PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI (STUDI KASU di SEKOLAH DASAR NEGERI MELONG MANDIRI 5 CIMAHI) Abstraksi

Transkripsi

1 PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI (STUDI KASU di SEKOLAH DASAR NEGERI MELONG MANDIRI 5 CIMAHI) 1 Diqy Fakhrun Shiddieq, S.T.,M.Kom, 2 Iman Cahyadi 1 Program Studi Teknik Informatika STMIK LPKIA 2 Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp , Fax diqy@lpkia.ac.id, 2 imancahyadi60@fellow.lpkia.ac.id Abstraksi Sistem informasi saat ini berperan penting dalam bisnis dan organisasi. Melalui Sistem Informasi organisasi dapat memperoleh keunggulan strategis dalam persaingan antar para pelaku bisnis yang ketat saat ini dan membantu organisasi dalam mencapai tujuan, yaitu efisiensi proses kerja, peningkatan kualitas layanan, rencana ke depan, memperluas usahamet dan memperkenalkan kepada masyarakat. Saat ini terdapat banyak organisasi yang bergerak di bidang jasa pendidikan, yang mana setiap organisasi menawarkan kelebihannya masing-masing. Salah satunya yaitu sekolah dasar negeri melong mandiri 5 sebagai usaha jasa pendidikan sekolah. Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak kepala sekolah bahwa terjadi penurunan jumlah siswa yang mendaftar ke sekolah dasar negeri melong mandiri 5, sehingga terjadi penurunan jumlah siswa baru yang akan daftar ke sekolah dasar tersebut. Oleh karena itu salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan mengimplementasikan sistem informasi, seperti telah dilakukan oleh para kompetitor serupa. Untuk mengimplementasikan sistem informasi tersebut agar dapat memberikan nilai tambah bagi sekolah dasar negeri melong mandiri 5, maka perlu dibuat perencanaan strategis sistem informasi yang selaras dengan strategi bisnis perusahaan. Kata kunci : Perencanaan Strategis, Sistem Informasi, Ward and Peppard, SWOT, TOWS MATRIX, PEST, Porpter s Five Force, McFarland Strategic Grid. 1. Pendahuluan Sistem informasi saat ini berperan penting dalam bisnis dan organisasi. Melalui Sistem Informasi organisasi dapat memperoleh keunggulan strategis dalam persaingan antar para pelaku bisnis yang ketat saat ini dan membantu organisasi dalam mencapai tujuan, yaitu efisiensi proses kerja, peningkatan kualitas layanan, rencana ke depan, memperluas usaha dan memperkenalkan kepada masyarakat. Saat ini terdapat banyak organisasi yang bergerak di bidang jasa pendidikan, yang mana setiap organisasi menawarkan kelebihannya masing-masing. Salah satunya yaitu sekolah dasar negeri melong mandiri 5 sebagai usaha jasa pendidikan sekolah. Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak kepala sekolah bahwa terjadi penurunan jumlah siswa yang mendaftar ke sekolah dasar negeri melong mandiri 5, sehingga terjadi penurunan jumlah siswa baru yang akan daftar ke sekolah dasar tersebut. Ditambah lagi dengan adanya kompetitor sejenis yang layanan akademik dan fasilitas sekolah yang lebih modern, bahkan ada yang telah memanfaatkan sistem informasi, sehingga dapat mengancam terhadap penurunan daya tarik calon siswa. Supaya dapat bertahan bahkan memenangkan persaingan maka sangat penting bagi sekolah dasar negeri melong mandiri 5 untuk berbenah agar dapat menarik minat para konsumennya. Oleh karena itu salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan mengimplementasikan sistem informasi, seperti telah dilakukan oleh para kompetitor serupa. Untuk mengimplementasikan sistem informasi tersebut agar dapat memberikan nilai tambah bagi sekolah dasar negeri melong mandiri 5, maka perlu dibuat perencanaan

2 strategis sistem informasi yang selaras dengan strategi bisnis perusahaan. Berdasarkan latar belakang di atas dapat di simpulkan identifikasi masalah sebagai berikut: 1. Tidak adanya evaluasi kondisi internal SI/TI di Sekolah Dasar Negeri Melong Mandiri 5 Cimahi, sehingga belum dapat mengetahui sesuai atau tidaknya rencana yang sudah diterapkan sebelumnya. 2. Tidak adanya perencanaan strategis sistem informasi lingkungan SI di Sekolah Dasar Negeri Melong Mandiri 5 Cimahi, sehingga menyulitkan manajemen untuk mengambil keputusan. Adapun batasan masalah yang meliputi : 1. Penelitian ini membahas aktivitas guru di Sekolah Dasar Negeri Melong Mandiri 5 Cimahi. 2. Proses bisnis yang di bahas adalah tentang kondisi SI di Sekolah Dasar Negeri Melong Mandiri 5 Cimahi. Adapun tujuan dari rumusan masalah di atas sebagai berikut : 1. Membantu mengetahui sesuai atau tidaknya rencana yang sudah diterapkan sebelumnya. 2. Membantu manajemen dalam pengambilan keputusan dengan mudah. 2.1 Landasan Teori Pada sub bab ini akan menjelaskan tentang dasar teori mengenai domain permasalahan mengapa perencanaan strategi sistem informasi di perlukan oleh organisasi, teoriteori tentang perencanaan strategis sistem informasi menggunakan metode Ward and Peppard di SDN Melong Mandiri 5 Cimahi Perencanaan Strategis Perencanaan strategis adalah proses yang dilakukan suatu organisasi untuk menentukan strategi atau arahan, serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya (termasuk modal dan sumber daya manusia) untuk mencapai strategi ini Sistem Informasi Sistem informasi yaitu sistem yang saling terintegrasi satu sama lain secara penuh atau optimal sehingga pengolahan, penyimpanan, pengelolaan, pemprosesan dan penyajian informasi suatu perusahaan atau organisasi dapat tersaji dalam berbagai jenis informasi yang akurat sehingga nantinya dapat dijadikan sebagai acuan penentu keputusan guna berhasil mencapai tujuan yang telah disepakati bersama Perencanaan Strategis Sistem Informasi Perencanaan Strategi Sistem Informasi adalah suatu proses untuk menyusun perencanaan untuk penggunaan dan implementasi sistem dan teknologi informasi secara komprehensif pada suatu organisasi yang sejalan (aligned) dengan strategi bisnis organisasi untuk mendukung pencapaian tujuan (goals) organisasi secara efektif dan efisien. 2.2 Metodologi Yang Digunakan Metode Ward and Peppard Penggunaan metodologi dalam perencanaan strategis sistem informasi sangat penting dilakukan, karena dapat meminimalkan resiko kegagalan, memastikan keterlibatan semua pihak yang berkepentingan serta meminimalkan ketergantungan individu, dan lebih menekankan kepada proses dan sasaran yang ditentukan oleh metodologi itu sendiri merupakan kumpulan dari metode, teknik, dan tools yang digunakan untuk mengerjakan sesuatu. Adapun metodologi perencanaan strategis sistem informasi yang digunakan adalah metodologi Ward dan Peppard (2002). Metodologi versi ini terdiri dari tahapan masukan dan tahapan keluaran (Ward dan Peppard, 2002). Tahapan masukan terdiri dari: 1. Analisis lingkungan bisnis internal 2. Analisis lingkungan bisnis eksternal 3. Analisis lingkungan SI/TI internal 4. Analisis lingkungan SI/TI eksternal Sedangkan tahapan keluaran merupakan bagian yang dilakukan untuk menghasilkan suatu dokumen perencanaan strategis SI/TI yang isinya terdiri dari: 1. Strategi SI bisnis 2. Strategi TI 3. Strategi Manajemen SI/TI Metode analisis yang terdapat pada perencanaan

3 strategis sistem informasi adalah analisis SWOT, Porter s five competitive model s, PEST analysis, Mc 22 Farlan s Strategic Grid, Balance Scorecard, analisis Value Chain, dan analisis Critical Success Factor. 3.1 Analisa dan Perancangan Analisis Kondisi Organisasi Saat Ini Pada sub bab ini menjelaskan tentang kondisi organisasi yang bertujuan untuk mendapatkan data-data yang akan berguna untuk analisis pada sub bab selanjutnya. Analisis SWOT yang ditunjukkan tabel III.1 terdapat 3 kekuatan, 3 kelemahan, 2 peluang dan 2 ancaman. Hasil analisis tersebut digunakan dalam menentukan strategi dasar dalam identifikasi kebutuhan sistem informasi mendatang. Dan dari analisis SWOT pada tabel III.1 maka dibuat analisis dengan menggunakan MATRIX TOWS untuk menentukan strategi yang akan dibuat seperti terlihat pada tabel III Analisis Lingkungan Bisnis Internal Analisis lingkungan bisnis ini dilakukan beberapa alat atau tool yang sesuai dengan kondisi Sekolah Dasar Negeri Melong Mandiri 5 Cimahi sebagai sekolah yang mampu bersaing dengan sekolah sekitar lainnya. Untuk menganalisis proses bisnis organisasi dan mengidentifikasikan kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman sekolah digunakan analisis SWOT SWOT Analisa SWOT ini digunakan untuk memperoleh peta kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang diperoleh dari hasil proses pemahaman kondisi terkini untuk mendukung proses perencanaan strategi. Hasil dari analisa SWOT adalah peta kekuatan dan kelemahan yang diperoleh dari hasil analisa terhadap faktor internal. 3.3 Analisis Lingkungan Bisnis Eksternal Pada sub bab ini akan menjelaskan tentang analisis lungkungan bisnis eksternal dengan menggunakan metode-metode yang dapat menganalisis setiap kondisi bisnis eksternal Analisis PEST Untuk mengetahui kondisi eksternal bisnis yang dapat berpengaruh langsung terhadap SDN Melong Mandiri 5 Cimahi dapat dilakukan dengan analisa PEST dimana hasil dari analisa ini akan dijadikan sebagai acuan

4 untuk menentukan strategi bisnis demi mencapai tujuan strategis perusahaan. Aspekaspek yang akan di analisis sebagai berikut. a. Politik Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional Pasal 36 ayat (2), menyebutkan bahwa Kurikulum pada semua jenjang dan jenis pendidikan dikembangkan dengan prinsip diversifikasi sesuai dengan satuan pendidikan, potensi daerah, dan peserta didik. Pasal 38 ayat (2), menyatakan Kurikulum pendidikan dasar dan menengah dikembangkan sesuai dengan relevansinya oleh setiap kelompok atau satuan pendidikan dan komite sekolah/madrasah di bawah koordinasi dan supervisi dinas pendidikan atau kantor departemen agama kabupaten/kota untuk pendidikan dasar dan provinsi untuk pendidikan menengah. Kebijakan pemerintah dalam bidang pendidikan melalui Dikdas (pendidikan dasar). Sistem penjaminan mutu yang berkelanjutan dan sistem pelaporan EPSBED. b. Ekonomi Krisis ekonomi yang melanda dunia dan Indonesia akhir-akhir ini jelasjelas sangat berpengaruh di seluruh lini pemerintahan, termasuk di bidang pendidikan. Hal ini masih ditambah lagi dengan adanya kebijakan pemerintah dengan penyesuaian BBM dan Tarif Dasar Listrik. Keadaan ini yang mendorong meningkatnya angka putus sekolah karena ketidakmampuan orang tua untuk menyekolahkan anaknya ke jenjang yang lebih tinggi. norma-norma adat dan keberagaman sosial, budaya dan agama. Untuk itu dunia pendidikan, terutama sistem pendidikan harus mulai diteliti ulang, bukan hanya output kepintaran otak yang dipentingkan tetapi juga kepribadian dan perilaku sosial ketimuran yang menunjukkan jati diri sebagai bangsa Indonesia, juga perlu mendapat perhatian dan proporsi yang seimbang. d. Teknologi Perkembangan teknologi pada saat ini sudah semakin cepat dan semakin canggih. Teknologi dapat memberikan nilai tambah untuk meningkatkan layanan maupun membantu kinerja fungsional bisnis pada layanan pendidikan. Sebagian besar layanan pendidikan di Indonesia menggunakan teknologi informasi. Sedangkan dari segi fungsional perusahaan, faktor teknologi dapat dimanfaatkan untuk membantu proses kegiatan para karyawan dan siswa. Proses belajar mengajar yang interaktif dapat tercipta dengan menggunakan teknologi informasi yang sesuai untuk bidang pendidikan, seperti konsep E-Learning. 3.4 SI/TI Kebutuhan Aplikasi Pada sub bab ini menjelaskan tentang kebutuhan aplikasi yang sebelumnya telah dianalisis pada tabel III.5 dan III.6 diatas. c. Sosial Perkembangan sosial masyarakat Indonesia sudah dalam taraf waspada, hal ini terasa jelas dengan sudah mulai terkikisnya nilai-nila dan

5 4. Implementasi dan Pengujian 4.1 Implementasi Antarmuka Konfigurasi Memperlihatkan hasil implementasi rancangan antarmuka dengan menggunakan bahasa pemrograman tertentu, termasuk di dalamnya tahapan yang dilakukan untuk instalasi prototype perangkat lunak yang dihasilkan, mulai dari tahapan persiapan sampai program siap digunakan, dan petunjuk umum penggunaan program per dialog screen. Black Box testing ibi berusahauntuk menemukan kesalahan dalam kategori berikut: 1. Fungsi yang tidak benar atau fungsi yang hilang 2. Kesalahan antarmuka 3. Kesalahan dalam struktur data atau sukses database eksternal 4. Inisialisasi dan pemutusan kesalahan 1. Halamn Utama Login Gambar 4.3 Halaman Utama Login 2. Halaman Menu Utama Admin Gambar 4.4 Halaman Menu Utama Admin 4.2 Rencana Pengujian Pengujian Aplikasi Penelusuran alumni berbasis Web ini menggunakan metode Black Box. Pengujian Black Box berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak yang dibuat.

6 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN V.1 Kesimpulan Berdasarkan uraian dan pembahasan pada tiap bab-bab sebelumnya, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Proses perencanaan strategis SI dengan menggunakan metode Ward and Peppard dapat membantu mengetahui sesuai atau tidaknya rencana yang sudah diterapkan sebelumnya. 2. Proses perencanaan strategis SI dengan menggunakan metode Ward and Peppard dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan dengan mudah. V.2 Saran Beberapa saran yang dapat digunakan untuk mengembangkan penelitian ini: 1. Penyusunan yang telah dibuat dapat menyelesaikan masalah yang ada dan dapat memberikan diimplementasikan oleh organisasi. 2. Analisis dan penyusunan metode Ward and Peppard yang spesifik bagi masing-masing unit kerja pengguna layanan SI/TI sebagai bahan pengambilan keputusan unit pengelola TI dan jajaran eksekutif. ALAM. STMIK AMIKOM Yogyakarta. Rangkuti. (2006). Riduawan. (2004). Metode Riset. Jakarta: Rineka Cipta. Sugiyanto. (2012). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta. Turban. (2010). Strategi sistem Informasi. Utami, E., & Syafei, H. (2015). Perencanaan Strategis Sistem Informasi Untuk Meningkatkan keunggulan kompetitif Sekolah Islam Terpadu. Stmik Amikom Yogyakarta. Ward, J., & Peppard, J. (2002). Strategic Planning for Information Systems, 3rd ed. John Wiley & Sons. Wedhasarma, A. (2009). LANGKAH- LANGKAH PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI MENGGUNAKAN METODE WARD AND PEPPARD. Jurnal Sistem Informasi (JSI), VOL. 1, NO. 1. DAFTAR PUSTAKA Amirul. (2007). Metodologi Penelitian Pendidikan. Bandung: Pustaka Setia. Kadir, A. (2014). Pengenalan Sistem Informasi Edisi Revisi. Yogyakarta: Andi. Kerzner. (2001). Laudon. (2012). New Jersey: Prentice Hall. Olson, P. d. (2014). Rahmadi, L., & Ambrowati, A. (2015). PERENCANAAN STRATEGI SISTEM INFORMASI UNTUK MENINGKATKAN KEUNGGULAN KOMPETITIF DI AMIK LEMBAH DEMPO PAGAR