MANAJEMEN RISIKO BIDANG AKADEMIK DAN KEUANGAN DI ITS

Transkripsi

1 MANAJEMEN RISIKO BIDANG AKADEMIK DAN KEUANGAN DI ITS Ucik Maharani, Patdono Soewignjo, Stefanus Eko W. Jurusan Teknik Industri Institut Teknologi Sepuluh Nopember reni@its.ac.id ABSTRAK Risiko yang tidak teridentifikasi dan terkendali dapat menghambat pencapaian tujuan ITS dan mengganggu kestabilan sistem pendidikan tinggi. ITS sebagai lembaga pendidikan tinggi dan penghasil sarjana-sarjana teknik terbesar di Jawa Timur juga mengalami berbagai macam risiko. Semua kesulitan, hambatan, masalah dan ketidakpastian yang timbul akan diidentifikasi sebagai risiko yang kemudian akan dikelola dalam manajemen risiko. Selama ini belum pernah dilakukan penelitian mengenai manajemen risiko dilingkungan ITS. Untuk itu di ITS perlu dilakukan pengelolaan risiko yang merupakan usaha untuk mengetahui, menganalisis serta mengendalikan risiko dalam setiap kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh efektifitas dan efisiensi. Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah : Mengidentifikasi risikorisiko yang potensial terjadi, menghitung estimasi nilai risiko yang terjadi dan menentukan langkah-langkah mitigasi yang harus dilaksanakan. Penelitian dibatasi hanya pada risiko bidang :. Operasional Pendidikan ( Akademik) dan Finansial (keuangan) Setelah risiko diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah melakukan analisis dan analisis terhadap risiko untuk mendapatkan level risiko. Dari level risiko yang didapatkan, kemudian ditentukan penanganannya agar risiko dimasa mendatang dapat dikurangi dampak dan tingkat peluangnya sehingga diperoleh efektivitas dan efisiensi. Kata kunci : manajemen risiko, analisis dan evaluasi risiko. PENDAHULUAN Perubahan kondisi politik, sosio ekonomi, dan budaya masyarakat akibat adanya globalisasi menuntut peran dan fungsi Perguruan Tinggi yang lebih kompleks. Perguruan tinggi tidak hanya dituntut menjadi agent of education, namun juga menjadi agent of research and development, agent of knowledge and technology transfer, dan agent of economic development. Dalam mengantisipati perubahan paradigma tersebut, ITS akan menemui banyak hambatan, masalah dan ketidakpastian yang dapat mempengaruhi keberhasilan tujuan tersebut. Semua hambatan, masalah dan ketidakpastian yang akan selalu dihadapi pada masa yang akan datang tersebut sebenarnya bisa berdampak positif, yang dikenal dengan istilah kesempatan ( opportunity), atau juga bisa merugikan, yang kemudian disebut risiko ( risk). Risiko yang tidak teridentifikasi dan tidak terkendali dapat menghambat pencapaian tujuan ITS dan mengganggu kestabilan sistem pendidikan tinggi. Ketidakmampuan dalam mengelola risiko dapat berakibat fatal, bahkan bisa A-23-1

2 menyebabkan kebangkrutan. Maka kesanggupan manajemen ITS untuk mengelola risiko adalah suatu keharusan. Untuk itu penelitian ini akan mencoba melakukan pengelolaan manajemen risiko yang merupakan usaha untuk mengetahui, menganalisis serta mengendalikan risiko dalam setiap kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh pendidikan yang lebih baik dan menyediakan high quality education sehingga tercapai efektifitas dan efisiensi. Selain itu penelitian mengenai manajemen risiko belum pernah dilakukan dilingkungan pendidikan tinggi di Indonesia khususnya di ITS, sehingga penerapan manajemen risiko di ITS diharapkan dapat mendukung langkah ITS mencapai tujuannya. RISIKO DAN MANAJEMEN RISIKO Risiko awalnya dikenal sebagai perpaduan antara ilmu matematika dengan ketidakpastian, seperti halnya yang diungkapkan oleh Shorteed, at al. (2003) bahwa risiko merupakan kombinasi dari probabilitas suatu kejadian dan konsekuensi dari kejadian tersebut, dengan tidak menutup kemungkinan bahwa ada lebih dari satu konsekuensi untuk satu kejadian, dan konsekuensi bisa merupakan hal yang positif maupun negatif. Begitu pula Hilson (2001) menjelaskan bahwa risiko memiliki makna ganda yaitu risiko dengan efek positif yang disebut sebagai kesempatan atau opportunity, dan risiko yang membawa efek negatif yang disebut dengan ancaman atau threat. Namun risiko pada umumnya dipandang sebagai sesuatu yang negatif seperti kehilangan, bahaya dan lainnya. Risiko lebih dikaitkan dengan kerugian yang diakibatkan oleh kejadian yang mungkin terjadi dalam waktu tertentu (Frosdick, 1997). Kerugian tersebut sebenarnya merupakan bentuk ketidakpastian yang seharusnya dipahami dan dikelola secara efektif oleh organisasi sebagai bagian dari strategi, sehingga dapat menjadi nilai tambah dan mendukung pencapaian tujuan organisasi. Dengan demikian, risiko dapat dikatakan sebagai suatu kesempatan, dalam terminologi kuantitatif dari suatu kejadian bahaya yang didefinisikan. Terminologi kuantitatif yang dimaksud didapat dari pengukuran probabilitas terjadinya suatu kejadian dan dikombinasikan dengan pengukuran konsekuensi dari kejadian tersebut. Atau secara matematis dapat dituliskan sebagai berikut (Norman dan Jansson, 2004) : Risiko = probabilitas kejadian x dampak secara bisnis Probabilitas dan dampak tersebut menurut Treasury Board of Canada Secretariat (2001), berpotensi mempengaruhi pencapaian tujuan dari organisasi. Hal ini mengindikasikan kondisi diperlukannya suatu pengelolaan atau manajemen terhadap kemungkinan munculnya risiko. Manajemen risiko yang dimaksud adalah pendekatan secara sistematis untuk menyusun strategi dibalik ketidakpastian dengan cara mengidentifikasi, menaksir, mengerti, menindak dan mengkomunikasikan risiko. Tujuan manajemen risiko adalah menjadi alat bantu bagi perusahaan dalam mencapai tujuannya melalui alokasi sumber daya untuk menyusun perencanaan, mengambil keputusan dan melaksanakan aktivitas yang produktif (Shortreed et al, 2003). Sementara menurut Standards Australia (1999), maksud dari manajemen resiko tersebut adalah agar perusahaan dapat meminimumkan kerugian dan memaksimalkan kesempatan yang dapat mempengaruhi perusahaan. Manajemen resiko bukan merupakan hal baru dan sudah menjadi bagian dari aktivitas manajemen yang perlu dilakukan (Shortreed et al,2003). Dalam aplikasinya terdapat lebih dari delapan puluh kerangka kerja manajemen resiko yang digunakan di seluruh dunia. Kerangka kerja tersebut tidak selalu sama di setiap organisasi, pada A-23-2

3 umumnya melalui tahap adaptasi dengan keadaan organisasi tersebut. Namun kerangka kerja yang baik seharusnya mampu mengakomodasi reduksi risiko, pengambilan keputusan atau manajemen korporasi, dan penaksiran risiko serta pengambilan tindakan pada risiko. Beberapa kerangka kerja manajemen risiko yang umumnya menjadi standar adalah the Australian New Zealand Risk Management Standard (AS/NZS 4360:2004), the Canadian Risk Management Standard (CSA, 1997), the Japanese Industrial Standard Risk Management System ( JSA,2001) dan British Standard Risk Management Process (BSI, 2000). Menurut Shortreed et al.(2003),the Australian New Zealand Risk Management Standard (AS/ NZS 4360:2004) memiliki beberapa keunggulan dibanding standard lainya yaitu mencakup adanya feedback loop dan monitor secara kontinyu, juga adanya komunikasi dan konsultasi, selain itu juga ada tahapan dimana pihak pengambil keputusan dan penganalisa melakukan inisiasi awal yang disebut sebagai context, adanya penetapan kriteria mengenai resiko seperti apa yang akan dianalisa terlebih dahulu didefinisikan dan memisahkan antara risiko yang diterima dan tidak, serta memberikan pilihan perlakuan untuk risiko yang tidak dapat diterima. PROSES MANAJEMEN RISIKO Elemen-elemen pokok dalam proses Manajemen Risiko yang bersumber dari Standard Australia/New Zealand (AS/NZS) 4360 :2004, adalah sebagai berikut : a. Menetapkan ruang lingkup (Establish the context) Pada tahapan ini dilakukan penetapan ruang lingkup organisasi, hubungan organisasi dengan lingkungan external dan internalnya, tujuan dan strategi organisasi. Kemudian juga menetapkan ruang lingkup yang menjadi obyek dari manajemen risiko yang meliputi target, tujuan, strategi, ruang lingkup dan parameter aktivitas organisasi, sehingga proses manajemen risiko dapat berjalan lebih terarah dan tepat sasaran. Keputusan mengenai risiko apa saja yang dapat diterima ataupun tidak dapat diterima, tergantung pada organisasi itu sendiri. b. Identifikasi Risiko Mengidentifikasikan risiko dengan pertanyaan : where, when, why and how kejadiankejadian yang dapat menghambat, menurunkan, menunda pencapaian tujuan. Pada tahap ini akan diidentifikasi risiko-risiko yang dihadapi dan bagaimana risiko itu dapat terjadi. Identifikasi risiko dapat diperoleh melalui : Hasil audit atau hasil pemeriksaan oleh pihak yang berkompeten, brainstorming, pengujian setempat atau pengalaman dari pendidikan tinggi luar negeri, Keputusan atau kebijaksanaan pimpinan/manajemen, Histori dan analisa kegagalan, Insiden atau komplain, Hasil wawancara dengan stakeholder internal maupun eksternal, Pemodelan yang sudah ada, Pengalaman organisasi, Pengalaman personal, SWOT Analysis dan Hasil survey atau kuesioner c. Analisis Risiko Tujuan dari analisis risiko adalah untuk memisahkan risiko mayor dan risiko minor yang mencakup pertimbangan mengenai sumber risiko, mengidentifikasikan dan mengevaluasi risiko-risiko yang dapat dikendalikan (event risk), menentukan dampak atau pengaruh risiko (consequences) dan peluang terjadinya (likelihood) serta levellevel risiko. Analisa ini harus mempertimbangkan batasan dari dampak yang potensial terjadi dan bagaimana hal ini bisa terjadi. Untuk menghindari adanya penilaian subyektif terhadap penentuan consequences dan A-23-3

4 likelihood, digunakan sumber informasi yang terbaik dan alat yang kompeten, yaitu : dokumentasi masa lalu, pengalaman sejenis, market research, eksperimen dan prototype, model teknis, ekonomi dan lain-lain. Teknik yang dapat digunakan untuk menganalisa risiko adalah : wawancara dengan pihak top manajemen, evaluasi individu dengan kuisioner, pemodelan matematis, komputer dan lain-lain. d. Evaluasi Risiko Evaluasi risiko adalah membandingkan level-level risiko yang diperkirakan terjadi dengan penetapan kriteria sebelumnya dan mempertimbangkan keseimbangan antara potensi yang menguntungkan dan hasil ( outcome) yang merugikan. Kemungkinankemungkinan dari keputusan yang dibuat menyangkut tentang perkembangan dan perlakuan alami yang dipersyaratkan serta prioritas-prioritas. Hasil dari evaluasi risiko adalah berupa daftar tingkat prioritas untuk tindakan lebih lanjut. e. Mengendalikan risiko (Threat risk) Pengendalian risiko merupakan penentuan apa yang akan dilakukan untuk menanggapi risiko yang teridentifikasi. Beberapa pilihan yang dapat dilakukan untuk pengendalian risiko menurut Standart Australia New Zealand (AS/NZS) 4360 : 2004 yaitu : menghindari risiko (avoid risk), mengurangi likelihood dari kemunculan risiko, mengurangi consequency, mentransfer risiko (transfer the risk) dan mengontrol risiko (retain the risk) f. Memonitor dan mereview Risiko dan effektivitas pengukurannya perlu dimonitor untuk memastikan perubahan keadaan tidak mengubah prioritas. Manajemen risiko dapat diaplikasikan pada semua level dalam suatu organisasi baik level stategik dan level taktis serta level operasional. Mungkin pula diaplikasikan pada kegiatan/ proyek spesifik, membantu dengan keputusan spesifik atau mengatur risiko yang dikenalkan secara spesifik pula. Pada setiap tahap pada rekaman proses harus disimpan untuk memungkinkan keputusan-keputusan dimengerti sebagai bagian dari sebuah proses dengan perbaikan terus-menerus (continual improvement). Keenam tahapan diatas dapat digambarkan seperti bagan dibawah : Gambar 1. Proses Manajemen Risiko A-23-4

5 HASIL PEMBAHASAN Langkah pertama yang dilakukan dalam proses manajmen risiko adalah mengidentifikasi Risiko yang berpotensi terjadi. Risiko yang diidentifikasi merupakan risiko yang berhubungan dengan kegagalan proses belajar mengajar (PBM) da n kegagalan estimasi keuangan serta sistem penganggaran PNBP. Identifikasi risiko dilakukan dengan metode wawancara dan brainstorming dengan pihak manajemen yang berhubungan langsung dengan proses pelaksanaan akademik dan proses penganggaran PNBP. Setelah risiko-risiko bidang akademik dan bidang keuangan teridentifikasi, maka langkah selanjutnya adalah melakukan penghitungan nilai risiko yang dilakukan secara kualitatif. Nilai Risiko didapatkan dari nilai dampak ( consequences) yang ditimbulkan risiko dengan probabilitas (likelihood) kejadian risiko. Untuk itu diperlukan identifikasi dan kriteria terhadap consequences dan likelihood sehingga dapat diketahui bagaimana cara menentukan dampak dan peluang/probabilitas dari suatu kejadian risiko. Berdasarkan sumber dari State of Queensland (Department of Education, Training and Arts, 2002) kriteria untuk consequences adalah : Tabel 1. Penentuan kriteria consequence INSIGNIFICANT MINOR MAJOR CRITICAL CATASTROPHIC OPERATIONAL: Menyebabkan sedikit ketidaknyamanan, tapi tidak terlalu berpengaruh pada pencapaian tujuan Ketidakpuasan atau ketidaknyamanan dengan adanya gangguan sistem Terjadinya gangguan pada system dan dan operasional akademik yang cukup berarti Gangguan system sangat mempenga ruhi pencapaian tujuan Mengakibatkan Organisasi tidak dapat Mencapai semua Atau sebagian besar Tujuan dalam jangka panjang FINANCE : <10% dari budget % dari budget % dari budget % budget >90% dari budget Sedangkan kriteria untuk likelihood yang bersumber dari State of Queensland (Department of Education, Training and Arts, 2002) adalah sebagai berikut : Level 1 Almost Certain Tabel 2. Penentuan kriteria Likelihood The event will occur on an annual basis (will occur once a year/or more frequently) Level 2 Likely The event has occured several times or more (will occur once every three years) Level 3 Moderate The event should occur once in your career or could occur a any time (will occur once evey 10 years) Level 4 Unlikely The event has not yet occured but occur at some time (will occur once evey 30years) Level 5 Rare Heard of something like this occurring elsewhere (will occur once evey 100years) Hasil analisa risiko dapat dilihat pada Tabel 5 Langkah selanjutnya adalah Evaluasi risiko yang dilakukan untuk mendapatkan prioritas risiko. Prioritas risiko didapat dari pemetaan untuk mendapatkan level risiko. Pemetaan level risiko dengan menggunakan matriks 5 x 5 berdasarkan kriteria dari Standart Australia (2004) yang menunjukkan posisi risiko terhadap tingkat konsekuensi dan probabilitas terjadinya risiko. A-23-5

6 Tabel 3. Peta Risiko Likelihood Consequence Insignificant 1 Minor 2 Major 3 Critical 4 Catastrophic (Malapetaka) 5 Almost Certain (Sering Terjadi) 1. SPJ KEU 2. KW-PMDK Dana PNBP tidak disetor Likely (Kemungkinan Besar) Possible (Mungkin Terjadi Unlikely (Kemungkinan Kecil) 1. Peminat 2. Mampu Ajar Rare (Sangat jarang) Keterangan Extreme Risk High Risk Medium Risk Low Risk Memerlukan penelitian lebih detil dan perencanaan manajemen pada tingkat senior Memerlukan perhatian manajemen senior Memerlukan responsibilitas manajemen yang lebih spesifik Bisa dikelola dengan prosedur rutin Dari hasil pemetaan risiko diatas, didapatkan level risiko untuk risiko dana PNBP tidak disetor berada di level Extreme Risk. Sedangkan risiko kualitas mahasiswa program PMDK dan risiko SPJ Keuangan berada di level High Risk, risiko Peminat dan risiko Kemampuan Mengajar berada di level Medium Risk. Proses selanjutnya setelah didapatkan pemetaan risikonya adalah Mitigasi risiko yang terdapat pada Tabel 4 berikut : KEJADIAN RISIKO RISIKO (KODE) OPSI YANG MUNGKIN OPSI YANG DIPILIH Kurang berkualitasnya mahasiswa Program PMDK Kemitraan karena raw material yang kurang bagus dan proses seleksi yang kurang ketat Berkurangnya jumlah peminat (calon mahasiswa) ke ITS karena tidak dibangunnya image yang baik terhadap stakeholder Dosen kurang mempunyai kemampuan mengajar karena tidak adanya pembekalan terhadap dosen Ketidakpatuhan pengguna anggaran PNBP dalam mempertanggung-jawabkan keuangan Tidak disetornya dana PNBP karena penerimaan dana PNBP dalam dokumen DIPA tidak sesuai usulan Kualitas mahasiswa Program PMDK Kemitraan kurang bagus (KW-PMDK Jumlah peminat kurang Kemampuan Dosen dalam mengajar kurang Pertanggungjawaban keuangan (SPJ-KEU) Dana PNBP tidak disetor 1. perbaikan proses seleksi penerimaan 2. Diberikan matrikulasi setelah diterima di ITS 1. Perlu dibangun image yang baik terahadap stakeholder, mis. Pada calon mahasiwa dan orangtuanya. 2. Lebih digiatkan untuk kegiatan roadshow ke SMA-SMA 1. Perlua adanya pembekalan terhadap dosen, khususnya untuk peningkatan kemampuan mengajar dan pemahaman tujuan pengajaran 2. Persyaratan untuk rekrut dosen dengan melengkapi Akta 1. Peningkatan disiplin dalam pelaksanaan pertanggungjawaban keuangan 2. Diberikan sanksi untuk pelanggaran dan ketidakpatuhan SPJ 1. Dana PNBP disetor seluruhnya meskipun tidak sesuai jumlah dalam DIPA, dengan risisko sulit dalam penarikan kembali 2. Penggunaan langsung dana yang tidak disetor 3. Menitiupkan sebagian dana SPP di rekening mahasiswa perbaikan proses seleksi penerimaan Perlu dibangun image yang baik terahadap stakeholder, mis. Pada calon mahasiwa dan orangtuanya. Perlua adanya pembekalan terhadap dosen, khususnya untuk peningkatan kemampuan mengajar dan pemahaman tujuan pengajaran Diberikan sanksi untuk pelanggaran dan ketidakpatuhan SPJ Menitiupkan sebagian dana SPP di rekening mahasiswa A-23-6

7 KESIMPULAN Berdasarkan analisis, evaluasi dan mitigasi risiko yang telah diuraikan sebelumnya, maka dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu : 1. Risiko dan Agen Risiko dapat diidentifikasi melalui penelusuran proses dan pengisian cheklist risiko dalam operasional akademik dan operasional keuangan. Hanya potensi risiko yang memiliki relevansi dalam menghambat pencapaian tujuan ITS, yang merupakan risiko bagi ITS. Tujuan ITS terbagi dalam bidang sasaran Input, proses, Output dan keuangan. Dari bidang sasaran ini, yang menjadi parameter adalah Key Performance Indicator (KPI) karena KPI merupakan strategi yang ditetapkan untuk mencapai tujuan ITS. 2. Analisis risiko dilakukan dengan mengukur tingkat dampak ( consequences) dan tingkat peluang (likelihood) terjadinya kejadian risiko. Nilai risiko didapatkan dari perkalian antara nilai dampak yang ditimbulkan risiko dengan probabilitas kejadian risiko. Kemudian ditetapkan identifikasi dan kriteria terhadap consequences dan likelihood. Untuk menentukan dampak dan peluang/probabilitas dari suatu kejadian risiko berdasarkan sumber dari State of Queensland (Department of Education, Training and Arts, 2002). Setelah masing-masing risiko dianalisis dan didapatkan pemetaan risikonya, maka ditemukan 1 kejadian risiko berada di level Extreme Risk, 2 kejadian risiko berada di level High Risk, dan 2 kejadian risiko berada di Medium Risk. 3. Penanganan risiko yang ada ditentukan berdasarkan pertimbangan dan pemilihan opsi yang mungkin dilakukan. DAFTAR PUSTAKA Dan Remenyi, Alison Heafield. Business Process Re-engineering : some aspects of how to evaluate and manage the risk exposure. International Journal of Project management Vol. 114 No. 6 p (1996) Darmawi, Herman. Manajemen Resiko, edisi 1, Cetakan 4. Jakarta : Bumi Aksara (1997). Finna Darya Suswara. Identifikasi dan Pemetaan Risiko Sistem Pengadaan dan Pergudangan pada Industri Proses. Tugas Akhir, T. Industri FTI ITS. (2005). James H. Lambert, Yakov Y. Haimes, Duan Li, Richard M. Schooff, Vijay Tulsiani. Identification, ranking and management of risks in a major acquisition. Reliability Engineering and System safety 72 p (2001) Robert Tampubolon, Risk and Systems-Based Internal Auditing, Audit internal Berbasis Risiko, PT. Elex Media Komputindo, 2005 Syarifuddin M. Parenreng. Mengelola risiko dalam Supply Chain management : Studi kasus pada PT. INCO Tbk, Sorowako. Thesis, T. Industri FTI ITS (2006) Standart Australia/New Zealand (AS/NZS)4360 : 2004 State of Queensland, Departement of Education, Training and Arts (2002) A-23-7

8 A-23-8

9 Tabel 5 Evaluasi Risiko BIDANG SASARAN Input KPI Jumlah dan kualitas mahasiswa POTENSI AGEN RISIKO Raw material (calon mahasiswa) Proses seleksi KEJADIAN RISIKO Kurang berkualitasnya mahasiswa Program PMDK Kemitraan karena raw material yang kurang bagus dan proses seleksi yang kurang ketat RISIKO (KODE) Kualitas mahasiswa Program PMDK Kemitraan kurang bagus (KW-PMDK CONSEQUENCES (DAMPAK) IPK rata-rata PMDK Kemitraan tidak bagus, tapi tidak berpengaruh terhadap IP rata-rata reguler. LIKELIHOOD (PELUANG TERJADINYA) RATING AKIBAT RATING PELUANG LEVEL RISIKO Hampir tiap semester Minor Almost Certain High Risk Image ITS terhadap stakeholder Berkurangnya jumlah peminat (calon mahasiswa) ke ITS karena tidak dibangunnya image yang baik terhadap stakeholder Jumlah peminat kurang o o Kepercayaan masyarakat berkurang Pendapatan ITS menurun Kemungkinan kecil Major Unlikely Medium Risk Proses Pembelajaran Keuangan Staf akademik (dosen) Efisiensi anggaran Pembekalan terhadap dosen Pemahaman dosen terhadap tujuan pengajaran Sistem perencanaan dan pelaksanaan anggaran Komitmen pimpinan Dosen kurang mempunyai kemampuan mengajar karena tidak adanya pembekalan terhadap dosen Ketidakpatuhan pengguna anggaran PNBP dalam mempertanggung-jawabkan keuangan Kemampuan Dosen dalam mengajar kurang Pertanggungjawaban keuangan (SPJ-KEU) 1. Proses Belajar Mengajar kurang optimal 2. Kualitas lulusan menurun In-efisiensi anggaran Kemungkinan kecil Major Unlikely Medium Risk Sering (hampir tiap tahun) Major Almost Certain High Risk Sistem perencanaan dan pelaksanaan anggaran Tidak etornya dana PNBP karena penerimaan dana PNBP dalam dokumen DIPA tidak sesuai usulan Dana PNBP tidak disetor 1. Menyalahi aturan dengan konsekuensi jadi temuan pihak Audit dan didenda 2. Pelanggaran hukum Sering (hampir tiap tahun) A-23-9

10 Tabel 5.1 Mitigasi Risiko A-23-10

11

12 A-2-12

13 A-2-13