PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN INVENTARIS BARANG PADA BAGIAN SARANA DAN PRASARANA (STUDI KASUS SMK MEDIKACOM)

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN INVENTARIS BARANG PADA BAGIAN SARANA DAN PRASARANA (STUDI KASUS SMK MEDIKACOM) 1 Diqy Fakhrun Shiddieq S.T., M.Kom, 2 Resa Fairuz Chairyah 1 Program Studi Teknik Informatika STMIK LPKIA 2 Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA Jln. Soekarno Hatta 456 Bandung 40266, Telp , Fax diqy@lpkia.ac.id Abstrak Inventaris merupakan daftar barang yang dimiliki kantor atau sebuah perusahaan, serta kegiatan pencatatan atau pendaftaran barang-barang dengan menggunakan instrumen-instrumen administrasi untuk pencatatan seluruh barang yang dimiliki. Dalam pelaksanaannya sangat di butuhkan teknologi yang dapat membantu pencatatan hingga pendaftaran barang-barang tersebut. Perancangan sistem informasi pengelolaan ini adalah membahas tentang pengelolaan dalam inventaris barang di SMK Medikacom, dimana dari mulai pencatatan invetaris oleh staff sarana, permintaan barang dari staff biasa ke staff sarana, hingga pelaporan data inventaris oleh staff sarana. Dari perancangan ini dibentuk pencatatan yang sesuai dengan data dan kondisi fisik yang ada, pencarian data yang mudah serta rakapitulasi data inventaris yang cepat. Perancangan Sistem Informasi ini di bangun dengan metodologi waterfall yang di bangun dalam bahasa pemrograman PHP dimana untuk memproses program ini menggunakan YII Framework, dan PHPMyAdmin sebagai Database. Aplikasi ini bekerja untuk mengelola data inventaris barang yang berada di SMK Medikacom Kata Kunci : Pengelolaan, Inventaris Barang, Sarana Dan Prasarana, YII 1. Pendahuluan Sistem Informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI) sekarang ini merupakan sarana yang sangat baik untuk memenangkan persaingan dalam dunia bisnis, membantu organisasi dalam mencapai tujuan, yaitu efisiensi proses kerja, peningkatan kualitas layanan, peningkatan SI, memperluas usaha dan memperkenalkan kepada masyarakat. Seperti institusi pendidikan SMK MedikaCom yang telah berdiri sejak tahun 2007 dan sekarang memiliki 7 jurusan yaitu, rekayasa perangkat lunak, farmasi, teknik komputer jaringan, teknik kendaraan ringan, akuntansi dan permesinan yang semuanya telah ter-akreditasi A kecuali permesinan yang masih dalam proses. Sistem informasi yang berada di SMK MedikaCom tergolong maju dengan begitu akan sangat membantu sekolah dalam meningkatkan kualitas serta kinerja staff dan guru. Sistem informasi sarana dan prasarana adalah suatu sistem yang sudah di buat oleh sekolah untuk mengetahui inventaris barang yang ada di sekolah. Dalam pelaksanaannya sulit untuk mengetahui jumlah barang keseluruhan yang sebenarnya karena terkadang berbeda dengan data yang dimiliki, begitu juga keberadaan barang yang sudah terdistribusikan ke setiap ruangan terkadang berbeda dengan data yang dimiliki. Serta staff sarana dan prasarana mengalami kesulitan dalam mengetahui jumlah inventaris yang di miliki, seperti ketika ada bagian lain mengajukan permohonan peminjaman barang staff sarana dan prasaran tidak mengetahui jumlah inventaris barang yang sudah ada sehingga harus kembali menghitung barang tersebut dari ruangan satu ke ruangan lainnya. Dengan adanya perancangan sistem dalam sarana dan prasarana ini diharapkan adanya pengelolaan data yang baik dalam inventaris barang sehingga staff sarana dan prasarana dapat bekerja dengan maksimal dan tidak bekerja dua kali dalam pendataan invntarisasi barang. Berdasarkan latar belakang di atas dapat di simpulkan identifikasi masalah sebagai berikut : 1. Adanya perbedaan jumlah pencatatan data dengan kondisi fisik. 2. Penyimpanan data inventaris barang belum tertata dengan baik, sehingga menyulitkan untuk pencarian data.

2 3. Kesulitan dalam rekapitulasi data inventaris barang sehingga memperlambat pembuatan laporan. Dari permasalahan yang disebutkan di atas, maka batasan-batasan masalah sebagai berikut : 1. Pengelolaan inventaris yang di bahas adalah barang alat kantor dan keperluan kelas. 2. Proses bisnis yang dibahas adalah tentang pengolahan data inventaris dari permintaan, penyimpanan dan pelaporan data inventaris. Adapun tujuan dari rumusan masalah di atas sebagai berikut : 1. Untuk meminimalisir perbedaan jumlah data barang inventaris. 2. Dengan pendataan yang terstruktur diharapkan akan mudah dalam mencari data. 3. Membantu mempermudah rakapitulasi data inventaris 1.1 Landasan Teori Metode pengembangan yang digunakan adalah metode Waterfall atau disebut juga dengan clasic life cycle. Metode ini membutuhkan pendekatan sistematis dan sekuensial dalam pengembangan perangkat lunak, dimulai dari tingkat sistem dan kemajuan mulai analisis, pengkodean, pengetesan dan pemeliharaan 2. Gambaran Perangkat Lunak 2.1 Aliran Proses Usecase Diagram Usecase diagram menggambarkan siapa saja aktor yang melakukan prosedur dalam sistem serta fungsi-fungsi (proses) yang terlibat dalam transformasi pada sistem tersebut. Gambar 1 Usecase Diagram Pengelolaan Inventaris Tabel 1 Usecase Skenario Kelola Data Invnetaris No UC-02 Brief Description Melakukan kelola data inventaris barang yang masuk Primary Actor Staff Sarana Trigger - Pre- Condition Post- Condition Staff Sarana berhasil login Data inventaris tersimpan Aksi Aktor Reaksi Sistem Skenario Normal 1 : Staff Sarana berhasil menyimpan data inventaris (Berhasil login) SC n halaman 1 utama 2 Memilih menu Tambah barang invetaris Mengisi data 4 inventaris 5 Klik tombol simpan 3 n form barang inventaris Menyimpan ke database 6 Skenario Alternatif 1 : Update data inventaris SC sama seperti scenario normal Memilih List data inventaris Memilih data yang akan di update 5 Klik ikon update 7 Mengisi data update 8 Klik tombol update 3 6 n list inventaris yang ada n form update

3 Tersimpan 9 ke database Skenario Alternatif 2 : Delete data inventaris SC sampai 3 sama seperti skenario alternatif 1 Memilih data yang 4 akan di hapus 5 Klik ikon delete 6 n pesan konfirmasi hapus 7 Klik tombol hapus Data terhapus dari 8 database Skenario Alternatif 3: Cancel Delete data inventaris SC sampai 3 sama seperti skenario alternatif 3 7 Klik tombol cancel 8 Data tidak terhapus Gambar 3 Activity Kelola Pengadaaan Inventaris 2.3 Class Diagram 2.2 Activity Diagram Gambar 4 Class Diagram 2.4 Perancangan Antar Muka Perancangan antar muka ini bertujuan memberikan gambaran mengenai bentuk antarmuka dari perangkat lunak yang digunakan oleh user untuk berinteraksi dengan perangkat lunak. Gambar 2 Activity Kelola Data Inventaris Gambar 5 Antarmuka Menu Utama

4 2. Pengujian dilakukan oleh Staff Sarana dan Prasaranan dan Staff biasa lainnya. 3.2 Implementasi Antarmuka Gambar 6 Antarmuka Pengadaan Inventaris 3. Implemetasi Menjelaskan tentang langkah-langkah jadwal implementasi yang di gambarkan oleh metode Waterfall Setalah melakukan analisis serta perancangan maka di sampailah pada tahap implementasi sebagai berikut: 1. Communication, Dalam tahap ini adalah menemui costumer untuk berbicara tentang program yang dibutuhkan serta analisis data, diamana costumer dalam program kelola inventaris adalah staff sarana. 2. Planning, Setelah melakukan komunikasi maka di buat rencana yang akan di lakukan untuk membuat sebuah aplikasi. 3. Modeling, Menerjemahkan syarat kebutuhan kepada rancangan software sebelum coding, dalam kasus ini maka di buat rancangan berdasarkan UML 4. Construction, pengkodean yang dilakukan menggunakan bahasa pemograman php dengan framework YII. 5. Deployment, penerapan program serta perawatan berkala Gambar 7 Gantt Chart 3.1 Lingkup Dan Batasan Masalah Lingkup dan batasan masalah aplikasi perancangan inventaris sebagai berikut : Gambar 8 Form Kelola Inventaris Cara Penggunaan : a. Isi field tabel inventaris lalu klik tombol maka akan muncul seperti Gambar IV.20 b. Lalu data inventaris akan tersimpan Gambar 9 Form Kelola Pengadaan Inventaris Cara Penggunaan : a. Pilih action yang akan di gunakan seperti diterima, pending atau ditolak b. Jika action maka status pengajuan tersebut di terima c. Jika action maka status pengajuan tersebut di pending d. Jika action maka status pengajuan tersebut di tolak e. Setelah memilih action tersebut tampilan akan kembali seperti Gambar IV.28 dengan data yang sudah di perbaharui. f. Tabel ini bertujuan untuk menemtukan action yang dipilih atas adanya pengajuan yang dilakukan 1. Hasil Pengujian 1. Pengujian aplikasi dilakukan di lingkungan yang bertempat di SMK MedikaCom Bandung

5 Berdasarkan dari hasil pengujianvyang telah dilakukan di SMK MedikaCom dapat di tarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Dengan adanya aplikasi pengelolaan inventaris jumlah data pencatatan maupun fisik sama besarnya 2. Adanya aplikasi pengelolaan inventaris dapat proses pencarian data lebih cepat 3. Dalam rakapitulasi laporan menjadi lebih mudah DAFTAR PUSTAKA Adi, A., & Riyanto. (2013). Pemanfaatan Web Service Sebagai Integrasi Data Farmasi di RSU Banyumas (Web Service Useness as a Pharmacy Data Integration in RSU Banyumas. JUrnal InformaTikA. Arifin, M., & Barnawi. (2012). Manajemen Sarana dan Prasarana sekolah. Jakarta: Ar-Ruz Media. Arikunto, S. (2006). Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: Rineka Cipta. Bafadal, I. (2008). Manajemen Perlengkapan Sekolah Teori dan Aplikasinya. Jakarta: Bumi Aksara. Budiono. (2005). Pengertian Inventarisasi Perlengkapan. Jakarta: Gramedia. Fatkhudin, A. (2016). Sistem Administrasi Kependudukan dan Inventarisasi Desa Kulu Kabupaten Pekalongan Menggunakan Borland Delphi 7.0. Jurnal Ilmiah Ilmu Komputer, Vol. 2, No. 1,(ISSN ), 11. Gunawan, I. (2013). Metode Penelitian Kualitatif: teori Dan Praktek. Jakarta: Bumi Aksara. Kristanto, & Andi. (2008). PerancanganSistem Informasi dan Aplikasinya Edisi Revisi Cet 1. Yogyakarta: Gava Media. Kusrini. (2007). Strategi Perancangan Sistem Informasi Dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media. Laudon, K., & Laudon, J. P. (2012). Management System:Managing the Digital Firm Twelfth Edition. New Jersey: Prentice Hall. Mulyasa. (2003). Manajemen Berbasis Sekolah. Bandung: Remaja Rosdakarya. Nugroho, A. (2010). Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek dengan Metode USDP. Yogyakarta: Andi. Oetomo, & Dharma, B. S. (2002). Perencanaan & Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Pressman, R. S. (2010). Software Engineering: A Practitioner's Approach McGraw-Hill higher education McGraw-Hill series in computer science. University of California: McGraw-Hill Education. Purwanto. (2009). Evaluasi Hasil Belajar. Yogyakarta: Pustaka Belajar. Puspasari, S., Novita, D., & Ramadhan, M. (2015). Rancang Bangun Aplikasi Berbasis Web untuk Inventarisasi Benda Seni Budaya Palembang. Jatisi, Vol. 2 No. 1(ISSN : ), 15. Rosa, A. S., & Salahuddin, M. (2011). Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Berorientasi Objek). Bandung: Modula. Rosa, A. S., & Salahuddin, M. (2013). Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur Dan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika. Rosa, A. S., & Shalahudin, M. (2015). Rekayasa Perangkat Lunak. bandung: Informatika Bandung. Salim, P., & Salim, Y. (2002). Kamus Bahasa Indonesia Kontemporer. Jakarta: Modern English Press. Sholikhin, A., & Riasti, B. K. (2013). PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI INVENTARISASI SEKOLAH PADA DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN REMBANG BERBASIS WEB. Indonesian Jurnal on Networking and Security (IJNS)(ISSN: ), 8.

6 Stewart, C. J. (2000). Interviewing: Principles and Practices.. USA: McGraw Hill Company. Sudjana, N. (2011). Dasar- Dasar Proses Belajar Mengajar. bandung: Sinar baru. Sugiono. (2012). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif Dan R&D. Bandung: Alfabeta. Warsito, A. B., & Yusup, M. (2014). Kajian Yii Framework dalam Pengembangan Website Perguruan Tinggi. CCIT Journal 3 (STMIK RAHARJA), 440. Xue, Q. (2008). YII Framework. Dipetik 04 18, 2017, dari Zainal, A. (2011). Evaluasi Pembelajaran Prinsip Teknik Prosedur. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.