IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2015 Di PPID LAPAN

Transkripsi

1 IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2015 Di PPID LAPAN ADE IMAN SANTOSO 1 Maret 2017 PT. CATUR DAYA SOLUSI 1

2 SIKLUS P-D-C-A Organization and its context (4) Plan Support & Operation (7, 8) Do Customer satisfaction Customer requirements Planning (6) Leadership (5) Performance Evaluaiton (9) Result of the QMS Act Check Product and services Needs and expectations of relevant interested parties (4) Improvement (10) Representasi Struktur ISO 9001:2015 dalam siklus PDCA 2

3 4. KONTEKS ORGANISASI 3

4 4. KONTEKS ORGANISASI 4.1 Pemahaman Organisasi dan Konteksnya 4.2 Pemahaman Kebutuhan dan Harapan Pihak yang Berkepentingan 4.3 Menentukan Ruang Lingkup Sistem Manajemen Mutu 4.4 Sistem Manajemen Mutu dan Proses-prosesnya 4

5 4.1 Pemahaman Organisasi dan Konteksnya Isu Eksternal: A. Isu Eksternal PPID Utama No Dimensi Isu 1 Pelanggan/pengguna Ketidakpuasan masyarakat 2 Mitra (KIP & Kominfo) Pembinaan terkait pengelolaan PPID 3 Pustispan Jaringan internet Belum adanya aplikasi koordinasi antar satker 4 Peraturan Perundangan Perkominfo nomor 4 tahun 2016 tentang sistem manajemen pengamanan informasi 5

6 4.1 Pemahaman Organisasi dan Konteksnya Isu Internal: B. Isu Internal No Dimensi Isu 1 Struktur Organisasi Struktur organisasi PPID LAPAN masih bersifat ad hoc 2 Sumber Daya Manusia SDM rangkap jabatan dan tugas Kompetensi SDM PPID perlu pengembangan Mutasi pegawai 3 Sarana Prasarana Ruangan pelayanan belum optimal PC bagi pemohon informasi belum tersedia Laptop, PC, in focus dan TV monitor belum tersedia 4 Finansial Prioritas anggaran 6

7 4.2 Pemahaman Kebutuhan dan Harapan Pihak yang Berkepentingan No Nama Lembaga/Instansi Persyaratan PIC Keterangan A Stakeholder Eksternal Pemerintah Republik Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang 1 Indonesia Keterbukaan lnformasi Publik Sekretaris PPID Sudah terpenuhi Pemerintah Republik Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang 2 Indonesia Pelayanan Publik Sekretaris PPID Sudah terpenuhi Pemerintah Republik Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun Indonesia tentang Pelaksanaan UU 14 Tahun 2008 Sekretaris PPID Sudah terpenuhi 4 LAPAN Peraturan Kepala LAPAN Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Layanan LAPAN Sekretaris PPID Sudah terpenuhi 5 LAPAN Keputusan Kepala LAPAN Nomor 379 Tahun 2014 tentang PPID Sekretaris PPID Sudah terpenuhi 6 LAPAN Berita Acara nomor 848B Tahun 2014 tentang Berita Acara Penetapan Informasi Yang Wajib Tersedia Sekretaris PPID Sudah terpenuhi 7 Pemerintah Republik Indonesia 8 Satuan Kerja LAPAN 9 Masyarakat / Pemohon Informasi 10 Perguruan Tinggi Permenkominfo Nomor 4 tahun 2016 tentang Sistem Manajemen Pengamanan Informasi Keputusan Kepala LAPAN Nomor 15A Tahun 2016 tentang Petugas PPID Penyediaan informasi yang mudah diakses, cepat, tepat, akurat Penyediaan informasi dan dokumentasi penelitaian dan pengembangan di LAPAN yang akurat Sekretaris PPID Sekretaris PPID Belum terpenuhi Sudah terpenuhi PPID Utama LAPAN Sudah terpenuhi PPID Utama LAPAN Sudah terpenuhi 13

8 4.2 Pemahaman Kebutuhan dan Harapan Pihak yang Berkepentingan No Nama Lembaga/Instansi B Stakeholder Internal Persyaratan PIC Keterangan 1 PPID Pelaksana Mendapatkan kepuasan pelayanan PPID Utama terkait pengelolaan PPID yang baik PPID Utama LAPAN Sudah terpenuhi 2 Pegawai LAPAN Tidak ada keluhan terhadap layanan PPID Utama LAPAN PPID Utama LAPAN Sudah terpenuhi 8

9 4.3 Menentukan Ruang Lingkup Sistem Manajemen Mutu (SMM) Ruang Lingkup Penerapan Sistem Manajemen Mutu: Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Publik Di Bidang Penelitian Dan Pengembangan Penerbangan Dan Antariksa Pengecualian penerapan pada klausul ISO 9001:2015, a. 8.3 Rancangan dan Pengembangan b Mampu Telusur Pengukuran 9

10 Visi, Misi, Kebijakan, Lingkup, Sasaran dan Program 4.4 Sistem Manajemen Mutu dan Proses-prosesnya Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Proses Kontrol PETA PROSES BISNIS NO DOK : BPM-PPID-01 NO REVISI : 0 TANGGAL : 1 Juni 2016 HALAMAN : 1 dari 1 PERENCANAAN PENGENDALIAN LAYANAN EVALUASI KINERJA PENINGKATAN Proses Inti PIHAK YANG BERKEPENTINGAN PIHAK YANG BERKEPENTINGAN Customer Pemohon Informasi PERMOHONAN INFORMASI JAWABAN INFORMASI PENGELOLAAN KEBERATAN LAPORAN - Kecepatan - Tepat Waktu - Kepuasan Proses Pendukung PENGELOLAAN SARANA DAN PRASARANA MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DOKUMENTASI INFORMASI INPUT PROSES OUTPUT 10

11 5. KEPEMIMPINAN 11

12 5. KEPEMIMPINAN 5.1 Kepemimpinan dan Komitmen Kepemimpinan dan Komitmen untuk Sistem Manajemen Mutu Fokus Pelanggan 5.2 Kebijakan Mutu 5.3 Peran, Tanggung Jawab dan Kewenangan Organisasi 12

13 5.1 Kepemimpinan dan Komitmen Top Manajemen menetapkan : 1. Kebijakan mutu 2. Sasaran mutu 3. Tugas dan tanggung jawab 4. Identifikasi dan penilaian risiko 5. Focus terhadap pelanggan 13

14 5.2 Kebijakan KEBIJAKAN MUTU PPID LAPAN bertekad menjadi penyelenggara layanan pengelola informasi dan dokumentasi yang profesional dan kredibel, berkomitmen untuk: 1. Mengutamakan pemenuhan mutu layanan informasi publik dan kepuasan pelanggan. 2. Menerapkan sistem manajemen mutu secara konsisten dan mematuhi seluruh peraturan terkait pelaksanaan pelayanan publik. 3. Mengembangkan dan meningkatkan kemampuan sumber daya manusia serta mengoptimalkan infrastruktur penunjang. 4. Melakukan upaya perbaikan yang terus menerus dalam rangka peningkatan kinerja mutu PPID. 14

15 5.3 Peran, Tanggung Jawab dan Kewenangan Organisasi Manajemen puncak harus memastikan tanggung jawab dan wewenang setiap peran yang relevan ditunjuk, dikomunikasikan dan dipahami oleh organisasi. Manajemen puncak harus menunjuk tanggung jawab dan wewenang untuk : a. Memastikan SMM sesuai dengan persyaratan Standar Internasional; b. Memastikan proses memberikan keluaran (output) yang diharapkan; c. Melaporkan kinerja SMM dan peluang peningkatan (improvement); d. Memastikan promosi fokus pelanggan; e. Memastikan kesesuaian SMM dipelihara. 15

16 6. PERENCANAAN 16

17 6. PERENCANAAN 6.1 Tindakan untuk Mengatasi Risiko dan Peluang 6.2 Sasaran Mutu dan Perencanaan untuk Mencapainya 6.3 Perencanaan Perubahan 17

18 6.1 Tindakan untuk Mengatasi Risiko dan Peluang Contoh Daftar Risiko : 18

19 6.2 Sasaran Mutu dan Rencana untuk Mencapainya 19

20 7. PENDUKUNG 20

21 7. PENDUKUNG 7.1 Sumber Daya Umum Manusia Infrastruktur Lingkungan untuk Pengoperasian Proses Pemantauan dan Pengukuran Sumber Daya Pengetahuan Organisasi 7.2 Kompetensi 7.3 Kesadaran 7.4 Komunikasi 7.5 Informasi Terdokumentasi Umum Membuat dan Memperbarui Pengendalian Informasi Terdokumentasi 21

22 7.1 Sumber Daya Sarana dan Prasaranana dikelola oleh: Bagian Layanan Pengadaan Milik Negara (LPBMN) dan Pusat Teknologi Informasi dan Standar Penerbangan dan Antariksa (Pustispan). 22

23 7.1 Sumber Daya Sumber daya manusia dikelola oleh: BIRO SDM dan Hukum berdasarkan Kementrian PAN 23

24 7.4 Komunikasi Organisasi harus menentukan komunikasi internal dan eksternal yang relevan dengan SMM, mencakup : a. Media; b. Waktu pelaksanaan; c. Sasaran/subyek; d. Metode/cara komunikasi; e. Penanggung jawab komunikasi. 24

25 7.5 Informasi Terdokumentasi PPID Utama LAPAN menetapkan Prosedur Pengendalian Dokumen (Nomor: 01/06/2016/PPID-UT) untuk mengelola penerbitan, distribusi, pemusnahan dan masa simpan dokumen. 25

26 8. OPERASIONAL 26

27 8. Perencanaan dan Pengendalian Operasional PPID Utama LAPAN telah merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan proses-proses, dengan menetapkan beberapa prosedur yaitu: a. Permohonan Informasi Publik (06/06/2016/PPID-UT) b. Permohonan Informasi Publik Tidak Tersedia (07/06/2016/PPID-UT) c. Daftar Penyusunan Informasi Publik (08/06/2016/PPID-UT) d. Pengaduan PPID (09/06/2016/PPID-UT) e. Evaluasi dan Pelaporan Pelayanan Pengaduan (10/06/2016/PPID-UT) Dengan output berupa Form Permohonan informasi publik, Penolakan Permohonan Informasi, Formulir Keberatan. 27

28 8. Perencanaan dan Pengendalian Operasional Pengendalian layanan yang tidak sesuai, diatur dalam : Prosedur Ketidaksesuaian & Tindakan Perbaikan (04/06/2016/PPID-UT) 28

29 9. EVALUASI KINERJA 29

30 9.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisa dan Evaluasi Kepuasan Pelanggan Organisasi harus memantau persepsi pelanggan. Kepuasan pelanggan sudah dilaksanakan Permen PAN&RB No. 16/2014 Pedoman Survei Kepuasan Masyarakan (9 parameter) Periode tahun 2016 (1208 responden) Hasil (target 80) 30

31 9.2 Audit Internal Audit Internal diatur dalam prosedur Audit Internal (02/06/2016/PPID-UT). LEMBAGA PENERBANGAN DAN ANTARIKSA NASIONAL Sistem Manajemen: ISO 9001:2015 No. Fungsi/Proses yang Diaudit 1 PPID Utama JALAN PEMUDA PERSIL NOMOR 1, JAKARTA TELEPON (021) , FAKSIMILE (021) , SITUS : Klausul pada Kriteria Audit 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 5.1, 5.2, 5.3, 7.3, 7.4, 10.1, 10.2, , 6.2, 6.3, 9.1, 9.2, 9.3, 10.2 RENCANA (JADWAL) AUDIT INTERNAL SMM Koordinator Audit: Sudiyanto Auditee Tanggal Jam Auditor Christianus Ratrias Dewanto 3 Agustus Sudiyanto 2 Management Representative Jasyanto 3 Agustus Murtani, Royati 3 Sekretaris 7.5, 10.2 Sudiyanto 4 Agustus Elly Nurnazily, Royati 4 Petugas Meja Informasi 6.1, 6.2, 6.3, 8.1, 8.2, 8.5, 8.7, 10.2 Elly Nurnazily 3 Agustus Murtani 5 Petugas Dokumentasi 6.1, 6.2, 6.3, 8.1, 8.2, 8.5, 8.7, 10.2 Royati 5 Agustus Sudiyanto, Sri Rahayu 31

32 9.3 Tinjauan Manajemen Pelaksanaan Tinjauan Manajemen dilaksanakan minimal setahun sekali. Diatur dalam prosedur Tinjauan Manajemen (03/06/2016/PPID- UT). Aktifitas : Rapat Tinjauan Manajemen N O T U L E N Agenda : Evaluasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 Tanggal : 18 Agustus 2016 Tempat : Ruang Rapat PPID Utama LAPAN Waktu : Halaman : 1 Dari : 1 Dihadiri Oleh : Distribusi Ke : PPID Utama, Disetujui Dibuat oleh : Sekretaris, oleh : (Daftar hadir terlampir) Management Representative, Petugas Meja Informasi, Petugas Dokumentasi No. URAIAN PIC KETERANGAN Perubahan issue eksternal dan internal yang relevan dengan Sistem Manajemen Mutu: Terkait UU nomer 14 tahun 2008 tentang KIP, sudah tidak menjadi issue eksternal karena sudah menerapkan aturan tersebut Kepuasan Pelanggan: Pengukuran kepuasan pelanggan dilakukan melalui survey kepuasan masyarakat (SKM) periode Januari Juli 2016 terhadap responden pemohon informasi dengan tingkat kepuasan 81.96% Keluhan Pelanggan: Tidak ada keluhan pelanggan (Pemohon Informasi) selama periode Juni- Agustus 2016 MR Petugas Meja Informasi Petugas Meja Informasi 32

33 TERIMA KASIH PT. CATUR DAYA SOLUSI Head Office: The CEO Building Level.12 Jl. TB Simatupang No. 18c Jakarta Operasional Office: Kawasan Citragrand Blok R3 No 30, Jl. Alternatif Cibubur Km 3 Telp