Tinjauan Manajemen Tahun 2014

Transkripsi

1 Tinjauan Manajemen Tahun 2014 Unit Pengembangan Karir dan Kewirausahaan Universitas Brawijaya Malang

2 Lembar Pengesahan 1. Jenis Berkas : Tinjauan Manajemen 2. Nama Unit : Unit Pengembangan Karir dan Kewirausahaan 3. Nama Insitutusi : Universitas Brawijaya 4. Koordinator Penyusun : Ir. Unggul Wibawa, M.Sc. 5. Anggota Penyusun : a. Agung Sugeng Widodo, ST, MT, Ph.D (Kabid. Tracer Study) b. Dra. Sri Wardhani, M.Si (Kabid. Kewirausahaan) c. Pujiono, SH (Kabag TU) d. Slamet Winarko, ST (Kasubag Alumni) e. Etty Carolina, STP, MP (Staf Bagian Umum) f. Meshia Offishinira, STP (Staf Bidang Pengembangan Karir) g. Friza Amarantha, SE (Staf Bagian Umum) h. Nadzirul Mujtaba, SS (Staf Bagian Umum) i. Farah Dillah, STP (Staf Bidang Pengembangan Karir) j. Dewi Wulan Putriyana, SE (Staf Keuangan) Malang, 23 Mei 2015 Ketua UPKK ttd Dr. Drs. Edy Yulianto, MP NIP

3 DAFTAR ISI I. Pendahuluan... 4 II. Lingkup Bahasan... 4 III. Pelaksanaan... 4 IV. Hasil Audit Internal Mutu (AIM) 2. Umpan Balik Pelanggan 3. Kinerja proses dan kesesuaian produk (Capaian Sasaran Mutu) 4. Tindak lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya 5. Status tindakan pencegahan dan tindakan korektif 6. Perubahan yang bisa memepengaruhi SMM 7. Saran dan Koreksi V. Penutup. 19 VI. Lampiran

4 I. Pendahuluan Untuk mendukung berlangsungnya organisasi yang bagus maka perlu melakukan evaluasi dan koreksi terhadap apa yang telah direncanakan dan telah diimplementasikan atau sering disebut sebagai Plan, Do, Check and Action (PDAC). Dengan dilaksanakan kegiatan tersebut diharapkan organisasi tersebut tidak hanya bisa bekerja dengan efisien dan efektif, namun juga bisa memberikan layanan dengan baik dan memuaskan bagi para pelanggan. Unit Pengembangan Karir dan Kewirausahaan (UPKK) merupakan unit di Universitas Brawijaya yang memiliki tugas utama memberikan layanan bagi para alumni yang sedang membutuhkan tempat kerja, dan juga bagi para perusahaan yang sedang mencari calon tenaga kerja. Dalam kegiatannya sehari-hari, UPKK berkomitmen untuk memberikan pelayanan yang terbagus bagi pengguna sehingga akan bisa bekerja secara efektif. Berkaitan dengan hal tersebut UPKK berkomitmen untuk melakukan evaluasi internal dan juga eksternal serta melakukan perbaikan-perbaikan atas temuan-temuan sebelumnya. Untuk itulah tinjauan manajemen ini disusun, agar diketahui berbagai hal yang perlu mendapatkan perhatian untuk diperbaiki di masa-masa yang akan datang. II. Lingkup Bahasan Mengacu kepada Sistem Manajemen Mutu Persyaratan ISO 9001:2008 (Badan Standar Nasional Indonesia), UPKK UB melaksanakan Tinjauan Manajemen dengan bahasan pokok sebagai berikut: 1. Hasil Audit, merupakan hasil-hasil temuan dari pelaksanaan Audit Internal Mutu (AIM) Siklus-7 yang dilaksanakan pada tanggal 22 Mei Umpan balik pelanggan, meliputi umpan balik hasil penyebaran kuesioner terhadap kegiatan UPKK, hasil Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) dan masukan dari keluhan pelanggan. 3. Kinerja proses bisnis (capaian sasaran dan kendala masing-masing bidang) dan kesesuaian produk. 4. Tindak lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya 5. Status tindakan pencegahan dan tindakan korektif 6. Perubahan yang bisa mempengaruhi SMM 7. Saran dan Koreksi III. Pelaksanaan Dengan mencermati hasil-hasil temuan AIM Siklus-7 pada setiap poin akhirnya dilakukan rapat lanjutan yang dilaksanakan pada tanggal Mei 2015, dengan salah satu topiknya adalah Tinjauan Manajemen beserta berbagai kekurangan dokumen atau perlunya revisi dan kelengkapan dokumen-dokumen yang lain dalam penjaminan mutu 4

5 UPKK. Dalam rapat tersebut juga dibahas mengenai hasil evaluasi kinerja semester pertama tahun 2015 serta rencana kerja semester kedua tahun Gambar 1. Rapat Kerja UPKK untuk membicarakan Tinjauan Manajemen dan program Pelaksanaan Tinjauan Manajemen di UPKK melibatkan semua komponen staf UPKK dimana masing-masing personal UPKK memiliki tugas yang spesifik. Berdasarkan hasil temuan AIM Siklus-7 maka masing-masing bidang di UPKK melakukan evaluasi kinerja untuk perbaikan dokumen yang diperlukan. Pelaporan Tinjauan Manajemen berdasarkan hasil rangkuman dari masing-masing bidang yang kemudian dikompilasi dalam bentuk laporan tertulis. Dengan adanya dokumen Tinjauan Manajemen ini maka diharapkan akan dapat digunakan sebagai acuan dalam pengembangan UPKK ke depan. IV. Hasil 1. Audit Internal Mutu (AIM) Hasil Audit Internal Mutu (AIM) Siklus-7 menyatakan adanya beberapa temuan terhadap beberapa poin atau bidang yang diaudit, terutama adalah mengenai kelengkapan dokumen atau format dokumen. Hasil dari AIM Siklus-7 dapat dilihat pada Lampiran 1. Beberapa temuan tersebut sudah menyatakan adanya kesesuaian (closed) meskipun ada beberapa temuan yang masih harus ditindaklanjuti (open) yang meliputi: a. Profil Website: perlu ditambahkan motto dan maklumat pelayanan yang sudah ada, pada struktur organisasi yang ada pada website perlu ditambahkan nama pejabat beserta tupoksinya, belum ada Program Kerja, perlu ditambahkan prestasi yang sudah pernah diraih baik internal/eksternal UB. Sebagian sudah di upload di website, sedangkan yang lain akan diselesaikan pada akhir Juni 2015, bekerjasama dengan pihak UPPTI UB. b. Website jaminan mutu: dokumen berkaitan dengan Sistem Penjaminan Mutu belum diupload yaitu MM, MP, IK. Temuan tersebut telah ditindaklanjuti dengan mengunggahnya pada bulan Juni c. Website layanan: belum semua hasil layanan diupload (kegiatan-kegiatan yang memungkinkan untuk diupload), untuk pelatihan alumni : masih belum ada konten. 5

6 Temuan tersebut akan ditindaklanjuti dengan restrukturisasi konten pada layanan. Unggah hasil pelaksanaan Job Fair dan Pelatihan sebagai bagian dari layanan UPKK selambatnya akhir bulan Juni d. Tinjauan Manajemen: capaian dari sasaran mutu belum ditambahkan, nilai IKM belum dikonversi dalam bentuk angka (bisa mengacu pada laporan IKM UB), evaluasi kinerja pegawai berupa analisis jabatan sudah dilakukan namun belum dimasukkan dalam dokumen tinjauan manajemen. Capaian dari sasaran mutu sudah dimasukkan kedalam tinjauan manajemen dan nilai IKM telah dikonversi dalam bentuk angka, sedangkan untuk analisis jabatan akan dimasukkan kedalam tinjauan manajemen selambatnya akhir bulan Juni e. MM (Manajemen Mutu): prosedur controlling PDCA sudah ada namun belum dimasukkan dalam MM, sudah mempunyai sasaran mutu tetapi belum diletakkan pada MM. Temuan ini telah dilakukan tindakan korektif dengan memasukkan prosedur controlling PDCA dan sasaran mutu kedalam MM. 2. Umpan Balik Pelanggan Umpan balik pelanggan di UPKK meliputi penelusuran pendapat para stakeholders yang menggunakan jasa UPKK terhadap mekanisme kinerja, sarana prasarana dan kepuasan pelanggan. Sebagai sasaran dalam hal ini adalah pimpinan Universtias, alumni/ mahasiswa, perusahaan pengguna. Evaluasi tingkat kepuasan pimpinan universitas diberikan oleh Rektor UB. Rektor UB menyatakan bahwa keberadaan UPKK sangat diperlukan dalam membantu menyelesaikan permasalahan alumni untuk mendapatkan pekerjaan. Sumber daya manusia yang ada di UPKK dinilai bagus, profesionalisme staf UPKK dalam melayani alumni dan perusahaan dinilai bagus. Berdasarkan hasil pengukuran indeks kepuasaan masyarakat (IKM) sesuai Keputusan Menteri PAN-RB nomor 25 tahun 2004, dengan sasaran survey adalah tamu UPKK baik itu mahasiswa, alumni, dan civitas akademika UB. Nilai IKM untuk UPKK adalah 72,50 (Peringkat B atau Baik), dengan rata-rata nilai per unsur pelayanan telah diatas standar nilai B (62,51), namun ada satu unsur pelayanan yang ada di bawah standar nilai B (62,51) yaitu kecukupan sarana dan prasarana. Oleh karena itu perlunya peningkatan kualitas dari semua unsur di UPKK agar target untuk mencapai nilai A dari semua unsur dapat terwujudkan. Hasil nilai IKM di UPKK di tampilkan di Tabel 1. Tabel 1. Hasil Nilai Unsur Pelayanan di UPKK UB No Unsur Pelayanan Nilai Unsur pelayanan 1 Kemudahan prosedur pelayanan 3,00 B 2 Kesesuaian persyaratan pelayanan dengan kejelasan petugas jenis pelayanan 3,00 B 3 Kedisiplinan tenaga kependidikan 3,00 B 4 Tanggung jawab tenaga kependidikan 3,00 B 5 Kemampuan tenaga kependidikan 3,11 B 6 Kecepatan pelayanan 3,00 B 7 Kesopanan & keramahan tenaga kependidikan 3,22 B 6

7 8 Keadailan untuk mendapatkan layanan 2,89 B 9 Kesesuaian antara biaya yang dibayarkan dengan biaya yang ditetapkan 2,89 B 10 Ketepatan pelaksanaan terhadap jadwal pelayanan 2,56 B 11 kecukupan sarana dan prasarana 2,22 C 12 kenyamanan di unit pelayanan ini 3,00 B Total Nilai IKM 72,50 Nilai Mutu Pelayanan B Kinerja Unit pelayanan BAIK Standart Nilai B = > 2,51 Gambar 2. Nilai IKM UPKK per unsur pelayanan Hasil evaluasi terhadap perusahaan pengguna layanan UPKK menyebutkan bahwa semua responden mengatakan Puas terhadap tersedianya tanda pentunjuk ruangan. Tidak ada yang menyatakan sangat puas atau kurang atau tidak puas. Gambar 3. Evaluasi mengenai tersedianya petunjuk tanda ruangan. 7

8 Sebagian besar perusahaan pengguna layanan UPKK menyatakan bahwa cahaya/ lampu yang digunakan untuk proses rekrutmen bagus, hanya satu perusahaan yang mengatakan cukup. Gambar 4. Pendapat mengenai kecukupan cahaya ruangan rekrutmen. Ketersediaan tempat duduk yang memadai dalam proses rekrutmen, sebagian besar mengatakan puas, 1 orang mengatakan sangat puas, dan 1 orang mengatakan cukup puas. Gambar 5. Ketersediaan tempat duduk dalam proses rekrutmen. Hasil evaluasi mengenai kebersihan dan kesejukan ruang pelayanan dinyatakan puas oleh para pengguna layanan UPKK dan hanya 1 responden mengatakan cukup puas. Gambar 6. Kebersihan dan kesejukan ruangan pelayanan 8

9 Keamanan ruangan dinilai sangat puas 1 orang dan selebihnya adalah puas terhadap keamanan yang ada di ruang pelayanan UPKK. Secara keseluruhan semua layanan UPKK dinilai memuaskan (100%). Gambar 7. Keamanan ruangan dan tingkat kepuasan keseluruahan ruang layanan di UPKK Petugas atau Staf UPKK dinilai berpakaian dan bekerja secara rapih oleh pengguna, hanya 1 orang menyatakan cukup rapih. Petugas UPKK dinilai sangat memperhatikan keinginan pelanggan, meskipun masih ada yang dinilai cukup. Gambar 8. Kerapihan dan keinginan petugas untuk membantu pelanggan. Hasil evaluasi kesopanan petugas UPKK dan kemampuan dalam memberikan layanan dinilai sudah bagus, meskipun ada yang menyatakan cukup. 9

10 Gambar 9. Tingkat kesopanan dan kesopanan dalam melayani pelanggan Terhadap keseluruhan pelayanan petugas, para responen mengatakan puas dan cukup puas terhadap layanan yang diberikan. Tidak ada yang menyatakan sangat puas atau tidak puas. Gambar 10. Tingkat kepuasan pelanggan terhadap layanan petugas UPKK. 3. Kinerja Proses dan Kesesuaian Produk (Capaian dan Sasaran Mutu) Sasaran mutu di UPKK sudah disusun sejak tahun 2014 dan kemudian diperbaiki pada awal tahun Hasil capaian kinerja UPKK pada tahun 2014 dapat dilihat pada Tabel 2. 10

11 Tabel 2. Rencana program/ kegiatan, indikator kinerja dan sasaran yang dicapai. No. Rencana Program/Kegiatan dan Indikator Kinerja 1. Management Representative Tingkat kepuasan pimpinan terhadap keberadaan UPKK dalam membantu 1.a menyelesaikan permasalahan alumni dalam mendapatkan pekerjaan Tingkat kepuasan pimpinan terhadap kemudahan para pengguna dalam 1.b mendapatkan informasi di UPKK (informasi melalui web, dan sms broadcast yang tersedia) Tingkat kepuasan pimpinan terhadap kemajuan 1.c perkembangan peran UPKK dalam membantu alumni mendapatkan pekerjaan Tingkat kepuasan pimpinan terhadap 1.d kemudahan prosedur pelayanan di UPKK Tingkat kepuasan pimpinan terhadap 1.e kemampuan sumber daya manusia dalam memberikan pelayanan yang ada di UPKK Tingkat kepuasan pimpinan terhadap rasa 1.f tanggungjawab sumber daya manusia dalam memberikan layanan di UPKK Tingkat kepuasan pimpinan terhadap kecukupan sarana dan prasarana yang ada di 1.g UPKK (jumlah ruang untuk rekrutmen, kantor, peralatan yang digunakan) Tingkat kepuasan pimpinan terhadap 1.h kecukupan kerjasama UPKK dengan universitas dan/atau dengan pihak fakultas Tingkat kepuasan pimpinan terhadap ketepatan 1.i waktu pelaksanaan layanan sesuai dengan jadwal atau SOP Tingkat kepuasan pimpinan terhadap 1.j profesionalisme dalam memberikan pelayanan di UPKK kepada alumni Tingkat kepuasan pimpinan terhadap 1.k profesionalisme pelayanan UPKK ke perusahaan menurut Pimpinan Universitas/fakultas Tingkat kepuasan pimpinan terhadap kepuasan 1.l secara umum layanan UPKK kepada pengguna 2 Bidang Pelayanan Umum 2.1. Layanan Terhadap Perusahaan Ruang Layanan a tersedianya tanda petunjuk ruangan b kecukupan cahaya ruangan di UPKK c ketersediaan tempat duduk yang memadai di UPKK Baseline 2014 Capaian 2014 Target Capaian % % % 98% 99% 99% 99% 99% 90% 96% 97% 98% 99% 99% 85% 85% 90% 90% 95% 95% 78% 80% 85% 90% 95% 95% 82% 84% 85% 87% 90% 90% 96% 98% 99% 99% 99% 99% 82% 85% 87% 90% 92% 95% 73% 75% 85% 87% 90% 90% 92% 95% 97% 98% 99% 99% 71% 75% 85% 87% 90% 90% 68% 70% 75% 77% 80% 85% 71% 72% 75% 77% 80% 85% 86% 90 % 92% 92% 95% 95% 83% 85% 87% 90% 92% 95% 85% 86% 87% 90% 92% 95% 11

12 2.1.1.d e f ketersediaan meja yang memadai di UPKK kebersihan ruang pelayanan kesejukan ruang pelayanan 82% 85% 87% 90% 92% 95% 83% 85% 87% 90% 92% 95% 81% 85% 87% 90% 92% 95% g keamanan ruang pelayanan 92% 95% 97% 98% 99% 99% h kepuasan keseluruhan ruang layanan 97% 98% 99% 99% 99% 99% Petugas a kejelasan identitas petugas 71% 75% 77% 80% 85% 85% b kerapihan petugas 83% 85% 87% 90% 92% 95% c keinginan petugas layanan membantu 75% 75% 77% 80% 85% 85% d kesediaan petugas dalam menjelaskan layanan 70% 72% 75% 77% 80% 85% e kejelasan petugas dalam menjelaskan 70% 70% 75% 77% 80% 85% f kecepatan petugas dalam bekerja 70% 72% 75% 77% 80% 85% g keramahan petugas pelayanan 71% 73% 75% 77% 80% 85% h 71% kesopanan petugas pelayanan 72% 75% 77% 80% 85% i kemampuan petugas dalam melayani 82% 87% 90% 92% 95% 95% j kedisiplinan petugas dalam bekerja 71% 73% 75% 77% 80% 85% k tanggungjawab petugas dalam bekerja 70% 72% 75% 77% 80% 85% l kepuasan keseluruhan petugas 70% 70% 72% 75% 77% 80% Sistem Layanan a kemudahan dalam mendapatkan informasi yang 82% 85% 87% 90% 95% 95% dibutuhkan b kemudahan dalam memahami prosedur 60% 60% 65% 70% 75% 80% kerjasama c kejelasan informasi mengenai syarat yang diperlukan 58% 60% 65% 70% 75% 80% d kemudahan perusahaan menginformasikan info 71% 72% lowongan 72% 75% 77% 80% e kemudahan perusahaan memastikan info 63% 65% 65% 70% 75% 80% lowongan sudah dipublikasikan f 50% 50% 65% 70% 75% 80% 12

13 kecepatan respon balasan g kelengkapan data yang diberikan UPKK saat 50% 50% 65% 70% 75% 80% perusahaan collecting data h kevalidan data yang diberikan oleh UPKK saat 53% 55% 65% 70% 75% 80% perusahaan collecting data i kepuasan keseluruhan system layanan 57% 60% 65% 70% 75% 80% 2.2. LayananTerhadapMahasiswa/Alumni 2.2.a Evaluasi kepuasan mahasiswa/alumni terhadap kemudahan prosedur pelayanan UPKK 92% 95% 97% 98% 99% 99% 2.2.b Evaluasi kepuasan mahasiswa/alumni terhadap kesesuaian persyaratan pelayanan dengan 97% 98% 99% 99% 99% 99% kejelasan dari petugas jenis pelayanannya UPKK 2.2.c Evaluasi kepuasan mahasiswa/alumni terhadap kedisiplinan petugas UPKK dalam memberikan 92% 94% 95% 98% 99% 99% pelayanan 2.2.d Evaluasi kepuasan mahasiswa/alumni terhadap rasa tanggung jawab sumber daya manusia 97% 98% 99% 99% 99% 99% dalam memberikan layanan UPKK 2.2.e Evaluasi kepuasan mahasiswa/alumni terhadap kemampuan sumber daya manusia dalam 92% 94% 95% 98% 99% 99% memberikan pelayanan yang ada di UPKK 2.2.f Evaluasi kepuasan mahasiswa/alumni terhadap kecepatan pelayanan di UPKK 92% 94% 95% 98% 99% 99% 2.2.g Evaluasi kepuasan mahasiswa/alumni terhadap kecukupan sarana dan prasarana yang ada di UPKK (jumlah ruang untuk rekrutmen, kantor, 83% 85% 87% 90% 95% 95% peralatan yang sudah digunakan) 2.2.h Evaluasi kepuasan mahasiswa/alumni terhadap kesopanan dan keramahan tenaga sumber daya 95% 96% 97% 98% 99% 99% manusia dalam memberikan pelayanan 2.2.i Evaluasi kepuasan mahasiswa/alumni terhadap ketepatan waktu pelaksanaan layanan sesuai 90% 90% 92% 92% 95% 95% dengan jadwal atau SOP 2.2.j Evaluasi kepuasan mahasiswa/alumni terhadap profesionalisme dalam memberikan pelayanan 87% 90% 92% 92% 95% 95% di UPKK kepada alumni 2.2.k Evaluasi kepuasan mahasiswa/alumni terhadap kenyamanan sarana dan prasarana di UPKK 83% 88% 92% 92% 95% 95% 2.2.l Evaluasi kepuasan mahasiswa/alumni terhadap kepuasan secara umum layanan UPKK kepada pengguna 82% 88% 92% 92% 95% 95% 3. Peningkatan jejaring ketenaga-kerjaan melalui UPKK Program 3.a Mendatangkan para praktisi professional dari berbagai perusahaan nasional dan internasional serta departemen untuk memberikan materi pembekalan persiapan memasuki dunia kerja, workshop peningkatan daya saing alumni, seminar nasional kiat sukses memasuki dunia kerja, TOT bagi dosen. Frekuensi/tahun 18 org 20 org 24 org 26 org 26 org 26 org 3.b Peningkatan jumlah tenaga kerja lulusan ke Jepang dan Negara lain Frekuensi/tahun c Jumlah lulusan yang berhasil di tempatkan di lapangan pekerjaan Frekuensi/tahun n.a

14 3.d Pemberian pelatihan praktis perbankan, agro-industri, dan lain-lain untuk mempercepat dan memperbanyak jumlah keterserapan alumni di dunia usaha dan Industri Frekuensi/tahun 10 keg 12 keg 12 keg 12 keg 12 keg 12 keg 3.e Seminar Nasional Kiat Sukses memasuki dunia kerja Frekuensi/tahun 2 keg 3 keg 3 keg 3 keg 3 keg 3 keg 3.f Seminar International Frekuensi/tahun 3 keg 3 keg 3 keg 3 keg 3 keg 3 keg 3.g. Workshop peningkatan daya Saing Alumni Perguruan Tinggi dalam persaingan nasional dan global Frekuensi/tahun 2 keg 2 keg 2 keg 2 keg 2 keg 2 keg 3.h TOT bagi dosen - Frekuensi/tahun 0 1 keg 2 keg 2 keg 2 keg 2 keg 3.i Pengembangan Kerjasama dengan perusahaan dalam negeri - Frekuensi/tahun prsh 740 prsh 750 prsh 760 prsh 770 prsh 3.j. Pengembangan Kerjasama dengan perusahaan luar negeri Frekuensi/tahun 3 prsh prsh prsh prsh prsh 3.k Studi banding dalam dan luar negeri n.a prsh Sasaran Mutu UPKK UB secara kuantitatif, dikaitkan dengan target pencapaian sesuai proses dan kegiatan dalam menghasilkan produk dan layanan: a. Jumlah Informasi Lowongan kerja sebagai realisasi UPKK UB menjadi pusat informasi tentang peluang kerja. Ditargetkan mengalami peningkatan minimal 30 informasi lowongan pekerjaan setiap tahunnya (dengan acuan tahun 2014 sebanyak 307 informasi lowongan, sehingga tahun 2014 ditargetkan minimal 350 informasi lowongan, dan sejumlah 400 informasi lowongan pada tahun 2015). Gambar 11. Contoh Informasi Lowongan di UPKK 14

15 b. Jumlah kegiatan pelatihan dan pengembangan dalam professional dari berbagai bidang usaha dan departemen untuk memberikan materi pembekalan praktis, ditargetkan mengalami peningkatan minimal 3 kegiatan (dengan acuan 3 kegiatan di tahun 2012, ditargetkan menjadi 5 kegiatan pada tahun 2013 dan 7 kegiatan pada tahun 2014). Gambar 12. Pelatihan Peluang Pengembangan Karir di Kementerian Luar Negeri c. Jumlah mahasiswa/alumni yang telah mengikuti rangkaian tes rekrutmen melalui UPKK UB merupakan realisasi dari upaya membantu alumni dalam menemukan karir, baik sebagai pegawai, ataupun wirausaha (enterpreneurship) ditargetkan mengalami peningkatan jumlah peserta 500 orang setiap tahunnya. (Dengan acuan orang di tahun Target peningkatan menjadi orang di tahun 2013, dan orang pada tahun 2014) Gambar 13. Rekrutmen Kalbe Nutritionals d. Jumlah perusahaan yang melakukan rekrutmen di UB sebagai realisasi fungsi UPKK sebagai fasilitator antara perguruan tinggi dengan dunia usaha dan industri dalam skala nasional maupun internasional ditargetkan mempersiapkan mahasiswa dan alumni memasuki dunia kerja dengan mendatangkan praktisi mengalami peningkatan minimal 10 perusahaan setiap tahunnya. (Sasaran mutu secara kuantitatif ini senantiasa di 15

16 evaluasi perkembangannya setiap tahun sehingga dapat diketahui antara target dan capaian yang didapat setiap tahunnya) Gambar 14. Kegiatan Job Fair UPKK bekerjasama dengan DISNAKER Kota Malang 4. Tindaklanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya Terdapat beberapa hal dalam tinjauan manajemen Tahun 2014 yang harus menjadi perhatian dan tindaklanjut untuk Tahun Beberapa hal terkait belum adanya bukti tentang tindakan perbaikan, tindakan koreksi dan tindak lanjut atas hasil tinjauan manajemen sebelumnya sudah diperbaiki dan ditindaklanjuti. Saat ini masih dalam proses pembenahan dan belum menunjukkan hasil. Hal yang telah dilakukan terkait perbaikan sistem/proses yang belum selesai dan menunjukkan hasil, yaitu: 1. Perbaikan sistem administrasi umum yang sudah menggunakan sistem SIAS (Sistem Informasi Administrasi Surat) sehingga semua surat baik surat masuk dan keluar dapat terdokumentasi dengan baik. 2. Menerapkan sistem PDCA (Plan Do Check Action) dalam setiap proses rekrutmen dan pelatihan sehingga setiap proses dapat terkontrol dengan baik dan terdokumentasi. 3. Evaluasi kinerja masing-masing pegawai yang telah dibuat melalui analisis beban kerja sudah dicantumkan dalam Manual Mutu. 4. Hasil Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) yang sudah cukup baik di UPKK perlu ditindaklanjuti secara nyata, khususnya dalam hal pelayanan dan perbaikan sistem kerja. Harapannya hasil IKM lebih baik dan memuaskan. 5. Dengan pengunduran diri staf IT pada bidang tracer study maka UPKK membutuhkan pengganti staf IT. 6. Bertambahnya bidang kewirausahaan pada UPKK maka dibutuhkan staf baru untuk membantu kinerja pada bidang kewirausahaan pada khususnya dan UPKK pada umumnya. 7. Semakin meningkatnya aktifitas di UPKK berdampak pada kebutuhan sarana dan prasarana penunjang yang harus dilengkapi (antara lain : meja, komputer, laptop, 16

17 kamera, printer, LCD, ruangan rekrutmen dengan kapasitas > 100 orang, kursi kuliah, filling cabinet). 5. Status tindakan pencegahan dan tindakan korektif Dalam rangka melaksanakan tindakan korektif yang teridentifikasi dari analisis penyebab ketidaksesuaian dan peluang peningkatan sebagai dasar perbaikan yang berkesinambungan, maka UPKK menetapkan manual prosedur. Tindakan korektif diambil untuk mengurangi terjadinya ketidaksesuaian selama kinerja sistem manajemen mutu dan proses pemberian layanan pelanggan. Tindakan korektif yang telah dilakukan direkam dan didokumentasikan. Berdasar hasil temuan pada AIM sebelumnya, status tindakan korektif yang dilakukan adalah close. Hasil dari tindakan korektif yang telah didokumentasikan merupakan acuan bagi tindakan pencegahan, agar terulangnya ketidaksesuaian dapat dihindarkan. UPKK menetapkan manual prosedur untuk melaksanakan tindakan pencegahan yang dihasilkan dari analisis ketidaksesuaian potensial dan peluang perbaikan dalam sistem manajemen mutu dan layanan pada pelanggan. Tindakan yang dapat direkomendasikan sebagai tindakan pencegahan antara lain sebagai berikut: Perbaikan suatu Proses Perbaikan Dokumentasi Perbaikan Sistem Perbaikan Peralatan/Perangkat Perbaikan Mutu Peningkatan Pelatihan Perbaikan Prosedur Tindakan Pencegahan sebaiknya direkam dan dikomunikasikan ke bidang organisasi yang sesuai. Hasil dari perbaikan atas tindakan prekuentif sebaiknya dikomunikasikan keseluruhan anggota organisasi. 6. Perubahan yang bisa mempengaruhi SMM Secara garis besar terdapat 2 (dua) hal utama yang dapat mempengaruhi SMM di UPKK, yakni adanya perubahan struktur organisasi di lingkungan UB, seperti halnya yang baru saja dialami oleh UPKK, serta adanya peraturan baru di tingkat regional atau nasional terkait dengan pengembangan karir dan kewirausahaan bagi mahasiswa/lulusan perguruan tinggi. Beberapa peraturan tersebut antara lain: (a) Peraturan Menteri Pendidikan dan 17

18 Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 49 Tahun 2014 tentang Standar Nasional Perguruan Tinggi. (b) Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi dan (c) Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 017 Tahun 2014 tentang Pendirian Perguruan Tinggi Negeri. Pada bulan April 2015 ini, berdasar SK Rektor nomor 188 tahun 2015, organisasi JPC (Job Placement Center) dan Tracer Study berubah menjadi Unit Pengembangan Karir dan Kewirausahaan (UPKK) dengan struktur organisasi yang baru. Adanya pengembangan organisasi tersebut tentu berdampak pada perubahan sistem manajemen di UPKK. Tugas pokok dan fungsi UPKK juga bertambah dengan adanya penambahan bidang kewirausahaan. 7. Saran dan Koreksi Saran dan koreksi atau masukan untuk perbaikan pelaksanaan SMM di UPKK didasarkan pada permasalahan dan hambatan yang ditemui saat pelaksanaan program dan kegiatan di tahun 2014, yang dirangkum sebagai berikut: No Bidang Hambatan Saran Koreksi 1. Pengembangan Karir Seiring meningkatnya kegiatan rekrutmen dan pengembangan kerjasama dengan pihak ketiga, jumlah SDM yang menangani saat ini hanya 3 orang. Terkadang jumlah peserta tes cukup besar sehingga harus meminjam ruangan besar di Widyaloka atau Fakultas, namun tarip sewa yang diterapkan adalah tarip normal, sehingga sangat memberatkan UPKK 2. Tracer Study Belum ada SDM yang memiliki kemampuan mendesain dan membangun sistem basis data sekaligus me-maintain website UPKK Mengusulkan pada Rektor untuk menambah SDM Sarjana S1 minimal sebanyak 1 orang lagi a. Melakukan kominikasi secara langsung dengan pimpinan fakultas untuk meminta keringanan biaya sewa b. Mengajukan kepada Rektor perluasan ruangan area pelayanan di UPKK. Mengajukan kebutuhn SDM dengan kompetensi IT sebanyak 2 orang kepada Rektor 18

19 3. Kewirausahaan Sebagai bidang baru, saat ini belum memiliki staf SDM khusus yang mendukung segala kegiatan terkait dengan kewirausahaan 4. Umum Dengan berkembangnya organisasi UPKK menjadi terdiri atas 3 bidang, kebutuhan ruang bagi para pimpinan dan staf UPKK sangat mendesak Saat ini tidak ada tenaga pengamanan di UPKK. Padahal pergerakan orang yang masukkeluar UPKK frekuensinya sangat tinggi Kesulitan untuk membahasa Inggriskan konten di website sekaligus meng-update berita dan pengumuman Kebutuhan mendesak untuk perbaikan atau pembelian barang dalam jumlah kecil (kurang dari Rp. 50 juta,-) belum dapat dilakukan sendiri oleh UPKK, sehingga harus menunggu cukup lama Mengusulkan pada Rektor untuk menambah SDM Sarjana S1 minimal sebanyak 2 orang Mengusulkan pada Rektor perluasan area atau ruangan UPKK sesuai dengan perkembangan kebutuhan organisasi Mengajukan pada Rektor adanya tenaga pengamanan di UPKK Mengusulkan pada Rektor tambahan SDM 1 orang dengan kompetensi bahasa Inggris aktif Mengusulkan pada Rektor agar dapat memberikan ijin pengadaan sendiri bagi kebutuhan mendesak dengan jumlah harga kurang dari Rp. 50 juta,- V. Penutup Tinjauan manajemen ini sebenarnya merupakan agenda rutin JPC di setiap akhir tahun, akan tetapi dengan terjadinya pergantian pimpinan organisasi serta keluarnya SK Rektor Nomor 188 tahun 2015 tentang struktur organisasi UPKK yang baru, maka tinjauan manajemen dilakukan pada pertengahan tahun Hasil dari tinjauan manajemen ini diharapkan dapat menjadi pedoman untuk perbaikan sistem manajemen mutu di UPKK. Hasil tinjauan manajemen UPKK dapat memberikan masukan kepada pimpinan UB dan pimpinan unit kerja di lingkungan UB untuk 19

20 menetapkan strategi dan kebijakan dalam upaya meningkatkan efektifitas pengelolaan organisasi. Hasil tinjauan manajemen ini juga merupakan bentuk laporan akuntabilitas UPKK kepada publik, khususnya civitas akademika UB. Untuk itu, dengan membaca dan mencermati laporan tinjauan management ini, diharapkan civitas akademika UB dapat memahami peran UPKK dan dapat memberikan kritik/saran demi kemajuan bersama. Pimpinan dan Staf UPKK selalu mengharapkan kritik/saran yang membangun. Publik dan civitas akademika UB dapat menyampaikannya kepada kami melalui atau melalui / atau melalui drop box di Gedung Unit Pengembangaan Karir dan Kewirausahaan Jl. Veteran Malang atau melalui fax Pimpinan dan Staf UPKK mengucapkan terimakasih terhadap pimpinan UB atas komitmen dan dukungan yang diberikan sehingga kami dapat melaksanakan program dengan baik dalam rangka mempersiapkan mahasiswa dan alumni guna mampu bersaing didalam dunia kerja pada era globalisasi. 20

21 VI. Lampiran Lampiran 1. SK Rektor Nomor 188 Tahun Struktur Organisasi UPKK 21

22 22

23 23

24 Lampiran 2. Daftar Temuan AIM UKPPA dan ISO 9001:2008 Surveillance Siklus 6 Siklus : 6 Auditor : Anif Fatma Chawa, S.Sos., M.Si., Ph.D. Tanda tangan Ketua Auditor : Eka Wenda Satria Wibawa Tanggal : 28 Oktober 2013 Auditee : Ketua Tanda tangan Auditee : No. Temuan Kategori Temuan, Status Temuan, Nama Auditor, Tanggal Audit Unit Job Placement Center (UPKK) Bidang yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Tindakan Perbaikan Target Waktu Selesai (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 1. KTS/ Old, Asesor LRQA, 9-11 Mei KTS/ New, Asesor LRQA, 9-11 Mei 2012 Tinjauan Manajemen (5.6) Kepuasan Pelanggan (8.2.1) Analisis Data (8.4.a) - Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (management review) sudah ditetapkan secara regular, namun belum memenuhi persyaratan SMM ISO 9001: Termasuk juga belum adanya bukti tentang tindakan perbaikan, tindakan koreksi dan tindak lanjut atas hasil tinjauan manajemen sebelumnya. - Belum ada metode untuk mendapatkan umpan balik pelanggan (customers feedback). Termasuk dalam customers feedback ini adalah evaluasi kepuasan pelanggan dan penanganan keluhan. - Belum dilakukan pengukuran dan analisa persepsi kepuasan pelanggan, termasuk belum adanya tindak l anjut atas hasil evaluasi kepuasan pelanggan. Melaksanakan tinjauan manajemen dengan mengacu kepada SNI ISO 9001 dan mempertimbangkan hasil tinjauan manajemen sebelumnya. - Mengukur kepuasan pelanggan menggunakan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM), sesuai KEPMENPAN No.25 Th.2004 serta melakukan kajian terhadap hasil IKM tersebut. - Menindaklanjuti keluhan pelanggan yang disampaikan melalui e- complaint. Verifikasi 5 bulan Belum ada bukti tindakan saat AIM UKPPA Siklus 5 (Oktober 2012) 5 bulan Evaluasi kepuasan telah dilakukan Status Akhir Open Closed 24

25 Siklus : 6 Auditor : Anif Fatma Chawa, S.Sos., M.Si., Ph.D. Tanda tangan Ketua Auditor : Eka Wenda Satria Wibawa Tanggal : 28 Oktober 2013 Auditee : Ketua Tanda tangan Auditee : No. Temuan Kategori Temuan, Status Temuan, Nama Auditor, Tanggal Audit Unit Job Placement Center (UPKK) Bidang yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Tindakan Perbaikan Target Waktu Selesai (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 3. KTS/ Old, Asesor LRQA, 9-11 Mei KTS/ Old, Asesor LRQA, 9-11 Mei KTS/ Old, Asesor LRQA, 9-11 Mei 2012 Infrastruktur (6.3) Pengendalia n Dokumen (4.2.3) Pengendalia n Rekaman (4.2.4) Sasaran Mutu (5.4.1) - Belum ada penetapan, perencanaan dan bukti pelaksanaan (rekaman) pemeliharaan saranaprasarana (asset maintenance). - Belum ada metode untuk identifikasi, penyimpanan, pemeliharaan, retensi dan disposisi rekaman/dokumen/arsip. - Belum semua unit kerja melakukan evaluasi capaian indikator kinerja (sasaran mutu) Menyusun rencana pemeliharaan aset dan melaksanakannya. Menyusun metode untuk identifikasi, penyimpanan, pemeliharaan, retensi dan disposisi rekaman/dokumen/ arsip. Melakukan evaluasi capaian indikator kinerja (sasaran mutu) secara berkala sesuai dengan jadwal tinjauan manajemen. Verifikasi 5 bulan Belum ada bukti tindakan saat AIM UKPPA Siklus 5 5 bulan Belum ada bukti tindakan saat AIM UKPPA Siklus 5 (Oktober 2012) 5 bulan Belum ada bukti tindakan saat AIM UKPPA Siklus 5 (Oktober Status Akhir Open Open Open 25

26 Siklus : 6 Auditor : Anif Fatma Chawa, S.Sos., M.Si., Ph.D. Tanda tangan Ketua Auditor : Eka Wenda Satria Wibawa Tanggal : 28 Oktober 2013 Auditee : Ketua Tanda tangan Auditee : No. Temuan Kategori Temuan, Status Temuan, Nama Auditor, Tanggal Audit Unit Job Placement Center (UPKK) Bidang yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Tindakan Perbaikan Target Waktu Selesai (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 6. KTS/ New, Asesor LRQA, 9-11 Mei OBS/ New, Asesor LRQA, 9-11 Mei OB/New, MB, MSD, 29 Sept OB/New, MB, MSD, 29 Sept 2011 Penyediaan Jasa (7.5) Penyediaan jasa (7.5) Proses bisnis UPKK Ruang lingkup SMM, termasuk Manual procedure has not been defined for process of quotation and invoicing. It was observed some invoicing to certain client could not be evidenced. See client Honda Prospect Motor, Kalbe Nutritional. It may consider documenting client testimony and uploading it to UPKK website as one of marketing tool. UPKK could also improve the website to enable it to be appeared at 1st page on Google search. Output untuk divisi kerjasama dan pengembangan perlu lebih jelas dan spesifik. Perlu penjelasan tentang klausul ISO yang memang tidak dilakukan. Memperbaiki Manual Prosedur Mengupayakan semua informasi jasa di UPKK secara rinci dapat dilihat di website Diperbaiki sesuai saran Diperbaiki sesuai saran Verifikasi 2012) 6 bulan Tindakan perbaikan telah dilakukan 2 minggu Informasi layanan di UPKK telah dapat dilihat di website Proses bisnis dalam MM sudah diperbaiki Ruang lingkup dan pengecualia n (exclude) Status Akhir Closed Closed Closed Closed 26

27 Siklus : 6 Auditor : Anif Fatma Chawa, S.Sos., M.Si., Ph.D. Tanda tangan Ketua Auditor : Eka Wenda Satria Wibawa Tanggal : 28 Oktober 2013 Auditee : Ketua Tanda tangan Auditee : No. Temuan Kategori Temuan, Status Temuan, Nama Auditor, Tanggal Audit Unit Job Placement Center (UPKK) Bidang yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Tindakan Perbaikan Target Waktu Selesai (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 10. OB/New, MB, MSD, 29 Sept OB/New, BDP, YWES, 24 Apr 2012 alasan setiap pengecualian persyaratan Sasaran Mutu Evaluasi Kinerja Pegawai (6.2.2) Sasaran mutu sebaiknya lebih jelas, sesuai Renstra UB dan TUPOKSI UPKK serta terukur, misal: jumlah info lowongan pekerjaan dan jumlah kerjasama dengan perusahaan. Evaluasi kinerja masing-masing pegawai yang telah dibuat melalui analisis beban kerja perlu dicantumkan dalam Manual Mutu. Diperbaiki sesuai saran Mengintegrasikan hasil analisis beban kerja sesuai arahan Dikti ke dalam Manual Mutu. Verifikasi SMM sudah ada dalam MM Sasaran mutu telah diperbaiki dan terukur, mengacu kepada Renstra UB dan sesuai Tupoksi 2 minggu Belum ada bukti tindakan saat AIM UKPPA Siklus 5 (Oktober 2012) Status Akhir Closed Open 27

28 Siklus : 6 Auditor : Anif Fatma Chawa, S.Sos., M.Si., Ph.D. Tanda tangan Ketua Auditor : Eka Wenda Satria Wibawa Tanggal : 28 Oktober 2013 Auditee : Ketua Tanda tangan Auditee : No. Temuan Kategori Temuan, Status Temuan, Nama Auditor, Tanggal Audit Unit Job Placement Center (UPKK) Bidang yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Tindakan Perbaikan Target Waktu Selesai (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 12. KTS/Old, BDP, YWES, 24 Apr KTS/New, BDP, YWES, 24 Apr KTS / New, SH, SBR, 16 Okt KTS / New, SH, SBR, 16 Okt KTS/New, Asesor LRQA, Motto dan Maklumat Pelayanan Tarif pelayanan Motto dan Maklumat Pelayanan belum disosialisasikan kepada pelanggan (Permenpan No.7 Th.2010) Belum ditemukan adanya legalitas tarif layanan yang telah ditetapkan oleh UPKK bagi pelanggan (Permenpan No.7 Th.2010) Menyusun dan mensosialisasikan Motto dan Maklumat Pelayanan Mengusulkan kepada Rektor melalui surat agar tariff layanan di UPKK dibuatkan SK MM MM perlu direvisi Akan segera dilakukan revisi Motto dan Maklumat Pelayanan ISO Verifikasi 2 minggu Belum ada bukti tindakan saat AIM UKPPA Siklus 5 (Oktober 2012) 2 minggu Legalitas tarif pelayanan telah ditetapkan 2 minggu Belum ada pemantaua n Belum ada maklumat pelayanan Akan segera dibuat 1 minggu Belum ada pemantaua n Ada kelemahan dalam controlling suatu proses/kegiatan. Bahkan beberapa proses Status Akhir Closed Closed Open Closed Open 28

29 Siklus : 6 Auditor : Anif Fatma Chawa, S.Sos., M.Si., Ph.D. Tanda tangan Ketua Auditor : Eka Wenda Satria Wibawa Tanggal : 28 Oktober 2013 Auditee : Ketua Tanda tangan Auditee : No. Temuan Kategori Temuan, Status Temuan, Nama Auditor, Tanggal Audit Unit Job Placement Center (UPKK) Bidang yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Tindakan Perbaikan Target Waktu Selesai (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Apr KTS/New, Asesor LRQA, Apr KTS/New, Asesor LRQA, Apr KTS/New, Asesor LRQA, Apr 2013 PDCA ISO Audit internal ISO Sasaran mutu ISO Dokumentasi tidak terdokumentasi dengan baik. Hasil audit internal belum dicari akar masalahnya dan tidak diverifikasi atau verifikasi tidak terdokumentasi sehingga tindakan preventif dan korektif tidak dilakukan. Beberapa indikator dalam sasaran mutu belum spesifik dan tidak bisa terukur, sehingga timbul kesulitan dalam proses evaluasi implementasi dari suatu proses. Sistem dokumentasi masih lemah dalam hal ketersediaan dokumen MP, perubahan dokumen dan legalitasnya. Verifikasi Status Akhir Open Open Open 29

30 Lampiran 3. Daftar Temuan AIM UKPPA dan ISO 9001:2008 Surveillance Siklus 7 Siklus : 7 Auditor : 1. Dian Eka Ratnawati, S.Si,M.Kom Tanda tangan Ketua Auditor : 2. Abdul Khaqim, SSi. Tanggal : 22 Mei 2014 Auditee : Nia Kurniawan, S.Si, MP, D.Sc Tanda tangan Auditee : No. Temuan Kategori Temuan, Status Temuan, Nama Auditor, Tanggal Audit Bidang yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Tindakan Perbaikan Target Waktu Selesai (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 20. KTS/ Old, Asesor LRQA, 9-11 Mei 2012 Tinjauan Manajemen (5.6) - Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (management review) sudah ditetapkan secara regular, namun belum memenuhi persyaratan SMM ISO 9001: Termasuk juga belum adanya bukti tentang tindakan perbaikan, tindakan koreksi dan tindak lanjut atas hasil tinjauan manajemen sebelumnya. Melaksanakan tinjauan manajemen dengan mengacu kepada SNI ISO 9001 dan mempertimbangkan hasil tinjauan manajemen sebelumnya. Verifikasi 5 bulan Sudah ada bukti perbaikan (DER,AK, 22 Mei 2014) Status Akhir Closed 21. KTS/ Old, Asesor LRQA, 9-11 Mei KTS/ Old, Asesor LRQA, 9-11 Mei Infrastruktur (6.3) Pengendalian Dokumen (4.2.3) - Belum ada penetapan, perencanaan dan bukti pelaksanaan (rekaman) pemeliharaan saranaprasarana (asset maintenance). - Belum ada metode untuk identifikasi, penyimpanan, pemeliharaan, retensi dan disposisi rekaman/dokumen/arsip. Menyusun rencana pemeliharaan aset dan melaksanakannya. Menyusun metode untuk identifikasi, penyimpanan, 5 bulan Sudah ada bukti perbaikan berupa MP (DER,AK, 22 Mei 2014) 5 bulan Sudah ada bukti perbaikan Closed Closed 30

31 Siklus : 7 Auditor : 1. Dian Eka Ratnawati, S.Si,M.Kom Tanda tangan Ketua Auditor : 2. Abdul Khaqim, SSi. Tanggal : 22 Mei 2014 Auditee : Nia Kurniawan, S.Si, MP, D.Sc Tanda tangan Auditee : No. Temuan Kategori Temuan, Status Temuan, Nama Auditor, Tanggal Audit Bidang yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Tindakan Perbaikan Target Waktu Selesai (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 2012 Pengendalian Rekaman (4.2.4) 23. KTS/ Old, Asesor LRQA, 9-11 Mei OB/Old, BDP, YWES, 24 Apr 2012 Sasaran Mutu (5.4.1) Evaluasi Kinerja Pegawai (6.2.2) - Belum semua unit kerja melakukan evaluasi capaian indikator kinerja (sasaran mutu) Evaluasi kinerja masing-masing pegawai yang telah dibuat melalui analisis beban kerja perlu dicantumkan dalam Manual Mutu. pemeliharaan, retensi dan disposisi rekaman/dokumen/ arsip. Melakukan evaluasi capaian indikator kinerja (sasaran mutu) secara berkala sesuai dengan jadwal tinjauan manajemen. Mengintegrasikan hasil analisis beban kerja sesuai arahan Dikti ke dalam Manual Mutu. Verifikasi berupa MP (DER,AK, 22 Mei 2014) 5 bulan Sudah ada bukti perbaikan berupa Kuisioner evaluasi kepuasan( DER,AK, 22 Mei 2014) 2 minggu Sudah ada bukti perbaikan (DER,AK, 22 Mei 2014) Status Akhir Closed Closed 31

32 Siklus : 7 Auditor : 1. Dian Eka Ratnawati, S.Si,M.Kom Tanda tangan Ketua Auditor : 2. Abdul Khaqim, SSi. Tanggal : 22 Mei 2014 Auditee : Nia Kurniawan, S.Si, MP, D.Sc Tanda tangan Auditee : No. Temuan Kategori Temuan, Status Temuan, Nama Auditor, Tanggal Audit Bidang yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Tindakan Perbaikan Target Waktu Selesai (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 25. KTS / Old, SH, SBR, 16 Okt KTS/Old, Asesor LRQA, Apr KTS/Old, Asesor LRQA, Apr KTS/Old, Asesor LRQA, Apr MM ISO PDCA ISO Audit internal ISO Sasaran mutu MM perlu direvisi dengan perubahan struktur dan proses bisnis yang ada Ada kelemahan dalam controlling suatu proses/kegiatan. Bahkan beberapa proses tidak terdokumentasi dengan baik. Hasil audit internal belum dicari akar masalahnya dan tidak diverifikasi atau verifikasi tidak terdokumentasi sehingga tindakan preventif dan korektif tidak dilakukan. Beberapa indikator dalam sasaran mutu belum spesifik dan tidak bisa terukur, sehingga timbul kesulitan dalam proses Akan segera dilakukan revisi Meningkatkan proses pengendalian dan dokumentasi kegiatan Melakukan analisis akar masalah dan merumuskan borang klarifikasi temuan Menyesuaikan sasaran mutu agar lebih spesifik dan dapat diukur. Verifikasi 2 minggu Sudah ada bukti perbaikan (DER,AK, 22 Mei 2014) 2 minggu Sudah ada bukti perbaikan (DER,AK, 22 Mei 2014) - Sudah ada bukti perbaikan (DER,AK, 22 Mei 2014) - Sudah ada bukti perbaikan Status Akhir Closed Closed Closed Closed 32

33 Siklus : 7 Auditor : 1. Dian Eka Ratnawati, S.Si,M.Kom Tanda tangan Ketua Auditor : 2. Abdul Khaqim, SSi. Tanggal : 22 Mei 2014 Auditee : Nia Kurniawan, S.Si, MP, D.Sc Tanda tangan Auditee : No. Temuan Kategori Temuan, Status Temuan, Nama Auditor, Tanggal Audit Bidang yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Tindakan Perbaikan Target Waktu Selesai (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 2013 evaluasi implementasi dari suatu proses. (DER,AK, 22 Mei 2014) 29. KTS/Old, Asesor LRQA, Apr KTS/New, DER, AK,22 Mei KTS/New, DER, AK,22 Mei 2014 ISO Dokumentasi Website Profil Website, Jaminan Mutu Sistem dokumentasi masih lemah dalam hal ketersediaan dokumen MP, perubahan dokumen dan legalitasnya. - Perlu ditambahkan motto dan maklumat pelayanan yang sudah ada - Pada struktur organisasi yang ada pada website perlu ditambahkan nama pejabat beserta tupoksinya. - Belum ada Program Kerja - Perlu ditambahkan prestasi yang sudah pernah diraih baik internal/eksternal UB - Dokumen berkaitan dengan Sistem Penjaminan Mutu belum diupload Menyusun sistem dokumentasi dalam bentuk MP Verifikasi - Sudah ada bukti perbaikan (DER,AK, 22 Mei 2014) Profil pada website belum lengkap (DER,AK, 22 Mei 2014) Belum ada dokumen penjamina Status Akhir Closed Open Open 33

34 Siklus : 7 Auditor : 1. Dian Eka Ratnawati, S.Si,M.Kom Tanda tangan Ketua Auditor : 2. Abdul Khaqim, SSi. Tanggal : 22 Mei 2014 Auditee : Nia Kurniawan, S.Si, MP, D.Sc Tanda tangan Auditee : No. Temuan Kategori Temuan, Status Temuan, Nama Auditor, Tanggal Audit Bidang yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Tindakan Perbaikan Target Waktu Selesai (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 32. OBS/New, DER, AK,22 Mei OBS/New, DER, AK,22 Mei 2014 Website, Layanan Tinjauan manajemen yaitu MM, MP, IK,Rekaman,Borang - Hasil dan tindak lanjut audit Internal dan Eksternal belum diupload - Belum semua hasil layanan diupload (kegiatan-kegiatan yang memungkinkan untuk diupload) - Untuk pelatihan alumni : masih belum ada konten - Capaian dari sasaran mutu belum ditambahkan - Nilai IKM belum dikonversi dalam bentuk angka (bisa mengacu pada laporan IKM UB) - Evaluasi kinerja pegawai berupa analisis jabatan sudah dilakukan namun belum dimasukkan dalam dokumen tinjauan manajemen Verifikasi n Mutu (DER,AK, 22 Mei 2014 Profil pada website belum lengkap (DER,AK, 22 Mei OBS/New, MM - Prosedur controlling PDCA sudah ada Open Status Akhir Open Open 34

35 Siklus : 7 Auditor : 1. Dian Eka Ratnawati, S.Si,M.Kom Tanda tangan Ketua Auditor : 2. Abdul Khaqim, SSi. Tanggal : 22 Mei 2014 Auditee : Nia Kurniawan, S.Si, MP, D.Sc Tanda tangan Auditee : No. Temuan Kategori Temuan, Status Temuan, Nama Auditor, Tanggal Audit Bidang yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Tindakan Perbaikan Target Waktu Selesai (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) DER, AK,22 Mei 2014 namun belum dimasukkan dalam MM - Sudah mempunyai sasaran mutu tetapi belum diletakkan pada MM Verifikasi Status Akhir 35

36 Lampiran 4. Evaluasi dari Perusahaan Pengguna Layanan UPKK NO NAMA PERUSAHAAN L/P USIA (Th) ASIAN AGRI 1 BUDIANTO GROUP P MUFID AHMAD SAKTI WIDYA P. PT.ASAHIMAS CHEMICAL L 40 PT.ASAHIMAS CHEMICAL L 40 SARAN WEBSITE : PERLU DIIMPROVE MENGENAI UP-DATE DATA PELAMAR, PETUNJUK GEDUNG UPKK AGAR MUDAH DI LIHAT/ DITEMUKAN DARI SUDUT KANAN JALAN, ALAT" PAPAN TULIS (WHITE BOARD), BOARDMARKER AGAR SELALU TERSEDIA 1. TINGKATKAN KECEPATAN DALAM MEMBERIKAN INFORMASI KE PERUSAHAAN, 2. TINGKATKAN CARA PUBLLIKASI YANG LEBIH EFEKTIF UNTUK MENARIK KANDIDAT, 3. PERLU ADANYA SATU ATAU BEBERAPA NO.CELLPHONE YANG MUDAH DIHUBUNGI, 4. SEBAIKNYA LINK DENGAN PENANGGUNG JAWAB REKRUTMEN SEHINGGA BILA ADA MASUK AKAN CEPAT DIKETAHUI, 5.PERLU DIPERHATIKAN TENTANG KONDISI RUANGAN (EX: JAM DINDING MATI ATAU TIDAK, DAN KALENDER 4 TAURINE HARFIYANTI CARGILL P 38 SUDAH BAIK, KORDINASI DENGAN DOSEN+ DEKAN FAKULTAS PERLU DITINGKATKAN 5 AMELIA KUMALA SARI KALBE NUTRITIONALS P 26 SUDAH CUKUP OK UNTUK PELAYANANNYA, HANYA SAJA MOHON UNTUK DITINGKATKAN KOORDINASINYA 6 KOSASIH PT. AEM INDONESIA P 43-7 ANDI SURYANA PT. STARCOSMOS L 31-36

37 Lampiran 5. Rekapitulasi Pengukuran IKM di UPKK Tahun

38 Lampiran 6. Foto Kegiatan Tinjauan Manajemen AIM UKPPA Siklus 7 38