PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN DAN PENCATATAN BARANG ALAT TULIS KANTOR

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN DAN PENCATATAN BARANG ALAT TULIS KANTOR 1 Devie firmansyah, 2 Mustaqimin Akbar 1 Program Studi Sistem Informasi, STMIK LPKIA 2 Program Studi Sistem Informasi, STMIK LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp , Fax devief@lpkia.ac.id, 2 mustaqiminakbar@fellow.lpkia.ac.id Abstraksi Pengelolaan barang merupakan sebuah rutinitas yang selalu ada di dalam setiap lembaga pemerintahan atau perusahaan. Pelaksanaan kegiatan operasional di PT. Grafindo Media Pratama Bandung perlu di dukung dengan sarana yang dapat memudahkan segala bidang kegiatan yang ada, salah satunya sarana yang diperlukan yaitu mengenai barang yang diperoleh dengan dengan cara membeli. Dalam Pendokumentasian Pengelolaan alat tulis kantor seperti ini masih banyak kekurangan, misalnya untuk permintaan yang dilakukan secara manual, sehingga pada proses permintaan barang memerlukan waktu yang cukup lama agar form permintaan tersebut sampai ke bagian yang terkait, karena form permintaan biasanya dititipkan kepada Divisi yang berada di kantor pusat. Selain itu memerlukan waktu juga dalam mempersiapkan barang yang diminta. Ditambah lagi apabila diperlukan melihat history dari permintaan barang pada setiap divisi pembelian barang akan sulit dan memerlukan waktu yang cukup lama. Kata kunci : Pengadaan, Pencatatan, Barang, Object Oriented Programming yang berada di kantor pusat. Selain itu 1.1 latar Belakang memerlukan waktu juga dalam mempersiapkan barang yang diminta. Ditambah lagi apabila diperlukan melihat history dari permintaan barang pada setiap PT. Grafindo merupakan perusahaan penerbitan nasional yang berdiri di Bandung sejak tahun 1997 dan telah menerbitkan bukubuku teks pelajaran sekolah dari tingkat SD sampai SMA. Pelaksanaan kegiatan operasional di PT. Grafindo Media Pratama Bandung perlu di dukung dengan sarana yang dapat memudahkan segala bidang kegiatan yang ada, salah satunya sarana yang diperlukan yaitu mengenai barang yang diperoleh dengan cara membeli. divisi pembelian barang akan sulit dan memerlukan waktu yang cukup lama. Dalam hal ini sistem informasi yang diperlukan oleh PT Grafindo Media Pratama adalah sistem informasi untuk barang-barang keperluan kantor, karena setiap organisasi pasti memerlukan barang-barang yang digunakan untuk keperluan operasional setiap harinya. Dalam Pendokumentasian Pengelolaan alat tulis kantor seperti ini masih banyak kekurangan, misalnya untuk permintaan yang dilakukan secara manual, sehingga pada proses permintaan barang memerlukan waktu yang cukup lama agar form permintaan tersebut sampai ke bagian yang terkait, karena form permintaan biasanya dititipkan kepada Divisi Berdasarkan permasalahan di atas maka dibutukan suatu aplikasi yang dapat membantu dalam proses pengelolaan barang alat tulis kantor. Metode yang digunakan yaitu Object Oriented Programming (Pemrograman Berorientasi pada Objek). Dimana dengan menggunakan metode ini pengembangan perangkat lunak bertujuan untuk memudahkan

2 petugas dalam proses pengadaan dan pencatatan barang. 1.2 Identifikasi Permasalahan Berdasarkan latar belakang diatas, identifikasi masalahnya adalah sebagai berikut : 1. Pencatatan data barang ATK yang tersedia saat pengajuan masih dilakukan secara manual (Tulis Tangan) dan data yang sudah ditulis dilakukan perekapan dengan bantuan Microsoft Excel 2. Proses permintaan barang memerlukan waktu yang cukup lama karena form permintaan biasanya dititipkan. 3. Ada kemungkinan kesalahan dalam melakukan pencatatan stok barang 1.3 Ruang Lingkup Permasalahan Adapun lingkup dan batasan masalah dari pembahasan ini adalah sebagai berikut : 1. Perangkat lunak ini dibangun khusus untuk mengolah data barang ATK saja. 2. Membahas tindakan konfirmasi permintaan barang 3. Membahas tindakan konfirmasi penerimaan barang 4. Membahas pencatatan barang masuk dan keluar dengan mempertimbangkan segala aspek, seperti menghitung stok barang. 5. Pengajuan barang ATK berdasarkan data barang yang tersedia dan boleh menginput maksimal sepuluh data barang yang ada didalam daftar barang. 1.4 Tujuan Perancangan Beberapa tujuan dari masalah diatas adalah sebagai berikut : 1. Pencatatan dan penyimpanan Data inventori barang ATK lebih terstruktur dengan bantuan database. 2. Mempersingkat waktu dalam melakukan permintaan barang ATK untuk diterima oleh bagian terkait karena sistem berbasis WEB. 3. Dengan penyimpanan database yang terstruktur diharapkan, kecil kemungkinan untuk terjadi kesalahan dalam penulisan stok barang di gudang. 1.5 Metode Penelitian Metode pengembangan sistem menggunakan metode waterfall, adapun tahapan-tahapan metode waterfall sebagai berikut: 1. Analisis Kebutuhan, Tahap ini melakukan sebuah penelitian, dan wawancara. 2. Desain Sistem, Tahapan ini melakukan penuangan pikiran dan perancangan sistem terhadap solusi dari permasalahan yang ada 3. Penulisan Kode Program, Tahap ini melakukan penulisan kode program 4. Pengujian Program, Tahap ini dimana sistem di uji kemampuan dan keefektifanya sehinggan didapatkan kekurangan dan kelemahan. 5. Penerapan Sistem dan Pemeliharaan Sistem. 2.1 Landasan Teori Sistem Informasi Definisi lain Sistem Informasi menurut Sutarman dalam buku yang berjudul Pengantar Teknologi Informasi menjelaskan bahwa : Sistem Informasi adalah Sistem dapat didefinisikan dengan mengumpulkan, memperoses, menyimpan, menganalisis, menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. Seperti sistem

3 lainnya, sebuah sistem informasi terdiri atas input (data, instruksi) dan output (laporan, kalkulasi) (Sutarman, 2012) Berdasarkan beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi adalah suatu sub sistem yang saling berhubungan untuk menudkung fungsi operasi organisasi dan bekerja sama untuk menyediakan laporan untuk pihak tertentu Pengadaan Istilah pengadaan secara khusus mengacu pada kegiatan penyediaan barang/jasa pada institusi atau instansi pemerintahan, yang pelaksanaannya dilakukan dengan berpedoman pada peraturan perundangan yang berlaku. Bagi perusahaan, pengadaan barang merupakan kegiatan yang penting dalam mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan. Definisi lain Pengadaan menurut Christopher & Schooner yang dikutip oleh Badzlina Daroyani Novitaningrum menyatakan bahwa: Pengadaan atau procurement adalah kegiatan untuk mendapatkan barang atau jasa secara transparan, efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan dan keinginan penggunanya. (Novitaningrum, 2014) Berdasarkan beberapa definisi yang telah dikemukakan sebelumnya, maka dapat disimpulkan bahwa pengadaan barang/jasa merupakan suatu kegiatan untuk mendapatkan atau mewujudkan barang/jasa yang diinginkan berdasarkan peraturan yang berlaku dengan cara dan waktu tertentu serta dilaksanakan oleh pihak pihak yang memiliki keahlian dalam melakukan proses pengadaan Pecatatan Data Definisi Pencatatan dalam akuntansi menurut Rahman Pura dalam bukunya yang berjudul Pendekatan Akuntansi 1 (Pendekatan siuklus Akuntansi) menjelaskan bahwa : Proses analisis atas suatu transaksi atau peristiwa keuangan yang terjadi dalam entitas dengan cara menempatkan transaksi di sisi debet dan sisi kredit. (Pura, 2013) Berdasarkan definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa pencatatan dalam akuntansi adalah proses analisis untuk menempatkan transaksi di sisi debit dan sisi kredit Alat Tulis Kantor (ATK) Alat Tulis Kantor (ATK) menurut Deserno yang dalam websitenya widuri.raharja.info Alat Tulis Kantor (ATK) adalah sebagai dokumen dalam semua media yang mempunyai nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen. (Deserno, 2015) Alat Tulis Kantor (ATK) menurut Odgers yang dalam websitenya widuri.raharja.info Alat Tulis Kantor (ATK) mendefensikan menajemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. (Odgers, 2015) Berdasarkan beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa Alat Tulis Kantor (ATK) adalah dokumen yang sedang pada tahap pengawasan dan pengamanan dokumen serta arsip baik dalam bentuk kertas atau elektronik. 2.2 Metodologi Yang Digunakan Metode Waterfall Menurut Pressman, model waterfall adalah model klasik yang bersifat sistematis, berurutan dalam membangun software. Nama model ini sebenarnya adalah Linear Sequential Model. Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan berurutan. Disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. (Pressman R., 2015) Dalam tahapan proses pada waterfall model menurut Pressman terdapat 5 tahap, yaitu:

4 1. Communication Langkah ini merupakan analisis terhadap kebutuhan software, dan tahap untuk mengadakan pengumpulan data dengan melakukan pertemuan dengan customer, maupun mengumpulkan data-data tambahan baik yang ada di jurnal, artikel, maupun dari internet. 2. Planning Proses planning merupakan lanjutan dari proses communication (analysis requirement). Tahapan ini akan menghasilkan dokumen User requirement atau bisa dikatakan sebagai data yang berhubungan dengan keinginan User dalam pembuatan software, termasuk rencana yang akan dilakukan. maka sistem yang sudah jadi akan digunakan oleh User. Kemudian software yang telah dibuat harus dilakukan pemeliharaan secara berkala. 3.1 Analisa dan Perancangan Use Case Diagram Use case mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem. 3. Modeling Proses modeling ini akan menerjemahkan syarat kebutuhan kesebuah perancangan software yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini berfokus pada rancangan struktur data, arsitektur software, representasi interface, dan detail (algoritma) prosedural. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen yang disebut software requirement. 4. Construction Construction merupakan proses membuat kode. Coding atau pengkodean merupakan penerjemahan desain dalam bahasa yang bisa dikenali oleh komputer. Programmer akan menerjemahkan transaksi yang diminta oleh User. Tahapan inilah yang merupakan tahapan secara nyata dalam mengerjakan suatu software, artinya penggunaan komputer akan dimaksimalkan dalam tahapan ini. Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan testing terhadap sistem yang telah dibuat tadi. Tujuan testing adalah menemukan kesalahankesalahan terhadap sistem tersebut untuk kemudian bisa diperbaiki. 5. Deployment Tahapan ini bisa dikatakan final dalam pembuatan sebuah software atau sistem. Setelah melakukan analisis, desain dan pengkodean Gambar 3.1 Use Case Diagram Use Case Scenario Usecase Scenario menjelaskan secara detail proses yang ada dalam use case diagram dari awal hingga akhir proses atau memberikan gambaran umum tentang aktivitas yang terjadi di dalam use case. 3.2 Aliran Kerja menjelaskan tentang pemodelan workflow (alir kerja) atau aktivitas dan operasi. Activity Diagram Login Gambar 3.2 Activity Diagram Login

5 3.3 Pemodelan Data Pemodelan data digunakan untuk menentukan dan menganalisis persyaratan data yang diperlukan untuk mendukung proses bisnis suatu organisasi. Pemodelan data digunakan sebagai konsep untuk menggambarkan data, hubungan antar data Class Diagram Gambar 3.4 Squence Diagram Login 4. Implementasi dan Pengujian 4.1 Implementasi Antarmuka Konfigurasi Memperlihatkan hasil implementasi rancangan antarmuka dengan menggunakan bahasa pemrograman tertentu, termasuk di dalamnya tahapan yang dilakukan untuk instalasi prototype perangkat lunak yang dihasilkan, mulai dari tahapan persiapan sampai program siap digunakan, dan petunjuk umum penggunaan program per dialog screen. 1. Halamn Utama Login Gambar 3.3 Class Diagram 3.4 Struktur Organisasi Obyek dan Pesan pada sub bab ini digambarkan aspek urutan waktu dari pesan yang disampaikan, aspek struktur organisasi objek yang mengirim dan menerima pesan dan menjelaskan secara detail urutan proses yang dilakukan dalam sistem untuk mencapai tujuan dari usecase, interaksi yang terjadi antar class. Gambar 4.1 Halaman Utama Login 2. Halaman Menu Admin Gambar 4.2 Halaman Menu Admin

6 5.1 Kesimpulan Dengan adanya sistem informasi pengelolaan barang ini dapat membantu petugas dalam melakukan pencatatan data barang masuk dan keluar dalam menghitung stok barang. Dapat mempersingkat waktu dalam melakukan permintaan karena data secara berkala selalu terupdate karena sistem berbasis web, setiap perubahan terhadap data dapat langsung dilihat oleh petugas yang bersangkutan. Dengan adanya sistem informasi pengelolaan barang yang dibuat dapat Dengan penyimpanan data yang terstruktur kesalahan dalam melakukan transaksi pengolahan data dapat diminimalisir. 5.2 Saran Berdasarkan kesimpulan yang telah diuraikan diatas maka penulis dapat memberikan beberapa saran yang dapat membantu mengatasi beberapa kekurangan yang ada, diantaranya: Aplikasi yang dibangun dapat dikembangkan lagi agar dapat berfungsi dengan baik. Melakukan Maintenace terhadap aplikasi baik dari code maupun dari data pada database DAFTAR PUSTAKA Deserno, K. (2015, Januari 8). widuri.raharja. Diambil kembali dari widuri.raharja.info: KP Marbun, R. d. (2012). Kamus Hukum Lengkap. Jakarta: Visi Media. Odgers. (2015, Januari 8). widuri.raharja. Diambil kembali dari widuri.raharja.info: KP Pressman, R. (2015). Rekayasa Perangkat Lunak : Pendekatan Praktisi Buku I. Yogyakarta: Andi. Pura, R. (2013). Pendekatan akuntansi 1 (Pendekatan siklus Akuntansi). Jakarta: Erlangga. Rosa, A. S., & Salahuddin, M. (2013). Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur Dan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika. Rosa, A. S., & Salahuddin, M. (2015). Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur Dan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika. Satzinger, J. B. (2012). System Analysis and Design with Unified Procces. USA: Course Technology, Cengage Learning. Subhan, M. (2012). Perancangan Sistem Informasi. Jakarta: Lentera Ilmu Cendekia. Supriyati. (2012). Sistem Informasi Manajemen. Bandung: LAKBAT PRESS UNIKOM. Sutabri, T. (2012). Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi. Sutarman. (2012). Buku Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: Bumi Aksara. Xue, Q. (2017, 04 8). YII Framework. Diambil kembali dari 2008: Novitaningrum, B. D. (2014). Akuntabilitas dan Transparansi Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah Melalui Electronic Procurement. Jurnal Kebijakan dan Manajemen publik, Vol.2,No.1.