: Jakarta, Mengetahui, Rektor Universitas Katolik Atma Jaya

Transkripsi

1 LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN IMPLEMENTASI PHK-PKPD Periode Anggaran Tahun Nama Perguruan Tinggi : Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya 2. Fakultas : Kedokteran 2. Penanggung Jawab : Prof. Dr. Ir. M.M. Lanny W. Pandjaitan, M.T. 3. Direktur Eksekutif N a m a : dr. Tena Djuartina, M.Biomed Alamat : Jl. Pluit Raya No. 2, Jakarta Telepon Kantor : Telepon Cellular : Fax : fk@atmajaya.ac.id;tenadj@yahoo.co.id 4. Skema 1 : Skema A, Skema B, Skema C Menyetujui, Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Katolik Atma Jaya Jakarta, Mengesahkan, Direktur Eksekutif PHK-PKPD Dr. dr. Soegianto Ali, M.Med, Sc dr. Tena Djuartina, M.Biomed Mengetahui, Rektor Universitas Katolik Atma Jaya Prof. Dr. Ir. M.M. Lanny W. Pandjaitan, M.T. 1 Berilah tanda untuk skema yang diajukan. 1

2 DAFTAR ISI Lembar pengesahan...1 Daftar isi 2 Ringkasan Eksekutif. 4 Bab 1 : Pendahuluan Pengembangan Bidang Unggulan FKUAJ Pemerataan Kesempatan Belajar Bagi Mahasiswa Berpotensi Yang Secara Ekonomi Tidak mampu Pengembangan Sistem Assessment untuk Meningkatkan Kompetensi Lulusan Pemantapan KBK Institusi Mitra 11 Bab 2 : Implementasi dan Pengelolaan Program 17 1.Organisasi Pelaksana Kegiatan Mekanisme Kerja Antar Pelaksana Kegiatan Dalam Struktur Organisasi Pengembangan Kapasitas Pengelola Program Sistem Prosedur Pengelolaan Program Menyangkut Keuangan dan Pengadaan Hambatan dan Kendala Serta Kiat-Kiat dalam Mengatasi Permasalahan Bab 3 : Hasil yang dicapai Status Indikator Kinerja 24 2.Status Kemajuan Fisik untuk Setiap Komponen Biaya 31 3.Status Penyerapan Keuangan untuk Pelaksanaan Aktivitas Analisis Capaian Kinerja Program Pengadaan dan Keuangan Analisis Capaian Kualitatif Bab 4 : Rencana Selanjutnya Rencana Pengeluaran Anggaran untuk Tahun Rencana Implementasi Program, Pengadaan dan Keuangan untuk Tahun Anggaran Rencana Pencapaian Indikator Kinerja Pada Tahun Anggaran Bab 5 : Evaluasi Terhadap Desain dan Implementasi Aktivitas. 48 Program 1: Pengembangan Bidang Unggulan.. 48 Program 2: Pemerataan Kesempatan Belajar Bagi Mahasiswa Berpotensi Yang Secara Ekonomi Kurang Mampu Program 3: Pengembangan Sistem Assessment untuk Meningkatkan Kompetensi Lulusan.. 50 Program 4: Pemantapan KBK Institusi Mitra 51 2

3 Lampiran Lampiran 1: Pengembangan Staf (Pendidikan Tak Bergelar Domestik dan Pendidikan Tak Bergelar Luar Negri) Lampiran 2: Pengadaan Barang. 59 Lampiran 3: Pengembangan Program.. 67 Lampiran4: Tenaga Ahli Lampiran 5: Hibah Penelitian Lampiran 6: Beasiswa.. 75 Lampiran 7: Pemberian Dana Publikasi Internasional Lampiran 8: Mengikuti Seminar Internasional.. 77 Lampiran 9: Kemitraan.. 79 Lampiran Keuangan 81 Lampiran 10-15: Satus Penyerapan Keuangan.. 82 Lampiran Pendukung Lampiran Pendukung 1A 95 Lampiran Pendukung 1B Lampiran Pendukung 2A Lampiran Pendukung 2B Lampiran Pendukung 3A...99 Lampiran Pendukung 3B Lampiran Pendukung Lampiran Pendukung Lampiran Pendukung Lampiran Pendukung Lampiran Pendukung 8A Lampiran Pendukung 8B Lampiran Pendukung 9A Lampiran Pendukung 9B 108 Lampiran Pendukung 10A 109 Lampiran Pendukung 10B 110 Lampiran Pendukung 10C 111 Lampiran Pendukung 10D 112 3

4 RINGKASAN EKSEKUTIF Dengan adanya Program Hibah Kompetensi Peningkatan Pendidikan Dokter (PHK- PKPD) yang sudah berjalan selama tiga tahun ( ) cukup membantu FKUAJ untuk mewujudkan tujuan FKUAJ menjadikan FKUAJ unggul di skala nasional dan internasional terutama di bidang bidang Unggulan. Jalan menuju hal tersebut telah dirintis dengan banyaknya presentasi di kegiatan ilmiah tingkat nasional dan internasional oleh staf pendidik FKUAJ, terbitnya beberapa artikel ilmiah di jurnal internasional, serta terselenggaranya seminar internasional di tahun 2013 ini. Dalam pelaksanaan PHK-PKPD terdapat 4 program utama untuk mengembangkan dan meningkatkan unggulan yang dimiliki oleh FKUAJ. Program-program tersebut adalah: (1) Pengembangan bidang unggulan, (2) Pemerataan kesempatan belajar bagi mahasiswa berpotensi yang secara ekonomi tidak mampu, (3) Pengembangan sistem assessment untuk meningkatkan kompetensi lulusan, dan (4) Pemantapan KBK institusi mitra. Implementasi dan pencapaian program sampai dengan 31 Desember 2013 indikator kinerja Utama ada 6 buah yaitu: (1) Jumlah publikasi di jurnal Internasional (2) Peningkatan mahasiswa baru yang mendapat beasiswa PHK-PKPD (3) Nilai rata-rata peserta UKDI FKUAJ (4) Presentasi kelulusan first taker FKUAJ untuk UKDI (5) Dilaksanakannya KBK di institusi mitra (6) Peningkatan Akreditasi Institusi mitra. IKU yang mencapai target sampai tahun 2013 yaitu, (1) jumlah publikasi di jurnal internasional untuk semua bidang unggulan terdapat 9 publikasi targetnya 5 publikasi (2) Nilai rata-rata peserta UKDI FKUAJ target 65, capaian 71,6 (3) Presentasi kelulusan first taker FKUAJ untuk UKDI target >90 % capaian 98.50%. IKU yang tidak tercapai yaitu Peningkatan mahasiswa baru yang mendapatkan beasiswa PHKPKPD target 9, capaian 8, sedangkan untuk pelaksanaan KBK di institusi mitra dan Peningkatan Akreditasi institusi mitra target dan capaian sama. Indikator Kinerja Antara berupa (1) Tersusunnya Road map (2) Tersedianya modul khusus bidang unggulan (3) Jumlah modul yang memuat bidang unggulan (4) jumlah skenario terkait bidang unggulan (5) Presentase nilai mahasiswa >=B untuk blok bidang unggulan (6) Jumlah publikasi bidang unggulan di jurnal internasional (7) Jumlah publikasi bidang unggulan di jurnal nasioal terakreditasi oleh dosen muda (8) Jumlah penelitian bidang unggulan pertahun oleh dosen muda (9) jumlah presentasi penelitian bidang unggulan di seminar nasional dan termuat dalam proceeding (10) Jumlah presentasi penelitian di seminar internasional dan termuat dalam proceeding. Dari IKA yang telah ditetapkan tadi, yang capaiannya sesuai atau melebihi target yaitu (1) Presentasi nilai mahasiswa >=B untuk blok bidang unggulan target 75 % dan capaian 91.3 %. (2) Jumlah presentasi penelitian diseminar internasional dan termuat dalam proceeding target 10, capaian 14. Terdapat 4 indikator kinerja utama dan indikator kinerja Antara (IKA) lanjutan tidak mencapai target (1) Jumlah proposal yang diikutsertakan dalam hibah kompetisi penelitian di tingkat nasional (2) Jumlah proposal yang menang dalam hibah kompetisi penelitian tingkat nasional (3) Jumlah mitra kerja sama penelitian internasional (4) Jumlah penelitian yang 4

5 didanai lembaga internasional. Target yang tercapai yaitu (1) Monograf di bidang Unggulan (2) Jumlah mitra kerja sama penelitian dalam negeri. Terkait dengan program Pemerataan Kesempatan Belajar, IKA yang belum mencapai target adalah: rasio keketatan seleksi calon target 1: 7 dan capaian 1:4, peningkatan nilai tes sebelum dan sesudah matrikulasi target 25 % sementara capaian adalah 24%, Untuk jumlah seluruh penerima beasiswa di FKUAJ dari sumber dana manapun target 90 mencapai target yaitu sejumlah 90. Terkait dengan program ketiga, Pengembangan Sistem Assessment untuk Meningkatkan Kompetisi Lulusan, capaian yang telah melebihi target yaitu (1) jumlah item pada bank soal untuk ujian progress test (2) Rata-rata kelulusan langsung OSCE pada akhir Prodi Profesi Dokter target 90% dan capaian %, (3) jumlah skenario OSCE target 75 capaian 80. Target dengan capaian yang sama yaitu (1) Jumlah item pada bank soal CBT untuk exit exam target 800, capaian 800.(2) jumlah item pada bank soal untuk ujian akhir blok target 1440 capaian 1440 (3) Rata-rata kelulusan langsung OSCE pada tiap semester target 80 % dan capaian 80%. Target yang tidak tercapai yaitu: (1) Pemanfaatan CBT untuk ujian akhir blok target 6 blok baru terlaksana untuk 1 blok (2) Rata-rata kelulusan langsung CBT di institusi pada exit exam 90 % yang saat ini belum dilakukan dikarenakan program SIPENA yang diberikan dari pengelola uji Kompetensi masih belum sempurna dan terdapat beberapa masalah. Status Kemajuan Fisik untuk setiap Komponen Biaya: (1) TOR 1 Peningkatan Kapasitas Bidang Unggulan FKUAJ di tingkat Internasional Melalui Overseas Non Degree Training Bidang unggulan Kedokteran Adiksi dilaksanakan Juni 2013 di drug and Alcohol Services South Australia (DASSA) dan Flinders University Australia telah dilaksanakan. TOR 2 Peningkatan Kapasitas Bidang Unggulan FKUAJ di Tingkat Internasional Melalui Overseas Non Degree Training Bidang Gerontologi dan Geriatri telah dilaksanakan pada tanggal Oktober 2013 shortcourse di St Christoper Hospice London dan November 2013 hospital visit ke Marie Curie Cancer Hospice Center London dan Hampstead London TOR 3 Pelaksanaan Diseminasi Penelitian terdapat 7 staf pendidik yang melakukan Deseminasi pada acara ilmiah internasional sbb: (1) Internasional Symposium on Education and Physiology 3-5 April 2013 di Kitakyushu Jepang. (2) World Congress of Gerontology and Geriatri diselengarakan Juni 2013 di Seoul Korea Selatan (3) Global Addiction & Europad Joint Conference 7-10 Mei 2013 di Pisa Italia (4) 63rd Annual Meeting of the Canadian Association of Pathologists 8-11 Juni 2013 di Quebec Kanada. (5) International Conference on Predictive, Preventive and Personalized Medicine & Molecular Diagnostics di Chicago 5-7 Agustus 2013 Amerika Serikat (6) International Istanbul Initiative on Aging yang diselenggarakan oleh International Federation of Aging (IFA) tanggal 4-6 Oktober di Istanbul Turki (7) 14 th Asian Bioethics Conference di Loyola College Chennai India November Untuk pelaksanaan TOR 4. Peningkatan Kemampuan Dosen Muda dalam melakukan penelitian melalui hibah penelitian, seluruh dari 12 proposal yang memenangkan hibah Penelitian untuk dosen muda ini, pada akhir Desember 2013 telah melaporkan hasil penelitian. 5

6 TOR 5. Peningkatan Kemampuan Dosen untuk melakukan Publikasi Internasional hingga akhir Desember 2013 telah terdapat 3 staff akademik yang melakukan publikasi di jurnal internasional TOR 6 Penyusunan Monograf Bidang Unggulan FKUAJ telah dilakukan saat ini dalam proses untuk masuk dalam percetakan, Monograf untuk Bidang unggulan Gerontologi dan Geriatri menghasilkan 10 artikel, Monograf untuk Bidang Unggulan Kedokteran Tropik memuat 10 artikel dan Monograf untuk bidang Unggulan Kedokteran Adiksi menghasilkan 12 artikel dilakukan pada tanggal September 2013 telah dilaksanakan dengan ada tujuh orang keynote speaker dari berbagai Negara, yaitu dari USA, Singapura, India, Inggris, dan Belanda dan lima orang dari Indonesia (FKUI, FKUA dan FKUAJ). Unair Dalam seminar ini juga dilakukan penjajakan kerjasama antar institusi yaitu PUSLITKES Atma Jaya dengan pakar dari London yaitu Dr Eef Hogervorst dan dari India, Dr Ashish Goel India untuk bidang geriatri dan gerontologi serta kerja sama pakar bidang Adiksi yaitu antara departemen ilmu kedokteran jiwa FKUAJ dengan Dr Arnt Scellekens dari NISPA Belanda. TOR 8 Pendidikan Tak Bergelar Domestik untuk Program Gerontologi dan Geratri telah terlaksana dengan dilakukannya kegiatan magang di bagian Geriatri RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta pada tanggal 2-14 Desember 2013 TOR 9. Peningkatan Kapasitas Bidang Unggulan FKUAJ di Tingkat Internasional melalui Overseas Non Degree Training Bidang Pendidikan Geriatri dan Gerontologi telah terlaksana dengan kegiatan ONDT di Maastricht University School of Health Education (SHE) pada tanggal 27 Mei -6 Juni Pengetahuan dan pengalaman yang didapat melalui kegiatan ini sudah didiseminasikan di dalam institusi serta materi yang disumbangkan akan diimplementasikan untuk perbaikan materi bahan pembelajaran bagi mahasiswa preklinik dan klinik. TOR 10. Peningkatan Kapasitas Bidang Unggulan FKUAJ di tingkat Internasional melalui Overseas Non Degree Training Bidang infeksi dilaksanakan melalui kegiatan ONDT di bidang Biosafety. Kegiatan ini dilakukan karena adanya dana efisiensi dan persetujuan pemanfaatan dana efisiensi untuk kegiatan ini diberikan oleh reviewer PHK-PKPD pada saat visitasi tanggal 7-8 Oktober 2013.Kegiatan ini dilakukan dengan menggunakan dana efisiensi dan pengalihan dari kegiatan DNDT untuk bidang kedokteran tropik yang sedianya akan dilakukan di dalam negeri, tetapi terhalang oleh belum tersedianya jadwal pelaksanaan. Kegiatan ONDT yang diikuti adalah Asia-Pasific Biosafety Training Network (APBTN). TOR 11. Pendidikan Tak Bergelar Domestik untuk Program Pendidikan Gerontologi dan Geriatri., Kegiatan ini dapat terlaksana karena adanya dana efisiensi yang disetujui oleh reviewer PHK-PKPD saat visitasi tanggal 7-8 Oktober 2013 untuk mengadakan kegiatan tambahan yaitu dengan mengikuti lokakarya yang diselenggarakan Badan Pendidikan Kedokteran UGM terkait dengan manajemen pendidikan yang akan bermanfaat untuk pengelolaan prodi yang saat ini sudah ada serta prodi S2 yang saat ini tengah dipersiapkan. Topik yang diikuti adalah: (1). Pelatihan pengembangan kemampuan supervisi untuk peningkatan kinerja institusi pendidikan kesehatan pada tanggal November 2013 (2) Pelatihan Pengembangan Kompetensi Tutor pada Student Center Learning tanggal November 2013 (3) Pelatihan pengembangan sistem remnerasi pada strategi pembelajaran 6

7 PBL dan SCL pada tanggal 4-6 Desember 2013., di ikuti oleh Pak Dekan dan Koordinator MEUMasing-masing topik lokakarya ini diikuti oleh 2 (dua) orang staf pendidik. TOR 12,. Pemerataan kesempatan belajar bagi calon mahasiswa berpotensi namun memiliki hambatan ekonomi. Sejak tahun 2011-akhir 2013 telah direkrut 8 beasiswa mahasiswa dalam program ini di luar program beasiswa yang telah dijalankan oleh FKUAJ. Dalam program ini terdapat dana luncuran dan sisa dana seminar internasioal.dan hasil divisitasi oleh reviewer sebagian dana tersebut disetujui untuk digunakan sebagai tambahan biaya hidup bagi kedelapan mahasiswa program ini untuk beasiswa selama 6 bulan pada tahun 2014 yaitu dari bulan Januari hingga juni TOR 13, ONDT untuk lokakarya Teknik Plastinasi, TOR ini merupakan kegiatan baru yang walaupun karena tidak berkaitan secara langsung dengan bidang unggulan yang diusung oleh FKUAJ, namun kegiatan ini sangat menunjang kegiatan belajar-mengajar dan pelaksanaan KBK. Untuk selanjutnya, teknik yang akan dipelajari juga dapat digunakan untuk membantu institusi mitra dalam pelaksanaan kegiatan KBK di tempat masing-masing dengan tersedianya materi pembelajaran yang lebih representatif dan baik, khususnya terkait dengan ilmu anatomi. Kegiatan ini dilakukan dengan memanfaatkan dana dari efisiensi kegiatan lainnya dan disetujui saat pelaksanaan lokakarya IFR Q Kegiatan ini dilaksanakan tanggal 6-18 Januari 2014 di Universitas Kebangsaan Malaysia (UKM) Specialist Centre Jl Yaacob Latif Bandar Tun Razak Cheras Kuala Lumpur. TOR 14. Pendidikan Tak bergelar Luar Negeri untuk Program Pelatihan Teknik dan Manjemen Pendidikan Bidang Gerontologi dan Geriatri. TOR 14 ini juga merupakan kegiatan karena adanya dana efisiensi dan disetujui pada saat lokakarya IFR Q Kegiatan tersebut berupa mengikuti lokakarya pre-conference dan post conference serta main conference Asia Pacific Medical Education Conference (APMEC) kesebelas di Singapura. Kegiatan ini akan diikuti oleh 4 orang staf pendidik FKUAJ yang saat ini telah melakukan registrasi dan persiapan lainnya., Kegiatan ini berguna untuk mendukung pengembangan dan manajemen pendidikan di FKUAJ baik di prodi yang saat ini sudah berlangsung, maupun prodi S2 bidang geriatri dan gerontologi medik yang tengah dipersiapkan. TOR 16 Lokakarya Penulisan Item Writing CBT, TOR ini disusun karena adanya dana efisiensi. Kegiatan ini telah dilakukan pada tanggal November Dalam lokakarya ini telah dihasilkan 85 soal yang siap untuk dipakai untuk internal FKUAJ serta dapat dikirimkan sebagai bank soal Uji Kompetensi Nasional. Selain itu dalam lokakarya ini telah dilatih beberapa dosen baru terkait pembuatan soal model UKDI sehingga diharapkan semakin banyak dosen yang mampu membuat soal model tersebut serta berkontribusi baik untuk bank soal internal FKUAJ maupun bank soal Uji Kompetensi tingkat nasional. TOR 17. Lokakarya Penulisan skenario OSCE. Sama seperti lokakarya penulisan item CBT,, Lokakarya ini juga terlaksana karena adanya efisiensi sehingga dilakukan kegiatan tambahan. Lokakarya ini dilaksanakan tanggal Desember 2013 dan telah menghasilkan 30 soal/skenario OSCE yang akan digunakan untuk ujian OSCE Exit Exam di dalam FKUAJ dan bila telah dimungkinkan, soal ini akan disumbangkan juga untuk bank soal OSCE nasional. Manfaat utama dari kegiatan lokakarya ini sebenarnya adalah pelatihan bagi para staf pendidik FKUAJ dalam menulis soal OSCE nasional yang meliputi instruksi untuk peserta, instruksi untuk penguji, skenario untuk pasien standar serta rubrik penilaian OSCE. 7

8 Bila sebelumnya soal OSCE untuk internal FKUAJ disusun oleh tim OSCE, maka di masa mendatang diharapkan kontribusi dari staf pendidik lainnya dapat lebih banyak. Pada tanggal 7-8 Desember 2013 saat kegiatan lokakarya IFR kuatral III tahun 2013 dan konsolidasi dari implementasi PHK-PKPD 2013 Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya dengan tim keuangan CPCU proyek HPEQ dilakukan beberapa amandemen. Alokasi RIP tahun 2013 sebesar Rp ,- realisasi serapan 2013 sampai dengan bulan september Rp ,- dan rencana serapan sampai Desember 2013.Rp ,- sisa kontrak RP ,-. Sisa kontrak di gunakan untuk pengadaan barang dan jasa, yaitu untuk pembelian monitor untuk defibrillator sebesar Rp , 100 unit clickers sebesar Rp , 1 unit UPS sebesar Rp , meja komputer (furniture) Rp dan 15 unit komputer & desktop Rp ,-. Dari visitasi reviewer juga didapatkan beberapa kesepakatan, antara lain: 1) anggaran terkait jasa profesi dan dana penerbitan dari kegiatan penulisan monograf bidang unggulan akan direalisasikan sampai Maret 2014, 2) sisa dana efisiensi dari kegiatan pelaksanaan seminar internasional akan dialokasikan sebagai tambahan biaya hidup dan biaya buku untuk penerima beasiswa tahun selama 6 bulan (Januari s.d. Juni 2014) dan akan digunakan sebagai dana tambahan bagi kegiatan ONDT yang mengalami kekurangan anggaran diakibatkan perbedaan kurs tukar mata uang asing dari yang semula dianggarkan, 3) dana ONDT geriatri yang semula direncanakan akan dilaksanakan di Belanda akan dialihkan untuk membiayai dua ONDT bidang geriatri yang dilaksanakan bulan Januari tahun 2014 yang bertempat di NUS Singapura dan UKM Kuala Lumpur. Pengalihan dana ONDT bidang geriatri di Belanda tersebut dilakukan karena hingga dilakukannya visitasi reviewer, institusi tempat dilaksanakannya kegiatan belum memberikan kepastian jadwal serta persetujuan pelaksaaan kegiatan ONDT. Capaian Kinerja Program aktifitas yang masih di kerjakan Program I ( Program Unggulan ) yang capaiannya berkisar % dan Program II ( Program pemerataan kesempatan belajar) tahun ini akan merekrut mahasiswa 2 mahasiswa baru penerima beasiswa PHK-PKPD dan tersisa untuk satu mahasiswa. Aktifitas program ini berkurang karena kurangnya rekrutmen mahasiswa. Comment [SA1]: Tolong teman-teman yang lain mengoreksi dan mengkonfirmasi hal ini. Tolong disesuaikan dengan berita acaranya. 8

9 BAB 1 PENDAHULUAN Tahun 2013 adalah tahun ketiga Fakultas Kedokteran Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya (FKUAJ) menjalankan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) pada skema A. Sasaran atau tujuan utama yang dicapai dalam tiga tahun melalui PHK-PKPD ini adalah mengembangkan dan meningkatkan unggulan yang dimiliki oleh FKUAJ. Tema unggulan yang diajukan adalah Kesehatan Perkotaan dengan tiga ranah fokus yaitu: Gerontologi dan Geriatri, Kedokteran Adiksi dan Kedokteran Tropik. Ketiga ranah tersebut dituangkan dalam aktivitas-aktivitas dari tahun pertama hingga tahun ketiga program. Tujuan pelaksanaan PHK-PKPD untuk meningkatkan kapasitas dan kualitas institusi pendidikan dokter di Indonesia sehingga dapat menghasilkan lulusan yang memenuhi standar kompetensi dokter yang diinginkan. Secara khusus, hibah skema A ditujukan untuk institusi pendidikan kedokteran yang terakreditasi A dan merupakan hibah untuk mengembangkan bidang unggulan dan kemitraan dengan dua program studi penerima hibah skema B. Oleh penyelenggara, FKUAJ dimitrakan dengan Fakultas Kedokteran Universitas Pattimura (FK Unpatti) dan Fakultas Kedokteran Universitas HKBP Nommensen (FKUHN). Sebagai upaya peningkatan kualitas hasil pendidikan kedokteran, hibah ini juga ditujukan untuk pemerataan kesempatan belajar bagi calon mahasiswa yang memiliki potensi akademik tetapi kurang mampu secara ekonomi untuk membiayai dirinya di FK. Dalam PHK-PKPD ini, FKUAJ mengajukan 4 (empat) program utama, yaitu: (1). Pengembangan Bidang Unggulan FKUAJ, yang dibagi lagi menjadi empat subaktivitas (a). Penyempurnaan Road Map Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian Masyarakat di Bidang Unggulan; (b). Pengembangan Kurikulum Sesuai Road Map Unggulan di Bidang Pendidikan untuk Meningkatkan Kompetensi Lulusan di Bidang Unggulan; (c). Peningkatan Kapasitas Dosen Muda untuk Melakukan Penelitian Sesuai dengan Road Map Bidang Unggulan; (d). Peningkatan Kapasitas Penelitian Bidang Unggulan FKUAJ di Tingkat Internasional. (2). Pemerataan Kesempatan Belajar bagi Mahasiswa Berpotensi yang secara Ekonomi Tidak Mampu. (3). Pengembangan Sistem Assessment untuk Meningkatkan Kompetensi Lulusan. (4). Pemantapan KBK Institusi Mitra. Adapun uraian keempat program tersebut adalah sebagai berikut: I. PENGEMBANGAN BIDANG UNGGULAN FKUAJ a. Penyempurnaan road map pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat di bidang unggulan. Road map ini pada tahun 2011 telah tersusun dan saat ini telah diintegrasikan ke dalam RENSTRA FKUAJ lima tahun ke depan yang telah disahkan oleh senat FKUAJ. Dalam sidang Senat Fakultas disepakati bahwa nama kedokteran geriatri diubah menjadi gerontologi dan geriatri. Hal ini untuk tidak menimbulkan kesalahan persepsi dengan program pendidikan Spesialis-2 geriatri yang merupakan subspesialisasi dari Penyakit Dalam. Selain itu, untuk hal-hal di luar kurikulum, RENSTRA FKUAJ ini juga perlu disesuaikan dengan RENSTRA Universitas yang saat ini tengah menunggu sidang Senat Universitas untuk disahkan. 9

10 b. Pengembangan kurikulum sesuai road map unggulan di bidang pendidikan untuk meningkatkan kompetensi lulusan bidang unggulan. Pengembangan kurikulum ini dilakukan pada tahun 2012 dengan pembuatan modul geriatri terintegrasi untuk memasukkan muatan unggulan dalam berbagai blok yang ada bersamaan dengan diberlakukannya kurikulum baru mulai tahun akademik Selain itu bidang unggulan Gerontologi dan Geriatri juga akan diperkuat dengan pembukaan program studi S2 terkait bidang tersebut. Hingga laporan akhir tahun 2013 ini, tim penyusun dokumen pembukaan prodi S2 telah terbentuk dan masih bekerja. Dalam RENSTRA FKUAJ ditargetkan pada tahun 2014 telah diajukan dokumen pembukaan prodi S2 tersebut ke Kemendiknas. c. Peningkatan kapasitas dosen muda untuk melakukan penelitian sesuai dengan road map bidang unggulan. Aktivitas di bawah sub-program ini terutama adalah hibah penelitian untuk dosen muda. Hibah penelitian diberikan tiap tahun dengan kriteria kompetitif proposal penelitian 1:3. Kriteria tersebut dapat dicapai dari tahun ke tahun. Selain program hibah penelitian, dosen FKUAJ juga dapat menyajikan hasil penelitiannya dalam oral presentation dalam pertemuan ilmiah internasional. Biaya diseminasi ini didanai oleh PHK-PKPD. Kedua aktivitas ini dikhususkan untuk penelitian-penelitian dalam tiga bidang unggulan. Dalam bab 3 laporan ini termuat indikator kinerja yang berkaitan dengan sub-program ini. Indikator yang tidak tercapai adalah keikutsertaan dosen FKUAJ dalam hibah kompetitif nasional. Diharapkan di masa yang akan datang, jumlah dan kualitas proposal penelitian yang diikutsertakan dalam kompetisi hibah penelitian eksternal akan meningkat dan jumlah proposal yang memenangi hibah juga meningkat. d. Peningkatan kapasitas penelitian bidang unggulan FKUAJ di tingkat internasional. Aktivitas terkait dengan sub-program ini adalah hibah penelitian bagi dosen senior dan insentif publikasi internasional. Pada tahun ketiga program diadakan pula seminar internasional di FKUAJ dan penulisan monograf. Dosen senior FKUAJ menjadi narasumber dalam seminar internasional serta menjadi penulis artikel-artikel monograf sesuai ketiga bidang unggulan. Peningkatan kapasitas penelitian ini juga ditandai dengan bertambahnya publikasi internasional FKUAJ pada tahun ketiga program. II. PEMERATAAN KESEMPATAN BELAJAR BAGI MAHASISWA BERPOTENSI YANG SECARA EKONOMI TIDAK MAMPU Program kedua dalam PHK-PKPD FKUAJ ini ditujukan untuk (1) Memberikan kesempatan kepada mahasiswa yang tidak mampu namun mempunyai potensi untuk dapat mengikuti pendidikan dokter, dan (2) Membuka kerja sama dengan institusi daerah (pemerintah maupun swasta) untuk memberikan bea siswa bagi mahasiswa berpotensi yang secara ekonomi tidak mampu. Program ini adalah program tetap dari tahun pertama hingga tahun ketiga. Capaian program ini pada tahun pertama dan kedua sangat baik, meskipun demikian pada tahun ketiga target jumlah mahasiswa baru yang terjaring sebagai penerima beasiswa tidak sesuai harapan. Penjelasan lengkap mengenai hal ini 10

11 telah dilaporkan pada Laporan Tengah Tahun 2013 dan ringkasannya terdapat dalam Bab 3 Laporan ini. III. PENGEMBANGAN SISTEM ASSESSMENT UNTUK MENINGKATKAN KOMPETENSI LULUSAN Tujuan program ini adalah: (1) Meningkatkan kualitas pembelajaran dan kompetensi lulusan FKUAJ dan (2) Mempertahankan kelulusan first taker FKUAJ untuk UKDI tetap di atas 90%. Secara umum, program ini tercapai dengan sangat baik. Capaian yang diharapkan dari program ini di tahun pertama adalah terbentuknya pusat CBT dan diujicobakan serta mulai dibangunnya bank soal. Selain itu pada saat yang bersamaan, OSCE yang telah berlangsung selama ini akan dikembangkan menjadi OSCE klinik disertai pembentukan bank skenario. Tahun kedua dan selanjutnya jumlah item dalam bank soal akan terus dikembangkan dan siap dilaksanakan sebagai salah satu exit exam bagi lulusan FKUAJ pada akhir tahun kedua program dan juga untuk tahun Sejak tahun 2011, FKUAJ telah menjadi salah satu center ujian untuk CBT UKDI, bahkan bersama dengan FKUI menjadi koordinator untuk try-out OSCE di wilayah II AIPKI.Mulai tahun 2012 FKUAJ telah menjadi tuan rumah untuk try out OSCE UKDI dan pengalaman ini akan membantu kegiatan program 3. Selain itu, pada tahun 2012 telah dilaksanakan lokakarya penulisan soal CBT-UKDI serta lokakarya penulisan skenario OSCE yang telah menambah jumlah soal pada bank soal CBT-UKDI. FKUAJ saat ini telah memiliki 84 orang staf yang bersertifikasi untuk menjadi penguji OSCE Nasional sehingga hal ini membantu untuk pelaksanaan program 3. Di tahun 2013 berdasarkan ketersediaan efisiensi dana dari program lain, juga diadakan dua kali inhouse training yang menambah item soal CBT-UKDI serta skenario OSCE. Aktivitas dalam program ini dapat dipastikan akan berlanjut dengan koordinasi sub-unit assessment MEU FKUAJ serta panitia task-force tiap assessment. IV. PEMANTAPAN KBK INSTITUSI MITRA Program ini bertujuan agar institusi mitra mampu menyelenggarakan KBK pendidikan dokter dengan baik dan menghasilkan lulusan yang sesuai dengan standar kompetensi pendidikan dokter Indonesia, dengan demikian diharapkan institusi mitra akan menjadi terakreditasi minimal Akreditasi C. Target ini telah tercapai pada tengah tahun Kemitraan juga diharapkan terus berlanjut dengan skema kemitraan antar institusi. 11

12 Sesuai dengan Rencana Implementasi Program (RIP) yang disusun, kegiatan pada tahun 2013 yang telah direncanakan beserta implementasinya sampai dengan 31 Desember 2013 adalah sebagai berikut: 1. Pengembangan bidang unggulan FKUAJ a. Pengembangan kurikulum sesuai road map unggulan di bidang pendidikan untuk meningkatkan kompetensi lulusan bidang unggulan. Implementasi pengembangan kurikulum sesuai road map dimulai dengan mengirimkan staf FKUAJ untuk mengikuti program non degree training bidang pengembangan kurikulum, dan ONDT yaitu: - Pendidikan tidak bergelar luar negeri bidang kedokteran Adiksi dilaksanakan pada tanggal Juni 2013 di Drugs and alkohol Services South Australia (DASSA) dan Flynders University Autralia - Pada tanggal 27 Mei hingga 6 Juni 2013 dilakukan pendidikan tidak bergelar luar negeri bidang pendidikan geriatri di School of Health Professional Education (SHE), Maastricht University. Tujuan kegiatan tersebut adalah mematangkan modul geriatri supaya siap diintegrasikan dalam berbagai blok - Peserta ONDT Workshop Biosafety management yang diselenggarakan oleh ASIA Pacific Biosafety Association (A-PBA) di Singapura. Workshop diadakan tanggal November 2013 untuk kedokteran tropik. Aktivitas ini akan mendukung pengembangan dan manajemen laboratorium biomedik dan laboratorium penelitian. - Pelatihan pre conference dan post conference APMEC (Asia Pasific Medical Education Conference), di NUS Singapura tanggal Januari Aktivitas ini akan mendukung pengembangan penyusunan prodi S2 Gerontologi dan Geriatri. - Pengembangan melalui NDT yaitu: mengikuti berbagai pelatihan pengelolaan pendidikan kedokteran di Badan Pendidikan Kedokteran UGM termasuk di dalamnya: (1) Perlatihan pengembangan kemampuan supervisi untuk peningkatan kinerja institusi pendidikan kesehatan pada tanggal November 2013 (2) Pelatihan Pengembangan Kompetensi Tutor pada Student Center Learning November 2013 (3) Pelatihan pengembangan sistem remunerasi pada strategi pembelajaran PBL dan SCL pada tanggal 4-6 Desember Pelatihan Teknik Plastinasi pada bulan Januari 2014, ditujukan untuk mengembangkan museum anatomi sehingga menjadi laboratorium pendidikan pendukung kemampuan mahasiswa untuk ilmu biomedik dasar. Museum anatomi telah menjadi sarana pendukung pendidikan yang sangat membantu mahasiswa kedokteran di FKUAJ, pada saatnya nanti juga akan membantu mahasiswa prodi S2. Dukungan universitas dalam proses renovasi Museum Anatomi FKUAJ yang saat ini sedang berlangsung perlu juga didukung dengan pengembangan kapabilitas staf ahli museum tersebut. b. Peningkatan kapasitas dosen muda untuk melakukan penelitian sesuai dengan road map bidang unggulan. Implementasi kegiatan ini dimulai dengan sosialisasi aktivitas hibah penelitian kepada seluruh staf pendidik FKUAJ sejak akhir tahun 12

13 2011. Selanjutnya dilakukan pengumpulan proposal-proposal untuk diseleksi pada kompetisi hibah penelitian ini. Tim seleksi proposal terdiri dari staf pendidik FKUAJ, maupun beberapa akademisi dan pene liti di topik terkait di lingkungan UAJ, sesuai dengan bidang penelitian yang diajukan. Juri dari luar Fakultas Kedokteran antara lain staf pendidik dari Fakultas Teknobiologi yang memang memiliki kekhususan di bidang bioteknologi kedokteran dan Fakultas Psikologi, terutama yang terkait dengan psikologi klinis. Selanjutnya pemenang ditetapkan berdasarkan nilai tertinggi hasil penjumlahan nilai dari 3 (tiga) orang juri. Nama-nama pemenang diusulkan ke CPCU DIKTI untuk mendapatkan pengesahan. Jumlah penelitian bidang unggulan oleh dosen muda, tahun 2011, target 4, capaian 7. Tahun 2012 target 5 capaian 7, tahun 2013 target 6 capaian 6, sehingga semuanya mencapai apa yang ditargetkan. c. Peningkatan kapasitas penelitian bidang unggulan FKUAJ di tingkat internasional. Implementasi kegiatan ini dilakukan dengan sosialisasi aktivitas hibah penelitian untuk dosen senior dan diseminasi tingkat internasional serta publikasi artikel pada jurnal ilmiah internasional. Secara umum terdapat peningkatan diseminasi dan publikasi artikel ilmiah yang pada tahun pertama dipandang amat berat. Diharapkan pada tahun-tahun berikutnya, bilamana dana dari PHK-PKPD tidak ada lagi, kegiatan ini dapat terus berjalan. 2. Pemerataan kesempatan belajar bagi mahasiswa berpotensi yang secara ekonomi tidak mampu Pemilihan mahasiswa penerima beasiswa dilakukan secara obyektif oleh FKUAJ dan besarnya beasiswa disesuaikan dengan kebutuhan setempat. Beasiswa yang diberikan dengan dana PHK-PHPD adalah beasiswa penuh meliputi pembebasan biaya kuliah dan biaya hidup. Mengingat hibah ini hanya diterima selama tiga tahun periode hibah, maka untuk tahap selanjutnya biaya yang sama akan ditanggung oleh program beasiswa FKUAJ. Beasiswa ini akan diberikan untuk mahasiswa berprestasi akademik unggul yang secara ekonomi tidak mampu untuk tahun Penjelasan mengenai capaian program ini dari tahun ke tahun dapat dilihat pada Bab 3 laporan ini. Secara umum, implementasi program ini sangat baik dan dipandang sangat positif oleh civitas academica FKUAJ. Pada masa yang akan datang, skema pendanaan ini diharapkan dapat memperoleh dukungan perusahaan terkait kedokteran dan profesi kesehatan sehingga upaya ini terus berlanjut. 3. Pengembangan sistem assessment untuk meningkatkan kompetensi lulusan Implementasi sistem assessment ini dilakukan dengan dimulainya program pengumpulan soal -soal dari berbagai departemen untuk menjadi bank soal. Sebagian dari soal-soal yang terkumpul ini kemudian juga disampaikan melalui Asosiasi Institusi Pendidikan Kedokteran Indonesia (AIPKI) regional untuk menjadi bank soal Uji Kompetensi Dokter Indonesia (UKDI). Persiapan untuk menjadi pusat CBT juga telah dilakukan dengan baik sehingga pada tanggal 26 Juli 2011, setelah diverifikasi oleh tim monevin UKDI, FKUAJ telah ditetapkan untuk menjadi salah satu pusat CBT untuk pelaksanaan UKDI mulai UKDI bulan Agustus Pada tahun 2012, bersama dengan FKUI, FKUAJ dipercaya untuk mengelola try-out CBT dalam AIPKI wilayah II. Saat 13

14 ini FKUAJ telah melakukan persiapan untuk meningkatkan sistem assessment lainnya, terutama untuk OSCE agar FKUAJ siap menerapkan ujian OSCE nasional sebagai salah satu exit exam dan turut menjadi pusat ujian OSCE nasional. Sampai bulan Desember 2012, FKUAJ telah melakukan 2 kali uji coba OSCE nasional, yaitu di bulan Februari 2012 dan bulan April Pada tahun 2012, FKUAJ kembali menjadi salah satu pusat uji coba OSCE nasional. Implementasi program ini dalam bentuk lokakarya untuk staf dosen FKUAJ pada tahun kedua dan ketiga PHK-PKPD. Secara umum capaian subprogram ini terlihat melebihi target terutama untuk indikator hasil asesmen mahasiswa FKUAJ di tingkat nasional. 4. Pemantapan KBK institusi mitra Berbagai kegiatan dalam rangka pemantapan KBK institusi mitra telah dilaksanakan sejak tahun Dalam skema kemitraan ini implementasi program lebih pada fasilitasi dua mitra, FK Unpatti dan FKUHN agar dapat terakreditasi. Tahun pertama dan kedua, beberapa program kemitraan terwujud melalui fasilitasi pelatihan-pelatihan bagi staf dosen di kedua mitra yang dilakukan di tempat mitra maupun kepada staf pendukung akademik dilakukan di FKUAJ dan fasilitas lain di lingkungan UAJ. Pada umumnya, program kemitraan berhasil menciptakan kemitraan yang baik. Selain dalam skema subprogram ini, program kemitraan juga ditujukan agar hubungan dengan mitra terjalin setelah PHK-PKPD selesai. Dalam bagian akhir Bab 3 laporan ini, dapat terlihat bahwa FKUAJ sebagai institusi mitra juga melaksanakan berbagai kegiatan dengan mitra (FK Unpatti) melalui skema di luar PHK-PKPD yaitu (1) Program Mobilisasi Dosen/Pakar di bawah Dikti; (2) Lokakarya Persiapan Pelaksanaan Pendidikan Klinik di RS Pendidikan; (3) Benchmarking Program Pendidikan Profesi/Klinik; dan (4) Diskusi pelaksanaan kepaniteraan klinik Ilmu Kesehatan Masyarakat. Selain itu, FKUAJ juga mengundang pihak institusi mitra untuk seminar-seminar yang dilaksanakan oleh FKUAJ dan berbagai kegiatan pelatihan internal yang dilakukan oleh FKUAJ seperti pelatihan penguji OSCE nasional. Secara umum tidak ada hambatan berarti dalam implementasi sub-program kemitraan, hanya saja implementasi program yang telah direncanakan agak terhambat disebabkan TOR dari institusi mitra terlambat disetujui oleh CPCU DIKTI. Sejak dimulainya kerja sama dalam rangka PHK PKPD ini, ada 14 kegiatan yang direncanakan oleh PPD Unpatti (sekarang telah menjadi FK Unpatti), terdiri dari 8 kegiatan di tahun 2011 dan 6 kegiatan di tahun Pada akhir tahun 2011, pihak FKUAJ melakukan kunjungan monev ke kampus PPD Unpatti. Pada tahun 2012, karena keterbatasan waktu, tidak sempat dilakukan kunjungan monev. Akan tetapi komunikasi antara pihak PPD Unpatti dengan FKUAJ tetap berjalan, melalui telpon dan surel. Rangkaian kegiatan yang direncanakan oleh FK UHN sejak tahun 2011 terdiri dari 25 kegiatan, yaitu 12 kegiatan di tahun 2011 dan 13 kegiatan di tahun Pada pertengahan tahun 2012, pihak FKUAJ melakukan kunjungan monev ke FK UHN. Tetapi tidak sempat melakukan kunjungan monev pada akhir tahun Pertemuan ketiga institusi di FKUAJ hanya terlaksana di akhir tahun Pada akhir tahun 2012 ketiga institusi tidak dapat bertemu secara khusus untuk membahas monev, tetapi dapat memanfaatkan kesempatan bertemu pada saat acara PHK PKPD yang diselenggarakan oleh pihak Dikti untuk membicarakan halhal tersebut, selain melalui telepon dan surel. 14

15 Pada tahun 2013 kegiatan kemitraan dengan FK Unpatti adalah (1) Work-based Assessment for Clinical Examiner; (2) Quality Control in Clinical Teaching; (3) Policy Study dan Workshop: Pasien Simulasi untuk Pembelajaran dan Penilaian Hasil Belajar dalam Keterampilan Klinik; dan (4) Pelatihan Instruktur Skills Lab. Kegiatan kemitraan dengan FK UHN pada tahun 2013 adalah (1) Lokakarya Sosialisasi Standar Pelaksanaan Sistem Kepaniteraan klinik; (2) Pengembangan Staf Non-Gelar Laboran Farmakologi; (3) Pengembangan Staf Non-Gelar Laboran Biokimia; dan (4) Pengembangan Staf Non- Gelar Laboran Patologi Klinik. Kunjungan monev ke FK UHN dilaksanakan pada pertengahan Desember 2013, juga turut mengundang perwakilan FK Unpatti supaya dapat melakukan studi banding. Pada minggu ke-3 Desember 2013, ketiga institusi bertemu dan berdiskusi bersama di FKUAJ, membahas seluruh kegiatan yang telah dilaksanakan sejak awal PHK-PKPD berjalan dan rencana kerja sama antar ketiga institusi setelah PHK-PKPD berakhir. Pertemuan lanjutan oleh para pimpinan ketiga institusi akan dilaksanakan secepatnya untuk mematangkan rencana dan penandatanganan MoU antar institusi. FKUAJ juga melakukan pengiriman asesor BAN-PT yang dimiliki oleh UAJ ke institusi mitra untuk melakukan simulasi borang akreditasi. Hal ini dilakukan untuk membantu persiapan institusi mitra dalam penilaian akreditasi. PPD Unpatti sejak akhir tahun 2012 telah menjadi FK Unpatti, dan telah mendapat akreditasi C dari BAN-PT. FK UHN juga telah mendapat akreditasi C pada bulan Oktober Pengadaan Barang dan Jasa Pada awal tahun 2013 tim pengadaan barang dan jasa melanjutkan beberapa rencana procurement yang sempat tertunda dikarenakan kesibukan dalam melaksanakan tugas internal. Pembukaan dokumen dilakukan hingga pengumuman pemenang pada awal hingga pertengahan tahun 2013 yang terdiri dari: Manekin tahun anggaran 2011 (diluncurkan ke tahun 2013), pengadaan penunjang pembelajaran (cliker) tahun anggaran 2013, pengadaan Furniture For CBT tahun anggaran 2011 (yang diluncurkan tahun 2013), pengadaan Laboratory Equipment tahun anggaran 2013, pengadaan Renovasi Laboratorium Bersama tahun anggaran 2012 (yang diluncurkan tahun 2013). Adapun untuk pengadaan manekin tahun anggaran 2013 mengalami perubahan quantity yang mana semula tiga unit berubah menjadi 1 unit.semua pengadaan ini pun telah kami selesaikan pada akhir tahun 2013,sehinnga kami melakukan nego costing pada tanggal 18 November 2013 yaitu sebagai berikut: Nama Paket Estimasi Cost Barang Yang Dibeli Penambahan Procurement of Laboratory Equipment for OSCE Procurement of Penunjang Pembelajaran 2 Rp (semula proc plan ) Rp ,- Defilbilator Monitor ( 1 Unit)&ICU Bed(1 unit) Clicker (78 unit)+recevier (1 unit) Procurement of IT Rp ,- Built Up PC Desktop+Monitor(15 15

16 Equipment For CBT 2 Procurement of Furniture For CBT 2 Rp ,- Unit)& UPS (1 Unit) Meja&Kursi Komputer Adapun untuk pengadaan manekin tahun anggaran 2013 mengalami perubahan quantity yang mana semula tiga unit berubah menjadi 1 unit.oleh karena itu kami selaku tim pengadaan barang dan jasa melaksanakan proses tersebut bersamaan dengan lima paket pengadaan yang baru yaitu sebesar Rp (untuk 1 unit manekin).untuk paket pekerjaan pengadaan laboratory equipment for OSCE tahun anggaran 2011 baru bisa terlaksana pada akhir tahun 2013 juga dikarenakan dana yang semula sebesar : Rp ,- untuk dua item barang(deflibilator monitor&icu bed) kurang, oleh karena itu kami meminta penambahan yaitu Rp ,- jadi total pengadaannya ini yaitu: Rp ,-. Untuk clicker(penunjang pembelajaran 2) mengalami perubahan unit dikarenakan nilai dolar yang cukup tinggi untuk saat ini yang semula terdiri dari : 100 unit+1 receiver berubah menjadi 78 unit+1 receiver. Untuk pengadaan IT equipment for cbt 2 dan juga furniture for cbt 2 tidak mengalami perubahan sama sekali. Semua paket pengadaan(manekin tahun anggaran 2013,Furniture For CBT 2 tahun anggaran 2013, IT Equipment For CBT 2 tahun anggaran 2013, Penunjang Pembelajaran 2 tahun anggaran 2013,Laboratory Equipment For OSCE tahun anggaran 2011) tersebut kami selesaikan sampai dengan spk pada akhir desember

17 BAB 2 IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM A. Organisasi Pelaksana Kegiatan Struktur organisasi pelaksanaan kegiatan PHK PKPD di FKUAJ sedapat mungkin mengoptimalkan fungsi-fungsi yang telah ada. Tujuannya adalah agar aktivitas PHK-PKPD dapat terkonsolidasi serta sebagai bagian dari capacity building organisasi agar proses kerja yang terbentuk akan dibawa dalam budaya organisasi. Penanggung jawab utama kegiatan PHK PKPD di tingkat Universitas adalah Rektor selaku pimpinan institusi tertinggi. Dalam implementasinya, program-program akademik dikoordinasikan oleh Wakil Rektor Bidang Akademik, serta Wakil Rektor Bidang Administrasi dan Keuangan sebagai penanggung jawab keuangan. Pada bulan November 2012 terjadi perubahan struktur organisasi pelaksanaan kegiatan PHK PKPD di FKUAJ yang disebabkan oleh terjadinya perubahan struktur kepemimpinan di FKUAJ dimana Dr.dr.Soegianto Ali, M.Med, Sc yang selama ini menjabat sebagai direktur eksekutif terpilih sebagai Dekan FK Unika Atma Jaya. Selain itu, terdapat sedikit perubahan pada penanggung jawab aktivitas kegiatan sehingga diputuskan untuk mengubah struktur organisasi pelaksanaan kegiatan PHK PKPD. Struktur Organisasi Pelaksana PHK-PKPD FKUAJ Ketua Pelaksana Program adalah Dekan FKUAJ dan Wakil Direktur Eksekutif yang sebelumnya sekarang menjabat sebagai Direktur Eksekutif. Bendahara dijabat oleh Wakil 17

18 Dekan 2. Pelaksanaan kegiatan PHK PKPD sehari-hari dikoordinasi oleh Direktur Eksekutif yang bertanggung jawab langsung kepada Dekan. Direktur Eksekutif dibantu oleh beberapa koordinator yang bertanggung jawab dalam bagian pengelolaan program, bagian monitoring dan evaluasi, bagian pengadaaan barang dan jasa, bagian keuangan, serta beberapa staf pendukung. Untuk mengoptimalkan struktur yang telah ada, bagian monitoring dan evaluasi dilakukan oleh Ketua Gugus Jaminan Mutu (GJM) tingkat Fakultas yang dalam pelaksanaannya berkoordinasi dengan Lembaga Penjaminan Mutu (LPJM) tingkat Universitas. Demikian pula bagian Keuangan dilakukan oleh Wakil Dekan II. Dalam melakukan tugasnya Wakil Dekan II berkoordinasi dengan Wakil Rektor II di tingkat Universitas. Pelaksanaan masing-masing program berada di bawah tanggung jawab seorang Person in Charge (PIC) dan dibantu oleh Penanggung jawab Aktivitas. Pengelola di tingkat FK berkoordinasi dengan pengelola di tingkat Universitas secara rutin. Aspek-aspek penyelengaraan proyek, seperti pengadaan barang dan jasa, keuangan, penjaminan mutu melalui monitoring dan evaluasi internal terintegrasi dengan unit-unit dan struktur yang telah ada di UAJ, yaitu Biro Pengelola Prasarana dan Sarana, Biro Akuntansi, dan LPjM. Integrasi dari struktur-struktur yang ada antara lain terlihat pada beberapa SK pengadaan yang melibatkan unsur-unsur Universitas yang memang telah berpengalaman di bidangnya. B. Mekanisme kerja antar pelaksana kegiatan dalam struktur organisasi Dalam melaksanakan kegiatan, masing-masing Penanggung Jawab Aktivitas berpedoman pada TOR yang telah disetujui oleh CPCU. Panitia pelaksana kegiatan diusulkan namanamanya oleh Dekan FKUAJ untuk dibuatkan SK kepanitiaan oleh Rektor UAJ. Sebelum melaksanakan kegiatan tersebut, Penanggung Jawab Aktivitas mengajukan permohonan dana dengan sepengetahuan Penanggung Jawab Program dan Direktur Eksekutif atau Pengelola Program kepada Penanggung Jawab Keuangan. Selanjutnya Penanggung Jawab Keuangan akan menentukan sumber dana untuk kegiatan tersebut sesuai dengan Proposal RIP dan TOR kegiatan yang telah disetujui. Permohonan pencairan dana kemudian ditujukan kepada Wakil Rektor II yang menangani bidang keuangan di Universitas. Selanjutnya Wakil Rektor II memerintahkan Karo Akuntansi Universitas untuk mencairkan dana sesuai dengan permintaan. Setelah pelaksanaan kegiatan, Penanggung Jawab Aktivitas akan membuat laporan kegiatan termasuk pertanggungjawaban keuangan kepada Penanggung Jawab Keuangan. Koordinasi dengan Universitas juga dilakukan untuk pengadaan barang. Setelah Procurement Plan dan dokumen pengadaan disetujui oleh CPCU, maka pembentukan panitia pengadaan diusulkan oleh Dekan kepada Rektor. Rektor membuatkan SK tim pengadaan yang juga melibatkan staf dan struktur yang ada di Universitas terkait dengan proses pengadaan ini. Pengadaan peralatan terkait IT misalnya juga melibatkan staf dari bagian Pengadaan Universitas dan Pusat Komputer Universitas sebagai anggota tim. Pengadaan buku akan melibatkan staf dari bagian Pengadaan Universitas dan Perpustakaan Universitas sebagai anggota. 18

19 Adanya perbedaan ketentuan dalam pembuatan rekening penampung antara PHKI dan PHK PKPD pada tahap awal pelaksanaan sempat membingungkan pihak Universitas. Pada PHK- PKPD dibutuhkan 2 (dua) rekening, yaitu rekening penampung dana hibah (World Bank) dan rekening penampung dana pendamping (DRK). Di tahun pertama, adanya 2 rekening sumber dana kegiatan PHK-PKPD, terjadi kebingungan mengenai asal rekening untuk mendanai suatu kegiatan tertentu. Walau demikian setelah diadakannya beberapa kali pertemuan antara tim PHK-PKPD FKUAJ dengan Warek II dan Biro Akuntansi dan Keuangan Universitas, terjadi perbaikan dalam hal pencairan dana ini. Koordinasi antara tim PHK-PKPD, Warek II dan Biro Akuntansi dan Keuangan Universitas juga berperan dalam menyetujui pencairan dana non commitment untuk pembiayaan tenaga ahli yang membantu penyusunan road map pengembangan unggulan mengingat adanya kesulitan untuk mencari tenaga ahli bidang kurikulum yang bukan Pegawai Negeri Sipil sebagaimana disyaratkan dalam panduan PHK PKPD. Walaupun pada bulan Oktober 2012 terjadi pergantian pejabat di tingkat operasional PHK PKPD, namun dengan koordinasi yang baik dan komitmen dari setiap orang yang terlibat dalam kegaitan PHK PKPD, tim PIU di tingkat fakultas tidak mengalami kendala yang berarti dalam melaksanakan kegiatan PHK-PKPD. Pada kegiatan program 1 yang berhubungan dengan hibah penelitian, tim PHK-PKPD FKUAJ juga melibatkan Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) dalam kegiatannya, terutama pada proses seleksi proposal yang masuk. Beberapa anggota komisi ilmiah yang selama ini terlibat dalam penjurian proposal untuk hibah kompetisi penelitian di tingkat Universitas juga dilibatkan sebagai anggota tim seleksi hibah penelitian dari program Pengembangan Bidang Unggulan (program 1). Dalam kegiatan program 2, yaitu Pemerataan Kesempatan Belajar bagi Mahasiswa yang Mempunyai Potensi Akademik Tinggi namun Secara Ekonomi Kurang Mampu, kegiatannya juga dilaksanakan bersama dengan proses penerimaan mahasiswa baru tahun akademik 2013/2014, terutama di gelombang kelima. Dari seluruh pelamar, hanya 4 orang yang memenuhi syarat yang ditetapkan dalam TOR yang telah disetujui dan ikut dalam seleksi ujian masuk perguruan tinggi. Dua di antaranya lolos dan mendapat beasiswa PHK-PKPD. Kegiatan Monitoring dan Evaluasi terkait dengan kegiatan Penjaminan Mutu di Fakultas Kedokteran maupun Universitas. Kegiatan Monevin tersebut dengan demikian menjadi satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari kegiatan rutin di Universitas dan Fakultas. Audit Monevin dari kegiatan PHK-PKPD untuk tahun 2013 baru dilaksanakan 1 (satu) kali. 19

20 C. Pengembangan kapasitas pengelola program Dalam penyusunan RIP tahun 2013 serta penyusunan TOR untuk mendapatkan persetujuan CPCU serta pelaksanaan aktivitas, tim PHK-PKPD telah mempelajari banyak hal terkait dengan pengelolaan program. Proses pelaksanaan suatu aktivitas PHK-PKPD mensyaratkan persetujuan RIP. Selanjutnya tiap TOR untuk pelaksanaan kegiatan juga membutuhkan telaah dan persetujuan terlebih dahulu agar sesuai dengan peraturan dan panduan yang ada. Selanjutnya setiap kegiatan yang dilaksanakan perlu dilaporkan kegiatannya serta dianalisis keberhasilan dan capaiannya. Setiap aktivitas juga harus dirancang untuk mencapai tujuan tertentu yang terkait dengan indikator yang terukur. Hal ini menyebabkan pengelola program harus terbiasa dengan pola berpikir sistematis dan pada akhirnya menjadi suatu kebiasaan dalam menyusun program. Selain hal-hal yang terkait dengan sistematika pelaksanaan kegiatan di atas, pengelolaan program PHK-PKPD dengan tenggat waktu yang kaku dan terbatas membuat pengelola program harus terbiasa bekerja keras dan disiplin dalam melaksanakan kegiatan secara berkesinambungan serta melaporkan hasilnya segera. Pengalaman proses nego RIP membuat tim pengelola mampu membedakan dana efisiensi dengan dana sisa yang disebabkan oleh ketidaktelitian proses perencanaan anggaran. D. Sistem dan prosedur pengelolaan program menyangkut keuangan dan pengadaan Secara umum pengelolaan keuangan di UAJ bersifat sentralisasi di tingkat Universitas. Yayasan memperbolehkan Rektor membuka rekening-rekening khusus untuk tujuan-tujuan yang jelas. Terdapat 2 (dua) rekening khusus untuk menampung dana PHK-PKPD ini. Untuk menampung dana dari World Bank dipakai rekening khusus atas nama Rektor UAJ yang pencairannya membutuhkan tandatangan Rektor bersama dengan Wakil Rektor II. Untuk menampung dana pendamping, dipakai rekening khusus atas nama Yayasan UAJ. Dalam hal persetujuan penggunaan dana pendamping, diperlukan persetujuan dari Universitas mengenai besaran-besaran dananya. Penggunaan dua rekening untuk menampung dana PHK-PKPD ini pada awalnya menyebabkan kebingungan mengenai asal rekening dana yang harus dicairkan, walau demikian dengan pertemuan beberapa kali antara Koordinator Keuangan PHK-PKPD dengan Wakil Rektor II dan Biro Akuntansi dan Keuangan Universitas, proses pencairan keuangan saat ini berjalan lebih baik. Proses pertanggungjawaban penggunaan dana juga sempat mengalami masalah karena adanya ketentuan internal UAJ yang mengharuskan bukti-bukti pengeluaran uang yang asli disertakan sebelum pertanggungjawaban keuangan dinyatakan selesai. Sementara itu Penanggung Jawab Keuangan PHK-PKPD juga membutuhkan bukti-bukti asli pengeluaran uang untuk dipertanggungjawabkan kepada tim audit PHK-PKPD pada saat pemeriksaan kelak. Permasalahan ini kemudian diatasi dengan cara seluruh bukti keuangan yang 20

21 diserahkan kepada Universitas adalah fotokopinya, namun fotokopi tersebut diverifikasi oleh Bagian Akuntansi dan Keuangan Universitas berdasarkan bukti keuangan asli yang dilampirkan. Selanjutnya bukti keuangan asli dikembalikan kepada Koordinator Keuangan PHK-PKPD FKUAJ untuk disimpan. Proses pengadaan oleh tim PHK-PKPD juga melibatkan Bagian Pengadaan Universitas. Hal ini sesuai dengan Panduan Pelaksanaan PHK-PKPD, anggota tim pengadaan wajib melibatkan staf yang telah berpengalaman dalam proses pengadaaan. Untuk itu dalam setiap SK tim pengadaan yang ditetapkan oleh Rektor, terdapat staf Bagian Pengadaan Universitas karena mereka lebih berpengalaman dalam proses pengadaan barang tersebut. Selanjutnya anggota tim juga melibatkan staf dari bidang yang terkait, misalnya untuk pengadaan peralatan komputer, tim melibatkan staf Pusat Komputer Universitas dan untuk pengadaan buku, tim akan melibatkan staf Perpustakaan Universitas. Saat ini hampir seluruh proses pengadaan yang direncanakan sudah selesai atau masih dalam proses. Pengecualian terjadi pada paket renovasi dan pengadaan ranjang ICU dan Defibrilator sebagai pendukung manekin yang dimiliki oleh FKUAJ. Untuk paket renovasi, kami mengalami kendala terkait dengan HPS yang dihitung pada tahun Walau demikian saat ini sudah ada penawaran yang masuk dan memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Terkait dengna pengadaan ranjang ICU dan defibrilator, kendalanya juga terletak pada HPS yang direncanakan terlalu rendah. HPS tersebut bahkan lebih rendah dari harga defibrilator pada beberapa penawaran yang sudah masuk. Untuk itu kami tengah melakukan koordinasi dengan CPCU terkait revisi paket, yaitu dengan menaikkan perkiraan harga paket atau dengan menurunkan spesifikasi dari alat yang diminta. E. Hambatan dan kendala serta kiat-kiat dalam mengatasi permasalahan Secara umum hambatan dalam pelaksanaan program dapat dibagi menjadi hambatan internal dan hambatan eksternal. Hambatan internal disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut: 1. Berbeda dengan PHK-I yang pernah diterima oleh UAJ, PHK-PKPD programprogramnya khusus untuk Fakultas Kedokteran sehingga tidak banyak melibatkan Fakultas lain, terlebih kampus FKUAJ terpisah dari kampus pusat dimana Rektorat berlokasi. Hal ini menyebabkan gaung PHK-PKPD di tingkat Universitas kurang terasa, terutama pada tingkatan di bawah Rektor dan jajaran Wakilnya. Walau demikian dengan komunikasi yang intensif dan penyusunan prosedur-prosedur bersama dalam melaksanakan berbagai kegiatan yang terkait dengan PHK-PKPD, permasalahan ini mulai teratasi. Di masa yang akan datang, komunikasi-komunikasi dengan berbagai pihak, termasuk jajaran di bawah Rektorat akan lebih diintensifkan agar hambatan dalam pelaksanaan PHK-PKPD dapat diminimalkan. 2. Proses penyusunan proposal PHK-PKPD sejak awal telah melibatkan berbagai stakeholders FKUAJ, termasuk staf pendidik, alumni dan mahasiswa. Demikian pula sosialisasi mengenai berbagai kegiatan PHK telah dilaksanakan dalam berbagai kesempatan, tetapi ternyata masih ada beberapa orang yang tidak mengenali pelaksanaan program PHK-PKPD ini. Untuk meningkatkan awareness mengenai PHK-PKPD yang saat ini tengah dilaksanakan di FKUAJ, sosialisasi berbagai kegiatan tetap dilaksanakan pada berbagai kesempatan berkumpulnya staf pendidik ataupun staf penunjang 21

22 pendidikan FKUAJ. Beberapa kegiatan PHK-PKPD diinformasikan kepada seluruh staf pendidik melalui milis all staff FKUAJ. Selain itu untuk sosialisasi yang lebih luas, termasuk untuk mahasiswa, pengumuman juga dipasang di papan pengumuman. 3. Proses pengadaan di UAJ mewajibkan keikutsertaan bagian pengadaan universitas dalam tim. Bagian pengadaan tersebut sering kali berpatokan pada kriteria pengadaan untuk PHK-I yang sebenarnya berbeda dari kriteria PHK-PKPD. Kondisi ini menyebabkan prosedur pengadaan barang PHK-PKPD yang didapat FKUAJ menjadi sangat panjang dan rumit. Hal ini telah dicoba untuk diatasi dengan cara koordinasi dan penyampaian buku panduan pelaksanaan PHK-PKPD pada bagian universitas. Selain itu terkait dengan penentuan HPS terutama terkait dengan ranjang ICU dan defibrilator serta melemahnya rupiah sehingga harga barang-barang meningkat merupakan pelajaran yang penting bagi tim agar perencanaan pengadaan dan eksekusinya dapat dilakukan secara lebih berhatihati dan segera. 4. Sulitnya mencari kandidat staf pendidik yang mau diberangkatkan untuk mengikuti kegiatan ONDT. Hal ini dikarenakan peserta ONDT wajib membuat proposal aktivitas sebagai salah satu syarat melamar kegiatan ONDT serta diwajibkan untuk membuat proposal penelitian serta mengembangkan bidang kedokteran yang terkait dengan ONDT masing-masing, pengembangan yang dimaksud bisa dalam bentuk penyegaran modul maupun proposal kerja sama dengan institusi tempat diadakannya ONDT. Hambatan ini telah coba diatasi dengan mendekati beberapa calon potensial dan mengajak para calon untuk memasukan berkas lamaran mengikuti ONDT. Kiat ini berhasil menyaring calon peserta yang benar-benar berminat dalam mengembangkan bidang unggulan yang dituju, namun kekurangannya adalah tidak didapatkan jumlah pelamar yang cukup banyak sehingga mekanisme seleksi tidak dapat dilakukan. 5. Penerima beasiswa PHK-PKPD tahun 2013 hanya terjaring 2 orang dari 3 tempat yang ada yang disebabkan oleh kurangnya siswa sekolah yang memasukkan berkas lamaran beasiswa hingga tenggat yang telah ditentukan. Adanya pergantian penanggung jawab program beasiswa pada bulan Januari 2013 dari dr. Astri Parawita Ayu, Sp.KJ ke dr. Irene Rusli, Sp.A menyebabkan mundurnya seluruh kegiatan beasiswa. Kemunduran jadwal ini terjadi penanggung jawab yang baru kurang memahami mekanisme program beasiswa sedangkan komunikasi dengan penanggung jawab beasiswa sebelumnya tidak dapat dilakukan secara intensif karena beliau sedang melanjutkan studi diluar negeri (Neijmeghen University-Belanda). Beberapa hambatan dan permasalahan yang disebabkan oleh faktor eksternal adalah: 1. Selain hambatan internal, program beasiswa juga mengalami hambatan eksternal, yaitu keterlambatan Ujian Nasional yang diadakan oleh pemerintah menyebabkan promosi yang dilakukan ke sekolah-sekolah menjadi kurang mengenai sasaran. Hal ini dikarenakan pihak sekolah sedang sibuk menyiapkan murid-murid mereka untuk menghadapi ujian dan kurang memberikan tanggapan terhadap promosi yang dilakukan. Selain itu, ujian masuk Fakultas Kedokteran UAJ telah memasuki gelombang terakhir sehingga proses seleksi tidak dapat diperpanjang lagi. 2. Prosedur pemberangkatan peserta ONDT mewajibkan agar institusi tempat diadakannya ONDT memberikan letter of acceptance / invitation letter. Selain itu, kegiatan ONDT ini 22

23 juga sangat dipengaruhi oleh ketersediaan tempat dan SDM institusi yang dituju. Sampai saat ini, penanggung jawab kegiatan ONDT bidang kedokteran geriatri di Belanda masih belum berhasil mengontak institusi yang dituju untuk meminta LoA/invitation letter maupun jadwal kegiatan sehingga kegiatan ini belum dapat terlaksana. Penanggung jawab program masih berusaha untuk mengontak institusi tersebut supaya kegiatan ONDT tetap dapat dilaksanakan pada tahun 2013 ini. 3. Rendahnya iklim melakukan penelitian dan menulis hasil penelitian menjadi sebuah artikel ilmiah untuk dimasukkan ke dalam jurnal nasional terakreditasi maupun jurnal internasional. Hal ini disebabkan masih rendahnya jumlah staf yang telah tersertifikasi dosen (serdos), sedangkan sertifikasi ini dianggap dapat meningkatkan iklim meneliti dan menulis tersebut karena setiap staf yang terakreditasi akan dituntut untuk melakukan penelitian setiap tahunnya. Diharapkan apabila seluruh staf FKUAJ telah tersertifikasi maka kegiatan penelitian (baik penyusunan proposal untuk diikutsertakan dalam hibah penelitian intern maupun nasional dan penyusunan proposal kerja sama dengan institusi mitra luar dan dalam negeri) dapat meningkat dan dengan demikian jumlah artikel yang dapat dimasukkan ke dalam jurnal ilmiah juga akan meningkat. 4. Sulitnya mencari vendor yang bersedia memasukkan penawaran untuk kegiatan procurement barang dan jasa. Dibutuhkan 3 penawaran dari vendor yang berbeda agar proses shopping barang dan jasa yang direncanakan dapat berjalan. Terkait dengan hal ini, penetapan harga HPS yang lebih relevan dan penyatuan paket-paket pengadaan akan menyebabkan proses pengadaan menjadi lebih atraktif dan meningkatkan partisipasi dari vendor untuk memasukan penawarannya. 23

24 BAB 3 HASIL YANG DICAPAI A. Status Indikator Kinerja Tabel 1 merangkumkan status indikator kinerja hingga bulan Desember Gambar 1 menunjukkan secara visual grafik pencapaian IKU sejak awal program hingga Pita berwarna hijau menunjukkan performa pada tahun 2013 dengan mayoritas Indikator Kinerja Utama (IKU) tercapai. Tiga IKU tercapai melebihi target, dua IKU tercapai sesuai target dan hanya ada satu IKU yang tidak tercapai. IKU ada enam buah dan yang tercapai melebihi target pada tahun 2013: (1) Jumlah publikasi di jurnal internasional untuk semua bidang sejumlah 9 publikasi; (2) Nilai rata-rata peserta UKDI FKUAJ, saat akhir Desember 2013 sebesar 71,6 melebihi target yang hanya 65. (3) Presentase kelulusan first taker FKUAJ untuk UKDI sebesar 98,50%. Hal ini sesuai harapan pada saat tengah tahun 2013 (Laporan Tengah Tahun 2013, hal.22-25). Seperti telah dilaporkan pada Laporan Tengah Tahun 2013 (hal. 23), dari enam IKU yang jelas tidak tercapai adalah IKU kedua Peningkatan mahasiswa baru yang mendapatkan beasiswa PKPD. Hanya ada 4 calon yang memenuhi kriteria untuk mengikuti ujian masuk FKUAJ dan dari keempatnya hanya dua orang yang diterima pada tahun Analisis ketidaktercapaian target ini telah diungkapkan pada Laporan Tengah Tahun 2013 (hal ). Indikator Kinerja Antara (IKA) dari Pengembangan Bidang Unggulan FKUAJ ada 16 item. Gambar 2 menunjukkan grafik pencapaian IKA dari tahun Pita berwarna hijau menunjukkan performa tahun Terlihat pada Gambar 2, ada 2 IKA yang tercapai melebihi target, 9 IKA tercapai sesuai target dan 5 IKA tidak tercapai. IKA Pengembangan Bidang Unggulan yang tercapai melebihi target adalah: (1) Persentase nilai mahasiswa >=B untuk blok bidang unggulan dengan capaian 91,3% dan (2) Jumlah presentasi penelitian di seminar internasional dan termuat dalam proceeding. Hal ini sesuai prediksi pada tahun ini sebab FKUAJ mengadakan seminar internasional dalam tiga bidang unggulan yang diusung. IKA dari pengembangan bidang unggulan yang tercapai sesuai target tahun ini ada 9 IKA, sbb.: (1) Tersusunnya Road map, (2) Tersedianya modul khusus bidang unggulan, (3) Jumlah modul yang memuat bidang unggulan, (4) Jumlah skenario terkait bidang unggulan, (5) Jumlah publikasi bidang unggulan di jurnal internasional, (6) Jumlah penelitian bidang unggulan per tahun oleh dosen muda, (7) Jumlah presentasi penelitian bidang unggulan di seminar nasional dan termuat dalam proceeding, (8) Monograf di bidang unggulan dan (9) Jumlah mitra kerja sama penelitian dalam negeri. IKA dari pengembangan Bidang Unggulan yang tidak tercapai adalah: (1) Jumlah publikasi bidang unggulan di jurnal nasional terakreditasi oleh dosen muda, (2) Jumlah proposal yang diikutsertakan dalam hibah kompetisi penelitian di tingkat nasional, (3) Jumlah proposal yang menang dalam hibah kompetisi penelitian tingkat nasional, (4) Jumlah mitra kerja sama penelitian internasional dan (5) Jumlah penelitian yang didanai lembaga internasional 24

25 Gambar 1. Grafik Capaian Indikator Kinerja Utama

26 Gambar 2. Grafik Capaian Indikator Kinerja Antara Program Unggulan IKA Program Pemerataan Kesempatan Belajar yang tercapai hanyalah target jumlah penerima beasiswa dari sumber apapun sebesar 90 mahasiswa. Sementara IKA yang tidak tercapai: (1) Rasio keketatan seleksi calon, dan (2) Peningkatan nilai tes sebelum dan sesudah matrikulasi. Kendala di lapangan dapat dilihat dari rincian bagian 3B. Analisis mengenai hal ini sudah disebutkan dalam Laporan Tengah Tahun 2013 (hal ). 26

27 Gambar 3. Grafik Capaian Indikator Kinerja Antara Program Pemerataan Kesempatan Belajar IKA Pengembangan Sistem Assessment untuk Meningkatkan Kompetensi Lulusan meliputi 8 indikator. Gambar 4 menunjukkan grafik pencapaian IKA bidang ini. Pita hijau mewakili performa pada tahun 2013 untuk bidang ketiga ini. Terdapat 3 IKA yang tercapai melebihi target, 3 IKA yang tercapai sesuai target dan 2 IKA yang tidak tercapai. Tiga buah IKA Pengembangan Sistem Assessment yang tercapai melebihi target adalah: (1) Jumlah item pada bank soal untuk ujian progress test, (2) Rata-rata kelulusan langsung OSCE pada akhir Prodi Profesi Dokter dan (3) Jumlah skenario OSCE. Tiga buah IKA Pengembangan Sistem Assessment yang tercapai sesuai target adalah: (1) Jumlah item pada bank soal CBT untuk exit exam, (2) Jumlah item pada bank soal untuk ujian akhir blok dan (3) Rata-rata kelulusan langsung OSCE pada tiap semester. Sementara IKA yang tidak tercapai adalah: (1) Pemanfaatan CBT untuk ujian akhir blok dan (2) Rata-rata kelulusan langsung CBT di institusi pada exit exam. 27

28 Gambar 4. Grafik Capaian Indikator Kinerja Antara Pengembangan Sistem Assessment untuk Meningkatkan Kompetensi Lulusan

29 Tabel 1. Indikator Kinerja Utama (IKU) dan Indikator Kinerja Antara (IKA) No. Keterangan Indikator Kinerja Utama (IKU) 1. Jumlah publikasi di jurnal internasional 2. Peningkatan mahasiswa baru yang mendapatkan beasiswa PKPD 3. Nilai rata-rata peserta UKDI FKUAJ 4. Presentase kelulusan first taker FKUAJ untuk UKDI 5. Dilaksanakannya KBK di institusi mitra 6. Peningkatan Akreditasi institusi mitra Baseli ne DES 2013 Capaia Target Capaian Target Target Capaian n NA , ,6 90,6% >90% 95% >90 % 94,6% >90% 98,50% 31,6% 78,9% 63,2% 75% 89.4% 100% 100% belum terakr editasi Indikator Kinerja Antara 1 Pengembangan Bidang Unggulan FKUAJ No. Keterangan 1. Tersusunnya Road map Tersedianya modul khusus bidang unggulan Jumlah modul yang memuat bidang unggulan Jumlah skenario terkait bidang unggulan Persentase nilai mahasiswa >=B untuk blok bidang unggulan Jumlah publikasi bidang unggulan di jurnal internasional Jumlah publikasi bidang unggulan di jurnal nasional terakreditasi oleh dosen muda Jumlah penelitian bidang unggulan per tahun oleh dosen muda Jumlah presentasi penelitian bidang unggulan di seminar nasional dan termuat dalam proceeding Jumlah presentasi penelitian di seminar internasional dan termuat dalam proceeding Baseli ne Belum sempur na NA NA NA FK Unpatt i terakr edi tasi C Terakr editasi Terakre ditasi DES 2013 Capaia Target Capaian Target Target Capaian n Menung Menung Acuan gu gu Acuan penge Acuan pengesa pengesa pengem Perbai m- pengembangan han han -bangan kan bangan rapat rapat tridarm tridarm tridarma Senat Senat a a Fakultas Fakultas % 64% 97% 70% 96% 75% 91,3%

30 Tabel 1. Indikator Kinerja Utama (IKU) dan Indikator Kinerja Antara (IKA) (lanjutan) No. Keterangan DES 2013 Baseli Capaia ne Target Capaian Target Target Capaian n Indikator Kinerja Antara (IKA) 1 Pengembangan Bidang Unggulan FKUAJ 11. Jumlah proposal yang diikutsertakan dalam hibah kompetisi penelitian di tingkat nasional 12. Jumlah proposal yang menang dalam hibah kompetisi penelitian tingkat nasional 13. Monograf di bidang unggulan Jumlah mitra kerja sama penelitian dalam negeri Jumlah mitra kerja sama penelitian internasional Jumlah penelitian yang didanai lembaga internasional Indikator Kinerja Antara 2 Program Pemerataan Kesempatan Belajar No. Keterangan DES 2013 Baseli Capaia ne Target Capaian Target Target Capaian n 17. Rasio keketatan seleksi calon NA 1:3 1:4 1:5 1:5 1:7 1:4 18. Jumlah seluruh penerima beasiswa di FKUAJ (dari sumber dana manapun) 19. Peningkatan nilai tes sebelum dan sesudah matrikulasi NA 25% 36% 25% 25,9% 25% 24% Indikator Kinerja Antara 3 Pengembangan Sistem Assessment untuk Meningkatkan Kompetensi Lulusan No. Keterangan DES 2013 Baseli Capaia ne Target Capaian Target Target Capaian n 20. Jumlah item pada bank soal CBT untuk exit exam NA Jumlah item pada bank soal untuk ujian akhir blok NA Jumlah item pada bank soal untuk ujian progress test Pemanfaatan CBT untuk ujian akhir 3 NA 0 0 blok blok 0 6 blok Rata-rata kelulusan langsung CBT di institusi pada exit exam NA NA NA 75% NA 90% NA 25. Rata-rata kelulusan langsung OSCE pada akhir Prodi Profesi Dokter NA NA NA 75% NA 90% 91, Rata-rata kelulusan langsung OSCE pada tiap semester 65% 67,5% 80% 75% 83% 80% 80% 27. Jumlah skenario OSCE

31 B. Status Kemajuan Fisik untuk Setiap Komponen Biaya B. 1. TOR 1. Peningkatan Kapasitas Bidang Unggulan FKUAJ di Tingkat Internasional Melalui Overseas Non Degree Training Bidang Kedokteran Adiksi Pendidikan tidak bergelar luar negeri bidang kedokteran adiksi telah dilaksanakan pada tanggal Juni 2013 di Drugs and Alcohol Services South Australia (DASSA) dan Flynders University, Australia. Kegiatan ini dilaksanakan dengan tujuan: (1) Menghasilkan penyegaran modul adiksi yang sifatnya dapat disebarluaskan dan diikuti oleh semakin banyak kalangan mahasiswa secara nasional dan internasional, dan (2) Menghasilkan kerjasama penelitian antara FKUAJ dan institusi yang dituju dalam bentuk proposal penelitian bersama. Peserta kegiatan adalah 2 orang staf tetap di FK Unika Atma Jaya yang bersedia mengumpulkan berkas-berkas pendaftaran (meliputi proposal, CV, fotokopi TOEFL 2 tahun terakhir) yang diperlukan serta bersedia untuk mengembangkan bidang kedokteran adiksi di FKUAJ. Pengumuman untuk menjaring peserta kegiatan ONDT dilakukan pada tanggal 19 Februari 2013, namun karena hingga pada tanggal penutupan hanya didapatkan 2 orang pelamar maka pada tanggal 11 April 2013, pendaftaran kembali dibuka dengan harapan mendapatkan pelamar baru untuk kemudian dilakukan mekanisme seleksi. Kembali, pada akhir penutupan pendaftaran yang kedua tidak ada yang memasukkan berkas pendaftaran maka diputuskan bahwa dua orang pelamar pertama akan diberangkatkan untuk mengikuti kegiatan ONDT ini. Dua orang tersebut adalah dr. Astri Parawita Ayu, Sp.KJ dan dr. Natalia Puspadewi. Permohonan pemberangkatan ke luar negeri diajukan ke CPCU pada tanggal 20 Mei 2013 (surat no. 15/PHK-PKPD-Sekr/05/2013) dan persetujuan didapatkan pada tanggal 3 Juni 2013 (surat no. 674-b/E3-HPEQ/06.13). Peserta ONDT ini telah terlibat dalam desain pembelajaran pada modul adiksi di FK Unika Atma Jaya dari bulan Agustus hingga Oktober 2013 melalui persiapan, pelaksanaan dan evaluasi blok Kedokteran Adiksi. Penambahan materi dalam blok tersebut adalah ASSIST, yaitu metode screening adiksi alkohol yang ditujukan untuk dokter umum, untuk mahasiswa preklinik (overview) dan klinik (overview dan penerapan), serta penyusunan modul adiksi non drugs dalam blok elektif kedokteran adiksi. Proses evaluasi berasal dari masukan dari mahasiswa dan diskusi contributor blok. Sebagai langkah pembagian informasi, hasil evaluasi blok juga didiseminasikan secara internal di FKUAJ melalui diskusi yang diadakan oleh Medical Education Unit FKUAJ pada bulan Oktober Dengan demikian tujuan pertama dari program telah dilaksanakan segera sekembalinya kedua peserta. B.2. TOR 2. Peningkatan Kapasitas Bidang Unggulan FKUAJ di Tingkat Internasional Melalui Overseas Non Degree Training Bidang Gerontologi dan Geriatri Aktivitas ini diikuti oleh tiga peserta dengan dua keberangkatan yang berbeda serta topiktopik yang berbeda. Ketiga peserta adalah: (1) dr. Josephine Retno, Sp.S. (tanggal Oktober 2013), (2) dr. Linawati Hananta, Sp.FK. dan (3) dr. Dyonesia Ary, Sp.PA; peserta kedua dan ketiga berangkat bersama tanggal November Secara umum kegiatan ONDT ini dibagi menjadi dua bagian, yaitu shortcourse di St. Christopher Hospice, London dan hospital visit ke Marie Curie Cancer Hospice, London. Kegiatan shortcourse dilaksanakan dua kali dengan judul Rehabilitating the dying selama 31

32 satu hari pada tanggal 11 Oktober 2013 dan Challenging conversations at end of life: communication skills selama satu hari pada tanggal 16 dan 17 Oktober Kegiatan shourtcourse ketiga The Cicely Saunders Series: The value of generosity, dibatalkan pihak penyelenggara disebabkan kurangnya peserta. Shortcourse yang pertama mengenai bagaimana menatalaksana pasien dengan kondisi terminal secara holistik. Sedangkan shortcouse kedua mengenai bagaimana berkomunikasi dengan pasien terminal dan keluarganya. Pelatihan lain adalah: Ageing and spirituality yang membahas tentang ageing mulai dari demografi pada populasi lansia sampai dengan penanganannya dengan art therapy (misalnya terapi musik), pelayanan di rumah dan spirituality berkait dengan kematian pada orang lansia yang lemah. Berikutnya, Collin Muurray Parkes open meetings: mindfulness and bereavement: Mengikuti pertemuan tentang mindfulness based cognitive therapy dalam mengatasi keadaan sulit. Peserta juga mengikuti Achieving good end of life care for people with dementia: Tentang dementia (definisi, diagnosis, epidemiologi, gejala dan kebiasaan), hidup dengan penderita dementia, serta cara berkomunikasi dan pelayanan end of life. Selanjutnya, kedua peserta terakhir juga mengikuti Friday visit untuk mengetahui sejarah dan prinsip hospice dan perawatan paliatif, berkeliling hospice St. Christophers, dan perpustakaannya, serta Psyco-social care. Perbedaan topik diambil pada saat Clinical attachment di St. Christophers dengan tempat kunjungan bangsal yang berbeda-beda. Dalam kegiatan ini dilakukan observasi di ruang perawatan dengan dokter konsultan Paliatif, dokter jaga bangsal dan perawat. Peserta juga melakukan observasi di ruang konsultasi dalam penerimaan pasien baru, mengikuti pertemuan staf keperawatan tentang pasien baru, mengikuti pelayanan home care dan mengikuti pertemuan tim home care. Kegiatan hospital visit dilaksanakan di Marie Curie Cancer Hospice, Hampstead, London, yang dilakukan di antara kegiatan shortcourse dan setelah shortcourse selesai. Kegiatan tersebut meliputi pertemuan diskusi dokter, visit pasien hospice dan rumah sakit, observasi kegiatan praktek konsultan hospice, observasi pertemuan multidisiplin penanganan pasien hospice dan observasi penatalaksanaan holistik pasien hospice. Selain itu juga peserta melakukan observasi di day care/ rawat jalan: penerimaan pasien baru dan bermacam terapi komplementer dan observasi di rawat inap: pertemuan harian seluruh tim (dokter konsultan, dokter jaga/bangsal, perawat, ahli gizi, pekerja sosial, volunteer yang terlibat) B.3. TOR 3. Pelaksanaan Diseminasi Penelitian Syarat utama yang harus dipenuhi untuk mengikuti program ini adalah diseminasi secara oral presentation untuk seminar internasional di bidang-bidang unggulan: Gerontologi dan Geriatri, Kedokteran Adiksi dan Kedokteran Tropik. Pembukaan pendaftaran peserta yang akan melakukan diseminasi penelitian dilakukan sejak Januari 2013 hingga November 2013.Sampai dengan Desember 2013 terdapat tujuh peserta yang mendaftar dan melakukan diseminasinya yaitu : dr. Natalia Puspadewi pada acara International Symposium on Education and Physiology yang akan diselenggarakan pada tanggal 3-5 April 2013 di Kitakyushu, Jepang dengan melakukan presentasi oral hasil penelitiannya yang berjudul Gaming Behavior Between Medschool and Non-Medschool Students in Jakarta Prof. Dr. dr. Charles Surjadi, MPH pada acara World Congress of Gerontology and Geriatrics yang akan diselenggarakan pada tanggal Juni 2013 di Seoul, Korea 32

33 Selatan dengan melakukan presentasi oral hasil penelitiannya yang berjudul Prevalence and Detereminant of Obesity among Aging at Jakarta dr. Eva Suryani, Sp KJ pada acara Global Addiction& Europad Joint Conference 2013 yang akan diselenggarakan pada tanggal 7-10 Mei 2013 di Pisa, Italia dengan melakukan presentasi oral hasil penelitiannya yang berjudul A Study of Internet Addiction among Students of Secondary Schools in Jakarta Area dr. Stefanus Lembar, Sp.PK pada acara 63dr Annual Meeting of the Canadian Association of Pathologists yang akan diselenggarakan pada tanggal 8-11 Juni 2013 di Quebec, Kanada dengan melakukan presentasi oral hasil penelitiannya yang berjudul Concentration of Protein Disulfide Isomerase Family A Member 4 (PDIA4) in Patients with Breast Cancer Metastatic dr. Enty Tjoa, Sp. MK. Dengan diseminasi hasil penelitian berjudul: Trend of susceptibility profile of Acinetobacter bautannii to antibiotics in Jakarta, Indonesia dalam seminar internasional yang diselenggarakan pada tanggal 5-7 Agustus 2013 di Chicago, Amerika Serikat. dr. Tena Djuartina, M. Biomed. Dalam seminar international Initiatives on ageing (IFA) pada tanggal 4-6 Oktober 2013 di Istambul, Turki Yeremias Jena M. Hum, M. Sc. Pada seminar international berjudul: Ethics in emerging technologies to make lives better together yang diselenggarakan pada tanggal November 2013 di Loyala College, Chennai, India Capaian fisik program ini adalah 100% karena dihitung dari tiap peserta yang melakukan diseminasi dan telah melengkapi laporan kegiatan. B.4. TOR 4. Peningkatan Kemampuan Dosen Muda Dalam Melakukan Penelitian Melalui Hibah Penelitian Program ini telah berjalan sejak tahun Persetujuan TOR kegiatan untuk tahun 2013 didapatkan pada tanggal 8 Februari Hibah telah disosialisasikan kepada seluruh staf akademik FK Atma Jaya dalam bentuk penyampaian lisan dalam forum staf akademik, pengumuman tertulis, dan pengumuman yang diberikan kepada setiap departemen sejak minggu pertama bulan Januari karena program ini merupakan program tahunan dalam skema PHK-PKPD. Proposal yang terkumpul berjumlah 12 proposal, masing-masing proposal direview oleh 3 orang reviewer, yaitu 2 dari FK Atma Jaya dan 1 orang dari fakultas lain di UNIKA Atma Jaya. Pengumuman pemenang dilakukan secara tertulis dalam bentuk pengumuman pada awal minggu ketiga bulan Februari Setiap pemenang diminta untuk merevisi proposal penelitiannya dan memberikannya kembali kepada panitia untuk dimintakan persetujuan dari CPCU. Setelah memperoleh persetujuan dari CPCU, maka dilakukan penandatanganan surat kontrak antara peneliti dan pihak direktur eksekutif pelaksana PHK-PKPD pada tanggal 21 Maret Pengajuan dana penelitian tahap I dimintakan lebih dahulu, yaitu pada tanggal 11 Februari 2013, dengan nilai maksimum yang mungkin diterima oleh peneliti, karena berdasarkan pengalaman yang lalu, turun dana penelitian seringkali mengalami keterlambatan sehingga mempersempit waktu yang diperlukan oleh peneliti untuk melaksanakan penelitiannya. Dana penelitian tahap I diluncurkan pada tanggal 21 Maret, bersamaan dengan penandatanganan kontrak peneliti. Pada akhir bulan Mei awal bulan Juni 2013, seluruh peneliti telah menyerahkan progress report kepada penanggung jawab program dan permintaan dana penelitian tahap II sebesar 50% dari total dana penelitian langsung dimasukkan pada minggu yang sama. Dana 33

34 peneliltian tahap II diterima oleh peneliti pada tanggal 12 Juni Pada akhir Desember 2013, para peneliti telah menyerah laporan akhir penelitian beserta laporan kuangan akhir. B.5. TOR 5. Peningkatan Kemampuan Dosen untuk Melakukan Publikasi Internasional Persetujuan dari CPCU telah diperoleh pada tanggal 8 Februari Hibah telah disosialisasikan dalam bentuk tertulis sejak bulan Agustus 2012 yang lalu dengan maksud staf lebih dapat mempersiapkan diri untuk dapat mengikuti program hibah publikasi ini. Hingga akhir Desember 2013, sudah ada 3 staf akademik yang memasukan berkas untuk mengikuti hibah publikasi ini. Adapun manuskrip telah diterima oleh jurnal internasional (penanggung jawab program telah menerima jurnal ataupun acceptance letter dari jurnal internasional yang akan menerbitkan manuskrip tersebut. Seluruh pengeluaran dalam aktivitas ini digunakan untuk pemberian insentif, jadi ada efisiensi penggunaan biaya dari subscription fee yang sama sekali tidak digunakan. Oleh sebab itu, PIC Program Unggulan telah mengajukan permintaan kepada Direktur Eksekutif agar dana efisiensi ini dapat digunakan untuk pemberian insentif artikel bidang unggulan lain yang diterima pada Desember 2013 hingga Maret 2014 oleh penerbit jurnal ilmiah internasional. Hingga laporan ini ditulis, sekaligus dalam penulisan RIP 2014, kami belum mendapatkan persetujuan, sementara pada minggu terakhir Desember 2013 telah ditengarai kemungkinan ada dua penulis lain yang artikelnya akan diterima. B.6. TOR 6. Penyusunan Monograf Bidang Unggulan FKUAJ Penyusunan monograf bidang unggulan merupakan rencana penerbitan karya-karya ilmiah para pakar dalam bidang unggulan, khususnya di FKUAJ. Pada awal Oktober 2013, reviewer PHK-PKPD untuk FKUAJ memberikan masukan agar Dekan FKUAJ membuat kebijakan dan surat tugas agar para penulis segera menyelesaikan tulisan dan editing maksimal akhir bulan Desember 2013 sehingga pada bulan Januari dapat dicetak dan bulan Februari 2014 dapat didistribusikan. Setelah pertemuan dengan reviewer, Dekan segera mengadakan pertemuan dengan penanggung jawab kegiatan dan para penulis yang ditarget untuk menulis dalam monograf. Surat tugas juga telah dibuat termasuk SK Dekan yang memberi tugas kepada reviewer. Hingga laporan ini disusun, penanggung jawab kegiatan telah mengumpulkan artikel untuk tiga monograf, yaitu Gerontologi dan Geriatri, Kedokteran Tropik dan Kedotkeran Adiksi. Monograf pertama akan menerbitkan 10 artikel, monograf kedua (tropik) juga dengan 10 artikel, sedangkan monograf ketiga (adiksi) terbit dengan 12 artikel. Saat laporan ini disusun sedang dilakukan lay out oleh Penerbit Unika Atma Jaya. Pada bulan Januari 2014 akhir, pencetakkan ketiga monograf akan diselesaikan. Dengan demikian kegiatan ini dapat diselesaikan maksimal Maret 2014 termasuk pembayaran kepada penerbit dan pendistribusian monograf kepada FK lain secara nasional. B.7. TOR 7. Penyelenggaraan Seminar Internasional Tujuan kegiatan ini untuk meningkatkan kemampuan staf FKUAJ dalam bidang gerontologi dan geriatri, kedokteran adiksi dan kedokteran tropik, meningkatkan diseminasi hasil penelitian staf pendidik FKUAJ dalam seminar internasional dan untuk menjalin kerjasama yang intens dan terwujud dalam kegiatan bersama ini dengan para ahli di bidang Kedokteran Adiksi, Gerontologi dan Geriatri, dan Penyakit Tropik. Seminar tanggal September 2013 telah dilaksanakan. Di dalam seminar ini ada tujuh orang keynote speaker dari luar negeri yang berasal dari lima negara, yaitu: USA, Singapura, India, U.K. dan Belanda. Selain itu juga terdapat pakar dari Indonesia dari FKUI, FK Unair dan FKUAJ. Dengan adanya seminar internasional ini sedikitnya telah ada dua proyek baru untuk Puslitkes hasil kerjasama dengan pakar dari London, Dr. Eef Hogervorst dan dari India, Dr. Ashish Goel. 34

35 Serta kerjasama penelitian dengan pakar bidang Adiksi, Dr. Arnt Schellekens dari NISPA Belanda. Pimpinan FKUAJ dan UAJ perlu menyikapinya dengan penguatan bidang penelitian dan kerjasama. Kebijakan yang bersifat top down policy perlu dituangkan bagi para peneliti agar menindaklanjuti kemungkinan kerjasama penelitian ini. Laporan lengkap kegiatan ini telah diselesaikan pada bulan Oktober B.8. TOR 8. Pendidikan Tak Bergelar Domestik untuk Program Gerontologi dan Geriatri Tujuan kegiatan ini untuk mengirimkan tenaga akademik FKUAJ pada magang di lembaga yang telah berpengalaman dalam bidang tersebut sehingga staf FKUAJ mendapat pengetahuan dan dapat mengusulkan pengelolaan prodi S2 yang efektif. Tujuan jangka panjang diharapkan staf yang telah kembali dari magang dapat meneruskan hal yang dipelajarinya dalam tim kecil penyusun prodi S2 gerontologi dan geriatri. Program magang di bagian Geriatri RSUP Sardjito Yogyakarta dilaksanakan pada tanggal 2 Desember - 14 Desember 2013 dengan peserta 2 orang, dr Rr. Josephine Retno, SpS dan dr Florentina M. Rahardja, SpGK. Program tersebut meliputi kegiatan pemberian materi serta diskusi kasus geriatri oleh narasumber dr. I Dewa Putu Pramantara S.,Sp.PD,K-Ger dan diskusi mengenai kurikulum geriatri dengan blok khusus geriatri pada mahasiswa fakultas kedokteran UGM. Bagian geriatri menangani pasien rawat jalan dan rawat inap pasien geriatri serta pemeriksaan check up geriatri di poliklinik geriatri yang bekerja sama dengan beberapa bagian lain dalam melaksanakan tes kesehatan pada lansia. Home care menjadi salah satu bagian penanganan lanjut pasien geriatri yang berada dalam gedung RSUP. Kunjungan rumah dilakukan oleh tim secara mandiri. Paguyuban lansia berkumpul 1 bulan sekali di fasilitasi dengan pertemuan dalam gedung RSUP disertai seminar dari berbagai bagian yang berkaitan dengan geriatri. B.9. TOR 9. Peningkatan Kapasitas Bidang Unggulan FKUAJ di Tingkat Internasional Melalui Overseas Non Degree Training Bidang Pendidikan Geriatri dan Gerontologi Tujuan jangka pendek dari program ini adalah untuk meningkatkan dan mengembangkan muatan gerontologi dan geriatri terutama dalam pendidikan kedokteran tingkat preklinik dan klinik dengan demikian menunjang pengembangan bidang unggulan FKUAJ. Kegiatan ONDT ini dilaksanakan di Maastricht University, School of Health Education (SHE) pada tanggal 27 Mei hingga 6 Juni Peserta ONDT adalah: dr. Veronika M. Sidharta, M.Biomed. dan Elisabeth Rukmini, Ph.D. Secara umum, ONDT di SHE Maastricht University merupakan diskusi intensif dengan dua orang pakar. Pakar pertama adalah Dr. Eveliene Pijpers, seorang klinisi, geriatrician dengan latar belakang spesialisasi ilmu penyakit dalam. Selain sebagai klinisi, Dr. Pijpers juga mengajar pendidikan tingkat klinik dan sesekali menjadi pengajar dan tutor pada tingkat pre-klinik, terlibat dalam berbagai pelatihan untuk general practitioner di negeri Belanda. Pakar yang kedua, Dr. Willem de Grave, bekerja pada Department of Educational Development and Research, Faculty of Health, Medicine and Life Sciences, Maastricht University; seorang ahli pendidikan dengan fokus utama riset bidang PBL dan pengembangan staf pendidik. Kombinasi keahlian kedua pakar telah memberikan isi diskusi yang sangat baik sekaligus masukan yang komprehensif. Di antara diskusi intensif juga terdapat sharing pengalaman serta materi dari kedua pakar sehingga memberikan sumbangan yang sangat baik bagi FKUAJ untuk menyusun bahan pembelajaran bagi mahasiswa pre-klinik dan klinik. Sekembalinya dari ONDT, kedua peserta telah membagikan pengalamannya kepada Pimpinan dan civitas academia FKUAJ melalui beberapa diskusi. Diseminasi bahan ajar juga 35

36 dibagikan melalui Moodle Atma Jaya kepada staf FKUAJ sehingga para tim blok dari tahun pertama hingga tahun terakhir dapat mudah mendapatkan data atau ide bahan ajar terkait gerontologi dan geriatri. B.10. TOR 10. Peningkatan Kapasitas Bidang Unggulan FKUAJ di Tingkat Internasional Melalui Overseas Non Degree Training Bidang Biosafety Kegiatan ini merupakan aktivitas atas adanya efisiensi dana yang sudah dilaporkan pada Oktober 2013 menyusul masukan dari reviewer PHK-PKPD pada rapat dengar pendapat di FKUAJ 7-8 Oktober Efisiensi dana memungkinkan aktivitas yang dapat mendukung pengembangan staf pada bidang unggulan Kedokteran Tropik. Dalam pertemuan dengan reviewer, tanggal 7 dan 8 Oktober 2013 disarankan agar dana untuk ONDT geriatri dialihkan ke ONDT Kedokteran Tropik karena dipandang lebih visible. Dekan FKUAJ mengusulkan agar menjajagi pelatihan di Asia-Pacific Biosafety Training Network (APBTN) karena sudah ada network dengan Dr. Chua Teck Mean, direktur Asia-Pacific Biosafety Association. Tujuan jangka pendek dari program ini adalah untuk memberi bekal persiapan teaching lab dan teaching hospital yang memenuhi prasyarat penelitian sekaligus keamanan. Diharapkan keberadaan lab semacam itu dapat mendukung bidang unggulan FKUAJ. Tujuan jangka panjang dari program ini untuk menjadikan FKUAJ sebagai pusat pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat dalam bidang Kedokteran Adiksi, Gerontologi & Geriatri dan Tropik serta membangun kemitraan internasional untuk bidang unggulan. Penyelenggara pengembangan staf adalah Asia-Pacific Biosafety Association (APBA), tempat penyelenggaraan di Laboratorium of Life Science, Temasek, Singapore. Program pengembangan yang telah diikuti adalah Biosafety Management 2013, diselenggarapan pada tanggal November 2013 ( ). Tiga orang staf yang dikirim berasal dari tiga departemen yang berbeda: Mikrobiologi (dr. Enty, Sp.MK.), Parasitologi (dr. Hanna Yolanda, M.Kes.) dan dari Patologi anatomi (dr. Lilis, Sp.PA.). Peserta diprioritaskan dokter yang kelak akan dipercaya mengelola (management level) teaching lab dan teaching hospital. Minat mengikuti pelatihan ini dibuktikan dengan memasukkan proposal rencana program pengembangan bidang unggulan di FKUAJ yang akan dilakukan setelah mengikuti pelatihan tersebut. B.11. TOR 11. Pendidikan Tak Bergelar Domestik untuk Program Pendidikan Gerontologi & Geriatri Kegiatan ini juga merupakan aktivitas atas adanya efisiensi dana yang sudah dilaporkan pada Oktober 2013 menyusul masukan dari reviewer PHK-PKPD pada rapat dengar pendapat di FKUAJ 7-8 Oktober Efisiensi dana memungkinkan aktivitas yang dapat mendukung pengembangan staf pada bidang unggulan terutama untuk mempersiapkan penyusunan prodi S2 bidang Gerontologi dan Geriatri. Tujuan kegiatan ini untuk mengirimkan tenaga akademik FKUAJ pada tiga macam pelatihan yang berkaitan dengan kebijakan pendidikan kedokteran. Hal ini dilakukan agar staf FKUAJ mendapat pengetahuan dan dapat mengusulkan pengelolaan prodi kedokteran hingga S2 bidang gerontologi dan geriatri dengan efektif. Tiga pelatihan yang telah diikuti di Badan Pendidikan Kedokteran UGM adalah sbb.: 1. Pelatihan pengembangan kemampuan supervisi untuk peningkatan kinerja institusi pendidikan kesehatan, pada tanggal November Pelatihan ini diikuti oleh: dr. Stefanus Lembar, Sp.PK. (Wadek I) dan dr. Zita Arieseila, Sp.FK. (Wadek II). Peserta adalah staf yang menjabat pada tingkat manajerial dan terlibat dalam penentuan 36

37 kebijakan. Pelatihan ini bermanfaat bagi penyusunan manajerial supervisi untuk prodi S2 yang akan dibentuk oleh tim di FKUAJ. 2. Pelatihan Pengembangan Kompetensi Tutor pada Student-Centred Learning, November Pelatihan ini diikuti oleh: dr. Maria Dara, M.Biomed. dan dr. Evelyn Loanda, M.Biomed. Kedua peserta termasuk tutor senior dan yunior yang diharapkan dapat memperoleh manfaat serta membagikannya kepada segmen dosen yang senior maupun yunior serta berpartisipasi memikirkan bentuk SCL pada prodi S2 mendatang. 3. Pelatihan pengembangan sistem remunerasi pada strategi pembelajaran PBL atau SCL, tanggal 4-6 Desember Pelatihan diikuti oleh: Dr. dr. Soegianto Ali, M.Med.Sc. (Dekan) dan Elisabeth Rukmini, Ph.D. (Koordinator MEU). SCL menuntut perubahan desain kurikulum, desain pembelajaran, perubahan fungsi dosen, aparatus pendukung operasional SCL, sarana prasarana yang menjadi syarat terselenggaranya SCL. Oleh karena itu, imbas dari SCL termasuk sistem remunerasi bagi tak hanya dosen tetapi juga staf pendukungnya. Perhitungan remunerasi tidak bisa lagi mengikuti sistem lama dengan tatap muka dan ceramah, tetapi komponen tuntutan SCL perlu dimasukkan dalam perhitungan sistem remunerasi. B.12. TOR 13. Teknik Plastinasi TOR ini merupakan kegiatan baru paska pertemuan dengan reviewer. Kegiatan ini juga merupakan aktivitas atas adanya efisiensi dana yang sudah dilaporkan pada Oktober 2013 menyusul masukan dari reviewer PHK-PKPD pada rapat dengar pendapat di FKUAJ 7-8 Oktober Efisiensi dana memungkinkan aktivitas yang dapat mendukung pengembangan staf pada bidang unggulan terutama untuk bidang pendidikan kedokteran dari tingkat preklinik, klinik hingga prodi S2, serta untuk bidang penelitian biomedik terutama anatomi. Tujuan kegiatan ini untuk mengirimkan tenaga akademik FKUAJ magang di lembaga yang telah berpengalaman dalam bidang plastinasi sehingga staf FKUAJ mendapat pengetahuan dan sepulangnya dapat mengembangkan teknik tersebut di Museum Anatomi FKUAJ. Kegiatan ONDT ini dilaksanakan di UKM Specialist Centre Jln Yaacob Latif, Bandar Tun Razak, Cheras Kuala Lumpur pada tanggal 6-18 Januari Peserta ONDT adalah: dr. Tena Djuartina, M.Biomed. yang merupakan penanggungjawab Museum Anatomi. Hingga laporan ini ditulis, peserta telah diterima di tempat penyelenggaraan pelatihan dan akan berangkat pada tanggal 5 Januari B.13. TOR 14. Pendidikan Tak Bergelar Luar Negeri untuk Program Pelatihan Teknik dan Manajemen Pendidikan Bidang Gerontologi & Geriatri TOR ini juga merupakan kegiatan baru paska pertemuan dengan reviewer. Kegiatan ini merupakan aktivitas atas adanya efisiensi dana yang sudah dilaporkan pada Oktober 2013 menyusul masukan dari reviewer PHK-PKPD pada rapat dengar pendapat di FKUAJ 7-8 Oktober 2013 agar menggunakan dana untuk program-program pendukung pengembangan unggulan. Efisiensi dana memungkinkan aktivitas yang dapat mendukung pengembangan staf pada bidang unggulan terutama untuk bidang pendidikan kedokteran dari tingkat preklinik hingga persiapan pembukaan prodi S2 Gerontologi dan Geriatri. Tujuan kegiatan ini untuk mengirimkan empat tenaga akademik FKUAJ pada pelatihan pre-conference dan postconference APMEC (Asia Pacific Medical Education Conference) di NUS Singapore, serta 37

38 mengikuti konferensi APMEC ke-11. Hal ini dilakukan agar staf FKUAJ mendapat pengetahuan dan dapat mengusulkan pengelolaan prodi kedokteran hingga S2 bidang gerontologi dan geriatri dengan efektif. Tujuan jangka panjang diharapkan staf yang telah kembali dari program APMEC ke-sebelas ini dapat meneruskan hal yang dipelajarinya dalam tim kecil penyusun prodi S2 gerontologi dan geriatri. APMEC diselenggarakan pada tanggal Januari 2014 di NUS Singapore. Hingga laporan ini disusun telah dilakukan registrasi keempat peserta ke konferensi terkait. PROGRAM 2: PEMERATAAN KESEMPATAN BELAJAR BAGI MAHASISWA BERPRESTASI YANG SECARA EKONOMI KURANG MAMPU B.14. TOR 12. Beasiswa Program pemerataan kesempatan belajar pada tahun 2013 telah dilaporkan lengkap dalam Laporan Tengah Tahun 2013 (hal ). Berdasarkan diskusi dengan reviewer PHK-PKPD tanggal 7-8 Oktober 2013 dan Berita Acara Visitasi PHK-PKPD 8 Oktober 2013, disepakati agarsisa dana efisiensi dari program seminar internasional (TOR 7) dialokasikan untuk tambahan beasiswa selama 6 bulan dari Januari hingga Juni 2014 bagi seluruh mahasiswa penerima beasiswa PHK-PKPD tahun PROGRAM 3: PENGEMBANGAN SISTEM ASSESSMENT B.15. TOR 16. Lokakarya Penulisan Item Writing CBT Aktivitas ini merupakan kegiatan baru paska pertemuan dengan reviewer. Kegiatan ini merupakan in-house training atas adanya efisiensi dana yang sudah dilaporkan pada Oktober 2013 menyusul masukan dari reviewer PHK-PKPD pada rapat dengar pendapat di FKUAJ 7-8 Oktober 2013 agar menggunakan dana untuk program-program pendukung pengembangan CBT di FKUAJ karena konsistensi FKUAJ dalam CBT dan untuk pengembangan bank soal exit exam untuk menguji kompetensi lulusan dokter Indonesia. Efisiensi dana memungkinkan aktivitas yang dapat mendukung pengembangan staf pada bidang pengembangan sistem assessment ini. Tujuan IHT ini untuk mengumpulkan paling sedikit 70 soal/skenario OSCE yang berkualitas. Pelatihan diselenggarakan selama dua hari pada tanggal November Peserta pelatihan adalah staf dosen preklinik dan klinik FKUAJ yang diundang oleh panitia IHT. Pemilihan peserta undangan didasarkan pada kebutuhan jenis soal OSCE. Dari 30 staf dosen yang diundang, yang hadir mengikuti pelatihan kurang dari 15 orang pada hari pertama dan 15 orang pada hari kedua karena kesibukan dengan bertepatannya akhir masa semester dan tugas menguji mahasiswa. Meskipun yang hadir di bawah target, jumlah soal yang sudah ditinjau dan dianggap baik ada 85 soal dan hal ini melebihi target yang ingin dicapai. Jumlah ini cukup banyak dan dengan demikian menjadi lesson learnt program ini. Beberapa alasan: (1) soal sudah siap karena pernah dibuat untuk ujian-ujian blok, (2) soal CBT relative lebih ringkas bila dibandingkan skenario OSCE dan (3) sudah banyak staf FKUAJ yang pernah mengikuti kegiatan item writing dan item review di tingkat AIPKI wilayah maupun secara nasional. B.16. TOR 17. Lokakarya Penulisan Skenario OSCE Aktivitas ini juga merupakan kegiatan baru paska pertemuan dengan reviewer. Kegiatan ini merupakan in-house training atas adanya efisiensi dana yang sudah dilaporkan pada Oktober 2013 menyusul masukan dari reviewer PHK-PKPD pada rapat dengar pendapat di FKUAJ 7-8 Oktober 2013 agar menggunakan dana untuk program-program pendukung pengembangan CBT di FKUAJ karena konsistensi FKUAJ dalam CBT dan untuk pengembangan OSCE 38

39 nasional. Efisiensi dana memungkinkan aktivitas yang dapat mendukung pengembangan staf pada bidang pengembangan sistem assessment ini. Tujuan IHT ini untuk mengumpulkan paling sedikit 30 soal/skenario OSCE yang berkualitas. Pelatihan diselenggarakan selama dua hari pada tanggal Desember Peserta pelatihan adalah staf dosen preklinik dan klinik FKUAJ yang diundang oleh panitia IHT. Pemilihan peserta undangan didasarkan pada kebutuhan jenis soal OSCE. Dari 30 staf dosen yang diundang, yang hadir mengikuti pelatihan 20 orang, meliputi staf dosen dari Departemen Psikiatri, Obs-gyn, THT, Anastesi. Narasumber merangkap fasilitator adalan Dr. dr. Soegianto Ali, M.Med.Sc. dan dr. Nawanto Agung, Sp.KO. C. Status penyerapan keuangan untuk pelaksanaan aktivitas Total rencana anggaran tahun 2013 berdasarkan kesepakatan negosiasi akhir Rp ,- (tiga milyar lima ratus sembilan puluh lima juta lima ratus lima puluh lima ribu tiga ratus lima rupiah). Hingga akhir bulan Desember 2013, total realisasi dana 2013 sebesar Rp ,- (dua milyar empat ratus empat puluh delapan juta tujuh ratus tiga puluh lima ribu delapan ratus delapan puluh dua rupiah). Ini sebanyak 68,10% pemakaian. Status ini cukup tinggi dibandingkan dengan laporan tengah tahun 45,78 % yang dikumpulkan Juli 2013 lalu. Sisa pemakaian dana (efisiensi) hingga bulan Desember 2013 dari dana hibah sebesar Rp ,- (tiga ratus lima puluh enam juta tujuh ratus lima puluh enam ribu sembilan ratus lima puluh tujuh rupiah). Dana tersebut sebagian besar sebanyak Rp ,- (dua ratus enam puluh dua juta tiga ratus empat puluh lima ribu rupiah). Berdasarkan TOR aktivitas yang diajukan) telah disepakati dengan reviewer PHK- PKPD (BAP tanggal 7-8 Oktober 2013) untuk digunakan bagi aktivitas-aktivitas lainnya sebagaimana dijelaskan (dua ratus enam puluh dua juta tiga ratus empat puluh lima ribu rupiah) dalam subbab sebelumnya dan berikutnya. Jika dilihat dari kondisi ini, maka masih ada sisa dana efisiensi sebesar Rp ,- (sembilan puluh empat juta empat ratus sebelas ribu sembilan ratus lima puluh tujuh rupiah) di tahun 2013 yang belum dimanfaatkan. Posisi dana ini baru diketahui pada akhir Desember 2013 sebagai dana efisiensi dari programprogram yang telah selesai. Selain itu, dalam jangka dekat, Januari hingga Maret 2014, masih terdapat pengeluaran-pengeluaran untuk beberapa aktivitas yang sifatnya sebagai pembayaran dan untuk pembayaran pengadaan barang. Dalam hal ini, kinerja keuangan dan aktivitas dapat dianggap meningkat. Serapan keuangan tersebut juga menunjukkan hampir program-program telah dilaksanakan. Kondisi ini juga tercermin dalam sub bab sebelumnya serta dapat dilihat dalam lampiran 4 mengenai keuangan dari bulan Januari hingga Desember Comment [U2]: Tolong dicek oleh bagian keuangan D. Analisis Capaian Kinerja Program, Pengadaan dan Keuangan Status penyerapan dana terkait dengan jenis dan jumlah aktivitas pada tahun Pada pertemuan dengan reviewer PHK-PKPD (BAP Pertemuan 7-8 Oktober 2013) disepakati agar menambah sejumlah aktivitas untuk memanfaatkan efisiensi dana per pembukuan hingga bulan Oktober Oleh karena itu, muncul aktivitas baru di bawah Program Unggulan untuk aktivitas ONDT (TOR 13 Teknik Plastinasi dan TOR 14 ONDT Apmec) dan di bawah Program di bawah Program Pengembangan Assessment berupa IHT (TOR 16 untuk aktivitas 39

40 Penulisan Item Writing CBT dan TOR 17 untuk pembuatan Skenario OSCE) serta di bawah Program Pemerataan Kesempatan Belajar digunakan untuk aktivitas pemberian beasiswa pada semester genap tahun ajaran 2013/2014 pada bulan Januari Jika ditambahkan aktivitas-aktivitas baru yang muncul setelah kunjungan reviewer, maka jumlah aktivitas di tahun 2013 tidak lebih sedikit dibandingkan tahun sebelumnya. Pada awal RIP 2013, aktivitas program CBT (program III) tidak ada lagi yang membutuhkan dana hibah, namun dengan adanya efisiensi dana yang sudah terdeteksi lebih awal, maka dana dapat dimanfaatkan untuk aktivitas program ini. Aktivitas dalam program I terdapat 13 kerangka acuan aktivitas (TOR). Sebagaimana terlihat dalam sub-bab 3B di atas, dari kesembilan aktivitas ini capaian fisik aktivitas berkisar antara 30% hingga 100%. Capaian kinerja rendah pada aktivitas pembuatan monograf disebabkan belum selesainya program ini. Sebagaimana diprediksikan pada pertemuan dengan reviewer, hingga Desember 2013 telah diperoleh minimal 10 artikel pada masing-masing bidang unggulan untuk dibuat monografnya. Pada bulan Januari 2013 hendaknya telah dicapai kesepakatan harga antara penanggungjawab aktivitas dengan penerbit monograf sehingga dapat dilakukan pencetakan. Pada bulan Februari 2014 barang cetak yang telah selesai akan mulai didistribusikan kepada FK dan fakultas lain terkait bidang profesi kesehatan dan kedokteran serta institusi riset dan rumah sakit di Indonesia. Diharapkan pada bulan Maret 2014 aktivitas telah selesai seutuhnya. Program II, pemerataan kesempatan belajar pada tahun ini merekrut dua mahasiswa baru penerima beasiswa PHK-PKPD. Capaian kinerja program ini dengan demikian lebih rendah dibandingkan tahun-tahun sebelumnya. Sementara bila dikaitkan dengan serapan dana, maka tersisa satu dana untuk satu orang mahasiswa. Dengan bertambahnya dana untuk program ini atas kesepakatan penggunaan dana efisiensi 2013, maka aktivitas ini akan kembali dimasukkan pada bulan Januari 2014 untuk mendanai seluruh penerima beasiswa PHK- PKPD sebanyak 8 orang mahasiswa dalam semester ganjil tahun ajaran 2013/2014. Program III, pengembangan sistem assessment mendapatkan peluang untuk memanfaatkan dana efisiensi dan program IHT telah dilakukan pada bulan November dan awal Desember Pemanfaatkan ini telah membantu daya serap dana hibah. E. Analisis Capaian Kualitatif Secara umum, aktivitas-aktivitas PHK-PKPD dirasakan menciptakan peningkatanpeningkatan dalam hal kualitas sumber daya manusia yang terlibat di dalam manajerial PHK- PKPD di FKUAJ ini maupun dalam hal penguatan kapabilitas staf akademik FKUAJ. Di lain pihak, pengadaan barang dan pembenahan infrastruktur juga turut mendukung aktivitas di FKUAJ. Bila ditilik kembali tahun awal program PHK-PKPD memang terasa sangat berat karena belum sinergisnya tim baik di tingkat lokal FKUAJ, di tingkat universitas dan CPCU. Meskipun demikian secara umum ada perbaikan-perbaikan yang terasa pada tahun kedua. Pada tahun 2013 yang merupakan tahun ketiga PHK-PKPD ini, tim PHK-PKPD FKUAJ merasakan dampak positif dari berjalannya beberapa program pada tahun sebelumnya sehingga kerja sama antar tim telah meningkat. Pada tingkatan manajerial, anggota tim juga harus mengambil kebijakan dan keputusan yang relatif lebih cepat dan tepat pada tahun ini. Selain itu, tampak kinerja CPCU juga lebih cepat tanggap terbukti dari persetujuan TOR yang 40

41 pada umumnya sudah ada sejak awal Februari Kecepatan dan ketepatan juga dirasakan terutama dengan tinjauan dari reviewer PHK-PKPD. Akomodatifnya tim reviewer dan CPCU untuk mengadakan perubahan cepat dengan pemanfaatan dana efisiensi sebelum akhir tahun program ini telah membuat serapan yang lebih tinggi. Program-program yang dijalankan tim PHK-PKPD juga relatif lebih berjalan dengan mulus. Aktivitas-aktivitas tetap tahunan dalam PHK-PKPD juga mendapatkan respon yang lebih positif dosen dari tahun ke tahun. Program tetap tahunan adalah hibah penelitian, diseminasi hasil penelitian ke seminar internasional dan insentif penulisan artikel ilmiah internasional. Program hibah penelitian untuk staf senior maupun dosen yunior telah sangat membantu penyerapan dana sekaligus peningkatan animo meneliti di kalangan dosen. Penerima hibah juga dengan demikian secara tidak langsung menularkan animo meneliti ini kepada mahasiswa. Selain itu, staf dosen juga lebih perhatian dengan program diseminasi hasil penelitian pada tahun kedua dan ketiga. Jumlah penggunaan anggaran diseminasi meningkat sekitar 60% pada tahun ketiga dibandingkan tahun kedua. Demikian juga jumlah presentan ke seminar internasional. Sementara itu, aktivitas insentif untuk publikasi internasional juga meningkat dan hal ini menyebabkan penyerapan dana pada aktivitas ini terserap untuk pemberian insentif bagi penulis artikel internasional sebanyak tiga orang. Good practices yang dirasakan oleh tim manajerial PHK-PKPD juga tampak dengan adanya acuan-acuan yang dibuat oleh CPCU. Hal ini secara tidak langsung juga membuat tim mendeskripsikan acuan tersebut kepada staf dosen FKUAJ. Misalnya dalam hal penggunaan dana untuk NDT maupun ONDT. Secara tak langsung hal ini mendorong staf untuk terbiasa menganut acuan yang diberlakukan. Kerangka acuan aktivitas (TOR) juga menjadi salah satu good practices. Tanggung jawab tim PHK-PKPD di bawah kerangka acuan kegiatan ataupun SOP yang telah ditentukan juga menjadi good practice bagi FKUAJ. Pembelajaran yang penting dari hal ini adalah menciptakan iklim untuk dapat menentukan kerangka acuan yang benar dan bisa menjadi patokan bagi siapa pun yang menjadi pelaksana. Kebiasaan menyusun kerangka acuan yang baku tentu akan bermakna bagi kelancaran bekerja di tingkat fakultas. Seandainya hal ini semakin dilatihkan bagi staf FKUAJ maka hasil-hasil karya institusi dapat terlihat nyata dan dapat terukur. Dari tahun ke tahun, tim dan dosen yang terlibat dalam aktivitas program PHK-PKPD juga mulai terbiasa akan perlunya kelengkapan administrasi. Keterbatasan staf administrasi khusus untuk PHK-PKPD memang merupakan kendala serius dalam program ini. Meskipun demikian, hal ini memaksa staf dosen dan tim bekerja dengan lebih cermat sehingga tidak merepotkan diri sendiri. Kelengkapan dokumentasi juga merupakan latihan good practices tak hanya bagi tim PHK-PKPD tetapi juga bagi segenap staf dosen yang menerima hibah penelitian dan dana non-degree training serta dana untuk diseminasi internasional. Pengalaman menghadapi sistem birokrasi yang cukup kompleks, meskipun berat, juga menjadi pelajaran baik bagi tim PHK-PKPD maupun dosen yang terlibat dalam penerimaan hibah dan dana tersebut. Tata cara administrasi berupa kelengkapan dokumen dan bukti untuk mengajukan proposal ataupun laporan juga menjadi good practice bagi tim. Jadwal yang ketat tetap harus diikuti sebab kemunduran lebih jauh lagi akan bermakna sekali terhadap kegiatan-kegiatan lainnya. Staf dosen juga harus menaati peraturan pengajuan dan pelaporan kepada PHK-PKPD, oleh karenanya jika kebiasaan ini diteruskan kelak, tentu hasilnya akan sangat baik bagi institusi. Dokumentasi bisa membuktikan monitoring and evaluation sehingga aka nada pengalaman baik yang ditransfer bagi masa yang akan datang. Good practices juga kita pelajari dari institusi lain yang sempat dikunjungi oleh staf FKUAJ. Termasuk di dalamnya juga tempat penyelenggaraan pertemuan ilmiah di tingkat 41

42 internasional ataupun tempat tujuan ONDT. Tempat tujuan non-degree training di luar negeri di antaranya di Belanda dan Australia. Staf yang diberangkatkan merasakan manfaat dengan tak hanya pengetahuan tetapi juga pengalaman dibimbing oleh tenaga ahli. Dengan demikian diharapkan staf dosen dapat meneruskan pada tingkat kerja sama personal pada bidangbidang penelitian terkait. Pengalaman menyelenggarakan seminar internasional di tahun 2013 juga merupakan pengalaman yang berarti. Budaya kerja yang baik juga dialami dengan proses penyusunan rencana kerja yang detil selama program PHK-PKPD ini. Apabila dibiasakan dan terus digunakan, maka proses ini akan menjadi prosedur standar bagi staf di FKUAJ. Pengalaman ini mengajak kita menyusun program dari titik paling awal dan menuangkan ke detil langkah. Sebagai contoh, dalam penyusunan kurikulum, kita tidak saja mempertimbangkan topik yang akan diberikan dan kompetensinya, tetapi juga mempertimbangkan kebutuhan SDM termasuk tingkat pendidikan yang diperlukan untuk dapat memenuhi tuntutan kurikulum. Pertimbangan SDM ini dengan demikian juga melibatkan pertimbangan finansial. Penyusunan rencana dan strategi lima tahunan juga terbantu dengan adanya kegiatan PHK-PKPD ini. Sebagai bagian dari penyusunan road map lima tahun, renstra diperkaya dengan detil tiga unggulan yang telah dicanangkan dalam PHK-PKPD FKUAJ. Saat ini Renstra telah dibarui dan disahkan oleh Senat FKUAJ. Selanjutnya perlu dibuat rencana operasional dari tahun ke tahun untuk menuangkan rencana ke dalam tindakan nyata. PHK-PKPD telah menghubungkan FKUAJ dengan mitra FK lain yaitu FK Unpatti dan FK UHN. Skema kemitraan ini tidak saja bermanfaat untuk membantu kedua mitra dalam pengembangan sistem pendidikan kedokteran di tempat mereka masing-masing, tetapi juga bermanfaat untuk FKUAJ. Dengan melihat proses perkembangan institusi mitra, tim FKUAJ juga belajar melihat kemampuan sendiri, mampu berkaca diri serta mampu berkomunikasi dengan pihak lain. Para staf akademik yang dikirim sebagai narasumber di berbagai pelatihan yang dilaksanakan oleh institusi mitra, merasa mendapat kemampuan untuk bisa melatih diri sebagai presenter yang baik. Dengan menjadi narasumber, mereka mempelajari lagi lebih lanjut mengenai topik yang akan dibawakan, dan tentu saja hal ini akan membuat penyegaran yang positif. Para peserta pelatihan yang dihadapi oleh pembicara di institusi mitra tentu berbeda dari yang dihadapi di FKUAJ. Dalam hal ini, para staf belajar mengenal perbedaan sosial budaya. Pengalaman berinteraksi dengan staf akademik kedua institusi mitra juga memberikan energi positif karena mereka sangat tertarik untuk belajar, berpengharapan besar dan pekerja keras. Ada antusiasme dan upaya serius untuk berusaha lebih baik. Proses kemitraan ini juga diteruskan dengan kerjasama lain. Pada tahun 2013, FK Unpatti mendapatkan kesempatan untuk Program Mobilisasi Dosen/Pakar. Staf dari FKUAJ (Elisabeth Rukmini, Ph.D.) diminta untuk menjadi narasumber bagi pelatihan dan pembimbingan peneliti muda di FK Unpatti selama 10 hari kerja. Dengan adanya program di luar skema PHK PKPD, ada jalinan kerjasama melalui skema lain, dalam hal ini melalui skema pendanaan Dikti. Selain itu ada penandatanganan MOU antar pimpinan universitas untuk memfasilitasi program mobilisasi ini. Tentu iklim ini dengan sendirinya juga berpengaruh terhadap good practice dan selanjutnya budaya kerja ataupun pada keberlanjutan kemitraan antara FKUAJ dengan FK Unpatti dan FK UHN Nomensen. 42

43 BAB 4 RENCANA SELANJUTNYA A. Rencana pengeluaran anggaran untuk tahun 2014 Program pengembangan yang akan dilakukan pada tahun 2014 terdiri dari (1) Program Pengembangan Unggulan dengan subaktivitas (a) Penyempurnaan Road Map Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian Masyarakat di Bidang Unggulan; (b) Pengembangan kurikulum sesuai road map unggulan di bidang pendidikan untuk meningkatkan kompetensi lulusan di bidang unggulan; (2) Program Pemerataan Kesempatan Belajar bagi Mahasiswa Berpotensi namun Secara Ekonomi Tidak Mampu. (3) Pemantapan KBK Institusi Mitra. Untuk implementasi program tahun ketiga telah disetujui anggaran sebesar Rp. 3,950,411,851,- (tiga milyar Sembilan ratus lima puluh juta empat ratus sebelas ribu delapan ratus lima puluh satu rupiah). Dana tersebut berasal dari dana program hibah sebesar Rp ,- (tiga milyar lima ratus sembilan puluh lima juta lima ratus lima puluh lima ribu tiga ratus lima rupiah) dan dana pendamping institusi sebesar Rp. 354,856,546,- (tiga ratus lima puluh empat juta delapan ratus lima puluh enam ribu lima ratus empat puluh enam rupiah). Comment [U3]: Tolong dicek angkanya Total serapan dana hingga akhir Desember 2013 sebesar Rp ,- (dua milyar tujuh ratus tiga puluh empat juta enam ratus ribu seratus empat puluh dua rupiah). Jika dipecah menjadi dua sumber dana, maka serapan dana hibah tahun 2013 sebesar Rp ,- (dua milyar empat ratus empat puluh delapan juta tujuh ratus tiga puluh lima ribu delapan ratus delapan puluh dua rupiah) dan serapan dana DRK Rp ,- (dua ratus delapan puluh lima juta delapan ratus enam puluh empat ribu dua ratus enam puluh rupiah). Total serapan dana tersebut berarti sebesar 69,22% dari anggaran 2013 yang disepakati. Hambatan tidak maksimalnya serapan dana karena masih ada pengadaan yang belum dibayarkan dan program unggulan yang belum selesai dilaksanakan. Program unggulan yang belum selesai dilaksanakan adalah Pembuatan Monograf (TOR ) yang akan dilanjutkan pada bulan Januari hingga Maret 2014 sesuai dengan kesepakatan dengan reviewer (BAP pertemuan visitasi reviewer, 7-8 Oktober 2013). Selain itu pada program pemerataan pendidikan, ada satu slot dana yang tidak terserap karena mahasiswa yang diterima dalam program hanya tiga orang, oleh karena itu program beasiswa juga dilanjutkan dari Januari ke Juni 2014 untuk membiayai para mahasiswa di semester genap 2013/2014 tersebut. Pembayaran pengadaan barang masih dilanjutkan karena proses pengadaan yang cukup menyita waktu. Untuk anggaran tahun 2013 terdapat efisiensi dana sejumlah Rp. 356,756,957,- (tiga ratus lima puluh enam juta tujuh ratus lima puluh enam ribu sembilan ratus lima puluh tujuh rupiah). Dana efisiensi ini sesuai dengan kesepakatan dalam pertemuan dengan reviewer akan digunakan sebagian untuk pembiayaan mahasiswa penerima beasiswa PHK-PKPD semester genap 2013/2014, program unggulan untuk: ONDT Plastinasi di Kuala Lumpur pada bulan Januari 2014, ONDT APMEC di Singapura, bulan Januari 2014 dan untuk pembayaran monograf pada bulan Januari hingga Maret Dari ketiga program itu diprediksi sesuai TOR akan terpakai dana sebesar Rp ,- dengan demikian masih ada sisa dana efisiensi sebesar Rp ,- Dalam RIP 2014 tim manajemen bermaksud mengajukan 43

44 publikasi internasional untuk dua hingga tiga orang penulis artikel yang layak terbit secara internasional. Hal ini karena ada prospek sedikitnya satu penulis akan menerbitkan artikel internasional. Jika usulan ini diterima, maka dana yang dapat terserap lagi sekitar 40 juta rupiah. 44

45 B. Rencana implementasi program, pengadaan dan keuangan untuk tahun anggaran Rencana Implementasi Program untuk tahun anggaran 2014 (1) Program Unggulan Publikasi Hasil Penelitian di Tingkat Internasional Hasil-hasil penelitian yang telah didapat akan dianalisa dan dipublikasikan. Publikasi ditargetkan untuk jurnal ilmiah internasional. Aktivitas pemberian insentif untuk peneliti yang berhasil mempublikasikan hasil penelitiannya pada jurnal ilmiah internasional sudah diberikan sejak tahun 2011 hingga Pada anggaran tahun 2013, terdapat efisiensi karena biaya submission tidak diperlukan. Dengan demikian, melalui efisiensi dana ini PHK-PKPD FKUAJ hendak mengajukan aktivitas ini kembali agar dapat memberikan insentif dan submission fee kepada penulis yang artikelnya diterima dalam jurnal ilmiah internasional periode Januari hinga Maret Monograf Bidang Unggulan Pada akhir tahun ketiga dilakukan pembuatan monograf untuk ketiga bidang unggulan tersebut. Meskipun demikian, sesuai kesepakatan dengan reviewer PHK-PKPD (BAP 7-8 Oktober 2013), aktivitas ini dilanjutkan hingga 2014 terutama hanya untuk pembayaran dan distribusi monograf secara nasional. Penulisan monograf telah diselesaikan oleh tim pada Desember Jejaring Penelitian di Dalam dan Luar Negeri Untuk memperkuat jejaring penelitian di dalam dan luar negeri maka dilakukan beberapa kegiatan yaitu: Overseas non-degree training bagi staf akademik untuk bidang-bidang unggulan FKUAJ. Training ini juga bertujuan untuk penguatan jejaring kerja sama yang akan diikuti dengan kegiatan pembentukan jejaring dan pengajuan proposal penelitian bersama. ONDT yang akan dilakukan adalah pelatihan dan konferensi APMEC serta Pelatihan teknik plastinasi. Keduanya dilaksanakan pada bulan Januari Sebagian pembiayaan ini telah dilakukan pada bulan Desember 2013 (untuk registrasi) dan selebihnya untuk pelaksanaan serta pelaporan diharapkan selesai pada bulan Februari (2) Program pemerataan kesempatan belajar bagi calon mahasiswa berpotensi yang secara ekonomi kurang mampu. Pada program pemerataan kesempatan belajar ini dirancang kegiatan sebagai berikut: 1. Pemberian dana untuk 8 penerima beasiswa program PHK-PKPD tahun Program pendampingan bagi mahasiswa penerima beasiswa selama kuliah di FKUAJ. Program ini dilakukan oleh dosen pendamping khusus. 3. Pengembangan sumber dana dari institusi lain. FKUAJ akan bekerja sama dengan ikatan alumni dan perusahaan farmasi atau perusahaan lain untuk menghimpun dana program beasiswa ini. Aktivitas ini dilaksanakan agar keberlanjutan program pemerataan kesempatan belajar ini terjamin. C. Rencana pencapaian indikator kinerja pada tahun anggaran 2014 Secara umum, seluruh kegiatan yang akan diadakan di tahun 2014 merupakan luncuran dari kegiatan tahun 2013 atau kegiatan lain yang menggunakan dana efisiensi yang didapat dari sisa dana kegiatan yang telah terlaksana di tahun Indikator kinerja pada tahun anggaran 2014 akan mengikuti indikator kinerja pada tahun anggaran Diharapkan beberapa indikator kinerja yang belum tercapai di akhir tahun 2013 akan tercapai pada akhir bulan Juni

46 No. Keterangan Baseline /2014 Target Capaian Target Capaian Target Capaian Indikator Kinerja Utama (IKU) 1. Jumlah publikasi di jurnal internasional NA 2. Peningkatan mahasiswa baru yang mendapatkan beasiswa NA NA PKPD 3. Nilai rata-rata peserta UKDI FKUAJ ,9 >= 72 NA 4. Presentase kelulusan first taker FKUAJ 90,6% >90% 95% >90% 94,6% >=92% NA untuk UKDI 5. Dilaksanakannya KBK di institusi mitra 31,6% 78,9% 63,2% 75% 89.4% 100% NA 6. Peningkatan belum FK Unpatti Terakredi Akreditasi institusi terakredit NA NA NA terakredi tasi mitra asi tasi C NA Indikator Kinerja Antara 1 Pengembangan Bidang Unggulan FKUAJ 1. Tersusunnya Road map Tersedianya modul 2. khusus bidang unggulan Jumlah modul yang 3. memuat bidang unggulan Jumlah skenario 4. terkait bidang unggulan Persentase nilai 5. mahasiswa >=B untuk blok bidang unggulan Jumlah publikasi 6. bidang unggulan di jurnal internasional Jumlah publikasi bidang unggulan di 7. jurnal nasional terakreditasi oleh dosen muda Jumlah penelitian 8. bidang unggulan per tahun oleh dosen muda Jumlah presentasi penelitian bidang 9. unggulan di seminar nasional dan termuat dalam proceeding Jumlah presentasi penelitian di seminar 10. internasional dan termuat dalam proceeding Belum sempurna Perbaikan Menunggu pengesahan rapat Senat Fakultas 46 Acuan pengembangan tridarma Menunggu pengesahan rapat Senat Fakultas Acuan pengembangan tridarma NA NA NA 64% 64% 97% 70% 96% 75% NA NA NA NA NA NA NA

47 11. Jumlah proposal yang diikutsertakan dalam hibah kompetisi NA penelitian di tingkat nasional 12. Jumlah proposal yang menang dalam hibah kompetisi penelitian NA tingkat nasional 13. Monograf di bidang unggulan NA 14. Jumlah mitra kerja sama penelitian dalam NA negeri 15. Jumlah mitra kerja sama penelitian NA internasional 16. Jumlah penelitian yang didanai lembaga internasional NA Indikator Kinerja Antara 2 Program Pemerataan Kesempatan Belajar 17. Rasio keketatan seleksi calon NA 1:3 1:4 1:5 1:5 1:7 NA 18. Jumlah seluruh penerima beasiswa di FKUAJ (dari sumber NA dana manapun) 19. Peningkatan nilai tes sebelum dan sesudah matrikulasi NA 25% 36% 25% 25,9% 25% NA Indikator Kinerja Antara 3 Pengembangan Sistem Assessment untuk Meningkatkan Kompetensi Lulusan 20. Jumlah item pada bank soal CBT untuk exit NA NA exam 21. Jumlah item pada bank soal untuk ujian akhir NA NA blok 22. Jumlah item pada bank soal untuk ujian NA progress test 23. Pemanfaatan CBT untuk ujian akhir blok NA blok 0 6 blok NA 24. Rata-rata kelulusan langsung CBT di institusi pada exit NA NA NA 75% NA 90% NA exam 25. Rata-rata kelulusan langsung OSCE pada akhir Prodi Profesi NA NA NA 75% NA 90% NA Dokter 26. Rata-rata kelulusan langsung OSCE pada 65% 67,5% 80% 75% 83% 80% NA tiap semester 27. Jumlah skenario OSCE NA 47

48 BAB 5 EVALUASI TERHADAP DESAIN DAN IMPLEMENTASI AKTIVITAS Dokumen RIP tahun 2013 merupakan acuan dalam implementasi kegiatan pada tahun 2013 ini. Selanjutnya, setelah visitasi reviewer PHK-PKPD 7-8 Oktober 2013 dan pada lokakarya terkait keuangan di bulan November 2013 juga terdapat dokumentasi BAP pertemuan tersebut yang turut menjadi dasar pelaksanaan beberapa aktivitas tambahan dan pembenahan procurement dari bulan Oktober hingga Desember Pelaksanaan aktivitasaktivitas pada tahun 2013 ini merupakan refleksi akhir kegiatan PHK-PKPD. Meskipun demikian, beberapa kegiatan ada yang dilanjutkan pada bulan Januari hingga Juni 2014 sebagaimana saran CPCU. Bab ini berisi analisis komprehensif tentang kekuatan dan kelemahan dalam desain dan implementasi program yang dikaitkan dengan capaian indikator. Analisis ini merupakan rangkuman evaluatif dan reflektif dari keseluruhan program PHK- PKPD di FKUAJ. Dengan demikian materi bab ini dapat pula digunakan oleh institusi untuk keberlanjutan aktivitas ataupun rencana strategis serta dapat menjadi masukan bagi CPCU. A. Program 1: Pengembangan bidang unggulan Jika melihat Gambar 1 untuk Indikator Kinerja Utama pada Bab 3 dan Gambar 2 untuk Indikator Kinerja Antara program unggulan, maka terlihat titik terlemah program unggulan adalah pada pembuatan proposal penelitian bidang unggulan untuk diikutkan hibah eksternal dan nasional. Implikasi dari kelemahan ini juga pada publikasi ilmiah untuk dosen muda dalam jurnal ilmiah nasional terakreditasi. Kedua IKA ini tidak tercapai selama tiga tahun PHK-PKPD. Pada Laporan Akhir Tahun 2012 disebutkan bahwa publikasi ilmiah internasional juga kelemahan program ini. Hal ini sudah tidak berlaku lagi pada tahun 2013 ini. Indikator untuk publikasi ilmiah internasional telah tercapai. Pada tahun 2011 tidak ada publikasi di jurnal internasional. Di tahun 2012 terdapat dua publikasi jurnal ilmiah internasional, sementara target capaian pada tahun 2012 adalah 3 jurnal ilmiah internasional. Pencapaian indikator bidang ini di tahun 2013 terdapat 9 publikasi ilmiah internasional di semua bidang. Hal ini sangat mungkin terbantu dengan aktivitas dari PHK-PKPD tahun pertama dan kedua melalui hibah untuk staf senior demikian juga insentif publikasi ilmiah internasional. Pengalaman ini tentu terbukti meningkatkan kapabilitas dosen FKUAJ. IKA dari pengembangan Bidang Unggulan yang tidak tercapai ada lima buah. Yang pertama, Jumlah publikasi bidang unggulan di jurnal nasional terakreditasi oleh dosen muda. IKA ini tidak tercapai dari tahun ke tahun. Salah satu faktor penyebab tidak tercapainya IKA ini karena mayoritas dosen muda tenaganya terserap pada pendidikan dan pengabdian masyarakat. Beban pengajaran cukup besar di samping itu juga pekerjaan terkait struktur dan administratif di tingkat fakultas dan universitas yang telah menyita banyak waktu dosen. Faktor kedua, tidak memadainya kemampuan menulis para staf muda. Solusinya, pada masa yang akan datang, institusi perlu memikirkan kerangka mentoring pada para beberapa dosen muda di bawah satu dosen senior dan memberikan target serta apresiasi bagi kegiatan ini. 48

49 IKA tidak tercapai yang kedua adalah Jumlah proposal yang diikutsertakan dalam hibah kompetisi penelitian di tingkat nasional. Dengan analisis beban kerja, hal ini sangat dekat dengan kemampuan menulis sekaligus meneliti. IKA yang berikutnya menjadi lanjutannya: Jumlah proposal yang menang dalam hibah kompetisi penelitian tingkat nasional, tidak tercapai sebab jumlah dan kualitas proposal penelitian para dosen muda belum memadai. Sekali lagi institusi perlu mendorong terciptanya iklim menulis dan meneliti. Staf senior yang telah pernah menembus hibah kompetitif nasional perlu ditugaskan oleh pimpinan untuk membimbing dosen muda hingga membuahkan jumlah tertentu proposal yang siap maju pada hibah nasional. IKA keempat yang tidak tercapai adalah Jumlah mitra kerja sama penelitian internasional dan yang kelima: Jumlah penelitian yang didanai lembaga internasional. Kedua IKA ini tidak tercapai karena minimnya inisiatif penelitian secara umum dari staf dosen FKUAJ. Inisiatif lebih sering timbul dari para jajaran pimpinan atau staf dosen dalam jenjang struktural sehingga ketika terjalin atau hampir terjalin kerjasama seringkali staf dosen yang tidak berjabatan kurang cepat menangkap peluang dan tidak siap berkomunikasi intensif tentang ide-ide penelitian. Kembali lagi, analisis sampai pada dua faktor utama seperti tersebut di atas. Selanjutnya, FKUAJ perlu membuat kerangka rencana operasional untuk kerjasama antar dosen. Penugasan, penunjukan dan dorongan pelaksanaan kerjasama perlu dilakukan dan dipantau. Salah satu strategi yang dapat dimanfaatkan adalah kerjasama penelitian dengan FK mitra dan FK lain. B. Program 2: Pemerataan Kesempatan Belajar bagi Calon Mahasiswa yang Berpotensi Namun Secara Ekonomi Kurang Mampu. Secara umum pencapaian untuk program ini di tahun pertama dan kedua memenuhi target indikator kinerja. Bahkan bila diperhitungkan jumlah keseluruhan penerima beasiswa dari program lainnya, maka capaiannya melebihi target indikator. Walau demikian capaian untuk tahun ketiga mengalami kesulitan, walaupun tim PiC program 2 telah memperluas wilayah kerja dan berusahan menjaring dari berbagai daerah baru. Penerima beasiswa PHK-PKPD untuk tahun ketiga ini tidak mencapai target disebabkan jumlah calon mahasiswa yang mendaftar dan memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam TOR jumlahnya sedikit. Dari beberapa pertanyaan dan survei kecil terkait program beasiswa dan juga survei kepada mahasiswa FKUAJ pada umumnya, tampaknya permasalahan mahalnya biaya hidup dan akomodasi di sekitar lokasi kampus FKUAJ di daerah Pluit merupakan salah satu kendala. Sebagaimana diketahui, salah satu tujuan yang ingin dicapai oleh FKUAJ terkait program beasiswa ini adalah pemerataan kesempatan belajar dan pemerataan pelayanan kesehatan di Indonesia. Untuk itu wilayah yang menjadi target menjaring calon mahasiswa bagi program ini adalah wilayah yang berada di luar Jakarta dengan jumlah tenaga kesehatan yang relatif masih belum memadai. Mengingat asal calon mahasiswa berada di luar Jakarta, maka bila diterima ybs memerlukan akomodasi tempat tinggal dan biaya hidup lainnya yang jumlahnya tidak kecil. Walaupun program beasiswa PHK- PKPD ini memberikan bantuan biaya hidup dan dari FKUAJ telah dibebaskan uang kuliah, kebutuhan riil biaya hidup di sekitar kampus Pluit jauh lebih tinggi. Hal ini dapat merupakan hambatan. 49

50 Untuk di masa yang akan datang, bila merancang program serupa, tampaknya kesempatan untuk menjaring calon mahasiswa akan lebih realistis dilakukan di wilayah Jakarta. Dengan menjaring calon mahasiswa dari wilayah Jakarta, maka masalah akomodasi dan biaya hidup bagi yang bersangkutan dapat ditekan mengingat ybs masih akan tinggal bersama keluarga. Tentu saja pilihan ini membawa dampak bahwa komitmen FKUAJ untuk turut membantu pemerataan tenaga kesehatan di wilayah yang kekurangan tertunda. Walau demikian, masih sangat dimungkinkan bahwa upaya itu dapat dilakukan dengan cara lain, misalnya tetap mengontrak penerima beasiswa untuk bersedia ditempatkan di daerah-daerah atau unit kesehatan yang bekerja sama dengan FKUAJ yang masih membutuhkan tenaga kesehatan. C. Program 3: Pengembangan Sistem Assessment Secara umum indikator capaian dari program 3 terkait kelulusan dalam UKDI tercapai dengan baik. Walau demikian ada beberapa hal yang perlu menjadi catatan. Kelulusan UKDI merupakan hasil dari proses belajar mengajar sejak dimulai dari seorang mahasiswa diterima untuk kuliah di FKUAJ hingga menyelesaikan studinya. Terkait dengan hal tersebut, sesungguhnya program PHK-PKPD yang baru berjalan sejak tahun 2011 mungkin belum memiliki dampak yang signifikan terhadap kelulusan UKDI dari FKUAJ. Sebagaimana diketahui, peserta UKDI dari FKUAJ untuk tahun 2011 adalah mahasiswa yang memulai studinya di tahun Peserta UKDI untuk tahun 2012 adalah mahasiswa yang memulai studi di FKUAJ tahun 2006 dan peserta UKDI untuk tahun 2013 adalah mahasiswa yang memulai studi di FKUAJ pada tahun Walau demikian program terkait dengan peningkatan metode assessment ini bukannya tidak memberikan dampak bagi keberhasilan UKDI peserta asal FKUAJ. Bila memperhatikan angka-angka dari indikator antara, tampak success rate dari First taker mengalami peningkatan walaupun secara nasional nilai batas lulus mengalami kenaikan. Hal lainnya yang menunjukan adanya indikator peningkatan itu adalah nilai rata-rata peserta UKDI dari FKUAJ juga mengalami peningkatan. Salah satu hal yang menunjukkan peranan dari program 3 ini secara nyata adalah kelulusan 100% untuk peserta OSCE sumatif yang berasal dari FKUAJ. Pada kegiatan try-out UKDI di tahun 2012 dan hasil ujian OSCE formatif di tahun 2012, sesungguhnya ada kekuatiran bahwa ujian OSCE dapat menjadi kendala untuk lulusan FKUAJ. Walau demikian, dengan program yang disusun cukup intensif dan dengan tersedianya beberapa fasilitas tambahan yang diadakan melalui PHK-PKPD, terdapat peningkatan kesiapan peserta UKDI OSCE yang berasal dari FKUAJ. Terkait dengan beberapa indikator antara, terutama untuk penyelenggaraan CBT untuk internal institusi, baik untuk ujian blok maupun untuk exit exam memang belum terlaksana sepenuhnya. Dalam rancangan awal untuk program assessment ini salah satunya adalah proses pengadaan modul untuk CBT. Walau demikian, dalam perjalanan waktu, dikabarkan bahwa program untuk CBT akan diberikan kepada seluruh pusat CBT di Indonesia. Untuk mencegah adanya double funding dan pemborosan yang tidak diperlukan, maka rencana pengadaan modul CBT tersebut dihapus dalam proposal final. Setelah PHK-PKPD berjalan, ternyata pemberian modul kepada FKUAJ baru berjalan di akhir tahun 2012 dan modul yang diberikan juga bukan modul terbaru sehingga masih 50

51 banyak kesalahan program. Salah satu kesalahan program yang terjadi ketika modul tersebut digunakan oleh FKUAJ dalam ujian blok adalah hilangnya nilai mahasiswa yang melakukan ujian karena terganti dengan nilai mahasiswa yang ujian di gelombang kedua. Untuk tahun 2014 dan selanjutnya, tampaknya modul yang lebih baru dan telah diperbaiki akan diberikan kepada seluruh pusat CBT sehingga permasalahan tadi diharapkan dapat teratasi dan dengan demikian jumlah blok yang menggunakan CBT dan penggunaan CBT untuk Exit Exam diharapkan menjadi lebih banyak. Dari kegiatan baru yang diadakan dengan efisiensi dana, telah dilakukan workshop terkait pembuatan item CBT dan item OSCE. Hal ini sangat mendukung persiapan exit exam yang diadakan oleh FKUAJ untuk mempersiapkan lulusannya dalam menghadapi UKDI D. Program 4: Pemantapan KBK intitusi mitra Sejak dimulainya kerja sama dalam rangka PHK PKPD ini, sudah dilaksanakan berbagai kegiatan pelatihan dan studi banding dengan kedua institusi mitra, yaitu FK Universitas Pattimura (FK Unpatti) dan FK Universitas HKBP Nommensen (FK UHN). Telah ada 15 kegiatan yang dilaksanakan bersama FK Unpatti, terdiri dari 8 kegiatan di tahun 2011, 6 kegiatan di tahun 2012, dan 5 kegiatan di tahun Kegiatan di tahun 2011 adalah: (1) lokakarya desain cetak biru dan kurikulum; (2) lokakarya pembuatan modul; (3) lokakarya pembuatan buku ajar; (4) program magang di perpustakaan UAJ; (5) lokakarya metode SCL; (6) pelatihan pembuatan modul audio visual; (7) pelatihan tenaga laboran dan skills lab; dan (8) lokakarya pemantapan sistem assessment. Pada akhir tahun 2011, pihak FKUAJ melakukan kunjungan monev ke kampus FK Unpatti. Kegiatan di tahun 2012 adalah (1) studi banding penyusunan kurikulum pendidikan klinik; (2) lokakarya penyusunan kurikulum pendidikan klinik; (3) lokakarya pelatihan instruktur OSCE; (4) NDT persiapan sistem pembelajaran jarak jauh oleh Pusat Komputer UAJ; (5) Lokakarya penyusunan perangkat clinical teaching KBK; dan (6) NDT pelatihan teknisi lab biomedik - anatomi. Pada tahun 2012, karena keterbatasan waktu, tidak sempat dilakukan kunjungan monev. Akan tetapi komunikasi antara pihak FK Unpatti dengan FKUAJ tetap berjalan, melalui telpon dan surel. Pada tahun 2013 sempat terjadi hambatan pelaksanaan karena dana untuk institusi pendidikan negeri mengalami penundaan pencairannya. Tetapi segera setelah masalah selesai, pihak FK Unpatti segera bergerak untuk memulai pelaksanaan berbagai kegiatan. Kegiatan kemitraan pada tahun 2013 adalah (1) Work-based Assessment for Clinical Examiner; (2) Quality Control in Clinical Teaching; (3) Policy Study dan Workshop: Pasien Simulasi untuk Pembelajaran dan Penilaian Hasil Belajar dalam Keterampilan Klinik; dan (4) Pelatihan Instruktur Skills Lab. Pelaksanaan kegiatan-kegiatan tersebut sempat mengalami kendala sehingga mengalami kemunduran, antara lain karena penyesuaian jadwal, libur yang cukup panjang, dan cuaca di kota Ambon yang tidak mendukung. Kunjungan monev ke FK Unpatti dilaksanakan pada akhir November 2013, dengan turut mengundang perwakilan FK UHN supaya dapat melakukan studi banding. Rangkaian kegiatan yang telah dilaksanakan oleh FK UHN sejak tahun 2011 terdiri dari 26 kegiatan, yaitu 12 kegiatan di tahun 2011, 13 kegiatan di tahun 2012, dan 1 kegiatan di tahun Kegiatan di tahun 2011 adalah: (1) kajian implementasi 51

52 pelaksanaan KBK di FKUAJ; (2) lokakarya desain cetak biru dan kurikulum; (3) lokakarya pembuatan modul dan buku ajar; (4) kajian implementasi sistem penjaminan mutu; (5) lokakarya metode SCL; (6) program magang di perpustakaan UAJ; (7) NDT sistem penjaminan mutu di FKUAJ; (8) pelatihan tenaga laboran dan skills lab; (9) kajian implementasi sistem informasi KBK; (10) kajian implementasi sistem kepaniteraan klinis; (11) lokakarya pemantapan sistem assessment; dan (12) lokakarya sistem penjaminan mutu. Menjelang akhir tahun 2011, FKUAJ melakukan kunjungan monev ke FK UHN. Kegiatan kemitraan yang telah dilakukan di tahun 2012 adalah: (1) NDT pembuatan materi ajar audio visual; (2) NDT teknik penggunaan audio visual; (3) NDT persiapan RS Pendidikan dan kecukupan fasilitas dan kasus untuk pendidikan klinik; (4) NDT standar buku panduan dan instrumen kepaniteraan; (5) NDT auditor sistem penjaminan mutu institusi; (6) lokakarya metode pembelajaran e-learning; (7) lokakarya penyusunan panduan dan evaluasi karya tulis ilmiah; (8) NDT laboran untuk pengawetan kadaver yang akan digunakan untuk praktikum anatomi; (9) NDT pembuatan preparat histopatologi; (10) NDT untuk laboran mengenai pewarnaan dan pengawetan parasit serta persiapan praktikum; (11) NDT untuk laboran sebagai persiapan praktikum fisiologi; dan (12) lokakarya perumusan buku standar kepaniteraan klinik. Pada pertengahan tahun 2012, pihak FKUAJ melakukan kunjungan monev ke FK UHN. Tetapi tidak sempat melakukan kunjungan monev pada akhir tahun Kegiatan pada tahun 2013 adalah (1) Lokakarya Sosialisasi Standar Pelaksanaan Sistem Kepaniteraan klinik; (2) Pengembangan Staf Non-Gelar Laboran Farmakologi; (3) Pengembangan Staf Non-Gelar Laboran Biokimia; dan (4) Pengembangan Staf Non-Gelar Laboran Patologi Klinik. Untuk kegiatan (1) sebenarnya adalah kegiatan untuk tahun 2012, yang baru bisa dilaksanakan pada tahun 2013 karena masalah pendanaan. Kegiatan (2) (4) sempat mengalami penundaan karena fasilitas laboratorium di FKUAJ sedang dalam tahap renovasi. Kunjungan monev ke FK UHN dilaksanakan pada pertengahan Desember 2013, juga turut mengundang perwakilan FK Unpatti supaya dapat melakukan studi banding. Selain kegiatan-kegiatan yang merupakan bagian dari program kemitraan PHK- PKPD, FKUAJ juga mengundang pihak institusi mitra untuk seminar-seminar yang dilaksanakan oleh FKUAJ dan berbagai kegiatan pelatihan internal yang dilakukan oleh FKUAJ seperti pelatihan persiapan OSCE nasional. FKUAJ juga melakukan pengiriman asesor BAN-PT yang dimiliki oleh UAJ ke institusi mitra untuk melakukan simulasi borang akreditasi. Hal ini dilakukan untuk membantu persiapan institusi mitra dalam penilaian akreditasi. PPD Unpatti sejak akhir tahun 2012 telah menjadi FK Unpatti, dan telah mendapat akreditasi C dari BAN-PT. FK UHN juga telah mendapat akreditasi C pada bulan Oktober Pertemuan ketiga institusi di FKUAJ hanya terlaksana di akhir tahun Pada akhir tahun 2012 ketiga institusi tidak dapat bertemu secara khusus untuk membahas monev. Akan tetapi dapat memanfaatkan kesempatan bertemu pada saat acara PHK PKPD yang diselenggarakan oleh pihak Dikti untuk membicarakan hal-hal tersebut, selain melalui telepon dan surel. Pada minggu ke-3 Desember 2013, ketiga institusi bertemu dan berdiskusi bersama di FKUAJ, membahas seluruh kegiatan yang telah dilaksanakan sejak awal PHK-PKPD berjalan dan rencana kerja sama antar ketiga 52

53 institusi setelah PHK-PKPD berakhir. Pertemuan lanjutan oleh para pimpinan ketiga institusi akan dilaksanakan secepatnya untuk mematangkan rencana dan penandatanganan MoU antar institusi. Salah satu bahan pertimbangan dalam perencanaan kerja sama ini adalah pendanaan, karena selama ini kegiatan kemitraan mendapat dananya melalui PHK- PKPD. Sumber dana selain dari dana internal institusi, juga akan diusahakan dari berbagai hibah. Pada prinsipnya pelaksanaan berbagai kegiatan kemitraan yang telah direncanakan dalam PHK-PKPD ini sejak tahun tidak mengalami hambatan berarti. Akan tetapi dalam pengamatan kami yang harus diwaspadai adalah masalah kekurangan SDM di masing-masing institusi mitra sehingga SDM yang ada harus bekerja ganda. Apabila hal ini tidak ditangani, maka dapat menimbulkan kelelahan dan kejenuhan yang dapat mengurangi potensi yang sudah baik. 53

54 54

55 Tabel 3.2. PENGEMBANGAN STAF Tahun 2013: Pendidikan Tidak Bergelar Domestik Lampiran 1.A 55

56 56

57 Lampiran 1.B Tabel 3.2. PENGEMBANGAN STAF Tahun 2013: Pendidikan Tidak Bergelar Luar Negeri 57

58 58

59 Lampiran 2.A Tabel 3.5. PENGERJAAN SIPIL Tahun

60 Lampiran 2.B 1 Tabel 3.6a. PENGADAAN BARANG (LAB EQUIPMENT) Tahun

61 Tabel 3.6a. PENGADAAN BARANG (IT EQUIPMENT) Tahun 2013 Lampiran 2.B 2 61

62 Tabel 3.6a. PENGADAAN BARANG (MANEKIN) Tahun 2013 Lampiran 2.B 3 62

63 Lampiran 2.B 4 Tabel 3.6a. PENGADAAN BARANG (PENUNJANG PEMBELAJARAN) Tahun

64 Tabel 3.6a. PENGADAAN BARANG (UPS) Tahun 2012 Lampiran 2.B 5 64

65 Lampiran 2.C Tabel 3.6b. PENGADAAN BUKU Tahun

66 Tabel 3.6c. FURNITUR Tahun 2013 Lampiran 2.D 66

67 Tabel 3.7. PENGEMBANGAN PROGRAM PENYUSUNAN MONOGRAF Tahun 2013 Lampiran 3.A. 67

68 Tabel 3.7. PENGEMBANGAN PROGRAM LOKAKARYA ITEM WRITING & CBT Tahun 2013 Lampiran 3.B 68

69 Tabel 3.8a. TENAGA AHLI KEMITRAAN FK UHN Tahun 2013 Lampiran 4.A 1 69

70 70

71 Tabel 3.8a. TENAGA AHLI KEMITRAAN FK UNPATTI Tahun 2013 Lampiran 4.A 2 71

72 72

73 Tabel HIBAH PENELITIAN JUNIOR Tahun 2013 Lampiran 5.A 73

74 Tabel HIBAH PENELITIAN JUNIOR Tahun 2012 Biaya Total, RIP Tahun 2012 Rp ,00 Committed Rp ,00 Uncommitted Rp ,00 Lampiran 5.A. 2 No. Tahap Administrasi Bobot (%) 1 Persetujuan TOR dan Panduan Hibah 10% 2 SK Tim Reviewer/ Panitia Seleksi 3% 3 Pemasukan proposal 5% 4 Evaluasi proposal 5% 5 Persetujuan pemenang 2% 6 Kontrak 5% 7 Laporan interim 15% 8 Laporan kemajuan 20% 9 Laporan akhir 25% 11 Seminar hasil hibah penelitian Total 10% 100% No. Judul PIC 1 Honor reviewer seleksi proposal (15 proposal, 3 reviewer ) 2 Sosialisasi Zita Arieselia 3 Sekretariat: bahan habis Zita pakai, biaya komunikasi, Arieselia penggandaan materi, stationery 4 Monitoring dan evaluasi pemenang Research grant (2 orang, 4 judul) 5 Efektivitas Motivation Enhancement Therapy dalam Terapi Detoksifikasi Buphrenorphine-Naloxone untuk Meningkatkan Motivasi Perubahan Perilaku pada Pecandu Heroin 6 Hubungan Adiksi Internet dengan Masalah Emosi pada siswa SLTP di Wilayah DKI Jakarta RIP Zita Arieselia Zita Arieselia Astri Parawita Ayu Eva Suryani 7 Kondisi Rongga Mulut pada Isadora Anak Jalanan dengan Masalah Gracia Penggunaan Napza di Jakarta Sahusila Timur wane 8 Gambaran minat mahasiswa dan dosen terhadap elder care facility 9 Aktivitas in vitro daun mimba (Azadirachta indica A. juss) terhadap pertumbuhan Aspergillus flavus Total Capaian Fisik Biaya Capaian Target % Maks. Bobot ToT Persiapan Pelaksanaan (Bulan) Committed (%) (30%) (70%) % 70% , ,33 0, Ratnawat i Linarto Ayly Margaret % 0% 1 0 0, , % 0% , , % 0% , , % 70% , ,92 0, % 70% , ,92 0, % 70% , ,92 0, % 70% , ,92 0, % 70% , ,92 0, % 420%

75 Tabel BEASISWA MAHASISWA Tahun 2013 Lampiran 6 75

76 Tabel PEMBERIAN DANA PUBLIKASI INTERNASIONAL Tahun 2013 Lampiran 7 76

77 Lampiran 8 Tabel MENGIKUTI SEMINAR INTERNASIONAL Tahun 2013 Januari-Juli

78 78

79 Lampiran 9 Tabel KEMITRAAN Tahun

80 80

81 81

82 Lampiran 10 Status penyerapan keuangan untuk pelaksanaan aktivitas 82

83 83

84 LAMPIRAN 84

85 Lampiran 11 Rekapitulasi realisasi anggaran per program dan aktivitas (dalam ribuan rupiah) 85

86 Lampiran 12 Rekapitulasi realisasi anggaran per komponen biaya (dalam ribuan rupiah) 86

87 Lampiran 13 Rekapitulasi realisasi anggaran per komponen biaya (dalam ribuan rupiah) 87

88 Lampiran 14 88

89 89