Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Siklus Penjualan Pada PT. Elematec Indonesia

Transkripsi

1 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Siklus Penjualan Pada PT. Elematec Indonesia William Maxwell Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, Indonesia J. Sudirwan, SE., MM Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, Indonesia Almatius Setya Marsudi, SE., Ak., M.Si., CA Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, Indonesia Abstrak PT. Elematec Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dibidang retail sparepart atau onderdil barang- barang elektronik. Selama ini PT. Elematec Indonesia masih mengelola data transaksi perusahaan secara manual menggunakan program Microsoft Excel sehingga data tidak terintegrasi dan pengaksesan data hanya dapat dilakukan melalui komputer perusahaan menyebabkan pengelolaan data menjadi tidak efisien dari segi waktu. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, dikembangkan sebuah aplikasi untuk mempermudah pengelolaan data transaksi yang ada dan dapat mempermudah perusahaan dalam pengaksesan data sehingga menjadi lebih efisien. Metode penelitian yang digunakan untuk mendukung pembuatan aplikasi ini yaitu metode analisis dan metode perancangan. Adapun metode analisis yang dilakukan yaitu studi literature dan wawancara. Hasil pembuatan aplikasi yang dicapai adalah sebuah aplikasi yang mendukung proses pengelolaan dan dapat mengintegrasikan data transaksi perusahaan sehingga dapat meningkatkan efisiensi kerja dari segi waktu, serta terdapatnya beberapa fitur tambahan seperti fitur search dan konversi data.simpulan yang didapat adalah aplikasi PT Elematec Indonesia menyediakan fasilitas penyimpanan dan management data yang dapat mengintegrasikan keseluruhan data yang ada dan meningkatkan efisiensi kinerja karyawan dari segi waktu. Kata Kunci : Sistem Informasi, perancangan, Penjualan

2 Abstract PT. Elematec Indonesia is a company engaged in the retail of spare parts or parts of electronic goods. During the PT. Elematec Indonesia still manage enterprise transaction data manually using Microsoft Excel so the data are not integrated and data access can only be done through a computer data management company has become inefficient in terms of time. To overcome these problems, developed an application to facilitate the management of the existing transaction data and can facilitate companies in accessing the data so that it becomes more efficient. The method used to support the creation of this application is the method of analysis and design method. The method of analysis is done of literature studies and interviews. Results achieved making the application is an application that supports the management process and can integrate transaction data so that companies can improve work efficiency in terms of time, as well as the presence of some additional features such as search and data conversion feature. Conclusions obtained are Elematec Indonesia PT applications provide storage facilities and management of data which can integrate entire existing data and increase the efficiency of the employee's performance in terms of time. Keywords: Information Systems, designing, Sales

3 1. Pendahuluan Di era Globalisasi ini perkembangan dunia bisnis setiap perusahaan semakin pesat. Hal ini membuat setiap perusahaan bersaing menyediakan pelayanan terbaik bagi pelanggannya sehingga dapat menciptakan loyalitas dari pelanggan terhadap perusahaan. Oleh karena itu untuk meningkatkan kemampuan perusahaan dalam bersaing, perusahaan harus berusaha untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitasnya dalam proses bisnis yang berjalan. Untuk membantu perusahaan dalam hal tersebut, maka dibutuhkan sistem informasi yang mendukung aktifitas perusahaan dalam meningkatkan kualitas dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan. Salah satu sistem informasi yang penting dan menunjang aktifitas operasionalnya adalah Sistem Informasi Akuntansi. Sistem informasi akuntansi menyediakan informasi yang dibutuhkan secara cepat dan tepat, selain itu juga dapat mendukung pengambilan keputusan manajemen. Kegiatan yang paling penting dalam perusahaan adalah kegiatan penjualan. Penjualan terjadi dalam perusahaan bisa berupa penjualan tunai maupun penjualan kredit. Pengadaan penjualan kredit dilakukan perusahaan untuk mengharapkan meningkatnya penjualan dan pangsa pasar PT Elematec merupakan suatu perusahaan perseroan terbatas yang bergerak dalam bidang usaha dalam menjual perangkat sparepart elektronik seperti speaker net, heat sink, power source dan lain sebagainya. Pelanggan dari PT Elematec dapat berupa perorangan maupun perusahaan yang ingin membeli sparepart elektronik yang rusak dimana cara pembayarannya berupa tunai ataupun kredit. PT Elematec merupakan perusahaan asing yang berasal dari Jepang yang memiliki kantor di Jakarta. Masalah yang dihadapi PT Elematec adalah meningkatnya piutang yang tak tertagih di dalam proses bisnis perusahaan. Hal ini disebabkan karena kurangnya pengendalian internal dalam sistem penjualan yang dijalankan oleh perusahan tersebut. Berdasarkan pertimbangan hal diatas, makan penulis tertarik untuk melakukan ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENJUALAN PADA PT. ELEMATEC INDONESIA. 2. Metode Penelitian Metode penelitian sistem informasi akuntansi untuk PT ELEMATEC INDONESIA pada penjualan dilakukan dengan melakukan beberapa langkah. Diawali dengan metode pengumpulan data dengan melakukan observasi, mengamati secara langsung ataupun tidak langsung proses kegiatan pada setiap bagian yang berhubungan dalam penelitian ini, yaitu dengan mencatat hal-hal, perilaku, pertumbuhan, dan sebagainya, sewaktu kejadian tersebut berlaku, atau sewaktu perilaku tersebut terjadi. Setelah itu dilanjutkan dengan wawancara dengan membuat daftar pertanyaan dan bertanya langsung dengan pihak-pihak yang terkait. Dengan menerangkan kegunaan serta tujuan dari penelitian, jelaskan mengapa responden terpilih untuk diwawancarai. Semua ini dibantu dengan menggunakan alat untuk mencatat Dokumentasi, menelusuri bukti-bukti transaksi dan dokumendokumen yang mendukung kelengkapan data lain yang berhubugan dalam penelitian ini. Selanjutnya studi kepustakaan dengan cara membaca dan mengutip dari buku-buku yang berhubungan dengan penelitian ini. Kemudian dilakukan analisis sistem yang berjalan dan merancang sistem baru dengan menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) oleh Satzinger berbasiskan Unified Process(UP) Disciplines. 3. Hasil Dan Bahasan 3.1 Prosedur Sistem yang Berjalan Prosedur Operasional Sistem penjualan Berikut adalah prosedur operasional dari sistem penjualan : 1. Bagian marketing / sales menerima inquiry dari pelanggan baik melalui ataupun telepon dan kemudian melakukan konfirmasi kepada supplier mengenai ketersediaan barang yang diinginkan. 2. Setelah ketersediaan barang dan kondisi barang telah diketahui, Bagian marketing / sales mengajukan penawaran harga / quotation kepada pelanggan yang mencantumkan juga kondisi mengenai barang tersebut. 3. Customer yang setuju mengenai syarat pembelian dan harga yang diajukan melakukan pemesanan dengan mengirimkan purchase order berisi daftar barang yang akan dipesan

4 untuk perusahaan retail atau customer kepada bagian penjualan dan kemudian dicatat sebagai sales order. 4. Bagian penjualan menerima pesanan barang dan memesan barang kepada supplier dengan mengirimkan purchase order rangkap kedua dimana rangkap pertama dikirimkan ke supplier dan rangkap kedua disimpan sebagai arsip. 5. Pihak supplier akan menerima pesanan dari bagian penjualan dan kemudian akan menyiapkan pengiriman pesanan barang beserta dokumen pelengkap yang diserahkan kepada pihak forwarder setempat. Ketika barang telah diberangkatkan, supplier akan mengirimkan invoice dan packing list. Invoice pembelian ini kemudian akan dicek oleh bagian penjualan untuk diotorisasi terlebih dahulu sebelum diserahkan ke bagian akunting untuk kemudian dijurnal. 6. Ketika barang telah sampai dipelabuhan dan telah selesai diproses oleh Bea Cukai, pihak forwarder akan mengirimkan barang ke gudang perusahaan. 7. Bagian gudang melakukan pengecekan atas barang supplier berdasarkan invoice yang diberikan supplier. 8. Bagian gudang menerbitkan dokumen penerimaan barang kepada bagian akuntansi dan menyiapkan barang untuk dikirimkan kepada customer serta membuat delivery note dengan 4 rangkap. 9. Bagian pengiriman akan mengirim barang ke customer berdasarkan delivery note dan meminta otorisasi kepada customer. Setelah barang telah diantarkan, bagian gudang menyerahkan delivery note kepada bagian penerimaan pelanggan untuk diotorisasi dan ditandai bahwa barang telah diterima. Rangkap kedua dari delivery note ini kemudian akan diserahkan ke bagian sales dan rangkap ketiga akan diserahkan kepada pihak akunting untuk kemudian akan diterbitkan invoice penjualan. Rangkap ke empat akan disimpan oleh bagian gudang sebagai arsip. 10. Bagian Akuntansi membuat Faktur Pajak sebanyak 2 rangkap. Rangkap pertama dikirimkan ke customer dan rangkap kedua diberikan kepada Jasa Konsultan Pajak (JKP). 11. Bagian akuntansi menerima delivery note dari bagian gudang dan melakukan penjurnalan terhadap persediaan barang lalu membuat invoice 2 rangkap dimana rangkap pertama untuk langsung diserahkan kepada pelanggan dan rangkap kedua digunakan sebagai arsip. 12. Bagian akuntansi menerima pembayaran dengan mengecek rekening perusahaan dari customer. Jika pembayaran telah diterima, bagian akuntansi akan melakukan penjurnalan Prosedur Operasional Sistem Penagihan dan Penjualan 1. Bagian Akuntansi akan mengecek tanggal jatuh tempo pembayaran berdasarkan invoice rangkap 2 yang terjadi pada proses penjualan yang berjalan yang berisi barang yang dipesan, harga barang dan total piutang serta tanggal jatuh tempo pembayaran. 2. Setelah Mengecek tanggal jatuh tempo pembayaran, bagian akuntansi akan mengecek data pelanggan yang memiliki utang yang telah jatuh tempo. 3. Bagian akuntansi akan mengingatkan pelanggan untuk membayar invoice melalui telpon berdasarkan invoice yang disimpan oleh bagian akuntansi. 4. Setelah pelanggan melakukan pembayaran, pelanggan akan menelpon bagian akuntansi dan memberitahu bahwa pelanggan tersebut telah melakukan pembayaran disertai dengan bukti transfer atau bukti pembayaran yang dikirimkan melalui Fax kepada bagian akuntansi. 5. Setelah mendapat konfirmasi dari pelanggan, bagian akuntansi akan melakukan pencatatan untuk mengurangi piutang pelanggan serta membuatnya ke dalam bentuk jurnal.

5 3.2 Identifikasi Masalah dan Solusi Pemecahan Masalah Temuan 1 Temuan Masalah : Tidak adanya status kredit serta pelanggan dapat melakukan pembelian kredit tanpa batas kredit yang diberikan perusahaan Teori : Menurut Mulyadi (2010 : 211 ) Fungsi Kredit Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Karena hampir semua penjualan dalam perusahaan manufaktur merupakan penjualan kredit, maka sebelum order dari pelanggan dipenuhi, harus lebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit. Jika penolakan pemberian kredit seringkali terjadi, pengecekan status kredit perlu dilakukan sebelum fungsi penjualan mengisi surat order penjualan. Untuk mempercepat pelayanan kepada pelanggan, surat order pengiriman dikirim langsung ke fungsi pengiriman sebelum fungsi penjualan memperoleh otorisasi kredit dari fungsi kredit. Dampak : Pelangan banyak melakukan keterlambatan pembayaran dan menumpuknya piutang pelanggan yang tidak dapat ditagih Rekomendasi : Penentuan kebijakan limit kredit bagi setiap pelanggan berdasarkan kredibilitas pelanggan, semua barang harus telah diotoriasasi dan ditagih secara akurat, serta semua pencatatan terjamin keandalannya. Temuan 2 Temuan Masalah : Pencatatan order penjualan yang tidak akurat Teori : Menurut Mulyadi (2010: 214) dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penjualan meliputi: Surat order pengiriman dan tembusannya Surat ini digunakan untuk memberikan otorisasi kepada bagian pengiriman untuk mengirim barang sesuai dengan jenis, jumlah, dan spesifikasi yang ada pada surat order pengiriman. Dampak : Rentan terjadinya ketidaksesuaian pencatatan barang di PO oleh pelanggan Rekomendasi : Perusahaan harusnya membuat Sales Order karena berfungsi untuk mencatat pesanan yang diterima dari customer, jadi dengan sales order ini perusahaan dapat mencatat PO yang diterima dari customer

6 Temuan 3 Temuan Masalah : Tidak ada prosedur dalam sistem pengembalian barang Teori : Retur Penjualan terjadi jika perusahaan menerima pengembalian barang dari pelanggan Mulyadi 2010 : p226. Retur Penjualan adalah kemungkinan pengembalian barang yang dibeli oleh pelanggan sewaktu waktu, yang terjadi karena disebabkan beberapa hal sebagai berikut: 1. Penjualan mengirimkan barang dagangan dengan tidak sesuai 2. Barang dagangan rusak atau cacat 3. Barang dagangan rusak pada saat pengangkutan 4. Penjualan Mengirim barang dagangan terlalu lama atau terjadi penundaan pengangkutan dan pembeli menolak pengiriman James A.Hall 2011 Dampak : Proses penjualan berjalan lama dan membuat pelanggan tidak dapat menindaklanjuti pemesanan barang lain. Rekomendasi : Bagian penjualan sebaiknya membuat dokumen baru agar perubahan permintaan pelanggan dapat direalisasikan dengan produk yang tersedia. Pelanggan juga akan terpenuhi keinginan dan permintaan penjualannya. Temuan 4 Temuan Masalah : Kurang lengkapnya isi dari dokumen faktur penjualan seperti tanggal jatuh tempo, denda dan cara pembayaran pada faktur penjualan. Teori : Menurut Mulyadi (2010: 214) dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penjualan salah satunya Faktur dan tembusannya Dokumen ini digunakan untuk mengirimkan tagihan kepada customer dan merupakan dokumen yang menjadi dasar bertambahnya piutang Dampak : Pelanggan tidak mengetahui informasi tanggal jatuh tempo pembayaran serta denda dikarenakan faktur penjualan yang dihasilkan oleh Bagian Penjualan tidak lengkap. Rekomendasi : Bagian penjualan membuat Faktur Penjualan secara spesifik mengenai cara pembayaran, waktu pembayaran dan denda

7 Temuan 5 Temuan Masalah : Sulitnya penyajian laporan dalam memperoleh informasi pada saat diperlukan Teori : Menurut Jones dan Rama (2008, p238), laporan adalah presentasi data yang telah tersusun dan terorganisasi dengan baik. Dampak : Pembuatan laporan penjualan yang memakan waktu lama dan riskan akan kesalahan manusia Rekomendasi : Pembuatan laporan penjualan yang terkomputerisasi yang dapat menghasilkan laporan penjualan, piutang dan penerimaan kas sesuai dengan jangka waktu yang ditentukan seperti laporan barang terlaris, laporan penjualan, piutang, penerimaan kas per pelanggan dan laporan penjualan, piutang, penerimaan kas per periode.

8 3.3 Perancangan Sistem yang Diusulkan Setelah melakukan analisis dan merancang sistem yang baru, maka dapat diterapkan suatu sistem informasi akuntansi yang akan menyelesaikan masalah yang dihadapi perusahaan. Penyelesaian masalah yang dihadapi perusahaan dapat terselesaikan melalui prosedur kerja yang baru dirancang dan fitur-fitur pada aplikasi yang akan membantu kegiatan operasional perusahaan terkait penjualan. Form Surat Penawaran Harga : Form Surat Penawaran Harga digunakan untuk mencatat harga yang akan ditawarkan kepada pelanggan sebelum disetujui pelanggan untuk diorder.

9 Form Sales Order : Form Sales Order digunakan untuk mencatat pesanan penjualan kredit pelanggan dan digunakan untuk mencocokan barang pesanan oleh pelanggan pada saat pengiriman barang.

10 Form Faktur Penjualan: Form Faktur Penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kredit pelanggan yang nantinya digunakan untuk melakukan proses penagihan ke pelanggan.

11 Form Surat Jalan : Form Surat Jalan digunakan sebagai surat dalam mengantarkan barang kepada pelanggan

12 Form Faktur Pajak : Form Faktur Pajak digunakan untuk Mencatat Pajak yang ditangguhkan kepada pelanggan atas pembelian barang kepada perusahaan.

13 Form Retur Penjualan: Form Retur Penjualan digunakan sebagai tanda bukti barang yang telah diretur oleh pelanggan akibatnya berbagai hal.

14 Form Kuitansi Pembayaran: Form Kuitansi Pembayaran digunakan sebagai tanda bukti pembayaran barang yang telah dibayarkan oleh pelanggan

15 Form Setoran masuk : Form Setoran Masuk digunakan sebagai pencatatan pembayaran bahwa uang yang telah dibayarkan pelanggan sudah masuk kas perusahaan

16 Form Limit Kredit : Form Limit Kredit digunakan sebagai bentuk pengendalian kepada pelanggan dalam melakukan kredit kepada perusahaan agar menilai kredibilitas pelanggan dalam membayarkan utangnya

17 4. Simpulan Dan Saran Simpulannya adalah Terkait dengan masalah terdapatnya piutang tidak tertagih, dapat menggunakan sistem dalam menentukan kebijakan limit kredit setiap pelanggan berdasarkan kredibilitas pelanggan dalam membayar piutang. Sehingga diharapkan pelanggan dapat mengurangi resiko ketidakmampuan pelanggan dalam melakukan pembayaran piutang. Terkait dengan masalah pencatatan order penjualan yang tidak akurat, perusahaan dapat menggunakan sistem yang membuat dokumen Order Penjualan, sehingga pencatatan lebih akurat dan tersimpan di database. Hal ini dapat mengurangi potensi pencatatan order dari pelanggan yang tidak akurat. Terkait dengan masalah tidak adanya prosedur dalam sistem pengembalian barang, perusahaan dapat menggunakan sistem dalam membuat Nota Retur Penjualan. Sehingga permintaan pelanggan dapat direalisasikan sesuai dengan keinginan pelanggan serta dapat menindaklanjuti pemesanan barang lain. Terkait dengan masalah tidak melakukan kajian kontrak membahas pembayaran secara spesifik, bagian penjualan dalam perusahaan dapat membuat faktur penjualan secara spesifik pemberian potongan harga bila membayar kurang dari 10 hari dan memberikan denda bagi keterlambatan bayar. Hal ini dapat mengharapkan pelanggan untuk cepat melakukan pembayaran serta tidak terlambat lebih dari jatuh tempo dalam pembayarannya. Terkait dengan masalah sulitnya penyajian laporan dalam memperoleh informasi saat diperlukan, dapat menggunakan sistem untuk membuat laporan penjualan,piutang maupun penerimaan kas sesuai dengan jangka waktu yang diminta. Hal ini berguna untuk mengurangi potensi memakan waktu yang lama dan kesalahan manusia. Adapun saran yang dapat diberikan, Perusahaan diharapkan merekrut karyawan yang mempunyai latar belakang pengetahuan akuntansi sehingga lebih memudahkan karyawan dalam memahami dan menjalankan sistem informasi yang akan dipakai. Perusahaan diharapkan evaluasi dan memelihara sistem secara berkala. Hal ini dimaksudkan untuk menanggulangi atau mencegah hilangnya data dan menghindari kerusakan data. Perusahaan diharapkan merekrut orang dari luar perusahaan untuk memaintance sistem yang berjalan di dalam perusahaan. Agar perusahaan lebih efektif dan efisien dalam menggunakan uang karena maintance tidak perlu dilakukan setiap hari. DAFTAR PUSTAKA Assauri, Sofjan. (2008). Manajemen Produksi dan Operasi. Edisi Revisi. Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta. Gelinas, Ulric J dan Dull, Richard B. (2008). Accounting Information System. (7 th Edition). Canada: South Western Hall, James A. (2011), Intoduction to Accounting Information System. Seventh Edition, Cengage Learning, Canada. James M. Reeve, C.S. Warren, J. Duchac. (2009). Principle of Accounting. 23 rd Edition. South- Western Cengage Learning Jeffry L Whitten, J. et all, 2004,Edisi 6 Metoda Design dan Analisa Sistem, edisi bahasa Indonesia, McGrawHill companies Jones, F.L., Rama, D.V. (2009). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat. Jilid1& 2 Laudon, Kenneth C & Laudon, Jane P (2010) Management Information System Managing The Digital Film. Eleventh Edition, Pearson, United States Mulyadi (2010) Sistem Akuntansi, Edisi ke 3, Salemba Empat, Jakarta O Brien, James A. & Marakas, George M. (2008) Management Information System 8 th Edition.Mc Graw Hill International Edition, New York Romney, Marshall B. and Paul John Steinbart. (2006). Accounting Information System. 10 th Edition. Pearson Prentice Hall. Satzinger, John W, Jackson, Robert B, Burd, Stephen D. (2005). Object-Oriented Analysis and Design With The Unified Process. Thomson Course Technology. Satzinger, John W, Jackson, Robert B, Burd, Stephen D. (2010). System Analysis and Design: In an Changing World. (5 th Edition). Boston : Course Technology. Stairs R, Reynolds G. 2010, Principles of Information System. Cengage Learning Boston USA. Riwayat Penulis William Maxwell lahir di Jakarta, Jakarta Barat pada tanggal 01 Maret Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang sistem informasi dan akuntansi pada tahun 2013.