Direktorat Jenderal Perbendaharaan Direktorat Sistem Perbendaharaan Subdit Pengembangan Aplikasi 2009 MANUAL BOOK

Transkripsi

1 Direktorat Jenderal Perbendaharaan Direktorat Sistem Perbendaharaan Subdit Pengembangan Aplikasi 2009 MANUAL BOOK Integrasi Aplikasi Interface Bendum dan Update Aplikasi Bendum versi P a g e

2 DAFTAR ISI DAFTAR ISI... I. POIN-POIN PERUBAHAN... II. INSTALASI... III. MENU-MENU TERKAIT... IV. OPERASIONAL Menu Interface... a. Terima ADK... b. Tayang Data... c. Transfer Data... d. Laporan Split Data Penerimaan Hapus Nota Kredit Pengiriman ADK ke BO I Berita Acara Rekonsiliasi Rekapitulasi Setoran Transfer LKP ke DSP Transfer Data E-Pay Point Transfer Berita Acara Rekonsiliasi Konfirmasi Surat Setoran Hapus File Sampah... V. PENUTUP... Lampiran 1 P a g e

3 I. PERUBAHAN / PENAMBAHAN No. Penambahan/Perubahan/Perbaikan Menu/Sub Menu Ket. 1 Penambahan akun yang dapat di-split sesuai SE-35/PB/2009. Input Data Split Data Penerimaan 2 a. Perubahan pada Metode Hapus Nota Kredit b. Penambahan elemen data yang dapat diubah (Nama WP, Kode Masa, No. PIB) c. Menghilangkan validasi Kode KPP saat perubahan elemen data. Input Data Browse Data Penerimaan 4 Penambahan elemen NTPN dalam proses pencarian data penerimaan Utility Konfirmasi Surat Setoran 5 Menonaktifkan pengiriman data ke pusat Utility Transfer LKP ke DSP Status : NONAKTIF 6 Integrasi Aplikasi Interface dan Bendum dengan penambahan Menu pada Aplikasi Bendum dari Aplikasi Interface Menu IFC, dengan sub menu : a. Terima ADK b. Browse Data c. Transfer Data d. Rekapitulasi Penerimaan e. DNP 7 Penambahan sub menu yang sebelumnya merupakan bagian dari Aplikasi SP2D Sub Menu yang ditambahkan : a. Pengiriman ADK ke BO I (Menu Utility) b. Transfer Data MPN (Menu Utility) c. Hapus Data Sampah (Menu Utility) d. Satuan Kerja (Menu Referensi) 9 Penambahan Proses Rekonsiliasi Transaksi dengan Bank/Pos Persepsi terkait Imbal Jasa Perbendaharaan/Perbankan a. Menu Input Data Berita Acara Rekonsiliasi b. Menu Laporan Rekapitulasi Setoran c. Menu Utiity Transfer Berita Acara Rekonsiliasi Menu baru sesuai dengan PER-30/PB/2009 Tanggal 30 Juni P a g e

4 II. INSTALASI 1. Tutup semua aplikasi Bendum yang sedang running. 2. Lakukan update database dengan menjalankan program update_database_bendum_ver3.exe dengan User/Password yang sudah ada (biasanya digunakan) Jika proses update gagal (tidak berhasil), maka ulangi kembali. 5. Lakukan update aplikasi Bendum di komputer klien dengan menjalankan program update_aplikasi_bendum_ver3.exe (Langkah-langkah instalasi PSDriver dan GhostScript lihat lampiran) III. PERUBAHAN / PENAMBAHAN MENU MENU 1. Menu IFC a. Sub Menu Terima ADK b. Sub Menu Browse Data c. Sub Menu Transfer Data d. Sub Menu Rekapitulasi Penerimaan e. Sub Menu DNP Bank/Pos 2. Menu Input Data a. Split Data Penerimaan b. Browse Data Penerimaan c. Berita Acara Rekonsiliasi 3. Menu Laporan Sub Menu Rekapitulasi Transaksi Penerimaan 4. Menu Advis Sub Menu Pengiriman ADK ke BO I 5. Menu Utility a. Transfer LKP ke DSP b. Transfer Data E-Pay Point c. Transfer Berita Acara Rekonsiliasi d. Konfirmasi Surat Setoran e. Hapus File Sampah IV. OPERASIONAL 1. Menu Interface a. Menu IFC Terima ADK Sub Menu ini digunakan untuk melakukan input data penerimaan (ADK TXT) dari Bank/Pos Persepsi sebagaimana terdapat pada Aplikasi Interface Data ini akan tersimpan dalam database Interface, yaitu table TRBANK. 3 P a g e

5 Form sub menu IFC Terima ADK akan terlihat seperti tersebut pada gambar di bawah ini. Proses pengambilan ADK TXT dilakukan dengan menekan tombol Ambil ADK sehingga muncul tayangan seperti tampak pada gambar di bawah ini. Kemudian memilih file (ADK TXT) tersebut untuk melakukan peng-input-an. 4 P a g e

6 Data penerimaan dari ADK TXT Bank/Pos Persepsi akan tertayang pada grid sesuai jenis penerimaannya, sebagai bahan pengecekan kebenaran data antara ADK TXT (softcopy) dengan LHP (hardcopy). Saat proses pengambilan ADK, aplikasi secara otomatis menjalankan validasi dengan tingkatan sebagai berikut : 1) Validasi ID Messaging Melakukan validasi terhadap ADK Bank/Pos Persepsi yang tidak memiliki dan/atau tidak lengkap elemen data Tanggal MPN (P7) dan No. Urut MPN (P11) 2) Validasi Kode KPPN Melakukan validasi terhadap ADK Bank/Pos Persepsi yang memiliki data penerimaan dengan Kode KPPN bukan mitra kerja Bank/Pos Persepsi bersangkutan. Atau tidak sesuai setting Aplikasi Bendum. 5 P a g e

7 3) Validasi Kode NTPN Melakukan validasi terhadap ADK Bank/Pos Persepsi yang memiliki data penerimaan dengan NTPN yang tidak sesuai dengan ketentuan, yaitu kurang dari 16 digit dan/atau memiliki karakter huruf dan/atau bernilai kosong atau 0 (nol). 4) Validasi Kode Cabang BI Melakukan validasi terhadap ADK Bank/Pos Persepsi yang memiliki data penerimaan dengan Kode Cabang BI kurang dari 6 (enam) digit. Pesan-pesan yang akan muncul terhadap proses validasi dapat dilihat seperti tampak pada gambargambar di bawah ini : 6 P a g e

8 7 P a g e

9 Setelah proses pengambilan ADK TXT dan validasi secara otomatis, lakukan pengisian Kode Bank/Pos berikut Kode Cabangnya, dengan cara meng-click tanda combo seperti tampak pada gambar di bawah ini : Jika Bank/Pos cabang yang menyampaikan ADK TXT memiliki lebih dari 1 (satu) rekening Penerimaan (mis. Persepsi/Devisa/PBB/BPHTB), maka akan muncul pilihan kode cabang seperti tertayang pada gambar berikut : 8 P a g e

10 Operator Aplikasi Bendum diharapkan untuk meningkatkan kehati-hatian dan ketelitian dalam memilih Kode Cabang/Rekening tersebut. Karena dimungkinkan terjadinya duplikasi data jika ADK TXT salah satu ADK yang pernah masuk ke dalam database, kemudian di-input kembali dengan menggunakan Kode Cabang/Rekening yang sama, dan melakukan Notifikasi YA pada pesan konfirmasi seperti di bawah ini : Pesan Konfirmasi ini akan muncul jika Kode Bank/Pos dan Kode Cabang Bank/Pos dari data penerimaan yang sudah masuk ke dalam database, sama dengan data yang akan di-input sekalipun dengan ADK yang berbeda. Contoh Kasus : Mandiri Cabang Setiabudi, dengan kode Bank/Pos = P (digunakan untuk penerimaan Persepsi, PBB dan BPHTB) 1) Operator menerima 3 (tiga) ADK dari Bank Mandiri Cabang Setiabudi sebagai berikut : a) ADK Persepsi, 10 transaksi, Rp ,- b) ADK PBB, 15 transaksi, Rp ,- c) ADK BPHTB, 20 transaksi, Rp ,- 2) Operator pertama kali melakukan penerimaan ADK untuk ADK Persepsi hingga proses transfer data selesai: - Kode Bank/Pos 205/01P = 10 transaksi, Rp ,- 3) Operator melakukan penerimaan ADK untuk ADK yang kedua, yaitu ADK PBB, sehingga muncul Pesan Konfirmasi tersebut. Jika Operator menekan tombol : a) YA (menambah data), maka data menjadi seperti berikut : Kode Bank/Pos 205/01P = 25 transaksi, Rp ,- b) TIDAK (mengganti data), maka data menjadi seperti berikut : Kode Bank/Pos 205/01P = 15 transaksi, Rp ,- c) BATAL, maka proses penerimaan ADK dibatalkan. 9 P a g e

11 4) Operator melakukan penerimaan ADK untuk ADK yang ketiga, yaitu ADK BPHTB sehingga muncul kembali Pesan Konfirmasi tersebut. Jika Operator menekan tombol : a) YA (menambah data), maka data menjadi seperti berikut : Kode Bank/Pos 205/01P = 45 transaksi, Rp ,-(jika sebelumnya YA ) Kode Bank/Pos 205/01P = 35 transaksi,rp ,-(jika sebelumnya TIDAK ) b) TIDAK (mengganti data), maka data menjadi seperti berikut : Kode Bank/Pos 205/01P =20 transaksi,rp ,- c) BATAL, maka proses penerimaan ADK dibatalkan. Proses penerimaan ADK TXT selesai jika sudah muncul pesan seperti tampak pada gambar di bawah ini : Untuk melihat data detail transaksi penerimaan dari ADK TXT yang di-input, click BROWSE seperti tampak pada gambar : 10 P a g e

12 Jika di-click LHP, maka akan muncul grid seperti semula (format LHP), tampak pada gambar di bawah ini : b. Menu IFC Tayang Data Sub menu ini digunakan untuk menayangkan rekapitulasi data penerimaan dari Bank/Pos Persepsi yang sudah melalui proses Terima ADK. Data tersebut tersimpan dalam database Interface, yaitu table TRBANK. Sub menu ini tidak mengalami perubahan apapun sebagaimana terdapat dalam Aplikasi Interface 2009, sehingga tidak ada lagi penjelasan secara khusus. 11 P a g e

13 c. Menu IFC Transfer Data Sub Menu ini digunakan untuk mentransfer data penerimaan Bank/Pos Persepsi yang sudah tersimpan dalam database Interface (TRBANK) ke dalam database bendum (D_SISPEN). Proses ini mirip dengan Sub Menu TRANSFER BENDUM pada aplikasi Interface Namun demikian proses ini tidak lagi membentuk file RAR. Tetapi secara langsung mentransfer data ke dalam database Bendum (D_SISPEN) 12 P a g e

14 Parameter yang digunakan sama seperti pada Sub Menu pada Aplikasi Interface 2009, yaitu Tanggal Buku dan Kode Bank KPPN. Kode Bank KPPN secara otomatis akan muncul jika dalam tanggal buku tersebut terdapat data penerimaan Kode Bank bersangkutan. Jika ada kode bank tidak tertayang atau tidak muncul, maka kode bank tersebut tidak ada data penerimaan untuk tanggal buku tersebut. Seperti tampak pada gambar di bawah ini : Operator Bendum dapat memilih salah satu Kode Bank atau semua Bank, dengan memasukan kode Pada proses transfer, aplikasi mengecek ada tidaknya data yang sama dalam database Bendum (D_SISPEN). Jika belum ada, maka proses transfer berjalan sebagaimana mestinya. Namun jika sudah pernah ada, maka muncul pesan bahwa data tersebut sudah pernah ditransfer dan proses transfer dibatalkan. Seperti tampak pada gambar di bawah ini : 13 P a g e

15 Jika Operator bendum melakukan transfer data untuk seluruh kode bank ( ), dan data salah satu kode bank tersebut sudah pernah ditransfer, maka muncul seperti pesan di atas. Proses tetap dilanjutkan untuk data kode bank berikutnya, sampai muncul pesan Transfer Data Selesai 14 P a g e

16 d. Laporan (format LHP dan DNP) Sub Menu ini tidak mengalami perubahan sebagaimana terdapat dalam Aplikasi Interface Split Data Penerimaan Sub Menu ini sudah ada dalam Aplikasi Bendum versi sebelumnya (versi 09.2). Perubahan dari Sub Menu ini adalah penambahan akun PNBP dan PNPB yang dapat dilakukan split selain akun POLRI. Untuk itu operasional proses split dan recovery data penerimaan sama dengan versi Hapus Nota Kredit Perubahan pada Sub Menu ini adalah proses penghapusan Nota Kredit. Yaitu pemilihan Nomor Nota Kredit terlebih dahulu sebelum melakukan penghapusan. Jika tidak memilih, maka aplikasi secara otomatis akan menghapus Nomor Nota Kredit dengan urutan paling atas. Jika NK urutan paling atas tidak ada data, maka akan muncul pesan konfirmasi untuk memilih NK yang hendak dihapus sekalipun No. NK tersebut dipilih. 15 P a g e

17 4. Pengiriman ADK ke BO I Sub Menu Pengiriman ADK ke BO I ini merupakan sub menu yang sebelumnya berada pada Aplikasi SP2D. Sehingga proses operasional pembentukan ADK-nya sama seperti pada Aplikasi SP2D. 16 P a g e

18 17 P a g e

19 5. Berita Acara Rekonsiliasi Sub Menu ini merupakan sub menu baru berdasarkan PER-30/PB/2009 Tanggal 30 Juni 2009 bahwa KPPN melakukan rekonsiliasi data surat setoran dengan Bank cabang sehubungan dengan penghitungan Imbalan Jasa Perbendaharaan. *) warna merah menunjukkan bahwa terdapat transaksi dengan akun penerimaan bukan akun PBB/BPHTB namun masuk pada Kode Rekening B atau H. Petunjuk Pengoperasian : 1) Load Awal - Isi bulan - Isi tahun - Klik load 18 P a g e

20 Lakukan load awal jika semua data dari bank sudah ditransfer. Load awal akan menghitung jumlah transaksi dengan ketentuan sebagai berikut : - NTPN sama dihitung satu kali. - Tidak termasuk penerimaan PBB/BPHTB Load Awal hanya dapat dilakukan sekali, jika pernah melakukan Load Awal maka option button Load Awal akan berstatus disabled. 2) Load Ulang - Isi bulan - Isi tahun - Klik load Catatan : Load ulang akan menghitung ulang jumlah transaksi (surat setoran) jika ada perubahan data adk dari bank. Jika ada penambahan data Bank baru maka akan menambahkan. 3) Rekonsiliasi - Pilih record / data bank cabang yang akan di lakukan rekonsiliasi. - Klik Rekonsiliasi - Isi Tanggal Berita Acara Rekonsiliasi - Isi Nomor Berita Acara Rekonsiliasi KPPN.(harus diisi) - Isi Nomor Berita Acara Rekonsiliasi Bank.(harus diisi) - Nilai Devisa dan Persepsi untuk KPPN akan secara otomatis di lock ( tidak boleh diubah). - Isi Jumlah Transaksi menurut bank (Devisa) - Isi koreksi kppn Devisa (jika ada), diberi tanda (-) jika berfungsi untuk mengurangi. - Isi koreksi bank Devisa (jika ada), diberi tanda (-) jika berfungsi untuk mengurangi. - Isi Jumlah Transaksi menurut bank (Persepsi) - Isi koreksi kppn Persepsi (jika ada), diberi tanda (-) jika berfungsi untuk mengurangi. - Isi koreksi bank Persepsi (jika ada), diberi tanda (-) jika berfungsi untuk mengurangi. Ketentuan : Jumlah trans Devisa KPPN harus sama dengan Jumlah trans Devisa Bank. Jumlah trans Persepsi KPPN harus sama dengan Jumlah trans Persepsi Bank. 19 P a g e

21 Rekonsiliasi dilakukan dengan konfirmasi bank cabang ke KPPN mengenai jumlah transaksi penerimaan untuk bulan yang direkonsiliasi. 4) Hapus Data Data Rekonsiliasi dapat dihapus per-bank (Devisa+Persepsi sekaligus). Data yang sudah direkonsiliasi tidak dapat di hapus. 5) Cetak Berita Acara Rekonsiliasi Sebelum melakukan pencetakan Berita Acara Rekonsiliasi terlebih dahulu lakukan perekaman pejabat Pimpinan Bank Cabang pada referensi Cabank Bank/Pos dengan tombol ubah. Pencetakan Berita Acara Rekonsiliasi hanya dapat dilakukan pada Bank cabang yang telah melakukan rekonsiliasi. Format Berita Acara Rekonsiliasi sesuai dengan Lampiran II PER-30/PB/2009. File Berita_Acara_Rekonsiliasi secara otomatis dalam bentuk pdf disimpan dalam folder bendum09\pdf\bar_kodebankbi+kodecabangbi+bulan.pdf Perekaman pejabat Pimpinan Bank Cabang 20 P a g e

22 Contoh Berita Acara Rekonsiliasi adalah seperti berikut : 6. Rekapitulasi Transaksi Penerimaan Negara (Payment Slip) Merupakan summary jumlah surat setoran semua bank-perbulan dan perbank pusat-perbulan. Laporan ini berfungsi untuk cross-chek jika terjadi perbedaan data dengan Bank Cabang. 21 P a g e

23 7. Transfer LKP ke DSP Status non-aktif Sub Menu ini digabungkan dengan pengiriman LKPP pada Vera. 8. Transfer Data E-Pay Point Sub Menu ini digunakan untuk membentuk ADK Data Potongan SPM, yang selanjutnya di-upload ke dalam aplikasi E-Pay Point. Sub Menu ini sebelumnya merupakan bagian dari Aplikasi SP2D. Sehingga proses pembentukan ADK dimaksud sama sebagaimana pada Aplikasi SP2D. Tentukan folder tujuan/folder tempat penyimpanan file yang terbentuk dari proses ini. Jika tidak, maka tombol PROSES tidak berfungsi/tidak menjalankan proses. 22 P a g e

24 9. Transfer Berita Acara Rekonsiliasi Submenu ini untuk mengirim data Berita Acara Rekonsiliasi ke pusat cq. Dit. PKN. Data yang dapat dikirim hanya data Bank yang sudah melakukan rekonsiliasi saja. Tampilan form untuk Transfer Berita Acara Rekonsiliasi ada sebagai berikut : 10. Konfirmasi Surat Setoran Sub Menu Konfirmasi Surat Setoran mengalami penambahan parameter untuk melakukan pencarian, yaitu parameter NTPN. Selain itu juga memunculkan data elemen NTPN setiap transaksi yang di-click kecuali data potongan SPM. 23 P a g e

25 11. Hapus File Sampah Sub Menu ini digunakan untuk membersihkan server dari file-file sampah hasil proses running hampir setiap sub menu pada form di Aplikasi Bendum. File-file sampah tersebut memiliki inisial nama file V_ seperti tampak pada gambar di bawah ini : 24 P a g e

26 Hal tersebut di atas biasanya mengakibatkan proses menjalankan form menjadi tidak normal atau muncul pesan error. Oleh karena itu, solusi untuk menghapus file ini dapat dilakukan dengan cara menjalankan Sub Menu Hapus File Sampah seperti tampak pada gambar-gambar di bawah ini : 25 P a g e

27 Catatan : Sebelum melakukan proses penghapusan File Sampah, pastikan tidak ada User/Operator lain yang sedang menjalankan form-form Aplikasi Bendum. Hal ini dapat mengakibatkan proses menjalankan form oleh User/Operator lain menjadi tidak sempurna. Namun demikian hal ini tidak akan mengakibatkan kerusakan data. V. PENUTUP Update Aplikasi Bendum versi 09.3 ini dikembangkan berdasarkan kebijakan dan evaluasi disamping adanya masukan/saran dari pengguna aplikasi dalam hal ini KPPN. Setelah diimplementasikannya update Aplikasi Bendum versi 09.3 ini tidak menutup kemungkinan masih ditemukannya kendala-kendala terkait proses operasional di lapangan. Untuk itu, Subdit Pengembangan Aplikasi DSP sangat menghargai apabila pengguna Aplikasi/KPPN menyampaikan timbal balik dan kendala-kendala yang terjadi sebagai bahan evaluasi dan tindak lanjut demi kesempurnaan aplikasi di masa yang akan datang. 26 P a g e

28 Lampiran Setelah melakukan instalasi akan didahului dengan instalasi PSDriver dan GhostScript. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : Pada setiap pilihan, sesuaikan dengan pilihan yang ada di gambar-gambar berikut. Klik Klik Klik 27 P a g e

29 Klik Klik Klik 28 P a g e

30 Klik Klik Klik 29 P a g e

31 Klik Klik Install PSDriver selesai sampai di sini. 30 P a g e

32 Berikut merupakan langkah-langkah untuk install GhostScript. Klik Klik Tunggu sampai proses di atas selesai. Dan instalasi selesai. Helpdesk Aplikasi (Subdit Pengembangan Aplikasi) Gedung Prijadi Praptosuhardjo II (Perbendaharaan II) Lt. IV Jl. Budi Utomo No. 6 Jakarta Pusat Telp ext. 5673, (hunting) Fax P a g e