PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PIUTANG PADA PT. MUTIARA GULONG MAKMUR

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PIUTANG PADA PT. MUTIARA GULONG MAKMUR Penulis : Kurniawan kusuma Febrian Pratama Putra Pembimbing : I Gusti Made Karmawan ABSTRAK Sistem merupakan aspek yang penting untuk menjaga kelangsungan sebuah perusahaan. Perancagan sistem informasi akuntasi penjualan dan piutang ini bertujuan untuk menemukan kelemahan sistem dan memberikan solusi terbaik untuk mengatasi kelemahan sistem tersebut. Untuk itu, diperlukan adanya sistem informasi penjualan yang tepat untuk PT. MUTIARA GULONG MAKMUR agar data dan informasi dapat dihasilkan dengan cepat dan akurat. Metode penelitian yang digunakan yaitu metode analisis untuk mengidentifikasi dan menganalisa kelemahan sistem penjualan dengan cara melakukan survey ke perusahaan dan mewawancarai pihak pihak yang bersangkutan Hasil yang dicapai dari hasil penelitian berupa suatu rancangan sistem informasi penjualan yang baru untuk mengatasi permasalahan yang ada dihadapi perusahaan. Simpulan penulisan menunjukkan bahwa dengan adanya sistem informasi yang baru, kelemahan kelemahan dalam sistem lama dapat diatasi. Kata kunci : Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan

2 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada era globalisasi di zaman ini, pertumbuhan sistem informasi dan teknologi terus maju serta berkembang, hal ini dirasakan tidak dapat terbendung lagi. Semakin berkembangnya sistem informasi dan teknologi yang sangat pesat menyebabkan semakin tingginya persaingan suatu perusahaan dengan perusahaan lain. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat ini menawarkan banyak sekali kemudahan-kemudahan dalam menjalankan aktivitasnya, baik berupa pekerjaan ringan dalam rumah tangga maupun pekerjaan rumit dalam dunia industri / perusahaan, sehingga pada akhirnya seolah-olah kita dimanjakan oleh teknologi tersebut. Kehadiran teknologi ini dimaksudkan untuk mencapai hasil yang lebih baik dengan efisien dan efektivitas yang lebih tinggi. Teknologi komputer telah mendominasi di berbagai bidang usaha, hal ini yang menjadi dasar penerapan dalam sebuah aplikasi nyata dalam bidang usaha perdagangan Dalam suatu perusahaan yang bergerak dibidang usaha perdagangan, perusahaan harus mampu memberikan pelayanan dan produk yang baik terhadap pelanggan secara memuaskan dan terkendali dengan baik, ini pun harus didukung dengan penerapan dan pemanfaatan sistem informasi dan teknologi di dalam perusahaan. Sebab dengan didukung data dan informasi yang cepat dan akurat akan memberikan keunggulan yang lebih baik dibanding kompetitor-kompetitor lainnya. Adapun kesalahan dan kecurangan yang terjadi antara lain kesalahan pengambilan keputusan akibat kualitas sistem informasi yang rendah, terjadinya kejahatan komputer, dan kegagalan memelihara kerahasiaan. Masalah-masalah yang muncul tersebut dapat menimbulkan dampak kerugian, baik secara financial maupun nonfinancial. Sistem informasi saat ini juga dirasa sangat dibutuhkan pada PT. Mutiara Gulong Makmur yang bergerak dibidang import makanan kaleng, yang bertempat dikota Jakarta. Dalam kegiatan bisnisnya PT. Mutiara Gulong Makmur melayani penjualan makanan kaleng yang berupa daging, sayur, dan ikan. Akan tetapi, sistem didalam proses bisnis yang sedang berjalan saat ini masih menggunakan sistem yang sederhana menggunakan aplikasi excel dalam melakukan perhitungan

3 dan pencatatan, efeknya informasi yang dihasilkan bagian tertentu yang dibutuhkan perusahaan menjadi kurang akurat atau bahkan tidak akurat karna datanya tidak terintegrasi dengan baik dan akan menimbulkan masalah dan kurang produktifnya perusahaan. Oleh karena itu kami tertarik untuk membangun sebuah sistem komputerisasi yang dapat membantu mengatasi berbagai kelemahan yang ada pada sistem yang lama dan mempermudah proses bisnis pada PT. Mutiara Gulong Makmur. Dengan sistem informasi yang terkomputerisasi diharapkan akan membantu untuk menentukan apakah sistem komputer perusahaan dapat mengamankan dan menjaga integritas data, kesalahan akibat human error dapat dikurangi, mencapai tujuan perusahaan secara efektif dan efisien serta menghasilkan informasi yang akurat dan lengkap ( up to date ). Sehingga perusahaan dapat dengan cepat mengambil suatu sikap, tindakan dan keputusan yang tepat bila terjadi penyelewengan di dalam perusahaan tersebut. Untuk mengatasi masalah diatas, maka perlu dirancang suatu sistem informasi yang mampu menunjang proses bisnis perusahaan serta membantu pihak manajemen dalam menentukan kebijakan pada PT. Mutiara Gulong Makmur. Oleh karena itu, kelompok kami tertarik untuk memilih penulisan skripsi dengan judul Perancangan Sistem Informasi Akutansi Penjualan dan Piutang pada PT. Mutiara Gulong Makmur. 1.2 Identifikasi Masalah lain : Ada beberapa permasalahan yang ditemukan dalam PT. Mutiara Gulong Makmur, antara Sistem Penjualan Masih Manual Terdapat perangkapan Fungsi Jabatan o Bagian Keuangan dan Akutansi di lakukan oleh satu orang yang sama Tidak ada bagian khusus yang menangani persetujuan kredit dan penagihan piutang, sehingga terjadi penumpukan piutang yang berpotensi untuk menjadi piutang tak tertagih Tidak adanya penentuan batas limit kredit dalam transaksi penjualan kredit

4 Kurangnya laporan laporan yang tersedia untuk mendukung proses bisnis Tidak bisa membuat laporan secara realtime sehingga proses pembuatan laporan memerlukan waktu, sehingga mengurangi tingkat efektifitas dalam menentukan kondisi penjualan perusahaan 1.3 Ruang Lingkup Dalam penulisan skripsi ini dibatasi ruang lingkup penelitian dengan tujuan untuk menjadikan penelitian dan penulisan skripsi menjadi lebih terarah. Batasan ruang lingkup penulis adalah sebagai berikut : a) Membuat sistem penjualan tunai dan kredit yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan akan informasi b) Dalam perancangan sistem penjualan ini meliputi : 1. Membuat Database Pelanggan, Produk, Karyawan dan Transaksi 2. Menyajikan laporan penjualan barang, laporan barang terlaris laporan penerimaan kas, laporan piutang. 3. Memberikan otoritas level user dalam pengelolaan data 1.4 Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan dari penelitian ini : - Menganalisis sistem penjualan yang sedang berjalan di perusahaan dan membuat sistem penjualan baru yang lebih efektif. - Membangun sistem penjualan dan piutang terkomputasi yang sesuai dengan perusahaan.

5 - Menganalisis kebutuhan informasi pada sistem penjualan dalam perusahaan dan merancang SIA yang sesuai, sehingga dapat meningkatkan pengendalian internal perusahaan Manfaat dari penelitian ini : - Menghilangkan kesalahan pencatatan pada transaksi yang di lakukan. - Menghilangkan resiko terjadinya kecurangan dalam melakukan transaksi. - Memberikan kemudahan didalam pembaharuan data yang terkait dalam transaksi penjualan. - Mempermudah dalam penyebaran data dan meningkatkan performa perusahaan. - Mempermudah dalam pembuatan laporan yang diinginkan oleh pemilik. - Dapat menyajikan laporan secara realtime berdasarkan periode yang diinginkan user.

6 2.1 Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang digunakan dalam skripsi ini mencakup : Studi Kepustakaan Dalam metode ini, kami mengumpulkan informasi dan teori-teori dengan cara membaca buku-buku yang berkaitan dengan topik penulisan yang bermanfaat bagi penulisan skripsi Metode Pengumpulan Data a) Wawancara (interview), yaitu melakukan tanya jawab terhadap pihak-pihak yang terkait. b) Studi dokumentasi Studi dokukentasi yang dilakukan dengan mengamati dan meninjau dokumen dokumen yang terkait dalam proses bisnis. c) Pengamatan (observasi) Data dikumpulkan dengan melakukan pengamatan dan penilaiaan terhadap aktivitas utama perusahaan, sehingga didapatkan data yang bisa diolah dan dihasilkan solusi yang tepat bagi kelemahan kelemahan yang ada diperusahaan tersebut Metode perancangan Metode perancangan yang digunakan adalah object oriented and design dan menggunakan unified modelling language (UML) yang meliputi : a) Rich Picture b) Activity diagram c) UML class diagram d) Use Case

7 e) Rancangan database f) Rancangan formulir g) Rancangan layar h) Rancangan Laporan i) Navigation diagram j) Matriks rencana penerapan system

8 3. HASIL DAN BAHASAN Temuan 1 Kriteria Sebab Akibat Rekomendasi Proses bisnis perusahaan belum menggunakan Sistem Informasi Akuntansi. Menurut Jones and Rama (2008, p4) Sistem Informasi Akuntansi adalah bagian dari Sistem Informasi Management yang memberikan informasi akuntansi dan informasi keuangan seperti pada informasi lainnya dalam proses transaksi akuntansi secara rutin Belum ada sumber daya yang memadai dari segi SDM maupun fasilitas dar perusahaan Proses transaksi, pencatatan dan pelaporan terjadi kesalahan Perusahaan menyediakan fasilitas Teknologi Informasi dan merancang sistem penjualan yang terintegrasi Temuan 2 Terdapat perangkapan fungsi jabatan : -Bagian Keuangan dan Akuntansi dilakukan oleh satu orang berfungsi sebagai pemegang uang cash dan pencatatan kas masuk Kriteria Menurut Mulyadi (2008, p6), suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melakukan semua tahapan suatu transaksi Sebab Hal ini disebabkan untuk meminimalisasikan biaya untuk membayar gaji karyawan Akibat Hal ini mengakibatkan pihak manajemen tidak dapat mengambil keputusan karena kurangnya informasi yang dibutuhkan. Rekomendasi Sebaiknya perusahaan memisahkan fungsi dari masing-masing bagian : - Bagian Accounting yang berfungsi untuk menerima pembayaran, mencatat

9 pembayaran - Bagian Penagihan berfungsi untuk mehagih pembayaran kepada pelanggan dan mengecek tanggal jatuh tempo bagi pelanggan yang melakukan pembelian kredit - Bagian akuntansi yang berfungsi membuat laporan kas masuk, laporan piutang, laporan pajak Temuan 3 Kurangnya laporan-laporan yang tersedia untuk mendukung proses bisnis, yaitu Laporan piutang, Laporan Kriteria Kredit, Kriteria Menurut Jones and Rama (2008,p238), Laporan adalah tampilan data yang terorganisasi dan terformat Sebab Perusahaan tidak menyediakan laporan-laporan lain untuk mendukung proses bisnisnya. Akibat Hal ini mengakibatkan pihak manajemen tingkat atas tidak dpat mengambil keputusan karena kurangnya informasi yang dibutuhkan Rekomendasi Membuat laporan secara terpercinti untuk mempermudah proses evaluasi dan pengambilan keputusan, contoh : -Laporan piutang untuk mengetahui status piutang perusahaan Temuan 4 Adanya penumpukan piutang karena belum adanya penentuan limit kredit dari penjualan kredit, sehingga penjualan dapat terus melakukan pembelian walaupun ia belum melunasi hutangnya tersebut Kriteria Menurut Munawir (2007, p235) upaya memperkecil tingkat resiko dalam pemberian kredit adalah 5 K : - Karakter : keterangan mengena sifat-sifat pribadi pelanggan, watak dan kejujuran dalam memenuhi kewajiban-kewajiban finansialnya. Sumber keterangannya :

10 mengenal dari dekat, kumpulan aktifitas pembayaran dan dari pendapat rekannya - Kapasitas : Hal ini menyangkut kemampuan pimpinan perusahaan pelanggan beserta staffnya, baik kemampuan dalam manajerial maupun keahlian dalam bidang usahanya. Kapasitas pelanggan dapat dilihat dari angka hasil produksi, angka penjualan dan pembelian. Perhitungan laba rugi dan data financial lainnya. - Kapital : Hal ini menunjukkan pada posisi financial perusahaan secara keseluruhan yang ditunjukkan dalam laporan keuangan dan rasio finansialnya. Dalam melakukan penilaian kali ini perlu diperlihatkan resiko likuiditas, solvabilitas dan rehabilitas dari calon pelanggan - Kolateral : Hal ini menunjukkan besarnya aktiva yang akan dijadikan sebagau jaminan atas kredi yang diberikan kepada pelanggan. Untuk itu perlu dipertimbangkan kemungkinan jaminan untuk dijadika uang dalam waktu yang relative singkat serta pengikatan barang yang menjadi kepentingan jaminan - Kondisi : Hal ini mengacu pada kondisi ekonomi secara umum dari kondisi pada sector usaha pelanggan yang dapat mempengaruhi perkembangan usahanya serta kemampuan pelanggan untuk membayar Sebab Perusahaan mempercayai pelanggan mereka bahwa mereka akan membayar hutang tepat pada

11 waktunya. Akibat Adanya beban piutang yang tak tertagih yang menumpuk Rekomendasi Menentukan kebijakan limit kredit bagi setiap pelanggannya berdasarkan 5K. Hal ini dilakukan untuk mengetahui kemampuan pelanggan dalam membayar dan tingkat kepercayaan yang dapat diberikan perusahaan kepada pelanggan Temuan 5 Tidak ada Bagian Penagihan yang melakukan penagihan ke pelanggan Kriteria Menurut Mulyadi (2008, p215) Fungsi yang terkait dalam sistem kredit salah satunya adalah fungsi penagihan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan (invoice) kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi Sebab Bagian Keuangan dan Akuntansi yang merangkap sebagai fungsi penagihan Akibat Tugas Bagian Keuangan bertambah saat banyaknya pelanggan akan melakukan pembayaran, dalam waktu yang sama harus mengecek piutang dan melakukan penagihan ke pelanggan dan kemungkinan terjadinya kesahalan perhitungan ataupun pencatatan dalam proses transaksi sangat besar. Rekomendasi Dibuat Bagian Penagihan yang khusus menangani penagihan kepada pelanggan. Temuan 6 Tidak ada Bagian khusus untuk menentukan kriteria kredit dan bagian khusus yang menangani evaluasi jaminan Kriteria Menurut Mulyadi (2008, p223) Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi, ini akan mengakibatkan pekerjaan karyawan yang satu dicek ketelitian dan

12 Sebab Akibat Rekomendasi kehandalan oleh karyawan lain Perusahaan belum menerapkan kebijakan Limit Kredit kepada pelanggannya Perusahaan tidak mempunyai jaminan yang layak terhadap pelanggan tertentu Dibuat Bagian Penilaian Kredit yang khusus menangani Evaluasi Kriteria Kredit -Dibuat Bagian Jaminan yang khusus untuk mengevaluasi jaminan terhadap penilaian Kriteria Kredit Tabel 3.1 Tabel Temuan Dan Masalah

13 4. SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan analisis terhadap sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan kredit pada PT. MUTIARA GULONG MAKMUR, maka diperoleh beberapa simpulan dan saran bagi perusahaan untuk memperlancar proses bisnisnya. 4.1 Simpulan Berdasarkan hasil analisa terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan PT. MUTIRARA GULONG MAKMUR, maka simpulan yang didapat sebagai berikut : 1. Pada sistem yang sedang berjalan masih bersifat manual, sehingga perusahaan serimg mengalami kesulitan dalam mendapatkan informasi atau laporan-laporan yang dapat membantu dalam pengambilan keputusan. Dengan demikian Sistem Informasi Akuntansi Penjualan akan sangat membantu kegiatan kegiatan di perusahaan khususnya untuk mengatur dan mengontrol proses transaksi yang terjadi. Dengan menggunakan sistem baru maka kegiatan bisnis penjualan dalam perusahaan akan menjadi terkomputasi dan kegiatan transaksi menjadi efektif dan efisien 2. Adanya perangkapan fungsi jabatan sehingga dapat berpotensi terjadinya kecurangan dalam bertransaksi, dengan sudahnya dipisahkan terhadap fungsi jabatan diharapkan pengendalian internal perusahaan dapat berjalan sehingga memperkecil potensi terjadi kecurangan dalam bertransaksi 3. Terdapat penumpukan piutang karna belum ada batasan atau ketentuan khusus yang membatasi piutang tersebut, dengan diberlakukannya penilaian kredit maka diharapkan data memerkecil resiko terhadap piutang tak tertagih

14 4.2 Saran Saran saran yang dapat diberikan dalam pelaksanaan kegiatan pembelian pada PT. Mutiara Gulong Makmur adalah sebagai berikut : a. Disarankan untuk meningkatkan pengendalian interen terhadap transaksi transaksi yang terjadi dengan memperkecil pengaksesan data yang dilakukan oleh bagian tertentu didalam perusahaan b. Disarankan untuk mengadakan pelatihan kerja karyawan untuk penguasaan sistem c. Disarankan untuk menggunakan hardware yang dapat mendukung penyimpanan data dalam jumlah besar ke dalam database d. Disarankan untuk slalu membackup data untuk mencegah terjadinya atau kerusakan data.

15 REFRENSI Connolly, T., Begg, C. & Holowczak, R. (2008) Bussiness Database Systems. Addison-Wesley Gelinas (2012) Accounting Information System, Edisi ke 9. SouthWestern, USA. Gelinas, Ulric J dan Dull, Richard B. (2008). Accounting Information System. (7 th edition). Canada : South-Western Gondodiyoto, S. (2007). Audit Sistem Informasi. Mitra Wacana Media, Jakarta. Hall, James.A. (2007). Sistem Informasi Akuntansi Buku Satu. Salemba Empat, Jakarta Huston & Brigham (2007) Dasar Dasar Manajemen Keuangan. Salemba Empat, Jakarta Krismiaji (2010).Sistem Informasi Akuntansi, edisi ke3.upp STIM YKPN Kieso, Donal E. (2011) Intermediate Accounting. Volume ke-1. Rosewood drive, Denvers : Uptara,Inc Mathiassen, Lars., et. Al. (2000). Object Oriented Analysis & Design. 1 st Edition. Marko Publishing ApS, Aslborg, Denmark. McLeod, D., & P schel (2007) Management Information System, McGrawHill Mulyadi (2008). Sistem Akuntansi, Edisi ke3 Cetakan ke-4.salemba Empat, Jakarta. Munawir, S. (2007). Analisa Laporan Keuangan.(Edisi KeLima).PT Indeks, Jakarta. Narko, MM., AKT.(2007) Sistem Akutansi.Salemba Empat, Jakarta Rama, Dasaratha V., & Jones, Frederich L. (2008). Accounting Information Systems.Thomson, Canada.

16 Romney, Marshall B., Steinbart, P.J., & Cushing, B.E. (2006) Accounting Information System.(10th Edition). New Jersey : Pearson Education Sri, Dewi A., & Lilis, Puspita. (2011)Sistem Informasi Akutansi.Graha Ilmu,Jakarta. Weygandt, Jerry J., Kimmel, Paul D., Kieso, Donal E. (2011). Financial Accounting IFRS Edition. USA : John Wiley & Sons, Inc. Wibowo, Arif A. (2008). Akuntansi Keuangan Dasar 1. Edisi 3. PT. Grasindo, Jakarta Whitten, & Beentley, J.L (2007). System Analysis and Design Methods. (7 th Edition). McGraw Hill

17 RIWAYAT PENULIS Febrian Pratama Putra dan Kurniawan Kusuma lahir di Bogor dan Pekalongan pada tahun Penulis menamatkan pendidikan S1 dalam bidang Ilmu Komputer dan Akutansi pada Tahun 2006.