BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN. sebagai objek penelitian dan proses bisnis yang berjalan dalam perusahaan terkait

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini akan membahas mengenai berbagai hal mengenai profil perusahaan sebagai objek penelitian dan proses bisnis yang berjalan dalam perusahaan terkait dengan sistem SAP R/3 4.7 yang diterapkan dalam INTRACO PENTA, Tbk. Selain itu bab ini juga akan memaparkan hasil pengukuran yang telah kami lakukan terhadap kinerja SAP R/3 4.7 terhadap kegiatan operasional perusahaan. 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Singkat Perusahaan Gambar 3.1 Logo Perusahaan INTRACO PENTA, Tbk. (INTA) adalah salah satu perusahaan distributor alat-alat berat terkemuka di Indonesia. Untuk menjadi partner yang memenuhi seluruh kebutuhan pelanggan, INTA juga menawarkan layanan pendukung lainnya, yang mencakup persediaan suku cadang, perawatan, dan perbaikan. Setelah berada di bisnis ini selama tiga puluh delapan tahun, INTA telah mendapat kepercayaan dari para pelaku, termasuk yang terkenal produsen alat-alat berat VOLVO, Ingersoll-Rand, dan Bobcat dan 46

2 47 pelanggannya, yang terdiri dari perusahaan-perusahaan di bidang pertambangan, konstruksi / infrastruktur, kehutanan, agro-bisnis, minyak dan gas, dan industri umum. INTA telah memanfaatkan kepercayaan yang telah dibangun dengan para pelaku dan pelanggan dengan memposisikan diri sebagai sebuah perusahaan yang menawarkan produk dengan kualitas terbaik dan layanan yang dapat diandalkan. Sejumlah besar lini produk yang didistribusikan oleh INTA menjadi pemimpin dalam penetrasi pasar. Pada tahun 1993, INTA mencatatkan sahamnya di Bursa Efek Indonesia (sebelumnya Bursa Efek Jakarta). Memulai sebagai perusahaan dagang di Jakarta, INTA telah terus memperluas jaringannya di seluruh Indonesia. Sekarang ini memiliki lebih dari 30 cabang dari Sumatera ke Papua. Perluasan ini telah didukung oleh tenaga kerja yang berkualifikasi lebih dari 800 karyawan pada akhir Sebagai perusahaan yang berfokus pada pelanggan, INTA menuju kepada penyedia layanan total (total solution provider) melalui channel of solution yang dimilikinya. Solusi total ini akan sepenuhnya terwujud melalui anak perusahaan INTA Intan Baruprana Finance (IBF) dan afiliasinya: Kasuari, Terrafactor Indonesia, dan Columbia Chrome Indonesia. IBF sendiri, dengan spesialisasinya di bidangn pembiayaan alat berat, telah dipilih sebagai salah satu perusahaan multifinance terbaik untuk beberapa tahun berturut-turut oleh media bisnis terkemuka di Indonesia.

3 48 Sejarah singkat INTA: 1970 UD Intraco, sebuah usaha dagang di bidang suku cadang didirikan di Jakarta Menjadi Perusahaan Terbatas (PT) dan mengubah anam menjadi PT Intraco Penta Ditunjuk menjadi dealer dari NV.PD Pamitran, distributor alat berat Clark dan Crane P&H Dipercaya untuk menjual produk alat-alat berat Renault, Farm Factor Lambirghini (1991) dan Bell Mengakuisisi NV. PD Pamitran sekaligus menjadi pemegang merk VME, P&H/PPM, dan Bobcat Tercatat di Bursa Efek Indonesia (dahulu Jakarta Stock Exchange).

4 Dipercaya untuk menjadi agen produk Ingersoll-Rand Memulai implementasi SAP untuk Teknologi Informasi Perusahaan Sistem ERP yang terintegrasi Mengakuisisi Intan Baruprana Finance (IBF). Setelah akuisisi, bidang bisnis IBF menjadi perusahaan pembiayaan alat-alat berat Mencatat peningkatan penjualan sebesar 50% dan pertumbuhan pendapatan sebesar 240% Modal INTA naik sebesar 133% Total asset IBF meningkat 5 kali lipat, di mana IBF juga dinilai sebagai salah satu perusahaan leasing terbaik di Indonesia.

5 Mencanangkan Decade of Innovation sebagai tema strategis perusahaan INTA mencatat rekor total pendapatan dengan meraih lebih dari 1 trilyun Visi dan Misi Perusahaan VISI Menjadi Penyedia Layanan terbaik dalam pasar alat berat, melampaui standar performa yang telah ada. MISI Kami adalah, dan akan selalu menjadi perusahaan yang berorientasi kepada kualitas dan memusatkan diri kepada pelanggan, bekerja untuk menjadi yang terbaik dalam seni dan ilmu memuaskan pelanggan kami. Kami sekarang, dan akan selalu, bekerja keras untuk mencapai efisiensi tertinggi dalam penggunaan sumber daya manusia, alam, keuangan, waktu, dan sumber-sumber lainnya. Kami sekarang, dan akan selalu, melakukan usaha kami dengan tulus sebagai warga usaha yang bertanggung jawab.

6 51 Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan

7 Pembagian Tugas dan Wewenang Marketing Division Bertanggung jawab atas pelaksanaan dan perencanaan pemasaran produk. Bertanggung jawab memperkenalkan produk-produk perusahaan kepada calon pelanggan, membangun citra perusahaan serta menjalin dan menjaga hubungan dengan pelanggan. Bertanggung jawab atas dokumen-dokumen penting sehubungan dengan pemasaran dan administrasi. National Sales Director Bertanggung jawab melakukan penjualan produk-produk perusahaan berdasarkan wilayah pemasaran, meliputi Jawa, Kalimantan, dan Sumatera. Bertanggung jawab menerima pesanan dari pelanggan, menyimpan transaksi ke dalam sistem SAP, membuat dokumen-dokumen sehubungan dengan bagian sales, serta melakukan pengiriman produk atau peralatan lainnya sampai ke tangan pelanggan. National Park Division Bertanggung jawab melakukan pembelian barang baik produk, part, inventaris kantor, serta barang-barang lainnya. Bertanggung jawab mengatur dan mengelola tempat penyimpanan barang-barang yang dibeli maupun yang akan dijual.

8 53 Bertanggung jawab menjalin hubungan dengan vendor. Bertanggung jawab mencatat transaksi pembelian, mengirimkan pesanan kepada vendor, membuat dokumen-dokumen sehubungan dengan pembelian, menerima dan mencatat pesanan yang masuk, serta melakukan pencatatan transaksi ke dalam sistem SAP. National Service Division Bertanggung jawab dalam pelaksanaan service dan maintenance atas produk yang telah dibeli oleh customer. Bertanggung jawab dalam mengatur perakitan produk-produk perusahaan. Bertanggung jawab menerima permintaan dari pelanggan yang membutuhkan bantuan untuk urusan teknis. HR GA Division Bertanggung jawab mengelola sumber daya manusia di perusahaan dan hala-hal yang terkait di dalamnya termasuk payroll. Bertanggung jawab melakukan perencanaan dan perekrutan karyawan baru, mengatur pengembangan sumber daya manusia yang dimiliki, serta merencanakan pengembangan karir untuk setiap personel di perusahaan dalam jenjang karir yang telah dibentuk. Bertanggung jawab melakukan pelatihan dan merencanakan kegiatan lainnya untuk pengembangan karyawan.

9 54 Finance Director Bertanggung jawab mengatur dan mengawasi setiap pengeluaran yang terjadi di perusahaan, serta mengatur budget yang harus disiapkan oleh perusahaan. Bertanggung jawab melakukan pencatatan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas yang terjadi, serta transaksi-transaksi akuntansi lainnya. Bertanggung jawab memberikan laporan-laporan sehubungan dengan keuangan perusahaan. Bertanggung jawab melakukan audit dan pengecekkan dalam kegiatan operasional perusahaan, memberikan rekomendasi, serta mencegah risiko yang dapat muncul di masa mendatang. Bertanggung jawab terhadap penggunaan sistem, khususnya SAP dan infrastruktur sistem dalam perusahaan, membawahi TI Departemen Produk-Produk Perusahaan Volvo Divisi Volvo Construction Equipment menangani produk Volvo yang meliputi Excavator, Articulated Haulers, Wheel Loader, Compactor, Paver, dan Motor Graders. Volvo merupakan mesin konstruksi. Volvo merupakan salah satu yang tertua di dunia yang memproduksi mesin-mesin konstruksi. Untuk mengurangi biaya pemeliharaan dan suku cadang, INTRACO PENTA, Tbk. juga menyediakan komponen yang dapat dibangun

10 55 kembali dengan jaminan operasi 2,000 jam / periode enam bulan. Komponen dapat dimodifikasi untuk versi terbaru dengan perbaikan teknis terbaru. Ingersoll Rand Ingersoll Rand telah lama berkomitmen untuk melayani kebutuhan industri konstruksi. Perusahaan pada tahun 1902 memperkenalkan kompresor udara portabel pertama di dunia. Bobcat Bobcat telah menjadi pemain kunci dalam dunia peralatan compact, terdiri dari loader compact, excavator dan juga telescopic handler. Dengan mesin compact, Bobcat 341 memberikan hasil penggalian minimum dapat mencapai mm dan tinggi mm dump. Mahindra Mahindra Tractors adalah salah satu dari tiga perusahaan traktor internasional di dunia. Selama lebih dari dua dekade, perusahaan sudah tak diragukan ini memimpin di pasar traktor India, yang juga merupakan pasar traktor terbesar di dunia. Selama bertahun-tahun, Mahindra Tractors tumbuh pesat menjadi sebuah nama terpercaya di enam benua di seluruh dunia. Dan hari ini perusahaan lebih siap dari sebelumnya untuk menanam lebih banyak lagi mimpi di seluruh dunia.

11 56 SDLG Mengadopsi mesin yang memiliki kontrol pergeseran transmisi semiotomatis, serta berpilot ganda dalam menangani operasi. Pengaturan pergeseran wajar 4 depan dan 3 gigi persneling mundur, tombol KD - perpindahan gigi pertama dan kedua berubah secara otomatis, yang membuat operasi fleksibel dan nyaman, mengurangi intensitas kerja, dan membuat efisiensi kerja yang tinggi. Aftermarket Berkomitmen untuk menjadi penyedia layanan terbaik di pasar alat-alat berat, beberapa produk yang dimilikinya di seluruh dunia mendapat pengakuan juga. Mewakili perusahaan Goodyear Inc, Amerika Serikat dan pasar lainnya untuk mesin beroda off-road seperti roda loader, pengikis, motor grader, Hauler, dan lain-lain. Perusahaan juga menawarkan Aeroquip yang dapat dikontrol secara elektronik, mesin yang memberikan ProCrimp cepat dan akurat setiap kali digunakan.

12 Proses Bisnis Bagian Material Management INTRACO PENTA, Tbk Proses Bisnis Pembelian INTRACO PENTA, Tbk. a. Membuat PR (Purchase Requisition) Proses procurement dimulai dari pembuatan PR (Purchase Requistion). Ketika adanya permintaan dari pelanggan maupun bagian internal perusahaan, kemudian akan ditentukan jenis barang yang diminta. Jika harga barang di bawah Rp maka akan dilakukan pembelian langsung menggunakan petty cash. Jika harga barang lebih dari Rp , maka bagian administrasi akan membuat PR. Di samping itu, bagian administrasi juga dapat membuat PR ketika proses otomatis memerlukan adanya pembelian. Kemudian bagian administrasi akan menyerahkan PR yang telah dibuat kepada manajer atau supervisor. Setelah itu supervisor akan mengecek PR yang dibuat dan menyetujuinya atau tidak. Jika tidak setuju, Manajer/Supervisor dapat meminta PR diubah. Lalu jika PR yang telah diubah masih tetap tidak disetujui, maka PR akan dibatalkan. Sementara jika PR disetujui, maka bagian administrasi akan mencetak PO, yang kemudian akan diputuskan apakah membuat PO (lokal) ataukah membuat STO (Stock Transfer Order). PO (lokal) dibuat jika dirasakan perlu melakukan pembelian kepada vendor, sementara STO dibuat jika perlu dilakukan perpindahan barang antar plant.

13 58 Purchase Requisition BAGIAN YANG MEMBUTUHKAN BAGIAN ADMINISTRASI (Unit, Part, Service, GA) MGR/ASS.MGR/SPV MANUAL PROCESS 1 3 PERMINTAAN DIVISI INTERNAL PERMINTAAN PELANGGAN MEMBUAT PR Y 4 IDENTIFIKASI JENIS BARANG : PART, CONSUMABLES, O/ S, UN/SAFE, UNIT, ASSET n No 5 UBAH PR MENGELUAR- KAN PR? 2 DI BAWAH IDR? y 6 BATALKAN PR N PO MANUAL (PETTY CASH) SD 1 N 7 MEMBUAT PO Yes Third Party SO PR PUSAT Y Individual Customer SO MM MRP (Reorder Point Planning) SM Service Order PO STO PROSES OTOMATIS Gambar 3.3 Flowchart dari Proses Purchase Requisition

14 59 b. Membuat PO (Purchase Order) Ketika PR telah disetujui dan bagian administrasi membuat PO, bagian administrasi akan mengirimkan PO kepada Manajer/Supervisor untuk meminta persetujuan. Jika ditolak maka bagian administrasi dapat melakukan perubahan. Jika tidak melakukan perubahan maka PO akan dibatalkan. Sementara jika PO disetujui, maka PO akan diserahkan ke bagian Finance/Accounting untuk melakukan persetujuan. Jika ditolak maka bagian administrasi dapat melakukan perubahan. Jika tidak melakukan perubahan maka PO akan dibatalkan. Sementara jika disetujui maka bagian administrasi akan melakukan generate PO dalam bentuk Print (hardcopy) dan file (softcopy). Kemudian PO harus ditandatangani dan diserahkan kepada Vendor. Vendor akan menyiapkan barang dan mengirimkan kepada perusahaan. Lalu GR (Goods Receipt) akan diterima oleh bagian administrasi. Sementara itu, Vendor akan menyerahkan invoice kepada bagian Finance/Accounting. Lalu bagian Finance/Accounting akan mencocokkan invoice dengan GR (invoice verification).

15 Gambar 3.4 Flowchart dari Proses Purchase Order 60

16 61 c. Membuat STO (Stock Transfer Order) Pembuatan STO dilakukan untuk memindahkan barang antar Plant. Proses dimulai ketika adanya kebutuhkan akan barang, pertama akan dicari pada stok yang dimiliki, jika tidak ada maka akan dicari di cabang terdekat, jika tidak ada akan dicari di cabang lainnya, jika tidak ada akan dicari di HO (Head Office). Jika masih tidak ada maka dapat dilakukan proses Branch Requisition, PR, atau PO. Sementara jika tersedia maka dibuat PR. Jika PR tidak disetujui maka dapat dilakukan perubahan PR. Jika tidak maka PR akan dibatalkan. Sementara itu jika PR disetujui maka akan dibuat STO dan dikirimkan ke cabang pengirim. Cabang pengirim akan mengirimkan barang kepada cabang penerima, kemudian cabang penerima akan mencocokan barang dengan kebutuhan. Jika sudah sesuai maka akan dilakukan update stok.

17 62 Stock Transport Order (Antar Plant) Plant Peminta Cabang Pengirim Plant Pengirim Kantor Pusat Kebutuhan CEK STOCK Tersedia di Gudang? No Tersedia di cabang terdekat? 2 Yes Yes Yes Yes PR Disetujui? PR No Yes Ubah PR? 7b 7a No 7 Batalkan PR 7c 9 Mengirim SAP Mail ke SD Modul SD DO: - Pengepakan - Posting Goods Issue Tax Invoice 5 No Tersedia di cabang lainnya? Membuat Stock Transport Order 8 6 No Tersedia di Pusat? No Yes Membuat PR Goods Receipt berdasarkan DO 18 Lihat Proses - Branch Requisition - PR (Purchase Requisition) - PO (Purchase Order) LAKUKAN UPDATE STOK 15 YES YES Penerimaan = Permintaan? NO Penerimaan > Permintaan STOK TERSEDIA DI GUDANG SENDIRI Penerimaan > Permintaan (FORM A) NO 14 Penerimaan < Permintaan (FORM B) - Inquiry - Quotation Kebutuhan Internal Gambar 3.5 Flowchart dari Proses Stock Transport Order

18 63 d. Membuat BR (Branches Requisition) Proses BR dilakukan ketika Cabang membutuhkan suatu barang dan ingin melakukan pembelian langsung kepada Vendor. Dalam proses bisnis INTRACO PENTA, Tbk. cabang tidak dapat melakukan pembelian langsung kepada Vendor, karena itu pembelian harus melalui HO (Head Office). Proses dimulai ketika cabang tertentu membutuhkan suatu barang yang tidak tersedia pada cabang lainnya maupun pada HO, sehingga perlu melakukan pembelian langsung kepada Vendor. Cabang akan membuat PR dan mengirimkannya kepada HO. Kemudian HO akan membuat PO dan memerlukan persetujuan dari Manajer/Supervisor dan Finance/Accounting. Setelah mendapatkan persetujuan, perusahaan akan mencetak PO document dan mengirimkannya kepada Vendor. Kemudian Vendor akan mengirimkan barang kepada perusahaan dan menyerahkan invoice kepada bagian Finance/Accounting. Bagian Finance/Accounting akan mencocokkan antara GR dengan invoice. Jika sudah sesuai, HO akan membuat STO (Stock Transfer Order) dan mengirimkan barang kepada Cabang yang meminta. Lalu cabang yang meminta akan melakukan update stock.

19 Gambar 3.6 Flowchart dari Proses Branch Requisition 64

20 65 e. Retur Pembelian Jika setelah dilakukan pencocokkan barang oleh Warehouse/Part Administration terjadi ketidakcocokkan maka akan diputuskan apakah menerima material atau tidak. Jika material tidak diterima maka perusahaan akan menghubungi Vendor. Jika Vendor tidak menerima, maka perusahaan akan meminta tim audit untuk melakukan stock adjustment. Sementara jika Vendor menerimanya, maka perusahaan akan mengirimkan kembali barang di mana biaya dikenakan kepada Vendor. Di lain pihak, jika perusahaan menerima material tersebut maka perusahaan akan mengubah PO untuk menambah jumlah kuantitas barang. Setelah itu dilakukan pencetakan PO yang baru dan dibuat GR yang baru sesuai dengan PO yang baru.

21 Gambar 3.7 Flowchart dari Proses Retur Pembelian 66

22 67 f. Kehilangan Dalam Perjalanan Jika terjadi kehilangan pada saat pengiriman barang dari Vendor atau jumlah kuantitas pada PO lebih besar daripada jumlah barang yang diterima, maka akan dilakukan Lost In Transit Process. Jika barang yang dikirim merupaka barang GR terakhir dari Vendor tersebut, maka perusahaan akan melakukan pengecekan packing. Jika kerusakan terjadi karena packing, maka perusahaan akan membuat claim note dan melakukan claim terhadap pihak pengirim dan pengirim akan mengurangi biaya pengiriman. Sementara jika kerusakan bukan karena packing maka perusahaan akan langsung membuat claim note dan melakukan claim terhadap Vendor. Begitu juga jika pengiriman bukan merupakan GR terakhir, perusahaan akan langsung membuat claim note dan melakukan claim terhadap Vendor. Vendor akan mengirimkan credit note kepada perusahaan dan bagian Finance/Accounting akan melakukan Credit Note Verification. Kemudian perusahaan akan menunggu hingga pengiriman berikutnya.

23 68 KEHILANGAN DALAM PERJALANAN BAGIAN ADMINISTRASI DI PUSAT (+ WAREHOUSE) PO > GR PENGIRIMAN TERAKHIR? 1 No CONFIRM TO VENDOR 2 TUNGGU PENGIRIMAN BERIKUTNYA Yes CEK PENGEPA KAN PENGEPAKA RUSAK? Yes 4 MEMBUAT CLAIM NOTE DAN MEMBERITAHU KE PENGIRIM MELAKUKAN CLAIM KE PENGIRIM 3 No 5 MEMBUAT CLAIM NOTE DAN MEMBERITAHU KE VENDOR PENGIRIM MENGURANGI BIAYA PENGIRIMAN MELAKUKAN CLAIM KE VENDOR 6 7 -VENDOR MENGIRIMKAN CREDIT NOTE -BAGIAN ACCOUNTING MELAKUKAN VERIFIKASI CREDIT NOTE BERDASARKAN PO VENDOR KEHILANGAN DALAM PERJALANAN Gambar 3.8 Flowchart dari Proses Kehilangan dalam Perjalanan

24 Bagian / Divisi Internal Yang Telibat Dalam Proses Material Management a. Bagian Administrasi Bagian Administrasi bertugas melakukan transaksi, membuat dokumen, melakukan pencocokan dokumen, serta melakukan input transaksi ke dalam sistem SAP. Bagian Administrasi merupakan bagian yang sangat penting dalam proses pembelian di INTRACO PENTA, Tbk karena hampir seluruh transaksi melibatkan bagian Administrasi. Selain itu bagian Administrasi juga melakukan input transaksi ke dalam SAP. b. Bagian Financial/Accounting Bagian Financial/Accounting bertugas memberikan persetujuan terhadap transaksi pembelian yang akan dilakukan. Selain itu juga bagian Financial/Accounting bertugas melakukan Invoice Verification dan melakukan pencatatan transaksi pengeluaran uang atau transaksi piutang ke dalam sistem SAP. c. Supervisor dan Manager Supervisor dan Manager bertugas memberikan persetujuan atas transaksi yang akan dilakukan, baik antara perusahaan dengan vendor maupun dalam internal perusahaan (antar cabang maupun antara pusat dengan cabang). d. Divisi Penjualan Divisi penjualan bertugas melakukan pengiriman barang dan pencatatan transaksi jika terjadi STO (Stock Transfer Order) atau pengiriman

25 70 barang secara internal. Divisi Penjualan pada Plant yang mengirimkan barang melakukan pengiriman barang dan pencatatan transaksi ke dalam sistem SAP. e. Divisi Warehouse Divisi warehouse bertugas melakukan pengecekan pada saat penerimaan barang apakah barang yang diterima sudah sesuai. Selain itu divisi warehouse juga bertugas melakukan pengecekan fisik jika diperlukan. Divisi warehouse juga dapat meminta pembelian barang jika stok sudah mencapai ROP (Reorder Point). f. Internal Audit Internal Audit bertugas melakukan penyesuaian persediaan ketika terjadi selisih antara stok yang secara fisik dengan stok yang tercatat dalam sistem, juga ketika terjadi selisih antara yang GR dengan PO di mana jumlah barang di GR lebih besar daripada di PO dan ternyata jumlah persediaan secara fisik tidak sesuai.

26 Proses Bisnis SAP Material Management Module INTRACO PENTA, Tbk Organizational Level Inventory Management Gambar 3.9 Organizational Level Inventory Management Keterangan: Client 900 = Group Perusahaan

27 72 Company Code INTA = Intraco Penta, Tbk Plant 1101 = Head Office Cakung 1201 = Balikpapan Storage Location 10V0 = Gudang Parts untuk Volvo 2000 = Gudang Parts untuk SBU 2 (Renault, Mahindra, Mack, Hiab, Bosh, dan lain-lain) 3000 = Gudang Parts untuk SBU 3 (untuk barang-barang rental) 4000 = Gudang Parts untuk SBU 4 (Ingers Rolland, Bobcat) 5000 = Gudang Parts untuk SBU 5 (Aeroquip, Berco, KMF dan After Market) 6000 = Gudang Parts yang rusak 70V0 = Gudang untuk Unit (Volvo) & 7000 untuk Unit (selain Volvo) 8000 = Gudang untuk Unit Entreport (All Product) C001 = S001 = Gudang untuk Consumable, Gudang untuk Office Supply,

28 73 P001 = U001 = Gudang untuk Promotion, Gudang untuk Uniform/Safety Purchasing Organization/Group INTA Gambar 3.10 Purchasing Organization/Group INTA Keterangan: INTI = Import INTL = Pembelian Lokal

29 74 Purchasing Group pada INTRACO PENTA, Tbk. terbagi menjadi 6 jenis, yaitu: INTI 111 = Parts SO 112 = Parts EO 121 = Unit INTL A11 = Parts Lokal L11 = Aset Perusahaan C01 = Barang Konsumsi Proses Material Management SAP INTRACO PENTA, Tbk Proses Pembelian Standar Gambar 3.11 Proses Pembelian Standar

30 75 Untuk sebuah pembelian standart, INTRACO PENTA, Tbk menggunakan 4 jenis dokumen, yaitu PR, PO, GR, dan IV. PR yang telah disetujui dari proses pembelian akan diinput ke dalam sistem SAP. PR tersebut masih harus mandapat persetujuan untuk dapat diubah menjadi PO.Setelah PR disetujui, barulah PO dapat dibuat dalam sistem SAP dengan berdasarkan pada PR yang telah disetujui tersebut. Kemudian PO akan dicetak dan dikirimkan ke vendor secara manual. Setelah menerima Good Receipt (GR) dari vendor, maka akan dilakukan pengecekan antara GR dengan barang yang diterima. Jika sudah sesuai maka GR akan diinput ke dalam sistem SAP. Kemudian invoice yang diterima akan dicocokkan dengan GR yang telah terinput ke dalam SAP dan dilakukan Invoice Verification melalui sistem SAP Proses STO (Stock Transfer Order) Gambar 3.12 Proses Stock Transfer Order

31 76 Di samping pembelian standar, INTRACO PENTA, Tbk. menerapkan sistem STO (Stock Transfer Order) untuk pengiriman barang secara internal, baik antar cabang maupun antara cabang denga pusat. Untuk STO, proses dalam SAP dimulai dengan input transaksi PR yang telah disetujui ke dalam sistem SAP oleh plant yang meminta. Berdasarkan PR yang telah diinput dalam sistem SAP, maka akan dibuat PO oleh plant yang meminta. Lalu Plant yang memberi akan menginput transaksi Picking dan GI (Good Issue) dalam sistem SAP dan mengirimkan barang. Kemudian setelah Plant yang meminta menerima barang akan dilakukan pengecekan jumlah barang dengan Good Receipt yang diterima. Jika sudah cocok maka Plant yang meminta akan menginput transaksi GR ke dalam sistem SAP.

32 Proses Pembelian dan Pergerakan Barang di Pusat dan Cabang Gambar 3.13 Proses Pembelian dan Pergerakan Barang di Pusat dan cabang Gambar 3.13 di atas merupakan gambaran pergerakan barang di pusat dan cabang pada INTRACO PENTA, Tbk, untuk pembelian standar maupun pengiriman barang antar plant, baik antar cabang maupun antara cabang dengan pusat. Terdapat beberapa point penting dalam pergerakan barang tersebut, yaitu:

33 78 1. Untuk pengiriman antar plant prosesnya dinamakan STO (Stock Transfer Order) 2. Plant pengirim akan membuat picking dan GI. 3. Cabang tidak bisa membeli barang secara langsung dari vendor. Pembelian dari cabang ke vendor harus melalui pusat. 4. Cabang dapat meminta pembelian ke vendor kepada pusat jika barang yang diminta tidak tersedia di cabang lainnya maupun di pusat. Sehingga akan muncul 2 transaksi yaitu: pembelian dari vendor dengan pusat, serta STO dari pusat ke cabang.

34 Hubungan Material Management Dengan Bagian Lainnya di SAP 4.7 pada INTRACO PENTA, Tbk Gambar 3.14 Workflow Material Management SAP pada INTA

35 80 Material Management pada INTRACO PENTA, Tbk. terintegrasi dengan 2 modul lainnya dalam SAP, yaitu SD (Sales and Distribution) dan FICO (Financial). Di mana area aplikasi pada modul Material Management dalam sistem SAP adalah: 1. Purchase Requisition 2. RFQ (Request For Quotation) 3. Quotation 4. Purchase Order 5. Goods Movement 6. Invoice Verification 7. Physical Inventory 8. Material Master 9. Master Data Namun ada 1 aplikasi MM yang tidak digunakan oleh INTRACO PENTA, Tbk. yaitu RFQ (Request For Quotation) karena INTRACO PENTA, Tbk. merupakan distributor tunggal untuk produk-produk yang dihasilkan sehingga tidak memerlukan adanya RFQ maupun seleksi vendor.