PERANCANGAN BASIS DATA UNTUK DIVISI GENERAL AFFAIR DENGAN LINGKUP PEMBELIAN DAN MANAJEMEN ASET PADA PT SKYWORX INDONESIA

Transkripsi

1 PERANCANGAN BASIS DATA UNTUK DIVISI GENERAL AFFAIR DENGAN LINGKUP PEMBELIAN DAN MANAJEMEN ASET PADA PT SKYWORX INDONESIA Andanti Ayunda Rachman JL.SINDANGLAYA BLK. G4 NO 5B PURI CINERE DEPOK DKI Jakarta, Indonesia, / , Dimitri Herlambang JL. JERUK MANIS RAYA, KEBON JERUK 034 JAKARTA BARAT DKI Jakarta, Indonesia, , Vendy Praseldy JL. BAJA V KOMP. KS CILEGON 021 CILEGON Banten, Indonesia, / , praseldy@gmail.com Evaristus Didik M., ST., M.Kom., M.T Abstract The purpose of this study is to create a computerize solution for helping and simplify the manage of operational process in general affair scope limited to procurement and asset management activity for PT Skyworx Indonesia, in which will be attained by designing an integrated database system. The design method in which will be used to support this study is the database system development lifecycle design method created by none other than Connolly and Begg. The result which will be attained by doing this study is to give a computerize solution for managing the operational process of procurement and asset management activity to reduce the mistakes created by humans and the inconveniences when using the old manual system, which will be happen with the creation of database application for that exact part of general affair scope. The obtained conclusion from this study is with the use of integrated database system, it will secure the consistency of the data, reduce data redundant, and also simplify in doing structured record in which will be of help for the organization s operational process. Keywords : Procurement, Asset Management, Database System, Database System Development Lifecycle

2 Abstrak Tujuan penelitian ini adalah membuat suatu solusi terkomputerisasi untuk membantu dan mempermudah pengelolaan kegiatan operasional pada lingkup general affair yang dibatasi pada pembelian dan pengelolaan aset untuk PT Skyworx Indonesia, dengan merancang suatu sistem basis data yang terintegrasi. Metode perancangan yang digunakan untuk mendukung penelitian ini adalah menggunakan metode database system development lifecycle oleh Connolly dan Begg. Hasil yang dicapai dari dilakukannya perancangan ini adalah memberikan solusi untuk penanganan kegiatan operasional di sebagian lingkup general affair yaitu kegiatan pembelian dan pengelolaan aset secara terkomputerisasi untuk mengurangi kesalahan dan kerepotan dari penggunaan sistem manual sebelumnya, yaitu dengan menghasilkan suatu aplikasi basis data untuk kegiatan pembelian dan manajemen aset. Simpulan yang didapat dari penelitian ini adalah dengan adanya sistem basis data yang terintegrasi akan menjaga konsistensi data, mengurangi redudansi data, dan mempermudah melakukan pencatatan secara terstruktur yang sekaligus akan membantu kegiatan operasional perusahaan. Kata Kunci : Pembelian, Manajemen Aset, Sistem Basis Data, Database System Development Lifecycle PENDAHULUAN Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi semakin canggih. Setiap waktu update demi update, upgrade demi upgrade dilakukan untuk menyempurnakan teknologi informasi agar dapat membantu manusia, yang setiap saat pekerjaannya ingin semakin dipermudah oleh kehadiran teknologi informasi, terutama dalam menjalankan proses bisnis. Perancangan basis data merupakan salah satu komponen terpenting dari penerapan teknologi informasi untuk menopang proses bisnis perusahaan. Dengan adanya teknologi informasi, organisasi dapat meningkatkan efisiensi proses bisnisnya. Efisiensi yang dimaksud diantaranya seperti dalam laporan, dimana membutuhkan pengumpulan data dari berbagai divisi. Perusahaan yang belum memiliki basis data terintegrasi tentu akan kesulitan merangkum data. Disamping itu juga menghemat penggunaan kertas yang berkaitan dengan lingkungan. Berbagai perusahaan dari skala kecil maupun menengah mulai mengembangkan aplikasinya untuk menjalankan proses bisnis yang terkomputerisasi, ada pula yang membeli aplikasi dari penyedia solusi teknologi informasi. Meskipun manfaat yang diperoleh tidak terlalu signifikan seperti yang dikembangkan oleh perusahaan besar, namun bukan berarti UKM (Usaha Kecil Menengah) tidak dianjurkan mengembangkan Sistem Informasinya sendiri. Tentu UKM tetap dapat memperoleh manfaat yang cukup besar ditunjang dari proporsi perusahaannya. PT Skyworx merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa konsultan teknologi informasi. Saat ini proses bisnis internal di perusahaan dalam bidang General Affair seperti pengajuan pembelian, pengecekan stok barang, hingga permintaan pemindahan aset masih dilakukan secara manual dan belum memiliki prosedur yang terintegrasi. Selain itu, pendataan dilakukan menggunakan program spreadsheet sederhana. Untuk mengintegrasikan proses bisnisnya, PT Skyworx hendak mengembangkan aplikasi basis data General Affair.

3 Pengembangan aplikasi ini juga dilakukan untuk menjalankan misi-misi PT. Skyworx di tahun 2014 yakni : 1. Menjalankan stabilitas dan kredibilitas perusahaan baik pada sisi Internal maupun Eksternal. 2. Memenuhi kebutuhan internal baik disisi fasilitas, peralatan, pelayanan maupun berbagai hal yang mendukung operasional perusahaan. Meningkatkan kemapanan, kenyamanan, keindahan dan keamanan Perusahaan. Tujuan 1. Merancang basis data untuk lingkup general affair yang dibatasi pada pembelian dan manajemen aset pada PT. Skyworx. 2. Membuat suatu aplikasi berdasarkan rancangan basis data yang telah dibuat untuk membantu memudahkan kegiatan operasional pada sebagian lingkup general affair. 3. Memudahkan manajer general affair dalam pembuatan laporan, khususnya laporan pembelian, peminjaman aset, dan penjualan aset. 4. Memperbaiki prosedur pembelian dan pengelolaan aset yang ada supaya menjadi lebih terstruktur dan tercatat dengan baik. Manfaat: 1. Memudahkan pengelolaan kegiatan pembelian dan manajemen aset 2. Menciptakan prosedur pembelian dan pengelolaan aset yang lebih terstruktur dan tercatat dengan baik 3. Menghasilkan aplikasi yang dapat membantu kegiatan sebagian lingkup general affair Kemudahan dalam pembuatan laporan khususnya laporan pembelian dan pengelolaan aset yang meliputi laporan peminjaman dan penjualan aset dengan bantuan aplikasi yang telah dirancang dan dibuat. METODE PENELITIAN Metode Pengumpulan Data 1. Wawancara Pengumpulan data melalui wawancara terhadap karyawan yang terlibat dalam proses bisnis yang berjalan, metode ini dilakukan untuk mengumpulkan requirement untuk sistem. 2. Studi Pustaka Pencarian referensi melalui berbagai macam literatur seperti buku teks dan jurnal, serta pemanfaatan internet untuk mendapatkan literatur seperti ebook maupun artikel di internet dalam pencarian referensi.

4 Metode Analisis Metode analisis yang diterapkan dalam penulisan skripsi ini meliputi analisis kebutuhan data yang dibutuhkan pengguna dan analisis sistem yang sedang berjalan beserta permasalahan yang dihadapi. Metode Perancangan Metode perancangan yang diterapkan mengikuti langkah-langkah dalam database system development lifecycle menurut Connolly dan Begg (2010) yang meliputi: 1. Database Planning 2. System definition 3. Requirement collection and analysis 4. Database design 5. Application design 6. Implementation

5 Metode Perancangan Basis Data Perancangan system basis data melalui tiga tahaan, yaitu : a. Perancangan Database Konseptual (Conceptual Database Design) Mendeskripsikan dan membuat model dari informasi yang digunakan pada PT Skyworx Indonesia b. Perancangan Database Logikal (Logical Database Design) Membuat sebuah model dari informasi yang digunakan pada model data yang spesifik dan relasi antar Negara. c. Perancangan Database Fisikal (Physical Database Design) Mendeskripsikan bagaimana data disimpan dalam database (Structure data organization files) HASIL DAN BAHASAN Halaman Login, pada tampilan ini semua user yang terdaftar dalam database dapat melakukan login untuk masuk ke aplikasi web General Affair PT Skyworx Indonesia.

6 Halaman Staff Data, pada tampilan ini pihak manajer GA dapat melakukan penambahan Staff baru dan juga dapat melakukan update data Staff. Halaman Item, pada tampilan ini pihak manajer GA dapat melihat barang apa saja yang ada dan dapat memberikan serial number pada setiap barang yang telah datang/barang baru yang akan didaftarkan menjadi aset.

7 Halaman Location, pada tampilan ini pihak GA dapat melihat berada dimana saja aset yang telah dipinjamkan kepada staff yang telah melakukan peminjaman sebelumnya dan dapat melihat aset yang ada berada di lokasi. Halaman Purchase Request, pada tampilan ini semua bagian staff dapat melakukan purchase request barang yang akan dibeli untuk kebutuhan kegiatan operasional perusahaan.

8 Halaman Awaiting PR List/Puchase Order Approval, pada tampilan ini hanya dapat dilihat oleh manajer GA, CEO, CTO dan CFO untuk melihat apakah ada purchase request yang akan dilakukan approval (setuju atau tidak setuju). Halaman Payment List, pada tampilan ini pihak manajer GA dapat melihat apakah Purchase Order sudah selesai dilakukan pembayaran atau masih dalam status pembayaran. SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Kesimpulan yang dapat diperoleh dari hasil melakukan analisis dan perancangan basis data pada PT Skyworx adalah sebagai berikut:

9 - Adanya basis data yang terintegrasi akan sangat membantu dalam menjaga konsistensi data, kemudahan dalam melakukan update data karena seluruh data terintegrasi, dan mengurangi redudansi data yang ada. - Data yang terintegrasi dan didukung dengan aplikasi dapat memudahkan manajer general affair dalam pembuatan laporan, terutama laporan pembelian, serta laporan barang masuk, peminjaman aset, dan juga penjualan aset. - Aplikasi basis data dapat membantu menjaga konsistensi dan mengurangi human mistakes yang sering terjadi jika memanfaatkan sistem tradisional. - Perancangan aplikasi basis data yang dibuat dapat mempermudah manajer general affair dalam mengetahui seluruh barang yang masuk, mengetahui update pembayaran yang telah dibayar, serta mengingatkan akan tenggat waktu tagihan yang harus dibayar. Saran Saran yang dapat diberikan untuk mendukung perkembangan lebih lanjut sistem basis data dan aplikasi pada sebagian lingkup general affair di PT Skyworx adalah: - Mengembangkan aplikasi untuk lingkup general affair PT Skyworx lainnya seperti bagian administrasi yang mengatur urusan legalitas perusahaan dan tugas lainnya, serta bagian perizinan yang mengatur untuk pembuatan paspor, visa, dan tugas lainnya. Mengintegrasikan aplikasi yang telah dibuat dengan sistem finance yang sudah dimiliki oleh PT Skyworx jika memungkinkan. REFERENSI Connolly, T. M., & Begg, C. E. (2010). Database systems : a practical approach to design, implementation, and management. Boston: Pearson Education. Gelogo, Y. E., & Lee, S. (2012). Database Management System as a Cloud Service. International Journal of Future Generation Communication & Networking, Haiyang, Z., & Guolong, C. (2012). A Survey on Distributed Database System. Institute of Electrical and Electronics Engineers, Hasting, A. J. (2010). Physical Asset Management. London: Springer. Honni, Marcelino, R. F., & Radjali, Y. (2011). Pengembangan Aplikasi Sistem Basis Data Penjualan, Pembelian, dan Persediaan: Studi Kasus pada PT Speed Game. ComTech, McLeod, R., & Schell, G. P. (2007). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT Index. Murray, M. C. (2010). Database Security: What Students Need to Know. Journal of Information Technology Education: Innovations in Practice, O'Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2011). Management Information Systems 10th Edition. New York: McGraw Hill.

10 Pachev, A. S. (2003). MySQL enterprise solutions. Indiana: Wiley Pub. Pooler, V. H., Pooler, D. J., & Farney, S. D. (2004). Global Purchasing and Supply Management: Fulfill the Vision - Second Edition. Boston: Kluwer Academic Publisher. Rusli. (2010). Program Database Untuk Mata Kuliah : Kerja Praktek di Jurusan Sistem Komputer. COMPILE, Warren, C. S., Reeve, J. M., & Fess, P. E. (2008). Pengantar Akuntansi, Edisi Kedua Puluh Satu. Jakarta: Salemba Empat. Welling, L., & Thomson, L. (2005). PHP and MySQL Web Development 3rd Edition. New York: Sams Publishing. Weygandt, J. J., Kimmel, P. D., & Kieso, D. E. (2010). Accounting Principles 9th Edition. Asia: John Willeys & Sons. RIWAYAT PENULIS 1. Andanti Ayunda Rachman JAKARTA / 10 May 1992 S1 Universitas Bina Nusantara, Sistem Informasi, Dimitri Herlambang BEKASI / 27 May 1992 S1 Universitas Bina Nusantara, Sistem Informasi, Vendy Praseldy JAKARTA / 14 November 1991 S1 Universitas Bina Nusantara, Sistem Informasi, 2014