APLIKASI MANAJEMEN ADMINISTRASI ARSIP SURAT DI PT DUTA INDO OPTIMA BANDUNG

Transkripsi

1 APLIKASI MANAJEMEN ADMINISTRASI ARSIP SURAT DI PT DUTA INDO OPTIMA BANDUNG 1 Ir.Ketut Darmayuda,M.T, 2 Junjun Jatnika Program Studi Teknik Informatika STMIK LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp , Fax darmayuda.stmik.lpkia@gmail.com, 2 junjunjatnika@fellow.lpkia.ac.id Abstrak Salah satu alat komunikasi tertulis dalam perkantoran adalah surat. Seiring waktu, jumlah surat yang ada dalam sebuah perusahaan akan semakin bertambah, sehingga timbul permasalahan dalam mengelolanya, baik itu dalam pencatatan surat maupun proses disposisi, serta pencarian surat. Pada kantor PT Duta Indo Optima, surat-surat yang ada masih belum di manajemen secara baik dan benar oleh karena itu sangat mengurangi ke efektifitasan dalam hal pengelolaan surat sehingga dapat mengganggu pekerjaan-pekerjaan lainnya. Dengan memanfaatkan teknologi komputer, penulis mencobamerancang permasalahan-permasalahan tersebut. Dunia pemrograman saat ini, baik desktop maupun web based, semakin marak pengerjaanya dengan framework dan salah satunya dengan menggunakan framework YII berbasis PHP. Framework YII memang di kembangkan untuk memudahkan developing aplikasi dengan strukturnya karena menggunakan pendekatan models-view controller (MVC) dan pemrograman berbasis objek. Oleh sebab itu, penulis menggunakan framework YII dalam developing aplikasi ini menggunakan metode Object-Oriented Analysis and Design. Aplikasi sistem manajemen arsip surat ini dapat di akses dalam internal perusahaa, sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan proses yang berhubungan dengan arsip dan surat. Aplikasi ini juga memberikan kemudahaan dalam proses pencatatan surat, disposisi dan pencarian surat dengan menggunakan trace activity untuk mengetahui alur dan keamanan surat. Kata Kunci : Pengarsipan, Surat Masuk, Surat Keluar, Archive (xvi+105+lampiran) BAB I PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang Masalah Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting di sebuah perusahaan. Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor ataupun perusahaan dapat memberikan pelayanan yang efektif. Pengarsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu peruahaan. Tanpa arsip tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap. Oleh karena itu suatu perusahaan dalam mengelola pengarsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai agar pengelolaan arsip tersebut dapat berjalan dengan baik dan benar untuk menunjang efektivitas kerja dan kelancaran pelayanan.sejumlah kriteria yang memiliki nilai nilai dan setiap kriteria memiliki bobot yang menggambarkan seberapa penting ia dibandingkan dengan kriteria lain. Pembobotan ini digunakan untuk menilai setiap alternatif agar diperoleh alternatif terbaik. pelaksanaanya pengelolaan surat banyak mengalami kendala. Seperti pada saat pengagendaan surat masuk yang di terima dan surat keluar yang di kirimkan, pengarsipan dokumen fisik yang masih belum optimal secara konvensional, bagaimana track record surat selama ini, surat mana yang perlu di perbaiki karena di komplain, pencarian berkas arsip dikarenakan jika informasi yang di cari sudah memiliki jumlah yang cukup banyak. Dengan mesin pencari yang akan di rancang saat ini di harapkan akan mampu menemukan informasi data arsip yang di butuhkan, setiap orang dapat dengan mudah memperoleh informasi yang di inginkan. Dengan mengetikan kata yang ingin di cari pada mesin pencari maka seluruh informasi data arsip yang diinginkan akan di tampilkan Pada simulasinya Pendekatan kata kunci digunakan untuk membantu pengetikan nama surat atau kategori dokumen arsip. Mengingat pentinggnya peranan pengelolaan surat, sudah seharusnya surat tersebut di kelola dengan baik sejak surat itu di terima atau di keluarkan. I.2. Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas, maka dapat dirumuskan beberapa permasalahan yang sedang terjadi : 1. Proses pencarian masih memiliki masalah di dalam pengetikan kata kunci pencarian arsip yang mengakibatkan informasi tidak dapat di temukan, oleh karena itu di butuhkan suatu pendekatan yang dapat 1

2 memberikan alternatif nama surat yang pengguna cari. 2. Aktifitas track record dalam pengarsipan dokumen sangat di perlukan pada penelitian ini bertujuan untuk mengetahui apakah dokumen tersebut perlu untuk dilakukan proses pengarsipan dan oleh siapa dokumen itu di arsipkan. 3. Proses disposisi surat di perlukan untuk memberikan kejelasan apakah surat yang di disposisi ke suatu bagian sudah tersampaikan. I.3. Ruang lingkup Adapun batasan-batasan masalah dalam penelitian ini adalah : 1. Perangkat lunak ini hanya bisa menginput dari seseorang yang bersangkutan yang telah terdaftar kedalam database PT duta indo optima sesuai dengan hak akses yang telah di berikan 2. Proses pencarian autocomplete hanya dapat mencari arsip dengan mengetikan kata kunci surat yang bersangkutan. 3. Sistem Perancangan web ini dapat terus di perbaharui dengan waktu yang di inginkan dan informasi dapat tersaji dengan baik dan benar. I.4. Tujuan Penelitian 1. Memudahkan Pengguna dalam mencari dokumen dengan memberikan pendekatan nama pencarian kata kunci yang di cari oleh pengguna. 2. Mengetahui log aktifitas yang terjadi di proses pengarsipan mulai dari siapa yang sedang mengakses,siapa yang membuat dokumen, siapa yang menghapus sehingga track record akan mudah di ketahui. 3. Memperjelas Alur disposisi untuk memastikan apakah surat telah di terima oleh bagian yang di tuju. BAB II DASAR TEORI II.1. Sistem Manajemen Arsip Penyimpanan data-data Surat masuk dan surat keluar, merupakan proses yang penting di lingkungan perusahaan, pengembangan sistem yang sudah berjalan menjadi lebih baik dengan menggunakan komputerisasi. Dengan tujuan mempermudah pengarsipan surat perintah kerja, meminimalisir hilangnya dokumen, mempersingkat proses pengarsipan. Hal ini mengakibatkan masalah-maslah yang muncul. Contohnya data fisik yang rusak, data fisik yang hilang, dibutuhkan waktu cukup lama dalam pencarian data fisik, pencatatan untuk laporan masih dicatat dalam buku arsip, belum adanya layanan akses informasi terhadap pemohon. Maka diperlukan suatu sistem guna mendukung pekerjaan dan layanan yang lebih baik. II.1.1. Pengertian Perangkat Lunak Aplikasi Perangkat lunak aplikasi adalah suatu subkelas perangkat lunak komputer yang memanfaatkan kemampuan komputer langsung untuk melakukan suatu tugas yang diinginkan pengguna. Biasanya dibandingkan dengan perangkat lunak sistem yang mengintegrasikan berbagai kemampuan komputer, tapi tidak secara langsung menerapkan kemampuan tersebut untuk mengerjakan suatu tugas yang menguntungkan pengguna. Contoh utama perangkat lunak aplikasi adalah pengolah kata, lembar kerja, dan pemutar media. Beberapa aplikasi yang digabung bersama menjadi suatu paket kadang disebut sebagai suatu paket atau suite aplikasi (application suite). Contohnya adalah Microsoft Office dan Open Office.org, yang menggabungkan suatu aplikasi pengolah kata, lembar kerja, serta beberapa aplikasi lainnya. Aplikasi-aplikasi dalam suatu paket biasanya memiliki antarmuka pengguna yang memiliki kesamaan sehingga memudahkan pengguna untuk mempelajari dan menggunakan setiap aplikasi. Sering kali, aplikasi ini memiliki kemampuan untuk saling berinteraksi satu sama lain sehingga menguntungkan pengguna. Contohnya, suatu lembar kerja dapat di benamkan dalam suatu dokumen pengolah kata walaupun dibuat pada aplikasi lembar kerja yang terpisah Nazrudin Safaat H (2012 : 9). BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN Bab ini mendefinisikan semua kebutuhan dan pembahasan pada dasar untuk proses perancangan perangkat lunak. Dan pada bab ini juga menjabarkan pengembangan spesifikasi perangkat lunak untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi untuk dicari pemecahan masalahnya. III.1. Aliran Proses Pada sub bab ini dijelaskan proses-proses dibuat dalam pemodelan Use Case dan actor nya serta relasi-relasi yang digambarkan dalam bentuk Use Case dan penjelasannya berupa Use Case Scenario 2

3 yang menguraikan tentang nama Use Case, serta Use Case yang terkait, aksi actor, dan respon sistem atau perangkat lunak. III.1.1. Use Case Diagram Gambar III.16 Dialog Screen Menampilkan Dashboard (Manajer) III.1.2. Perancangan Antar Muka Pada sub bab perancangan antarmuka ini dibuat dengan maksud memberikan gambaran mengenai format struktur menu dan dialog screen. III Dialog Screen Nama Dialog Screen : Login Fungsi : Tampilan Form untuk Login dan masuk ke menu Utama Tampilan : Menu Dashboard ini menampilkan menumenuyang berhubungan dengan surat seperti surat masuk, surat keluar, kategori,disposisi dsb. yang telah di tetapkan oleh perusahaan sehingga bagian pengarsipan, administrasi, dan karyawan dapat mengetahui surat-surat apa saja yang ada di kantor. Gambar III.15 Dialog Screen Login Menu Login ini merupakan halaman yang terdapat pada antarmuka sistem. Halaman ini merupakan halaman yang berfungsi untuk melakukan aktivitas Login bagi user agar dapat masuk kedalam sistem. Nama Dialog Screen :Menampilkan Dashboard Fungsi : Tampilan Untuk menu menu yang dapat di gunakan, menu menu di batasi oleh hak akses pengguna Tampilan : Gambar III.29 Dialog Screen Buat Surat Masuk Menu buat arsip surat merupakan menu yang dapat menampilkan form untuk penginputan data surat yang dilakukan oleh bagian pengarsipan untuk melakukan arsip pertama dengan mengklik input no surat lalu isi data sesuai field yang tersedia. BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN IV.1. Implementasi Pada sub bab ini menuangkan penjelasan yang meliputi cara, langkah langkah serta jadwal pelaksanaan mengimplementasikan rancangan perangkat lunak. 3

4 IV.1.1. Implementasi Antarmuka Implementasi antar muka merupakan penggambaran tampilan yang digunakan secara langsung oleh pengguna, interaksi yang dapat dilakukan oleh pengguna dalam sistem, tampilan Inut dan output pada setiap fungsi yang telah ditentukan duraikan sebgai berikut: 1. IMPLEMENTASI ANTARMUKA LOGIN Nama Dialog Screen : Menu Login Fungsi : Untuk akses masuk ke halaman utama (bagian arsip, administrasi) setelah terdaftar. maka sistem akan menampilkan halaman dashboard dimana bagian arsip dan administrasi dapat melakukan pengelolaan arsip sesuai dengan menu dan hak akses yang tersedia. 3. IMPLEMENTASI TRACE AKTIFITAS USER Nama Dialog Screen :Trace aktifitas user Fungsi : Mengetahui segala aktifitas yang di lakukan oleh user yang memiliki hak akses di aplikasi Gambar IV.4 Trace Aktifitas User Gambar IV.3 Menu Login 1. Input username dan password pada kontak isian sesuai dengan data user lali tekan Sign In untuk memasuki aplikasi 2. Apabila Username atau password tidak sesuai dengan database, maka akan muncul message box username / password salah 2. IMPLEMENTASI ANTARMUKA DASHBOARD Nama Dialog Screen :Menu Dashboard Fungsi :Untuk menampilkan pengelolaan data secara keseluruhan 1.Klik Activitas user pada view akun yang bersangkutan lalu akan muncul data aktifitas apa saja yang di lakukan oleh user yang bersangkutan. 4. HALAMAN PENCARIAN ARSIP Nama Dialog Screen :Halaman Pencarian Arsip Fungsi :Mencari seluruh data surat yang ada pada aplikasi Gambar IV.4 Halaman pencarian Arsip Gambar IV.4 Menu Dashboard (administrasi) a. Untuk menampilkan menu dashboard pada hak akses manajer pertama ketika berhasil Login untuk hak akses manajer, klik menu dashboard 1. Pilih menu Frontsite Maka akan muncul halaman seperti di atas. 2. Ada 4 menu tambahan di frontsite yaitu 1. Home berfungsi untuk melihat menu awal aplikasi 2. Category berfungsi untuk memilih kategori surat akan di cari. 4

5 3. Bantuan berfungsi untuk melihat tatacara penggunaan aplikasi 4. Logout berfungsi untuk meninggalkan aplikasi secara aman. 3. Isi Kata kunci pada field isian pencarian 4. Pilih dropdown kategori surat yang di cari 5. Klik Tombol Search untuk melakukan proses pencarian. V.1. Saran 1. Harapan Aplikasi ini dapat di implementasikan di perusahaan sehingga permasalahan permasalahan terkait dapat terselesaikan dan di atasi oleh adanya aplikasi management arsip surat ini. 2. Backup restore data secara teratur 3. Maintenance program secara teratur 4. Pengembangan teknologi untuk implementasi program BAB V KESIMPULAN DAN SARAN V.1. Kesimpulan Dari hasil analisis yang dilakukan penulis selama Praktek Kerja Lapangan di PT.Duta Indo Optima pada bagian administrasi kearsipan. Maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Dengan penambahan fitur pendekatan kata kunci dan kategori pada proses pencarian data surat yang di arsipkan di simpulkan bahwa pencarian lebih mudah dan akurat. 2. Dengan adanya track record adari aktifitas pengarsipan surat di simpulkan bahwa dengan adanya track record ini alur dokumen lebih aman dan mudah di ketahui dari mana asalnya aktifitas tersebut. DAFTAR PUSTAKA Buku : Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. Manajemen Kearsipan Elektronik Panduan Pengembangan Aplikasi Kearsipan. Yogyakarta: Gava Media, A.S Rosa dan M. Shalahuddin. 2011, Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Berorientasi Objek), Modula, Bandung. Prabowo dan Herlawati, 2011, Menggunakan UML. Informatika Bandung, Bandung. Pressman Roger S. 2007, Rekayasa Perangkat Lunak, Andi, Yogyakarta. 5