BAB 2 LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Piramida Sistem Informasi Pada kondisi sekarang ini, hampir seluruh pekerjaan yang ada telah disusun secara sistem. Sistem adalah suatu hal yang menghubungkan suatu hal dengan hal lainya sehingga menghasilkan sesuatu yang dapat digunakan (Vercellis, 2009). Sebuah sistem dapat menerima input dan memprosesnya sehingga menjadi sesuatu yang dapat digunakan. Contohnya adalah bahan baku yang melewati sistem pengolahan akan menjadi bahan yang dapat digunakan. Sistem informasi digunakan dengan tujuan untuk membuat proses bisnis menjadi lebih efisien. Seperti yang dikatakan oleh (O Brien & Marakas, 2010), sistem informasi dapat terbentuk dari kombinasi dari sumber daya manusia, hardware, software, hubungan komunikasi, sumber data, dan prosedur yang menyimpan, mengambil, men-transform, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Sebuah sistem informasi pada suatu organisasi biasanya akan diwakilkan melalui gambar piramida sistem informasi. Gambar 2.1 Piramida Sistem Informasi (Laudon & Laudon, 2009) Gambar 2.1 menunjukkan bahwa piramida sistem informasi terdiri dari tiga bagian yaitu Operational Management, Middle Management, dan Senior Management. Dimana Operational Management melakukan kegiatan operasional 5

2 6 yang berlangsung dalam sebuah organisasi. Contohnya bagian pekerja bagian produksi dan jasa. Sedangkan Middle Management melakukan kegiatan yang berhubungan dengan penelitian untuk organisasi tersebut. Dan Senior Management adalah pengambil keputusan tertinggi yang ada pada suatu organisasi. 2.2 Business Performance Management Business Performance Management (BPM) merupakan sistem yang dibangun dengan tujuan untuk mengukur performa kerja dari sebuah organisasi dengan menghasilkan sebuah informasi. Informasi yang dihasilkan BPM akan dipakai eksekutif untuk mengukur performa yang dilaporkan oleh bagian operasional. BPM mengacu pada proses bisnis, metodologi, metrik, dan teknologi yang digunakan untuk mengukur, mengawasi dan mengatur performa bisnis (Turban, Sharda, Delen, & King, 2010). BPM memiliki tiga komponen yaitu: 1. Proses analisis yang didukung oleh teknologi yang membahas kegiatan operasional secara terpadu 2. Alat bagi perusahaan untuk menentukan tujuan strategis dan mengukur kemudian mengelola tujuan-tujuan tersebut 3. Proses yang termasuk perencanaan, pelaporan, pemodelan, dan pemantauan indikator performa utama pada organisasi BPM dapat memberikan manfaat untuk eksekutif yaitu untuk mempermudah eksekutif dalam melakukan pengawasan kinerja sehingga dapat menganalisis tren atau masalah yang dapat terjadi dan dapat mengkomunikasikanya sehingga dapat menghindari masalah yang dapat terjadi. Contoh penggunaan BPM pada sebuah universitas adalah mengukur berapa banyak mahasiswa yang terkena dropout setiap periode. Jika jumlah mahasiswa yang terkena dropout melebihi target, maka terdapat masalah pada universitas tersebut BPM Lifecycle Untuk membangun BPM, dibutuhkan BPM lifecycle yang berisi tentang tahap-tahap pembangunan BPM (Holman, 2009). Berikut merupakan tahap-tahap untuk membangun sebuah BPM:

3 7 Gambar 2.2 BPM lifecycle (Holman, 2009, p8) 1. Defining Tahap defining akan membantu dalam menentukan apakah BPM akan dipakai oleh organisasi atau tidak dilihat dari perbandingan manfaat yang diperoleh dan estimasi biaya yang telah diperhitungkan. Adapun langkah-langkah yang dilakukan pada tahap ini adalah business requirement analysis, business strategic analysis, risk analysis, cost-benefit analysis. Business Requirement Analysis merupakan tahap untuk mengetahui kebutuhan bisnis dan kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh eksekutif untuk memenuhi kebutuhan bisnis tersebut. Contohnya adalah menyusun tugas dan wewenang dari struktur organisasi sehingga mendapatkan kebutuhan bisnis yang dapat dipenuhi jika kebutuhan informasi tercapai. Setelah mendapatkan informasi, maka organisasi dapat melakukan business strategic analysis. Hal ini diperlukan oleh suatu organisasi untuk menetapkan strategi yang akan digunakan untuk membantu organisasi dapat tetap fokus pada tujuan yang semula telah dibuat. Contoh-contoh business strategic analysis adalah metode SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat). Business strategic analysis yang akan dilakukan adalah menggunakan metode value shop. Metode ini paling cocok digunakan karena metode ini dapat diterapkan untuk sebuah organisasi yang bersifat general. Value shop merepresentasikan nilai

4 8 secara logika untuk pemecahan masalah seperti konsultan (Woratschek, 2005). Value shop mempunyai lima tahap utama yaitu: 1. Problem Finding & Acquisition yaitu tahap dimana organisasi menemukan masalah yang ada ketika melakukan pembangunan BPM. 2. Problem Solving yaitu tahap untuk mencari pemecahan masalah yang telah ditemukan. 3. Choice yaitu tahap untuk memilih cara yang tepat agar dapat memecahkan masalah. 4. Execution yaitu tahap untuk menjalankan cara yang telah dipilih dan mengkomunikasikanya. 5. Control & Evaluation yaitu tahap untuk melihat bagaimana penyelesaian masalah dapat berjalan dan mengevaluasinya. Setelah melakukan business strategic analysis, maka langkah selanjutnya adalah risk assessment yaitu menganalisis resiko yang dapat terjadi ketika organisasi membangun atau menjalankan BPM. Selain menganalisa resiko, organisasi juga menganalisa dampak yang dapat terjadi dari resiko tersebut dan membuat solusi dari resiko tersebut. Hal ini dibuat untuk mempersiapkan organisasi ketika resiko benarbenar terjadi dan dapat mengatasi resiko tersebut sehingga pembangunan BPM tetap dapat berjalan dengan baik. Contoh dari risk assessment adalah resiko dari menerapkan sistem informasi yang baru adalah data lama dan data baru tidak dapat terintegrasi. Langkah terakhir pada tahap defining adalah cost-benefit analysis yaitu menganalisis manfaat dari pembangunan BPM yang dapat diperoleh apakah sebanding dengan estimasi biaya yang telah dibuat. Jika manfaat yang didapat lebih banyak dibandingkan dengan estimasi biaya, maka pembangunan BPM akan dilanjutkan. Sebaliknya, jika manfaat yang didapat tidak sebanding dengan estimasi biaya, maka sebaiknya pembangunan BPM tidak dilanjutkan. Contoh, untuk membangun sebuah sistem informasi sebuah universitas dibutuhkan biaya sebesar dua ratus juta rupiah. Organisasi dapat mempertimbangkan dari berbagai sisi. Misalnya, manfaat yang didapat dapat berguna dalam jangka waktu yang lama atau tidak.

5 9 2. Planning Setelah melakukan tahap defining, maka organisasi harus membuat perencanaan untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah dibuat. Terdapat dua langkah utama dalam tahap planning yaitu technical infrastructure evaluation dan project planning. Langkah pertama pada tahap planning yaitu technical infrastructure evaluation. Pada langkah ini, organisasi menetapkan infrastruktur teknikal yang efektif yang akan dipakai dalam membangun BPM. Tujuanya adalah agar BPM dapat berfungsi sesuai dengan yang telah direncanakan. Sebagai contoh, untuk mengolah data dengan cepat dibutuhkan infrastruktur yang baik yang dapat mendukung pengolahan data tersebut. Infrastruktur teknikal terdiri dari hardware, software, database management systems (DBMSs), operation system, metadata repositories, komponen jaringan, dan lain-lain. Contoh untuk metadata repositories dapat menggunakan Oracle Warehouse Builder. Langkah selanjutnya yaitu project planning dimana organisasi akan merencanakan langkah-langkah untuk membangun BPM dengan tabel work breakdown structure. Kemudian langkah selanjutnya adalah membuat time management yaitu dengan tabel gannt chart. Pada tahap ini, organisasi akan menetapkan berapa lama langkah-langkah pada tabel work breakdown structure dapat diselesaikan. Setelah itu, organisasi akan mengidentifikasi critical success factors. Critical success factors merupakan faktor-faktor vital yang menjadi pertimbangan manajer agar mencapai kesuksesan (Dubey, 2013). Mengidentifikasi critical success factors dilakukan untuk melihat faktor-faktor yang berpengaruh untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan pada tahap awal. Ketika mengidentifikasi critical success factors, Organisasi juga menetapkan key performance indicator yaitu hal-hal yang menjadi pengukuran untuk melihat apakah suatu tujuan telah tercapai atau tidak. Sebagai contoh, untuk mencapai tujuan universitas yaitu menjadi world class university, maka salah satu indicator yang dapat menjadi faktor penting adalah seluruh dosen pada universitas tersebut mempunyai minimal gelar master (S2).

6 10 3. Executing Pada tahap executing, langkah pertama yang harus dilakukan adalah project requirement definition dimana yaitu mendefinisikan bagaimana informasi akan tersaji dan juga menentukan informasi apa yang akan ditampilkan. Informasi dapat berupa grafik ataupun gauge sehingga dapat menampilkan performa. Pada tahap ini, akan ditampilkan proses bisnis yang termasuk dalam ruang lingkup eksekutif melalui use case diagram. Gambar 2.3 Contoh gambar grafik berbentuk garis ( Langkah selanjutnya adalah system design yaitu dengan memilih sebuah arsitektur data warehouse. Data warehouse merupakan kumpulan data yang berorientasi pada subyek, terintegrasi, time-variant, dan non-volatile yang mendukung pengambilan keputusan manajemen (Connolly & Begg, 2005). Data Warehouse mempunyai 4 karateristik berupa: 1. Subject-oriented Data Warehouse berorientasi pada subyek seperti customer, product, dan sales sehingga dapat melihat hubungan detil dari subyek tersebut. 2. Integrated Terintegrasi karena data yang berasal dari sumber yang berbeda dengan format yang berbeda. Sehingga untuk menyajikan data yang baik maka sumber harus terintegrasi.

7 11 3. Time-variant Data hanya valid pada jangka waktu tertentu saja. 4. Non-volatile Data tidak diperbarui secara real-time tetapi diubah secara sistematis melalui tabel operasional dan data akan terus ditambah tidak menggantukan data yang lain. Arsitektur Data Warehouse yang digunakan adalah menggunakan teori Inmon (Han, Kamber, & Pei, 2012). Setelah memilih data warehouse yang akan dipakai maka langkah selanjutnya adalah metadata design yaitu melakukan pemetaan antara tabel operasional yang terdapat pada database dengan model yang akan dibuat yaitu dimensi dan fakta. Metadata adalah data menggambarkan tentang data yang akan tersimpan pada data warehouse. Tujuan dari metadata design adalah mengetahui tabel dimensi dan tabel fakta yang akan dipakai pada star schema design. Setelah membuat metadata design, maka langkah selanjutnya adalah star schema design yaitu data modelling untuk menghubungkan dimensi dan fakta. Tabel dimensi dan fakta memiliki sebuah surrogate key. Surrogate key adalah sebuah atribut yang bersifat unik untuk mewakili tabel fakta dan dimensi. Nilai pada tabel dimensi didapat dari tabel operasional dan nilai pada tabel fakta didapat dari tabel dimensi. Gambar berikut ini adalah contoh dari star schema. Gambar 2.4 Contoh Star Schema Langkah terakhir pada tahap executing adalah membuat ETL design yaitu menjalankan proses extract, transform, dan load dengan menggunakan Oracle Warehouse Builder.

8 12 a. Extract: proses untuk mengambil data dan memilih data yang dibutuhkan dari tabel operasional menggunakan tools. Contoh : pada tabel mahasiswa dapat mengambil atribut ID dan nama saja sesuai dengan kebutuhan yang ada. b. Transform: proses untuk mengubah data yang telah diekstrak menjadi data seperti penggabungan, penjumlahan, dan pemisahan data. Contoh dari transform adalah mencari jumlah mahasiswa yang terkena dropout, maka penghitungan tersebut dapat disebut transform data c. Load: proses penyimpanan data ke dalam database target berupa data warehouse. 4. Monitoring Pada tahap monitoring, langkah yang harus dilakukan adalah membuat rancangan dashboard yang akan digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi. Dashboard adalah sebuah alat yang mendukung semua manajer organisasi. Dashboard menyediakan informasi secara cepat dan terstruktur yang didapat dari laporan (Rainer & Cegielski, 2011). Sehingga performance dashboard menyediakan informasi yang bertujuan untuk menunjukkan performa dari organisasi. Contoh dari dasrboard adalah sebagai berikut :

9 13 Gambar 2.5 Contoh dashboard ( 5. Reporting Pada tahap ini, terdapat dua langkah utama yaitu implementation dan evaluation. Implementation adalah proses dimana dashboard akan dilihat oleh organisasi dan dinilai apakah sesuai dengan kebutuhan informasi yang dibutuhkan atau belum. Jika sudah, maka tidak perlu meneruskan sampai pada tahap evaluation. Jika belum, maka organisasi dapat melakukan evaluasi terhadap dashboard atau kebutuhan informasi yang akan ditinjau kembali. 2.3 Activity Diagram Activity Diagram adalah suatu permodelan yang digunakan untuk menggambarkan urutan proses dalam suatu proses bisnis. Seperti yang dikemukakan oleh Satzinger, Jackson, & Burd (2010: 141), Activity Diagram adalah diagram yang menggambarkan aktivitas pengguna dan aliran aktivitasnya.

10 14 Gambar 2.6 Contoh activity diagram (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010: 144) 2.4 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram adalah suatu permodelan yang digunakan untuk menggambarkan data yang ada pada database dalam konteks entitas dan hubungannya. Seperti yang dikemukakan oleh Satzinger, Jackson, & Burd (2010: 182), Entity Relationship Diagram adalah model yang digunakan untuk menggambarkan persyaratan penyimpanan data dengan pendekatan tradisional. Tujuan ERD adalah untuk menggambarkan struktur logis dalam database.

11 15 Gambar 2.7 Contoh Entity Relationship Diagram (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010: 183) 2.5 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram adalah suatu permodelan yang digunakan untuk menggambarkan arus data, mulai dari input, proses dan output yang ada pada sistem. Seperti yang dikemukakan oleh Satzinger, Jackson, & Burd (2010: 56), DFD adalah model yang digunakan untuk menunjukkan input, proses, penyimpanan data dan output dari sistem. Gambar 2.8 Contoh Data Flow Diagram Sumber: (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010: 56) 2.6 Universitas Universitas adalah suatu lembaga pendidikan tinggi yang memberikan gelar akademis pada sejumlah bidang ilmu tertentu. Seperti yang tertulis dalam Undang- Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 tentang Perguruan Tinggi, bahwa

12 16 perguruan tinggi adalah lembaga ilmiah yang mempunyai tugas menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran di atas perguruan tingkat menengah, dan yang memberikan pendidikan dan pengajaran berdasarkan kebudayaan kebangsaan Indonesia dengan cara ilmiah. Secara umum tujuan universitas yaitu menghasilkan lulusan berkualitas di bidangnya sehingga dapat bersaing di pasar global. Tujuan tersebut sejalan dengan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi, bahwa pendidikan tinggi bertujuan dihasilkannya lulusan yang menguasai cabang ilmu pengetahuan dan/atau teknologi untuk memenuhi kepentingan nasional dan peningkatan daya saing bangsa. 2.7 Prestasi Akademik Prestasi Akademik adalah suatu istilah yang menunjukkan derajat keberhasilan suatu individu untuk mencapai tujuan belajar setelah mengikuti proses belajar dari satu program yang telah ditentukan (Muryono, 2000). Keberhasilan suatu individu dalam mencapai prestasi belajar dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu tingkat kecerdasan yang baik, pelajaran sesuai dengan bakat yang dimiliki, ada minat dan perhatian yang tinggi dalam pembelajaran, motivasi yang baik dalam belajar, cara belajar yang baik dan strategi pembelajaran.