PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEARSIPAN PADA PUSAT SUMBER DAYA MINERAL BATU BARA DAN PANAS BUMI (PSDMBP) BANDUNG

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEARSIPAN PADA PUSAT SUMBER DAYA MINERAL BATU BARA DAN PANAS BUMI (PSDMBP) BANDUNG 1 Rikky Wisnu Nugraha, 2 Ratu Aprillia 1 Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA 2 Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp , Fax r.wisnunugraha@gmail.com 1, ratuaprilia13@gmail.com 2 Abstrak Pada suatu organisasi atau lembaga terdapat beberapa elemen yang cukup memiliki peranan penting, salah satunya adalah kearsipan. Dalam hal ini perlu dilakukannya pengelolaan arsip dari berbagai unit guna mencapai pembangunan dan sebagai bahan penelitian dari sumber informasi yang ada. Saat ini unit kearsipan yang mengelola arsip di Pusat Sumber Daya Mineral Batu Bara dan Panas Bumi (PSDMBP) dirasa belum berjalan dengan efektif dan efisien, dikarenakan masih banyaknya duplikasi pekerjaan sehingga kegiatan mengelola arsip berjalan lamban serta dalam pembuatan, pencatatan, penerimaan, pendistribusian, penyimpanan menjadi penyebab masalah utama. Metodologi pengembangan sistem yang digunakan dalam memecahkan masalah adalah metodologi Agile Software Development dengan pendekatan Object Oriented Programming (OOP). Dikarenakan pembuatan sistem menggunakan metodologi ini sangat cocok untuk melakukan perubahan sistem yang awalnya konvensional menjadi berkembang dengan menggunakan teknologi secara berkala dalam pembuatannya. Hasil dari penelitian ini merancang sistem informasi kearsipan dapat meminimalisir duplikasi pekerjaan dan mempermudah pekerjaan seorang arsiparis dan mempermudah bagi para pengguna () dalam mengelola kearsipan dengan lebih efektif dan efisien. Sistem Kearsipan dapat dikelola dengan berbasis web agar mempermudah pengelolaan dan pencarian arsip sehingga bermanfaat bagi para penggunanya. Kata kunci : Sistem Informasi, Kearsipan, Agile Development Programming 1. Pendahuluan Kemajuan sistem informasi semakin berkembang dengan cepat, hal itu berdampak bagi banyak aspek di berbagai institusi. Dengan berkembangnya sistem informasi tersebut dapat memberikan kemudahan dalam pendataan, pengolahan data dan lain sebagainya. Penggunaan sistem informasi yang tepat akan berdampak juga dalam kemudahan meraih tujuan institusi. Tujuan institusi sangat luas dan terbagi pada berbagai bidang di dalamnya. Bagian atau unit kearsipan menjadi hal yang sangat sederhana namun sangat mempengaruhi dan mempunyai nilai guna di suatu institusi. Kegiatan institusi menjadi pusat informasi dan sumber dokumentasi dari masing-masing unit karena memiliki barometer kegiatan yang berbeda-beda. Dengan adanya unit kearsipan, maka pusat informasi dan sumber dokumentasi dapat dikumpulkan, dikelola, disimpan, dan dapat ditemukan kembali sebagai bukti resmi atau otentik di sebuah organisasi. Salah satu tantangan bagi Sumber Daya Manusia (SDM) di unit kearsipan yakni mengelola arsip dari mulai membuat, menerima, mendistribusikan, menyimpan, menemukan kembali arsip, dan memusnahkan arsip dengan batas waktu yang telah ditetapkan. Pusat Sumber Daya Mineral Batu Bara dan Panas Bumi (PSDMBP) suatu instansi pemerintahan yang memiliki berbagai unit di dalamnya. Saat ini unit kearsipan yang mengelola arsip di Pusat Sumber Daya Mineral Batu Bara dan Panas Bumi (PSDMBP) dirasa belum berjalan dengan efektif dan efisien, dikarenakan masih banyaknya duplikasi pekerjaan sehingga kegiatan mengelola arsip berjalan lamban serta dalam pembuatan, pencatatan, penerimaan, pendistribusian, penyimpanan menjadi penyebab masalah dan yang utama. Berdasarkan penuturan yang telah dijelaskan sebelumnya, terdapat beberapa permasalahan, yaitu: 1. Sistem kearsipan berjalan tidak efisien karena banyaknya duplikasi pekerjaan. 2. Sulitnya mencari dan mengelola data arsip yang sesuai dengan kebutuhan. 1

2 Batasan permasalaan yang ada yaitu sebagai berikut: 1. Perancangan Sistem Informasi Kearsipan Pada Pusat Sumber Daya Mineral, Batubara Dan Panas Bumi (PSDMBP) Bandung. 2. Membahas sistem informasi kearsipan pada Unit Arsip dan Ekspedisi (UAE) di Pusat Sumber Daya Mineral, Batubara dan Panas Bumi (PSDMBP) yang saat ini dan perancangan sistem informasi kearsipan yang diharapkan berdasarkan aspek bisnis, data, aplikasi, dan teknologi dengan menggunakan metode pengembangan sistem Agile Software Development dan metode perancangan yang akan digunakan dalam penyelesaian masalah penelitian ini adalah metode berorientasi objek. 3. Pada perancangan sistem informasi kearsipan ini berfokus pada surat dan di Pusat Sumber Daya Mineral, Batubara Dan Panas Bumi (PSDMBP) Bandung. Tujuan yang ingin dicapai dalam pengembangan sistem informasi ini antara lain: 1. Meminimalisir duplikasi pekerjaan dan merancang sistem kearsipan dengan proses bisnis yang lebih efisien dengan berbasis web di Pusat Sumber Daya Mineral Batu Bara dan Panas Bumi (PSDMBP). 2. Mempermudah pengelolaan dan pencarian arsip agar dapat bermanfaat bagi para pengguna arsip di Pusat Sumber Daya Mineral Batubara dan Panas Bumi (PSDMBP) Terdapat beberapa kegunaan atau manfaat dalam pembuatan sistem informasi kearsipan ini baik bagi penulis, perusahaan, dan kampus yaitu: 1. Bagi Penulis: Untuk mengambil data guna sebagai pelengkap data dalam pembuatan skripsi yang berjudul sistem informasi kearsipan ini. Mempelajari sistem informasi yang berkaitan dengan kearsipan. Menerapkan ilmu yang diperoleh di PKN & STMIK LPKIA Bandung. 2. Bagi Perusahaan: Untuk membantu organisasi atau lembaga instansi dalam mengelola arsip. Memanfaatkan teknologi komputerisasi sebagai sarana yang efisien untuk menunjang aktivitas bisnis. 3. Bagi Perguruan Tinggi: sebagai tolak ukur keberhasilan proses belajar mengajar yang dapat digunakan sebagai bahan evaluasi bagi pihak kampus. 2. Dasar Teori 2.1 Arsip Menurut Odgers (2005) dalam Sukoco (2007:82) mendefinisikan Manajemen arsip merupakan proses pengawasan, penyimpanan dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Menurut Barthos (2007) dalam bukunya yang berjudul Manajemen Kearsipan pengertian arsip adalah: Arsip adalah Setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula. Pengarsipan adalah proses pengaturan dan penyimpanan rekaman asli (original record), atau salinannya, sehingga rekaman tersebut dapat ditemukan dengan mudah sewaktu diperlukan. Dari pendapat tersebut disimpulkan bahwa pengertian arsip merupakan proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik yang memuat keterangan-keterangan mengenai peristiwa untuk dijadikan sebuah informasi bagi penerimanya dan kejadian tersebut dapat disimpan dan dapat ditemukan kembali dengan mudah sewaktu diperlukan. 2.2 Agile Software Development Agile Software Development merupakan sebuah model pengembangan sistem yang memungkinkan tim pengembang sistem untuk mengembangkan sistem dan responsif terhadap perubahan dengan cepat, didalamnya terdapat beberapa nilai utama yang dikandung, yaitu: 1. Individuals and interactions over processes and tools. 2. Working software over comprehensive documentation. 3. Customer collaboration over contract negotiation. 4. Responding to change over following a plan. Pada Agile terdapat beberapa model proses, untuk peneltian ini model proses yang digunakan menggunakan model proses Dynamic System Development Method (DSDM). Menurut Tata Sutabri (239:2016) dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Manajemen, Dynamic System Development Method (DSDM) adalah: Merupakan kerangka kerja untuk membangun dan memelihara sistem dalam waktu yang terbatas melalui penggunaan prototyping yang incremental di lingkungan yang terkondisikan. Aktivitas pada Dynamic System Deelopment Method (DSDM) adalah Feasibility Study, Business Study, Functional Model Iteration, Desain & Build Iteration, Implementation. 3. Analisis dan Perancangan 3.1 Aliran Proses Dalam sub bab ini dijelaskan mengenai prosesproses yang ada pada sistem informasi kearsipan dan informasi yang dimodelkan sebagai berikut: 2

3 3.1.1 Use Case Diagram Use Case Diagram ini menjelaskan apa saja yang dapat dilakukan oleh aktor yang terkait terhadap sistem seperti pada gambar 1, tabel 1, tabel 2, tabel 3, tabel 4 dan tabel 5 berikut ini. Unit UAE Admin mengelola mengelola laporan <<extend>> <<extend>> mengklasifikasikan surat mengelola surat mengelola laporan surat laporan Unit terkait Gambar 1 Use Case Diagram Sistem Infomasi Kearsipan Tabel 1 Use Case Scenario Mengelola User UC-01 Nama Use Case Mengelola Description Melakukan pengelolaan Admin Pre-condition User mendaftar untuk mendapatkan account Post-condition User mempunyai account dan hak akses 1. login 3. Menampilkan data account 2. Masuk ke halaman daftar 5. Menambahkan baru 6. Memilih hak akses 7. Menyimpan data baru 10. Melakukan ubah data 13. Melakukan penghapusan Sekpus 4. Menampilkan pilihan hak akses 8. Data tersimpan 9. Menampilkan data 11. Menyimpan perubahan data 12. Menampilkan perubahan data 14. Menghapus dari sistem 15. Menampilkan Tabel 2 Use Case Scenario Mengelola Laporan UC-02 Nama Use Case Mengelola laporan Description Mengelola administrasi Trigger Pre-condition Post-condition laporan Unit UAE Adanya data dari surat maupun surat keluar. Memilih menu laporan dan sudah berhasil login. 1. User dapat memilih laporan surat. 2. User dapat melihat laporan berdasarkan tanggal. 1. login 2. Menampilkan halaman utama 3. Memilih menu laporan 5. Pilih berdasarkan tanggal yang ditentukan 4. Menampilkan sub sub laporan 6. Menampilkan hasil laporan. Tabel 3 Use Case Scenario Klasifikasi Surat UC-04 Nama Use Case Mengklasifikasikan surat Description Klasifikasi sistem surat Unit UAE Trigger 1. Memenuhi kebutuhan penyimpanan arsip 2. Memenuhi penemuan kembali arsip Pre-condition Memilih menu klasifikasi arsip dan sudah berhasil login. Post-condition Arsip dapat disimpan berdasarkan klasifikasi 1. login 3. Memilih menu klasifikasi 4.Pilih kode klasifikasi 2. Menampilkan daftar kode klasifikasi arsip 5. Menampilkan data arsip surat dan Tabel 4 Use Case Scenario Mengelola Surat Masuk UC-02 Nama Use Case Mengelola surat Description Kelola admin surat 1. Unit UAE 2. Sekpus 3

4 Trigger Adanya undangan, permohonan rekanan, permintaan kerja praktek, keputusan, pengumuman dari pihak terkait. Pre-condition Memilih menu Administrasi Surat dan sudah berhasil melakukan login Post-condition 1. User menginput keterangan surat dan dapat mengirim data surat. 2. User menyimpan data surat 1. login 3. Memilih menu surat 5. Menginput data surat 6. Melakukan scan surat 8. Melakukan ubah data surat 10. Melakukan hapus data surat 2. Menampilkan halaman utama 4. Menampilkan form surat 5.Menampilkan nomor agenda otomatis 7. Menyimpan data surat 9. Menampilkan data surat 11. Menghapus data dari sistem 12.Menampilkan daftar surat 1. login 2.Menampilkan halaman utama 3.Memilih menu 4. Menampilkan form surat keluar 6.Menginput data 5.Menampilkan nomor agenda otomatis 7. Melakukan scan 8.Menyimpan data surat surat keluar 9.Melakukan 10.Menyimpan perubahan perubahan data data 11.Melakukan hapus data 12.Data telah terhapus 13.Menampilkan daftar Activity Diagram Workflow (alir kerja) atau aktivitas yang terjadi dalam sistem informasi kearsipan yang akan digambarkan dalam Activity Diagram seperti pada gambar 2 dan gambar 3 berikut. Tabel 5 Use Cse Scenario Mengelola Surat Keluar UC-03 Nama Use Case Mengelola Description Mengelola administrasi 1. Unit UAE 2. Sekpus 3. Unit terkait Trigger Pre-condition Post-condition Adanya surat yang harus di tanggapi terhadap surat yang Memilih menu Administrasi Surat dan sudah berhasil melakukan login 1. User dapat menginput keterangan dan dapat mengirim data. 2. User dapat menyimpan data Gambar 2 Activity Diagram Mengelola Surat Masuk 4

5 dilakukan pada tahap implementasi ini yaitu seperti pada tabel 6 sebagai berikut: Tabel 6. Gantt Chart Rencana Implementasi Gambar 3 Activity Diagram Mengelola Surat Keluar Class Diagram Class Diagram ini menggambarkan sekumpulan class object, antarmuka (interface) dan hubungannya seperti terlihat pada gambar Lingkup dan Batasan Implementasi Adapun batasan-batasan dari implementasi tersebut adalah sebagai berikut: 1. Perancangan sistem informasi kearsipan dirancang dengan berbasis web untuk lebih memudahkan pimpinan dalam mengambil keputusan dan mengevaluasi hasil kinerja pegawai. 2. Pada perancangan sistem informasi kearsipan ini menggunakan framework Code Igniter (CI) dan menggunakan database MySQL. 3. Aplikasi yang diimplementasikan menggunakan localhost. 4. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode Agile Development Programming pada model proses Dynamic System Development Method (DSDM). 5. Data yang digunakan dalam perancangan sistem kearsipan ini bersumber dari Unit Arsip dan Ekspedisi pada Pusat Sumber Daya Mineral, Batu Bara dan Panas Bumi (PSDMBP) Implementasi Antarmuka Berikut merupakan implementasi antarmuka utama pada sistem informasi kearsipan sebagai berikut. Gambar 4 Class Diagram Sistem Informasi Kearsipan 4. Implementasi dan Pengujian 4.1 Implementasi Tahap implementasi sistem merupakan kegiatan yang dilakukan setelah tahap perancangan sistem selesai dilaksanakan. Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem, implementasi dilakukan dengan menggunakan framework Code Igniter (CI), sehingga dapat dijalankan pada komputer dengan sistem berbasis web. Kegiatan-kegiatan yang Gambar 5 Antarmuka Menu Login Pada gambar 5, Klik tombol Login, jika benar akan ke tampilan menu utama. 5

6 Gambar 10. Antarmuka Menu Utama Surat Keluar Gambar 5. Antarmuka Menu Utama Surat Dalam form antarmuka menu utama surat seperti pada gambar 6, terdapat pilihan menu surat. User dapat memilih menu surat sesuai kebutuhannya dengan cara kllik menu surat yang dipilih. Pada gambar 9 dan gambar 10, User dapat melihat laporan surat ataupun. Laporan dapat dipilih berdasarkan periode yang ditentukan oleh. 4.2 Pengujian Pada sub bab ini berisi uraian mengenai penjelasan yang meliputi cara, langkah-langkah pengujian Sistem Informasi Kearsipan, hasil implementasi, baik secara modular maupun sistem. Pengujian yang dilakukan dengan menggunakan jenis pengujian blackbox seperti pada tabel 7 berikut ini. Gambar 7. Antarmuka Menu Surat Masuk Gambar 8. Antarmuka Menu Surat Keluar Pada gambar 7 dan gambar 8, dapat memilih jenis surat yang akan dikelola. User harus mengisi agenda surat sesuai dengan surat yang diterima. User melakukan scan surat dengan komputer telah terhubung pada scanner. User memilih file surat telah di scan. Jika ada perubahan pengisian pada form agenda surat, maka klik tombol Kembali. Jika pengisian form agenda surat sudah lengkap, maka klik tombol simpan. Gambar 9. Antarmuka Menu Laporan Surat Masuk Tabel 7. Hasil Pengujian Modul Yang Diuji Hasil Yang Diharapkan Login Menampilkan halaman utama pada sistem ketika berhasil login. Muncul pesan error peringatan bahwa name dan password yang diinputkan tidak sesuai atau belum terdaftar dalam database Surat Masuk Menampilkan daftar Biasa dan surat dan data Undangan surat yang bisa dilihat oleh yang bersangkutan sesuai dengan tujuan disposisi atau alamat aksi. Surat Keluar Menampilkan daftar Biasa dan dan data Undangan ditujukan kepada tujuan surat itu dikirim. Klasifikasi Menampilkan daftar klasifikasi surat dengan kode klasifikasi atau kode surat yang sesuai. Alamat aksi Pengguna dapat memilih alamat aksi yaitu surat yang akan dituju Hasil Uji 6

7 Modul Yang Diuji Hasil Yang Diharapkan Aksi Pengguna dapat memilih aksi yaitu surat yang akan ditindak lanjuti. Laporan surat Sistem menampilkan biasa daftar jumlah laporan dan laporan surat biasa surat maupun surat undangan undangan. Laporan surat Sistem menampilkan keluar biasa daftar jumlah laporan dan laporan biasa maupun undangan undangan. Referensi Menampilkan daftar Pengguna pengguna () yang terkait pada sistem kearsipan beserta hak akses nya. Hasil Uji 5 Kesimpulan dan Saran Dengan diterapkannya sistem informasi kearsipan di Pusat Sumber Daya Mineral, Batu Bara dan Panas Bumi (PSDMBP) didapat kesimpulan sebagai berikut: 1. Sistem informasi kearsipan di Pusat Sumber Daya Mineral, Batu Bara dan Panas Bumi (PSDMBP) sangat diperlukan agar seorang arsiparis dan pengguna () dapat lebih mudah dalam mengelola kearsipan sehingga duplikasi pekerjaan dapat diminimalisir, namun harus disertai dengan sumber daya manusia yang dapat mengoperasikannya agar pekerjaan dapat dilakukan dengan efektif dan efisien. 2. Sistem informasi kearsipan di Pusat Sumber Daya Mineral, Batu Bara dan Panas Bumi (PSDMBP) dapat dikelola dengan berbasis web agar mempermudah pengelolaan dan pencarian arsip sehingga bermanfaat bagi para penggunanya. Sistem informasi kearsipan masih dirancang dalam bentuk prototype, sehingga perlu dikembangkan kembali ke dalam sistem yang sesungguhnya seperti: 1. Sistem yang dirancang masih sederhana, sehingga perlu dibuat sistem yang lebih kompleks agar para pengguna kearsipan dapat lebih mudah mengakses surat layaknya seperti berkirim Dalam perancangan ini hanya menggunakan localhost untuk menjalankan programnya sehingga belum terhubung atau belum menggunakan hosting untuk mengaksesnya. Untuk pengembangan selanjutnya, sistem kearsipan ini dapat dijalankan secara online dan mobile. DAFTAR PUSTAKA [1] D. H. Djahir, M. Yulia dan M. Dewi Pratita S.Pd. 2012, Bahan Ajar Sistem Informasi Manajemen., Cv Budi Utama, Yogyakarta. [2] Agus Mulyanto. 2009, Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi., Pustaka Pelajar, Yogyakarta. [3] Subhan, M. 2012, Analisan Perancangan Sistem., Lentera Ilmu Cendekia, Jakarta. [4] Satzinger, W, J., Jackson, B, R., dan Burd, D, S Systems Analysis and Design In A Changing World. Boston: Cengage Learning [5] Satzinger, W, J., Jackson, B, R., dan Burd, D, S Systems Analysis and Design with the unified process. Boston: Cengage Learning [6] Sutabri, Tata. 2012, Analisis Sistem Informasi. CV Andi Offset, Yogyakarta. [7] Yakub. 2012, Pengantar Sistem Informasi. Graha Ilmu, Yogyakarta. [8] Sukoco, Badri M. 2007, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Erlangga, Jakarta. [9] Barthos, Basir Manajemen Kearsipan. Bumi Aksara, Jakarta. [10] Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral. Peraturan Menteri ESDM Nomor: 0030 TAHUN [11] Sedermayanti Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. CV Mandar Maju, Bandung. [12] Asropudin, Pipin Kamus Teknologi Informasi Komunikasi. Titian Ilmu. Bandung. [13] Sibero, F.K. Alexander Web Programming Power Pack. MediaKom. Yogyakarta. [14] Betha Sidik., 2012, Pemrograman Web dengan PHP, Informatika,Bandung. [15] Hakim,Lukmanul Membangun Web Berbasis PHP dengan Framework Codeigniter. Lokomedia. Yogyakarta [16] Tata Sutabri Sistem Informasi Manajemen. CV ANDI OFFSET. Yogyakarta. [17] Dedi Kusbianto. 2010, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, STMIK Yadika Bangil. [18] R. A.S dan M.Shalahudin, 2015 Rekayasa Pelangkat Lunak, Informatika. Bandung. [19] Tinonetti. 2009, Analisis Dan Perancangan Modul Aplikasi Penerimaan Mahasiswa Baru Berbasiskan Service-Oriented Architecture (SOA). [20] D. Naisa, Bikin Framwork PHP Sendiri Dengan Teknik OOP & MVC, CV Lokomedia. Yogyakarta. 7