BAB 3 ANALISA SISTEM BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaan PT. Tata Sukses Mandiri merupakan salah satu perusahaan distributor resmi untuk alat berat berbagai aksesoris pengeboran di sektor bisnis utama seperti agribisnis, industri pertambangan, dan konstruksi. Perusahaan ini memasok proyek utama atau perusahaan-perusahaan yang bergerak dalam bidang pertambangan, perkebunan kelapa sawit, konstruksi, industri dan infrastruktur di Indonesia. PT. Tata Sukses Mandiri memiliki berbagai macam produk seperti mesin pengeruk tanah, perata tanah dan bebatuan, pengangkut alat dan mesin pengaduk semen, dimana produk-produk tersebut memiliki kontrol kualitas yang tinggi dan berasal dari merek pabrikan ternama. Visi dari PT. Tata Sukses Mandiri adalah menjadi perusahaan yang terdepan dalam menyediakan alat-alat konstruksi di Indonesia, menciptakan kemitraan dengan semua perusahaan konstruksi, alat berat perusahaan penyewaan, pertambangan dan agribisnis perusahaan. Sedangkan misi dari PT. Tata Sukses Mandiri meliputi : 1. Menyediakan produk yang terbaik bagi para pembeli. 2. Memenuhi dan mencukupi kebutuhan para pembeli secara bertanggung jawab. 3. Mengembangkan Tata Sukses Mandiri menjadi perusahaan yang profesional dalam bidangnya. 4. Memfokuskan penjualan pada penjualan peralatan pertambangan, mesin produksi, alat berat, dan produk lain yang terkait dengan kegiatan konstruksi tambang dan jalan. 21

2 22 PT. Tata Sukses Mandiri berdiri pada tahun Perusahaan ini berlokasi di Jalan Tampak Siring Blok KJB No. 5 Daan Mogot Baru, Jakarta Barat. Beberapa produk yang dipasarkan oleh PT. Tata Sukses Mandiri antara lain : 1. Motor Grader Changlin, China 2. UG Dump Truck Anchises Sinome, China 3. UG Loader Anchises Sinome, China 4. Road Roller Changlin, China 5. Wheel Loader Changlin, China 6. Backhoe Loader Changlin, China 7. UG Utility Vehicle Anchises Sinome, China 8. UG Flame-proof Vehicle Anchises Sinome, China 9. Drifting dan Tunelling Brunner & Lay, USA 10. Carbide Brunner & Lay, USA 11. Intraset Brunner & Lay, USA 12. Taper Drill Steel Brunner & Lay, USA Saat ini PT. Tata Sukses Mandiri telah menjalin kerja sama dengan 35 perusahaam yang menjadi customer tetap mereka. Perusahaan-perusahaan tersebut antara lain : PT. Mustika Mega Utama, PT. Cibaliung Sumberdaya, PT. Samaprima Jaya, PT. Palmindo Mitra Lestari, PT. Karya Dunia Investama, PT. Mustika Mega Utama, CV. Putera Binuang Membangun, PT. Sorento Nusantara, PT. Mega Pelita Jaya, UD. Inti Makmur, PT. Sawindo Prana Persatu Jaya, dan PT. Bulawan Daya Lestari. Berikut adalah kesahan hukum dari perusahaan PT. Tata Sukses Mandiri :

3 23 Nama Perusahaan : PT. Tata Sukses Mandiri Tanda Daftar Perusahaan : Nomor SIUP : 03890/ NPWP : Surat Keterangan Domisili/ Sewa Kontrak : 117/ /VIII/ Struktur Organisasi Perusahaan, Wewenang, Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Struktur organisasi merupakan suatu kebutuhan untuk menentukan langkahlangkah suatu proses kerja yang akan diambil sehingga dapat mencapai tujuan yang diinginkan oleh perusahaan. Struktur organisasi ini menggambarkan hubungan kerja antar personil-personil yang tergabung secara internal yang dapat menjalin suatu bentuk kerja sama yang baik dari setiap fungsi dan tugas yang ada serta mencakup seluruh kegiatan perusahaan. Komponen-komponen inti dalam sturktur organisasi PT. Tata Sukses Mandiri (lihat Gambar 3.1) yang secara krusial mendukung dan memainkan peran penting terkait dengan kewajiban perusahaan adalah : 1. Rapat Umum Pemegang Saham 2. Dewan Komisaris 3. Direksi

4 24 Struktur Organisasi PT. Tata Sukses Mandiri CEO Director Trading Director Marketing Director Sales Manager Service Department Finanace Manager Purchase Manager Project Manager Warehouse Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT. Tata Sukses Mandiri Job Description : 1. CEO a. Memimpin perusahaan dan bertanggung jawab dalam kemajuan perusahaan. b. Mengambil keputusan dan kebijakan startegis yang berhubungan dengan kinerja perusahaan. c. Bertanggung jawab penuh dalam kegagalan perusahaan. 2. Director a. Mengkoordinasikan dan mengendalikan seluruh kegiatan perusahaan. b. Merencanakanl keputusan dan kebijakan startegis yang berhubungan dengan kinerja perusahaan. c. Mewakili perusahaan dalam hubungan dengan dunia luar.

5 25 3. Trading Directory a. Menangani penjualan produk domestik. b. Menangani penjualan produk ke luar. 4. Marketing Directory a. Menangani pemasaran produk perusahaan b. Menangani promosi, pameran, pengiklanan produk perusahaan. 5. Sales Manager a. Merencanakan keputusan yang berguna untuk meningkatkan penjualan perusahaan. b. Bertanggung jawab dalam semua penjualan produk ke customer. c. Presentasi produk ke customer. d. Menangani masalah ekspor produk. 6. Service Department a. Bertanggung jawab dalam mereparasi produk yang rusak.. b. Melakukan pengecekan apabila ada komplain tentang produk yang baru dibeli dan dikirimkan kepada customer dan meminta perbaikan dari produk. 7. FinanceManager a. Menangani semua pendapatan dan pengeluaran perusahaan. b. Bertanggung jawab dalam keuangan perusahaan. 8. PurchaseManager a. Merencanakan keputusan pembeliaan produk. b. Bertanggung jawab dalam semua pembelian produk ke supplier. c. Menangani impor produk.

6 26 9. Warehouse a. Memonitor stok produk yang tersisa di gudang. b. Bertanggung jawab dalam semua pengecekan produk. c. Menangani penerimaan produk dari supplier. 10. Project Manager a. Bertanggung jawab dalam semua proyek yang ditangani perusahaan. 3.3 Prosedur yang Sedang Berjalan Prosedur yang sedang berjalan pada sistem penjualan dan persediaan stok alat berat dan suku cadang pada PT Tata Sukses Mandiri adalah sebagai berikut : Prosedur Pembelian dan Persediaan Apabila stok di gudang tidak dapat memenuhi permintaan barang, maka bagian persediaan langsung membuat permintaan pembelian kepada bagian pembelian yang kemudian membuat PurchaseOrder yang dikirimkan ke supplier. Setelah menerima PurchaseOrder, maka pemasok mengirimkan barang ke gudang beserta faktur pembelian 1 lembar yang diberikan kepada bagian pembelian dan diteruskan ke bagian keuangan. Barang diterima oleh bagian persediaan, kemudian bagian persediaan membuat nota penerimaan barang untuk diserahkan kepada bagian keuangan. Langkah berikutnya adalah bagian pembelian membuat laporan pembelian barang yang dikirimkan ke supplier tersebut.

7 27 Untuk prosedur persediaan, ketika ada permintaan dari PT Tata Sukses Mandiri kepada supplier, bagian persediaan melakukan pengecekkan jumlah stok yang ada di gudang. Jika stok memenuhi, maka proses pengiriman barang segera dilakukan kepada customer. Sedangkan jika stok barang tidak dapat memenuhi permintaan, maka bagian persediaan membuat permintaan pembelian kepada bagian pembelian, kemudian dilakukan proses pembelian. Setelah barang yang dikirimkan oleh supplier diterima oleh bagian persediaan, maka bagian persediaan membuat nota penerimaan barang untuk diberikan kepada bagian keuangan, kemudian stok gudang di update Prosedur Penjualan Ketika ada pemesanan barang dari customer, maka staf bagian sales atau penjualan langsung memeriksa stok persediaan barang yang diinginkan oleh customer. Jika barang yang diinginkan oleh customer tidak tersedia di gudang atau persediaan, maka bagian persediaan menginformasikan jumlah persediaan barang yang tersisa. Dan bagian penjualan menginformasikan kepada customer untuk menunggu persediaan barang terpenuhi. Dalam hal ini, bagian penjualan menyampaikan permintaan pembelian barang untuk persediaan ke bagian pembelian. Namun, jika barang yang diinginkan customer tersedia di dalam persediaan, maka bagian penjualan langsung membuat surat penawaran dan diberikan langsung kepada customer. Jika telah terjadi kesepakatan (deal) oleh customer, bagian penjualan membuat surat sales order dan delivery order.

8 28 Kemudian bagian penjualan akan membuat invoice dan juga kwitansi untuk pengiriman barang. Setelah itu bagian penjualan menginformasikan kepada customer surat delivery order dan invoice. Lalu barang dikirimkan setelah bagian penjualan mencetak surat jalan. Ketika barang sampai kepada customer maka dikirmkan kwitansi tanda pelunasan pembayaran oleh PT. Tata Sukses Mandiri. Jika suatu waktu customer meminta retur barang maka retur diproses oleh staf bagian penjualan. Bagian penjualan mengecek retur barang dan mencetak surat retur yang dikonfirmasikan kepada customer. Rich picture untuk menggambarkan proses atau prosedur penjualan, pembelian, dan persediaan pada PT. Tata Sukses Mandiri dapat dilihat pada Gambar Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem dibagi menjadi dua bagian, yaitu data requirement dan transaction requirement Data Requirement Adapun kebutuhan akan data sistem penjualan dan persediaan barang di PT. Tata Sukses Mandiri adalah sebagai berikut : 1. Employee Semua data mengenai karyawan yang bekerja di PT. Tata Sukses Mandiri. 2. Product Semua data mengenai produk yang dijual oleh PT. Tata Sukses Mandiri.

9 29 3. Customer Semua data mengenai customer yang membeli produk di PT. Tata Sukses Mandiri. 4. Supplier Semua data mengenai supplier yang memasok produk di PT. Tata Sukses Mandiri. 5. PurchaseOrder Semua data mengenai produk yang dibeli dari supplier. 6. SalesOrder Semua data mengenai produk yang dijual ke customer. 7. SalesInvoice Semua data mengenai tagihan yang harus dibayar customer. 8. SalesReturn Semua data mengenai produk yang dikembalikan oleh customer. 9. DeliveryOrder Semua data mengenai produk yang dikirim ke customer. 10. Warehouse Semua data mengenai stok barang yang tersedia di gudang Transaction Reqiurement Beberapa contoh aplikasi yang akan didukung oleh aplikasi basis data penjualan dan persediaan PT. Tata Sukses Mandiri antara lain memasukkan, membuat, dan mengubah data entry, update dan data queries.

10 Data Entry a. Entry data Employee b. Entry data Product c. Entry data Customer d. Entry data Supplier e. Entry data Purchase Order f. Entry data Sales Order g. Entry data Sales Invoice h. Entry data Sales Return i. Entry data Delivery Order j. Entry data Warehouse Data Update a. Update data Employee b. Update data Product c. Update data Customer d. Update data Supplier e. Update data Purchase Order f. Update data Sales Order g. Update data Sales Invoice h. Update data Sales Return i. Update data Delivery Order

11 31 j. Update data Warehouse Data Queries a. List detail data customer b. List detail data supplier c. List detail data product yang dijual d. List detail data product berdasarkan kategori e. List detail data penjualan f. List detail data pembelian g. List detail data employee yang mengurus penjualan h. List detail data employee yang mengurus pembelian i. List detail data pengiriman product j. List detail data customer yang sudah membayar k. List detail data customer yang belum membayar l. List detail data warehouse m. List detail data product yang tersisa di warehouse n. List detail data product yang dikembalikan

12 32 Input data Supplier Input data Customer Supplier Admin Customer Input data Warehouse Input data Employee Input data Product Warehouse Employee Product Gambar 3.2 Rich picture Data Entry Supplier, Product, Employee, Warehouse, dan Customer

13 33 Purchasing Staff Mengecek stok produk di gudang Membuat PO Mengkonfirmasi stok produk Mengirim produk Ditujukan Supplier Gambar 3.3 Rich picture Persediaan

14 34 Gambar 3.4 Rich picture memesan produk Melakukan pembayaran Memesan produk Customer Sales Staff Ditujukan Mengantarkan produk Sales Invoice Membuat surat Delivery order Membuat surat penawaran dan Sales Order Membuat surat Sales Invoice Delivery Order Sales Order

15 35 Customer Melakukan retur Sales Staff Memeriksa produk yang diretur dan membuat surat Sales Return Mengkonfirmasi retur produk Sales Return Gambar 3.5 Rich picture retur produk 3.5 Permasalahan yang Dihadapi oleh PT. Tata Sukses Mandiri Setelah melakukan penelitian terhadap sistem yang sedang berjalan di PT. Tata Sukses Mandiri, permasalahan yang ada antara lain : a. Masalah pemindahan data perusahaan antar divisi menjadi sulit karena belum tersedia sistem basis data yang terintegrasi. b. Masalah keamanan dan kerapihan data belum terkomputerisasi seperti: sales

16 36 order, sales invoice, dan dokumen lainnya menyebabkan kemungkinan data hilang atau rusak. c. Masalah data yang kurang update karena penyimpanan data perusahaan hanya menggunakan Microsoft Excel. d. Masalah human error antara bagian gudang dengan bagian administrasi kantor karena semua pencatatn masih dilakukan secara manual memungkinkan terjadinya ketidak kosistenan stok produk yang tersedia antara data fisik yang ada di gudang dengan yang ada di kantor. e. Masalah redundansi data, terkadang staf penjualan yang satu sudah membuat surat SO dengan nomor identifikasi tertentu dan dicatat secara manual. Kemudian staf penjualan lainnya bisa mencatat dengan nomor yang sama sehingga terjadi nomor identifikasi yang sama dan berulang. Hal ini sering terjadi karena pencatatan secara manual serta belum adanya sistem komputerisasi yang dapat meng-update dan menyelesaikan permasalahan ini. 3.6 Solusi Pemecahan Masalah Alternatif pemecahan masalah yang kami usulkan untuk mengatasi masalah yang dihadapi PT. Tata SuksesMandiriini adalah sebagai berikut : 1. Membuat sebuah sistem basis data yang terintegrasi yang digunakan untuk menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. 2. Membuat sebuah sistem basis data yang dapat menyimpan data dari dokumendokumen fisik menjadi terkomputerisasi sehingga menjaga keamanan data yang disimpan.

17 37 3. Membuat sistem yang tersentralisasi dan mendukung concurrency control services yang menjamin data terupdate dengan baik meskipun digunakan secara bersama-sama. 4. Membuat sistem terintegrasi penyesuaian stok agar stok barang yang ada di dalam sistem basis data dapat disesuaikan kembali dengan data fisik yang ada di bagian gudang. 5. Membuat aplikasi yang dilengkapi dengan validasi-validasi yang dapat mencegah kesalahan user dalam memasukkan data. Hal ini berguna untuk meminimalisasikan redundansi data dalam basis data..