantinya dapat dimodelkan dalam ERD. ERD pada sistem awal dapat dilihat pada Gambar 2 di bawah ini. Gambar 2. Database Awal Perusahaan Gambar 2 menunjukkan sistem database yang digunakan pada perusahaan. Sistem awal ini menggunakan unstructured database. Unstructured database yang dimaksud adalah desain data pada sistem awal tidak mengikuti kaidah ERD yang seharusnya sehingga terjadi banyak kesalahan informasi yang disampaikan. Secara struktur, ERD sistem awal memiliki kekurangan antara lain: - Database tidak terhubung dengan sempurna. Pada gambar 2, dapat terlihat tidak adanya hubungan antara proses pemesanan [tabel PESAN dan DETAIL_PESAN] dengan proses pengiriman [tabel KIRIM dan A-18-3

4 DETAIL_KIRIM]. Demikian pula untuk tabel KONSUMEN dan tabel BARANG, keduanya tidak memiliki hubungan dengan proses pemesanan maupun pengiriman Hal ini mengakibatkan inkonsistensi dan infleksibilitas data. - Penggunaan atribut tidak efisien. Seperti terlihat pada tabel pada gambar 1, ada atribut ID [tabel KIRIM], atribut Indeks_Order [tabel DETAIL_KIRIM], atribut Tgl_ID [tabel PESAN], atribut Jumlah [tabel DETAIL_PESAN] yang tidak berguna untuk sistem pembelian, namun ada pada database perusahaan. - Penamaan tabel Nama tabel (dalam hal ini dapat dikatakan sebagai Entity) tidak mewakili entitas seharusnya. Tabel KONSUMEN memuat data SUPPLIER. Hal ini tidak sesuai dengan aturan penulisan, yang dapat mengakibatkan ambiguitas ketika sistem dikerjakan oleh user yang berbeda. Selain enam buah tabel diatas, dalam sistem awal perusahaan juga terdapat tabel tambahan sebagai tabel bantu (Gambar 3). Tabel bantu ini digunakan untuk mempermudah pencetakan laporan sesuai penanggalan yang diinginkan perusahaan (berdasarkan jumlah minggu). Hal ini dapat terlihat pada kolom ID, dimana periode tanggal 3 Januari 2005 hingga 8 Januari 2005 memiliki ID 0105, yang berarti minggu 01 tahun 05, dst. Tabel bantu ini dihitung dan diinput secara manual oleh user dan diganti setiap pergantian tahun untuk dapat melanjutkan penambahan data pada tahun berikutnya. Gambar 3. Tabel Bantuan untuk Sistem Penanggalan Dengan melihat kelemahan desain data pada Gambar 2, desain software awal yang dimiliki perusahaan juga memiliki banyak kekurangan, antara lain: Inkonsistensi data Semua kode barang dan tanggal diketik secara manual oleh operator sehingga memperbesar resiko terjadinya salah input. Proses ini terjadi pada form order dan form penerimaan. Software tidak memiliki fasilitas pendukung untuk melakukan editing yang sempurna sehingga proses peng-edit-an data banyak dilakukan langsung pada database di Ms. Access. Peng-edit-an dengan cara ini mengacaukan data-data yang saling berhubungan sehingga sering terjadi kesalahan pada report. Sistem software tidak memiliki double check. Kesalahan yang terjadi karena tidak adanya double check antara lain terjadi input data tanggal_rencana_kirim_awal yang mendahului tanggal order, demikian pula input data tanggal_rencana_kirim_akhir mendahului tanggal order maupun tanggal_rencana_kirim_awal. A-18-4

5 Infleksibilitas data Software tidak mampu mengenali periode mingguan dalam 1 tahun sehingga setiap tahun ID minggu harus di-update secara manual untuk memudahkan pencetakan laporan. Software juga tidak mampu menampilkan laporan pada tahun yang berbeda. Misalnya jika diinginkan untuk melihat laporan pembelian bulan Desember 2005 hingga Januari 2006, yang ditampilkan hanyalah laporan pada periode tahun berjalan. Berdasarkan hasil identifikasi kesalahan desain data dan desain software, maka peneliti berusaha mengidentifikasi desain proses yang terjadi pada perusahaan. Identifikasi proses ini digunakan untuk memperbaiki sistem keseluruhan. Penelitian ini mengukur performance sistem software dan database yang digunakan perusahaan saat ini untuk mengetahui seberapa besar kesalahan informasi yang terjadi. Metode yang digunakan untuk mengukur performance adalah dengan mengidentifikasi seberapa banyak kesalahan inkonsistensi dan infleksibilitas data pada sistem awal dengan menggunakan query antar data terkait. Dari 10 divisi yang dimiliki perusahaan, peneliti mengambil sampel data 1 divisi yang memiliki data paling banyak dan paling signifikan terhadap keuangan perusahaan. Ada beberapa hasil identifikasi sistem penyebab terjadinya kesalahan, antara lain: a. Adanya perubahan data order, baik barang yang dipesan, jumlah barang yang dipesan maupun harga barang pada saat order. Perubahan data ini dapat terjadi pada saat pengiriman, sehingga proses pengubahan hanya terjadi pada data pengiriman, tidak terjadi pada data pemesanan terutama persoalan harga barang. Tidak dapat diketahui siapa yang mengubah data tersebut. Kesalahan akibat proses ini sekitar 30 data dari total 4669 data barang yang dikirim(1 divisi dengan kesalahan 0.64 % dalam kurun waktu 1 tahun). b. Pemberian nomer kode barang dan nomer order yang kurang terstruktur dan panjang sehingga menyebabkan banyak kesalahan. Kesalahan akibat proses ini sekitar 5 data dari total 4669 data barang yang dikirim (1 divisi dengan kesalahan 0,01 % dalam kurun waktu 1 tahun) mengalami kesalahan informasi. c. Pemberian kode barang yang tidak terstruktur. Adanya kode barang pada barang yang dikirim, namun tidak terdaftar pada tabel BARANG menyebabkan adanya mis-informasi pada laporan akhir. Hal ini mengakibatkan cacat data 36 dari 4669 data (1 divisi dengan kesalahan 0.77 % dalam kurun waktu 1 tahun). Kesalahan ini merupakan akibat dari pengetikan data kode barang secara manual. d. Pemberian nama supplier yang tidak terstruktur. Hal ini mengakibatkan 20 data dari 21 supplier tidak tersedia pada tabel KONSUMEN (1 divisi dengan kesalahan 95% mulai pemberlakuan sistem awal perusahaan). Untuk mengurangi kesalahan informasi pada perusahaan ini, maka disimpulkan pokok permasalahan ada pada desain data dan desain software perusahaan. Oleh karena itu, peneliti melakukan perbaikan pada desain data dan desain software yang dapat dilihat pada Bab 4. Sistem Usulan Perusahaan Sistem usulan perusahaan dibuat menggunakan software Delphi 7.0 dengan database Ms. Access. Desain data yang baru lebih mengedepankan kaidah ERD, A-18-5

6 sehingga dapat meminimalkan adanya inkonsistensi data akibat tiadanya hubungan antara entitas. Desain data ini mempengaruhi desain software yang nantinya akan mempengaruhi nilai informasi yang akan dihasilkan. Infleksibilitas data yang terjadi pada sistem awal perusahaan juga telah diperbaiki dengan menggunakan algoritma penanggalan Delphi 7.0, dengan melihat kaidah aturan minggu (diawali hari Senin dan diakhir hari Sabtu) dibandingkan dengan identitas hari pada suatu tanggal tertentu. Sebagai contoh, tanggal 3 Januari 2005 memiliki identitas 1, yang artinya 3 Januari 2005 adalah hari Senin. 8 Januari 2005 memiliki identitas 6, yang artinya 8 Januari 2005 adalah hari Sabtu. 3 Januari 2005 adalah hari Senin pertama pada tahun 2005, sehingga 3 Januari 2005 diidentifikasi sebagai minggu ke-1 dalam tahun 2005 dst. Gambar 4. Database Usulan Perusahaan Sistem usulan perusahaan ini memiliki beberapa kelebihan, diantaranya adalah memiliki fasilitas tambahan untuk melakukan editing berupa form penambahan dan pembatalan order sehingga untuk melakukan kedua hal tersebut tidak perlu mengganti data di Ms. Access. Pada proses ini juga tercantum nama user yang mengganti, yang diperlukan untuk double check antara data order dengan data penerimaan. Selain itu, proses pengetikan manual direduksi dengan penambahan combo box yang memperkecil resiko inkonsistensi data akibat kesalahan pengetikan. Namun, sistem ini juga memiliki kelemahan. Salah satu kelemahannya adalah lamanya waktu proses yang dibutuhkan untuk menampilkan beberapa report yang memiliki kompleksitas tinggi. Hal ini terjadi karena sistem harus mengidentifikasi tanggal ( dapat diidentifikasikan berdasarkan tahun yang berbeda) yang dijadikan penentu untuk report. A-18-6

7 Adapun perbaikan proses pembelian yang dilakukan adalah membuat sistem pemesanan secara tertulis, sehingga tidak akan terjadi tanggal rencana kirim yang lebih awal dari tanggal order. Sistem usulan ini telah dievaluasi selama 1 bulan pada 10 divisi yang dimiliki perusahaan. Kesalahan yang pernah terjadi pada sistem lama telah berhasil direduksi hingga 0 kesalahan. KESIMPULAN DAN DISKUSI Berdasarkan hasil identifikasi dan evaluasi, sistem usulan memiliki banyak kelebihan dibandingkan dengan sistem lama. Namun, hal ini menjadi sebuah diskusi yang menarik ketika PT. X yang dapat dikatakan sebagai industri skala besar (telah berdiri lebih dari 20 tahun) ternyata belum memiliki sistem yang cukup baik. Sistem baru ini memungkinkan bagi perusahaan untuk membuat sistem yang berkesinambungan sehingga pada akhirnya menghasilkan sistem perusahaan yang terintegrasi. DAFTAR PUSTAKA Harrington, J.H., Esseling, E.K.C., Nimwegen, H.v., Business Process Improvement Workbook-, 1997, McGraw-Hill, New York. Jacka, J.M., Keller, P.J., Business Process Mapping Improving Customer Satisfaction, 2002, John Wiley & Sons, Inc. McLeod Jr., R. Sistem Informasi Manajemen edisi Bahasa Indonesia, 1995, PT. Prenhallindo, Jakarta Whitten, J.L., Bentley, L.D., Dittman, K.C., Metode Desain & Analisis Sistem edisi 6, 2004, Penerbit Andi & McGraw Hill Education. A-18-7