PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI MENINGKATKAN PEMASARAN PRODUK DI PT PPI

Transkripsi

1 PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI MENINGKATKAN PEMASARAN PRODUK DI PT PPI ¹Sonty Lena, S.Kom, M.M., MOS, ²Dewi Mayanthy Sirait ¹Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA ²Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp (022) Abstrak PT PPI (Persero) adalah perusahaan hasil merger tiga BUMN yang sudah cukup lama berkecimpung di bidang ekspor, impor dan distribusi. Perusahaan ini bergerak dalam bidang pemasaran dan merupakan suatu pemasaran yang harus terus berkembang dalam meningkatkan mutu kualitas barang dan meningkatkatkan pembelian dari konsumen. Perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi ini diharapkan mampu meningkatkan keunggulan dalam bersaing diantara perusahaan yang sejenis dengan PT PPI (Persero). Metedologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode Ward and Peppard, dengan menggunakan tools analisis CSF (Critical Success Factors), PEST (Politik, Ekonomi, Sosial, Teknologi), SWOT (Strength, Weakness, Opportunty and Threat), dan BSC (Balanced Scorecard ). Hasil akhir dari analisis berupa rencana strategis sistem informasi PT PPI (Persero) yang tertulis dalam suatu dokumen perencanaan strategis sistem informasi (PSSI) yang berisi rekomendasi terkait strategi bisni SI, strategi TI, dan strategi manajemen SI/TI berupa portofolio. Perkembangan teknologi saat ini semakin tinggi terutama di bidang teknologi informatika sehingga tidak menutup kemungkinan untuk berkembangnya suatu bahasa pemrograman baru yang mulai bermunculan, seperti halnya dalam pembuatan suatu web banyak sekali teknologi-teknologi Framework yang bermunculan pada saat ini, salah satunya adalah Framework CI yaitu CodeIgniter merupakan salah satu dari sekian banyak framework PHP yang ada. Kata Kunci : Perencanaan Strategi Sistem Informasi, Ward and Pepard, CodeIgniger I. PENDAHULUAN PT Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) adalah Badan Usaha Milik Negara(BUMN) yang memiliki 43 cabang sangat berkontribusi terhadap pencapain target perusahaan. PT PPI memproduksi di bidang ekspor, impor dan distribusi. Perusahaan perlu dikembangkan dalam masa pertumbuhan bisnisnya, dengan membuat perusahaan agar lebih memperhatikan lingkungan yang dapat mempengaruhi perusahaan tersebut sehingga perusahaan dapat mengetahui strategi pemasaran seperti apa dan bagaimana yang harus diterapkan. Perusahaan juga harus lebih cermat dalam mengantisipasi keadaan pasar sehingga dapat menciptakan produk yang berkualitas, memberikan pelayanan yang baik serta dapat memuaskan konsumen. Perusahaan juga perlu mengenali kekuatan dan kelemahan perusahaan dalam persaingan. Maka dengan itu perusahaan harus mengetahui faktor kunci sukses eksternal dan internal lingkungan karena ini merupakan suatu nilai yang baik untuk daya saing perusahaan dan dapat memenangkan persaingan. I.1. Identifikasi Masalah 1. Cara mengantisipasi kelemahan perusahaan dalam bersaing sehingga menjadi kekuatan bagi perusahaan. 2. Cara membuat strategi sistem informasi untuk meningkatkan daya bersaing di PPI dengan analisis SWOT dan Balanced Scorecard sehingga membentuk kondisi yang diharapkan. 3. Menentukan strategi sistem informasi internal dan eksternal untuk meningkatkan daya bersaing di PPI dengan analisis PEST dan CSF Tujuan Penelitian 1. Agar dapat meningkatkan mutu kekuatan perusahaan dalam bersaing sehingga mengurangi kelemahan serta dapat buat keberhasilan perusahaan. 2. Agar perusahaan dapat memenangkan persaingan dengan perusahaan lainnya sesuai analisis yang diharapkan menggunakan BSC dan SWOT.

2 3. Agar dapat menentukan strategi perusahaan berdasarkan posisi bersaing dan jenis usaha perusahaan. II. DASAR TEORI II.1. Konsep Dasar Perencanaan Strategis Sistem Informasi Perencanaan strategis sistem informasi sudah selayaknya diterapkan. Hal ini dapat menjadi kunci keberhasilan perusahaan di era yang semakin kompetitif ini. Beberapa alasan yang menyebabkan perlunya suatu perusahaan memiliki strategi sistem informasi dan teknologi adalah : (Ward & Peppard, 2002). 1. Investasi pada Sistem Informasi/Teknologi Informasi (SI/TI) tidak mendukung sasaran bisnis. 2. Tidak terkontrolnya SI/TI yang ada. 3. Sistem yang tidak terintegrasi, sehingga memungkinkan terjadinya duplikasi dan data hilangnya keterkaitan antar sumber daya informasi. 4. Perusahaan tidak memiliki panduan untuk menentukan prioritas proyek SI/TI dan selalu terjadi perubahan sehingga menurunkan produktivitas. 5. Manajemen informasi yang buruk dan tidak akurat. 6. Strategi SI/TI tidak sejalan dengan strategi bisnis perusahaan. 7. Proyek SI/TI hanya dievaluasi pada basis keuangan semata. III.1. Analisis CSF teknik analisa CSF yang menjadi dasar teknik analisa ini adalah Visi, Misi, nilai, serta arah dan tujuan perusahaan. CSF sangat berguna apabila digunakan dalam mengidentifikasi proses yang paling kritis, serta memberikan fokus pada pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan yang paling tepat untuk dilaksanakan. CSF sebagai area tertentu dalam perusahaan, dimana jika hasil dari area tersebut memuaskan, maka akan menjamin keberhasilan perusahaan dalam bersaing. Berikut langkah langkah dalam analisa CSF : Tabel III.1 Analisis CSF III.2. Analisis PEST Untuk mengetahui kondisi eksternal bisnis yang terjadi diperusahaaan dapat berpengaruh langsung terhadap perdagangan PT.Perusahaan Perdagangan Indonesia yang dapat dilakukan dengan analisa PEST dimana hasil dari analisa ini akan dijadikan sebagai acuan untuk menentukan strategi bisnis demi mencapai tujuan strategis perusahaan. Aspekaspek yang akan di analisis adalah sebagai berikut: Tabel III.2 Analisis PEST Gambar II.1 Skema Perencanaan Strategis Sistem Informasi (Ward & Peppard, 2002) III. ANALISIS INTERNAL DAN EKSTERNAL SI/TI & BISNIS Analisis kondisi organisasi saat ini dilakukan dengan beberapa alat atau tool yang sesuai dengan kondisi PT PPI (Persero) sebagai perusahaan yang menawarkan produk. Alat yang digunakan dalam menganalisis internal dan eksternal lingkungan bisnis dan SI/TI. Adapun adalah CSF, PEST, analisa sumber daya & infrastruktur IT, analisa tren IT.

3 III.3. Analisis Sumber Daya, Skill, dan Infrastruktur IT Analisa teknologi informasi PT.Perusahaan Perdagangan Indonesia dilakukan dengan menganalisa infrastruktur yang ada saat ini, yang mencakup perangkat keras, piranti lunak, jaringan, sumber daya manusia serta kebijakan dan regulasi IT yang ada. 1. Software dalam PT Perusahaan Perdagangan Indonesia digunakan untuk mendukung berjalannya website agar dapat melakukan pemasaran produk, mengirim serta menerima . Serta SI yang digunakan 2. Hardware yang digunakan ada bagian yang terdapat didalamnya menggunakan ERP dan Accurete, serta didukung dengan memori 512MB. Untuk layanan internet menggunakan layanan seperti hub dan wifi. 3. Aplikasi yang digunakan adalah website PT Perusahaan Perdagangan Indonesia. III.4. Analisis Tren Teknologi Informasi Analisa Tren Teknologi Informasi Setiap tahun, tren teknologi informasi senantiasa berkembang pesat. Hal ini di dukung dengan semakin banyak kebutuhan perusahaan yang bergantung pada teknologi informasi untuk menjalankan proses bisnisnya. Beberapa tren teknologi informasi yang dapat dimanfaatkan oleh PT.Perusahaan Perdagangan Indonesia antara lain adalah teknologi web dan mobile applications, barcode inventory system, dan vpn. a. Teknologi web Penggunaan teknologi Web dapat membantu kinerja perusahaan karena tanpa perlu melakukan instalasi dan bersifat mobile. PT.Perusahaan Perdagangan Indonesia dapat memanfaatkan teknologi ini untuk membagi informasi mengenai PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia, sehingga dapat menarik lebih banyak konsumen, juga dengan teknologi web, dapat membantu proses adminstrasi PT.PPI seperti pemrosesan pesanan barang seperti Pupuk, Peptisida dan bahan Pokok melalui website. b. Tren Server PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia dapat memanfaatkan teknologi tren server ini sehingga dapat menyediakan layanan dalam menghubungkan ke dalam jaringan komputer. c. E-Faktur Faktur pajak berbentuk elektronik atau e-faktur, adalah faktur pajak yang dibuat melalui aplikasi atau sistem elektronik yang ditentukan dan/atau disediakan oleh direktorat jenderal pajak. d. Cloud Computing Teknologi ini menggunakan jaringan internet dan server yang disediakan oleh penyedia layanan untuk mengelola data dan aplikasi. Teknologi ini dapat mempermudah bagi penggunanya karena menggunakan aplikasi ini tanpa melakukan instalasi dan mengakses data yang diperlukan dengan memanfaatkan Software as a Service (SaaS) dan Infrastructure as a Service (IaaS) pada Cloud Computing. Teknologi ini juga memungkinkan PT PPI melakukan efisiensi dengan memusatkan penyimpanan, memori, pemrosesan, dan bandwith tanpa mengeluarkan investasi awal yang besar dengan menggunakan virtual server yang disediakan oleh penyedia layanan Cloud Computing. III.5. Analisis SWOT Perumusan strategi dari PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia berdasarkan analisa yang telah dilakukan pada bab sebelumnya. Perumusan strategi ini menggunakan analisa SWOT yang digunakan untuk memperoleh peta kekuatan dan kelemahan PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia serta ancaman dan peluang yang dimiliki dengan matriks SWOT ini menjelaskan tentang analisis SWOT tentang kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman perusahaan sebelumnya, sehingga dibentuk dalam matriks SWOT yang berisi strategi SO, strategi WO, strategi ST dan Strategi WT sebagai berikut. Tabel III.3 Matriks Swot

4 III.6. Perancangan Perancangan model solusi berisi tentang uraian tentang alur metedologi penelitian saat melakukan tahap-tahap analisis. Analisa Internal Bisnis Analisis CSF Analisa Eksternal Bisnis Analisis PEST ( Politik,Ekonomi,Sosial, Teknologi) Mulai Pendahuluan Latar Belakang, Perumusahan Masalah, Tujuan dan manfaat Penelitian Analisis BSC Studi Pustaka Pengumpulan Data Informasi, Observasi, Wawancara. Analisa Kondisi Saat Ini Analisis SWOT Kondisi Organisasi Yang Diharapkan Menentukan Strategi Kesenjangan Analisa Internal IT/IS Analisa Sumber Daya Kemampuan, visi, misi & Infrastruktur Analisa Eksternal IT/IS Analisa Tren IT : Pengamatan terhadap teknologi Analisis SWOT IV. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN IV.1. Implementasi 1. Perencanaan Tahap implementasi sistem dilakukan setelah perancangan sistem terbentuk. Pada tahap ini dilakukan pembangunan sistem menggunakan bahasa pemograman tertentu. Tahap implementasi sistem meliputi lingkup dan batasan masalah, kebutuhan sumber daya, Implementasi Salah Satu Aplikasi sebagai tindak lanjut dari dokumen usulan. Begitu juga penjelasan yang meliputi cara, langkahlangkah serta jadwal pelaksanaan untuk mengimplementasikan rancangan perangkat lunak. Jadwal implementasi ini juga menjelaskan tentang aktifitas-aktifitas yang akan dilakukan (mulai dari konstruksi/ coding serta pengujian sistem, digambarkan menggunakan gantt chart. Berikut adalah tabel aktivitas kegiatan dalam bentuk gantt chart. Tabel IV.1 Gantt Chart Strategi Bisnis SI Strategi Manajemen SI/TI Strategi TI Portofolio Aplikasi Mendatang Selesai Gambar III.1 Perancangan III.7. Portofolio Aplikasi Masa Mendatang Usulan aplikasi dimasa depan ini disusun perencanaan usulan ini disusun untuk 3 tahun kedepan serta usulan ini adalah bagian yang ingin dicapai dari perencanaan masa depan. Usulan ini bersumber dari hasil pemetaan SWOT dan BSC serta strategis IS/IT, Strategis manajemen dan strategis bisnis. Adapun dokumen usulan yang dibuat adalah sebagai berikut : 2. Antarmuka Sistem Aplikasi yang diimplementasikan hanya aplikasi pemasaran. Tabel III.4 Portofolio Aplikasi Masa Mendatang Gambar IV.1 Halaman Utama Gambar IV.2 Halaman Login

5 2. Hasil Pengujian Website Konsumen Tabel IV.2 Hasil Pengujian Konsumen Gambar IV.3 Halaman Menu Barang Gambar IV.4 Halaman Transaksi Proses Gambar IV.5 Halaman Info Hasil Seleksi IV.2. Pengujian Setelah sistem diimplementasikan, pengujian sistem perlu dilakukan untuk memastikan kebutuhan pengguna terpenuhi. Selain itu, pengujian sistem dilakukan untuk menemukan kesalahan-kesalahan pada sistem yang dibangun sebelum digunakan oleh pengguna. Tahap pengujian sistem meliputi lingkup dan lingkungan, kebutuhan sumber daya dan hasil pengujian. 1. Hasil Pengujian Website Admin Tabel IV.1 Pengujian Website Admin V. KESIMPULAN DAN DARAN V.1. Kesimpulan Berdasarkan pada hasil analisis dan pembahasan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Pada analasis SWOT PT PPI (Persero) ada menunjukkan situasi yang tidak menguntungkan, sehingga diperlukan penerapan strategi yang berdasarkan pada kegiatan yang dapat meminimalkan kelemahan serta menghindari ancaman yang ada. 2. Perencanaan strategis sistem informasi pada PT PPI (Persero) berhasil di implementasikan dengan menggunakan metode Ward and Peppard sehingga menghasilkan dokumen portofolio. 3. Perencanaan strategis sistem informasi pemasaran dibuat untuk membantu PT PPI merencanakan hal-hal strategis yang akan membantu PT PPI dalam mencapai tujuan yang dimiliki dari perusahaan. V.2. Saran Berdasarkan penelitian dan analisis yang dilakukan adapun saran-saran sebagai berikut: 1. Analisis perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi dapat dilakukan dengan menggunakan metodologi lain yang berbeda sehingga didapakan hasil analisis yang lain sehingga dijadikan bahan perbandingan atau referensi. 2. Agar hasil yang lebih baik dapat ditambahakan beberapa tools analisis pada keempat aspek analisis Ward and Pepart.

6 DAFTAR PUSTAKA Arief, M. Rudyanto. (2011). Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP & MySQL. Yogyakarta: Andi Amin Widjaja. Tunggal,( 2002).Internal Auditting (suatu pengantar). Jakarta : Harvarindo. Effendy, Onong Uchjana. (2007). Ilmu Komunikasi, Teori dan Praktek. Bandung: Remaja Rosdakarya. Fathansyah, (1999) Basis Data. Informatika. Bandung. Ferrel,O.C and D, Harline.(2005). Marketing Strategy. South Western: Thomson Corporation. Freddy Rangkuti. (2009). Analisis SWOT : Teknik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta PT. Gramedia.Bandung Hakim, Lukmanul.(2010). 9 Langkah Menjadi Master Framework Codeigniter. Yogyakarta : LOKOMEDIA Hamzah (2010). Perencanaan Pembelajaran. Jakarta:Bumi Aksara. Hendro. (2011). Dasar-dasar Kewirausahaan. Jakarta: Erlangga. Jogiyanto,(2005), Sistem Informasi Strategi untuk Keunggulan Kompetitif, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta. John Ward and Joe Peppard.(2002) Strategic Planning For Information System. Wiley & Sons.England. Moeheriono.( 2012). Pengukuran Kinerja Berbasis Kompetensi. Jakarta: Raja Grafindo Persada. Salusu, J, Pengambilan Keputusan Strategik untuk Organisasi Publik Non Profit, Pt. Grasindo, Yogyakarta. Simarmata.Janner (2010), Rekayasa Perangkat Lunak, Andi Offset, Yogyakarta. Sjamsulbachri, Asep. (2004). Akuntansi Manajemen. Cetakan Pertama. Bandung: Kencana Utama. Syayit, Winarko, (2007),Sistem Informasi Berbasis Web, Yogyakarta: STMIK El Rahma. Soekartawi.(2000). Pengantar Agroindustri. Rajagrafindo Pustaka. Jakarta Sutabri, Tata. S.Kom,MM. (2004). Analisa Sistem Informasi. Edisi Pertama. Yogyakarta: Andi. Umar Husein. (2003). Metedologi Penelitian. Jakarta: Raja Garfindo. Walgito, Bimo,(2003). Psikologi Sosial (Suatu Pengantar), Edisi Revisi. Andi, Yogyakarta. Ward, J., & Preppar, J. (2002). Strategic Planning For Information System (3nd ed.) John Wiley & Sons. Jakarta William J, Stanton, (1986) Prinsip Pemasaran, Edisi Ketujuh, Jilid Kedua, Erlangga, Jakarta. Wedhasmara, Ari. (2009). Langkah-langkah Perencanaan Strategis Sistem Informasi dengan Menggunakan metoda Ward and Peppard. Yusoph Hendrik Maturbong, Riri Satria ( 2011). Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pada Institusi Pendidikan Tinggi Studi Kasus Sekolah Tinggi Ilmu Komunikasi dan Sekretari Tarakanita. Jakarta Mulyadi,(2008). Sistem Akutansi. Cetakan Keempat. Jakarta : Salemba Empat. Mulyadi.(2005). Alternatif Pemacuan Kinerja Personal dengan Pengelolaan Kinerja Terpadu Berbasis Balanced Scorecard. Jurnal Ekonomi dan Bisnis Indonesia.Vol.20, No.3. O Brien, James A. (2003). Pengantar Sistem Informasi (Judul: Introduction to Information System, diterjemahkan oleh : Dewi Fitriasari dan Beny Arnos Kwary),Salemba empat, Jakarta, Rangkuti, Freddy.(2009). Strategi Promosi yang Kreatif dan Analisis Kasus Integrated Marketing Communication. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama.