BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN

Transkripsi

1 BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN 3.1 Gambaran Umum Untuk mendaftar menjadi mahasiswa baru di Universitas Mercu Buana ada serangkaian proses yang harus dilakukan untuk memenuhi persyaratan. Untuk itu penulis mencoba untuk membantu dalam proses pendaftaran. Aplikasi Sistem Informasi Akademik pada modul pendaftaran mahasiswa baru ini akan membantu proses registrasi yang awalnya manual dengan menggunakan kertas formulir pendaftaran kini akan dapat dilakukan secara terkomputerisasi. Sehingga memudahkan para calon mahasiswa untuk mendaftarkan data diri. Berikut ini adalah skema alur pendaftaran mahasiswa baru. Gambar 3.1 Gambaran Umum Proses Pendaftaran

2 3.2 Analisa Sebelum melakukan perancangan aplikasi SIA UMB ini dibutuhkan analisa untuk mengetahui seluk beluk kebutuhan yang menunjang pembuatan aplikasi SIA UMB. Komponen-komponen penunjang didalamnya yaitu aktivitas proses bisnis UMB, fungsionalitas SIA pada modul pendaftaran mahasiswa baru dan kebutuhan sistem yang akan digunakan Aktivitas Proses Bisnis Mercubuana Berikut ini merupakan seluruh aktivitas proses bisnis yang terjadi di Mercubuana: 3.1 Tabel Aktivitas Proses Bisnis Terpetakan No. Aktivitas Proses Bisnis 1 Aktivitas: Penerimaan Mahasiswa Baru 1.1 Jalur Penerimaan Reguler 1.2 Jalur Penerimaan One Stop Service (OSS) 1.3 Jalur Penerimaan Seleksi Khusus 1.4 Jalur Penerimaan PBM/Bea Siswa 2 Aktivitas: Pengisian Kartu Rencana Studi Mahasiswa 2.1 Untuk Mahasiswa Baru (Semester 1) 2.2 Untuk Mahasiswa Lama (Semester > 1) 3 Aktivitas: Perkuliahaan 4 Aktivitas: Ujian Semester 5 Aktivitas: Cuti Akademik 5.1 Pendaftaran 6 Aktivitas: Kerja Praktek 7 Aktivitas: Sidang Tugas Akhir 8 Aktivitas: Wisuda Mahasiswa

3 3.2.2 Fungsionalitas SIA (Sistem Informasi Akademik) Pada aplikasi SIA UMB terutama pada modul pendaftaran mahasiswa baru memiliki fungsi dan fitur-fitur sebagai berikut: Fungsi: i Memudahkan Peserta / calon mahasiswa untuk mendaftar. ii Memudahkan Peserta / calon mahasiswa untuk memantau perkembangan proses pendaftaran. iii Memudahkan pihak universitas untuk mengelola calon mahasiswa. Fitur: i Pendaftaran secara terkomputerisasi ii Manajemen Data Peserta / Calon Mahasiswa Baru iii Manajemen Pilihan Program Study iv Manajemen waktu pendaftaran v Manajemen Pembayaran vi Manajemen Pelaporan Kebutuhan Sistem Definisi kebutuhan sistem adalah faktor-faktor yang diperlukan oleh sistem dan diperlukan untuk perancangan perangkat lunak sehingga perangkat lunak tersebut sesuai dengan maksud dan tujuan pembuatannya Kebutuhan Antar Muka Aplikasi SIA yang dibuat membutuhkan perangkat lain sebagai pendukung agar berjalan sesuai fungsinya. Kebutuhan tersebut adalah : a. Antarmuka pemakai Dibutuhkan sebuah komputer atau komputer jinjing. b. Aplikasi Server. Aplikasi server mengatur request(permintaan) ke server dan respon dari server ke request. Dibutuhkan web server Apache dan Database server MySQL dan semuanya disediakan oleh pihak ketiga yaitu web hosting yang kita sewa.

4 3.3 Perancangan Perancangan merupakan bagian utama dan awal dalam pembuatan aplikasi.dengan perancangan yang baik akan menghasilkan aplikasi yang sesuai dengan fungsi dan fitur yang ingin dicapai.dibawah ini adalah penjelasanpenjelasan dari bagian perancangan aplikasi SIA UMB pada modul pendaftaran mahasiswa baru Perancangan Proses Bisnis Dalam pembuatanperancangan sistem disini, menggunakan beberapa tools yang digunakan untuk membantu analisis, yaituactivity diagram untuk menjelaskan alur proses bisnis dan use case diagram untuk menjelaskan apa saja kebutuhan user yang terjadi pada SIA UMB modul pendaftaran mahasiswa baru Use Case Diagram Use case diagram digunakan untuk memodelkan bisnis proses berdasarkan perspektif pengguna sistem. Use case diagram terdiri atas diagram untuk use case dan actor. Actor merepresentasikan orang yang akan mengoperasikan atau orang yang berinteraksi dengan sistem aplikasi. Use case merepresentasikan operasioperasi yang dilakukan oleh actor. Use case digambarkan berbentuk elips dengan nama operasi dituliskan di dalamnya. Actor yang melakukan operasi dihubungkan dengan garis lurus ke use case.berikut ini akan ditampilkan bagaimana sistem proses pendaftaran dengan menggunakan Use Case Diagram : Gambar 3.2 Use Case Diagram Proses Pendaftaran

5 Tabel 3.2 Skenario Use Case Mendaftarkan Data Diri Calon Mahasiswa Nama Use Case Aktor Deskripsi Pra Kondisi Skenario Post Kondisi Mendaftarkan Data Diri Calon Mahasiswa Melakukan registrasi data diri calon mahasiwa Calon mahasiswa telah membuka form pendaftaran 1. Calon Mahasiswa membuka SIA Universitas Mercu Buana 2. Membuka Form Pendaftaran 3. Mengisi Form Pendaftaran Hasil inputan data dari calon mahasiswa akan masuk kedalam basis data. Tabel 3.3 Skenario Use Case Mengubah Status Pembayaran Nama Use Case Notifikasi Pembayaran Aktor BAK Deskripsi Melakukan perubahan status pembayaran Pra Kondisi Bagian Pemasaran dan Bagian Keuangan telah mendapat bukti pembayaran dari calon mahasiwa Skenario Bagian Pemasaran dan Bagian Keuangan merubah status pembayaran berdasarkan bukti pembayaran Post Kondisi Status pembayaran akan dimasukkan kedalam basis data Tabel 3.4 Skenario Use Case Verifikasi Calon Mahasiswa Nama Use Case Verivikasi Pembayaran Aktor BAA Deskripsi Melakukan verifikasi calon mahasiswa Pra Kondisi Bagian BAA telah melihat status pembayaran dan data diri dari calon mahasiswa Skenario 1. Melihat status pembayaran dari BAK 2. Memverifikasi data dari calon mahasiswa Post Kondisi Status keputusan akan dimasukkan kedalam basis data

6 Activity Diagram Activity diagrams menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, keputusan yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses bisnis dan urutan aktivitas dalam sebuah proses. Dipakai pada business modeling untuk memperlihatkan urutan aktifitas proses bisnis. Berikut ini akan ditampilkan bagaimana sistem proses pendaftaran dengan menggunakan Activity Diagram Activity Diagram Proses Pendaftaran Pada activity diagram proses pendaftaran, calon mahasiswa menggunakan aplikasi sia untuk mendaftarkan data diri dan akan divalidasi oleh sistem yang kemudian akan disimpan kedalam basis data. Gambar 3.3 Activity Diagram Proses Pendaftaran Activity Diagram Proses Pengesahan Pembayaran Pada activity diagram proses pengesahan pembayaran, petugas BAK (Biro Administrasi Keuangan) menggunakan aplikasi sia untuk mengubah status pembayaran berdasarkan bukti pembyaran yang ditunjukkan calon mahasiswa.

7 Gambar 3.4 Activity Diagram Proses Pengesahan Pembayaran Activity Diagram Proses Verifikasi Calon Mahasiswa Pada activity diagram proses verifikasi calon mahasiswa, petugas BAA (Biro Administrasi Akademik) menggunakan aplikasi sia untuk memverifikasi pembayaran dan data calon mahasiswa. Gambar 3.5 Activity Diagram Memverifikasi Calon Mahasiswa

8 3.3.2 Metodologi Perancangan Basis Data Metodologi perancangan merupakan pendekatan terstruktur yang menggunakan prosedur, teknik, piranti, bantuan dokumen pendukung dan fasilitas proses perancangan. Metodologi ini digunakan untuk merancang basisdata dari sistem informasi yang akan dibangun sehingga diperoleh basis data yang baik dan benar. Ada 3 fase dalam perancangan basis data, yaitu: 1. Konsep 2. Logik 3. Fisik Perancangan Basis Data Konseptual Perancangan basis data konseptual adalah sebuah proses membangun model informasi berdasarkan pandangan pemakai. Konsep basis data sistem informasi akademik modul sidang tugas akhir penulis menggunakan kamus data pendidikan yang dirancang oleh tim Pangkalan Data pendidikan Tinggi (PDPT) dimana entity, atribut, relasi, struktur data, type data dan elemen data Perancangan Basis Data Logik Basis data sistem informasi akademik Universita Mercu Buana menurut kamus data pendidikan yang dirancang oleh tim Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDPT) memiliki entity sebagai berikut : Tabel 3.5 Entitas Dari kamus Data pendidikan (PDPT) No. Entitas No. Entity 1 Agama 31 Kopertis 2 Akreditasi 32 Kota 3 Aktifitas Kuliah Mahasiswa 33 Laboratorium 4 Aktifitas mengajar Dosen 34 Mahasiswa 5 Anggota penelitian Dosen 35 Mata Kuiah 6 Anggota Peneliti Tenaga Ahli 36 Negara 7 Anggota Peneliti Tenaga Pendukung 37 Nilai Semester Mahasiswa 8 Anggota Peneliti Tenaga Pendukung 38 Penduduk 9 Badan Hukum 39 Perguruan Tinggi 10 Beasiswa 40 Pindahan Mahasiswa Asing

9 Tabel 3.5 Entity Dari kamus Data pendidikan (PDPT) (Lanjutan) No. Entitas No. Keterangan 11 Bobot Nilai 41 Prestasi mahasiswa 12 Daya Tampung 42 Program Studi 13 Dosen 43 Provinsi 14 Fakultas 44 Publikasi Dosen Tetap 15 Fasilias Penunjang Akademik 45 Pulau 16 Frekuensi Kurikulum 46 Pustaka PT 17 FTE dosen 47 Riwayat Akreditasi prodi 18 Fungsi Lab 48 Riwayat Akreditasi Perguruan Tinggi 19 HKI 49 Riwayat kepemilikan PT 20 Ikatan Kerja 50 Riwayat Mahasiswa Beasiswa 21 Jabatan Akademik 51 Riwayat pendidikan Dosen 22 Jenis Perguruan Tinggi 52 Riwayat SK Program Studi 23 Jenjang Pendidikan 53 Riwayat Status Dosen 24 Jurusan 54 Riwayat Status Mahasiswa 25 Kelompok Bidang Ilmu 55 Sarana PT 26 Kementrian 56 Tenaga Ahli 27 Kerjasama Instansi 57 Tenaga Pendukung 28 Kerjasama 58 Validasi 29 PLTN 59 Wilayah 30 Kinerja Dosen

10 Gambar 3.6 ERD SIA Dari Kamus Data Pendidikan (PDPT) Untuk sistem informasi akademik modul tugas akhir, penulis menggunakan beberapa entity yang ada pada kamus data pendidikan. Entity tersebut ditunjukan pada tabel

11 Tabel 3.6 Entitas Basis Data SIA Pendaftaran Mahasiswa Baru Entitas Calon Mahasiswa Pembayaran Kategori Pembayaran Keterangan Entitas yang berisi data diri calon mahasiswa Entitas yang berisi informasi pembayaran Entitas yang berisi jenis pembayaran Gambar 3.7 ERD Basis Data SIA modul Pendaftaran Mahasiswa Baru Perancangan Basis Data Fisik Pada tahap ini merupakan proses untuk menghasilkan sebuah deskripsi dari implementasi basis data pada media penyimpanan. Berikut ini adalah rancangan entitas beserta atributnya yang berbentuk struktur tabel yang ada pada basis data sistem informasi akademik modul pendaftaran mahasiswa baru : Tabel 3.7 Struktur Tabel Pembayaran Field Type Ukuran Information id_pembayaran integer Primary no_reg integer tgl_bayar date jenis_pembayaran varchar 25 Tabel 3.8 Struktur Tabel Ketegori Pembayaran Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan id_kat_pembayaran Int Primary jenis_pembayaran Varchar 25 Deskripsi Varchar 255

12 Tabel 3.9 Struktur Tabel Calon Mahasiswa Field Type Size Information no_reg integer Primary nama_mahasiswa varchar 50 tempat_lahir varchar 20 tanggal_lahir date agama varchar 20 jenis_kelamin varchar 10 no_telpon varchar 15 varchar 50 alamat varchar 200 nama_ortu varchar 50 alamat_ortu varchar 200 foto varchar 50 Alamat foto sekolah_asal varchar 30 fakultas_asal varchar 10 prodi_asal varchar 20 tahun_lulus integer alamat_sekolah varchar 200 tipe_perkuliahan varchar 15 lulusan varchar 10 fakultas varchar 20 prodi varchar 20 pilihan_kampus varchar 15 status varchar Perancangan Tampilan Aplikasi Perancangan tampilan aplikasi SIA Universitas Mercu Buana modul TA memiliki beberapa tampilan, antara lain: 1. Tampilan Utama SIA Mercu Buana 2. Tampilan Form Pendaftaran Mahasiswa Baru 3. Tampilan Pengesahan Pembayaran 4. Tampilan Verifikasi BAA Tampilan Utama atau Beranda SIA Mercu Buana Ini merupakan tampilan utama bagi para pengunjung SIA Univesitas Mercu Buana. Pada tampilan utama SIA terdapat menu beranda dan pendaftaran.

13 Gambar 3.8 Tampilan Utama atau Beranda SIA Universitas Mercu Buana Keterangan gambar : 1. Bagian Header (Kepala) Aplikasi SIA 2. Bagian Informasi, untuk menampilkan tanggal dan tombol login 3. Tombol Menu untuk menampilkan menu aplikasi SIA 4. Bagian isi konten Tampilan Halaman Form Pendaftaran Mahasiswa Baru Pada halaman ini berisikan daftar isian yang wajib diisi oleh para calon mahasiswa yang ingin mendaftar ke Universitas Mercu Buana sebagai salah satu persyaratan yang wajib diikuti. Gambar 3.9 Tampilan Halaman Form Pendaftaran Mahasiswa Baru

14 Keterangan gambar : 1. Bagian Header (Kepala) Aplikasi SIA 2. Bagian Informasi, untuk menampilkan tanggal dan tombol login 3. Tombol Menu untuk menampilkan menu aplikasi SIA 4. Bagian isi konten 5. Isian Formulir Pendaftaran 6. Tombol Submit yang digunakan untuk mengirim data kedalam basis data dari form yang telah diisi 7. Tombol Back yang berfungsi untuk kembali ke halaman sebelumnya 8. Label Formulir Pendaftaran Tampilan Pengesahan Pembayaran Pada halaman ini berisi beberapa table isian yang harus di isi oleh administrator khususnya bagian BAK untuk merubah status dari belum bayar ke sudah bayar dengan menunjukan bukti pembayaran. Gambar 3.10 Tampilan Pengesahan Pembayaran

15 Keterangan gambar : 1. Bagian Header (Kepala) Aplikasi SIA 2. Bagian Informasi, untuk menampilkan tanggal dan tombol login 3. Tombol Menu untuk menampilkan menu aplikasi SIA 4. Tabel isian No Registrasi berfungsi untuk memasukan nomor registrasi yang telah membayar dan memiliki bukti pembayaran 5. Tabel isian Bayar Formulir dan Bayar Kuliah untuk mengubah status dari belum bayar ke sudah bayar 6. Bagian isi konten 7. Tombol Submit yang digunakan untuk mengirim data kedalam basis data setelah daftar isian telah diisi semua 8. Label Pengesahan Pembayaran Tampilan Verifikasi BAA Pada halaman ini dikhususkan untuk bagian BAA yang fungsinya untuk memverifikasi status pembayaran dan data calon mahasiswa untuk diberikan keputusan apakan diterima atau ditolak. Gambar 3.11 Tampilan Verifikasi BAA

16 Keterangan gambar : 1. Bagian Header (Kepala) Aplikasi SIA 2. Bagian Informasi, untuk menampilkan tanggal dan tombol login 3. Label Verifikasi Pembayaran BAA 4. Tombol Menu untuk menampilkan menu aplikasi SIA 5. Tabel isian No Registrasi berfungsi untuk memasukan Nomor Registrasi 6. Bagian isi konten 7. Tampilan data calon mahasiswa yang berfungsi untuk mencocokkan dengan berkas calon mahasiswa 8. Tombol Submit yang digunakan untuk mengirim data kedalam basis data setelah daftar isian telah diisi semua 9. Tampilan data calon mahasiswa 10. Tabel tampilan Status Pembayaran