BAB III. Methodologi

Transkripsi

1 BAB III Methodologi 3.1 Green Productivity Green Productivity (GP) adalah sebuah strategi untuk meningkatkan produktivitas bisnis dan kinerja lingkungan pada saat yang bersamaan.fokus dari Green Productivity adalah peningkatan produktivitas dan perlindungan lingkungan. Elemen utama dari Green Productivity adalah pemeriksaan kembali dan evaluasi (evaluasi kembali) dari proses atau produk untuk mengurangi beban lingkungan dan meninjau kembali jalan terbaik untuk menuju ke produktifivas terbaik / kualitas produk terbaik. Metodologi GP sendiri dikembangkan oleh APO berdasarkan prinsip dari siklus PDCA (Plan, Do, Check, Act) (Asian Productivity Organization, 2006) (Asian Productivity Organization, 2001). Gambar 8 Siklus GP 43

2 31 Penjelasan mengenai Siklus GP menurut APO di atas : Fase Pertama : Getting Started Pada Fase ini, dilakukan pembentukan tim untuk menganalisa problem yang ada, dan kemudian akan dilakukan survei dan pengumpulan informasi untuk mendukung fase selanjutnya. Informasi dokumen dari siklus (cycle) sebelumnya juga dapat menjadi masukan untuk bahan pertimbangan. Fase Kedua : Planning Fase ini berfokus pada identifikasi masalah dan penyebab permasalahan tersebut dan mendefinisikan target dan tujuan yang akan dicapai. Fase Ketiga : Generation and Evaluation of GP options Dalam fase ini, berdasarkan input dari fase sebelumnya, dibuat beberapa alternatif solusi untuk penyelesaian masalah yang ada, dan dari solusi tersebut, dievaluasi kembali yang mana yang paling cocok dengan memasukkan pertimbangan dari tim manajemen Fase Keempat : Implementation of GP Options Fase Keempat ini berfokus pada implementasi solusi yang dipilih, kemudian dilakukan training untuk membangun kesadaran dan mengembangkan kompetensi. Fase Kelima : Monitoring and Review

3 32 Pada fase ini, dilakukan monitoring dan evaluasi dari hasil implementasi solusinya. Lalu dibuat sebuah laporan yang digunakan untuk review oleh management. Fase Keenam : Sustaining GP Fase keenam ini bertujuan untuk memasukkan perubahan ke dalam sistem management organisasi, lalu mengidentifikasikan problem dan masalah baru untuk perbaikan terus menerus. 3.2 Kerangka Pikir Dari diagram PDCA APO di atas, dipecah menjadi beberapa bagian kecil yang dimana bertujuan untuk memudahkan dalam melakukan penyusunan laporan. Kerangka pikir yang akan dibahas di tesis ini adalah sebagai berikut :

4 Gambar 9 Kerangka Pikir 33

5 Fase Pertama : Getting Started Hal Hal yang perlu diperhatikan pada fase ini adalah terdiri dari beberapa bagian, yaitu : 1. Literature Study Literature Study disini bertujuan untuk mengumpulkan informasi awal yang dibutuhkan. Informasi tersebut berupa teori dan best practice yang dilakukan oleh para ilmuwan atau perusahaan yang sudah pernah melakukan penelitian di bidang yang sama. Data yang dicari di Literature Study ini didapatkan dari berbagai sumber, seperti buku, artikel, jurnal, internet, dan hasil dari penelitian. 2. Observasi Observasi disini bertujuan untuk mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan aspek yang kurang / dapat ditingkatkan dengan Green IT, seperti contohnya informasi tentang Aset IT, server, aplikasi, policy dan perilaku pemakai komputer (user) Fase Kedua : Membuat rencana Hal Hal yang perlu diperhatikan pada fase ini adalah terdiri dari beberapa bagian, yaitu : 1. Identifikasi masalah dan penyebab

6 35 Berdasarkan input informasi yang didapat dari fase pertama, masalah yang terjadi dalam organisasi dan penyebab terjadi masalah tersebut diidentifikasikan di bagian ini. Masalah dan penyebab tersebut di gambarkan dengan menggunakan analisa sebab akibat. Hasil yang didapat : o Menggambarkan penyebab semua masalah sebelum memikirkan solusinya o Menemukan semua akar permasalahan yang terjadi sehingga dapat di selesaikan dengan cepat. 2. Menentukan Target dan objektif Target dan objektif diperlukan untuk membuat sebuah hasil akhir atau goal yang akan dicapai. Hal ini bertujuan untuk memacu process dalam pelaksanaan rencana nantinya agar dapat dibandingkan seberapa besar effort yang dibutuhkan untuk mencapai goal. Dalam bagian ini dibuat sebuah timeline pelaksanaan untuk hasil yang ingin dicapai dengan menggunakan gantt chart Hasil yang didapat : o Target yang ingin dicapai pada akhirnya o Timeline untuk pencapaian targetnya sebelum dilakukan benchmarking o Perincian waktu pengerjaan untuk monitoring

7 Fase Ketiga : Evaluasi Rencana Hal Hal yang perlu diperhatikan pada fase ini adalah terdiri dari beberapa bagian, yaitu : 1. Definisi Solusi Masalah Dalam tahap ini, dibahas semua kemungkinan yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan / target yang telah ditetapkan sebelumnya. Semua solusi yang diberikan akan dianalisa lagi dengan menggunakan Cost Benefit analysis untuk mendapatkan gambaran tentang seberapa besar yang harus dikeluarkan (cost) dan keuntungan (benefit) apa saja yang didapatkan dengan implementasi solusi tersebut. 2. Membandingkan Solusi yang ada Solusi yang dibuat kemudian dibandingkan dengan beberapa alternatif solusi lain yang didapat, lalu dipilih salah satu yang terbaik untuk menyelesaikan masalah yang terjadi. Dalam tahap ini akan menggunakan alat bantu Pareto Chart untuk melihat perbandingan dari solusi yang ada Fase Keempat : Implementasi Hal Hal yang perlu diperhatikan pada fase ini adalah terdiri dari beberapa bagian, yaitu : 1. Menjalankan Solusi yang dipilih Pembuatan sistem / aplikasi untuk mendukung rencana penyelesaian masalahnyadari solusi yang telah dipilih sebelumnya

8 Fase Kelima : Evaluasi Hal Hal yang perlu diperhatikan pada fase ini adalah terdiri dari beberapa bagian, yaitu : 1. Monitoring Hasil yang didapat Setelah fase implementasi, perlu dilakukan sebuah monitoring yang bertujuan untuk mendapatkan data tentang dampak perubahan yang terjadi 2. Evaluasi hasil sesuai dengan rencana Lalu dari hasil monitoring di step sebelumnya, data hasil pemakaiannya dievaluasi dan dibandingkan dengan goal dan objektif yang ingin dicapai Fase Keenam :Tindak Lanjuti Hal Hal yang perlu diperhatikan pada fase ini adalah terdiri dari beberapa bagian, yaitu : 1. Memasukkan perubahan ke policy organisasi Perubahan yang dilakukan akan lebih baik jika didukung oleh pihak management dan dimasukkan ke policy perusahaan yang bertujuan untuk membuat perubahannya menjadi permanen dalam organisasi tersebut. 2. Mencari Area / Problem baru untuk masukan berikutnya Lalu terakhir yang tidak kalah pentingnya, jika ada problem baru, hasil dari fase ini juga dapat menjadi masukan di cycle berikutnya karena essensi

9 38 dari methodology PDCA sendiri adalah perbaikan secara terus menerus (continous improvement) 3.3 Metode Pengumpulan data Metode yang digunakan dalam pengumpulan data sebagai data utama dalam penelitian ini adalah metode dokumentasi sistem yang diperoleh dari wawancara dengan pihak terkait dalam penelitian ini, yaitu pihak Operasional IT JWC. Lalu untuk data sekundernya didapatkan dari kuisioner pengguna sistem. 3.4 Metode Pengolahan data Metode yang digunakan dalam pengolahan data dalam tesis ini adalah memakai Cost Benefit Analysis.Langkah langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Analisa Cost a. Analisa Investasi Awal Dalam analisa ini, akan dibandingkan biaya yang diperlukan untuk investasi awal antara pemakaian dengan PC dan Thin Client. Di dalam analisa ini akan berfokus pada PC yang direncanakan untuk diganti. Analisa ini akan dibagi menjadi 3 tahap, pertama akan menganalisa jika memakai PC, kedua akan menganalisa jika memakai Thin Client, dan pada

10 39 bagian ketiga akan coba dibandingkan berbedaan dari kedua solusi di awal dan ditarik kesimpulan. b. Analisa Pemakaian Energi (Tahunan) Dalam bagian ini, akan dianalisa pemakaian listrik beserta dengan cost yang dibutuhkan untuk menjalankan operasional PC dan Thin Client selama setahun. Tiap tiap PC dan Thin Client akan diukur dahulu dalam pengambilan Energinya, dibagi menjadi 3 kondisi (Idle, Max Load, dan Off) lalu akan dihitung pemakaian energi rata rata (Average) dan kemudian akan dihitung berdasarkan jam kerja operasional Binus JWC. Analisa ini akan dibagi menjadi 3 tahap, pertama akan menganalisa jika memakai PC, kedua akan menganalisa jika memakai Thin Client, dan pada bagian ketiga akan coba dibandingkan berbedaan dari kedua solusi di awal dan ditarik kesimpulan. c. Analisa Operasional 5 tahun Dalam analisa ini, akan dianalisa perkiraan biaya yang keluar selama 5 tahun beserta dengan biaya lain lain yang diperlukan untuk menjalankan pilihan yang ada. Pertama akan dihitung downtime cost yang merupakan kerugian yang terjadi jika sistemnya mengalami masalah. Perhitungan downtime cost dibagi menjadi dua bagian, yaitu Revenue dan Productivity. Lalu biaya tersebut akan dimasukkan ke dalam tabel beserta

11 40 dengan analisa investasi awal dan analisa pemakaian energi selama 5 tahun. Lalu akan ditarik kesimpulan dari hasil tabel yang ada. 2. Analisa Benefit a. Analisa dampak Lingkungan Merupakan evaluasi dari hasil yang didapat dengan implementasi sistem yang ada. Dampak lingkungan yang diukur disini adalah dampak lingkungan yang dapat dikurangi dengan penghematan yang dilakukan dengan mengganti sistem PC menjadi Thin Client. Dihitung dari beberapa faktor yang berhubungan dengan pengurangan emisi gas karbondioksida. b. Analisa Kepuasan User Evaluasi ini adalah merupakan evaluasi yang diukur untuk mendapatkan data tentang performa sistem yang diukur. Format yang dipakai adalah dengan membagikan kuisioner kepada user pengguna Thin Client. Kuisioner yang dibagikan akan membahas dari 3 sisi yaitu Awareness, Performance, dan adaptasi. Sisi Awareness akan lebih memberikan pertanyaan seputar pengetahuan user tentang Green IT, Sisi Performance akan memberikan pertanyaan seputar seberapa baik sistemnya bekerja menurut pengguna, sedang Sisi Adaptasi akan

12 41 memberikan pertanyaan tentang bagaimana respon pengguna tentang sistem Thin Clientnya. 3.5 Timeline Penelitian Berikut adalah timeline untuk pembuatan proposal tesis : Uraian Nov Desember Januari Februari Penyerahan Outline Penyusunan bab 1 Penyusunan bab 2 Penyusunan bab 3 Pengumpulan Proposal Persiapan sidang Proposal Sidang Proposal Tabel 4 Timeline Proposal

13 42 Berikut adalah timeline untuk pembuatan tesis : Uraian Feb Maret April Mei Pengumpulan Data Pengolahan Data Evaluasi User Penulisan tesis Tabel 5 Timeline Tesis