BORANG LAPORAN AUDIT INTERNAL No AUDIT INTERNAL MUTU Juni-Juli 2012 FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Transkripsi

1 BORANG LAPORAN AUDIT INTERNAL No AUDIT INTERNAL MUTU Juni-Juli FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA Siklus Siklus first Survaillence Big yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian Saran Tindakan Perbaikan Open New ALS Tinjauan Manajemen Tinjauan Manajemen 2 Bln Telah dilakukan Agenda Tinjauan Manajemen belum disusun dengan perbaikan tinjauan termasuk Tinjauan Manajemen memasukkan manajemen Sebelumnya. Pembahasan tindakan Tinjauan Manajemen perbaikan atas temuan ISO stage 2 sebelumnya berikut AIM siklus 9 belum masuk dalam hasil pembahasan rekaman Tinjauan Manajemen serta atas temuan ISO Kepuasan Pelanggan. Stage 2 AIM Siklus OBs New ALS Tinjauan Manajemen Tinjauan manajemen lebih dari 1 kali setahun paling tidak bisa membahas keluahan kepuasan mahasiswa tiap akhir perkulihan Tinjauan Manajemen di agendakan 2 kali dalam setahun d engan minimal pembahasan adalah Tinjauan Manajemen telah dilakukan 2 kali dalam setahun (1) Nomer temuan (2) temuan KTS, Observasi; New, old (3) Big yang diaudit (4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan (6) waktu penyelesaian (7) pada dokumen yang diperbaiki (8) open, closed Halaman 1 dari 7

2 Siklus Siklus first Survaillence Big yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian Saran Tindakan Perbaikan kepuasan mahasiswa tiap akhir semester Obs New ALS MP Pengendalian Dokumen Pada perubahan MP Pengendalian juga tolong disebutkan secara eksplisit bukan hanya dokumen internal tetapi juga eksternal New New ALS Standar 7 Fakultas standar 7 FP yang tidak memenuhi standar adalah Butir nilai 1 karena belum data belum masuk ke borang; Butir nilai 2 tentang jumlah dosen yang menulis buku ajar Akan direvisi 1 Bln Pada MP Pengendalian dokumen sudah disebutkan secara eksplisit dok Internal eksternal Akan dilengokapi 2 hari Telah dilengkapi dikirim ke PJM closed closed KTS/ - Anton Tinjauan Manajemen (5.6) - Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (management review) sudah ditetapkan secara regular, namun belum memenuhi persyaratan SMM ISO Perbaikan tinjaun manajemen melengkapi bukti tindakan perbaikannya Telah dilakukan perbaikan tinjauan manajemen, berikut bukti tindakan koreksi (1) Nomer temuan (2) temuan KTS, Observasi; New, old (3) Big yang diaudit (4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan (6) waktu penyelesaian (7) pada dokumen yang diperbaiki (8) open, closed Halaman 2 dari 7

3 Siklus Siklus first Survaillence Big yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian Saran Tindakan Perbaikan - Termasuk juga belum aya bukti tentang tindakan perbaikan, tindakan koreksi tindak lanjut atas hasil tinjauan manajemen sebelumnya KTS KTS Anton Dek an - Kepuasan Pelanggan (8.2.1) Analisis Data (8.4.a) - Belum ada metode untuk mendapatkan umpan balik pelanggan (customers feedback). Termasuk dalam customers feedback ini adalah evaluasi kepuasan pelanggan penanganan keluhan. - Belum dilakukan pengukuran analisa persepsi kepuasan pelanggan, termasuk belum aya tindak lanjut atas hasil evaluasi kepuasan pelanggan. KTS New Anton Infrastruktur (6.3) - Belum ada penetapan, perencanaan bukti pelaksanaan (rekaman) pemeliharaan sarana-prasarana (asset maintenance). Sudah ada metode umpan balik, evaluasi kepuasan pelanggan penanganan keluahan Sudah ada MP Penganggaran pemeliharaan perbaikan prasarana umum. closed (1) Nomer temuan (2) temuan KTS, Observasi; New, old (3) Big yang diaudit (4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan (6) waktu penyelesaian (7) pada dokumen yang diperbaiki (8) open, closed Halaman 3 dari 7

4 Siklus Siklus first Survaillence Big yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian Saran Tindakan Perbaikan Dokumen berada di Sub Bag Umum 8 9- KTS Open Anton Pengendalian Dokumen (4.2.3) Pengendalian Rekaman (4.2.4) Belum ada metode untuk identifikasi, penyimpanan, pemeliharaan, retensi disposisi rekaman/dokumen/arsip. Sudah ada di bagian kearsipan KTS New Anton Sasaran Mutu (5.4.1) Belum semua unit kerja melakukan evaluasi capaian indikator kinerja (sasaran mutu) KTS New Anton Perencanaan (5.4) SDM (6.2.2) - Terkait kegiatan Proses Belajar Mengajar (PBM). Belum semua perencanaan PBM sesuai dengan pelaksanaan, termasuk belum Sudah ada evaluasi capaian indikator kinerja unit kerja. Saat ini seg dirancang evaluasi capaian indikator thd stakeholder penelitian Pada umumnya pelaksanaan PBM sudah sesuai (1) Nomer temuan (2) temuan KTS, Observasi; New, old (3) Big yang diaudit (4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan (6) waktu penyelesaian (7) pada dokumen yang diperbaiki (8) open, closed Halaman 4 dari 7

5 Siklus Siklus first Survaillence Big yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian Saran Tindakan Perbaikan Infrastruktur (6.3) aya mekanisme evaluasi terhadap PBM. dengan perencanaan. - Requirement (persyaratan) SDM terkait PBM belum ditetapkan, serta Persyaratan SDM, belum aya evaluasi kinerja SDM evaluasi tindak lanjutnya. tindak lanjutan - Sarana-prasarana terkait PBM belum sudah ada sepenuhnya optimal digunakan, mekanismenya. termasuk belum aya program/penetapan untuk memelihara sarana-prasarana tersebut Obs New NBD-RRI MPRekruitmen Dosen &Tenaga Administrasi Obs New NBD-RRI MP Pengendalian Dokumen Kts New HGT-SKD- MM. 4.6 Sistem Dokumen Audit - Bagan Alir tidak sesuai dengan prosedur yang baru. - Definisi Pelamar dosen Karyawan,Tim Penyusun kurang lengkap - Tabel 3, 4 5 Tidak diisi dengan lengkap - Tidak ada daftar MP wajib rujukan MP proses bisnis Sudah diperbaiki diunggah Sudah diperbaiki di unggah Sudah diperbaiki dibuat daftar 20 Juli 25 Juli 25 Juli 25 Juli (1) Nomer temuan (2) temuan KTS, Observasi; New, old (3) Big yang diaudit (4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan (6) waktu penyelesaian (7) pada dokumen yang diperbaiki (8) open, closed Halaman 5 dari 7

6 Siklus Siklus first Survaillence Big yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian Saran Tindakan Perbaikan rujukan MP proses bisnis KTS New HGT-SKD Observasi New HGT-SKD Kts New HGT-SKD KTS New HGT-SKD- MM. 6.2 Sumber Daya Manusia MM. 6.2 Sumber Daya Manusia MM. 4.2 Organisasi FP UB MM Struktur fungsional GJM - Tidak ada uraian tentang penyediaan sumberdaya manusia (SDM) sesuai kompetensi berdasarkan CV, job analisis peningkatan kompetensi belum dirinci - Tidak ada uraian aya Evaluasi Kinerja SDM - Kesalahan penempatan Gambar 1, 2 3 sehingga tidak sesuai dengan uraian yang diatasnya - Bagan Struktur Fungsional Organisasi GJM tidak sesuai dengan SK Tim GJM FP UB Mekanisme penyediaan sumber daya manusia sudah dicantumkan dalam MM Evaluasi kinerja SDM sudah dijelaskan beserta mekanismenya dalam MM Telah diperbaiki letak gambar sudah disesuaikan dengan uraiannya -Telah diperbaiki sesuai dengan SK Tim GJM (1) Nomer temuan (2) temuan KTS, Observasi; New, old (3) Big yang diaudit (4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan (6) waktu penyelesaian (7) pada dokumen yang diperbaiki (8) open, closed Halaman 6 dari 7

7 Malang, 3 September Management Representative, (1) Nomer temuan (2) temuan KTS, Observasi; New, old (3) Big yang diaudit (4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan (6) waktu penyelesaian (7) pada dokumen yang diperbaiki (8) open, closed Halaman 7 dari 7