BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN. daerah Kemanggisan Palmerah, Jakarta Barat. Bermula pada tahun 21 Oktober 1974

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan BINUS University merupakan salah satu universitas swasta yang terletak di daerah Kemanggisan Palmerah, Jakarta Barat. Bermula pada tahun 21 Oktober 1974 dengan nama Modern Computer Cource (MCC) yang merupakan sebuah tempat bimbingan belajar yang memberikan pendidikan komputer merupakan mula dari proses terbentuknya Universitas ini. Pada tahun 1981 MCC berubah nama menjadi Akademi Teknik Komputer (ATK), hal ini memberikan respon yang baik dimana pendidikan teknologi sangat diminati dan membuat tempat pendidikan ini terus berkembang. hingga akhirnya pada tangga 13 Juli 1983 Akademi Teknik Komputer ini memperoleh status yang terdaftar pada Depdikbud, membuat ATK mengubah nama kembali menjadi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Jakarta. Tidak lama berselang sekitar satu tahun kemudian AMIK Jakarta mengubah nama mengubah nama kembali menjadi AMIK Bina Nusantara. Karena visi yang jelas, dan dedikasi yang tinggi dalam memberikan pendidikan dibidang teknologi, pada tahun 1986, AMIK Bina Nusantara terpilih sebagai akademi komputer terbaik yang diberikan oleh Departemen Pendidikan dan Kebudayaan melalui kopertis wilayah III Jakarta. Memberikan pendidikan dibidang teknologi informasi pada masyarakat Indonesia membuat akademi ini terus berkembang hingga dibukanya program Strata satu (S1) dan Diploma III (DIII) dan pada tahun yang sama sekali lagi Akademi 55

2 56 Manajemen Informatika dan Komputer Bina Nusantara berganti nama menjadi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Nusantara (STMIK Bina Nusantara). Untuk memberikan sebuah kepastian bagi setiap mahasiswa yang lulus, maka didirikan sebuah bidang pusat pelatihan dan perekrutan pada tahun 1991 dengan nama Bina Nusantara Training and Recruitment Center (BNTRC) yang memberikan pengetahuan dasar untuk menghadapi dunia kerja dan memberikan jaminan pekerjaan kepada setiap lulusannya. Tidak sampai disana saja perkembang yang terus dialami oleh tempat pendidikan ini, tidak lama berselang yaitu pada tahun 1993 dengan menggunakan nama STMIK Bina Nusantara kembali membuka program baru untuk magister manajemen yang di konsentrasikan pada bidang sistem informasi (SI). Program ini merupakan program pascasarjana pertama yang ada di Indonesia dan pada saat ini program magister manajemen telah mengalami perkembangan menjadi beberapa jenis antara lain, MM Business Management : Young Professional Program and Professional Program, MM Creative Marketing, MM Financial Analysis, MM Applied Finance, MM Strategic marketing, dan MM Executive. Setelah sekian lama bergerak dibidang pendidikan dan banyaknya pengalaman yang telah dimiliki oleh STMIK Bina Nusantara akhirnya pada tanggal 8 Agustus 1996 secara sah STMIK ini di akui menjadi Universitas Bina Nusantara oleh pemerintah Indonesia. Dengan banyaknya mahasiswa-mahasiswi yang berbakat hasil didikan universitas ini pada tahun 1997, pihak Universitas Bina Nusantara bekerjasama dengan INDOSAT dalam memberikan pelayanan penyediaan Internet untuk seluruh masyarakat Indonesia.

3 57 Dengan latar belakang berkemampuan teknologi yang canggih universitas ini di bangun dengan konsep IT campus, sehingga setiap mahasiswanya tidak lepas dari lingkungan IT. Semua ini dapat tercapai berkat kerjasama dengan beberapa perusahaan dan industri teknologi besar antara lain seperti Microsoft, CISCO, SAP, ORACLE, Lotus Development Indonesia, dan masih banyak lainnya. Komitmen yang dipegang Universitas Bina Nusantara untuk selalu memberikan pendidikan terbaik, dibuktikan dengan mengimplementasikan sistem manajemen mutu standar internasional pada semua fakultas. Sertifikat ISO 9001 di peroleh sebagai penghargaan atas kerja keras universitas ini dalam memberikan pendidikan berkualitas. Bina Nusantara merupakan universitas pertama yang menerima penghargaan ISO Berbagai bangunan kampus didirikan untuk memberikan peluang bagi masyarakat yang ingin belajar dan memperkaya diri. Dari kampus awal yaitu kampus Syahdan, sekarang Bina Nusantara telah memiliki beberapa kampus diantaranya adalah kampus Anggrek, kampus Kijang, Kampus Joseph Wibowo Center (JWC), dan beberapa sekolah yang memiliki standar internasional. Sekolah-sekolah yang dibagun dengan kurikulum nasional dan internasional ini di tunjukan untuk memberikan pendidikan yang setara dengan pendidikan di negara berkembang lain untuk mempersiapkan calon mahasiswa yang memiliki kualitas yang lebih baik. Setelah 30 tahun lebih Universitas Bina Nusantara berdiri dan memberikan pendidikan, Universitas Bina Nusantara memiliki pandangan kedepan untuk memberikan pendidikan bertaraf internasional, penerapkan secara perlahan kurikulum internasional ini dilakukan dengan membuat kerjasama dengan universitas-universitas terkemuka dan mengadopsi kurikulum yang diterapkan disana. Semua hal ini di lakukan agar mencapai cita-cita yang di harapkan yaitu menjadi World-class University. Cita-

4 58 cita besar ini lah yang dijadikan visi oleh BINUS University yaitu A World-class University in continous pursuit of innovation and enterprise. Visi ini memiliki arti sebagai sebuah keingin menjadikan BINUS University sebagai sebuah universitas bertaraf kelas dunia dan terus menerus mengejar inovasi dan siap masuk dalam industry global. Untuk mengapai visi tersebut, maka BINUS University memiliki misi misi yang bertujuan untuk ikut serta berkontribusi pada komunitas global melalui penyediaan pendidikan bertaraf kelas dunia, dengan cara : Mengenali dan menghargai orang-orang yang paling kreatif dan memiliki bakat tambahan. Menyediakan pengajaran bertaraf kelas dunia, pembelajaran dan pengalaman dalam penelitian yang mendorong keunggulan dengan beasiswa, inovasi, dan kewirausahaan. Menciptakan pemimpin yang luarbiasa untuk komunitas global. Memberikan layanan yang professional dengan penekanan pada penerapan pengetahuan kepada masyarakat. Meningkatkan kualitas hidup masyarakat Indonesia dan masyarakat internasional

5 Struktur Organisasi Berikut adalah struktur orgasisasi BINUS University :

6 60 Berikut adalah uraian tugas dan wewenang dari pekerjaan berdasarkan struktur organisasi : 1. BINUS Institution Yayasan BINUS merupakan jajaran pemilik BINUS group dan para pemegang saham lain. Tugas Yayasan: - Yayasan bertugas sebagai pemimpin dari seluruh unit usaha di dalam BINUS Group dan mengurus dan mengatur seluruh unit didalam BINUS group agar dapat berjalan sesuai visi dan misi masing-masing. Wewenang Yayasan: - Menetapkan kebijakan kepengurusan unit-unit dibawah naungan BINUS Group. - Mengatur dan mengganti jajaran direksi semua unit dibawah naungan BINUS Group. 2. Marketing General Manager Tugas Marketing General Manager : - Marketing General Manager (GM) memiliki tugas sebagai pemimpin, pengelolah, dan pengarah semua aktivitas setiap manajer yang berada di bawahnya. - Memberikan informasi kepada manajer bawahan mengenai kebijakan dan perubahan yang di lakukan dalam marketing. - Mengawasi dan mengevaluasi seluruh aktivitas yang di laksanakan setiap departemen dibawahnya.

7 61 Wewenang Marketing General Manager : - pembuat rencana taktis dan kebijakan operasional untuk bagian marketing. - Pemberi persetujuan dan keputusan atas semua kebijakan dan kegiatan serta perencanaan yang berhubungan dengan bagian marketing. 3. Marketing Manager Pada jabatan ini setiap bagian Marketing Manager (Marketing Manager BINUS University, Marketing Manager BINUS International, Marketing Manager BINUS Square, Marketing Manager BINUS International School Serpong, Marketing Manager BINUS International School Simprug ) memiliki tugas dan wewenang yang sama pada bagian masing-masing. Tugas Marketing Manager : - Merencanakan besaran target yang harus dicapai dalam satu periode kedepan. - Melakukan identifikasi terhadap target pasar dan mengembangkan strategi pemasaran. - Merencanakan besarnya anggaran yang akan dikeluarkan untuk melakukan pemasaran. - Melakukan pengawasan dan mempelajari tren pasar yang ada (calon mahasiswa dan pelajar ). - Melakukan perbandingan dengan competitor lainnya (universitas lain atau sekolah lain). Wewenang Marketing Manager : - Menentukan besaran anggaran yang dipakai untuk mencapai target yang telah di tentukan.

8 62 4. Marketing Communication Manager Tugas Marketing Communication Manager : - Communication Manager memiliki tanggung jawab atas semua pembuatan suatu iklan ataupun bentuk-bentuk promosi lain yang dikeluarkan oleh semua pihak bisnis unit marketing. - Melakukan perencanaan dan pengawasan terhadap semua pembuatan iklan. - Melakukan evaluasi semua hasil iklan ataupun bentuk promosi lainnya sebelum diserahkan kepada unit bisnis yang melakukan permintaan pembuatan. - Menerima semua saran dan kritik dari semua pihak atas hasil iklan dan bentuk promosi yang dikeluarkan. Wewenang Marketing Communication Manager : - Memberikan izin pengeluaran iklan yang dibuat. 5. Corporate Communication Manager Tugas Corporate Communication Manager : - Corporate Communication Manager bertanggung jawab atas semua penyelenggaraan press release, dan pembuatan iklan secara digital (SMS, , dan halaman web) dan juga mengatur pengiriman tim khusus untuk melakukan promosi pada sebuah kegiatan. - Mengevaluasi hasil kerja dari setiap kepala bagian divisi lain. - Menerima semua saran dan kritik mengenai pengiklanan yang telah dibuat untuk semua pihak divisi. Wewenang Corporate Communication Manager : - Mengeluarkan iklan secara digital.

9 63 6. Marketing Intelligence Manager Tugas Marketing Intelligence Manager : - Marketing intelligence manager memiliki tugas untuk menyediakan semua informasi yang dibutuhkan dalam membuat strategi marketing termasuk didalamnya data-data mengenai calon mahasiswa dan pelajar yang menjadi target dari marketing. - Memastikan semua informasi yang diperoleh merupakan informasi yang sesuai dengan kebutuhan. - Melakukan analisis terhadap semua produk yang di miliki kompetitor dan menjadikannya sebagai sumber data yang dapat dipakai untuk menentukan langkah baru dalam strategi berikutnya. - Melakukan identifikasi terhadap tren, pasar, dan juga segmen pasar baru untuk memperbesar peluang bisnis. Wewenang Marketing Intelligence Manager : - Mengeluarkan data yang valid atas analisis yang telah dilakukan untuk manajer lain. 7. Admission Section Head Tugas Admission Section Head : - Admission section head memiliki tanggung jawab dalam mengumpulkan informasi dari setiap jurusan yang telah ada didalam Universitas BINUS. - Membuat perencanaan untuk pembuatan catalog jurusan yang berisi daftar dari setiap jurusan yang akan dibuka pendaftarannya pada periode berikutnya. - Menginformasikan kapan waktu yang tepat untuk mengadakan open house kepada staf admisi.

10 64 Wewenang Admission Section Head : - Membuat perencanaan kegiatan product knowledge training tentang catalog jurusan kepada sales section dan promotion section. 8. Promotion Section Head Tugas Promotion Section Head : - Promotion section head memiliki kewajiban dalam melakukan analisis kebutuhan tim promosi. - Merencanakan pembentukan tim promosi berdasarkan kondisi yang ada. - Mengajukan dan mengkonsultasikan perencanaan tim promosi yang di bentuk kepada corporate communication manager. - Membuat laporan hasil kerja dari pengiriman tim promosi yang telah di lakukan. Wewenang Promotion Section Head : - Memberikan perintah tugas kerja kepada tim yang telah di bentuk berdasarkan persetujuan corporate communication manager. 9. Sales Section Head Tugas Sales Section Head : - Sales section head memiliki kewajiban dalam membentuk tim penjualan untuk di tugaskan melakukan promosi ke setiap sekolah yang menjadi target pasar marketing. - Melakukan monitoring terhadap semua tim sales yang di bentuk dalam melakukan promosi.

11 65 Wewenang Sales Section Head : - Memberikan penilaian terhadap sebuah tim kerja penjualan. - Memberikan penugasan pemasaran kepada tim penjualan. 3.3 Analisis Sistem Berjalan Proses Bisnis BINUS University merupakan sebuah perguruan tinggi swasta yang menyediakan jasa pendidikan. Produk yang ditawarkan adalah berupa pendidikan tingkat D3, S-1, dan S-2 dengan berbagai jurusan. Marketing BINUS University adalah salah satu ujung tombak dari proses bisnis, berikut adalah proses bisnis yang terjadi didalam Marketing BINUS : Sebelum angkatan tahun berikutnya dimulai pihak jajaran marketing harus melakukan rapat untuk membuat target student intake pada periode berikutnya. Penentuan target ini dilakukan dengan cara menganalisis data dari student intake tahun sebelumnya berdasarkan kota marketing dan provinsi se Indonesia. Besaran target intake akan di input kedalam sistem yang berjalan dan disimpan untuk di jadikan target pada periode tersebut. Setelah target di dapat maka penetuan strategi pemasaran harus dibuat. Penentuan strategi ini di lakukan dengan melakukan analisis terhadap banyak data salah satunya adalah data yang di peroleh dari survey dari seluruh kota marketing. Data survey di peroleh dengan cara menyebarkan kuesioner pada koresponden yang dianggap dapat mewakili. Kuesioner ini digunakan untuk mendapatkan data seperti jurusan apa yang sedang di favoritkan oleh calon mahasiswa periode tersebut dan pada daerah itu, media promosi mana yang menjadi menyebarkan informasi tentang BINUS yang paling banyak dipilih dan informasi lainnya.

12 66 Sedangkan untuk data para kompetitor merupakan tugas tim marketing intelligence untuk mendapatkannya. Tim marketing intelligence akan mengumpulkan semua data para kompetitor seperti data besar student intake yang di peroleh pada setiap daerah marketing. Tim marketing intelligence juga memiliki tanggung jawab untuk menyediakan data besaran mahasiswa yang berkuliah pada taun sebelumnya dari suatu provinsi. Data cost marketing juga menjadi salah salah informasi penting, data cost marketing di peroleh dari bagian administrasi. Bagian administrasi adalah bagian yang melayani pencatatan pengeluaran yang dilakukan setiap karyawan marketing dalam melakukan promosi. Berdasarkan pendataan data diataslah keputusan-keputusan strategis dibuat. Untuk proses calon mahasiswa menjadi mahasiswa BINUS, tentunya harus melalui tahap. Diantaranya adalah mengikuti ujian saringan masuk (USM) dan melakukan pembayaran. Calon mahasiswa yang telah lulus USM harus melakukan pendaftaran ulang. Proses pendaftaran ulang dengan cara menyerahkan berkas-berkas (akte lahir, Ijazah SMA/SMK, foto, dan lain-lain) dan bukti pembayaran pendaftaran masuk. Berkas-berkas dan bukti pembayaran di serahkan ke bagian registrasi. Bagian registrasi akan mengecek data dan kelengkapan, jika data di nyatakan valid dan berkas lengkap maka bagian registrasi akan menambahkan data mahasiswa baru. Setelah itu, mencetak kartu FEP (Freshmen Enrichment Program). Kartu FEP ini digunakan sebagai tanda bukti bahwa seseorang telah menjadi mahasiswa BINUS University dan dapat mengikuti segala program pendidikan yang telah di sediakan oleh BINUS University. Proses bisnis di gambarkan dalam rich picture dibawah ini (gambar 3.2) :

13 67 Gambar 3.2 Rich Picture Pendaftaran Ulang Struktur dan Definisi Tabel Analisis terhadap struktur data yang ada pada marketing BINUS University meliputi beberapa bagian antara lain seperti penentuan target intake, pendataan data, dan penerimaan mahasiswa baru. Sistem berjalan digambarkan dalam Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relantionship Diagram (ERD) sebagai berikut ini :

14 Berikut adalah DFD dari marketing : 68

15 Gambar 3.4-Diagram 0 Marketing 69

16 Gambar 3.5- Diagram Rinci Menginput Data Master 70

17 71 Gambar 3.6-Diagram Rinci Menginput Data Tempat Gambar 3.7-Diagram Rinci Menginput Data Program, Jurusan, dan Fakultas

18 72 Gambar 3.8-Diagram Rinci Menginput Data Media Promosi, Kompetitor, Dan Jurusan Luar Gambar 3.9-Diagram Rinci Menginput Data Tipe Cost, Tipe Sekolah, dan Sekolah

19 Gambar 3.10-Diagram Rinci Melakukan Pendataan 73

20 Gambar 3.11-Diagram Rinci Input Data Suvey 74

21 75 Competitor Information Team University Transaction Membuat Laporan Intake Kompetitor Rincian Intake Kompetitor Input Data Intake Kompetitor Laporan Intake Kompetitor Manajer Province Marketing City Country Rincian Survey Jurusan Favorit Laporan Intake per Provinsi Input Data Intake per Provinsi Membuat Laporan Intake per Provinsi University Intake Gambar 3.12-Diagram Rinci Input Data Intake

22 76 High School High School Type Marketing City Calon Mahasiswa Faculty Province Major 4.2 Input Data Mahasiswa Country Formulir Terisi dan Berkas-berkas Program Kartu FEP 4.1 Melakukan Pengecekan Status Status USM Status Pembayaran 4.3 Mencetak Kartu FEP Sistem Ujian Saringan Masuk Sistem Pembayaran Student Profile Gambar 3.13-Diagram Rinci Menerima Pendaftaran Ulang

23 77 ERD pada sistem berjalan : Gambar 3.14-ERD Marketing

24 78 Berikut adalah metadata dari ERD sistem berjalan : Database : Nama Tabel : Keterangan : Primary Key : Foreign Key : Tabel 3.1- Kamus Data Student Profile OLTP Marketing StudentProfile Tabel ini berisi data mahasiswa binus StudentID HighSchoolID,ProgramID,ProvinceID,MarketingCityID Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan Stsrc Char 1 Status history DateChange DateTime Waktu Ubah Trakhir UserChange Varchar 50 User yang mengupdate StudentID Char 10 Kode Mahasiswa DegreeID Char 1 Kode Jenjang ConcentrationID Char 10 Kode konsentrasi CampusLocationID Char 10 Kode lokasi StudentName Varchar 100 Nama Mahasiswa PlaceOfBirth Varchar 50 Tempat lahir DateOfBirth Date Tanggal lahir GenderID Char 1 Kode gender ReligionID Char 1 Kode agama Address Varchar 100 Alamat City Varchar 50 Kota tempat tinggal PostCode Char 5 Kode pos ChildrenNumber Varchar 2 Urutan anak LanguageID Char 10 Kode bahasa AcademicAdvisor Varchar 50 Penasihat akademik ClassOf Varchar 50 Angkatan IsOnline Varchar 50 Status online NationalityID Char 3 Kode kebangsaan

25 79 MaritalStatusID Char 1 Status perkawinan IdNumberTypeID Char 10 Kode tipe no identitas IdNumber Char 10 No identitas HighSchoolID Char 10 Kode sekolah ProgramID Char 4 Kode program ProvinceID Char 5 Kode provinsi MarketingCityID Char 8 Kode marketing city Database : Nama Tabel : Keterangan : Primary Key : Foreign Key : Tabel 3.2-Kamus Data Program OLTP Marketing Program Tabel ini berisi data program yang ada di binus ProgramID MajorID Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan Stsrc Char 1 Status history DateChange DateTime Waktu Ubah Trakhir UserChange Varchar 50 User yang mengupdate ProgramID Char 4 Kode Program ProgramName Varchar 100 Nama Program MajorID char 3 Kode Jurusan

26 80 Database : Nama Tabel : Keterangan : Primary Key : Foreign Key : OLTP Marketing Tabel 3.3- Kamus Data Major Major Tabel ini berisi data jurusan yang ada di binus MajorID FacultyID Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan Stsrc Char 1 Status history DateChange DateTime Waktu Ubah Trakhir UserChange Varchar 50 User yang mengupdate MajorID Char 3 Kode Jurusan MajorName Varchar 100 Nama Jurusan StaffID char 10 Kode Staf FacultyID Char 2 Kode Fakultas Database : Nama Tabel : Keterangan : Primary Key : Tabel 3.4- Kamus Data Faculty OLTP Marketing Faculty Tabel ini berisi data fakultas yang ada di binus FacultyID Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan Stsrc Char 1 Status history DateChange DateTime Waktu Ubah Trakhir UserChange Varchar 100 User yang mengupdate FacultyID Char 2 Kode Fakultas FacultyName Varchar 50 Nama Program InstitutionID char 2 Kode Institusi Logo Varchar 100 Logo

27 81 Database : Nama Tabel : Keterangan : Primary Key : Tabel 3.5- Kamus Data Competitor OLTP Marketing Competitor Tabel ini berisi kompetitor-kompetitor dari binus CompetitorID Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan Stsrc Char 1 Status history DateChange DateTime Waktu Ubah Trakhir UserChange Varchar 50 User yang mengupdate CompetitorID Char 10 Kode kompetitor CompetitorName Varchar 50 Nama Kompetitor Database : Nama Tabel : Keterangan : Primary Key : Foreign Key : Tabel 3.6- Kamus Data Marketing City OLTP Marketing MarketingCity Tabel ini berisi data kota-kota marketing bagi binus MarketingCityID ProvinceID Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan Stsrc Char 1 Status history DateChange DateTime Waktu Ubah Trakhir UserChange Varchar 50 User yang mengupdate MarketingCityID Char 8 Kode kota marketing CityName Varchar 50 Nama kota ProvinceID Char 5 Kode Provinsi

28 82 Database : Nama Tabel : Keterangan : Primary Key : Tabel 3.7- Kamus Data Cost Type OLTP Marketing CostType Tabel ini berisi tipe-tipe cost dari marketing CostTypeID Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan Stsrc Char 1 Status history DateChange DateTime Waktu Ubah Trakhir UserChange Varchar 50 User yang mengupdate CostTypeID Char 10 Kode tipe cost CostTypeName Varchar 50 Nama tipe cost Database : Nama Tabel : Keterangan : Primary Key : Foreign Key : Tabel 3.8- Kamus Data Province OLTP Marketing Province Tabel ini berisi data provinsi ProvinceID CountryID Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan Stsrc Char 1 Status history DateChange DateTime Waktu Ubah Trakhir UserChange Varchar 50 User yang mengupdate ProvinceID Char 5 Kode provinsi ProvinceName Varchar 50 Nama provinsi CountryID Char 4 Kode Negara CountryName Varchar 50 Nama negara

29 83 Database : Nama Tabel : Keterangan : Primary Key : Foreign Key : Tabel 3.9- Kamus Data High School OLTP Marketing HighSchool Tabel ini berisi data sekolah menengah atas atau setingkatnya HighSchoolID HighSchoolTypeID,ProvinceID Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan Stsrc Char 1 Status history DateChange DateTime Waktu Ubah Trakhir UserChange Varchar 50 User yang mengupdate HighSchoolID Char 10 Kode Sekolah HighSchoolName Varchar 50 Nama Sekolah Address Varchar 100 Alamat Sekolah City Varchar 50 Kota RegencyID Char 6 Kode regensi Phone Varchar 20 Nomer Telepon Fax Varchar 20 Nomer Fax Varchar 100 Sekolah HighSchoolTypeID Char 1 Kode Tipe Sekolah ProvinceID Char 1 Kode Provinsi

30 84 Database : Nama Tabel : Keterangan : Primary Key : Tabel Kamus Data High School Type OLTP Marketing HighSchoolType Tabel ini berisi data tipe sekolah menengah atas HighSchoolTypeID Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan Stsrc Char 1 Status history DateChange DateTime Waktu Ubah Trakhir UserChange Varchar 50 User yang mengupdate HighSchoolTypeID Char 1 Kode tipe sekolah HighSchoolTypeName Varchar 100 Nama tipe Database : Nama Tabel : Keterangan : Primary Key : Tabel Kamus Data Country OLTP Marketing Country Tabel ini berisi data negara CountryID Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan Stsrc Char 1 Status history DateChange DateTime Waktu Ubah Trakhir UserChange Varchar 50 User yang mengupdate CountryID Char 4 Kode Negara CountryName Varchar 50 Nama negara

31 85 Database : Nama Tabel : Keterangan : Primary Key : Foreign Key : Tabel Kamus Data University Intake OLTP Marketing UniversityIntake Tabel ini berisi jumlah orang yang masuk kuliah per provinsi UniversityIntakeID ProvinceID Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan Stsrc Char 1 Status history DateChange DateTime Waktu Ubah Trakhir UserChange Varchar 50 User yang mengupdate UniversityIntakeID Char 10 Kode University Intake Period Varchar 50 Periode Intake Int Jumlah intake ProvinceID Char 5 Kode Provinsi Database : Nama Tabel : Keterangan : Primary Key : Foreign Key : Tabel Kamus Data Target OLTP Marketing Target Tabel ini berisi target intake pada suatu kota TargetID MarketingCityID Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan Stsrc Char 1 Status history DateChange DateTime Waktu Ubah Trakhir UserChange Varchar 50 User yang mengupdate TargetID Char 10 Kode target Period Varchar 50 Periode TargetIntake Int Target jumlah intake TargetFormSold Int Target penjualan formulir MarketingCityID Char 8 Kode kota marketing

32 86 Database : Nama Tabel : Keterangan : Primary Key : Foreign Key : OLTP Marketing Tabel Kamus Data Cost Cost Tabel ini berisi data cost dari marketing yang telah dikeluarkan CostID CostTypeID, MarketingCityID Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan Stsrc Char 1 Status history DateChange DateTime Waktu Ubah Trakhir UserChange Varchar 50 User yang mengupdate CostID Char 10 Kode cost Total Int Nominal yang dikeluarkan Activity Varchar 100 Aktifitas yang dilakukan CostDate Date Tanggal transaksi Periode Varchar 50 Periode CostTypeID Char 10 Kode tipe cost MarketingCityID Char 8 Kode kota marketing

33 87 Database : Nama Tabel : Keterangan : Primary Key : Foreign Key : Tabel Kamus Data Media Promotion Survey OLTP Marketing MediaPromotionSurvey Tabel ini berisi data survey tentang media promosi pada suatu kota MediaPromotionSurveyID MediaID,MarketingCityID Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan Stsrc Char 1 Status history DateChange DateTime Waktu Ubah Trakhir UserChange Varchar 50 User yang mengupdate MediaPromotionSurveyID Char 10 Kode survey media promosi Transaction Date Date Tanggal transaksi Periode Varchar 50 Periode MediaID Char 10 Kode tipe cost MarketingCityID Char 8 Kode kota marketing Database : Nama Tabel : Keterangan : Primary Key : Tabel Kamus Data External Major OLTP Marketing ExternalMajor Tabel ini berisi jurusan-jurusan yang ada (bukan hanya yang ada di binus) ExternalMajorID Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan Stsrc Char 1 Status history DateChange DateTime Waktu Ubah Trakhir UserChange Varchar 50 User yang mengupdate ExternalMajorID Char 10 Kode jurusan ExternalMajorName Varchar 50 Nama jurusan

34 88 Database : Nama Tabel : Keterangan : Primary Key : Tabel Kamus Data Media Promotion OLTP Marketing MediaPromotion Tabel ini berisi media-media promosi MediaID Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan Stsrc Char 1 Status history DateChange DateTime Waktu Ubah Trakhir UserChange Varchar 50 User yang mengupdate MediaID Char 10 Kode media promosi MediaName Varchar 50 Nama media promosi Database : Nama Tabel : Keterangan : Primary Key : Foreign Key : Tabel Kamus Data Favorite Major Survey OLTP Marketing FavoriteMajorSurvey Tabel ini berisi data survey tentang jurusan yang favorit pada suatu kota FavoriteMajorSurveyID ExternalID,MarketingCityID Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan Stsrc Char 1 Status history DateChange DateTime Waktu Ubah Trakhir UserChange Varchar 50 User yang mengupdate FavoriteMajorSurveyID Char 10 Kode survey jurusan favorit Transaction Date Date Tanggal transaksi Periode Varchar 50 Periode ExternalMajorID Char 10 Kode jurusan MarketingCityID Char 8 Kode kota marketing

35 89 Database : Nama Tabel : Keterangan : Primary Key : Foreign Key : Tabel Kamus Data Transaction OLTP Marketing UniversityTransaction Tabel ini berisi data-data intake dari kompetitor pada kota tertentu FavoriteMajorSurveyID ExternalID,MarketingCityID Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan Stsrc Char 1 Status history DateChange DateTime Waktu Ubah Trakhir UserChange Varchar 50 User yang mengupdate UniversityTransactionID Char 10 Kode transaksi universitas Transaction Date Date Tanggal transaksi Periode Varchar 50 Periode Program Varchar 50 Nama program Intake Int Jumlah intake CompetitorID Char 10 Kode kompetitor MarketingCityID Char 8 Kode kota marketing

36 Analisis Masalah dan Kebutuhan Informasi Analisis masalah dilakukan dengan menganalisis strategi yang dimiliki oleh pihak marketing BINUS University. Analisis masalah yang dilakukan ini menemukan beberapa masalah yang ada. Masalah-masalah tersebut adalah : - Seringkali terjadi pengeluaran yang percuma untuk promosi karena penggunaan pengeluaran untuk media promosi yang kurang dapat menyalurkan promosi tersebut. Hal ini dapat mengakibatkan cost membengkak tetapi dengan tidak diikuti manfaat yang sepadan dengan cost yang dikeluarkan. Sebagai contoh, binus menggunakan media promosi iklan di majalah pada daerah A. Pada kenyataanya jarang orang yang menerima promosi lewat media ini. Hal ini tentu menyebkan pengeluaran yang tidak efektif. - Seringkali terjadi kegagalan promosi sehingga target intake tidak terpenuhi. Hal ini dapat disebabkan oleh kesalahan strategi promosi yang diterapkan. Misalkan saja pada suatu daerah, rata-rata jurusan yang diminati adalah sastra. Tetapi binus mempromosikan jurusan komputer. Hal ini berakibat pada jumlah intake yang tidak besar. - Kesulitan dengan jalur-jalur yang dapat digunakan calon mahasiswa untuk mengikuti ujian saringan masuk. Hal ini salah satunya bisa disebabkan karena kurangnya kerja sama dengan sekolah-sekolah pada suatu daerah, atau lainya. Hal ini tentu bisa berpengaruh juga terhadap jumlah intake dari segi kemudahan.

37 Berikut adalah tabel analisis dan kebutuhan informasi : 91

38 Usulan Pemecahan masalah Berdasarkan analisis masalah diatas, maka marketing BINUS University membutuhkan suatu rancangan aplikasi yang mampu menghasilkan informasi dan pengetahuan pendukung dalam pengambilan keputusan dalam menentukan strategi. Rancangan ini berupa tampilan-tampilan laporan yang disederhanakan dengan menggunakan dashboard sehingga mempermudah dalam melihat laporan untuk mendukung pengambilan keputusan. Tampilan ini dirancangan dengan konsep business intelligence yang akan menampilkan informasi berupa : Marketing manager dapat memperoleh informasi keefektifitasan media promosi sehingga marketing manager dapat melakukan promosi dengan media-media yang paling efektif. Marketing manager dapat memperoleh informasi tentang besaran intake perjurusan dan jurusan-jurusan favorit per-daerah target pemasaran sehingga promosi yang dilakukan tepat guna dan meningkatkan jumlah student intake. Marketing manager dapat memperoleh informasi tentang sekolah-sekolah yang menyumbangkan mahasiswa kepada BINUS sehingga dapat membentuk strategi kerjasama dengan sekolah-sekolah untuk meningkatkan student intake.