LAPORAN TENGAH TAHUN 2011 PHK-PKPD FKUAJ

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN Pada tahun 2010, Fakultas Kedokteran Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya (FKUAJ) berhasil memenangkan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) untuk tahun pada skema A (Lampiran Pendukung 1). Tujuan pelaksanaan PHK-PKPD ini adalah meningkatkan kapasitas dan kualitas institusi pendidikan dokter di Indonesia sehingga dapat menghasilkan lulusan yang memenuhi standar kompetensi dokter yang diinginkan. Hibah skema A ditujukan untuk institusi pendidikan kedokteran yang terakreditasi A dan merupakan hibah untuk mengembangkan unggulan dan kemitraan. Sasaran atau tujuan utama yang ingin dicapai dalam tiga tahun melalui PHK-PKPD ini adalah untuk mengembangkan dan meningkatkan unggulan yang dimiliki oleh FKUAJ. Dengan demikian FKUAJ menjadi salah satu fakultas kedokteran yang unggul di tingkat nasional dan internasional, terutama tema unggulan Kesehatan Perkotaan yang diusung oleh FKUAJ dengan fokus pada Kedokteran Adiksi, Geriatri dan Kedokteran Tropik. Hibah ini bertujuan juga untuk pemerataan kesempatan belajar bagi calon mahasiswa yang memiliki potensi akademik namun tidak mampu secara ekonomi. Selain itu FKUAJ juga menjadi mitra 2 (dua) program studi skema B yaitu Program Pendidikan Dokter Universitas Pattimura (PPD Unpatti) dan Fakultas Kedokteran Universitas HKBP Nommensen (FKUHN). Dalam PHK-PKPD ini, FKUAJ mengajukan 4 (empat) program utama, yaitu: (1). Pengembangan Bidang Unggulan FKUAJ, yang dibagi lagi menjadi empat subaktivitas (a). Penyempurnaan Road Map Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian Masyarakat di Bidang Unggulan; (b). Pengembangan Kurikulum Sesuai Road Map Unggulan di Bidang Pendidikan untuk Meningkatkan Kompetensi Lulusan di Bidang Unggulan; (c). Peningkatan Kapasitas Dosen Muda untuk Melakukan Penelitian Sesuai dengan Road Map Bidang Unggulan; (d). Peningkatan Kapasitas Penelitian Bidang Unggulan FKUAJ di Tingkat Internasional. (2). Pemerataan Kesempatan Belajar bagi Mahasiswa Berpotensi yang secara Ekonomi Tidak Mampu. (3). Pengembangan Sistem Assessment untuk Meningkatkan Kompetensi Lulusan. (4). Pemantapan KBK Institusi Mitra. Adapun uraian keempat program tersebut adalah sebagai berikut: 1. PENGEMBANGAN BIDANG UNGGULAN FKUAJ a. Penyempurnaan Road Map pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat di bidang unggulan. Road map ini sudah harus tersusun pada pertengahan tahun pertama program (tahun 2011). b. Pengembangan kurikulum sesuai road map unggulan di bidang pendidikan untuk meningkatkan kompetensi lulusan bidang unggulan. Pengembangan kurikulum ini dilakukan segera setelah road map disusun dan diharapkan selesai pada pertengahan tahun kedua, sehingga dapat digunakan pada tahun akademik 2012/2013. c. Peningkatan kapasitas dosen muda untuk melakukan penelitian sesuai dengan road map bidang unggulan. Capaian dari program ini dinilai dengan banyaknya proposal yang diikutsertakan dalam hibah penelitian eksternal. Diharapkan mulai tahun kedua jumlah proposal yang diikutsertakan dalam kompetisi hibah penelitian eksternal akan meningkat. d. Peningkatan kapasitas penelitian bidang unggulan FKUAJ di tingkat internasional. Peningkatan kapasitas penelitian ini ditandai dengan semakin banyaknya publikasi internasional FKUAJ di bidang unggulan dan jumlah jejaring penelitian di bidang unggulan. 1

2 Tujuan dari program ini adalah: 1. Dihasilkannya road map bidang unggulan yang telah disempurnakan untuk menjadi acuan bagi kegiatan tridarma perguruan tinggi. 2. Meningkatkan kompetensi lulusan di bidang unggulan. 3. Meningkatkan kapasitas dosen muda dalam melakukan penelitian bidang unggulan 4. Meningkatkan kapasitas penelitian bidang unggulan di tingkat internasional 5. Meningkatkan jumlah publikasi di jurnal nasional terakreditasi dan jurnal internasional. 6. Meningkatkan kemampuan dosen untuk berkompetisi dalam hibah penelitian nasional dan internasional. 7. Memperkuat jejaring nasional dan internasional di bidang unggulan. 2. PEMERATAAN KESEMPATAN BELAJAR BAGI MAHASISWA BERPOTENSI YANG SECARA EKONOMI TIDAK MAMPU Tujuan program beasiswa ini adalah untuk memperluas akses bagi calon mahasiswa yang memiliki potensi akademik tinggi namun mengalami hambatan ekonomi. Capaian yang diharapkan adalah minimal tiga orang mahasiswa berpotensi yang secara ekonomi tidak mampu akan mendapat beasiswa untuk biaya hidup melalui program PHK-PKPD ini. 3. PENGEMBANGAN SISTEM ASSESSMENT UNTUK MENINGKATKAN KOMPETENSI LULUSAN Tujuan program ini adalah: 1. Meningkatkan kualitas pembelajaran dan kompetensi lulusan FKUAJ 2. Mempertahankan kelulusan first taker FKUAJ untuk UKDI tetap di atas 90%. Capaian yang diharapkan dari program ini di tahun pertama adalah terbentuknya pusat CBT dan diujicobakan serta mulai dibangunnya bank soal. Selain itu pada saat yang bersamaan, OSCE yang telah berlangsung selama ini akan dikembangkan menjadi OSCE klinik disertai pembentukan bank skenario. Tahun kedua dan selanjutnya jumlah item dalam bank soal akan terus dikembangkan dan siap dilaksanakan sebagai salah satu exit exam bagi lulusan FKUAJ pada akhir tahun kedua program. 4. PEMANTAPAN KBK INSTITUSI MITRA Program ini bertujuan agar institusi mitra mampu menyelenggarakan KBK pendidikan dokter dengan baik dan menghasilkan lulusan yang sesuai dengan standar kompetensi pendidikan dokter Indonesia, dengan demikian diharapkan institusi mitra akan menjadi terakreditasi. Capaian yang diharapkan dalam program ini adalah terlaksananya pelatihan-pelatihan di bidang KBK untuk kedua institusi mitra di tahun pertama sampai pertengahan tahun kedua. Pada tahun kedua juga akan dipantau pelaksanaan KBK di kedua insitusi mitra serta pemberian bantuan teknis untuk persiapan akreditasi yang akan dilakukan pada tahun ketiga dengan target hasil akreditasi minimal C. Sesuai dengan Rencana Implementasi Program (RIP) yang disusun, kegiatan pada tahun 2011 yang direncanakan beserta implementasinya sampai dengan akhir Juli 2011, adalah sebagai berikut: 1. Pengembangan bidang unggulan FKUAJ a. Penyempurnaan Road Map pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat di bidang unggulan. Implementasi penyusunan road map dimulai dengan mengirimkan staf FKUAJ untuk mengikuti program non degree training bidang pengembangan kurikulum kepada BPK FKUGM. Survei kepada dosen, mahasiswa dan alumni juga telah dilakukan 2

3 melalui survei daring maupun dengan kuesioner tertulis. Tujuan dari survei ini untuk mengetahui respon stakeholders FKUAJ terhadap ketiga bidang unggulan yang ditetapkan. Selanjutnya telah pula dilakukan benchmarking ke FKUNDIP untuk mempertajam unggulan Geriatri, FKUNAIR untuk mempertajam unggulan Kedokteran Tropis serta FKUI untuk mempertajam unggulan Kedokteran Adiksi. Mengingat ahli kurikulum dan pendidikan yang tidak berstatus pegawai negeri sipil di Indonesia sulit untuk dijumpai, maka diputuskan untuk pemilihan Tenaga Ahli yang membantu penyusunan road map didanai oleh institusi FKUAJ dan tidak menggunakan dana World Bank. Kegiatan dengan tenaga ahli ini akan dilaksanakan pada bulan Agustus 2011 dengan target tersusunnya road map pada bulan Oktober b. Peningkatan kapasitas dosen muda untuk melakukan penelitian sesuai dengan road map bidang unggulan. Implementasi kegiatan ini dimulai dengan sosialisasi aktivitas hibah penelitian kepada seluruh staf pendidik FKUAJ sejak akhir tahun Selanjutnya dilakukan pengumpulan proposal-proposal untuk diseleksi pada kompetisi hibah penelitian ini. Terkumpul 12 proposal untuk 4 hibah yang tersedia. Tim seleksi proposal terdiri dari staf pendidik FKUAJ, maupun beberapa akademisi dan peneliti di lingkungan UAJ, sesuai dengan bidang penelitian yang diajukan. Juri dari luar Fakultas Kedokteran antara lain staf pendidik dari Fakultas Teknobiologi dan Fakultas Psikologi. Selanjutnya pemenang ditetapkan berdasarkan nilai tertinggi hasil penjumlahan nilai dari 3 (tiga) orang juri. Nama-nama pemenang diusulkan ke CPCU DIKTI untuk mendapatkan pengesahan. Pengesahan ini baru didapat pada bulan Juni 2011 (Lampiran Pendukung 2), dengan demikian implementasi dari program ini mengalami keterlambatan selama 3 bulan. c. Peningkatan kapasitas penelitian bidang unggulan FKUAJ di tingkat internasional. Implementasi kegiatan ini dilakukan dengan sosialisasi aktivitas hibah penelitian untuk staf pendidik senior sejak akhir tahun Selanjutnya pada bulan Maret 2011 terkumpul 9 proposal yang termasuk kategori program ini. Tim seleksi proposal terdiri dari staf pendidik FKUAJ dan staf peneliti Fakultas Teknobiologi dan Fakultas Psikologi UAJ. Selanjutnya pemenang ditetapkan dengan nilai tertinggi hasil penjumlahan dari nilai 3 (tiga) orang juri. Nama-nama pemenang diusulkan ke CPCU DIKTI untuk mendapatkan pengesahan. Pengesahan ini baru didapat pada bulan Juni 2011 (Lampiran Pendukung 3), dengan demikian implementasi dari program ini mengalami keterlambatan selama 3 bulan. Dalam program peningkatan kapasitas penelitian bidang unggulan FKUAJ ini juga terdapat program Overseas non degree training (ONDT) di bidang Kedokteran Tropik. Program ONDT ini telah mendapat persetujuan dari CPCU (Lampiran Pendukung 4) dan akan diberangkatkan pada bulan Agustus 2011 sesuai dengan jadwal yang ditetapkan oleh institusi yang dituju, yaitu Mahidol University. 2. Pemerataan kesempatan belajar bagi mahasiswa berpotensi yang secara ekonomi tidak mampu. Dalam program ini telah diseleksi 3 orang mahasiswa yang berpotensi akademik tinggi namun secara ekonomi kurang mampu. Saat ini nama ketiga mahasiswa tersebut telah diajukan ke CPCU DIKTI untuk mendapatkan pengesahan sebelum ditandatangani kontrak pemberian beasiswa (Lampiran Pendukung 5). Dalam kontrak yang dirancang, 3

4 penerima beasiswa wajib kembali ke daerah asal untuk meningkatkan pelayanan kesehatan masyarakat di daerahnya. 3. Pengembangan sistem assessment untuk meningkatkan kompetensi lulusan. Implementasi sistem assessment ini dilakukan dengan dimulainya program pengumpulan soal-soal dari berbagai departemen untuk menjadi bank soal. Sebagian dari soal-soal yang terkumpul ini kemudian juga disampaikan melalui Asosiasi Institusi Pendidikan Kedokteran Indonesia (AIPKI) regional untuk menjadi bank soal Uji Kompetensi Dokter Indonesia (UKDI). Persiapan untuk menjadi pusat CBT juga telah dilakukan dengan baik sehingga pada tanggal 26 Juli 2011, setelah pengecekan dari tim monevin UKDI, FKUAJ telah ditetapkan untuk menjadi salah satu pusat CBT untuk pelaksanaan UKDI mulai UKDI bulan Agustus 2011 (Lampiran Pendukung 6). Persiapan untuk meningkatkan sistem assessment lainnya, terutama untuk OSCE juga telah dilakukan agar FKUAJ siap menerapkan ujian OSCE sebagai salah satu exit exam dan turut menjadi pusat ujian OSCE untuk UKDI. 4. Pemantapan KBK institusi mitra Implementasi program ini agak terhambat disebabkan TOR dari institusi mitra baru disetujui oleh CPCU DIKTI. Walau demikian beberapa kegiatan terkait dengan kunjungan kerja dari institusi mitra ke FKUAJ telah dilaksanakan. Setelah TOR institusi mitra disetujui, telah dilakukan 2 (dua) kegiatan pelatihan di Program Pendidikan Dokter Universitas Pattimura (PPD Unpatti) yaitu pelatihan penyusunan cetak biru kurikulum dan pembuatan modul ajar. Kegiatan dengan mitra Fakultas Kedokteran Universitas HKBP Nommensen (FKUHN) telah dilaksanakan 3 (tiga) kali, yaitu 1 (satu) kegiatan studi banding dari FKUHN ke FKUAJ dan 2 (dua) kali pelatihan yaitu untuk penyusunan cetak biru dan pembuatan modul dan buku ajar. Dalam kegiatan pelatihan tersebut, staf FKUAJ yang memberikan pelatihan juga melaporkan perkembangan-perkembangan persiapan FK mitra dalam menghadapi akreditasi. Tampaknya FK mitra konsisten dalam menaati peraturan yang ditetapkan mengenai jumlah mahasiswa yang boleh diterima setiap tahunnya, yaitu tidak lebih dari 50 (lima puluh) mahasiswa baru per angkatan. Demikian pula dengan pembangunan fisik fasilitas belajar mengajar, penambahan jumlah staf akademik baru konsisten dilakukan oleh kedua FK mitra. Dalam periode Agustus-Desember 2011, masih tersisa beberapa kegiatan pelatihan, baik yang dilaksanakan di tempat institusi mitra maupun yang akan diselenggarakan di FKUAJ. Diharapkan dengan kegiatan pelatihan-pelatihan ini dan adanya pemantauan di institusi mitra akan semakin menguatkan landasan institusi mitra dalam mempersiapkan diri menghadapi proses akreditasi. 4

5 BAB 2 IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM A. Organisasi Pelaksana Kegiatan Struktur organisasi pelaksanaan kegiatan PHK PKPD di FKUAJ sedapat mungkin mengoptimalkan fungsi-fungsi yang telah ada. Tujuannya adalah agar aktivitas PHK-PKPD dapat terkonsolidasi serta sebagai bagian dari capacity building organisasi agar proses kerja yang terbentuk akan dibawa dalam budaya organisasi. Penanggung jawab utama kegiatan PHK PKPD di tingkat Universitas adalah Rektor selaku pimpinan institusi tertinggi. Dalam implementasinya, program-program akademik dikoordinasikan oleh Wakil Rektor Bidang Akademik, serta Wakil Rektor Bidang Administrasi dan Keuangan sebagai penanggung jawab keuangan. MONEVIN Kepala LPjM St. Nugroho, ST, MT PENANGGUNG JAWAB PROGRAM Rektor Prof. Dr. F.G. Winarno INSTITUSI MITRA MONEVIN Kepala UJM Prof. Dr. Drg. Yvonne Suzy H., MKM KETUA PELAKSANA PROGRAM Dekan dr. Felicia Kurniawan, M.Kes. Direktur Eksekutif Dr. dr. Soegianto Ali, M.Med.SC Wakil Direktur Eksekutif dr. Tena Djuartina, M.Biomed Penanggung jawab Keuangan Wadek II Dr. Nanny Djaya, MS., Sp.GK. Penanggung jawab Pengadaan Barang (Wahyudi Sugiharto, ST.) PIC Program Kerjasama dengan Institusi Mitra dr. Veronika Maria S., M.Biomed PIC Program Pengembangan Bidang Unggulan Elisabeth dr. Ignatio Rukmini Rika, Ssi, Sp.Ko MSc, PhD PIC Program Pemerataan Kesempatan Belajar Wakil Dekan III dr. Astri Parawita Ayu, Sp.KJ. PIC Program Pengembangan Assessment dr. Nawanto Agung, Sp.KO Koordinator Aktivitas PPD Unpatti dr. Linawati H., Sp.FK Koordinator Aktivitas FK UHN dr. Lilis, Sp. PA Koordinator Aktivitas Penyusunan Road map Elisabeth Rukmini, Ssi, Msc, PhD Koordinator Aktivitas Hibah Penelitian dr. Zita Arisiela, M.Biomed. Koordinator Aktivitas Penelitian Unggulan FKUAJ dr. Edward Surjono, Sp.A. Koordinator Aktivitas CBT dr. Fransisca Hanna Yolanda Tjai, M.Biomed, MKes Koordinator Aktivitas OSCE Dr. Poppy K.Sasmita, Sp.S.. Koordinator Aktivitas Peningkatan Kompetensi Lulusan Dr. dr. Julia Jenny Rahadian Hidayat, M.Biomed Struktur Organisasi Pelaksana PHK-PKPD FKUAJ Ketua Pelaksana Program adalah Dekan FKUAJ dan Direktur Eksekutif adalah Wakil Dekan I. Pelaksanaan kegiatan PHK PKPD sehari-hari dikoordinasi oleh Direktur Eksekutif yang bertanggung jawab langsung kepada Dekan. Direktur Eksekutif dibantu oleh beberapa koordinator yang bertanggung jawab dalam bagian pengelolaan program, bagian monitoring dan evaluasi, bagian pengadaaan barang dan jasa, bagian keuangan, serta beberapa staf pendukung. Untuk mengoptimalkan struktur yang telah ada, bagian monitoring dan evaluasi dilakukan oleh Ketua Gugus Jaminan Mutu (GJM) tingkat Fakultas yang dalam pelaksanaannya 5

6 berkoordinasi dengan Lembaga Penjaminan Mutu (LPJM) tingkat Universitas. Demikian pula bagian Keuangan dilakukan oleh Wakil Dekan II. Dalam melakukan tugasnya Wakil Dekan II berkoordinasi dengan Wakil Rektor II di tingkat Universitas. Pelaksanaan masing-masing program berada di bawah tanggung jawab seorang Person in Charge (PIC) dan dibantu oleh Penanggung jawab Aktivitas. Pengelola di tingkat FK berkoordinasi dengan pengelola di tingkat Universitas secara rutin. Aspek-aspek penyelengaraan proyek, seperti pengadaan barang dan jasa, keuangan, penjaminan mutu melalui monitoring dan evaluasi internal terintegrasi dengan unit-unit dan struktur yang telah ada di UAJ, yaitu Biro Pengelola Prasarana dan Sarana, Biro Akuntansi, dan LPjM. Integrasi dari struktur-struktur yang ada antara lain terlihat pada beberapa SK pengadaan yang melibatkan unsur-unsur Universitas yang memang telah berpengalaman di bidangnya (Lampiran Pendukung 7). B. Mekanisme kerja antar pelaksana kegiatan dalam struktur organisasi Dalam melaksanakan kegiatan, masing-masing Penanggung Jawab Aktivitas berpedoman pada TOR yang telah disetujui oleh CPCU. Panitia pelaksana kegiatan diusulkan namanamanya oleh Dekan FKUAJ untuk dibuatkan SK kepanitiaan oleh Rektor UAJ. Sebelum melaksanakan kegiatan tersebut, Penanggung Jawab Aktivitas mengajukan permohonan dana dengan sepengetahuan Penanggung Jawab Program dan Direktur Eksekutif atau Pengelola Program kepada Penanggung Jawab Keuangan. Selanjutnya Penanggung Jawab Keuangan akan menentukan sumber dana untuk kegiatan tersebut sesuai dengan Proposal RIP dan TOR kegiatan yang telah disetujui. Permohonan pencairan dana kemudian ditujukan kepada Wakil Rektor II yang menangani bidang keuangan di Universitas. Selanjutnya Wakil Rektor II memerintahkan Karo Akuntansi Universitas untuk mencairkan dana sesuai dengan permintaan. Setelah pelaksanaan kegiatan, Penanggung Jawab Aktivitas akan membuat laporan kegiatan termasuk pertanggungjawaban keuangan kepada Penanggung Jawab Keuangan. Koordinasi dengan Universitas juga dilakukan untuk pengadaan barang. Setelah Procurement plan dan dokumen pengadaan disetujui oleh CPCU, maka pembentukan panitia pengadaan diusulkan oleh Dekan kepada Rektor. Rektor membuatkan SK tim pengadaan yang juga melibatkan staf dan struktur yang ada di Universitas terkait dengan proses pengadaan ini. Pengadaan peralatan terkait IT misalnya juga melibatkan staf dari bagian Pengadaan Universitas dan Pusat Komputer Universitas sebagai anggota tim. Pengadaan buku akan melibatkan staf dari bagian Pengadaan Universitas dan Perpustakaan Universitas sebagai anggota. Adanya perbedaan ketentuan dalam pembuatan rekening penampung antara PHKI dan PHK PKPD pada tahap awal pelaksanaan sempat membingungkan pihak Universitas. Pada PHK- PKPD dibutuhkan 2 (dua) rekening, yaitu rekening penampung dana hibah (World Bank) dan rekening penampung dana pendamping (DRK). Dengan adanya 2 rekening sumber dana kegiatan PHK-PKPD, awalnya terjadi kebingungan mengenai asal rekening untuk mendanai suatu kegiatan tertentu. Walau demikian setelah diadakannya beberapa kali pertemuan antara tim PHK-PKPD FKUAJ dengan Warek II dan Biro Akuntansi dan Keuangan Universitas, terjadi perbaikan dalam hal pencairan dana ini. Koordinasi antara tim PHK-PKPD, Warek II dan Biro Akuntansi dan Keuangan Universitas juga berperan dalam menyetujui pencairan dana non commitment untuk pembiayaan tenaga ahli yang membantu penyusunan road map pengembangan unggulan mengingat adanya kesulitan untuk mencari tenaga ahli bidang kurikulum yang bukan Pegawai Negeri Sipil sebagaimana disyaratkan dalam panduan PHK PKPD. Dengan demikian kegiatan penyusunan road map yang merupakan salah satu kegiatan vital dapat terlaksana direncanakan di bulan Agustus

7 Pada kegiatan program 1 yang berhubungan dengan hibah penelitian, tim PHK-PKPD FKUAJ juga melibatkan Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) dalam kegiatannya, terutama pada proses seleksi proposal yang masuk. Beberapa anggota komisi ilmiah yang selama ini terlibat dalam penjurian proposal untuk hibah kompetisi penelitian di tingkat Universitas juga dilibatkan sebagai anggota tim seleksi hibah penelitian dari program Pengembangan Bidang Unggulan (program 1) (Lampiran Pendukung 8). Dalam kegiatan program 2, yaitu Pemerataan Kesempatan Belajar bagi Mahasiswa yang Mempunyai Potensi Akademik Tinggi namun Secara Ekonomi Kurang Mampu, kegiatannya juga dilaksanakan bersama dengan proses penerimaan mahasiswa baru tahun akademik 2011/2012. Dari proses tersebut 7 orang mahasiswa lolos seleksi. Tiga di antaranya mendapat beasiswa PHK-PKPD dan 4 orang mendapat beasiswa sumber lainnya. Kegiatan Monitoring dan Evaluasi terkait dengan kegiatan Penjaminan Mutu di Fakultas Kedokteran maupun Universitas. Kegiatan Monevin tersebut dengan demikian menjadi satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari kegiatan rutin di Universitas dan Fakultas. Audit Monevin dari kegiatan PHK-PKPD ini telah dilaksanakan 2 (dua) kali yaitu di akhir bulan Maret 2011 dan akhir bulan Juni Pada audit akhir bulan Maret 2011 tidak banyak hal yang dapat dilaporkan disebabkan sebagian besar kegiatan masih belum berjalan dan masih menunggu proses pengesahan TOR dari CPCU, walau demikian pada audit akhir bulan Juni 2011, telah dilaporkan hasil dari beberapa kegiatan termasuk capaian sementara indikator yang ditargetkan untuk tahun 2011 ini (Lampiran Pendukung 9). C. Pengembangan kapasitas pengelola program Dalam melaksanakan PHK-PKPD, mulai dari penyusunan proposal lengkap (setelah proposal pendahuluan PHK-PKPD dinyatakan menang), penyusunan RIP tahun 2011, penyusunan TOR untuk mendapatkan persetujuan CPCU serta pelaksanaan aktivitas, tim PHK-PKPD telah mempelajari banyak hal terkait dengan pengelolaan program. Proses pelaksanaan suatu aktivitas PHK-PKPD mensyaratkan persetujuan proposal awal dan proposal lengkap serta RIP. Selanjutnya tiap TOR untuk pelaksanaan kegiatan juga membutuhkan telaah dan persetujuan terlebih dahulu agar sesuai dengan peraturan dan panduan yang ada. Selanjutnya setiap kegiatan yang dilaksanakan perlu dilaporkan kegiatannya serta dianalisis keberhasilan dan capaiannya. Setiap aktivitas juga harus dirancang untuk mencapai tujuan tertentu yang terkait dengan indikator yang terukur. Hal ini menyebabkan pengelola program harus terbiasa dengan pola berpikir sistematis dan pada akhirnya menjadi suatu kebiasaan dalam menyusun program. Selain hal-hal yang terkait dengan sistematika pelaksanaan kegiatan di atas, pengelolaan program PHK-PKPD dengan tenggat waktu yang kaku dan terbatas membuat pengelola program harus terbiasa bekerja keras dan disiplin dalam melaksanakan kegiatan secara berkesinambungan serta melaporkan hasilnya segera. D. Sistem dan prosedur pengelolaan program menyangkut keuangan dan pengadaan Secara umum pengelolaan keuangan di UAJ bersifat sentralisasi di tingkat Universitas. Yayasan memperbolehkan Rektor membuka rekening-rekening khusus untuk tujuan-tujuan yang jelas. Terdapat 2 (dua) rekening khusus untuk menampung dana PHK-PKPD ini. Untuk menampung dana dari World Bank dipakai rekening khusus atas nama Rektor UAJ yang pencairannya membutuhkan tandatangan Rektor bersama dengan Wakil Rektor II. Untuk 7

8 menampung dana pendamping, dipakai rekening khusus atas nama Yayasan UAJ. Dalam hal persetujuan penggunaan dana pendamping, diperlukan persetujuan dari Universitas mengenai besaran-besaran dananya. Penggunaan dua rekening untuk menampung dana PHK-PKPD ini pada awalnya menyebabkan kebingungan mengenai asal rekening dana yang harus dicairkan, walau demikian dengan pertemuan beberapa kali antara Koordinator Keuangan PHK-PKPD dengan Wakil Rektor II dan Biro Akuntansi dan Keuangan Universitas, proses pencairan keuangan saat ini berjalan lebih baik. Proses pertanggungjawaban penggunaan dana juga sempat mengalami masalah karena adanya ketentuan internal UAJ yang mengharuskan bukti-bukti pengeluaran uang yang asli disertakan sebelum pertanggungjawaban keuangan dinyatakan selesai. Sementara itu Penanggung Jawab Keuangan PHK-PKPD juga membutuhkan bukti-bukti asli pengeluaran uang untuk dipertanggungjawabkan kepada tim audit PHK-PKPD pada saat pemeriksaan kelak. Permasalahan ini kemudian diatasi dengan cara seluruh bukti keuangan yang diserahkan kepada Universitas adalah fotokopinya, namun fotokopi tersebut diverifikasi oleh Bagian Akuntansi dan Keuangan Universitas berdasarkan bukti keuangan asli yang dilampirkan. Selanjutnya bukti keuangan asli dikembalikan kepada Koordinator Keuangan PHK-PKPD FKUAJ untuk disimpan. Proses pengadaan oleh tim PHK-PKPD juga melibatkan Bagian Pengadaan Universitas. Hal ini sesuai dengan Panduan Pelaksanaan PHK-PKPD, anggota tim pengadaan wajib melibatkan staf yang telah berpengalaman dalam proses pengadaaan. Untuk itu dalam setiap SK tim pengadaan yang ditetapkan oleh Rektor, terdapat staf Bagian Pengadaan Universitas karena mereka lebih berpengalaman dalam proses pengadaan barang tersebut. Selanjutnya anggota tim juga melibatkan staf dari bidang yang terkait, misalnya untuk pengadaan peralatan komputer, tim melibatkan staf Pusat Komputer Universitas dan untuk pengadaan buku, tim akan melibatkan staf Perpustakaan Universitas. Mengingat dokumen pengadaan FKUAJ yang first prior baru saja mendapat persetujuan, maka proses pengadaan barang baru saja dimulai dan sejauh ini belum dijumpai adanya kesulitan-kesulitan yang berarti. E. Hambatan dan kendala serta kiat-kiat dalam mengatasi permasalahan Secara umum hambatan dalam pelaksanaan program dapat dibagi menjadi hambatan internal dan hambatan eksternal. Hambatan internal disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut: 1. Berbeda dengan PHK-I yang pernah diterima oleh UAJ, PHK-PKPD programprogramnya khusus untuk Fakultas Kedokteran sehingga tidak banyak melibatkan Fakultas lain, terlebih kampus FKUAJ terpisah dari kampus pusat dimana Rektorat berlokasi. Hal ini menyebabkan gaung PHK-PKPD di tingkat Universitas kurang terasa, terutama pada tingkatan di bawah Rektor dan jajaran Wakilnya. Walau demikian dengan komunikasi yang intensif dan penyusunan prosedur-prosedur bersama dalam melaksanakan berbagai kegiatan yang terkait dengan PHK-PKPD, permasalahan ini mulai teratasi. Di masa yang akan datang, komunikasi-komunikasi dengan berbagai pihak, termasuk jajaran di bawah Rektorat akan lebih diintensifkan agar hambatan dalam pelaksanaan PHK-PKPD dapat diminimalkan. 2. Proses penyusunan proposal PHK-PKPD sejak awal telah melibatkan berbagai stakeholders FKUAJ, termasuk staf pendidik, alumni dan mahasiswa. Demikian pula sosialisasi mengenai berbagai kegiatan PHK telah dilaksanakan dalam berbagai kesempatan, tetapi ternyata masih ada beberapa orang yang tidak mengenali pelaksanaan program PHK-PKPD ini. Untuk meningkatkan awareness mengenai PHK-PKPD yang saat ini tengah dilaksanakan di FKUAJ, sosialisasi berbagai kegiatan tetap dilaksanakan pada berbagai kesempatan berkumpulnya staf pendidik ataupun staf penunjang 8

9 pendidikan FKUAJ. Sejak Januari 2011, tim pengelola PHK-PKPD FKUAJ juga menerbitkan buletin khusus untuk diedarkan di dalam lingkungan FKUAJ, terutama terkait dengan pelaksanaan program PHK-PKPD dan hasil-hasil yang telah dicapai. Dengan upaya dan sosialisasi kegiatan terus menerus diharapkan awareness internal terhadap PHK-PKPD akan meningkat. Beberapa hambatan dan permasalahan yang disebabkan oleh faktor eksternal adalah: 1. Lambatnya persetujuan TOR dari CPCU. Walau demikian, CPCU banyak membantu pelaksana PHK-PKPD dengan mengadakan berbagai workshop bagi pengelola PHK- PKPD dari masing-masing institusi, terutama setelah dana World Bank diturunkan kepada institusi penerima hibah. Dengan workshop TOR yang diadakan, proses persetujuan TOR menjadi lebih lancar. Selain itu keterbukaan dari CPCU untuk memberikan pengarahan dan konsultasi TOR juga mempercepat proses persetujuan TOR. 2. Dana hibah baru diberikan kepada institusi penerima hibah pada akhir April Untuk FKUAJ sebagai institusi swasta, program-program boleh mulai dilaksanakan dengan pinjaman dari dana pendamping sehingga hal ini sangat membantu. Pada awal pelaksanaannya, sempat timbul kebingungan dari pengelola keuangan, tetapi hal tersebut saat ini telah berhasil diatasi. 3. Adanya beberapa ketentuan dalam panduan yang tidak disadari oleh institusi yang merancang program sebelumnya. Salah satu ketentuan yang dirasakan sangat menghambat adalah tidak diperkenankannya Pegawai Negeri Sipil untuk bertindak sebagai Tenaga Ahli. Mengingat ahli di bidang pendidikan dan kurikulum, terlebih kurikulum kedokteran, saat ini masih berpusat di beberapa Fakultas Kedokteran Negeri, tidak mungkin menemukan tenaga ahli di bidang kurikulum yang bukan Pegawai Negeri Sipil. Untuk mengatasi permasalahan dan kendala ini, program pengembangan bidang unggulan penyusunan road map yang memerlukan tenaga ahli diputuskan oleh pengelola program untuk tetap dilaksanakan dengan menggunakan dana institusi non committed untuk honor tenaga ahli yang diminta. 9

10 BAB 3 HASIL YANG DICAPAI A. Status Indikator Kinerja Tabel 1 merangkumkan status indikator kinerja hingga bulan Juli 2011 dan gambaran status pada tahun yang akan datang. Indikator Kinerja Utama (IKU) yang telah tercapai saat ini adalah peningkatan mahasiswa baru yang mendapatkan beasiswa PKPD untuk jumlah tiga orang penerima beasiswa. Selain itu, IKU Dilaksanakannya KBK di institusi mitra telah tercapai hingga 35 % jika dilihat dari upaya institusi mitra membuat cetak biru kurikulum dan dokumen blok. IKU Presentase kelulusan first taker FKUAJ untuk UKDI melebihi target pencapaian karena tingkat kelulusan seratus persen. Terkait dengan hal ini, IKU Nilai rata-rata peserta UKDI FKUAJ juga melebihi target pencapaian tahun ini, nilai ini 78 (Lampiran Pendukung 10). Indikator Kinerja Antara (IKA) untuk pengembangan bidang unggulan yang telah tercapai hingga Juli 2011 adalah perbaikan road map yang berupa perbaikan renstra Selain itu IKA Jumlah penelitian bidang unggulan per tahun oleh dosen muda juga telah tercapai dengan adanya empat peneliti utama yang berstatus dosen muda yang menerima hibah penelitian PHK-PKPD. IKA Program pemerataan kesempatan belajar telah mencapai rasio keketatan 1:4 untuk proses seleksi kegiatan. Dengan demikian capaian ini melebihi target tahun 2011 dan sangat baik. IKA Peningkatan nilai tes sebelum dan sesudah matrikulasi telah tercapai dan melebihi target yang ditetapkan yaitu sebesar 36% (Lampiran Pendukung 11). IKA Jumlah seluruh penerima beasiswa di FKUAJ (dari sumber dana manapun) juga telah melebihi target pencapaian yaitu 76 orang. IKA Pengembangan Sistem Assessment untuk Meningkatkan Kompetensi Lulusan untuk Rata-rata kelulusan langsung OSCE pada tiap semester tercapai melebihi target tahun 2011 yaitu 90% kelulusan. IKA Jumlah skenario OSCE untuk target tahun 2011 juga telah tercapai, sebanyak 50 skenario. No. Tabel 1. Status Indikator Kinerja Utama dan Indikator Kinerja Antara. Keterangan Indikator Kinerja Utama (IKU) Jumlah publikasi di 1. jurnal internasional Peningkatan mahasiswa 2. baru yang mendapatkan beasiswa PKPD Nilai rata-rata peserta 3. UKDI FKUAJ Presentase kelulusan 4. first taker FKUAJ untuk UKDI Dilaksanakannya KBK di 5. institusi mitra 6. Peningkatan Akreditasi institusi mitra Baseline Target Capaian Target Capaian Target Capaian Target Capaian NA 5 NA NA NA NA 9 NA NA 65 NA 90,6% 90,6% >90% 100% >90% NA >90% NA 20% 20% 40% 35% 75% NA 100% NA belum terakre ditasi belum terakre ditasi Indikator Kinerja Antara 1 Pengembangan Bidang Unggulan FKUAJ NA NA NA NA 10 Terakre ditasi NA

11 1. Tersusunnya Road map Belum sempur na Belum sempu rna Perbaik an Perbai kan Acuan pengemb angan tridarma NA Acuan pengem bangan tridarma 2. Tersedianya modul khusus bidang unggulan NA 3 NA 3. Jumlah modul yang memuat bidang unggulan NA 20 NA 4. Jumlah skenario terkait bidang unggulan NA 30 NA 5. Persentase nilai mahasiswa >=B untuk 64% 64% 64% NA 70% NA 75% NA blok bidang unggulan 6. Jumlah publikasi bidang unggulan di jurnal NA 5 NA internasional 7. Jumlah publikasi bidang unggulan di jurnal nasional terakreditasi NA 10 NA oleh dosen muda 8. Jumlah penelitian bidang unggulan per tahun oleh NA 6 NA dosen muda 9. Jumlah presentasi penelitian bidang unggulan di seminar NA 10 NA nasional dan termuat dalam proceeding 10. Jumlah presentasi penelitian di seminar internasional dan termuat NA 10 NA dalam proceeding 11. Jumlah proposal yang diikutsertakan dalam hibah kompetisi NA 20 NA penelitian di tingkat nasional 12. Jumlah proposal yang menang dalam hibah kompetisi penelitian NA 2 NA tingkat nasional 13. Monograf di bidang unggulan NA 14. Jumlah mitra kerja sama penelitian dalam negeri NA 5 NA 15. Jumlah mitra kerja sama penelitian internasional NA 4 NA 16. Jumlah penelitian yang didanai lembaga internasional NA 2 NA Indikator Kinerja Antara 2 Program Pemerataan Kesempatan Belajar 17. Rasio keketatan seleksi calon NA NA 1:3 1:4 1:5 1:7 18. Jumlah seluruh penerima beasiswa di FKUAJ (dari sumber dana manapun) NA 90 NA 19. Peningkatan nilai tes sebelum dan sesudah NA NA 25% 36% 25% NA 25% NA NA 11

12 matrikulasi Indikator Kinerja Antara 3 Pengembangan Sistem Assessment untuk Meningkatkan Kompetensi Lulusan 20. Jumlah item pada bank soal CBT untuk exit NA NA NA 800 NA exam 21. Jumlah item pada bank soal untuk ujian akhir NA NA NA 1440 NA blok 22. Jumlah item pada bank soal untuk ujian progress NA 500 NA test 23. Pemanfaatan CBT untuk ujian akhir blok NA NA blok NA 6 blok NA 24. Rata-rata kelulusan langsung CBT di institusi NA NA NA NA 75% NA 90% NA pada exit exam 25. Rata-rata kelulusan langsung OSCE pada akhir Prodi Profesi NA NA NA NA 75% NA 90% NA Dokter 26. Rata-rata kelulusan langsung OSCE pada tiap 65% 65% 67,5% 90% 75% NA 80% NA semester 27. Jumlah skenario OSCE B. Status Kemajuan Fisik untuk Setiap Komponen Biaya B. 1. TOR 1. Policy Study Tujuan umum policy study adalah mendapatkan data yang memadai dari stakeholder guna penyusunan road map di bidang unggulan yaitu Kedokteran Adiksi, Geriatri dan Kedokteran Tropik. Hingga bulan Juli 2011 capaian fisik policy study ini telah mencapai 95% (sembilan puluh lima persen). Data dari stakeholder telah dikumpulkan dengan menyebarkan kuesioner secara daring ataupun cetak pada kertas. Capaian yang kurang, yaitu 5% (lima persen), dikarenakan dana swakelola sebesar Rp ,- (dua puluh juta rupiah) belum digunakan sama sekali (lampiran 1). Terdapat kekurangpahaman mengenai penggunaan dana swakelola tersebut. Apakah dana swakelola untuk tracer study dapat digunakan untuk memberikan honorarium bagi penyusun dan penganalisa tracer study, serta dapatkah digunakan untuk penyusunan laporan tracer study tersebut? Pertanyaan ini sudah pernah kami lontarkan kepada CPCU tetapi belum ada jawaban yang pasti. B.2. TOR 2. Tenaga Ahli Untuk Penyusunan Road Map Kegiatan ini ditarik dari skema pendanaan PHK-PKPD. TOR ini telah ditarik dari pendanaan hibah dengan pertimbangan tidak adanya kepastian apakah PNS boleh menjadi tenaga ahli dalam bentuk konsultasi. Sampai saat ini, tenaga ahli di Indonesia yang terkait dengan bidang medical education masih tergantung pada pakar di beberapa FK universitas negeri. Kami merasa kesulitan menemukan pakar yang dapat menjadi konsultan di bidang penyusunan road map FKUAJ, yang telah berpengalaman dalam tridharma perguruan tinggi di fakultas kedokteran. Alasan utama ini membuat kami menarik skema pendanaan kegiatan ini dari PHK-PKPD dan mengajukan skema pendanaan kegiatan melalui dana internal universitas. Permintaan ini telah disetujui oleh rektorat. Konsultasi dilaksanakan sejak Juli awal dan dikaitkan dengan lokakarya mengenai penyusunan road map (terkait TOR 3 12

13 Lokakarya Penyusunan Road Map) pada tanggal 2-5 Agustus Selanjutnya masih tersisa finalisasi dari Road Map yang tersusun dan pembuatan laporan akhir kegiatan. B.3. TOR 3. Lokakarya Penyusunan Road Map Tujuan kegiatan ini untuk merumuskan road map FKUAJ di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat agar unggulan FKUAJ di bidang Kedokteran Adiksi, Geriatri dan Kedokteran Tropik akan semakin nyata. Lokakarya diadakan pada tanggal 2-5 Agustus Meskipun lokakarya ini di luar tenggat waktu laporan tengah tahun yang disusun saat ini, kiranya penting menyampaikan bahwa lokakarya telah diadakan dan saat ini penyusunan laporan kegiatan sedang berlangsung. Oleh karenanya dapat dipahami bahwa capaian fisik kegiatan ini telah 97% (sembilan puluh tujuh persen) (Lampiran 2). Laporan akan segera diselesaikan sehingga dalam akhir bulan Agustus kegiatan ini telah dianggap selesai dan tercapai seratus persen. B.4. TOR 4. Pendidikan Tak Bergelar Domestik untuk Penyusunan Kurikulum TOR 4 telah dilaksanakan pada tanggal 4 April 2011 sampai tanggal 15 April 2011 di FK UGM Yogyakarta dengan keseluruhan dana berasal dari dana hibah Dikti. Empat staf yang mengikuti pelatihan yaitu dr. Lilis,SpPA, dr. Dyonesia Ary, SpPA, Dra. Ana Lucia Ekowati, M.Kes., dan dr. Ratnawati Linanta. Selanjutnya peserta kegiatan ini berperan aktif dalam penyusunan road map bidang unggulan terutama bidang pendidikan. Peserta berperan aktif dalam mengintegrasikan muatan unggulan, dalam hal ini bidang unggulan Kedokteran Adiksi, Kedokteran Geriatri dan Kedokteran Tropik, ke dalam kurikulum. Seluruh kegiatan dalam TOR ini telah selesai dilakukan. Dana yang tercantum pada lampiran (DND) pada kolom commited melebihi dana yang tertera di RIP. Hal ini dikarenakan anggaran yang disusun dalam RIP tidak sesuai dengan SBU sehingga reviewer PHK-PKPD pusat menyarankan perubahan dana agar sesuai dengan SBU. Capaian fisik dengan demikian lebih dari seratus persen (Lampiran 3). B.5. TOR 5. Peningkatan Kemampuan Dosen Muda dalam Melakukan Penelitian Melalui Hibah Penelitian TOR telah direvisi dan diterima pada minggu kedua bulan Maret Hibah telah disosialisasikan kepada seluruh staf pendidik FKUAJ dalam bentuk pengumuman tertulis, pengumuman yang diberikan kepada setiap departemen, buletin yang diterbitkan setiap bulan dan dibagikan kepada setiap departemen dan presentasi oral sejak minggu kedua bulan Januari. Proposal yang terkumpul berjumlah 12 proposal, masing-masing proposal direview oleh 3 orang reviewer, yaitu 2 orang dari FKUAJ dan 1 orang dari fakultas lain di UAJ. Pengumuman pemenang dilakukan secara tertulis pada tanggal 4 Maret Setiap pemenang diminta untuk merevisi proposal penelitiannya dan memberikannya kembali kepada panitia untuk dimintakan persetujuan dari CPCU. Pada tanggal 2 Februari 2011 diadakan pertemuan para reviewer untuk evaluasi proposal dan memberikan masukan untuk pelaksanaan hibah penelitian tahun yang akan datang. SK penunjukkan reviewer dikeluarkan pada tanggal 14 Maret Persetujuan dari CPCU keluar terlambat, sehingga kontrak penelitian baru ditandatangani pada tanggal 17 Juni 2011dan dana penelitian baru diturunkan pada minggu I bulan Juli Pada akhir minggu kedua bulan Juli 2011, semua pemenang hibah telah mendapatkan 30% dari dana penelitian yang diajukan, dan penelitian dapat dimulai. Penelitian dimulai terlambat 3 bulan akibat persetujuan dari CPCU yang terlambat, sehingga dana tidak dapat dicairkan dan didistribusikan kepada pemenang hibah. Untuk menghindari peneliti terkena penalti yang bukan disebabkan oleh kesalahannya, maka 13

14 dibuatkan addendum yang isinya memperpanjang masa penelitian hingga akhir bulan Februari Karena waktu mulai penelitian terlambat, maka monev dan turunnya dana penelitian tahap II (50% dari dana penelitian) akan dilakukan pada minggu kedua bulan September 2011 dan monev dan turunnya dana penelitian tahap III (20%) akan dilakukan pada minggu kedua bulan Februari 2012 setelah laporan penelitian diserahkan. Capaian program baru 32% karena penelitian baru saja berlangsung (Lampiran 4). B.6. TOR 6. Peningkatan Kapasitas Penelitian Bidang Unggulan di Tingkat Internasional Melalui Hibah Penelitian Sosialisasi Hibah telah dilakukan pada minggu kedua bulan Januari kepada seluruh staf pendidik FKUAJ dalam bentuk pengumuman tertulis, bulletin bulanan dan presentasi oral. Proposal yang terkumpul berjumlah 9 proposal. Seluruh proposal yang masuk telah direview oleh reviewer. Masing-masing proposal direview oleh 3 orang reviewer, yaitu 2 orang dari FKUAJ dan 1 orang dari fakultas lain di UAJ. Hasil penilaian reviewer kemudian dijumlahkan untuk mendapatkan tiga proposal pemenang berdasarkan hasil penilaian tertinggi. Pengumuman pemenang dilakukan secara tertulis pada tanggal 4 Maret Setiap pemenang diberikan surat untuk merevisi proposal penelitiannya dan memberikan kembali kepada panitia untuk dimintakan persetujuan dari CPCU. SK penunjukkan reviewer dikeluarkan pada tanggal 14 Maret 2011, sedangkan persetujuan dari CPCU baru dikeluarkan pada pertengahan bulan Juni 2011 dan dana penelitian baru diturunkan pada minggu I bulan Juli Dikarenakan adanya keterlambatan dalam persetujuan dari CPCU, maka penelitian dimulai 3 bulan terlambat. Untuk mencegah peneliti dikenakan penalti yang bukan merupakan kesalahannya maka dibuatlah addendum yang isinya memperpanjang masa penelitian hingga akhir bulan Februari Hingga saat ini capaian program baru 31% (tiga puluh satu persen) karena penelitian masih berlangsung (Lampiran 5). B.7. TOR 7. PELAKSANAAN DISEMINASI HASIL PENELITIAN Sosialisasi Hibah telah dilakukan pada hari Kamis tanggal 30 Juni 2011 dengan melakukan presentasi oral dan pemberian handout kepada peserta sosialisasi. Pembukaan pendaftaran peserta yang akan melakukan diseminasi penelitian telah dilakukan dan masih berjalan. Sejauh ini sudah ada dua peserta yang mendaftar. Hingga saat ini capaian kegiatan masih rendah, yaitu 13% (tiga belas persen) dikarenakan proses pendaftaran para peserta masih berlangsung dan belum ada peserta yang diberangkatkan (Lampiran 6). B.8. TOR 8. Tenaga Ahli Untuk peningkatan penulisan di Jurnal Internasional Sampai bulan Juli 2011, kegiatan TOR 8 dengan judul Tenaga Ahli untuk Peningkatan Kapasitas Penulisan di Jurnal Internasional hanya baru sampai pada tahap persiapan, yaitu persetujuan TOR dan kriteria seleksi. Kegiatan ini direncanakan untuk dilaksanakan pada bulan September hingga Oktober Perbedaan anggaran pada RIP dan TOR dikarenakan rencana awal akan memakai tiga orang tenaga ahli untuk membantu peningkatan kapasitas penulisan di jurnal internasional akan tetapi saat pembahasan TOR dengan CPCU, satu orang dianggap cukup untuk melakukan hal tersebut. Karena itu, anggaran TOR jauh lebih rendah dari yang dicantumkan pada RIP. Hingga kini capaian kegiatan ini baru 10% (sepuluh persen persen) karena NOL procurement belum ada (Lampiran 7). 14

15 B.9. TOR 9. Lokakarya Untuk Peningkatan Kapasitas dan Kualitas Penulisan di Jurnal Internasional Lokakarya untuk peningkatan kapasitas dosen dalam penulisan jurnal internasional akan diadakan pada tanggal 8-11 Agustus Kegiatan ini terbuka untuk staf akademik FKUAJ dan mendatangkan seorang narasumber yaitu Dr. Tedjo Sasmono, dr.,m.sc. dari Eijkman Institute yang telah berpengalaman dalam penulisan jurnal internasional. Karena kegiatan ini baru dilaksanakan pada bulan Agustus, maka pencapaian fisiknya pada bulan Juli masih rendah yaitu 15% (lima belas persen) (Lampiran 8). B.10. TOR 10. Peningkatan Kemampuan Dosen Untuk Melakukan Publikasi Internasional TOR telah direvisi dan diterima pada minggu kedua bulan Maret Hibah telah disosialisasikan secara tertulis dalam buletin bulan April dan presentasi oral. Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan minat dan kemampuan dosen untuk melakukan publikasi di jurnal internasional, meningkatkan jumlah publikasi internasional oleh dosen muda sekaligus untuk mengembangkan bidang unggulan FKUAJ di bidang Kesehatan Perkotaan, yaitu Kedokteran Adiksi, Geriatri, dan Penyakit Tropik. Pembiayaan diberikan dalam 2 bentuk, yaitu untuk biaya pendaftaran dan insentif bagi penulis. Capaian fisik hingga tengah tahun 2011 ini masih rendah, yaitu 15% (lima belas persen), karena para penulis masih dalam tahap menulis publikasinya (Lampiran 9). B.11. TOR 11. Peningkatan Kapasitas Unggulan FKUAJ di Tingkat Internasional melalui Overseas Non-Degree Training (ONDT) Kegiatan ini diusulkan untuk mendukung program pertama FKUAJ dalam PHK-PKPD, yaitu mengembangkan bidang unggulan. Dengan pendidikan tidak bergelar di University of Mahidol, salah satu pusat kedokteran Tropik terkemuka di Asia, maka staff yang mengikuti program ini akan terbuka wawasannya di bidang kedokteran tropik agar dapat meningkatkan dan mengembangkan salah satu unggulan yang menjadikan FKUAJ sebagai pusat pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat di bidang kedokteran tropik. Kegiatan ini akan mendukung pencapaian indikator penelitian dan publikasi bidang unggulan serta kerja sama dengan mitra internasional. Pengetahuan dan keterampilan yang didapat dari pendidikan non gelar tersebut akan digunakan untuk mengembangkan bidang Kedokteran Tropik di FKUAJ. Hingga laporan ini disusun, CPCU telah menyetujui tiga orang staf yang telah memenuhi persyaratan dalam TOR terkait. Peserta kegiatan ini adalah dr. Alius Cahyadi, dr. Hanna Yolanda, M.Kes. dan dr. Enty. Peserta kegiatan akan pergi ke Universitas tersebut pada tanggal 7 Agustus 2011 dan akan kembali pada bulan September. Karena kegiatan ini baru berjalan di bulan Agustus, capaian fisiknya pada bulan Juli masih rendah, yaitu 45% (empat puluh lima persen) (Lampiran 10). B.12. TOR 12. Program Pemerataan Kesempatan Belajar bagi Mahasiswa Berpotensi yang Secara Ekonomi Kurang Mampu Program pemerataan kesempatan belajar tahun ini dimulai dengan kegiatan sosialisasi dan telah berjalan sampai pelaksanaan kegiatan matrikulasi. Persiapan dilakukan pada bulan Januari 2011 dengan memilih tim seleksi beasiswa, yaitu: dr. Astri Parawita Ayu, SpKJ (ketua), dr. Irene Rusli, Sp.A (anggota), dr. Dewi, Sp.S(anggota). Sosialisasi dilakukan dalam rangkaian kegiatan promosi UAJ yang dilakukan oleh Marketing and Public Relation. Pada tahun ini daerah yang dituju adalah Kabupaten Belitung Timur (SMAN 1 Tanjung Pandan, SMAN 1 Manggar, SMAN 1 Kelapa Kampit, SMAN 1 Gantung), Propinsi Nusa Tenggara 15

16 Timur (SMAN 1 Kupang; SMA Giovanni Kupang; SMA Mercu Suar, Kupang; SMA Syuradikara, Ende, Flores; SMAN 1 Bajawa; SMA Regina Pacis, Bajawa) dan Kota Sukabumi (SMAN 1 Sukabumi; SMAN 3 Sukabumi; SMA BPK Penabur, Sukabumi; SMA Mardi Yuwana, Sukabumi). Setelah sosialisasi, tim seleksi beasiswa menerima berkas dari para calon penerima beasiswa. Setelah para penerima beasiswa terpilih maka dilakukan kegiatan matrikulasi. Matrikulasi diberikan oleh tim yang bertugas menyusun dan memberikan materi matrikulasi. Dari hasil evaluasi kegiatan matrikulasi didapatkan bahwa waktu pelaksanaan kegiatan matrikulasi yang dilakukan sesudah tes masuk FKUAJ adalah tepat karena membantu mahasiswa menjadi lebih fokus dalam mempersiapkan diri memulai perkuliahan di FKUAJ. Pada saat ini sudah dilakukan pemilihan 16 dosen untuk menjadi pembimbing akademik mahasiswa angkatan 2011 termasuk para penerima beasiswa. Pertemuan para pembimbing akademik sudah dilakukan untuk memberikan gambaran tugas yang akan dilakukan. Para pembimbing akademik juga dilibatkan dalam kegiatan pengenalan kampus mahasiswa baru angkatan 2011 sehingga sejak awal sudah berinteraksi dengan mahasiswa tersebut termasuk para penerima beasiswa. Capaian fisik program masih rendah yaitu sepuluh persen karena surat kontrak masih dalam penyusunan dan persetujuan dengan CPCU belum ada (Lampiran 11). B.13. TOR 13. Tenaga Ahli untuk Computer Based Test Belum dilaksanakan. B.14. TOR 14. Lokakarya Pengembangan Sistem Computer Based Test Belum dilaksanakan. C. Status penyerapan keuangan untuk pelaksanaan aktivitas Total rencana anggaran 2011 adalah Rp ,- (satu milyar tujuh ratus sembilan puluh juta enam ratus empat puluh tujuh ribu delapan ratus delapan puluh rupiah) sementara total realisasi anggaran sampai dengan 31 Juli 2011 adalah Rp ,- (empat ratus empat puluh tiga juta empat ratus empat puluh satu ribu dua ratus empat rupiah) dengan demikian masih terdapat sisa anggaran tahun 2011 sebesar Rp ,- (satu milyar tiga ratus empat puluh tujuh juta dua ratus enam ribu enam ratus tujuh puluh enam rupiah). Dana DRK yang direncanakan untuk pelaksanaan kegiatan tahun 2011 adalah 16,3 %, namun, pada realisasi hingga bulan Juli 2011 proporsi penggunaan dana pendamping sebesar 38,17%; dengan demikian dapat dikatakan proporsi penggunaan dana pendamping saat ini lebih besar dibandingkan penggunaan dana PHK-PKPD. Dalam jumlah absolut, total pengeluaran realisasi dana PT sebesar Rp ,- (seratus dua puluh dua juta lima ratus empat puluh satu ribu lima puluh empat rupiah) yang hampir separuh dari total dana PT yang direncanakan untuk tahun 2011 (Lampiran 12). D. Analisis capaian kinerja program, pengadaan dan keuangan Capaian kinerja program secara keseluruhan kurang maksimal karena beberapa faktor yang saling berkaitan. Faktor pertama, hasil review TOR program dari tim reviewer CPCU baru diterima pada 8 Maret 2011 dan beberapa TOR masih belum ditinjau. Beberapa TOR masih perlu direvisi dan diberikan tenggat waktu hingga 20 Maret Dalam kondisi ini, ada beberapa kegiatan yang sudah mendapatkan persetujuan, dengan demikian tim PHK-PKPD 16

17 FKUAJ baru dapat menjalankan beberapa program saja. Faktor kedua, dana WB baru ditransfer 27 April 2011, dengan demikian untuk memulai kegiatan, tim harus menggunakan dana talangan dari perguruan tinggi. Seperti tersebut dalam Bab II, proses pencairan dana talangan sempat mengalami kendala. Kedua faktor tersebut membawa kemunduran dari jadwal pelaksanaan program. Persetujuan TOR yang tidak diperoleh dalam waktu serentak juga menyulitkan tim untuk mencapai target maksimal pelaksanaan program. Keserentakan juga diperlukan dengan bagian pengadaan. Sementara itu, NOL pengadaan baru diperoleh pada awal Juli Oleh karenanya, jika dilihat pada lampiran 3a, sub judul pengadaan barang, pengadaan buku dan pengadaan furniture; sangat kentara capaian fisik bagian pengadaan masih nol persen. Persiapan paling jauh dari bagian pengadaan adalah IT equipment yang mencapai tingkat dua puluh persen karena sudah ada pembukaan penawaran. E. Analisis Capaian Kualitatif Dampak positif dari PHK-PKPD adalah tuntutan yang terus bergulir menyebabkan tim PHK- PKPD harus terus bekerja dengan cepat dan tepat. Pada tingkatan manajerial, anggota tim juga harus mengambil kebijakan dan keputusan yang cepat dan tepat. Oleh karenanya, jika iklim ini diteruskan, sesungguhnya banyak pekerjaan dapat terselesaikan dengan baik dan efisien. Ini merupakan good practice yang dapat menjadi branding FKUAJ. Tim PHK-PKPD juga merasa bisa lolos dalam iklim bekerja di bawah tekanan. Tekanan dirasakan saat dituntut untuk menyelesaikan program-program yang berjalan dengan tenggat waktu yang sudah dirancang. Meskipun demikian, ini dapat menjadi good practice bila tim dapat memanfaatkan waktu dengan semaksimal mungkin sehingga lolos dari tekanan tersebut. Tim manajerial juga merasakan tanggung jawab yang lebih besar karena tuntutan yang beragam dari CPCU ataupun dari internal FKUAJ dan tanggung jawab ini juga dapat dipandang sebagai good practice. Tanggung jawab ini juga terpatri dengan sikap agar tim dapat menyelesaikan tugas. Bila hal ini diteruskan, maka budaya untuk bekerja dengan efektif dan efisien tentu akan tercipta. Pengalaman menghadapi sistem birokrasi yang cukup kompleks, meskipun berat, juga menjadi pelajaran baik bagi tim PHK-PKPD. Tata cara administrasi berupa kelengkapan dokumen dan bukti untuk mengajukan proposal ataupun laporan juga menjadi good practice bagi tim. Jadwal yang ketat tetap harus diikuti sebab kemunduran lebih jauh lagi akan bermakna sekali terhadap kegiatan-kegiatan lainnya. Good practices juga kita pelajari dari institusi lain yang sempat dikunjungi oleh staf FKUAJ sebagai bagian dari kegiatan benchmarking mengenai unggulan kedokteran geriatri, adiksi dan tropik. Staf yang terlibat dalam kunjungan ini mempelajari banyak hal dari institusi tempat berkunjung. Sebagai contoh, FK Undip yang telah lama unggul dalam bidang kedokteran geriatri, memiliki tradisi bekerja kelompok (team working) yang baik pada tingkat klinik. Ada keterpaduan manajemen pasien lansia. Ini merupakan salah satu good practice yang perlu ditularkan ke FKUAJ. Peserta benchmarking juga terbuka wawasannya bahkan lebih dari target benchmarking yang sebelumnya ada di dalam TOR. Benchmarking ke institusi lain juga menularkan good practices dalam struktur organisasi. Dukungan pimpinan FK yang kita kunjungi terhadap perubahan kurikulum juga kuat, sehingga MEU dan pimpinan dapat menuangkan topik-topik yang menjadi unggulan institusinya ke dalam kurikulum pendidikan preklinik dan klinik dengan baik. Ini membuka mata staf FKUAJ yang berangkat benchmarking untuk dapat melakukan hal yang sama di FKUAJ. FKUI ataupun 17