ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI BASIS DATA PENJUALAN PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN PADA APOTIK SEHATI. Zeiden Febri; Prasetyo Jati Nugroho ;

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI BASIS DATA PENJUALAN PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN PADA APOTIK SEHATI Zeiden Febri; Prasetyo Jati Nugroho ; Reni Ramadhina Fitria; Choirul Huda, S.KOM., M.M Teknologi Informasi, Universitas Bina Nusantara, Jl. KH. Syahdan No.9 Palmerah Jakarta Barat 11480, Abstract This research aims to manage the data to more structured and more easily understood especially for employees in the pharmacy.application used to manage data purchase, sales and supplies.a method to research used covering the stage of analysis is observation, interview, and the study of literature, at the design includes the design of the screen the application and design of the data to see a conceptual model, logical and physical.the results obtained on this research is a system a database that can help the pharmacy accord to manage sales data, the purchase and supplies that produce the data more accuratedrawing conclusions to emerge from this research is have met transkasi values the needs of users, has access to meet the needs of a more rapid and efficient, has given the needs of data security and provided the data integration for each division so as to produce data match between the data on a series of epiphanies. application database, the purchase, sales, an inventory of goods Keywords; application database, the purchase, sales, an inventory of goods Abstrak Penelitian ini bertujuan untuk mengelola data agar lebih terstruktur dan lebih mudah dipahami khususnya untuk karyawan Apotik Sehati. Aplikasi digunakan untuk mengelola data pembelian, penjualan dan persediaan. Metode pada penelitian yang digunakan meliputi tahap analisis yaitu observasi, wawancara, dan studi pustaka, pada tahap perancangan meliputi perancangan layar aplikasi dan perancangan basis data dengan melihat model konseptual, logikal dan fisikal. Hasil yang didapatkan pada penelitian ini adalah sistem basis data yang dapat membantu Apotik Sehati guna mengelola data penjualan, pembelian dan persediaan sehingga menghasilkan data yang lebih akurat. Simpulan yang didapat dari penelitian ini ialah telah memenuhi nilai-nilai kebutuhan transkasi pengguna, telah memenuhi kebutuhan akses yang lebih cepat dan efisien, telah memberikan kebutuhan keamanan data dan telah memberikan integrasi data untuk tiap divisi agar menghasilkan kecocokan data antara data yang saling berhubungan. Kata Kunci : Aplikasi basis data, pembelian, penjualan, persediaan barang

2 PENDAHULUAN Perkembangan teknologi basis data di era globalisasi ini selalu mengalami peningkatan setiap tahunnya. Perkembangannya tidak terlepas dari dampak positif maupun negatif, dampak positif yang paling bisa dirasakan manusia ialah perkembangan aplikasi basis data untuk membantu mengelola data di berbagai bidang pekerjaan. Suatu sistem basis data terstrukur memiliki peranan yang sangat penting sehingga dapat meningkatkan kinerja produksi dalam suatu perusahaan dan jenis-jenis kegiatan dalam proses kerja dapat dikelompokan menjadi beberapa bagian untuk melihat jalannya proses dengan lebih baik,pada saat terjadi kesalahan dapat lebih mudah diselesaikan (Johny Hizkia S., BIT, MIMS, 2013). Data merupakan hal yang sangat penting bagi perusahaan, data-data yang ada sangat berguna untuk menganalisa perkembangan suatu perusahaan dan membantu dalam hal pengambilan keputusan. Data adalah komponen yang terpenting dari DBMS environment dari sudut end user. Data berfungsi sebagai jembatan antar komponen dengan manusia (Conolly dan Carolyn Begg, 2010, p70). Ruang lingkup yang akan dibahas pada penulisan ini dibatasi dalam beberapa hal, yaitu : 1. Pembelian obat-obatan dan alat kesehatan, stok obat-obatan yang tersedia dan pengunaannya. Proses pembelian adalah sebuah struktur interaksi antar orang-orang, peralatan, metode-metode, dan pengendalian yang dirancang untuk mencapai fungsifungsi utama berikut (Indrajani, 2011, p71), 2. Penjualan barang, yaitu penjualan barang kepada konsumen, meliputi jenis obat-obatan dan alat kesehatan. Menurut Mulyadi (2007, p160), penjualan adalah Suatu kegiatan yang terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, secara kredit maupun tunai, 3. Persediaan barang, untuk mengetahui jumlah barang yang tersedia meliputi obat-obatan dan alat kesehatan pada gudang penyimpanan. Asset yang tersedia untuk dijual dalam proses bisnis biasa atau asset yang ada dalam proses produksi untuk dijual kembali, atau asset dalam bentuk material atau bahan baku untuk digunakan dalam proses produksi. Asset di sini dapat berbentuk barang atau jasa (Indrajani, 2011, p70-71). TUJUAN Tujuan pembuatan aplikasi basis data ini ialah : 1. Menganalisis sistem pembelian, penjualan dan pengecekan persediaan obat-obatan dan alat kesehatan pada Apotik Sehati, 2. Merancang basis data pembeliaan, penjualan dan pengecekan stok obat-obatan dan alat kesehatan untuk mengolah data sehingga menghasilkan data yang akurat, 3. Merancang aplikasi laporan pembelian, penjualan dan pengecekan stok obat-obatan dan alat kesehatan. Manfaat yang diperoleh setelah sistem basis data ini dibangun pada Apotik Sehati ialah : 1. Mendapatkan sebuah sistem pengolahan basis data yang dapat mempermudah proses kerja guna meningkatkan produktifitas, 2. Mempermudah dalam pencarian dan penyajian data yang berkaitan dengan penjualan,pembelian dan stok barang Apotik Sehati, 3. Mendukung pengambilan keputusan berdasarkan data yang tertulis.

3 METODE PENELITIAN Metode Analisis diperlukan untuk mencari informasi dan fakta-fakta yang diperlukan sebagai dasar perancangan adapun cara yang digunakan yaitu : (1). Observasi dilakukan dengan cara mendatangi langsung ke lapangan, (2). Wawancara dilakukan kebeberapa konsumen Apotik Sehati dan kepada pemiliki apotik tentang kinerja dan sistem yang sedang berjalan, (3). Digunakan buku-buku yang berkaitan dengan topik yang akan dibahas sebagai ilmu tambahan dan dasar pertimbangan dalam memecahkan masalah. HASIL DAN PEMBAHASAN Menurut Thomas Connoly dan Carolyn Begg (2010, p68), DBMS memiliki lima komponen penting yaitu : Perangkat keras (hardware), Perangkat lunak (software), Data, Procedure dan Manusia. Sebuah sistem basis data merupakan komponen dasar sistem informasi organisasi yang lebih besar sehingga siklus hidup pengembangan sistem database berhubungan dengan siklus sistem informasi (Conolly dan Carolyn Begg, 2010, p313). Database Planning Tahap ini bertujuan untuk mempercepat penyebaran data dari semua kegiatan aktifitas yang berhubungan dengan pembelian, penjualan dan persediaan barang pada Apotik Sehati agar lebih efisien dengan mendefinisikan mission statement dan mission objectives. 1. Mission Statement Perencanaan basis data pada apotik sehati bertujuan agar dapat mengatasi masalah pengelolaan data terkait penjualan, pembelian dan persediaan agar data lebih terstruktur dan efektif. Sehingga karyawan apotik sehati dapat mengelola data dengan baik. 2. Mission Objective Tahap mission objective terdiri dari (1).pengelolaan data obat, alat kesehatan, penjualan, pembelian, persediaan, karyawan, pelanggan, supplier, (2). Pencarian data obat, alat kesehatan, penjualan, pembelian, persediaan, karyawan, pelanggan, supplier. 3. System Definition Sebelum mendesain suatu aplikasi basis data penting untuk terlebih dahulu mengidentifikasikan batasan-batasan dari sistem yang sedang diteliti. Definisi sistem adalah yang menjelaskan lingkup dari aplikasi basis data dan penilaian utama para pemakai (Connoly dan Carolyn Begg 2010, p316).

4 Requirements Collection and Analysis Analisis data dan pengumpulan kebutuhan adalah proses pengumpulan dan analisis informasi tentang bagian dari organisasi yang didukung oleh sistem database, dan menggunakan informasi ini untuk mengidentifikasi persyaratan untuk sistem baru. 4. Latar Belakang Perusahaan Berawal dari keinginan membantu masyarakat umum sekitar untuk mendapatkan barang barang kesehatan dengan harga yang terjangkau, maka berdirilah sebuah toko kesehatan pada tahun 1999 yang dinamakan AR RIYADH. Toko AR RIYADH bergerak dibidang kesehatan dengan menjual berbagai macam obat-obatan, alat kesehatan dan kosmetik yang berlokasi di jalan pancoran barat 7b, sesuai dengan keinginan awal untuk membantu masyarakat kini Apotik Sehati sudah memiliki pelanggan tetap diantaranya masyarakat umum dan toko - toko kesehatan lainnya. Sistem yang sedang berjalan pada Apotik Sehati ialah sebagai berikut : 1. Sistem Persediaan Barang.

5 2. Sistem Pembelian,

6 3. Sistem Pejualan,

7 KEBUTUHAN USER Kebutuhan user terkait informasi terbagi menjadi : informasi pembelian, informasi penjualan, informasi persediaan, informasi return pembelian barang, informasi return penjualan barang, informasi obat, informasi karyawan, informasi supplier, informasi pelanggan dan informasi pembayaran pembelian. Kebutuhan user terkait transakasi data yaitu data insert, data update dan data queries. Kebutuhan keamanan data untuk menjaga data agar tetap aman, karena data memiliki peranan yang sangat penting diantara untuk pengambilan keputusan. Kebutuhan akses data diperlukan maka ketersediaan data atau informasi harus dapat diakses dengan cepat. Kebutuhan akses data tersebut meliputi laporan-laporan mengenai persediaan, penjualan dan pembelian. Kebutuhan integrasi data agar data tetap terpaduan atau informasi yang terstruktur bagi perusahaan berfungsi untuk menghasilkan data yang terintegritas. PERBANDINGAN APLIKASI SEJENIS Perbandingan aplikasi sejenis dilakukan untuk membandingkan aplikasi basis data apotik sehati dengan aplikasi sejenis lainnya. Perbandingan ini untuk menjadi tolak ukur dalam kinerja aplikasi. IDENTIFIKASI MASALAH Dari analisis yang dilakukan pada sistem kerja yang sedang berjalan pada Apotik Sehati, dengan metode observasi dan wawancara yang telah dilakukan didapatkan beberapa masalah, yaitu (1). Sistem penjualan, pembelian dan persediaan barang masih belum terdata dengan baik, sehingga terkadang mengalami kesalahan saat melakukan pengecekan, (2). Data sering terduplikasi karena penyimpanan data yang tidak terstruktur dengan baik, (3). Kesullitan dalam penyimpanan data yang dimiliki dalam jumlah besar dan membutuhkan media penyimpanan tambahan, (4). Kesulitan dalam pencarian data karena banyaknya data yang tersimpan pada beberapa tempat yang berbeda dan tidak saling terhubung.

8 PEMECAHAN MASALAH Berdasarkan masalah yang ada pada Apotik Sehati, maka diusulkan suatu pemecahan masalah dengan cara membuat sebuah sistem pengelolaan basis data penjualan, pembelian dan persediaan obat dan alat kesehatan untuk mempermudah sistem dalam meningkatkan keakuratan dalam pencarian data dan informasi yang dibutuhkan, mengelola data agar lebih terstruktur dan lebih mudah dipahami. PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA Perancangan basis data sesuai dengan database design. yang terdiri dari tiga tahapan yaitu : (1). Perancangan basis data konseptual, (2). Perancangan basis data logikal, (3). Perancangan basis data fisikal. Perancangan basis data konseptual memiliki 9 tahapan yaitu : (1). Identifikasi tipe entitas, (2). Identifikasi tipe relasi, (3). Identifikasi dan asosiasikan atribut-atribut dengan entitas atau relationship tertentu, (4). Menentukan domain atribut, (5). Menentukan atribut candidate, primary, dan alternate keys, (6).. Mempertimbangkan penggunaan Enhanced Modeling Concepts, (7). Memeriksa redundansi pada model, (8). Validasi model data konseptual dengan transaksi user, (9). Melakukan review model data konseptual dengan user.

9 5. Perancangan basis data konseptual Perancangan basis data logikal terbentuk dari model data konseptual yang telah terbentuk, selanjutnya akan dipetakan ke dalam model data logikal. Model data logikal bertujuan untuk mengubah model data konseptual menjadi model data logikal dan melakukan validasi model data konseptual untuk memeriksa kebenaran

10 6. Perancangan basis data logikal

11 Perancangan basis data fisikal memiliki 5 langkah yaitu : (1). Menerjemahkan logikal data model untuk DBMS yang dipilih, (2). Merancang file organization index, (3). Merancang user view,(4). Merancanng mekanisme keamanan, (5). Mengawasi dan mengendalikan sistem operasional DBMS Selection Pemilihan DBMS adalah pemilihan dari suatu DBMS yang tepat untuk mendukung aplikasi basis data tahap utama pemilihan DBMS ialah : (1). Mendefinisikan terminology studi referensi. yaitu dengan menentukan tujuan-tujuan dari proses pemilihan, (2). Mendaftarkan dua atau tiga produk untuk menentukan kriteria DBMS yang akan dipilih, (3). Evaluasi produk dengan menilai produk yang telah didaftarkan sebelumnya, (4). Rekomendasi pilihan produk yang tepat dalam proses pemilihan. Application Design Data Flow Diagram - Diagram konteks

12 - Diagram Level Nol

13 Perancangan user interface Berikut merupakan rancangan layar login Berikut merupakan tampilan hasil rancangan layar login Prototyping Prototyping merupakan proses membangun model dari sistem basis data, tetapi pada penelitian ini tidak dilakukan prototyping karena dalam pembuatan selalu meminta pengarahan dan pengecekan kesesuaian kebutuhan pengguna. Implementasi Implementasi merupakan proses realisasi basis data dan aplikasi design yang di realisasikan kedalam DBMS mysql. Data Conversion and Loading

14 Data conversion and loading dengan total estimasi waktu untuk konversi semua data ke dalam basis data yaitu 50 jam Testing Testing merupakan tahapan uji coba dengan maksud untuk menjadi kesalahan. Kriteria yang dilakukan untuk pengukuran testing antara lain (1). Learnability : berapa lama waktu yang diperlukan pengguna untuk menjalankan sistem dnegan baik dan benar. (2) performance : respon sistem terhadap aktifitas yang dilakukan pengguna. (3). Robustness : toleransi sistem terhadap kesalahan yang dilakukan pengguna. (4). Recoverability : tingkat perbaikan sistem terhadap kesalahan pengguna. (5). Adaptability : seberapa dekat sistem terkait terdahap sebuah model kerja. Operational Maintenance Operational maintenance dengan melakukan back-up dan recovery. Back-up data dilakukan secara berkala. Jika terjadi keruskan pada sitem dilakukan recovery data. Evaluasi Evaluasi dilakukan dengan melakukan pengujian user acceptance testing yang menyatakan bahwa aplikasi basis data yang telah dirancang telah memenuhi nilai kebutuhan pengguna dalam menjalankan proses terkait penjualan, pembelian dan persediaan Evaluasi aplikasi bertujuan untuk mengetahui bentuk interaksi pengguna pada aplikasi. Proses evaluasi dilakukan dengan meminta karyawan apotik sehati untuk mencoba aplikasi tersebut kemudian meminta para karyawan untuk mengisi kuesioner aplikasi terkait kinerja aplikasi. Simpulan Berdasarkan skripsi yang telah dibuat mengenai Analisis dan Perancangan Aplikasi Basis Data Penjualan, Pembelian dan Persediaan Pada Apotek Sehati, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : (1).Penelitian ini telah memenuhi nilai-nilai kebutuhan transaksi yang dibutuhkan apotek sehati yaitu nilai data insert, data update dan menampilkan data. (2)Penelitian ini telah memenuhi kebutuhan akses data guna mengakses data yang lebih cepat dan efisien. (3)Sistem aplikasi basis data yang dibuat telah memenuhi nilai kebutuhan keamanan data dengan menggunakan system login aplikasi dan pembatasan hak akses. (4)Sistem aplikasi basis data yang dibuat telah memenuhi nilai kebutuhan integrasi data sehingga setiap data yang ditampilkan pada tiap divisi saling terintegrasi agar menghasilkan kecocokan data antara data yang saling berhubungan Daftar Pustaka

15 Allen, J., & Hornberger, C. (2002). Mastering PHP 4.1 Sybex. Connolly, T., & Begg, Carolyn E. (2005). Database System : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management (4 th ed.). Boston : Addison Wesley Publishing. Connolly, T., & Begg, Carolyn E. (2010). Database System : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management (5 th ed.). Boston, United States of America : Pearson Education, Inc. Hall, James A. (2011). Accounting Information Systems (7 th ed.). Los Angeles : South-Western Publishing. Indrajani. (2008). Sistem Basis Data dalam Paket 5 in 1. Jakarta : Elex Media Komputindo. Indrajani. (2011). Perancangan Basis Data dalam All in 1. Jakarta: Elex Media Komputindo. Kotler, Philip., & Keller, K. L. (2006) Marketing Management (12 th ed.). New Jersey : Pearson Education, Inc. Mulyadi.(2001). Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga, Jakarta : Salemba Empat. Munawar. (2005). Pemodelan Visual dengan UML. Edisi Pertama. Yogyakarta : Graha Ilmu. Narko. (2008). Sistem Akuntansi. Edisi Kelima. Yogyakarta : Yayasan Pustaka Nusantara. O Brien, James A., & Marakas, George M. (2006). Management System Information (7 th ed.). New Jersey : McGraw Hill Irwin. Soemarso. (2006). Akuntansi Suatu Pengantar. Jakarta : Salemba Empat. Welling, L., & Thomson, L. (2001). PHP and MySQL Web Development. USA : Sams Publishing. Wicaksono, Y. (2008). Membangun Bisnis Online dengan Mambo+CD. Jakarta : Elex Media Komputindo. Vaughan, T. (2006). Multimedia Making IT Work (6 th ed.). United States of America : McGraw-Hill. Riwayat Penulis Zeiden Febri lahir di Jakarta pada tanggal, 7 Februari Saat ini penulis sedang menempuh program kuliah Strata 1 di Universitas Bina Nusantara pada program studi Teknik Informatika. Prasetyo Jati Nugroho lahir di Jakarta pada tanggal 28 Desember Saat ini penulis sedang menempuh program kuliah Strata 1 di Universitas Bina Nusantara pada program studi Teknik Informatika. Reni Ramadhina Fitria, lahir di Jakarta pada tanggal 28 Maret Saat ini penulis sedang menempuh program kuliah Strata 1 di Universitas Bina Nusantara pada program studi Teknik Informatika.