PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PIUTANG DAN PENERIMAAN KAS PADA LPP TVRI

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PIUTANG DAN PENERIMAAN KAS PADA LPP TVRI Cita Radita Artati Arta Moro Sundjaja, S.Kom., SE., MM Almatius Setya Marsudi, SE., Ak., M.SI Universitas Bina Nusantara Jl. K.H. Syahdan No. 9 Kemanggisan - Palmerah Jakarta Barat (021) / citaradita@yahoo.com ABSTRAK Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis prosedur dan sistem serta mengidentifikasi masalah-masalah yang terjadi pada sistem berjalan, menganalisis kebutuhan informasi terkait dengan piutang dan penerimaan kas, dan merancang sistem informasi akuntansi pada LPP TVRI. Masalah yang dihadapi perusahaan saat ini adalah terhambatnya aliran kas masuk perusahaan diakibatkan oleh piutang pelanggan tak tertagih. Hal ini disebabkan karena belum adanya

2 kebijakan limit kredit yang baku dalam perusahaan, sehingga pelanggan dapat melakukan pemesanan jasa terus menerus walaupun belum melunasi piutang sebelumnya. Oleh karena itu, perusahaan perlu menetapkan kebijakan limit kredit bagi pelanggan yang dapat mencegah terjadinya piutang tak tertagih.metode yang digunakan untuk menetapkan kebijakan limit kredit pada perusahaan yaitu berdasarkan dari metode 5C (Character, Collateral, Capital, Capacity, Condition. Pada penilaian limit kredit pelanggan baru, perusahaan harus melakukan wawancara terkait dengan 5C pelanggan. Sedangkan pada pelanggan lama, perusahaan melakukan penilaian berdasarkan total transaksi per bulan, total piutang saat ini, rata-rata keterlambatan pembayaran, dan lama menjadi pelanggan.dengan belum adanya kebijakan limit kredit yang baku pada perusahaan, piutang yang tidak tertagih pada akhir tahun 2010 adalah sebesar 36% dari total penerimaan dan pada akhir tahun 2011 adalah sebesar 23% dari total penerimaan. Oleh sebab itu, perusahaan perlu mengkaji kembali tentang piutang tak tertagih yang dapat menghambat aliran kas masuk perusahaan dengan cara memberikan limit kredit bagi pelanggan. Kata Kunci: Limit Kredit, Piutang, Penilaian Pelanggan, 5C, Penerimaan Kas The purpose of this study was to analyze the procedures and systems and identify the problems that occurred on a running system, analyze the information needs related to receivables and cash receipts, and accounting information systems design on LPP TVRI. Problems facing companies today is the inhibition of the cash inflows resulting company uncollectible customer receivables. This is due to the absence of a standard credit limit policies within the company, so that customers can place an order continuous services while not paying off previous accounts. Therefore, companies need to establish a credit limit for the customer policy to prevent doubtful tertagih.metode used to set a credit limit on a company policy that is based on the method of 5C (Character, Collateral, Capital, Capacity, Condition. Limit the assessment of credit new customers, companies need to conduct interviews related to customer 5C. while the old customers, the company makes judgments based on total transactions per month, total accounts receivable at this time, the average delay in payment, and a lack of policy pelanggan.dengan credit limit standard the company, uncollectible receivables at year end 2010 amounted to 36% of the total revenue and the end of 2011 amounted to 23% of total revenue. Therefore, companies need to assess the return on bad debts that can obstruct the flow of corporate cash in by providing credit limits for customers. Keywords: Limit Credit, Accounts Receivable, Customer Rating, 5C, Cash Receipts

3 PENDAHULUAN Latar Belakang Industri pertelevisian di Indonesia berawal dari didirikannya TVRI pada tanggal 14 Agustus 1962, bertepatan dengan diselenggarakannya ASEAN Games IV di Senayan. Sejak awal tahun 1989, mulai bermunculan stasiun-stasiun televisi selain TVRI yang didirikan oleh pihak swasta dan bersifat komersial. Stasiun-stasiun televisi tersebut adalah RCTI, SCTV, TPI, dan ANTV. Perkembangan dari industri pertelevisian hingga saat ini masih berlanjut, semakin banyak stasiun televisi swasta baru yang berdiri, sehingga persaingan dalam meraih pelanggan pun menjadi semakin ketat. Hal ini dirasakan LPP TVRI pada penerimaan non APBN perusahaan yang pada akhirnya tidak dapat menutupi biaya operasionalnya. Media televisi merupakan media yang mudah dinikmati berbagai kalangan, walaupun seseorang memiliki keterbatasan indera. Televisi dapat dinikmati oleh orang yang buta huruf, tuna rungu (hanya dengan melihat), bahkan tuna netra (hanya dengan mendengar). Dari berbagai kalangan tersebut terdapat banyak keanekaragaman jenis dan sifat pelanggan, sehingga tidak mungkin suatu stasiun televisi dapat membuat program yang memenuhi semua kebutuhan kalangan. Karena itu, stasiun televisi biasanya akan menentukan satu kelompok sasaran yang memiliki sifat, karakter, dan latar belakang yang sama. LPP TVRI merupakan merupakan lembaga penyiaran yang menyandang nama negara mengandung arti bahwa dengan nama tersebut siarannya ditujukan untuk kepentingan negara. Stasiun televisi ini mengudara di hampir seluruh wilayah di Indonesia. LPP TVRI adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa. Produk yang ditawarkan di LPP TVRI antara lain adalah kerjasama penyiaran, iklan komersial, dan iklan layanan masyarakat. Pembayaran dari penjualan jasa tersebut dapat dilakukan secara tunai dan kredit. Dalam menjalankan proses bisnisnya, perusahaan masih menggunakan sistem manual, dengan dibantu Microsoft Excel. Gambar 1 Pendapatan LPP TVRI selama 3 tahun terakhir

4 Dalam siklus pendapatan, kegiatan yang dilakukan adalah merespon pertanyaan pelanggan akan produk ataupun jasa. Pada LPP TVRI, hal ini dilakukan oleh account executive yang berfungsi untuk memberi pemahaman akan jasa yang ditawarkan perusahaan kepada pelanggan. Ketika sudah terjadi kesepakatan, maka perusahaan akan membuat perjanjian akan pelaksanaan jasa tersebut. Jasa yang telah dipilih pelanggan akan dilaksanakan oleh bagian traffic sesuai dengan perjanjian sebelumnya. Setelah jasa selesai dilaksanakan, bagian penagihan akan melakukan penagihan pada pelanggan. Setelah pembayaran diterima oleh kasir, bagian akuntansi akan mencatat dan menyiapkan laporan. Permasalahan yang dihadapi LPP TVRI antara lain adalah pada saat akan melakukan proses penjualan. Pada penjualan secara kredit, perusahaan tidak memiliki kebijakan pemberian kredit yang baku. Tidak adanya batas limit kredit pelanggan menyebabkan tingginya risiko terjadinya piutang tak tertagih. Data yang belum terintegrasi dari satu bagian ke bagian lainnya juga menyebabkan manajemen kesulitan dalam pencarian data untuk melakukan pengambilan keputusan. Pada proses penagihan piutang, sering kali bagian penagihan mengalami kesulitan untuk mengetahui tanggal jatuh tempo piutang dan status pelunasannya karena data tersebut tidak langsung tersedia. Pada akhir tahun 2011, terdapat 616 transaksi yang belum dibayar pelanggan dengan masa piutang 4 tahun, transaksi tersebut terdiri dari 430 transaksi kerjasama penyiaran dan 186 transaksi iklan komersial dan iklan layanan masyarakat. Beberapa dari transaksi yang belum dibayar tersebut berasal dari pelanggan yang sama. Hal ini menyebabkan tingginya kemungkinan piutang tak tertagih yaitu sebesar 30 milyar rupiah. Selain penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas juga memegang peranan penting dalam kegiatan perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan sistem penagihan yang dirancang dengan baik agar piutang dapat ditagih tepat waktu dan piutang tak tertagih dapat dihindari. Pada penerimaan kas dan bank, diperlukan sistem yang dapat menyesuaikan antara produk atau jasa yang dijual dengan pendapatan yang diterima, karena akan memengaruhi pendapatan perusahaan serta perencanaan strategi dan aktifitas perusahaan ke depannya Analisis Masalah 1. Saat ini perusahaan belum memiliki prosedur dan kebijakan kredit yang baku. Perusahaan belum mempunyai kebijakan untuk menentukan standar limit kredit pelanggan. Selama ini pelanggan dapat terus menerus melakukan pemesanan jasa walaupun masih memiliki piutang dengan jumlah yang besar. Hal ini mengakibatkan tingginya risiko piutang tak tertagih dan hal tersebut dapat menghambat aliran kas masuk perusahaan yang pada akhirnya menghambat perusahaan untuk membiayai kegiatan operasionalnya. 2. Proses penerimaan pembayaran pada perusahaan dapat secara tunai, transfer, giro / cek. Pada ada proses penerimaan pembayaran dari pelanggan menggunakan cek, perusahaan belum memiliki dokumen pendukung dalam pencatatan penerimaan cek sebelum dicairkan. Sehingga, jika cek dari pelanggan tidak dicairkan pada hari yang sama, terdapat risiko penyalahgunaan cek oleh pihak yang tidak berwenang. 3. Dalam proses pengambilan keputusan, perusahaan mengalami kesulitan dalam memperoleh data dan laporan yang berkaitan dengan penjualan jasa, piutang dan penerimaan sewaktu-waktu dibutuhkan. Hal ini disebabkan oleh pencatatan data dan laporan yang masih dilakukan secara manual. Sehingga memerlukan waktu yang cukup lama untuk memperoleh data dan laporan yang dibutuhkan. Tujuan Penelitian 1. Menganalisis prosedur dan sistem piutang usaha dan penerimaan kas pada LPP TVRI serta mengidentifikasi masalah-masalah yang terjadi pada sistem berjalan. 2. Menganalisis kebutuhan informasi yang terkait dengan piutang dan penerimaan kas pada LPP TVRI. 3. Merancang sistem informasi akuntansi sebagai solusi untuk mengatasi masalah-masalah yang terkait dengan piutang dan penerimaan kas pada LPP TVRI.

5 METODE PENELITIAN Metode yang digunakan dalam penelitian adalah : 1. Studi Literatur Studi literatur akan dilakukan dengan melakukan pengumpulan dan pembelajaran data dari berbagai sumber seperti buku, jurnal, serta bacaan lainnya sehingga mendapatkan teori yang mendukung pembahasan topik skripsi, seperti praktek terbaik dari siklus pendapatan, sistem informasi akuntansi, dan sistem pengendalian internal. 2. Penelitian Lapangan a) Wawancara Wawancara dilakukan dengan memberikan pertanyaan-pertanyaan kepada pihak yang terkait dengan penjualan jasa, piutang, dan penerimaan kas yaitu staf divisi pengembangan dan usaha dan staf divisi keuangan. Wawancara tersebut dilakukan untuk mengetahui struktur organisasi, kebijakan perusahaan yang berlaku, kinerja perusahaan selama beberapa tahun terakhir, karakteristik pelanggan, jenis jasa yang ditawarkan, dan proses bisnis LPP TVRI. b) Dokumentasi Dokumentasi dilakukan dengan menelusuri dokumen-dokumen yang terkait dengan aktifitas penjualan jasa, piutang, dan penerimaan kas pada LPP TVRI, baik dokumen internal maupun eksternal 3. Analisis Data Analisis data dilakukan dengan membandingkan data realisasi penerimaan kas perusahaan pada tahun 2010 dan Kedua data tersebut mencakup piutang pelanggan yang belum dapat tertagih sejak tahun Metode Analisis dan Perancangan Dalam skripsi ini, metode analisis dan perancangan akan menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design, dengan tahapan sebagai berikut: 1) Problem domain analysis a. Class diagram b. Structure c. Behavior 2) Application domain analysis a. Usage b. Function c. User interface 3) Architecture design a. Criteria b. Component architecture c. Process architecture 4) Component design

6 5) Model component 6) Function component HASIL DAN BAHASAN Rekomendasi yang Diusulkan 1. Membuat prosedur dan kebijakan kredit yang baku meliputi penilaian pelanggan untuk menentukan besar limit kredit yang dapat diberikan. Penilaian yang dilakukan terhadap pelanggan baru dan pelanggan lama berbeda. Pada pelanggan baru, perusahaan menggunakan check list mengenai datadata pelanggan. Setiap satu tahun sekali sistem akan melakukan penilaian pelanggan ulang berdasarkan jumlah transaksi, ketepatan pelunasan piutang / keterlambatan pembayaran, dan lama menjadi pelanggan. 2. Membuat Bukti Terima Cek ketika pelanggan melakukan pembayaran menggunakan cek. Bukti Terima Cek diberikan kepada pelanggan dan disimpan sebagai arsip oleh Kasir. 3. Merancang sistem informasi akuntansi yang terintegrasi dengan menggunakan database sebagai penampung data-data yang terkait dengan penjualan jasa, piutang, dan penerimaan kas. Rich Picture Gambar 2 Rich Picture yang Diusulkan

7 SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan hasil perancangan yang dilakukan terhadap Sistem Informasi Akuntansi Piutang dan Penerimaan Kas pada LPP TVRI, maka penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa: 1. Tingginya risiko piutang tak tertagih pada perusahaan disebabkan oleh belum adanya kebijakan pemberian limit kredit pada pelanggan yang baku. Oleh karena itu, perusahaan perlu menetapkan limit kredit yang dapat diberikan kepada pelanggan. Penetapan limit kredit yang diberikan kepada pelanggan harus mempunyai kriteria-kriteria yang jelas. Dengan adanya penetapan limit kredit, proses pemesanan jasa oleh pelanggan dilakukan dengan melewati proses pengecekan limit kredit terlebih dahulu, sehingga pelanggan yang telah melewati limit kreditnya tidak dapat melanjutkan pemesanan sebelum melunasi piutangnya. Hal ini dapat menurunkan risiko piutang tak tertagih dan aliran kas masuk pada perusahaan menjadi lebih terkendali. 2. Permasalahan atas risiko penyalahgunaan cek yang belum dicairkan oleh pihak yang tidak berwenang dapat dicegah dengan adanya pencatatan penerimaan cek, dimana perusahaan melakukan pencatatan atas setiap penerimaan cek yang diberikan oleh pelanggan menggunakan Bukti Terima Cek. Bukti Terima Cek memiliki 2 rangkap sehingga bukti tersebut dapat dipegang oleh perusahaan dan pelanggan. Hal ini dapat mencegah risiko yang jika terjadi dapat merusak hubungan baik perusahaan dengan pelanggan dan hubungan internal antar karyawan. 3. Pencatatan data dan laporan yang masih secara manual kerapkali menyulitkan manajemen dalam proses pengambilan keputusan, karena memerlukan waktu yang cukup lama untuk memperoleh data dan laporan yang dibutuhkan. Penomoran dokumen yang masih dilakukan secara manual juga membuat sering terjadi kesalahan dalam penomoran. Dengan adanya perancangan sistem informasi akuntansi yang terintegrasi, maka perusahaan dapat menghemat waktu pencarian data dan laporan serta melakukan penomoran dokumen dengan akurat. Saran Berdasarkan hasil dari analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi penjualan jasa, piutang, dan penerimaan kas pada LPP TVRI, berikut adalah saran yang dapat diberikan untuk pengembangan sistem di masa yang akan datang: 1. Perusahaan perlu mengembangkan dan mengintegrasikan modul lainnya yang terkait dengan piutang dan penerimaan kas guna mengefektifkan kegiatan operasional perusahaan. Antara lain dengan mengembangkan modul tentang piutang dan penerimaan kas perusahaan selain dari kerjasama penyiaran. 2. Memberikan standar operasi prosedur dan pembagian tanggung jawab yang jelas bagi karyawan dalam perusahaan, agar karyawan dapat bekerja dengan maksimal dan sesuai dengan tanggung jawabnya. 3. Mengembangkan sistem aplikasi web guna meningkatkan daya saing perusahaan dalam menghadapi era globalisasi.

8 REFERENSI Bennett, S., McRobb, S., & Farmer, R. (2006). Object-oriented Systems Analysis and McGraw Hill Education. Designs Using UML. Bodnar, G. H., & Hopwood, W. S. (2010). Accounting Information Systems (10th ed.). Pearson Education Inc. Bragg, S. M. (2010). Accounting Best Practices (6th ed.). Hoboken, New Jersey: John Wiley & Sons Inc. Gelinas, U. J., & Dull, R. (2008). Accounting Information Systems (7th ed.). Thomson South-Western. Hall, J. A. (2008). Accounting Information Systems (6th ed.). Cengage Learning. Harrison Jr, W. T., & Horngren, C. T. (2004). Financial Accounting (5th ed.). Prentice Hall, New Jersey: Pearson Education Inc. Kieso, D. E., Weygandt, J. J., & Warfield, T. D. (2011). Intermediate Accounting (IFRS ed.). John Wiley & Sons Inc. Mardiasmo. (2008). Perpajakan (Revisi 2008 ed.). Yogyakarta: ANDI. Mathiassen, L., Munk-Mudsen, A., Nielsen, P. A., & Stage, J. (2000). Object-Oriented Analysis and Design (1st ed.). Denmark: Marko Publishing. Rama, D. V., & Jones, F. L. (2006). Accounting Information Systems (1st ed.). Canada: Thomson South- Western. Romney, M. B., & Steinbart, P. J. (2006). Accounting Information Systems (10th ed.). New Jersey: Pearson Prentice Hall. Ross, S. A., Westerfield, R. W., & Jordan, B. D. (2003). Fundamentals of Corporate Finance (6th ed.). McGraw Hill. Warren, C. S., Reeve, J. M., & Fess, P. E. (2005). Accounting (21st ed.). Thomson South-Western. Wilkinson, J. W., Cerullo, M. J., Raval, V., & Wong-On-Wing, B. (2006). Accounting Information Systems (4th ed.). John Wiley & Sons Inc. RIWAYAT PENULIS Cita Radita Artati, lahir di Jakarta pada 26 April Penulis menamatkan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi dan Akuntansi pada tahun 2012.