PERANGKAT LUNAK PENGELOLAAN DATA KEARSIPAN PADA BAGIAN TATA USAHA DI SEKRETARIAT DPRD KOTA BANDUNG

Transkripsi

1 PERANGKAT LUNAK PENGELOLAAN DATA KEARSIPAN PADA BAGIAN TATA USAHA DI SEKRETARIAT DPRD KOTA BANDUNG Offy Sholehatun, M.Kom. 1, Noor Ma rifah Aulia 2 1 Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Komputer Bisnis LPKIA 2 Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Komputer Bisnis LPKIA Jl. Soekarno Hatta No.456 Bandung 40266, , Fax offysholehatun@gmail.com, 2 aulianoormarifah@gmail.com Abstrak Kearsipan adalah proses pengolahan arsip mulai dari penciptaan, pencatatan, penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan serta pengawasan terhadap dokumen-dokumen perusahaan yang berguna di dalam tata kelola perusahaan agar tercipta tujuan perusahaan. Teknologi Informasi sekarang ini telah berkembang dengan sangat pesatnya. Karena berkembangnya teknologi, maka Perangkat Keras dan Perangkat Lunak yang dibutuhkan pun haruslah sesuai dengan perkembangan jaman yang semakin maju untuk mengikuti globalisasi yang akan kita jalani di hari-hari yang akan datang. Oleh sebab itu, penulis merancang perangkat lunak arsip untuk membantu menyelesaikan permasalahanpermasalahan yang dihadapi belum tersedia, agar dapat mempemudah dalam penyimpanan dan penemuan dokumen arsip. Agar menghasilkan tampilan yang lebih baik dan mudah digunakan, maka program ini dibuat dengan menggunakan web framework Yii. Kata kunci : Kearsipan, Perangkat Lunak, Framework Yii 1. PENDAHULUAN Kegiatan instansi memerlukan data dan informasi, yang salah satu sumber data tersebut adalah arsip. Arsip merupakan informasi terekam dalam bentuk media apapun, yang diciptakan, diterima dan dikelola oleh suatu instansi atau individu dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Saat ini banyak pihak yang sudah terkomputerisasi yang menggunakan aplikasi dalam pengelolaan dokumen. Kantor Sekretariat DPRD menyediakan pengelolaan arsip dan administrasi. Jenis arsip yang di kelola adalah berkas surat menyurat, surat masuk, surat keluar. Berkas surat menyurat ini belum dilakukan secara terkomputerisasi. Oleh sebab itu peneliti melakukan pembuatan program aplikasi dengan berbasis web yang bertujuan untuk menata, menyimpan data dan sebagai sarana temu balik apabila sewaktu waktu berkas surat tersebut digunakan kembali. Berdasarkan uraian di atas, terdapat identifikasi permasalahannya sebagai berikut : 1. Pengelolaan arsip surat masih terpisah-pisah antara pencatatan dan pengarsipannya, sehingga dalam proses pencarian, penyimpanan, dan pengolahan masih memerlukan waktu, dan tenaga yang lebih. 2. Penyimpanan berkas-berkas surat yang masih menggunakan rak-rak dan lemari besi, sehingga surat-surat tersebut menjadi bertumpuk dan tersebar. Berdasarkan permasalahan yang ada diatas maka perlu membatasi ruang lingkup dari permasalahan tersebut. Adapun permasalahan yang akan dibahas meliputi : 1. Perangkat lunak ini hanya bisa diakses oleh admin, dan bersifat offline. 2. Arsip yang di kelola berupa surat masuk dan surat keluar. 3. Perangkat lunak menggunakan framework Yii. Adapun tujuan perancangannya sebagai berikut : 1. Untuk memudahkan serta mempercepat dalam proses menginput dan mencari data surat dengan adanya manajemen pemberkasan yang tertata, terkelola dengan baik. 2. Proses penyimpanan surat dapat dilakukan secara langsung dengan adanya foto scan data surat yang dimasukan pada aplikasi sehingga memudahkan petugas dalam pencarian data, serta mengurangi adanya penumpukan berkas.

2 2. DASAR TEORI Perangkat Lunak merupakan produk yang dibuat oleh para profesional perangkat lunak yang kemudian mendukungnya dalam jangka waktu panjang. Perangkat lunak yang dimaksud mencakup didalamnya program-program komputer yang berjalan didalam suatu komputer dari berbagai ukuran dan berbagai arsitektur, terdapat pula isi yang akan diperlihatkan ketika program-program berjalan, dan selain itu terdapat informasi-informasi yang bersifat deskriptif (menjelaskan) dalam bentuk salinan tercetak dan dalam bentuk berkas-berkas salinan secara maya yang meliputi didalamnya segala bentuk media elektronik. (Roger S. Pressman, 2012) Pengertian arsip di Negara kita (Indonesia) diatur dalam Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 tentang KETENTUAN POKOK KEARSIPAN pada Bab I Pasal 1 berbunyi sebagai berikut : 1. Naskah-naskah yang di buat dan di terima oleh lembaga Negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. 2. Naskah-naskah yang di buat dan di terima oleh badan-badan swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. (Prof. Dr. Hj. Sedarmayanti, 2015) Pengertian kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan. (Maulidi, 2016) 3. ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1 Use Case Diagram (Gambar 3.1 Use Case Diagram) 3.2 Activity Diagram (Gambar 3.2 Activity Diagram Kelola User) Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia surat merupakan kertas dan sebagainya yang tertulis atau secarik kertas sebagai keterangan atas sesuatu yang tertulis. Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari organisasi/instansi maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos), maupun yang diterima dari kurir (pengantar surat) dengan mempergunakan buku pengiriman. Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah di tanda tangani oleh berwenang) yang dibuat oleh instansi, kantor maupun lembaga yang ditujuankan kepada instansi, kantor atau lembaga lain. (Fauzan Masykur, 2015) (Gambar 3.3 Activity Diagram Kelola Data Surat Masuk)

3 3.4 Sequence Diagram (Gambar 3.4 Activity Diagram Kelola Data Surat Keluar) (Gambar 3.6 Sequence Diagram Kelola User) (Gambar 3.4 Activity Diagram Cari Data) (Gambar 3.7 Sequence Diagram Surat Masuk) 3.3 Class Diagram (Gambar 3.5 Class Diagram) (Gambar 3.8 Sequence Diagram Surat Keluar)

4 3.5 Perancangan Antarmuka 4. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN 4.1 Implementasi (Gambar 3.9 Mockup Kelola User) Penjelasan yang meliputi cara, langkah-langkah serta jadual pelaksanaan untuk mengimplementasikan rancangan perangkat lunak. Jadwal implementasi ini juga menjelaskan tentang aktifitas-aktifitas yang akan dilakukan (mulai dari konstruksi/coding, pengujian sistem, dan instalasi/pindah sistem), serta jadual pelaksanaan. Penggambaran bisa menggunakan Gantt Chart dan/atau CPM (Critical Path Method). (Gambar 4.1 Gantt Chart) (Gambar 3.10 Mockup Menambah Data Surat Masuk) Keterangan Tugas ; (A) Wawancara & Observasi (B) Analisis Kebutuhan (C) Perancangan Sistem (D) Pengkodingan (E) Ujicoba Sistem (F) Pengecekan Tahap Akhir 4.2 Implementasi Antarmuka 1. Nama Dialog Screen : Login : Mengakses Menu Utama (Gambar 3.11 Mockup Menambah Data Surat Keluar) (Gambar 4.2 Form Login) Masukan username dan password Lalu klik tombol button login. (Gambar 3.12 Mockup Cari Data) 2. Nama Dialog Screen : Menu Utama : Tampilan Menu Utama

5 5. Nama Dialog Screen : Input Data Surat Keluar : Untuk melihat data yang telah tersimpan (Gambar 4.3 Menu Utama) 3. Nama Dialog Screen : Input Surat Masuk : Menambah data surat masuk (Gambar 4.6 Input Data Surat Keluar) Uraian cara pemakian : Klik menu input keluar masuk untuk mengisi data arsip surat keluar, lalu muncul form tambah surat kelaur, lalu isi data tersebut, kemudian klik simpan. 6. Nama Dialog Screen : Arsip Data Surat Keluar : Untuk melihat data yang telah tersimpan (Gambar 4.4 Input Data Surat Masuk) Klik menu input surat masuk untuk mengisi data arsip surat masuk, lalu muncul form tambah surat masuk, lalu isi data tersebut, kemudian klik simpan. 4. Nama Dialog Screen : Arsip Data Surat Masuk : Untuk melihat data yang telah tersimpan (Gambar 4.7 Arsip Data Surat Keluar) Klik icon sebelah kanan yang bertuliskan arsip surat keluar pada halaman utama web, maka form list akan muncul. 7. Nama Dialog Screen : Kelola User : Untuk mengelola user (Gambar 4.5 Arsip Data Surat Masuk) Klik icon sebelah kanan yang bertuliskan arsip surat masuk pada halaman utama web, maka form list akan muncul. (Gambar 4.8 Kelola Data User)

6 8. Nama Dialog Screen : Tambah Data User : Untuk menambah data user Uraian cara pemaikaian : Kemudian isi form tanggal awal dan akhirnya, lalu klik cari, dan data akan muncul sesuai pencarian, kemudian klik report pdf untuk mencetak data. 5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Setelah melalui tahapan analisa, perancangan, dan implementasi maka, diperoleh kesimpulan sebagai berikut : (Gambar 4.9 Tambah Data User) 9. Nama Dialog Screen : Cari Data : Untuk mencari data berdasarkan periode tanggal (Gambar 4.10 Form Cari Data Surat) (Gambar 4.11 Sub Menu Cari Data) Klik menu cari data dan pilih sub menu sesuai data yang akan dicari, misal mencari data surat masuk, maka klik sub menu surat masuk di sub menu tersebut 1. Membantu pegawai dalam bekerja agar mempermudah serta mempercepat proses input surat masuk dan surat keluar. 2. Untuk menghasilkan informasi yang akurat dan berkualitas, serta mempermudah perolehan data yang diinginkan. 5.2 Saran Saran yang dapat dikembangkan untuk selanjutnya yaitu : 1. Desain perangkat lunak ini masih sederhana, dan diharapkan untuk pengembangan selanjutnya ini bisa lebih baik lagi dari tampilan yang sudah ada. 2. Perangkat lunak ini dapat dikembangkan lagi menjadi lebih baik, agar dapat mendukung kinerja para staf pengarsipan surat. DAFTAR PUSTAKA 1. Roger S. Pressman, P. (2012). Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta: ANDI Yogyakarta. 2. Prof. Dr. Hj. Sedarmayanti, M. A. (2015). Tata Kearsipan. Bandung: CV. Mandar Maju. 3. Maulidi, A. (2016, September Kamis). Pengertian Arsip dan Kearsipan. Retrieved from Kanal Informasi: an-arsip-dan-kearsipan.html 4. Fauzan Masykur, I. M. (2015). Sistem Administrasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk Dan Surat Keluar. Indonesian Journal on Networking and Security - Volume 4 No 3, 2-3. (Gambar 4.12 Tampilan Data Surat Yang Dicari)